档案管理暂行办法(2013-8-2)

第一篇：档案管理暂行办法(2013-8-2)

档案管理暂行办法

一、总则

为加强办公室档案管理工作，保障公司档案资料的安全、完整、有序存放，特制订本暂行办法。

二、档案管理机构的设置及基本要求

1、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的日常管理工作。

2、公司各部门应当根据工作需要安排专人负责部门档案管理工作，并建立符合本部门的档案管理办法。

3、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子版与纸质版的分类目录。

4、办公室负责档案管理的检查工作，以维护公司档案资料的完整性。办公室每季度一次对各部门档案资料管理情况进行检查和督促。

三、档案分类

1、办公室档案包括以下几类：

（1）公司设立、变更的所有文件材料，包括但不限于公司股东会、董事会决议、公司章程等；

（2）公司的规章制度；

（3）公司人事任命和调整；

（4）集团来文；

（5）公司内部发文、公司内部审批文件；

（6）公司会议纪要；

（7）项目合同、公司后勤合同等各类合同；

（8）公司用款申请等财务文件资料；

（9）公司项目资料；

（10）其他。

2、财务部档案包括以下几类：

（1）会计凭证（包括原始凭证）；

（2）会计账簿；

（3）财务报告；

（4）税务资料；

（5）公司合同；

（6）银行对账单；

（7）验资证明；

（8）其他财务资料。

3、工程部档案包括以下几类：

（1）图纸资料：包括工程地质勘察报告、文本方案、施工图和设计变更、施工组织设计、专项方案设计、审定设计方案以及图纸审查意见、图纸会审意见、计算书、政府部门对施工图设计文件的审批意见等。

（2）工程合同协议；

（3）请款单；

（4）文件审批单；

（5）往来函件，包括工程签证单、服务类请款单、竣工验收单、工

2作联系单、报价单等；

（6）项目周报、月报；

（7）会议纪要；

（8）监理文件；

（9）公司文件。

4、成本管理部档案包含以下几类：

4.1 预决算部分：

（1）合同资料；

（2）施工图和设计变更资料；

（3）竣工图；

（4）工程进度款资料，包括施工单位报送的工程进度款预算书、预算书附带计算依据资料、审对定稿双方签字确认的审核成果资料、按公司流程审批凭证等；

（5）签证单；

（6）往来函件（含定价单）；

（7）开工令、竣工报告、施工组织设计等资料；

（8）其他资料。

4.2 招投标部分：

（1）招投标文件资料：招标文件、招标控制价、价格对比分析表、投标文件、评标报告、中标通知书等；

（2）项目合同；

（3）往来函件：定价函、甲指分包工程联系函、工程联系函等；

3（4）其他文件资料。

5、其他部门也应当建立适合自己部门的档案分类执行标准。

四、档案管理

（一）档案编号存放

1、档案分类后，应编制档案编号，将所有分类名称进行编号，装订成册，并按顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

3、档案应当按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

4、档案管理员应将接收的文件资料分项目分类别收集、整理并设立台账，保持文件材料之间的来源、时间、内容等方面的对应，以便查阅。

5、归档的文件资料应当齐全、完整。文件资料应当存放在装有锁具的档案柜里，以保证文件资料的安全存放，做好保密工作。

6、档案管理员应做好档案室的防盗、防潮、防虫蛀、防鼠害等工作，保证档案存放的干净、安全、有序。

（二）借阅

1、借阅手续

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应向档案管理员出示经部门负责人签字（重要文件档案须经公司领导签字）的文件借阅申请单，同时，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

（2）档案管理员接到借阅申请单，经核查无误后，借出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，完成借阅流程。

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

（三）保密

1、档案管理员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，能做到主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

2、爱护档案资料，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

五、附则

1、附件：档案管理员职责。

2、本办法自颁布之日起执行。

3、各分、子公司参照本暂行办法执行。

附件 档案管理员职责

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；

2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

3、保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。

4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

第二篇：供电局档案管理暂行办法

平远县供电局档案管理暂行办法档案管理工作是局管理基础工作的组成部分，是维护本局经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。局档案是指本局在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、财务管理、经营活动、劳动工资、教育培训和党、政、工、团工作等方面的材料。为规范局文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，认真改造档案行政管理和保管利用两种职能，依法管理档案事业，全面提高档案工作的“三服务”水平。根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《国有企业文件材料归档办法》的要求和《广电集团梅州供电分公司档案管理办法》，特制定我局档案管理办法。一．文件材料的归档范围我局在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围，主要有：一）生产技术管理方面

1、上级下达的技术性指示、命令、决议和决定；

2、主要技术问题的请示和批复；

3、本单位近期电力规划；

4、有关生产技术和安全方面的规程制度；

5、有关生产技术的计划、工作总结和统计年报；

6、有关生产技术管理，技术引进和技术改造等管理形成的各种文件材料；

7、有关生产调度、通报、自动化、安全监察、用电管理工作形成的各种文件材料；

8、质量管理、标准计量、信息工作等管理中形成的各种文件材料。二）计划统计方面：有关各种计划统计年报表和计划管理、统计分析活动形成的各种文件材料。三）劳动工资方面：有关定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、保险、奖罚等工作中形成的各种文件材料及名册、年报表。四）财务管理方面：有关财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。五）教育培训方面：有关干部、职工教育和技能培训的文件等。六）党、政、工、团工作方面：有关党务工作以及组织，纪检监察、宣传、人事、保卫工作所形成的各种文件材料、行政管理、共青团和工会工作中所形成的各种文件材料等。七）基本建设（工程）方面：是指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。八）设备、仪器方面：有关设备供货合同、设备厂试验报告、合格证、说明书等出厂文件材料。九）局各部门单位与其他法人或组织之间签订的各类经济合同、技术合同、购电合同、并网协议等合同、协议。十）归档：文件材料主要包括纸张，光盘、磁带、照片、胶片，物等各种载体形式。二．归档时间一）各项管理工作中形成的文件材料，应在第二年第一季度内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审查后，交办公室归档。二）基建项目文件在其项目鉴定，竣工验收后三个月内归档，周期长的可分阶段，单项归档。三）会计文件材料在会计终了后由财务部门按归档要求负责收集、整理、立卷、归档，保管一年后由财务部门编造清册，经部门负责人审定后移交档案部门保管。四）重要会议（如电力工作会议、党代会、团代会、职代会、工代会等）文件材料应在会议结束后十五日内交办公室整理归档，重要会议记录应在第二年的一月份交办公室归档。五）合同、协议签订后移交一份给办公室归档。六）重要设备、仪器开箱时，有关业务部门应在检查验收设备出厂技术文件材料，在开箱验收后即时登记，安装调试后归档。七）局员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。八）光盘、磁带、照片及底片胶片、实物等形成的文件材料在工作结束后及时归档。九）下列文件材料应随时归档

1、县级供电企业体制改革形成的文件资料包括接管代管县由供电企业的有关情况、文件、合同、会议纪要、议案、工作方案、实施细则等方面的文件材料。各职能部门专（兼）职资料员在文件材料形成后及时移交办公室归档。

2、变更、修改、补充的文件材料。

3、内容机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

4、企业产权变动过程中的文件材料。

5、其他临时性活动形成的文件材料。三．文件材料的归档要求一）归档的文件材料必须准确地反映企业在各项活动的真实内容和历史面目。二）生产建设活动中形成的科技文件材料（含宿微胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），由项目负责人指定有关人员负责收集、整理后交办公室归档保管。三）各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其生产范围，指定有关人员负责收集整理后交办公室归档。四）归档文件应为原件。因故无原件的榀为具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。五）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应复制。六）办公室在接收归档材料时应全面检查归档文件的质量。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。四．文件资料档案的保密管理一）对机要档案、重要档案、重要会议记录必须由局分管领导批准，只准在档案室查阅。二）文书资料档案原则上只能在档案室阅读使用，不得外借，如确因工作需要，须经局办公室领导批准。三）非财务部人员查阅会计档案，须经局财务部领导批准。四）档案资料未经批准，不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得带出局外，更不得划道填字、涂改、损坏文件。五）外单位查阅档案一律凭单位介绍信，须经局办公室领导批准后方可查阅。五．各职能部门必须高度重视档案资料的管理工作，应纳入各项工作计划、议事日程和有关人员岗位责任制。

第三篇：党员档案管理暂行办法

党员档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为规范党员档案管理工作，根据《中国共产党章程》、《中国共产党发展党员工作细则(试行)》及《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我区实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于党员组织关系在我区的正式党员和预备党员。

第三条 党员档案管理工作必须严格执行有关档案保密制度。

第二章 党员档案内容

第四条 发展党员档案材料

（一）入党申请书、转正申请书、思想汇报。

（二）入党积极分子、接收预备党员和预备党员转正票决结果报告单。

（三）接收预备党员、预备党员转正公示结果材料。

（四）政审综合材料、外调、函调材料。

（五）入党积极分子、预备党员培训考试材料。

（六）党委（工委）派人谈话记录。

（七）《入党积极分子培养考察记实表》、《预备党员考察表》、《入 党志愿书》。

（八）团员推优材料、计划生育证明、私营企业主（中介组织主要出资人、民办非企业主要出资人）的财产审查说明、其他有关材料。

第五条 党员奖惩材料

（一）党员荣获优秀共产党员、优秀党务工作者、劳动模范、先进工作者等各类荣誉称号的审批表、主要事迹材料、表彰通报、荣誉证书复印件等相关材料。

（二）支部出具的党员评议考核不合格书面鉴定及评议结果材料。

（三）党员违法违纪受到处分的材料，党员受到通报批评、限期改正、诫勉、劝退、除名等组织处理的材料，党员被取消预备党员资格、延长预备期等相关材料。

（四）党员退党申请书、书面检查以及反映党员思想状况和现实表现的材料。第六条 电子档案

党员组织关系接转后，接收党委（工委）应及时将党员相关信息录入到党员党组织信息库中。

第三章 党员档案管理权限

第七条 申请人提交入党申请后，由所在党支部负责建立档案； 批准为预备党员后，档案由所在党委（工委）管理；预备党员转正1个月内，党委（工委）要及时将有关材料入档。党员有人事档案的，由所在党委（工委）及时将党员档案转交主管部门保管。第八条 各党委（工委）要于每年5月底前集中进行一次党员档案的立卷归档。

第四章 党员档案的补办

第九条 在我区发展的党员档案因故遗失的，由党员所在党委（工委）按规定予以补办。

（一）本人提出补办档案申请。

（二）入党介绍人证明。入党介绍人要写明何时何地介绍其入党，由谁主持召开接收其为预备党员或通过预备党员转正的党员大会，是否形成决议。如两位入党介绍人均去世或无法查找，则应有两名以上熟悉当时情况的党员出具书面证明。

（三）党支部证明。接收预备党员和批准预备党员转正的党支部证明要写明入党申请、确定入党积极分子、接收预备党员和批准预备党员的具体时间和党员大会决议情况。并附支委会议、党员大会会议记录复印件。

（四）基层党委（工委）证明。党委（工委）研究批准接收其为预备党员及预备党员转正的党委（工委）会议记录复印件。党组织证明材料均需加盖党组织印章，并由党组织负责人签字； 个人证明材料均需本人签字。

（五）党员所在党委（工委）要形成确认党员身份的请示，并附相关证明材料，报工委（区委）组织部审批。工委（区委）组织部审核确认其党员身份后，出具确认党员身份的批复。

（六）党员所在党委（工委）组织党员本人补填由青岛市委组织部统一制作、封面印有“补”字的《入党志愿书》。2004年12月31日前入党的补填旧版《入党志愿书》，2005年1月1日以后入党的补填新版《入党志愿书》。

（七）补填旧版《入党志愿书》，1－6页按照现在的情况如实填写，落款时间为补填时间，7－10页不需填写。补填新版《入党志愿书》，1－7页要按照现在的情况如实填写，落款时间为补填时间，8－10页不需填写。

（八）《入党志愿书》中“支部大会通过预备党员能否转为正式党员的决议”栏中，由现单位党组织填写“经调查，XXX同志于X年X月X日，由XXX、XXX同志介绍，经XX党支部研究，XX党委（工委）审批，接收为中共预备党员；X年X月X日，经XX党委（工委）审批，按期转正。因其《入党志愿书》遗失，特此补填。”(原单位党组织已撤销的，须在党组织名称前加“原”字注明)，现单位党组织负责人签字并加盖党组织印章；“总支部审查(审批)意见”栏可不填；“党委审查(审批)意见”栏中，由现单位党委（工委）填写“同意补填《入党志愿书》，入党时间为X年X月X日。”现任党委（工委）书记签字并加盖党委（工委）印章。

以上各个栏目的落款时间均为补填时间。

（九）现单位党委（工委）将补填好的《入党志愿书》报工委（区委）组织部审核。经审核确认后，由工委（区委）组织部在《入党志愿书》第12(13)页的“备考(备注)”栏内，填写“经调查核实，XXX同志系中共党员，同意补填《入党志愿书》，其入党时间为X年X月X日。”落款并加盖党委组织部门印章。

（十）现单位党组织将补填完整的《入党志愿书》，连同有关请示、批复及相关证明材料按党员档案管理权限送交有关部门存档。

第十条 党员档案缺少入党申请书、转正申请书、政审函调材料、入党积极分子培养考察材料、入党志愿书等必要档案材料和党支部相关决议、党委审批意见等必要程序的补办程序。

（一）核实党员身份。

（二）经核实，党员身份是真实的，所在党委（工委）协调发展该党员的有关党组织将有关材料、手续补齐。

（三）经核实，党员档案不真实的，所在党委（工委）要形成关于核实档案的调查报告，说明调查核实的过程、结果，要按照相关规定追究有关责任人的责任，同时要将档案材料报工委（区委）组织部封存。

第五章 党员档案保管

第十一条 党委（工委）应确定政治可靠、作风正派、责任心强、具有一定文化程度的正式党员管理党员档案，确定一名分管领导负责。

第十二条 党委（工委）应设立专柜保存党员档案，完善党员档案管理各项制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。第十三条 党员档案实行制式化管理。档案盒、档案袋、档案卷皮、目录等统一到档案部门购置。党员档案材料使用同种规格办公用纸，不得使用不耐久书写材料。材料尽可能避免用复印件或针式打印机打印。

第十四条 党员死亡后，无人事档案的，其党员档案由党委（工委）单独存放并长期保管；有人事档案的，党员档案随同人事档案交由档案管理部门保存。

第十五条 党员档案管理人员应认真履行职责。档案发生丢失、损毁的，要追究有关人员责任。

第十六条 党员档案的保管期限参照人事档案有关规定执行，严禁擅自销毁党员档案。

第六章 党员档案利用

第十七条 党政机关、人民团体、企事业单位因工作需要利用党员档案，应派1-2名中共正式党员携带党组织介绍信在党员档案 管理人员的监督下查阅。查阅前必须由党委（工委）负责党员档案工作的领导批准，并办理档案利用的登记审批手续。无特殊情况，党员档案不外借查阅。

第十八条 任何个人不得查阅或外借本人及亲属(包括父母、岳父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。

第十九条 查阅党员档案必须严格遵守阅档规定和保密制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄漏或对外公布档案内容。对违规者，要视情节轻重予以组织处理、纪律处分，直至依法追究法律责任。

第七章 党员档案接转

第二十条 党员跨区、跨党委（工委）转移正式组织关系后，其党员档案应当一并转交。有人事档案的党员转移正式组织关系或职务变动后，如果人事主管部门相应变动的，党员档案与人事档案一并转交。转交档案要办理书面交接手续。书面交接手续要写明移交党员档案的明细，转交时间、地点，并由经办人签名。书面交接手续要及时存档。

第二十一条 下岗失业职工将党员组织关系从企业转入农村社区的，应提交规范有效的证明。退休干部、职工中的党员转入农村社区的，除提交上级要求的《机关、企事业单位退休、下岗失业职工党员组织关系转接登记表》外，还应提交规范有效的居住 证明。本区生源的大中专毕业生党员尚未落实工作单位的，可将党员组织关系转移到本人或父母居住地的街道党组织，也可随同档案转移到区第一、第二流动党员管理服务中心。

第二十二条 党员出国出境定居停止党籍或因私出国出境逾期不归的，其党员档案交由上级党组织保存备查。

第二十三条 区外转入的党员，基层党委（工委）在接收时应与党员本人谈话，并将谈话情况与党员档案比对，审查党员身份真实性。

第二十四条 转交档案应遵守下列规定

（一）对应转出的党员档案，不得无故扣留，转出时应密封包装，并加盖党委（工委）密封公章。

（二）接收党员档案后，基层党委（工委）负责审核档案的真实性、全面性。如果档案材料不全面、不真实按照第十条有关规定办理。

（三）接收党委（工委）要及时将档案接收情况予以回执。

第八章 附 则

第二十五条 本办法由中共青岛市委经济技术开发区工委（黄岛区委）组织部负责解释。

第二十六条 本办法自发布之日起实行。

第四篇：科研档案管理暂行办法

科研档案管理暂行办法

为使学院科研工作稳步、快速、有序地发展，规范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研资源，进一步形成学院以教学为中心，教学、科研相互促进的良好机制，特制定如下暂行办法。

一、建档的主要目的（一）科研成果建档是高校档案工作的重要组成部分，是实施产、学、研三结合的重要工作内容。对科研档案进行规范化管理是提高教学科研整体水平、完善科研管理工作的必要条件。

（二）分时段、分类别、系统收集我院教职员工科研成果，并进行统计分析，为学院及上级领导机关准确、有效地提供相关信息作好基础工作。

（三）对科研成果的全面收集、系统整理、归档保存、建立调档、提档、保密等管理条例，是有效、充分利用科研资源，实施科研成果转化的有力措施。

二、科研档案管理原则

（一）我院科研档案实施院、分院二级建档，由科研处统一管理。

（二）凡分院（部）建档的材料均需上报一份给科研处。科研处负责全院科研档案的收集、整理、分析。各分院（部）负责本分院（部）的科研成果建档管理工作。

（三）科研成果以保存原始材料为主，至少应有成果的复印件。

（四）应尽量分时间、分类别、分对象按照本单位的特点设立建档项目，做到完整不漏，分类清晰、简明易查。

（五）考虑到档案的变化情况，要实行静、动结合的档案管理模式，年内要动态地不断修改充实原有档案，年终都要综合整理核查一次后归档静态保存，任何修改都要履行严格审批手续后方可进行。

（六）科研档案管理应遵循保密原则。凡属保密的科研成果必须履行严格的审批手续方可调阅或借阅，原则上禁止外借。

三、科研档案归档范围

凡具有指导性、理论性、学术性、技术性、应用性、科普性、检索性的文、理、工、艺等领域的文章、论文、有学术价值的自编教材和实验报告、专利及教学科研成果的系统资料均属重点归档范围，具体作如下分类：

（一）科研文书档案

1．上级机关有关科研工作文件、通知。

2．本院（分院、部）科研管理条例、制度、办法。

3．本院（分院、部）科研工作文件、工作计划、总结。

4．本院（分院、部）科研成果的统计分析资料。

5．科研项目的申请及批复。

6．科研成果的评审结果和获奖情况登记。

7．科研学术活动审批存单。

8．科研项目、学术活动、财务核算清单。

9．本校教职员工在各类学术组织任职情况。

（二）科研信息档案

1．国内外相关专业的科研动态。

2．国内外高校管理及教育研究动态。

3．高等职业教育专业设置、课程改革、学科建设、产学研结合动态。

4．全国职业本科院校系列学术交流活动动态。

（三）科研成果档案

1．有一定学术价值的自编教材、实验指导教材和实验报告的原稿或印制品。

2．已出版的著、译作或主要部分的复印件。

3．国内外各类报刊上发表的论文、文章的复印件（包括刊物封面、目录、英文目录、正文、英文摘要、封底）。

4．在省级以上各类学术会议上发表的论文复印件。

5．获省级奖励多媒体课件。

6．各类相关科研的省市级以上的奖励证书奖品原件或复制品、照片

7．专利证书、编文证书复印件。

8．科研成果转让协定书复印件、成果利用或推广的使用资料。

四、归档要求和程序

（一）归档材料由个人或项目组负责人收集提供，材料必须真实可靠，最好提供原始资料。

（二）归档资料纸质要优良，字迹要清晰，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，纸张规格统一为16开（或A4）书写纸。

（三）归档材料必须一年进行一次系统整理，按卷、册、袋、盒组成保管单元系列，并贴上封面标识，由有关人员撰写好归档序言或归档说明。

（四）一般成果归档一份，重要的使用频繁的归档两份。

（五）学院科研归档材料由科研处第一负责人审核后归档；分院（部）科研材料由分院（部）主任审核后归档。

（六）档案要妥善保管，防止泄密和遗失。

五、档案管理与交接

（一）档案不仅仅是为了保存，更重要的是为了利用，要充分发挥科研档案的应用功能，档案工作者应尽量满足、方便利用者的需要。

（二）档案主要为校内教师和职工服务，一般不对外。

（三）调档或借阅要经过主管部门领导批准后办理调档或借阅手续，并在规定时间内迅速退还，不得拖延。

（四）不论何种原因造成泄密、遗失事实，要追究有关人员责任并给予必要处理。

（五）院、分院（部）两级要指派行政领导和具体工作人员负责档案管理工作。主管领导或工作人员变动时，必须履行交接手续，并将交接双方签字的交接手续存档备查。

六、本暂行规定由科研处解释。

第五篇：人事档案管理暂行办法

人事档案管理暂行办法

1目的为了加强对公司内部员工人事档案管理，理顺人事档案和劳动关系变动转移程序，做好个人档案的收集、整理工作，有效地保护和使用档案，规范公司人事档案管理行为，以满足现代企业人力资源管理的需要，特制定本办法。

2释义

2.1人事档案管理按照“统一规范、分级管理”的原则，由各级人事部门负责人事档案的归集和管理，以保证档案完整与安全。

2.2人事档案属永久性保存档案，对离退休、离职、除名人员人事档案可转入有关部门保管，任何单位或部门不得销毁或丢失个人档案。

3适用范围

本办法适用于XXXX公司。

4人事档案的管理权限和职责

4.1公司办公室是公司人事档案管理的主管部门，负责制订人事档案的管理制度，指导和监督公司分厂及处室的人事档案管理工作。

4.2人事档案管理权限

4.2.1根据集团相关文件规定，集团组织人事部负责公司各部室员工、全资子公司领导班子成员、控股子公司由集团公司派出班子成员的人事档案管理，并代管驻XXXX公司合同制员工的人事档案，XXXX公司负责本单位聘用制员工的档案保管；

4.2.2集团公司派出到XXXX公司（除班子成员外）员工的人事档案原则上由原单位管理，若需转移人事档案关系，按组织

人事部人事变动通知办理。

4.3人事档案管理的职责

4.3.1负责接收、收集、整理、保管和查询使用人事档案，及时对人事档案资料进行归档，保证档案的完整性和真实性；办公室负责人对人事档案工作要进行定期检查，了解各类人事档案材料归档情况，严格执行档案管理权限；

4.3.2按规定程序办理档案的接收和转移手续，及时做好档案接收和转移记录；

4.3.3妥善保管人事档案，做好防火、防蚀、防盗等工作，确保档案安全；

4.3.4严肃人事档案的保密性，未经权限主管批准不得私自传借、提供人事档案材料或档案复印件，不得私自让他人查阅、抄录、复制人事档案内容，不得擅自涂改、伪造档案，禁止擅自销毁档案。

4.4对擅自涂改、伪造档案或传借、向他人提供档案或复印件以及丢失、销毁他人档案的责任人，视情节给予行政处分，严重者依法追究法律责任。

5人事档案的编码

5.1为便于人事档案的归档和查询，本着“简便、易行、有效”的原则，对公司人事档案进行统一编码。编码由两部分组成：第一部分为员工所在单位的代码，用单位名称前两个字的大写拼音字母表示；第二部分为个人编码，用员工身份证号码表示，作为个人档案的识别码。例：XXXX公司员工张××身份证号为***，其个人档案编码即为：BL***。当其调到XXXX公司时，其档案编码改为TL***。

5.2人事档案存放登记按姓氏笔划由简到繁依次分类归集，制定按姓氏笔划排放目录,实行微机化统一人事档案管理。

6人事档案的内容和归集

6.1员工人事档案材料应包含以下内容：员工基本情况、体检情况表、家庭情况（包括家庭主要成员及社会关系、家庭详细通讯地址）、工作简历、学习简历、奖惩情况、职务履历及任免表、工资升降情况、技术职称履历、业绩考核情况、劳动/聘用合同书等。

6.2各部门应将所属员工的岗位变动、奖惩、业绩考核、职称评定、培训情况、转正定级、工资职务升降及其他考核情况等材料在完成后十五天内向所属人事档案管理部门报送归入个人档案。如员工人事档案不在所属人事部门管理，其人事档案材料应在十五天内向其人事档案管理部门报送归档。

6.3人事档案管理人员应及时将归档材料登记后分类进档，同时在档案目录中做好记录。

7人事档案的查阅

7.1人事档案查阅权限

7.1.1集团组织人事部有权查阅各子公司人事档案管理部门所有员工的人事档案；

7.1.2子公司人事部门有权查阅所管员工的人事档案；子公司人事档案管理部门需查阅其他子公司员工档案，通过联系函方式经对方人事部门同意后方可查阅；

7.1.3子公司人事档案管理部门需查阅集团组宣部所管员工的人事档案，应提交申请报告说明查阅理由和内容，经集团组织人事部负责人批准后方可查阅；

7.1.4人事档案查阅属组织行为，任何个人行为无权查阅本人及他人档案资料。

7.2人事档案查阅程序

7.2.1集团公司内部单位需查阅人事档案的，应注明查阅理

由和内容，凭单位或部门的介绍信，按“本人及亲属回避”的原则，并经人事部门负责人批准后方可查阅；

7.2.2集团公司外部单位需查阅人事档案的，须凭单位介绍信，并注明查阅理由和内容，经人事部门负责人批准后，方可查阅；

7.2.3凡需抄录或复印留用的，必须经人事部门负责人批准同意后，方可抄录或复印留用；

7.2.4人事档案除上级主管部门外原则上不借出查阅，但在特殊情况下，凭单位介绍信说明借用理由和时间，经人事部门负责人同意报请主管领导批准后，方可暂时借出查阅。严禁档案管理部门人员将人事档案带回家查阅。

7.2.5如商调人员对方单位需调档查阅的，必须出具商调函，并注明调档，经人事部负责人同意，报经公司主管领导批准后，方可调出查阅，同时档案管理人员按规定办理档案调出手续；

7.2.6各类查阅结束后，档案管理人员要及时登记查阅时间、原因、内容和查阅人等。

8人事档案的转移

8.1人事档案的转移

8.1.1员工在集团公司内部调动，其人事档案随行政关系转入所在单位的，其档案在本人与原单位办清移交手续后，行政介绍信开出3天内，由原单位人事部门将档案转入调入单位档案管理所属的人事部门，调入单位人事部门须出具档案发收回执证明报送调出单位人事部门；

8.1.2员工经公司同意调出集团公司的，凭接受单位调函，在本人与原单位办清移交手续后，其档案在行政介绍信开出15天内转出到接受单位；

8.1.3员工被公司除名、辞退或解除、终止劳动合同的，其

人事档案一律在1个月内转入地方劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.4员工个人离职的，其人事档案需转入其他单位，必须持接收单位人事部门接受函，在本人与原单位办清所有移交手续后的15天内转出；如本人在离职十五天内不来办理离职手续的，单位在终止与其劳动合同后的三天内将其人事档案转入地方劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.5人事档案转移，原则上个人档案不允许随身携带，若需个人随身带走的，应在档案转移单中注明，并做好封条加盖人事部门的公章。否则造成的责任由携带人自行负责。

9附则

9.1本办法自下发之日起执行。

9.2本办法解释权属公司办公室。