建筑工程监理部收发文管理制度

第一篇：建筑工程监理部收发文管理制度

老干部活动中心项目监理部收发文管理制度

第一节

总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好项目监理部文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

二、项目监理部文件是传达、贯切和记录项目工程有关的各种信息，发布上级主管部门、建设单位和公司规章制度、指令、协商和回复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为项目工程顺利开展服务。

三、项目监理部全部人员都应深入细致、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率，因此，信息文件管理尽可能使用计算机处理。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。项目监理部文件由资料监理员统一发放、传递、用印、保管和立卷归档；特殊情况时由总监临时指定监理部一名监理员管理。

第二节 文件分类

一、联系单：项目工程有关单位就有关事项互相进行协商的文件，用“联系单”。

二、会议纪要：每月定期或不定期地召开与项目工程质量、进度、安全、技术及其它需协调、协商的有关事项的各种会议，传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“例会会议纪要”或“专题会议纪要”。

三、通知单：转发上级主管部门、建设单位、设计院等有关文件、指令和项目监理部向施工单位发送有关工程质量、安全等指令，用“通知单”，凡“通知单”均需有“回复单”

四、暂停令：是监理工程师发现施工现场一部或全部存在重大质量（或安全）事故隐患时，为避免产生重大质量或安全事故而采取的紧急处理手段，监理工程师除现场口头制止停工外，还要立即以书面通知责令施工单位对工程全部或某一部位实施停工时，用“暂停令”

五、备忘录：是项目监理部对项目工程参见各方对有关事项未能按设计标准、规范标准实施，可能对工程质量造成重大隐患或工程施工中存在重大安全隐患的、而监理人员制止不了事项的最终责任说明，用“备忘录”。

六、报审表：是施工单位在报送相关单位资质证件、人员上岗证件、施工组织设计或专项施工方案和其它需监理部确认其在工程上合法有效的文件时，用“各专项报审表”或通用“报审表”。

七、工序报验单：是施工单位在每一个分部分项工程结束(下一道工序开始施工前)且自检合格后，向监理部提出报验验收申请时，用“工序报验单”。

八、材料、设备报验单：是施工单位用在该项目工程上的各种材料、设备需监理验证其出厂保证资料是否与本工程要求相符和材料数量时，用“材料、设备报验单”。

九、月报、周报：是监理部对单位项目工程近一周和近一月的工程进度、质量、安全及其它有关事项落实情况的总结向本公司、建设单位、上级主管部门汇报时，用“周报、月报”。

十、上级来文：监理公司、建设单位、上级主管部门等各种指令、指示、通知等文件，用“上级来文”。

十一、评估、总结：是监理部对该单位工程（包括各分部）的质量评价和对监理部自身工作成效评价时，用“评估、总结” 第三节 文件格式

一、文件一般由标题、单位工程名称及其部位、发文编号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。

二、文件标题应准确、符合监理用表规定要求。

三、发文字号包括年月日号、文件编号。

四、文件内容要求事实清楚、观点明确、条理清晰、文字精炼、用语准确。

五、发文单位必须注明全称。

六、多页文件应标明页码。

七、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

八、文件纸一律使用A4型。

九、文件必须盖章和具有相应职务有资格的人员签字。

十、发往监理部以外的文件必须有总监签字和盖监理部印章或经总监授权（事情紧急而总监不在场经发文人与总监联系且总监认可的）方可发送，但还需总监到位后确认补签。

第四节 收 文

一、收文：施工单位分部分项工程报验单、材料、设备报验单由各分工监理负责签收和处理。

二、其它文件均由监理部资料员专人收文，根据文件属性及时分门别类按要求及时登记。

三、所有收文必须注明年、月、日，如该文件隔天可能造成重大责任事故的还需要注明收文时间（几时几分）。

四、收文必须及时处理，收文必须及时告之相关责任人；如责任人不在场，收文人应及时报告总监，由总监指令专人处理。

第五节 发文

一、发文一律使用监理部发文登记表。

二、发文程序如下：

资料监理员拟稿→专业监理工程师核查→打印→总监审核→（修改后）→专监、总监签字→（盖章）→发文→备案登记。

第六节 其他

一、时限要求：

1、特急：限60分钟内完成。

2、急：限4个小时内完成。

3、平：限24小时内完成。

二、文件的归档要求：

1、所有文件需按类别归入档案盒内。

2、文件查阅后应及时按其原顺序编号归入档案盒内。

3、查阅文件时要保证其文件的完整性，不得损坏文件。

4、文件未经资料员、总监同时许可不得外借，经许可外借的资料应有资料员按规定时间完整收回。

5、对未能按时归档或被损坏的资料要及时报告总监处理。

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第二篇：收发文管理制度

人口计生委收发文管理制度

(2012年3月制定)为规范委机关收发文工作，简化办事程序，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定，结合委机关实际，特制定本制度。

一、收文管理

（一）收文归口

凡主送本委的公文，包括邮寄公文、通过党政网传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交办公室统一登记、编号、分发。办公室做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，一个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送回委机关办公室完成收文手续。

办公室指定专人负责电子公文和邮件的接收发送工作、电子政务办公系统的用户名、用户密码的保管工作和相关设备的维护工作。每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。

（二）收文办理

1、收文签收、登记。收文后委机关办公室立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后再填写“收文、电阅笺”，分发签阅。

合，按时完成交办事项。

5、公文安全与保密。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。委机关办公室要跟踪好公文的传递，严防文件失密与丢失。

二、发文管理

（一）发文归口

凡以委机关名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文科室共同完成。专业性文件由相关业务科室负责拟稿；综合性文件由办公室负责拟稿。

（二）行文程序

○1业务科室拟稿→○2到办公室领取《拟文稿纸》，填写拟稿人、科室、标题、主送→○3业务科室负责人初审核稿→○4办公室主任复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→○5业务科室分管领导审阅→○6主要领导签发→○7办公室编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记→○8业务科室对发文进行校对、印制→○9办公室加盖印章→○10业务科室封发→○11办公室归档。

（三）行文规则

1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。

2、行文核稿规定。以委机关名义发出的各种公文、领

第三篇：收发文管理制度

收发文管理制度

为使本单位公文的收发文管理规范化、制度化、科学化，依照《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第一条收文办理

收文的办理程序包括签收、登记、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下：

（一）收文由办公室收发文人员负责签收、登记、送办公室主任阅批。收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写清楚。

（二）送办文件由办公室收发文人员交送办公室主任阅批。阅批的文件应在2日内签批并退回收发文人员处进行分类处理。

（三）办公室主任阅批文件后，应由收发文人员及时转送承办人办理。急件即送批办，密件注意传阅范围。

（四）收发文人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时限办结。

（五）承办人按时限完成公文办理工作，并向收发文人员书面反馈，向来文单位回复结果。文件办理完毕，由承办人签字后及时送回收发文人员处。

（六）收发文人员在认真做好登记的基础上，定期进行公文处理的统计和归卷工作。

第二条发文办理

（一）发文一般按拟稿、核稿、审稿、签发、登记、复校、印制、用印、分发等程序办理。

（二）拟稿、核稿和审稿，由主办公文拟制的部门负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。

（三）发文登记由办公室收发文人员专门负责，包括填写发文字号、记录签发人、按领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

（四）复校，由办文的同志负责。办文的同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。

（五）分发，由文件主办部门负责文件的装订、分发，办理完毕后，文件一式三份连同签文单送办公室收发文人员处存档。

（六）严格以下发文程序：

1、部门草拟公文未经部门负责人核稿的，办公室退回拟文部门核稿；

2、公文签发后未经发文登记和复校的，不予印制，送由办文同志和科室复校；

3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文同志完善手续。

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第四篇：公文收发文管理制度

收发文管理制度

为了保证##委员会工作的条理性、保密性、有效性，特制定收发文管理制度。

收文管理制度一、一切外事文、内引文（包括外出会议带来的文件、资料）均须交综合办公室统一拆封、统一登记、统一分文、统一办存，其他人不得擅自拆封、自行分文或滞留在自己手中。

二、所有内外行文，均须在办公室登记并由办公室主任分发，后由文档人员严格按照分文意见及时送达传阅、催办，填写承办结果并做好平时立卷，年终归档。

发文管理制度

一、凡以##委员会名义的对外行文，须在办公室办理登记编号手续。取得行文编号前，文档秘书要审查行文承办单的主要内容是否齐全。承办单内容有：领导签发意见、会签部门意见、拟稿人签字、标题附件、主送单位、抄送单位。同时审查文字、文本是否符合统一对外口径及文面格式要求。

二、对外行文的原始草稿与最后定稿及相关附件一并在盖章前交办公室一份完整资料备存立卷归档。

三、对外行文的范围、份数须在办公室登记备案并严格执行。

复印、传真管理制度

为了强化基础管理，提高工作质量和效率，特制订如下复印、传真管理制度：

一、凡需复印的各种文件、资料，须由部门负责人同意后，到办公室由文档秘书登记后方可复印。登记的内容有：复印日期、内容、张数、经办人、监办人、核算金额等项。不得擅自复印与公司业务无关的资料。

二、每月25日，文档秘书将公司当月复印情况按部门汇总报财务进行成本核算。

三、凡不属正规行文或内部自用的资料，尽量采用作废资料纸张的背面。

四、做好外发、内接传真的登记、分送、催办，不得擅自接发与公司业务无关的传真。

五、每月25日将当月资料传真接发情况按部门汇总报财务进行成本核算。

会议纪要制度

为了贯彻落实司务会议及相关专题会议决议精神，保证公司各项工作有效开展，特制订会议记录制度如下：

一、逢召开司务会议及有关专题工作会议，由文本档秘书到会并进行会议记录。

二、会议记录必须包括：会议地点、会议时间、会议主题、主持人、记录人、参会人员、缺席人员、发言内容等八项内容。

三、会议记录内容要求完整、客观真实，会后根据会议记录内容言简意赅、要点突出、会议决议内容清晰明确、客观真实，不凭主观臆断拟写会议记要。

四、会议纪要须由会议主持人和有关与会领导签字确认后方能按规定范围发放。

五、会议纪要的原始稿连同正式发放稿一并立卷，年终归档。

六、根据会议纪要决定的有关执行内容，会后文档秘书要按照时间、内容及时做好催办事宜。

印章管理制度

一、印章的种类

（一）印章：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

（二）职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。

二、印章的使用规定

1.对本公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以本公司名义对政府行政、税务、金融、集团公司等机构行文盖本公司印章。

2.以本公司名义对其他团体机构、公司核发的证明及各类规章典范的核决等，由负责人署名并加盖本公司印章。

3.印章使用前核对用印登记表，确认有负责人批准签字并符合印章使用规定范围方能使用。使用后留存加盖印章原件，如无留存材料需在用印登记表中详细记载使用印章情况。使用后准确填写用印登记表中未完成内容。

4.如遇特殊情况印章需外出使用，必须填写印章外出登记表并严格确认印章外出登记表有负责人、借印人、印章保管人签字，有借印时间。印章归还后借印人、收印人、印章保管人须在印章外出登记表上签字，并准确填写完成印章外出登记表。

三、印章的监印

本公司印章得经公司领导办公会决定，一般情况文本档秘书为印章监印人员。

四、印章的保管

各种印章由监印人负责妥善保管。如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。

五、监印人对未经批准、审核的文件，不得擅自用印，违者受处。

六、印章如果丢失要立即报告相关负责人及公司领导，并依法公告作废。

公司引文规范制度

为了使公司的文件有统一格式，现将公司引文的格式统一如下：

一、凡是有标头的正式公函，格式规定为：标题：三号、仿宋，正文：小

三、仿宋，标头占纸张的1/4，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。

二、向集团公司致送的信函，格式规定为：标题：三号、仿宋，正文：小

三、仿宋，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。

三、一般性的基建工程文件及公司其他非外发文件，格式规定为：标题：三号、楷体，正文：小

三、楷体，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。

四、其他表格类文件视情况而定。

第五篇：公司收发文管理制度

公司收发文管理制度

制

度

收

发

文

管

理

制

度

执行单位

档案室

文件编号

签发日期

总页码

内

容

一、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；

二、酒店的收文，由保密室签收登记，总经理的收文由酒店总经理签收，属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封；

三、公文登记后，由总经理室根据总经理的批示转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由保密员送交，并经登记，签收后才可送交；

四、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到保密室阅读。

因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室；

五、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；

六、各部门均实行公文催办制度。

负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事；

七、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第三季度移交完成；

八、各级干部调动时，应将文件（含保密记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送保密室登记保管；

九、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由酒店总经理室定期销毁，销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，秘密级以上文件，不准作废品处理，一律集中按有关规定处理。

涉及抄报部门

酒店各部门

签发人

签

名

部经理

现将《收发文管理制度》抄发你部，请严格执行。

总经理：

（签名）

执行负责人

签

名

总经理

兹收到《收发文管理制度》，本人明白制度的详细内容，并将严格贯彻该制度在本部门的执行。

部门经理：

（签名）