文书档案管理暂行办法

第一篇：文书档案管理暂行办法

文书档案管理暂行办法（修订版）

第一章 总 则

第一条 为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管 理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中 形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。

第三条 本办法适用于全公司文书档案的管理。

第二章 职 责

第五条 办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理 机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。

第六条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各 部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第七条 各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档 文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。

第三章 归档范围

第八条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。

第四章 档案整理的质量要求

第九条 归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主 要职能活动和文件形成规律。

第十条 归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和 特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

第十一条 公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类 和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。

第十二条 档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件 等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。第十三条 归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上），被转发文件在后（下）。第十四条 围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会 议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。

第十五条 归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按 要求逐卷填写卷内文件目录（见[附件4]），卷末附备考表（见[附件5]）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。

第十六条 目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对 没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号［ ］括上。第十七条 给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照 公司统一档案编制规则执行。

第十八条 卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。

（一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法 为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页 号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号 的，必须重新编写页号。

（四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页 数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十九条 不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并 按卷内文件顺序逐件编号。

第二十条 案卷的排列要求：按照不同门类、不同载体、不 同年度、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。

第二十一条 案卷标题的拟制要求：内容准确，概括全面，文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。

第二十二条 跨年度文件材料的归档年度划分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的年度为准；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档年度；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件 放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的年度立卷。

第二十三条 文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保 存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。传真件要以复印件归档。

第二十四条 归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料 应进行裱糊。

第二十五条 归档文件材料的用纸规格为A4 纸，大于A4 纸 的文件材料要折叠成A4 纸大小。小于A4 纸的文件材料要补成A4 纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。第二十六条 档案的装订顺序为：案卷封面--卷内文件目录--文件--备考表--封底。装订采用三孔一线的方法。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线或不易生锈的回形针、长尾夹等装订工具装订。装订的要求是：结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

第二十七条 各类档案案卷封皮的外形推荐尺寸为315m X 230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用软卷皮，使用软卷皮必须加盒。纸质档案的卷宗厚度一般不超过2 厘米，即每卷最多不超过200 页。

第二十八条 归档文件材料的保管期限，由归档部门按《文 书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）准确划分。第二十九条 各类档案的保存期限，应严格按照档案保管期 限规定执行。超过保存期限时，应由档案部门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，填写《档案销毁清册》并经公司分管领导批准后方可销毁。销毁档案应由两人以上负责监销，严格防止档案遗失和泄密，监销人员应在销毁清单上签字。

第三十条 各下属机构的档案部门应根据本单位档案的状况 和利用需要，编制两种以上检索工具，积极配合有关部门开展档案资料的编研工作，如全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇编、案例选编等。

第五章 关于电子文档

第三十一条 电子文件与纸质文件同步归档，共同保存。第三十二条 以纸质文件流转的，办理完毕后，可通过扫描 等技术手段形成相应的电子文件，归档保存。

第三十三条 通过办公自动化系统（OA）流转的，办理完毕 后，在OA 系统内自动留存。

第三十四条 电子文件应当定期备份，异地保存至少2 套。

第六章 归档时间、责任者和归档手续

第三十五条 办理完毕的文件应及时归档，当年文件最迟必 须在第二年的6 月底之前送交办公室归档。

第三十六条 归档人员必须向档案部门提供归档文件清单，档案人员必须依据归档文件清单对归档文件清点签收。在移交案卷时，移交部门应将档案的整理情况及本部门的主要工作、机构和人员变动情况简要写出来，便于档案部门编写立卷说明及作为全宗历史考证用。第七章 部门变动后文件材料的处臵

第三十七条 部门撤销、合并、拆分时，必须将本部门的全 部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。

第三十八条 撤销部门的文件材料应在撤销前向档案管理部 门归档。

第三十九条 一个部门的业务分别划归几个部门的，其文件 材料不得分散，可由其中一个部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。

第四十条 一个部门并入另一个部门或几个部门合并成一个 新的部门，其文件材料由合并后的部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。

第四十一条 一个部门只是一部分业务划转另一个部门，其 文件材料不得带入接受业务的部门，应向档案管理部门归档。如果接受业务的部门需要利用该部分档案，可以借阅或复制。

第四十二条 各种临时工作机构撤销时，其文件材料应向档 案管理部门归档。

第八章 文书档案的管理

第四十三条 办公室按归档要求对部门归档文件材料进行检 查和接收，对不符合要求的文件材料，退回原归档部门重新整理。

第四十四条 归档的文件材料由办公室按文书档案管理工作 规范进行整理、编目和保管。第四十五条 档案库房的管理严格按《档案库房管理制度》 执行。

第四十六条 档案的提供利用严格按公司档案借阅利用管理 规定执行。

第九章 罚 则

第四十七条 公司对下列行为应视情节轻重予以处罚：

（一）将文件材料据为已有、不按要求归档的，视情节轻重 予以通报批评或以上处分并限期改正。

（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面 临危险而不采取抢救措施造成档案损失的，应予以警告或以上处分责令其赔偿损失。

（三）擅自出卖或转让档案的，除予以行政处罚或以上处分 外，还应赔偿损失。

（四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的，应予以批评、警告等处罚。

第十章 附 则

第四十八条 公司各立档单位可根据本办法和自己的实际情 况制定具体操作指南以明确文书档案管理的具体处理方法，对文书档案归档范围、文书档案保管期限表、档案借阅规则作适当补充，制定具体文书档案分类方案。

第四十九条 附件所示表格，其中所列内容为必要项目，表格格式仅供参考，可根据实际情况对表格的格式、大小进行调整或增加文件其他相关信息项。附件：1.文书档案归档范围及保管期限表 2.文书档案借阅管理规定 3.总公司文书档案管理操作指南 4.卷内文件目录 5.备考表

6.档案库房管理制度 [附件 1] 文书档案归档范围及保管期限表

一、定义

（一）凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本 单位经营管理、业务发展、机构建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单 位工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。长期期限为30 年。

（三）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材 料列为短期保管。短期期限为10 年。

二、公司文书档案归档基本范围及保管期限

（一）上级部门关于工作的指示、通知、批复、规定、办法 等文件材料：针对本单位的 永久重要的 30 年一般的 10年

（二）股东大会、董事会、监事会、薪酬政策委员会、审计 委员会等公司决策层会议文件材料，包括会议决定、决议、记录、纪要以及其他相关会议材料。永久

（三）总公司及其下属机构召开的各种重要会议形成的文件材料。会议包括系统工作会议、专业工作会议等，材料包括会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要以及其他相关会议材料。永久

（四）本单位关于经营管理工作的正式发文文件，包括规定、制度、办法、通知以及其他正式发文。永久

（五）本单位关于各项工作的内部请示报告 永久

（六）本单位关于各项工作的用印申请 30 年

（七）合同 30 年办公室保存盖有公司公章、合同专用章、办公室章的合同，保管期限从合同到期失效之日起计算。

（八）其它公司内部常用文件 10 年

（九）其他外来文件 重要的 30 年 一般的 10 年

三、不在归档基本范围内的文件材料及其它记录由各部门自 行整理保存。

（一）各部门必须保存的文件有：1.和本部门相关的公司发文、内部请示报告的正式电子文件（PDF 文件）。

2.本部门工作中形成的重要业务文件，包括各类报表、通知 书、申请单、记录等。

3.以部门名义对外签订的合同协议类文件。

4.本部门收到的需处理和对本部门有参考利用价值的外来 文件的复印件或电子文件，主要包括保监会、行业协会、保险学会的来文。

（二）保存期限可由各部门参照本文件，根据自己部门的实 际情况确定。

四、本表应根据实际情况定期修订。[附件 2]

文书档案借阅管理规定

一、公司员工根据工作需要可以向办公室申请借阅档案文 件。

二、借阅人在借阅档案时，必须办理借阅登记手续，配合档 案人员做好登记工作，填写《文书档案利用登记表》（附表1）。

三、档案借阅范围主要根据文件的责任者和主送、抄送范围 而定。

（一）无密级文件的查阅范围：一般员工因工作需要可以查 阅。

（二）密级文件的查阅范围：文件责任者、主送、抄送人员、公司领导、以及经批准的可以查阅的人员。

（三）密级文件的借阅必须严格按照文件查阅范围执行，不 得向无权查阅的人员随意出借。

四、申请方式

借阅人可以采用书面形式或电子邮件形式向档案人员提出 申请,填写《档案借阅申请表》（附表2）。

五、档案借阅程序

（一）一般文件

由利用人向办公室提出申请，借阅人需要调阅利用纸质文件的，必须填写《档案借阅申请表》，并经部门领导核准。借阅本部门经办的文件，在档案人员审核登记后，即可借阅。借阅其他部门文件的，需办公室审批。

（二）密级文件

由利用人提出申请，部门领导核准后报办公室审批。借阅有 密级的档案，只能在阅览室查阅，不得借出、复印、拍照，如有特殊需要，需经办公室分管领导批准。

（三）公司执照证书

原件及复印件利用，由利用人提出申请，部门领导核准后报 办公室主任及办公室分管理领导审批。

（四）特殊情况下，无论文件是否有密级，都由内审部门或 相关责任部门直接向办公室一次性提出书面申请，由相关责任部门提出的，如有必要可会知内审部门。特殊情况指年度审计、质量审查或上级部门或领导对本公司 的相关考核、检查、调研等。相关责任部门是指文件责任部门、负责该项检查的部门。六、一次借阅文件数量不得超过10 份，借阅时间不超过5 个工作日，上文所列之特殊情况除外。

七、下属单位借阅档案时，须持单位介绍信或工作证，或由 总公司相关人员陪同。

八、其他单位（一般为合作单位）人员需要利用本单位档案的，需提供单位介绍信并由本单位相关部门人员陪同，并填写《档案借阅申请表》。

九、其他特殊情况需经办公室领导审批。

十、借阅者对所借档案必须妥善保管，并负有安全、保密之 责，严禁转借、拆装、勾划、删改、污损、丢失等。

十一、档案借阅后应尽快归还。借阅者如出差、休假、离职、出国及调离之前必须将档案归还。

十二、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案 数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。

十三、借阅者应严格遵守以上规定，若有违反者，应追究责 任。

十四、公司各部门有责任对本部门的形成的文件作好记录、协助办公室做好全公司的文件利用工作。《文书档案利用登记表》（附表1）《档案借阅申请表》（附表2）[附件 3] 公司文书档案管理操作指南

第一章 总 则

第一条 为明确公司的文书档案管理的具体操作规则，更 好地为各项工作提供优质服务，根据公司《文书档案管理暂行办法》，结合公司实际情况，特制定本操作指南。第二条 本操作指南所称的文书档案是指公司在其各项管 理过程中形成的，具有保存和利用价值的，以文字为记录形式为主的文件材料的纸质和电子版本。

第三条 本操作指南适用于公司文书档案的管理，各部门可作为参考。

第二章 职 责

第四条 公司办公室（以下简称办公室）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。

第五条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对 各部门文书档案的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第六条 各部门有责任对本部门所收到、处理的各种文件进 行登记，保管本部门常用的文件或留存复印件。负责将应归档的文件材料（包括纸质和电子文件）及时向档案管理部门归档。

第三章 归档范围

第七条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、证照等）均属文书档案归档范围，详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。不在归档范围内的文件材料及其它记录由各部门遵照《文书档案管理暂行办法》自行整理保存。

第四章 归档文件的质量要求

第八条 一份档案文件应包括：公文：公司发文请示、文件正本（包括正文及附件），公司公文应归档的文件正本（打印稿）至少一份。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。外来文件：公文处理单及来文原件（或传真件的复印件）。会议文件：会议决议、会议材料、会议纪要、嘉宾题名录等会议全套文件。一次会议所形成的所有文件作为一整套存放，不得将同一次会议的文件拆散。

第九条 归档文件材料的排列顺序为：[由上（前）到下（后）] 公文：公司发文请示-文件正本（包括正文及附件）。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。外来文件：公文处理单-来文原件或传真件的复印件。会议文件：会议决议-会议材料-会议纪要-其他材料。第十条 总公司档案装具为档案盒，一盒即一卷。

第十一条 总公司文书档案整卷不装订，单件装订排序后的 档案文件直接装入档案盒。第十二条 单件装订方法

单份文件用回形针或长尾夹夹在一起。回形针应使用有塑料 包皮不易生锈的品种，文件上的长尾夹应用无字的纸条包起来，防止锈斑染上原件。凡是无法用回形针或长尾夹夹住的比较厚的文件，可以不做任何装订，但是存放时必须符合以下条件：

第一，不被拆散。必须保证文件的整体性。第二，不会和其他文件混同。

第十三条 单份文件页号编写方法为：在有文字的正面右下 角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字）。归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十四条 文件的件号，即卷内文件的顺序号。件号的编写 与每份档案文件第一页右上角空白处用铅笔按顺序编写件号。第十五条 文书档案的分类方法，实行年度─机构(问题)分 类法。

第十六条 各类表单采用手写或打印。手写的要用毛笔或钢 笔填写，钢笔采用碳素或蓝黑墨水，字迹要工整、美观。

第五章 归档时间

第十七条 归档范围内的每份文件办理完毕后，原件应及时 归档到办公室。各部门对本部门形成的常用文件留取复印件。外来文件由办公室公文流转人员负责收集，制作收文目录，并定期向档案人员移交；总公司公文（包括纸制版原件和电子版文件）由办公室发文人员负责整理收集，按日向档案人员移交并，移交纸制版公文原件时同时填写《纸质公文归档交接表》（见附表1）。档案人员须对归档人移交的文件资料进行检查。

《纸质公文归档交接表》（见附表1）

第六章 文书档案的借阅利用

第十八条 文书档案的借阅利用必须严格按《文书档案借阅 管理规定》执行。[附件 4] 卷内文件目录 [附件5] 备考表 [附件6]

档案库房管理规定

第一条 档案库房管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防范工作，提高警惕，严格执行《公司保密制度》的有关规定，确保档案资料的完整和安全。

第二条 档案库房每天应检查一次，做到门、窗、柜牢固无 损，消防器材完备。档案库房用毕应将库房门、窗关严锁好，并切断库房电器电源。

第三条 库房内严禁吸烟，禁放易燃、易爆物品，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。第四条 保持库房内清洁卫生，定期打扫。

第五条 安排专业人员定期对档案室内空调、灭火器、烟感 器等设备进行检查，出现问题应立即报修。

第六条 非档案库房管理人员，未经批准，一律不得进入档 案库房。库房和档案柜钥匙由档案库房管理人员负责妥善保管，严禁外借或私自配制。

第七条 档案的日常入库、调出、归还、销毁等应建立登记 制度，确保帐物一致。

第八条 档案入库前，应严格检查虫蛀、霉变、灰尘等情况，发现问题须经科学处理后方可入库。

第九条 库房内的架、柜、箱应存放有序，统一编号，方便 查找。

第十条 特种载体档案要区别存放，磁性介质档案要购臵和 存放于防磁柜内，并经常进行保护处理，确保档案信息完整。第十一条 档案库房内应备有温、湿度计，档案库房内温度 应控制在14-24℃，湿度应控制在45-60%。档案库房管理人员应每天按时记载库内温度，根据温、湿度情况，可选择使用空调、风扇等设备，使库房温、湿度控制在规定范围内。第十二条 为利于通风降湿，档案柜与墙壁应保持一定距离，通道间距不少于80cm，档案管理人员应定期选择有利时机通风。

第十三条 档案在任何情况下均应避免阳光直射。库房应安 臵窗帘及遮阳布，档案柜应避开直射阳光排列。

第十四条 对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料及时进行修复和复制。

第十五条 档案库房管理人员应爱护档案库房内一切设备，确保各项设备完好。

第十六条 档案库房管理人员工作调动时，要严格执行交接 手续，在没有完成交接前，不得离职调岗。

（本页无正文）

主题词：印发 文书档案 管理暂行办法 修订版 通知 抄送：公司总经理室成员

联系人：蒋婷 联系电话：0816-5085629 三剑龙威电子科技有限公司办公室 2014 年2 月28日印发

第二篇：文书档案管理

一、名词解释

1.文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。

文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2.档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3.公务文书

4.事务文书

5.上行文

6.下行文

二、单项选择题

1.下列选项中不属于文书性质的是（）。

A.现实性 B.特定性 C.信息性 D.凭证性

2.下列选项中不属于文书特点的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的规范性 C.文书处理程序的特定性 D.历史性

3.下列选项中不属于档案性质的是（）。

A.原始性 B.历史性 C.凭证性 D.考查性

4.下列选项中不属于档案特点的是（）。

A.原始性 B.价值性 C.系统性 D.考查性

5.下列选项中不属于古代公文的种类是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（）

A.文书形成 B.整理归档 C.交通 D.鉴定

7.下列选项中不属于公务文书特点的是（）。A.鲜明的政治性 B.很强的历史性 C.法定的权威性 D.格式的规范性

8.知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（）。

A.决议 B.通知 C.公告 D.通报

9.（）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

A.公告 B.通知 C.决议 D.函

10.下列选项中对发文字号表述正确的是（）。D A.国办发〔1996〕第2号 B.国办发（1996）02号

C.国办发〔1996〕第02号 D.国办发〔1996〕2号

三、问答题

1.请简述文书工作与档案工作的性质和任务。

2.试述文书与档案人员的基本素养要求。

3.试述公务文书的作用与特点。

4.如何恪守公文行文规则？

5.如何正确选定公文文种？

二、平时作业二

一、填空题

1.文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。

2.文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。

3.批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。

4.传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。

5.国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。

6.《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。

7.文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。

8.发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。

9.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、多项选择题

1.文书处理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.历史性 C.连续性 D.规定性 E.时效性

2.文件签收的作用包括（）。ABC

A.确保文件运转安全可靠 B.明确双方的交接责任 C.表明文件的去向和下落

D.明确收文放的职责 E.确保发文方的权益

3.收文登记的方法包括（）。BCD

A.数码登记法 B.总流水号登记法 C.分类流水号登记法

D.口取纸分类登记法 E.数字登记法

4.文书整理归档是以件为单位进行（），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。

A.装订 B.分类 C.排列 D.编号 E.编目

5.文书整理归档的原则包括（）。ABCDE A.保证整理归档的文件材料齐全完整

B.遵循文件材料形成的客观规律

C.保持文件之间的有机联系

D.正确区分文件的不同价值

E.整理后的文件要便于保管、检索和利用

6.《文件归档管理规则》提出了（）等方法。ACD A.分类法 B.归纳法 C.机构（问题）分类法

D.复式分类法 E.“自然件”分类法

7.归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（）等。

A.全宗号 B. C.保管期限 D.件号 E.归档章

三、问答题

1.拟办的要求有哪些？

2.发文审核的具体内容及要求有哪些？

3.文书运转管理的基本原则包括哪些？

4.试述文书整理归档与文书立卷的区别。

5.简述文书整理归档的方法步骤。

平时作业三

一、名词解释

1.档案统计工作：P244

2.档案整理工作： P254

3.档案保管： P271

4.主题法： P283

5.专门档案： P304

6.大事记：P296

二、不定项选择题

1.档案收集工作的主要内容包括（）。ACDE

A.对本机关需要归档档案的接收 B.对其他机关需要归档档案的接收

C.对历史档案的接收 D.对历史档案的征集

E.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收

2.档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（）。ABCD A.制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

B.具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁

D.档案鉴定工作的组织

E.档案统计资料的分析

3.档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A.数量统计 B.检索目录 C.档案鉴定 D.档案盒 E.题名

4.档案整理工作中的所谓（），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A.统计 B.鉴定 C.收集 D.立卷 E.归档

5.档案库房的类型包括以下（）。

A.综合档案库 B.科技档案房 C.图书资料库 D.基建档案房 E.新型载体档案房

6.档案检索语言的类型包括（）。

A.归纳法 B.馆藏法 C.分类法 D.主题法 E.演绎法

7.按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（）。ABCD A.书本式 B.卡片式 C.缩微目录 D.机读目录 E.全宗式

8.（）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。

A.档案归纳 B.档案鉴定 C.档案提供利用 D.档案搜集 E.档案检索

9.科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（）。

A.技术因素 B.功能因素 C.典型因素 D.时间因素 E.人物因素

10.同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（）。ABCD A.复用性好 B.服务形式多样化 C.便于传输 D.依赖性强 E.储存性强

三、问答题

1.档案为什么必须以全宗为单位进行整理？

2.请简述档案检索的内容。

3.请简述档案参考资料有哪些特点。

4.请简述人事档案的特点及作用。

5．试述电子文档管理的内容和原则。

6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。

平时作业四

技能测试题

一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函

2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函

3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告

4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函

5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函

提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；

××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；

按通讯者、内容和文种特征组卷；

××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件

二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示

2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知

3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示

4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示

第三篇：文书档案管理

[单选]

1、（）是公文办理过程中的中心环节。(2分)

拟办

批办

承办

催办

[单选]

2、（）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[单选]

3、下面所列材料中属于归档范围的是()。(2分)

收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。

一般文件的历次修改稿。

对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。

同级机关发来的不需贯彻执行的文件。

[单选]

4、以下哪个不是收文登记的形式？(2分)

簿册式登记

签印式登记

卡片式登记

[单选]

5、催办分为（）两个方面。(2分)

向上、向下

对内、对外

发函、电联

[单选]

6、以件为单位进行装订时，应在（）位置用不锈钢钉或线装订。(2分)

上侧

右上侧

左侧 [单选]

7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（）计算页数。(2分)

继续

合并

重新

[单选]

8、以下哪个不是文件的载体？(2分)

竹简

纸张

光盘

[单选]

9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容：(2分)

归档

保管期限

作者

[单选]

10、著录时应注意(2分)

题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；

文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；

“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。

[单选]

11、使用单件整理方法的单位必须使用（）。(2分)

档案管理软件

密集柜

专用库房

[单选]

12、单份文件归档中，装盒排架不包括：(2分)

装盒

填写备考表

编号

[单选]

13、《档案目录》封面项目不包括：(2分)

全宗名称

责任者

全宗号 [单选]

14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

16、跨形成的文件材料，统一放入（）。(2分)

开始

办结

归档 [单选]

17、采用（）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。(2分)

分类法

机构分类法

保管期限分类法

[单选]

18、立卷法按文件（）或内容针对作为归档。(2分)

成文日期

形成

办结

[单选]

19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法：(2分)

XX企业的会议纪要；

XX单位关于举办培训班经费的请示；

XX公司信息简报。[单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是：(2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

[单选]

21、（）是对收文的执行、办理或撰文答复。(2分)

拟办

批办

承办

[单选]

22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？(2分)

XX局党组会议记录

XX企业关于2003年财务统计报表

XX地区来往信件

[单选]

23、立卷法中，案卷的装订要注意：(2分)

将文件上原有的金属物全部去掉；

文件上原有的金属物不用去掉；

装订方法是二孔一线，位于文件左侧。

[单选]

24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（），边距为（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [单选]

25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。(2分)

全宗号

目录号

案卷号

[单选]

26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。(2分)14 [单选]

27、（）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。(2分)

规定

办法

条例

[单选]

28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有：(2分)

秘密等级

发文字号

公文标题

[单选]

29、（）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[单选]30、（）是对发文进行最后审定的决策性环节。(2分)

签发

审核

缮印

[多选]

31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（）(2分)

内容组合法

文件名称组合法

工作活动组合法

问复文件组合法

[多选]

32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（）(2分)

—机构—保管期限

—问题—保管期限

—文号—保管期限

—保管期限 [多选]

33、同一的文件按件归档，装盒时（）(2分)

保管期限为永久的文件单独装盒

保管期限为30年的文件单独装盒

保管期限为10年的文件单独装盒

保管期限为定期的文件一起装盒

[多选]

34、文书档案保管期限表的基本内容包括：(2分)

类目

序号

归档范围

保管期限

[多选]

35、归档分类的类型有：(2分)

A.分文号

分

分机构

分保管期限

[多选]

36、单份文件归档中，必须著录的项目有：(2分)

文件题名

责任者

成文日期

归档

[多选]

37、单件整理方法常见的模式有：(2分)

部门整理

专人整理

个人整理

档案室整理

[多选]

38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写：(2分)

全称

简称

保管期限代码

不填

[多选]

39、单份文件归档中，著录时应注意：(2分)

有副题名的应录入；

文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；

页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；

著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。

[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有(2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

综合排列法

[判断]

41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。(2分)

对

错 [判断]

42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。(2分)

对

错

[判断]

43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。(2分)

对

错

[判断]

44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。(2分)

对

错

[判断]

45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。(2分)

对

错 [判断]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

对

错

[判断]

47、小于十六开纸的文件要托裱。(2分)

对

错

[判断]

48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。(2分)

对

错

[判断]

49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。(2分)

对

错

[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。(2分)

对

错

第四篇：文书档案管理

文书档案管理

⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。

⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。

⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。

⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。

⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。

⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。

⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。

⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。

21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65%。

22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。

23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。

26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。

28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。

29.检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式（电子）检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。

第五篇：文书档案管理

文书档案工作之我见

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发

挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。

文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：

一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。

二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。

三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责

到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。

四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。

五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。

六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。

七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。

八．做好校外来访人员的接待工作。

九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。

十．严格执行保密制度。

3、强制度建设，建立长效培训机制。

首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键

（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。

1、归档范围

（1）确定归档范围需考虑三个因素

A机关的职能活动

B文办理完毕

C有查考利用价值

(2)内容

A级针对本机关的指导性公文

B级机关主要职能活动中形成的公文材料

C级机关呈送的报请类公文

D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

（3）注意问题：

A合办理的公文；

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时

C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录

2、归档时间一般在第二年6月底之前

3、归档要求

A类、份数以及每份文件的页数

B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；

C 案卷要系统排列，交接时履行手续；

D 字迹材料要符合耐久性要求；

E 公文必须是正式的生效的公文

（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。

（三）建立相关制度加强零散文件的收集

1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。

2、建立外出开会人员带回材料归档制度。

3、保证工作变动人员手中材料归档制度

(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整

1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。

2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。

3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。

4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。

五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值

1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为１６-５０年，跨越如此之大，令鉴定人员无所适从。

2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。

4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。

5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：

a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。

b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。

d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。

e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。

f、将销毁清册归档保存。

行政081王燕