文书档案管理_复习

第一篇：文书档案管理_复习

《文书档案管理》复习内容

第一章 文书与档案 文书的概念及其内涵。

本课程所用教科书的定义为：

文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。该定义的内涵：

文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。

文书有特定的格式和明确的授受关系。

文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。

文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。

文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人员不是公文的作者。

文书的本质属性是什么，如何理解？

文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。（p.7）

现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。

执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。

现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。工作完成或问题解决，文书的执行即告终止

文书的特点。

文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：

1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。以机关领导人名义发布的公文，代表了其所在的机关、单位，因而也是法定的作者。享有公民权的个人是私人文书的法定作者。

2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。

3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。文书的特定程式是文书在形成过程中的特点。

名词解释：法定作者。

所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。

文书、文件、公文的联系与区别。

文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。“文书”一词最早见于西汉，“公文”一词始见于东汉末年和三国时期，而“文件”一词大约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。

文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。

一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。

另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。

现在一般不以外延、载体形式区分文书、文件。随着现代社会文书制作材料的扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵和外延都在变化。

文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。

在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。

使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。

档案的概念及其内涵。

档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的文书。

这一定义的内涵有以下几点：

档案是由文书转化而来的，是文书的另一种存在形式。文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存；第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值；第三，按照一定的规律集中保存。档案就是经过整理归档、集中保存起来的文书。文书是档案的因素，档案是文书的组合。

档案是各机关、组织和个人在其自身活动中形成的。文书的作者未必就是档案的形成者。档案的形式是多种多样的。文书的物质存在形式决定了档案的物质形式。随着科学技术的发展，档案的形式还会发生变化。

档案是保存备查的原始记录。文书是行为主体在自身的职能活动中形成的，由文书转化而来的各种转化而来的档案就是人们社会活动的原始记录，是历史的真迹和凭证。

文书转化为档案的三个条件。

文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存；第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值；第三，按照一定的规律集中保存。档案就是经过整理归档、集中保存起来的文书。文书是档案的因素，档案是文书的组合。

档案的本质属性是什么，如何理解？

档案与文书一样，具有政治性、机密性、知识（信息）性等一般属性，其本质属性是原始记录性。（参见教科书p.8）

档案是历史的原始记录，这首先是由档案的前身——文书的形成特点决定的。文书产生于行为主体的社会实践，是这种实践的“连带产品”，是人类社会活动的直接记录，从内容到形式都打上了鲜明的时代印记。其次，还决定于档案的形成特点。文书是随着人的实践交错地陆续地产生的，信息难免“散乱”，而经过整理转化为档案，就成为一个有机的信息系统，历史得以清晰地“记录”和保存。因此，在一定意义上，档案比文书更系统地反映历史的原貌，是最真实、最可靠、最宝贵的史料。原始记录性不仅使档案区别于图书、报刊等，也区别于文书。

档案的特点。

1)信息的系统性。档案是对有关文书、信息材料进行系统整理以后形成的，不经过系统整理的 2 零散的信息材料，不能以其为档案。档案要经过整理分类，并按照一定的规律和方法组合起来形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。

(2)保存的选择性。不是所有的文书材料都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书，才能转化为档案。因此，对文书材料的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点。另一方面，这种鉴别和选择必须保持历史的原貌，保持原始的记录性，不可修改添加或者缩减，这就同其他图书、资料、情报有所不同。

档案的基本价值、现实作用。

（一）档案的基本价值

1.凭证价值 档案是原始记录，是历史的真凭实据。档案真实地记录和反映了当时人们的思想和活动，是历史的真迹，可靠性强，因此，具有不容置辩的证据作用，往往具有法律效力。

2.情报价值 档案是以往社会活动以及各项工作的经验成果，对于现实工作的查考、总结经验和科学研究、历史研究都有着极其重要的参考作用。档案保存的年代愈久，也就愈珍贵，对科学研究和历史研究的价值也就愈大。

（二）现实作用

基于档案的两大价值，档案在现实生活中的作用是多方面、多层次的，主要有三个方面的作用：(1)现实工作、社会活动的查考依据。(2)历史的凭据。

(3)科学研究的基础和条件。

按载体分类，档案有哪些类别？

按档案载体形式分类，有石刻档案、泥版档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡版档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。

国家档案全宗的构成。

文书与档案的联系和区别。试结合“文件生命周期理论”加以说明。第二章 文书档案的起源和流变 文书档案诞生和发展的三个条件。纸张何时成为文书的主要载体？ 第三章 文书工作概述 文书工作内容的三大环节。文书工作的基本任务。文书工作的基本原则。文书工作的要求。

第四章 文书的形成 名词解释：公务文书 公文的作用。

按使用范围划分，文书有哪四类？

写出国家行政机关13种法定性公文的名称。名词解释：通用文书；专用文书。

按来源划分，文书有哪几类？按行文关系划分，文书有哪几类？按文件密级和阅读范围划分，文书有哪几类？

文书种类的选用依据。

简述公文格式标准化的意义。什么是公文格式？ 公文文面组成要素分为哪几部分？ 公文眉首包括哪些组成要素？ 发文字号的构成。

公文主体的构成要素有哪些？ 什么是公文标题“三要素”？ 公文版记的组成要素。主题词的概念。

文件标注主题词的作用。草稿的含义和种类。定稿的含义和特点。正本的含义和种类。

副本的含义及产生原因。文书语言表达的总要求。

文秘人员草拟公文的主要步骤。

第五章 文书的处理 名词解释：行文制度。行文关系及其实质。什么是“隶属关系”？ 简述部门行文规则。简述联合行文规则。简述请示的规则。

文书处理包括哪几方面内容？ 名词解释：拟稿。

简述核稿的“六查”内容。收文处理程序有哪些环节？

什么是“拟办”？有什么要求？ 名词解释：注办。

文书整理归档中以“件”取代“卷”的优点。文书整理归档的重点。

无需整理归档的文件材料有哪些？

文书整理归档的基本原则和质量要求。文书整理归档的步骤有哪个环节？ 归档制度的基本内容。第六章 档案工作概述 阐述：档案管理工作的管理性、服务性。档案管理业务包括哪几个环节？ 档案工作的原则。

怎样理解“档案的完整与安全”？ 档案室及其类型。档案室的作用。

名词解释：档案馆。第七章 档案的收集与鉴定 什么是“档案的收集工作”？

简述档案收集工作的基本要求。档案鉴定工作的基本内容。

鉴定档案价值的原则是什么？说说你的理解。鉴定档案价值的标准有哪些？

什么是档案保管期限表，它有哪些类型？ 档案保管期限表的结构。

第八章 档案的整理与保管 全宗概念及含义。全宗构成者的条件。机关全宗的补充形式

名词解释：联合全宗；汇集全宗（全宗汇集）；档案汇集。名词解释：全宗群。

全面的整理工作包括哪些工作环节？ 档案整理工作的原则。

全宗内档案分类的一般方法、复式分类法都有哪些？ 案卷（盒）目录的结构、内容及作用。档号的构成。

保管工作的内容和任务

全宗盒（卷）的概念，作用。

第九章 档案的检索与利用 档案的检索，是指对档案信息进行存储和查检的过程。档案的利用，又称档案的提供利用，是指通过一定的方式方法向利用者提供档案信息服务。

档案检索工具的基本职能。

名词解释：档案著录；档案标引。名词解释：《中国档案分类法》；《中国档案主题词表》 按编制方式分，检索工具有哪些种类？

名词解释：案卷文件目录；分类目录；主题目录；专题目录；文号索引；人名索引；全宗指南。

什么是档案的直接利用？有哪些具体方式？ 什么是档案的间接利用？有哪些具体方式？ 什么是“开放档案”？它有什么意义？ 开放档案的方式有哪些？

考试题型：

填空题 选择题 判断题 名词解释 技能题 简答题 阐述题 ※参考各章后附的同步练习。

第二篇：文书与档案管理复习材料201510-初稿

文书与档案管理教学辅导材料

1章

考试题型及分值分配：

一、单项选择题择题（本大题共15小题，每小题1分，共15分）

二、多项选择题（本大题共5小题，每小题2分，共10分）

三、名词解释解释（本大题共5小题，每小题3分，共15分）

四、简答题（本大题共5小题，每小题6分，共30分）

五、论述题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）

六、案例分析（本大题共1小题，共10分）

一、单项选择题

1．“应用文”一词大约出现在（1章1节6了）D A．隋代以后 B．唐代以后 C．五代以后 D．宋代以后 2．能够制发文件的部门、单位一般称为（1章1节8重点）D A．上级单位 B．下级单位 C．发文单位 D．行文单位

3．“文件”一词大约出现在（1章1节5页了）B A．明末 B．清末 C．民国 D．近代

4．档案最本质的属性是（1章1节8重）B A．现实执行性 B．原始记录性 C．科学文化性D．利用价值性

二、多项选择题

1．档案工作机构主要有（1章3节15了）ABC A．档案室 B．档案馆 C．档案事业管理机构 D．档案局 E．档案处

三、名词解释

档案室（1章3节15了解）是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。

四、简答题

1简述文书工作与档案管理的区别。（1章2节14掌握）

（1）两者的工作任务不同；（2）两者的服务对象不同；（3）两者工作的目的不同；（4）两者工作的具体内容不同。

五、论述题

试述文书的作用。（1章1节9重点掌握）

（1）领导指导作用。机关、单位可以通过制发文件来部署各项工作，传达党和国家的路线、方针、政策，传达各级领导机关以及本机关的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。

（2）行为规范作用。法规性文件，一经发布，便成为人们的行为规范，必须坚决遵照执行，不得违反。（3）公务联系和知照的作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右的有关机关单位进行公务联系，公文往来则是机关单位之间协商和联系工作的一种手段。（1分）

（4）凭据记载作用。公文是机关单位职能和公务活动的文字记录。一般说来，绝大多数公文在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义的凭据作用。

（5）传递信息与宣传教育的作用。公文是传递信息的重要渠道。

六、案例分析（1章2节13重点）

1956年4月16日，中华人民共和国国务院颁布了《关于加强国家档案工作的决定》，确立了“档案工作的基本原则是集中统一地管理国家档案，档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。1959年确定了党政档案工作的统一领导和党政档案的统一管理。1987年9月5日，全国人大常委会颁布了《中华人民共和国档案法》，明确规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律形式确定下来的档案工作原则，是档案工作必须遵循的。请分析：

（1）档案工作的基本原则是如何确立的？（2）档案工作基本原则三方面之间的关系如何？

（1）我国档案工作的基本原则，是在长期的档案工作实践过程中，逐步形成和确定下来的。

（2）集中统一地管理国家全部档案，是我国档案工作的组织原则和管理体制。维护档案的完整与安全，是档案工作的基本要求。便于党和国家各项工作的利用，是档案工作的根本目的。档案工作基本原则的三个方面是辩证统一的，前两者是手段，后者是目的。没有前两者，就没有便于可供利用的物质基础；离开了后者，实行集中统一管理、维护档案的完整与安全便失去了意义和方向。

2章

一、单项选择题择题

1．《国务院关于全面推进依法行政的决定》属于（2章2节28了）D A．部署性决定 B．事项性决定 C．法规性决定 D．指挥性决定

2．调查报告《如日方升 前途广阔——北京推广应用微型电脑情况调查》所属的类型是（2章2节61了）B A．反映社会情况的 B．介绍新生事物的 C．总结典型经验的 D．揭露社会问题的

3．适用于“对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”的文种是（2章2节28了）B A．通告 B．决定 C．公告 D．命令

4．批复针对的文种必须是（2章2节45页了）C A．通知 B．报告 C．请示 D．意见

5．通常所称的“三密”文件是指（2章1节24掌）D A．绝密、机密、特密 B．绝密、加密、秘密 C．特密、机密、秘密 D．绝密、机密、秘密

二、多项选择题

1．司法文书的特点是（2章3节65掌握）ABCD A．法律的约束性 B．文字解释的单一性 C．形式的程式性 D．内容的规范性E．文书处理的急迫性 2．属于机关日常事务类文书的是（2章1节22掌握）ABCDE A．计划 B．总结 C．讲话稿 D．提案 E．公示 3．广义的报告包括（2章2节40了）ABCDE A．工作总结 B．述职报告 C．工作检讨报告 D．调查报告 E．工作简报

三、名词解释

1简报（2章2节56了解）是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和问题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。

2司法文书（2章3节65了）是公安机关、检察院、法院等司法机关及诉讼当事人在办理各种案件的过程中，依法制作并使用的、具有法律效力或法律意义的文书。

四、简答题

1简述调查报告的特点。（2章2节60掌握）

（1）针对性强；（2）用事实说话；（3）揭示事物的本质规律；（4）具有时效性。2简述根据内容和使用范围对函的分类。（2章2节49掌握）（1）商洽函；（2）询问函；（3）请准函；（4）答复函；（5）委托函。3简述述职报告的特点。（2章2节57掌握）

（1）述职主体的唯一性；（2）报告内容的规定性；（3）形成时间的特定性；（4）使用价值的鉴定性。

五、论述题试述公告和通告的区别。（2章2节33重点）

（1）发布性质不同。通告发布以后，具有执行性，同时也具有告知性；而公告主要是告知性，没有执行性。（2）发布机关级别不同。公告庄重、严肃，宣布事项重大，一般由级别较高的领导机关或授权的专门职能机关发布；通告宣布事项可大可小，一般机关均能发布。

（3）告知事项的范围不同。公告范围大，面向国内外。通告范围较公告范围小，在一定范围内使用。无论是法规性通告，还是事务性通告，都只在一定范围内周知或者执行。

六、案例分析（2章1节25掌握）

每一个公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现乱用文种的现象。如：有些单位把“简报”当作法定公文，取代“报告”，用以反映情况；由于“通知”的适用范围很广，功能很多，同其他许多公文文种都有交叉，有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种，行文皆用“通知”代替。请分析：

（1）正确选择公文文种有何意义？（2）如何恰当地选择公文文种？

（1）不同的公文种类及名称，反映着不同的使用目的和要求，反映着不同行文机关的职权范围和行文机关之间的行文关系。因此，正确地选择与使用公文种类及名称，对于公文的形成和处理，都具有十分重要的意义。

（2）根据发文机关的职责权限恰当选用。由于不少文种都只限于一定级别或拥有相应职权的机关才能使用，因此机关行文时一定要根据自身的地位，在自己的权限范围内选择相应文种，否则所发文件无效。根据发文机关与收文机关的行文关系正确选用。机关制发公文，或是对上行文，或是对下行文，或是平行行文，三种不同的行文反映了不同的行文关系，必须分别在上行文、下行文和平行文对应的文种范围内选择恰当的文种。

根据发文的具体目的和要求准确选用。每份文件都有特定的撰制目的，都是为了实现一定的工作意图和工作目标，因此需要根据不同的行文目的选择不同的文种。

3章

一、单项选择题

1．公文标题的中心词是（3章2节83掌）D A．发文机关 B．事由 C．介词结构 D．文种择题

2．就表达方式而言，我国现行机关的公文文体采用（3章1节73了）C A．文言文 B．半文半白 C．白话文 D．公文套语

三、名词解释

1文书格式（3章2节76了解）就是文书的表现形式，即各种公文文体的表现样式和形式。

2文体（3章1节72了）是为适应不同的交际需要而形成的语文体式。它是指文章的体制、体裁、体例样式。

五、论述题

试述公文格式标准化的作用。（3章2节78掌握）

（1）公文格式标准化体现了公文的权威性、有效性，有利于公文的贯彻执行。国家行政机关的公文是由法定的作者制成和发布的，代表法定机关发言，在现实执行中具有法定的权威性，同时也就产生法定的效力，这是行政公文区别于其他文字材料和文章的根本特征。

（2）公文格式标准化方便了公文的处理，有利于提高工作效率。公文格式的各项内容及其标准化的设计都有其存在的必然性、必要性，都是为了保证和方便公文的处理。

（3）公文格式的标准化顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化。随着社会的发展，公文也会出现许多新的变化，必须对公文及其格式进行相应的符合实际需要的改革。同时，公文格式的规范化、标准化也有利于实现办公自动化、现代化。

4章

一、单项选择题择题

1．被称为“全知叙述”的是（4章4节125了）C A．第一人称叙述 B．第二人称叙述 C．第三人称叙述 D．第四人称叙述 2．条例、规定、办法等规范性文书常用的表达方式是（4章4节129了）C A．叙述 B．抒情 C．说明 D．议论 3．文书形成的理论基础是（4章1节96重）D A．应用性 B．时代性 C．美观论 D．反映论 4.誊抄文稿的总原则是（4章3节110了）C A．认真 B．清晰 C．规范 D．细心

5．多数文书在初稿拟好以后，都应该在不同范围内（4章2节105了）A A．征求意见 B．拟定提纲 C．总结经验 D．反复修改

二、多项选择题

1.文书语言表达的修辞要求是（4章3节118掌握）ABCDE A．表达的明确性 B．表达的简洁性 C．语言的平易性 D．表达的文明性 E．表达的程式性

2．在文书形成过程中，材料筛选加工的方法主要有（4章3节115掌握）ABCDE A．量价值，看负荷 B．正反比较，鉴别真伪 C．按层分类，点面结合 D．分析综合，寻找联系 E．抽象概括，揭示规律

三、名词解释

表达方式（4章4节122了）就是文书撰写者将文书的内容和思想意图表述、传达出来的方式、方法和手段。

四、简答题

1简述文书主题确定的依据。（4章3节112掌握）（1）行文的目的要求；（2）党和国家的路线、方针政策和上级指示精神；（3）处理事务和社会交往的客观要求；（4）事物的共同特征和发展规律。

2简述收集材料要注意做好的工作。（4章3节114掌握）

（1）做好日积月累的工作；（2）做好调查研究工作；（3）广泛收集各种渠道的间接材料。3简述文书主题表达过程中应达到的要求。（4章3节113重点）

（1）主题要集中；（2）主题要清晰明确；（3）主题要前后一致；（4）主题露而不藏。

六、案例分析（4章1节99重点）

历史上，因种种实际的不便，在公文处理的实践操作中，人们创造性地开始使用“请示报告”这一变通文种。这种变通做法在当时有着积极的意义。为了准确反映不同公文名称的不同行文目的和要求，划清各种公文名称的使用界限和范围，本着“简化、确切和便利工作”的原则，1957年10月，国务院秘书厅在《关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，明确分设报告与请示两个上行文种，并对各自的适用范围做出了规定：“报告和请示必须分开使用。报告中不能写请示事项，但请示中可以反映情况，陈述意见，说明理由，以便上级处理。”至此，报告与请示这两个不同的上行文种正式定型。（1）“请示”和“报告”这两个文种的确定，经历了什么样的过程？（2）如何理解文书形成的约定俗成原理？

（1）“请示”和“报告”这两个文种的确定，是根据实际使用需要和多年来的约定俗成，然后加以规范而做出的。

（2）文书的形成是社会实践活动的体现，是文书形成者依据社会的规范而进行的创造性活动，因此，约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律。

遵循约定俗成规律以确保文书的通行，涉及的问题很多，文体种类的确定即是其一。公文文种的确定，新中国成立以后曾经有过几次大的变化，这些变化很大程度上就是根据实际使用习惯进行调整的。“通知”的确定就是这样的一个过程。

懂得了这个原理，在文书形成的过程中就要做到符合惯用的体式，时刻想到人们的思维习惯，以提高文书的质量。

5章

一、单项选择题择题

1．收文办理的第一道程序是（5章4节148页了）A A．签收 B．登记 C．审核 D．拟办

2．审核主要是把好“三关”，即行文关、政策关和（5章3节144掌握）A A．文字关 B．格式关 C．语法关 D．逻辑关

3．受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和（5章1节140重）C A．报送机关 B．上级机关 C．抄送机关 D．下级机关

4．机关与机关之间必须遵守的行文准则和规定是指（5章1节133了）D A．行文要求 B．行文关系 C．行文规则 D．行文制度

5．文书处理过程中一个具有决策意义的环节是（5章4节153了）B A．拟办 B．批办 C．承办 D．催办 6．文件生效的标志是（5章3节146了）C A．签发 B．缮印 C．用印 D．分发

二、多项选择题

1．分发的工作内容有（5章3节147了）ABCD A．书写封面 B．发送 C．封口 D．装入文件 E．登记

三、名词解释

1行文关系（5章1节134掌握）是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。具体地说，是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

2交拟（5章3节143了）是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。3分发（5章3节147了解）是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。

五、论述题

试述办理复文时应该注意的事项。（5章4节154重点）

（1）认真领会拟办、批办意见，根据拟办、批办意见复文。若对批办有疑问，必须向批办的领导及时反映，切不可各行其是。

（2）认真研究文件的内容，属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因并及时退回。（3）批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复文的，由本部门拟出文稿与有关部门会商，并由本部门和有关负责人会签后，再报请机关单位领导审批。

（4）内容涉及以前的收文或其他有关材料时，要查找有关文件作为复文的参考。需经领导审定的复文，要将有关材料一并附上，以保证领导全面掌握情况，做出正确的决策。试述请示行文时的注意事项。（5章1节139重点）

（1）请示应当一文一事。一文一事主要是指一篇请示公文所提出的请示事项，在性质上必须是单一的，不得将不同性质的事项搅在一起。请示要求一文一事，主要是为了更好更快地解决实际工作中的问题。（2）请示一般只写一个主送机关。要求解决问题，应按谁主管就对谁行文的原则行文，不需要写两个或两个以上主送机关。

（3）请示不得同时抄送下级机关。这是因为请示公文的内容在上级机关没有批示或批准之前是不能付诸实施的，没有必要让下级机关知道。

6章

一、单项选择题择题

1．文书制发、传递、处理的基本单位是（6章2节160重）D A．页 B．盒 C．卷 D．件

2．文书整理的根本目的是（6章2节164掌）C A．便于分类和归档 B．便于区分和利用 C．便于保管和利用 D．便于保存和提取 3．文书长期保管的期限为（6章2节165重）D A．15至20年 B．16至30年 C．15至40年 D．16至50年

二、多项选择题

1．文书的归档制度主要包括（6章3节174了）ABC A．归档范围 B．案盒质量要求 C．归档时间 D．归档编目 E．归档文件移交

三、名词解释

分类方案类目（6章3节165了）是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。

四、简答题

1简述以“案盒”取代“案卷”的意义。（6章1节160重）

（1）方便文书档案的借阅和查找；（2）方便档案的复制与保密；（3）简化了装订手续；（4）使文书工作和档案工作统一起来。

2简述文书整理归档的基本原则。（6章2节163掌握）

（1）遵循文件形成的客观规律；（2）保持文件之间的有机联系；（3）区分文书的不同价值；（4）便于保管和查找利用。

7章

一、单项选择题择题

1．决定档案价值关系的主体性因素是（7章2节187了）B A．档案自身的特点 B．社会利用的需要 C．档案的保存状况 D．档案的珍贵程度 2．档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道是（7章1节179了）C A．档案鉴定 B．档案利用 C．档案征集 D．档案管理 3．档案保管期限表中最基本的项目是（7章2节188掌握）A A．条款和保管期限 B．序号和总的说明 C．附注和保管期限 D．序号和保管期限

4．对档案工作中的一些管理原则和技术方法，按照规范化的要求统一起来，这是档案工作的（7章1节179了）B A．完整化 B．标准化 C．信息化 D．法制化

四、简答题

简述鉴定档案价值的原则。（7章2节185掌握）

（1）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值；（2）全面的观点；（3）历史的观点；（4）发展的观点；（5）效益的观点。

8章

一、单项选择题择题

1．某一件文件的档号为1-2-3-4，就是指这份文件属于案盒目录中的（8章2节205重点）C A．第1号 B．第2号 C．第3号 D．第4号

2．某一份文件的档号为3-2-1-8，其中“2”指（8章2节205重）B A．案盒目录中的第2号 B．全宗中的第2号 C．某档案室内的第2号 D．案盒中的第2页 3．干燥剂、防虫剂等属于（8章1节197了）C A．装备品 B．档案装具 C．消耗品 D．技术设备

4．“八防”措施是档案库房管理工作的重要内容，其中的“第一防”是（8章3节208掌）A A．防火 B．防盗 C．防水 D．防潮

二、多项选择题

1．档案室的库房要做到（8章3节207了）ABCDE A．专用 B．远离水源、火源、污染源等 C．不能建在低洼处，不能是木质结构 D．坚固 E．门窗的封闭性能良好

9章

一、单项选择题择题

1．在档案标引工作中，给出的检索标识表达档案内容的精确程度称为（9章1节219了）D A．网罗度 B．一致度 C．相似度 D．专指度

2．编制档案检索工具的前提和基础是（9章1节214了）D A．档案标引 B．档案移交 C．档案整理 D．档案著录

二、多项选择题

1．根据《文献主题标引规则》的规定，主题因素主要有（9章1节220了）ABCDE A．主体因素 B．通用因素 C．文件类型因素 D．位置因素 E．时间因素 2．按照用途划分，档案检索工具可分为（9章2节226掌握）ACD A．查检性检索工具 B．指南性检索工具 C．报道性检索工具 D．馆藏性检索工具 E．目录性检索工具

三、名词解释

1档案检索体系（9章2节225了）是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。

2档案标引（9章1节218了）是指在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。

五、论述题

试述专题卡片目录的编制步骤。（9章2节228重点）

（1）选题。选题是编制专题目录的关键。选题有两种形式：一是主动选题，一是被动选题。不论采用何种形式，都要注意选择有利用价值、有特色的题目。

（2）选材。选材要全面、精确。为确保全面，可以先列出有关全宗或案卷的名单；为确保精确，应通过对有关材料进行分析对比，挑出最合适的材料。

（3）填卡。填卡可以和选材结合进行。填卡可以一文一卡，也可以一卷一卡。

（4）分类和排列。分类可根据内容或结构情况，采用问题、时间、地区等标准进行。排列可采用“类——重要程度”等方式进行。

10章

一、单项选择题择题

1．具有档案信息开发的前瞻性、全面性、科学性特点的是（10章1节236了）A A．档案的间接提供利用 B．档案的整理提供利用C．档案的开发提供利用 D．档案的直接提供利用 2．属于档案间接利用的是（10章3节243了）A A．全宗指南 B．阅览服务 C．外借服务 D．复制服务 3．档案间接利用工作的重点是对档案资料进行编辑研究，形成各种（10章3节243了）C A．文件汇编 B．专题档案 C．参考资料 D．全宗指南

二、多项选择题

1．现行文件汇编常常分为（10章3节248了）ABCDE A．发文汇编 B．重要文件汇编 C．会议文件汇编 D．法规汇编 E．专题文件汇编 2．档案间接利用工作的主要形式有（10章3节243了）ABCDE A．全宗指南 B．大事记 C．组织沿革 D．文件汇编 E．机关基础数字汇集

四、简答题

简述档案提供利用工作的要求。（10章1节236掌握）

（1）明确档案提供利用工作的意义，树立服务思想；（2）加强各项基础准备工作，调整供求关系；（3）对内熟悉馆藏档案，对外了解利用需要；（4）完善档案利用的服务方式，提高利用效率。

11章

一、单项选择题择题

1．照片档案利用的主要渠道是（11章3节261了）C A．出版画册 B．复制服务 C．借阅服务 D．照片展览 2．照片档案中底片保管温度为（11章3节261了）B A．10～12℃ B．13～15℃ C．15～18℃ D．18～20℃

3．照片档案立卷后，每一个案卷内的芯页页数为（11章3节261了）B A．20 B．30 C．40 D．50 4．在会计档案中，会计凭证的保管期限一般为（11章3节256了）C A．3到5年 B．5年到10年 C．10到15年 D．15到25年

二、多项选择题

1．照片档案的利用方式有（11章3节261了）ABCD A．借阅服务 B．复制服务 C．编辑出版照片画册 D．照片档案展览 E．视听服务

三、名词解释

1声像档案（11章3节257了）是指在社会活动中产生的具有保存利用价值，以声音、图像为记录手段的各种载体形式的原始记录。

2会计档案（11章2节255了）是在会计工作中形成的，记录和反映一定组织和单位经济业务的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料。

四、简答题

简述声像档案的作用。（11章3节258掌握）

（1）历史凭证作用；（2）科学研究作用；（3）广泛交流作用；（4）宣传教育作用。

12章

一、单项选择题择题

1．电子档案利用中最常见的方式是（12章3节279掌握）C A．阅览 B．网上展览 C．复制 D．网上咨询

2．国家标准推荐使用的电子档案的存储载体不包括（12章2节273了）A ．A．软盘 B．光盘 C．磁带 D．硬盘

3．电子文件的归档一般可分两步进行，先做的是（12章1节271掌握）A A．逻辑归档 B．物理归档 C．双套归档 D．存储归档

二、多项选择题

1．电子文件的特性有（12章1节267了）ABCDE A．对设备的依赖性 B．载体的非直读性 C．信息与载体的可分离性 D．信息共享性 E．信息的易更改性

三、名词解释

电子档案（12章2节273了）是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，又称为机读档案或数字式档案。

四、简答题

1简述电子档案的利用特点。（12章3节278掌握）

（1）电子档案利用的快捷性；（2）电子档案利用空间的广阔性；（3）电子档案利用的高效性；（4）良好的复用性；（5）外借利用的限制性。

2简述电子档案的复制形式。（12章3节279掌握）

（1）软盘复制；（2）光盘复制；（3）硬盘复制；（4）磁带复制；（5）U盘复制。3简述电子文件日常管理工作的内容。（12章1节268掌握）

（1）建立文件夹；（2）有序排列；（3）登记；（4）拷贝另存；（5）及时归档。

第三篇：文书档案管理

一、名词解释

1.文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。

文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2.档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3.公务文书

4.事务文书

5.上行文

6.下行文

二、单项选择题

1.下列选项中不属于文书性质的是（）。

A.现实性 B.特定性 C.信息性 D.凭证性

2.下列选项中不属于文书特点的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的规范性 C.文书处理程序的特定性 D.历史性

3.下列选项中不属于档案性质的是（）。

A.原始性 B.历史性 C.凭证性 D.考查性

4.下列选项中不属于档案特点的是（）。

A.原始性 B.价值性 C.系统性 D.考查性

5.下列选项中不属于古代公文的种类是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（）

A.文书形成 B.整理归档 C.交通 D.鉴定

7.下列选项中不属于公务文书特点的是（）。A.鲜明的政治性 B.很强的历史性 C.法定的权威性 D.格式的规范性

8.知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（）。

A.决议 B.通知 C.公告 D.通报

9.（）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

A.公告 B.通知 C.决议 D.函

10.下列选项中对发文字号表述正确的是（）。D A.国办发〔1996〕第2号 B.国办发（1996）02号

C.国办发〔1996〕第02号 D.国办发〔1996〕2号

三、问答题

1.请简述文书工作与档案工作的性质和任务。

2.试述文书与档案人员的基本素养要求。

3.试述公务文书的作用与特点。

4.如何恪守公文行文规则？

5.如何正确选定公文文种？

二、平时作业二

一、填空题

1.文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。

2.文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。

3.批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。

4.传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。

5.国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。

6.《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。

7.文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。

8.发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。

9.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、多项选择题

1.文书处理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.历史性 C.连续性 D.规定性 E.时效性

2.文件签收的作用包括（）。ABC

A.确保文件运转安全可靠 B.明确双方的交接责任 C.表明文件的去向和下落

D.明确收文放的职责 E.确保发文方的权益

3.收文登记的方法包括（）。BCD

A.数码登记法 B.总流水号登记法 C.分类流水号登记法

D.口取纸分类登记法 E.数字登记法

4.文书整理归档是以件为单位进行（），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。

A.装订 B.分类 C.排列 D.编号 E.编目

5.文书整理归档的原则包括（）。ABCDE A.保证整理归档的文件材料齐全完整

B.遵循文件材料形成的客观规律

C.保持文件之间的有机联系

D.正确区分文件的不同价值

E.整理后的文件要便于保管、检索和利用

6.《文件归档管理规则》提出了（）等方法。ACD A.分类法 B.归纳法 C.机构（问题）分类法

D.复式分类法 E.“自然件”分类法

7.归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（）等。

A.全宗号 B. C.保管期限 D.件号 E.归档章

三、问答题

1.拟办的要求有哪些？

2.发文审核的具体内容及要求有哪些？

3.文书运转管理的基本原则包括哪些？

4.试述文书整理归档与文书立卷的区别。

5.简述文书整理归档的方法步骤。

平时作业三

一、名词解释

1.档案统计工作：P244

2.档案整理工作： P254

3.档案保管： P271

4.主题法： P283

5.专门档案： P304

6.大事记：P296

二、不定项选择题

1.档案收集工作的主要内容包括（）。ACDE

A.对本机关需要归档档案的接收 B.对其他机关需要归档档案的接收

C.对历史档案的接收 D.对历史档案的征集

E.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收

2.档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（）。ABCD A.制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

B.具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁

D.档案鉴定工作的组织

E.档案统计资料的分析

3.档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A.数量统计 B.检索目录 C.档案鉴定 D.档案盒 E.题名

4.档案整理工作中的所谓（），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A.统计 B.鉴定 C.收集 D.立卷 E.归档

5.档案库房的类型包括以下（）。

A.综合档案库 B.科技档案房 C.图书资料库 D.基建档案房 E.新型载体档案房

6.档案检索语言的类型包括（）。

A.归纳法 B.馆藏法 C.分类法 D.主题法 E.演绎法

7.按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（）。ABCD A.书本式 B.卡片式 C.缩微目录 D.机读目录 E.全宗式

8.（）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。

A.档案归纳 B.档案鉴定 C.档案提供利用 D.档案搜集 E.档案检索

9.科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（）。

A.技术因素 B.功能因素 C.典型因素 D.时间因素 E.人物因素

10.同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（）。ABCD A.复用性好 B.服务形式多样化 C.便于传输 D.依赖性强 E.储存性强

三、问答题

1.档案为什么必须以全宗为单位进行整理？

2.请简述档案检索的内容。

3.请简述档案参考资料有哪些特点。

4.请简述人事档案的特点及作用。

5．试述电子文档管理的内容和原则。

6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。

平时作业四

技能测试题

一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函

2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函

3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告

4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函

5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函

提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；

××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；

按通讯者、内容和文种特征组卷；

××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件

二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示

2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知

3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示

4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示

第四篇：文书档案管理

[单选]

1、（）是公文办理过程中的中心环节。(2分)

拟办

批办

承办

催办

[单选]

2、（）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[单选]

3、下面所列材料中属于归档范围的是()。(2分)

收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。

一般文件的历次修改稿。

对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。

同级机关发来的不需贯彻执行的文件。

[单选]

4、以下哪个不是收文登记的形式？(2分)

簿册式登记

签印式登记

卡片式登记

[单选]

5、催办分为（）两个方面。(2分)

向上、向下

对内、对外

发函、电联

[单选]

6、以件为单位进行装订时，应在（）位置用不锈钢钉或线装订。(2分)

上侧

右上侧

左侧 [单选]

7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（）计算页数。(2分)

继续

合并

重新

[单选]

8、以下哪个不是文件的载体？(2分)

竹简

纸张

光盘

[单选]

9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容：(2分)

归档

保管期限

作者

[单选]

10、著录时应注意(2分)

题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；

文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；

“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。

[单选]

11、使用单件整理方法的单位必须使用（）。(2分)

档案管理软件

密集柜

专用库房

[单选]

12、单份文件归档中，装盒排架不包括：(2分)

装盒

填写备考表

编号

[单选]

13、《档案目录》封面项目不包括：(2分)

全宗名称

责任者

全宗号 [单选]

14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

16、跨形成的文件材料，统一放入（）。(2分)

开始

办结

归档 [单选]

17、采用（）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。(2分)

分类法

机构分类法

保管期限分类法

[单选]

18、立卷法按文件（）或内容针对作为归档。(2分)

成文日期

形成

办结

[单选]

19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法：(2分)

XX企业的会议纪要；

XX单位关于举办培训班经费的请示；

XX公司信息简报。[单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是：(2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

[单选]

21、（）是对收文的执行、办理或撰文答复。(2分)

拟办

批办

承办

[单选]

22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？(2分)

XX局党组会议记录

XX企业关于2003年财务统计报表

XX地区来往信件

[单选]

23、立卷法中，案卷的装订要注意：(2分)

将文件上原有的金属物全部去掉；

文件上原有的金属物不用去掉；

装订方法是二孔一线，位于文件左侧。

[单选]

24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（），边距为（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [单选]

25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。(2分)

全宗号

目录号

案卷号

[单选]

26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。(2分)14 [单选]

27、（）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。(2分)

规定

办法

条例

[单选]

28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有：(2分)

秘密等级

发文字号

公文标题

[单选]

29、（）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[单选]30、（）是对发文进行最后审定的决策性环节。(2分)

签发

审核

缮印

[多选]

31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（）(2分)

内容组合法

文件名称组合法

工作活动组合法

问复文件组合法

[多选]

32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（）(2分)

—机构—保管期限

—问题—保管期限

—文号—保管期限

—保管期限 [多选]

33、同一的文件按件归档，装盒时（）(2分)

保管期限为永久的文件单独装盒

保管期限为30年的文件单独装盒

保管期限为10年的文件单独装盒

保管期限为定期的文件一起装盒

[多选]

34、文书档案保管期限表的基本内容包括：(2分)

类目

序号

归档范围

保管期限

[多选]

35、归档分类的类型有：(2分)

A.分文号

分

分机构

分保管期限

[多选]

36、单份文件归档中，必须著录的项目有：(2分)

文件题名

责任者

成文日期

归档

[多选]

37、单件整理方法常见的模式有：(2分)

部门整理

专人整理

个人整理

档案室整理

[多选]

38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写：(2分)

全称

简称

保管期限代码

不填

[多选]

39、单份文件归档中，著录时应注意：(2分)

有副题名的应录入；

文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；

页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；

著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。

[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有(2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

综合排列法

[判断]

41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。(2分)

对

错 [判断]

42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。(2分)

对

错

[判断]

43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。(2分)

对

错

[判断]

44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。(2分)

对

错

[判断]

45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。(2分)

对

错 [判断]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

对

错

[判断]

47、小于十六开纸的文件要托裱。(2分)

对

错

[判断]

48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。(2分)

对

错

[判断]

49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。(2分)

对

错

[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。(2分)

对

错

第五篇：文书档案管理

文书档案管理

⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。

⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。

⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。

⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。

⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。

⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。

⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。

⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。

21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65%。

22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。

23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。

26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。

28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。

29.检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式（电子）检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。