公文写作语言规范及其运用探析

第一篇：公文写作语言规范及其运用探析

公文写作语言规范及其运用探析

摘 要：公文是一种较特殊的应用型文体，它必须确保言简意赅、表达清楚、杜绝歧义等要求，因此在公文写作中对语言的规范性要求十分严格。在我国社会改革和经济发展的进程中，公文在公务处理中的应用范围逐渐拓宽、作用不断提升，因此积极探索和研究公文写作的规范化是十分重要的，这也是各类办公、文秘类人才的基本技能。本文针对公文写作语言的规范问题展开研究，并提出相应地运用策略探析。

关键词：公文写作 语言规范 存在问题 运用探析

公文具有一定的严肃性、保密性和行政性。这就要求公文写作必须遵循严格的书面语言规范，尤其在传达和贯彻党和政府的法令、法规、政策等层面的公文，如果存在歧义、错字、错句等问题，就会严重地削弱其效应，甚至造成一定的行政漏洞。同时，随着公文在社会公务处理中的广泛应用，对政府机关、企事业单位、社??机构的行文规范性也提出了严格的要求，在工作总结、会议报告、公务办理等过程中，公文的写作语言如果存在问题，必然会导致经济、法律方面的纠纷。正所谓“一字之差，谬之千里”，中国语言文字体系博大精深、复杂丰富，加强公文写作语言规范的要求是十分必要的。公文写作语言规范性特征

公文除了具有一定的契约内涵之外，更重要的是它在法律层面的广泛适用性，从小处说代表了个人信用、经济利益，从大处说则影响了一个国家的形象。公文中字字千金，绝对不可以掉以轻心，一字之差可能造成的损失是难以估量的。例如晚清时期的胶济铁路条款中，公文书写中表达为“沿铁路线左右三十里内煤铁等矿产德国有权开采”的要求，清政府在公文写作语言方面麻痹大意，以自身语言体系的理解方式签订合同，并没有注明“左右相加共计三十里”的字样，导致德国方面坚持“左右各三十里”，由此造成的损失十分惨重。除此之外，我国历史上层出不穷的“文字狱”，也大多是由于公文写作语言不规范造成的。当前中国经济快速发展，在国际方面的参与度也越来越高，各类合同、约定、协议等公文形态不断增加，如果忽视公文写作语言规范性的要求，必然会造成重大的经济损失，甚至严重影响中国在世界上的形象。

“公文”顾名思义，简单的理解就是“公务文体”，这极大地限制了它的应用范围，但同时也表明了它不同于一般文体的特征。确保“文体”规范性的重要因素就是“语体”，也就是公文写作中所表达出来的语言风格――值得一提的是，书面语言和口头语言是有“二元化”区别的，书面语言的表述要符合言简意赅、表达清楚、不存歧义的特征，既要将事情说明白，又不能过于烦琐、累述。同时，狭义层面的公文使用主体主要是党政机关、企事业单位以及社会组织，彼此之间通过公文的形式进行事务处理，更强调其功能性。这与一般的文学创作语体之间有天壤之别，在遣词造句、修辞表达等方面必须进行特殊处理，不能想象、虚构、文艺，更不能庸俗、夸张、夸大，具体来说，包括以下几个方面的特点。

1.1 必须符合公文写作目的和对象的要求

单纯地就写作工作而论，主要包括了议论、说明、叙述、描写和抒情五类，它们之间的主观性是呈递进关系的，议论和说明基本是应用文体的主要展开形式，不强调主观上的情感色彩表达，“叙述”具有一定的“摇摆性”，它既可以偏向理性叙述，也可以进行适当的修辞夸张，而描写和抒情基本上是站在语言词汇的丰富性角度上开展的，更好地渗透到读者、听众的心理精神层面，产生强烈的共鸣。公文写作主要以前两种形式展开，要坚决杜绝形容词、修饰词的应用，如果一旦出现这些内容就会降低公文的严肃性。例如在一些民生政策方面的公文中，如果加入“爱民如子”“民为重”等字眼，就会产生虚伪的体验，再例如讣告一类的问题，在语言方面应该朴实无华、惜墨如金，如果加入一些“煽情”成分，反而会让人觉得对逝者不尊重。

总体而言，公文写作必须强调目的和对象的基本特点，按照功能要求展开，例如上级对下级的公文中，必须强调执行性、严肃性、强制性等，语言要表达准确无误，不能带出任何的个人情绪，同时加强勉励和鼓励。下级对上级的公文中除了要表达准确无误之外，对意见、建议、客观原因等描述必须有理有据、不卑不亢，但要表达出尊重。平级之间的公文要语言礼貌、诚恳，多用商榷性的语言加以叙述。

1.2 必须使用规范化的书面语言表达方式

“书面语言”和“口头语言”在表达效果层面存在很大差异。自古以来我国在书面语言和口头语言上就体现出“二元化”特色，一旦形成书面材料就意味着具有一定的制约效应。即便在同样意思的表达中，也能够体现出正式、严肃的语义。例如，口头语言表达中“这几天”“这几年”“商量一下”“生日”等词汇，在公文中出现就会显得不庄重，规范化的书面语言表达形式为“近日”“近年来”“商榷”“诞辰”，公文流转过程中才能够保持其庄重的特点。

1.3 必须恰当地运用公文语体的专用词汇

公文作为一种特殊的应用文体，有一些词汇是专门使用且无法替代的，这也是公文语言写作规范长期以来形成的管理。例如很多公文中为了声明而采取的“为了”“鉴于”“兹”等词汇，很大程度上是一种约定。再例如，在表达商榷意思的词汇上如“可否”“当否”等，用来向上级征求意见，如果上级对下级则不能使用，而是采取“特此通知”“特此函复”等。这些专业的公文语体词汇在其他领域的应用性很小，在公文范畴中应用也有严格的区分，有效地应用可以提高效率和理解性。公文写作语言的规范应注意的问题

2.1 慎用文言成语

中华语言博大精深。在新民主主义革命以前，文言文是进行公文写作的标准语体，追溯五四运动以前的大量公文写作内容可知，文言文的运用占据了很大的篇幅。但文言文和成语等内容的运用必须拥有较高的语言修养，简单地说，要了解词汇、成语、句式的正确应用方法。举例说明，“开山鼻祖”和“始作俑者”都有对某人作为“第一个”的意思，但内涵却截然相反，“开山鼻祖”往往用来形容对社会有正面价值的人物，如某一领域最早且取得较大成果的人士，而“始作俑者”是一个典型的贬义词，语出孟子，用来形容做某种坏事的第一人，如果不假思索就在公文中使用，显然会造成严重的后果。

2.2 避免画蛇添足

“画蛇添足”的情况在现代汉语应用中较为广泛，白话文的广泛流行促使口头语言和书面语言之间的隔阂消失，但相应的，很多用于书面表达的内容，往往会出现语义重复的表达方式。例如，“各位大学生莘莘学子……”，大学生本身就是“莘莘学子”的一部分，很显然这样表达不伦不类。同样，公文中如果存在“某某人敬启”和“见信如晤”等同时使用的情况，在语义上也会显得拖沓、烦琐，内容中如果出现前后重复的现象，则显得冗沉，读起来更容易出现歧义。所以公文写作语言的规范性把握，就必须“惜墨如金”，在表达清楚的基础上要尽量描述简单。

2.3 ?澜?卖弄文采

近年来我国高校教育体系中办公文秘人才专业大量开设，但我国并没有形成公文写作教学的专业体系，很多人才培养过程中都是依赖其他文科专业进行的。较为典型的如“汉语言文学”、“行政管理”等，教学理念、方法和途径的口径不一，公文写作能力也参差不齐，一些大学生进入企事业单位之后从事公文写作工作，容易出现卖弄文采的倾向。造成这一问题的原因，除了对公文属性不了解之外，更多的是对公文写作语言的规范性不加注意，在表达方面较为主观，缺乏对公文严肃性的认识，认为一两个词汇可以产生“妙笔生花”的效果，最后却往往“贻笑大方”。

因此，要保障公文写作语言的规范性，还应该从公文写作人员的职业素质方面进行管理，强化实践，在日常工作中加强练习，熟悉各种公文写作的方法和格式。不能因为自身“文采横溢”而不顾工作的实际需求，胡乱加入一些内容，这样对公文本身就是一种不负责任。公文写作语言的规范性运用探析

公文写作语言的规范性运用核心是要有严密的逻辑性，这也是考核一个公文写作人员的基本语言能力的方式。公文等级越高，对语言逻辑性的要求也就越高，上升到法律法规层面的要求就更加苛刻，原因在于此类公文作为社会管理的基本准则，必须杜绝被偷换概念或钻空子、找漏洞。具体的运用要求包括以下几个方面。

3.1 公文写作语言不能自相矛盾

自相矛盾是语言表达逻辑中的大忌，它的突出表现是在同一语境中表现出既肯定又否定的态度，让公文执行者无法正确地做出判断，甚至无法执行。例如针对机关干部的工作安排方面，公文中如果写成“某同志外调学习过程中维持原任职务不变”，乍看起来这一表达并没有问题，但细细推敲却可以发现语言逻辑的错误，所谓“原任职务”是与“现任职务”相对的，原任职务本身就已经不存在或者没有发生变动，不存在“不变”的可能性，因此只能描述成“现任职务不变”。此外，目前企事业单位中经常出现的“不必要”的修饰词也存在很多自相矛盾的应用，如一些企业发出的要求节约的公文中，会描述成“杜绝不必要的浪费”，这种司空见惯的描述本身也存在语言上的矛盾，“浪费”本身就是不对的，任何一种浪费都应该是“不必要的”，如果用“杜绝不必要的浪费”在公文中呈现，那么就说明有一些浪费是“必要的”，显然是一种语言规范性的错误理解。

3.2 公文写作语言必须限定范围

前文中笔者阐明了公文所具有的“契约属性”，也就是说公文一旦形成就必须实现两方面或两方面以上的相互约定。这一要求在合同文本中最为常见，如甲方和乙方分别代表着不同的主体，那么在合同中就不能在出现进一步细分的最“甲方乙方”，否则就会出现模棱两可或者严重的定位错误。同时，公文写作语言中的限定范围必须符合语言的理解要求，如《刑法》中对“犯罪嫌疑人”和“犯罪分子”的两种不同描述，就是限定范围的典型例子，在没有进行宣判之前，一律为“犯罪嫌疑人”，它体现出法律的公正性；在判决之后变为“犯罪分子”，则体现出法律的权威性。

3.3 公文写作语言要注重语法要求

每一种语言都有它的语法要求，在应用的过程中如果忽视就会造成表达混乱甚至严重歧义。例如，“提高科研成果”中的“提高”作为谓语所搭配的“宾语”必须符合语法的准确性，很显然“成果”是不能“提高”的，能够提高的是“科研水平”“科研能力”，这种不搭配的组合会造成理解困难。

参考文献：

[1]陈玉庆.论非语文因素对公文语言的制约[J].应用写作，2001（03）：17-18.[2]栾照钧.公文正文结构及其同语言表达的关系――公文正文结构规范系列谈（之一）[J].秘书，2011（09）：34-36.[3]张俊明.试谈行政公文的专用词语及其规范[J].秘书之友，1996（08）：11-12.[4]何美荣.强化公文语言规范重视公文语言运用[J].应用写作，2012（07）：8-12.

第二篇：公文写作规范

公 文 写 作 规 定

一、公文写作排版

（一）标题：正文标题用宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“

一、”用黑体字3号；二级标题“

（一）”用仿宋体字小3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均用仿宋体字4号加粗。

（二）正文：仿宋体字4号（行距为固定值24.5磅）。

二、公文写作格式

（一）眉首：一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。

1．主体：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。

（１）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号，停顿用空格符或换行。（２）主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用仿宋体字4号，回行时仍顶格。

（3）正文：是公文的主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党和国家的有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求。正文一般置主送机关下一行，每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。

（4）附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用仿宋体字4号标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号

使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。

（5）成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“〇”；单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。

（6）印章：指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。

（7）附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，公文如有附注用仿宋体字4号，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

2．版记：一般由主题词、抄送机关，印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。

（1）主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用标宋体字3号；词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。

（2）抄送机关：是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（3）印发机关和印发时间：印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用仿宋体字4号。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用4号阿拉伯数码标

识。

（4）印发份数：置印发时间之下，右空3字，用仿宋体字4号和阿拉伯数码标识。

（5）版记中主题词、抄送机关，印发机关、时间等要素之下分别加一条反线，宽度同版心。

二〇一二年四月

第三篇：公文写作语言特征

一、实用性

俄国形式主义者们把人类的语言分为两大基本类型：实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大区别，表面看起来是一种语言，但它们实际上是功能完全不同的两种语言。实用语言只传达词语的词典意义，人们在使用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它的指向物，而对语言本身并无太多的注意。而文学语言不限于传达词语的词典意义，它是对实用语言进行“扭曲”、“变形”、“施加暴力”后“反常化”了的语言。作者之所以要采取反常化的手段，是为了消除读者的习惯性，使读者不得不专心致志、聚精会神、流连忘返地去感受语言本身，从而延长读者对事物的感知过程。对此，著名形式主义论者什克洛夫斯基曾说过这样一段话：那种被称为艺术的东西之存在，就是为了唤回人对生活的感受，使人感觉事物，使石头作为石头被感受。艺术的目的就是把对事物的感觉作为视象，而不是作为认知提供出来；艺术和程序是事物的“反常化”程序，和予以其复杂形式的程序，它增加了感受的难度和时延，因为艺术中的接受过程是以自身为目的，所以它理应延长；艺术是一种体验事物创造之方式，而被创造物在艺术中已无足轻重。什克洛夫斯基：《关于散文理论》，苏联作家出版社1984年版，第15页。

我们摘引这段话的目的是为了更好地认识实用语言。如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言是表达认知的语言。必须分清了这两种语言，写作中才不会出现用文学语言写公文的荒唐现象。

二、规范性

公文语言，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇上，公文语言严格遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。这样可以保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致，不会因个人的创造性发挥而仁者见仁，智者见智。可以说，规范性是公文能够得到有效贯彻和落实和保障。

三、模式性

在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。模式化语言对于别的文体来说可能是失败，而对于公文来说却是一种必需。

公文的体式就是模式化的，每一种体式在写作中都有固定的套路，在套路的实施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言，沿用它们，方便、简洁、有效。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简炼明白。

公文语言还有相当一部分是沿用旧语，如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语，在我国世代相袭，已不知用了多少年。这样的套语有益无害，大家乐意袭用，故意标新立异，反而不伦不类。因此，在公文中常常能见到一些文言词语，它们已经自然地与现代汉语融为一体。这是公文语言模式性的表现之一，不足为怪。

公文写作语言特征责任编辑：飞雪 阅读：人次

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第四篇：政府网《公文写作语言》

公文写作的语言

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。只要有一定的阅读经验都能明显地感觉到，公文的语言与其他文体的语言有较大的差异。对于一个民族来说，不管写作什么文章，似乎使用的语言都是一样的。还是那些字和词，还是那样的语法，为什么写出来的文章却属于不同的体式呢？这不仅是因为内容的不同，还在于语言体式的不同。文学创作使用反常化的语言，要对实用语言“施加暴力”使它“扭曲”、“变形”，从而使语言产生新异性。公文写作则要使用实用性的语言，忠于每一个语词的词典意义。文学语言是创造性语言，公文语言是规范性语言。“”

一、语言对公务员写作的意义

（一）语言是思想的物质外壳马克思有一句话说：“语言是思想的直接现实。”思想属于人类意识的范畴，是抽象的，不是现实。但是思想如果穿上语言的外衣，也就是说，借助于语言这个物质外壳，它就可以转化为现实，可以传播出去进而影响别人。一篇表达某种认识的文章是现实存在物，一段口头表达思想的语音也是现实存在物，是文字和语音把思想固化了，物质化了，所以语言是思想的直接现实。人们的思想，只有运用语言才能够确定，才能够物化，才能够传达和接受。进一步说，人们离开了语言，根本没有办法进行逻辑思维。没有词语，无法确定概念；没有句子，无法进行判断。离开了概念和判断，推理更无从谈起。所以，离开了语言的所谓“赤裸裸的思想”是不存在的。

（二）公文需要严谨规范的语言 公文的语言是规范性语言，不如文学语言创造性强，这很容易给人一种误解，觉得公文语言掌握起来比较容易。其实，公文语言和文学语言都需要具有高度的修养。周恩来1954年4月28日在日内瓦会议上发表的讲话，其中有一段被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。我们可以通过这段文字来认识公文对语言的要求有多么严格。（我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。）这段话运用了排比的修辞格，显得气势磅礴，很能显示正义的力量。从措辞角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的语词：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取

消”。这些语词都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生一定的错乱。

公文语言就应该是这样炉火纯青的语言。公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼。

二、公文语言的基本特征

（一）实用性

俄国形式主义者们把人类的语言分为两大基本类型：实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大区别，表面看起来是一种语言，但它们实际上是功能完全不同的两种语言。实用语言只传达词语的词典意义，人们在使用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它的指向物，而对语言本身并无太多的注意。而文学语言不限于传达词语的词典意义，它是对实用语言进行“扭曲”、“变形”、“施加暴力”后“反常化”了的语言。作者之所以要采取反常化的手段，是为了消除读者的习惯性，使读者不得不专心致志、聚精会神、流连忘返地去感受语言本身，从而延长读者对事物的感

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。知过程。对此，俄国著名形式主义文学理论家什克洛夫斯基曾说过这样一段话：那种被称为艺术的东西之存在，就是为了唤回人对生活的感受，使人感觉事物，使石头作为石头被感受。艺术的目的就是把对事物的感觉作为视象，而不是作为认知提供出来；艺术的程序是事物的“反常化”程序和予以其复杂形式的程序，它增加了感受的难度和时延，因为艺术中的接受过程是以自身为目的，所以它理应延长。艺术是一种体验事物创造之方式，而被创造物在艺术中已无足轻重。我们摘引这段话的目的是为了更好地认识实用语言。如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言则是表达认知的语言。必须分清这两种语言，写作中才不会出现用文学语言写公文的荒唐现象。

（二）规范性 公文语言，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇上，公文语言严格遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反话等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。这样可以保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致，不会因个人的创造性发挥而仁者见仁，智者见智。可以说，规范性是公文能够得到有效贯彻落实的保障。

（三）模式性 在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。模式化语言对于别的文体来说可能是失败，而对于公文来说却是一种必需。公文的体式就是模式化的，每一种体式在写作中都有固定的套路，在套路的实施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言，沿用它们，方便、简洁、有效。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简练明白。公文语言还有相当一部分是沿用旧语，如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语，在我国世代相袭，已不知用了多少年。这样的套语有益无害，大家乐意袭用，故意标新立异，反而不伦不类。因此，在公文中常常能见到一些文言词语，它们已经自然地与现代汉语融为一体了。这是公文语言模式性的表现之一，不足为怪。“”

三、公文写作的语言要求 公文写作的语言要求可用三个词概括：准确、简练、庄重。

（一）准确

1、认真辨析词义 西方有位作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。

在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。比如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。

2、讲究语法和逻辑

公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。

首先，句子成分要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成分。其中主语、谓语、宾语是主干成分，定语、状语、补语是辅助句子成分。对于每一个句子来说，主干成分也不是必不可少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。

其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分

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。勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳人了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。

（二）简练

1、用语精确，以一当十 在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感；至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。

2、尽量使用短句 汉语写作，短句较多，这是我们的民族传统。“五四”时期，现代汉语的书面语言还不成熟，不少作家借鉴欧化的句法来写文章，句子写得长长的，句子内部的成分多多的，阅读起来虽别有风味，读者却常常需要再三反复，才能弄明白句子复杂的含义。这种现象现在已经很少了。还是著名作家老舍的做法值得肯定。他说，他写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，11个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。有人统计过他的名篇《济南的冬天》，说其中超过11个字的句子只有6句，超过14个字的句子只有两句。请看下面的文句：看吧，由澄清的河水慢慢往上看吧，空中，半空中，天上，自上而下全是那么清亮，那么蓝汪汪的，整个的是块空灵的蓝水晶。老舍用这样的短句，写出了多么精致而优美的文章！公文与文学虽然是不同质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，我们的公务写作不妨学学老舍。

3、适当采用文言词语 “五四”新文化运动废除文言，提倡白话。但文言中一些有生命力的词汇仍保留下来，为我们的现代写作所常用。在公文写作中，这样的例子似乎更好找。譬如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加。而且这还不是真正的白话，要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，那岂不是大煞风景？ 运用文言词语，要注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。

（三）庄重

1、不做作，不生造

大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、造作、卖弄。鲁迅先生在《答北斗杂志社问》中曾提出“不生造除自己之外，谁也不懂的形容词之类”。毛泽东在《反对党八股》中，也发表过类似的意见，说：“我们„生造‟的东西太多了，总之是„谁也不懂‟。”在当前的公务员写作实践中，这种现象还没有完全杜绝。

做作、生造的原因有两个：一个是虚荣心导致的错觉，以为语言越新异越能显示作者的才华，于是生硬地造出一些自以为高超的新词来，向别人炫耀。另一个原因，是对词语的运用还没有达到得心应手的程度，对其含义还不能准确辨析。只要端正文风，刻苦学习，这些毛病并不难克服。

2、不溢美，不虚饰

溢美、虚饰，也是公文语言的大忌。例如，表扬一个医生医术高明，就说他是“当代华佗”；医德高尚，就说他是“当代白求恩”。说某人工作刻苦，动不动就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实，也不感人，效果往往适得其反。还有人热衷于一些空洞轻浮的言辞，例如，“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”，这些语言，也许它的作者还颇为得意，认为自己抓住了经验，写出了文采。其实，这里面都是废话，什么经验也没有；虚饰之辞，华而不实，还有什么文采可言？

“”

第五篇：公文写作页面规范

公文写作页面规范

公文页面规范是对公文外观形态的总体设计与安排，包括公文用纸规格、排版规格、字形字号、行款格式等诸多要素。正式对外发文必须按照国家公文格式标准的要求，对公文页面进行严格周密的设计。

版面安排的总体原则是庄重严肃、清晰整洁、美观大方，规整划一。

1用纸规格

公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。对外张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm；

公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm；

版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。

2排版规格

（1）公文标题：在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，左右对称，间距恰当。

（2）公文正文：用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

（3）公文段落：每段起首空2格，回行顶格。

（4）公文序号：公文层次序号要符合国家规定，一般按层级依次标写。

第一级为：一、二、三、„„

第二级为：(一)、(二)、(三)„„

第三级为：l23„„

第四级为：(1)、(2)、(3)„„

（5）页码：凡有图、文的页面均须用阿拉伯数字连续编码，位置在每页公文图文区的右下角或背面的左下角，没有文字符号的空白页面不编页码。

（6）注释：简短的注释用“夹文注”的方式，外加圆括号；注释数量多或内容复杂者可采用“文末注”的方式，在注释栏中标注。

（7）引文：简短者夹在正文中间。如为原话，加冒号、引号；如是转述，只加冒号。引文出处可直接注在引文后面，也可采用“文末注”的方式。

3标点符号

应按国家统一规定，正确使用标点符号。标点符号要规范地标在行中正确的位置上。忌误用错标、混乱不清。

4字体字号

公文中常用字体为黑体、宋体和仿宋体。黑体一般用于眉首、密级、缓急时限等；宋体字一般用于标题和主题词；仿宋体字一般用于发文字号、主送机关、正文、附件说明、成文日期、附注、抄送机关、印发说明等。字号的选用一般按发文机关标识、标题、标识字符、正文等顺序从大到小地加以选用。总之，公文所用的字体与字号种类不宜过多，同类公文字体字号的选用应基本一致；一份公文中，同级标题以及正文的字体、字号应前后一致。5行距字距

公文页面行距字距的确定，要以美观大方为基准。行距应大于字距，眉首、标题、重要标记符号的行距、字距应大于正文的行距与字距。标题与正文之间的行距可稍宽；正文之间的行距与字距根据文字多少与篇幅长短适当掌握，以版面匀称、美观为基准。

6印刷要求

应确保字迹清晰，无残断笔划，字面不花不白；切勿出现错字别字，一般不用繁体字；油墨轻重适宜，着墨均匀，切忌重影和模糊不清；外文字母应采用标准的印刷体，分清正斜体、大小写和上下角码。版面要干净整洁，尺寸标准，版芯端正。双面印刷时要保证页码套正，两面误差不得超过2mm。