办公室收发文管理制度

第一篇：办公室收发文管理制度

收发文管理制度

为规范文件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，特制定本制度。

一、收文

1、签收

上级部门或兄弟部门来文，均由负责公文收发的人员统一签收拆封。

2、登记

收发人员签收拆封以后，应用专用簿式本进行登记，登记来文机关、主要内容后送分管办公室领导签署批阅。

3、批办

分管办公室领导根据分工送相关领导审阅。并及时将文件呈传各领导阅示或阅知。

4、承办

根据主批领导签批的指示，收发人员将文件送有关人员或部门承办，并督促其从速办妥。

5、归档

办理完毕的来文，均应归档。

6、销毁

没有存档价值和备查必要的来文来信，或已办结的来信，均可在年终经过主管领导鉴别后进行销毁，并登记。

二、发文

1、拟稿

由分管领导指定专人或与某项工作有关的部门撰 写，并将拟好的文稿附发文稿纸送主要领导审核。

2、签发

审核后的文稿，经主要领导、分管领导、经办人签字后，方可签发。

3、制发

文件经签发后，方可正式打印、盖章、装订。

4、归档

文件加盖公章后，需一式两份连同原稿送综合办公室负责公文收发人员归档。

第二篇：办公室收发文管理制度

公司收发文管理制度

为规范收发文工作，特制定本制度。

1．公文处理一般包括登记、分办、批办、承办、核稿、打印、签发（印章）、传递、归档、销毁等程序。

2．单位所有收发文管理工作均由办公室统一负责管理。办公室指定专职人员负责收文和发文工作。收发人员必须根据有关文件资料,如实填写收件登记表、发文登记表。未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。

3．公文登记后，由办公室根据相关领导的批示，下发或转交各位负责人传阅，如需转交有关部门阅办，应由相关人员登记、签字后方可送交。属领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。

4．阅读文件应规定范围，秘密级以上文件须到办公室阅读，因工作需要借阅文件应办理借阅手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5．各部门或个人对承办的公文必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6．各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7．公文办完后，应根据文书立卷、归档。

8．各级员工调动时，应将文件（含工作记录本）清理移交，凡外出参加会议带回的文件，应及时送办公室登记保管。

9．没有存查必要的公文，经主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，不准作废品出售，一律用碎纸机打碎或其它方法销毁。

第三篇：收发文管理制度

收发文管理制度

为使本单位公文的收发文管理规范化、制度化、科学化，依照《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第一条收文办理

收文的办理程序包括签收、登记、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下：

（一）收文由办公室收发文人员负责签收、登记、送办公室主任阅批。收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写清楚。

（二）送办文件由办公室收发文人员交送办公室主任阅批。阅批的文件应在2日内签批并退回收发文人员处进行分类处理。

（三）办公室主任阅批文件后，应由收发文人员及时转送承办人办理。急件即送批办，密件注意传阅范围。

（四）收发文人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时限办结。

（五）承办人按时限完成公文办理工作，并向收发文人员书面反馈，向来文单位回复结果。文件办理完毕，由承办人签字后及时送回收发文人员处。

（六）收发文人员在认真做好登记的基础上，定期进行公文处理的统计和归卷工作。

第二条发文办理

（一）发文一般按拟稿、核稿、审稿、签发、登记、复校、印制、用印、分发等程序办理。

（二）拟稿、核稿和审稿，由主办公文拟制的部门负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。

（三）发文登记由办公室收发文人员专门负责，包括填写发文字号、记录签发人、按领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

（四）复校，由办文的同志负责。办文的同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。

（五）分发，由文件主办部门负责文件的装订、分发，办理完毕后，文件一式三份连同签文单送办公室收发文人员处存档。

（六）严格以下发文程序：

1、部门草拟公文未经部门负责人核稿的，办公室退回拟文部门核稿；

2、公文签发后未经发文登记和复校的，不予印制，送由办文同志和科室复校；

3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文同志完善手续。

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第四篇：收发文管理制度

人口计生委收发文管理制度

(2012年3月制定)为规范委机关收发文工作，简化办事程序，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定，结合委机关实际，特制定本制度。

一、收文管理

（一）收文归口

凡主送本委的公文，包括邮寄公文、通过党政网传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交办公室统一登记、编号、分发。办公室做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，一个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送回委机关办公室完成收文手续。

办公室指定专人负责电子公文和邮件的接收发送工作、电子政务办公系统的用户名、用户密码的保管工作和相关设备的维护工作。每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。

（二）收文办理

1、收文签收、登记。收文后委机关办公室立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后再填写“收文、电阅笺”，分发签阅。

合，按时完成交办事项。

5、公文安全与保密。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。委机关办公室要跟踪好公文的传递，严防文件失密与丢失。

二、发文管理

（一）发文归口

凡以委机关名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文科室共同完成。专业性文件由相关业务科室负责拟稿；综合性文件由办公室负责拟稿。

（二）行文程序

○1业务科室拟稿→○2到办公室领取《拟文稿纸》，填写拟稿人、科室、标题、主送→○3业务科室负责人初审核稿→○4办公室主任复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→○5业务科室分管领导审阅→○6主要领导签发→○7办公室编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记→○8业务科室对发文进行校对、印制→○9办公室加盖印章→○10业务科室封发→○11办公室归档。

（三）行文规则

1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。

2、行文核稿规定。以委机关名义发出的各种公文、领

第五篇：公文收发文管理制度

收发文管理制度

为了保证##委员会工作的条理性、保密性、有效性，特制定收发文管理制度。

收文管理制度一、一切外事文、内引文（包括外出会议带来的文件、资料）均须交综合办公室统一拆封、统一登记、统一分文、统一办存，其他人不得擅自拆封、自行分文或滞留在自己手中。

二、所有内外行文，均须在办公室登记并由办公室主任分发，后由文档人员严格按照分文意见及时送达传阅、催办，填写承办结果并做好平时立卷，年终归档。

发文管理制度

一、凡以##委员会名义的对外行文，须在办公室办理登记编号手续。取得行文编号前，文档秘书要审查行文承办单的主要内容是否齐全。承办单内容有：领导签发意见、会签部门意见、拟稿人签字、标题附件、主送单位、抄送单位。同时审查文字、文本是否符合统一对外口径及文面格式要求。

二、对外行文的原始草稿与最后定稿及相关附件一并在盖章前交办公室一份完整资料备存立卷归档。

三、对外行文的范围、份数须在办公室登记备案并严格执行。

复印、传真管理制度

为了强化基础管理，提高工作质量和效率，特制订如下复印、传真管理制度：

一、凡需复印的各种文件、资料，须由部门负责人同意后，到办公室由文档秘书登记后方可复印。登记的内容有：复印日期、内容、张数、经办人、监办人、核算金额等项。不得擅自复印与公司业务无关的资料。

二、每月25日，文档秘书将公司当月复印情况按部门汇总报财务进行成本核算。

三、凡不属正规行文或内部自用的资料，尽量采用作废资料纸张的背面。

四、做好外发、内接传真的登记、分送、催办，不得擅自接发与公司业务无关的传真。

五、每月25日将当月资料传真接发情况按部门汇总报财务进行成本核算。

会议纪要制度

为了贯彻落实司务会议及相关专题会议决议精神，保证公司各项工作有效开展，特制订会议记录制度如下：

一、逢召开司务会议及有关专题工作会议，由文本档秘书到会并进行会议记录。

二、会议记录必须包括：会议地点、会议时间、会议主题、主持人、记录人、参会人员、缺席人员、发言内容等八项内容。

三、会议记录内容要求完整、客观真实，会后根据会议记录内容言简意赅、要点突出、会议决议内容清晰明确、客观真实，不凭主观臆断拟写会议记要。

四、会议纪要须由会议主持人和有关与会领导签字确认后方能按规定范围发放。

五、会议纪要的原始稿连同正式发放稿一并立卷，年终归档。

六、根据会议纪要决定的有关执行内容，会后文档秘书要按照时间、内容及时做好催办事宜。

印章管理制度

一、印章的种类

（一）印章：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

（二）职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。

二、印章的使用规定

1.对本公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以本公司名义对政府行政、税务、金融、集团公司等机构行文盖本公司印章。

2.以本公司名义对其他团体机构、公司核发的证明及各类规章典范的核决等，由负责人署名并加盖本公司印章。

3.印章使用前核对用印登记表，确认有负责人批准签字并符合印章使用规定范围方能使用。使用后留存加盖印章原件，如无留存材料需在用印登记表中详细记载使用印章情况。使用后准确填写用印登记表中未完成内容。

4.如遇特殊情况印章需外出使用，必须填写印章外出登记表并严格确认印章外出登记表有负责人、借印人、印章保管人签字，有借印时间。印章归还后借印人、收印人、印章保管人须在印章外出登记表上签字，并准确填写完成印章外出登记表。

三、印章的监印

本公司印章得经公司领导办公会决定，一般情况文本档秘书为印章监印人员。

四、印章的保管

各种印章由监印人负责妥善保管。如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。

五、监印人对未经批准、审核的文件，不得擅自用印，违者受处。

六、印章如果丢失要立即报告相关负责人及公司领导，并依法公告作废。

公司引文规范制度

为了使公司的文件有统一格式，现将公司引文的格式统一如下：

一、凡是有标头的正式公函，格式规定为：标题：三号、仿宋，正文：小

三、仿宋，标头占纸张的1/4，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。

二、向集团公司致送的信函，格式规定为：标题：三号、仿宋，正文：小

三、仿宋，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。

三、一般性的基建工程文件及公司其他非外发文件，格式规定为：标题：三号、楷体，正文：小

三、楷体，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。

四、其他表格类文件视情况而定。