顾客投诉(退货)处理程序

第一篇：顾客投诉(退货)处理程序

顾 客 投 诉/退 货 处 理 程 序

1.目的

系统有效地处理客户投诉, 不断地改进体系、过程、产品质量及服务, 达到顾客满意。2.范围

适用于顾客口头投诉、书面投诉及退货。3.流程概述: 见附件一: 客户投诉处理流程图 4.职责: 4.1 内外贸部负责与顾客的联络、协调及同客户建立良好的关系； 4.2 工程部负责问题的分析、评审和采取措施； 4.3 生产部负责问题的处理；

4.4 质检部负责问题所采取措施后的验证和确认。5.作业说明: 5.1 顾客投诉方式

5.1.1 顾客或其代表以电话或现场以口头方式投诉之信息, 内外贸部首先确定投诉类型: 如交期、数量、质量缺陷、工程技术等, 在一个工作时间内记录在案并将此投诉信息传达给公司相关部门和人员。

5.1.2文控中心收到顾客以传真方式投诉或退货报告时, 文控人员依《文件控制程序》影印后分发相关部门负责人签收，内外贸部在收到顾客书面投诉或退货报告后须在一个工作时间内登记在册。

5.1.3 顾客于公司内检验之退货由质检部知会生产部、内外贸部或工程部负责人。

5.2 责任部门采取措施

5.2.1客户投诉之问题由相关部门分析原因后, 若非本公司造成的应以口头或书面的形式于一个工作日内反馈客户。

5.2.2本公司之责任, 不需退货的, 由相关部门分析原因并采取纠正和预防措施经核准后两个工作日回复客户, 并跟进顾客接受情况, 若顾客同意该方案, 公司将此措施计划作为以后同类产品改进的依据。

5.2.3 须退货的, 由内外贸部与顾客沟通取得详细数据后(如产品编号、交货日期、交货数量、退货原因等)及时安排回收, 必要时与总经理/董事长联系。

5.2.4 质检部检验退货情况, 并将结果记录于【客户退货品检验报告】中, 必要时会同工程部、生产部、采购分析退货原因及追溯问题点。

5.2.5 退货原因确定后, 由相关部门编制纠正和预防措施计划, 经客户同意后实施：

a)返修后作特殊放行； b)重新测试满足顾客要求；

c)返工, 返工后由质检部重新检验, 合格后交付顾客； d)总经理核准后将退货报废。

5.3 内外贸部每月将客户投诉或退货和公司采取的纠正和预防措施及完成情况归档并记录于【客户投诉/退货一览表】中, 系统地分析有无两次或以上的相同或近似的投诉及退货。

5.4 当客户投诉或退货率超过规定的质量目标时, 由内外贸部发出【纠正和预防措施报告】，相关部门依《纠正和预防措施控制程序》采取防止再发生的纠正和预防措施。

5.5 质检部、内外贸部跟进所采取纠正和预防措施的结果。5.6 以上活动所产生的结果按《质量记录控制程序》办理。6.参考文件: 6.1 《纠正和预防措施控制程序》 6.2 《文件控制程序》 6.3 《质量记录控制程序》 7.相关记录: 7.1 【客户投诉/退货一览表】 7.2 【纠正和预防措施报告】

第二篇：顾客退货处理程序

顾客退货处理程序

一、目的：分析退货原因，以便采取必要的改进、纠正和预防措施，保证客户和公司利益，保证公司的服务质量

二、适用范围：本公司销售的产品中如遇退货，均照．此程序办理

三、职责：

1、仓库负责退货品的数量点收。

对未拆包装的整批产品先入库，隔离存放；对已经使用过或已损坏的产品，由生产部找暂存地点。

2、技术部、质检部负责退货产品的检验确认、原因分析。

3、销售部负责退货帐务、换货等情况处理。

4、生产部负责退货的复(分)检工作。

四、作业程序：

1、退货品由销售部运回或客户送回。

2、销售部将退货送至仓库指定地点，仓库库管员初步点清品名、数量后，在销售部的“退货产品处理报告单”上签字，并做好入库登记。退货品的规格、数量以最终复检结果为准。

3、销售部将“退货产品处理报告单”连同客户提供的有关资料交质检部负责退货处理的人员。

4、质检部和技术部组织相关人员对退货产品进行检查，质检部提出初步意见，技术部作出最终判定，并将处理结果填写在“退货产品处理报告单”上，交主管领导审批，并由质检部将审批后的“退货产品处理报告单”复印三份分别交技术部、库房、销售部各壹份，自己保留原件(一天内完成)。

5、对需要进行复(分)检的退货品，质检部先将“退货产品处理报告单”交 生产部处理。

6、生产部接到“退货产品处理报告”后，依据单上的要求(及时处理，若由于实际情况不能及时进行，应在2天内作出计划安排分送相关部门)从库房领出产品进行复(分)检，并将检查结果填写在“退货产品处理报告单”上交回质检部(二天完成)。

7、技术部和质检部在检查中如发现退货产品是因客户使用不当或与下文我厂产品不符造成的，应出联络单给销售部。销售部应就此提醒客户正确的使用方法或重新确认产品以防止再发生。

8、客户因退货需补货或有其他要求时，销售部应出联络单通知有关部门。

9、质检部负责处理退货的人员，每月对顾客退货情况进行总结，填写“顾客退货月统计表”分发到总经理、副总经理、管理者代表、技术开发部、销售部、生产部。

10、针对退货中的问题，质检部应适时召开质量分析会向有关部门发出“纠正和预防措施单”。

编制：

审核：

批准：

工艺纪律检查内容

一、目

的：

二、适用范围：

三、各种工艺文件、技术标准必须由各级主管、技术负责人审核、签字并加盖受控章(即检查文件的有效性)。

四、生产过程应严格按工艺标准进行生产，任何人不得擅自更改，操作人员按要求认真记录。

五、所有工装模具和生产设备均应保持精度和良好的技术状态，满足生产技术要求，量具、检具、仪器仪表应坚持周期鉴定，保证量值统一、精度合格，模具凡不合格者，不得在生产中流通使用。

六、凡交付生产的原辅料或零部件，需先经有关部门检查验收，结果要符合原材料技术标准。

七、生产认真实行“三定”(即定人、定机、定岗)，加强技术培训，进行岗位练兵。

八、生产工人要认真做好生产前的准备二正作，生产中要集中精力，不得擅离工作岗位。对各种技术文件、工具、量具、在制品应珍惜爱护，妥善安放，对工作场地应保持整洁。

九、工艺文件达到完整、正确、统一

编制：

审核：

批准：

工艺纪律检查规定

一、目的：

二、适用范围：

三、对各关键工序设立专职检查人员进行检查： 1)原材料入厂检验于每次进料后设立专人检验。

2)炼胶工序：按照工序质量检查表，每日检查一次（由质检部派人）。3)硫化工序：各班设立专职或兼职检查人员，进行跟班巡回检查，每班检查不低于3次，并认真做好巡查记录。④技术部对关键工序每周检查不低于l次。

四、各工序工艺纪律的日常检查由各班长负责。

五、由技术部组织，联合质检部、生产部每月进行一次工艺纪律大检查，并进行评比。

六、周、月检查时对班组内违反工艺纪律情况严重者(检查时违反3人次以上者)当班班长、巡检，记过一次，当场由检查负责人开具处罚单，并令其整改，对整改措施，交检查部门验证，以防再发生。

七、对于严格执行工艺纪律、实现优质高产、低消耗的人员，给予以表彰和奖励，对违反工艺纪律的人员，给予批评和教育，直至经济处罚，如因不执行工艺造成产品质、设备和安全事故者，将分析原因、分清责任，根据情节轻重及损失大小，赔偿经济损失，行政处分，直至依法惩处，并追究有关领导的责任。

编制：

审核：

批准：

检验印章管理规定

一、目

的：

二、适用范围：

三、为了加强检验印章的控制和产品质量的可追溯性，特制订以下规定：

1、检验工印章

1)印章的发放：对经过考核合格上岗的检验工，由质检部编号后发给检验印章，并登记、鉴字。

2)印章的使用：对检验出的每箱产品、合格证、装箱单按要求盖章，对每份产品检验完后，统计表、流程单按规定盖检验章。3)如有调离岗位或辞工者，印章应交回发放部门统一管理。

四、监督抽查印章

1)经过考核上岗的监督抽查员由质检部编号发给印章，并登记、鉴字。2)在监督抽查时，产品合格后要在合格证右上角、包装箱正面右上角盖章后产品方可入库，若抽查过的产品按规定不盖章者，要追查责任。3)如有调离岗位或辞工者，印章应交回质检部统—管理。

4)印章使用期间，丢失者要在质检部备案，重新编—号登记、发放。印章发放后，下文自己妥善保管，不得随意替代，如违反者，后果自负。

编制：

审核：

批准： 质量分析例会管理办法

一、目

的：

二、适用范围：

三、质量分析例会是公司贯彻执行质量方针，而定期召开的会议，其主要任务是通报本期质量内、外反馈信息；分析影响本期产品：质量的主要因素，制定纠正和预防措施；解决生产过程中出现的质量问题，以实现公司确定的质量目标。

四、质量分析例会根据产品质量状况一周或两周召开一次，于周六下午3时在公司会议室内准时进行，由公司总经理或委托人主持，质量管理检验部负责会议的组织、记录、决议的起草和会议决议的检查落实。

五、质量分析例会参加部门和人员为：生产计划部、技术开发部、采购部

设备动力部领导、技术人员，各生产车间班(组长)、质量巡检员及有关的质量管理、质量检验人员。其他部门和人员视会议需要临时通知参加。

六、质量管理检验部在会议召开前，应对本期质量指标完成情况统计，并做出本期“不合格晶缺陷分类统计”，“不合格晶缺陷排列图”及质量状况分析，以提供会议讨论。

七、周质量分析例会主要议程：

l、通报上周质量分析例会决议执行情况和纠正预防措施完成情况的检查验证结果。

2、通报本期质量指标完成情况及质量状况分析

3、通报用户反馈的发出产品质量信息及质量投诉

4、研究质量改进措施，制定防范质量异常发生的有关办法。

5、制定严重质量事故或用户投诉的纠正措施及对责任人的处理意见。

6、安排布置有关质量管理的工作。

第三篇：顾客投诉处理程序

京基百纳空间 顾客意见处理程序

1.2.3.权责：

3.1顾客抱怨之受理与回复：

3.1.1被投诉部门之主管

3.2改善对策及预防措施之执行：相关权责部门。3.3改善对策之效果确认：

3.3.1相关权责部门。

4.定义：无。

5.作业内容：

5.1顾客意见之来源：

5.1.1来店投诉。5.1.2来函通知。5.1.3来电通知。

5.1.4顾客意见箱之「顾客意见表」。5.1.5 EMAIL 5.1.6其它方式。5.2客诉意见处理流程：

5.2.1亲客大使接到任何客诉事件时，须立即通知顾客服务部及相关之权责部门主管协助处理。同时将顾客资料、客诉内容记录于「顾客意见处理表」。处理流程须依下列各种客诉来源，采取适当之处理措施：

5.2.1.1顾客来店投诉：

亲客大使接到任何现场之投诉时，须耐心倾听，并立即通知顾客服务部主管及该部门之主管迅速赶至现场处理。(需于3～5分钟内，赶至现场)

5.2.1.1.1处理客诉之主管，须依下列程序，妥善处理：

5.2.1.1.1.1应以诚恳的态度，表明身份、姓名，表示自己可为其处理问题。

5.2.1.1.1.2对于情绪激动之顾客，须以冷静沉着的态度面对，若能将顾客带离现场，先请顾客坐下，奉上茶水，缓和气氛，并安抚其情绪。5.2.1.1.1.3保持亲切之态度，专心倾听，适时响应，让顾客抒发内心不悦之情绪。

5.2.1.1.1.4待顾客述说完毕时，应先以诚恳的态度向顾客致歉。

5.2.1.1.1.5依顾客所陈述内容，协助解决问题前，须先了解顾客之真正需求，具体作法如下：

5.2.1.1.1.5.1重述并记录顾客所申诉之抱怨，以确定所听到的是否正确。

5.2.1.1.1.5.2探询顾客所希望解决之办法。范围：

2.1凡顾客经电话、书信、EMAIL、顾客意见箱或亲向亲客大使反应之抱怨或建议均属之。目的：为加强对顾客的各项服务，使顾客对本公司不论在相关产品及服务上有各种问题、抱怨时，均能有效且迅速获得解决，提升顾客对公司的满意度及忠诚度特制订此程序。

5.2.1.1.1.5.3提出解决的办法并征求顾客同意。

5.2.1.1.1.5.4如果顾客不接受，请其提出希望解决的方式。

5.2.1.1.1.5.5如遇到纯属无理取闹的顾客,可参照相关消费者权益保护法的规定进行处理.5.2.1.1.2客诉处理主管根据上述方式与顾客进行沟通后，可依下列方式处理之：

5.2.1.1.2.1可当场立即回复；在顾客已提供充分证明我们应该为所销售的商品提供品质上的补救措施或售后服务时，应在授权范围内提出解决方案，当场给予顾客回复。

5.2.1.1.2.2无法立即回复时；若公司在授权上或技术上无法立即同意顾客所期望的补救措施，则必须立即委婉向顾客说明公司处理程序、授权范围，必需上呈总经理。公司将于一日内给予回复。

5.2.1.1.3客诉处理主管依上述程序处理顾客问题后，可致赠小礼物，聊表歉意。客诉处理主管可至一楼服务台领取客诉赠品。致赠礼物时须注意之重点：

5.2.1.1.3.1礼物之体积一般不可过大，否则顾客会不敢接受，或期望过高。

5.2.1.1.3.2礼物之实际价值需视案件内容，及影响程度而定。

5.2.1.1.3.3选择礼物内容须适当。(由企划推广不对营运部之赠品资源进行筛选后,确定几种所有顾客

皆适宜之礼物,并用COCO PARK包装纸包装好放在一楼服务台备用.)

5.2.1.1.4客诉处理主管应送顾客至大门口，并告知顾客日后有任何问题时，本商场之人员可为顾客做其服务。

5.2.1.1.5客诉处理主管于顾客离去后，须负责进行后续追踪处理，且须将追踪处理结果，详细填写于「顾客意见处理表」上，送呈权责主管核定。如遇下列重大事件，须立即面报总经理或当时值班之最高主管：

5.2.1.1.5.1严重影响公司声誉。例：促销方式不当，造成混乱。

5.2.1.1.5.2顾客受到身体伤害须就医时。例：孕妇在美食街，因椅子断裂，跌倒在地。

5.2.1.1.5.3影响顾客安全。例：电梯夹到人，虽无大碍，但电梯之安全堪忧，须采取紧急措施时。5.2.1.1.5.4卖场滋事，相互斗殴。

5.2.1.2顾客经由信函客诉时：

5.2.1.2.1服务部收到任何投诉信函时，须根据信函中所陈述事件内容，立即通知顾客服务部主管及被投诉之相关部门主管，共同调查及分析原因。

5.2.1.2.2客诉处理主管须在最多不超过三日内，将分析结果及预备处理之状况回复顾客，回复时须注意：

5.2.1.2.2.1先表明身份、姓名，且须以诚恳的态度表示自己可以为其处理问题。

5.2.1.2.2.2重述并确认顾客所申诉之抱怨是否正确。5.2.1.2.2.3探询顾客所希望解决之办法。

5.2.1.2.2.4提出解决的办法，并征求顾客同意。5.2.1.2.2.5如果顾客不接受，则请其提出希望解决的方式。

5.2.1.2.3客诉处理主管与顾客进行沟通后，若顾客所希望的解决方式为：

5.2.1.2.3.1可立即予以承诺时；则客诉处理主管可立即同意顾客所提方式协助解决。

5.2.1.2.3.2若顾客所提方式涉及范围过大，或在客诉处理主管权限外时，则可向顾客说明，并告知顾客，本公司会在一日内给予正式之回复。此时，客诉处理主管须立即向店总经理回报，请总经理核示处理方式，并务必于承诺之时效内给予顾客正式回复。

5.2.1.2.4客诉处理主管依上述方式处理顾客问题后，需致赠小礼物予顾客，以表歉意，并感谢其提出建议。送赠小礼物时须注意事项同5.2.1.1.3之内容。

5.2.1.3顾客经由电话投诉：

5.2.1.3.1亲客大使接到顾客之投诉电话时，须耐心倾听，记录顾客陈述之内容，并留下顾客之姓名、电话，并需向顾客说明稍后将由处理之主管会尽快予以回复。然后在第一时间内将顾客之姓名、电话转告至被客诉部门之主管，并同时将顾客陈述之内容先行告知顾客服务部主管，避免重复问题。

5.2.1.3.2客诉处理主管接到电话客诉时须以冷静沉着的态度，倾听顾客抱怨，不可打岔，让顾客发泄其不满之情绪，并适时响应(同5.2.1.2.2之步骤处理)。

5.2.1.4经由顾客意见箱所收到之「顾客意见表」：

服务部收到「顾客意见表」时，须将表内所陈述内容，详细填写于「顾客意见处理表」后，交由被客诉单位主管处理。（同5.2.1.2之步骤处理）5.2.1.5经由网络所收到之「顾客意见表」。

5.2.1.5.1服务部收到网络之「顾客意见表」时，须于30分钟内先行初步回复顾客，表示已收到来函，且正处理中。并告之将于3日内再将处理结果回复顾客。

5.2.1.5.2其后续处理流程同5.2.1.2之处理步骤。

5.2.2「顾客意见处理表」交被投诉处理部门人员填写处理过程、结果，副本交服务部主管，正本送呈总经理核定后，再转回服务部保管。服务人员亦须同时知会营运部行政助理，以便追踪其处理实效。5.3表扬良好服务之意见时：

5.3.1亲客大使收到任何表扬良好服务之意见时，应立即就顾客所提内容，知会受表扬单位之主管，进行了解后，可依事件内容，向总经理提出表扬方式之建议，经总经理同意后，于每周之扩大晨会中，由晨会主席予以表扬及奖励。

5.4处理客诉意见之原则：

5.4.1迅速：

客诉处理主管接到客诉(现场)时，须在3～5分钟内赶至现场。切勿让客人久等，助长客人不悦的气氛。5.4.2倾听：

「听」除了可以完整地掌握事件始末外，更有助于顾客的情绪舒解。听的技巧则要注意适时表达理解、接受的心情，必要时点头、微笑表示接纳，并确认所了解的内容的正确性；而以记录的方式帮助公司留下完整记录可以作为后续工作的依据，并对顾客表示对事件的重视。另外，若有顾客同伴，则要以适度的尊重，会对解决问题有正面的效益。5.4.3致歉：

以同理心接受顾客的抱怨后，可表示先在〝造成顾客的困扰上，或造成顾客的不便，表示歉意〞。无论公司是否有处理上的瑕疵，都须针对顾客感受不好而致歉，但致歉同时，若顾客有误解仍要委婉向其说明，以免造成公司商誉或赔偿上不必要之负担。5.4.4从宽：

了解事件原委后，务必秉持从宽的原则，处理顾客的问题。

5.5顾客意见处理时限规定：

5.5.1现场及来电之客诉：立即回复顾客。

5.5.2来函之投诉书：当日给予回复，并务必于承诺之时效内给予顾客正式回复。5.5.3口头呈报：客诉处理负责人，须于事件发生后3日内，口头向总经理呈报。并于7日内将结案之顾客意见处理表呈总经理确认后，交回服务部保存之。

5.7相关奖惩办法：各部门主管协助处理顾客抱怨：

5.7.1表现积极、主动，处理圆满者，由直接主管开立「优点单」，呈部门主管，予以鼓励。

5.7.2若未积极协助，且未依5.6规定之时限内协助处理者，由处级主管，开立「缺点单」，呈部门主管警戒之。

5.8数据管理：「顾客意见处理表」由服务处保存至少二年。

6.相关文件/资料：

6.1各级主管处理赔偿及退换货额度之权限。

7.使用窗体：

7.1顾客意见表。7.2顾客意见处理表。

第四篇：处理顾客投诉

处理顾客投诉

餐饮业经营的关键不仅在于酒店地段的优越、店面设施的令人满意，还在于热忱周到、让顾客满意的接待服务。酒店经理在管理过程中不可避免地面临各种各样顾客与酒店的纠纷，如何艺术地处理这些问题，对留住顾客、维护酒店利益至关重要。正式的道歉、正规的赔偿，对顾客来说，是一种尊重：

与顾客签订《理赔公约》

每当遇到饭菜出现诸如卫生方面的问题时，酒店大多一“换”了之，“换菜”似乎成了酒店处理这类问题最常用的方式。其实，我们心里很清楚，饭店换菜，只是物质上的，即使换的那盘菜再干净，顾客心里还是不舒服。吃饭讲究的就是一个心情，把菜换了，也未必挽回顾客的好心情。

有人做过统计，如果顾客在一家酒店遇到过饭菜卫生方面的问题，那么，在心理选择上，他下次光顾这家酒店的几率比去其他酒店的几率低至少30个百分点，他向亲人及朋友推荐这家酒店的几率几乎为0。所以处理方式高明与否，直接决定酒店能否留住这些客人。

一次，我们酒店一位顾客吃排骨时吃出一根头发，桌上一位女顾客就捂住嘴巴想呕吐。见她这样，我马上把这位女顾客请到办公室，给她泡茶、上水果，说了许多道歉的话，那个菜也免单了。但是最后，顾客仍旧不满意。

这个过程中我一直在思考：换菜、送果盘有时候并不能挽回影响，怎样才能做得更好？

我感觉到，免单也好，送果盘也好，在顾客看来，都是我们临时的补救行为，远远不够正式。后来，我想出了一个办法：与顾客签《理赔公约》。顾客在酒店遇到类似事情后，酒店工作人员首先真诚地承认错误在于我们，然后根据《公约》中规定的不同赔付情况与顾客签定《理赔公约》，双方签字，进行正式赔偿。这样的处理方式看起来更正式、让顾客感觉更被尊重。后来的事实证明，顾客普遍接受这种方式。

《理赔公约》对顾客与酒店发生的各种纠纷分别进行界定并制定不同的赔付标准：

如果顾客在饭菜里吃出头发、苍蝇、虫子等异物，无偿为顾客换菜或退菜，赠送果盘，并一次性向顾客赔付精神损失费20元；

如果顾客对饭菜质量提出疑问，免费为顾客换菜；

如果顾客的衣物或所带物品因酒店工作人员的疏忽污染或受损，无偿为顾客清洗、亲自送上门，并一次性向顾客赔付精神损失费20元；

如果顾客与酒店工作人员发生争吵，工作人员当场向顾客道歉，并一次性向顾客赔付精神损失费20元。

为了方便客人看到我们的《理赔公约》，我们把它附在点菜单封面的背面，客人只要打开点菜单，在点餐之前就能看到它。顾客与酒店签定的《理赔公约》形式如下（以顾客在饭菜里吃出头发、苍蝇、虫子等异物为例）：

尊敬的顾客：

您好！首先向您真诚地道歉！

我们的服务没能让您满意，是我们工作的失误，您提出的问题对我们是一种督促也是一种鼓励，我们一定接受您的建议，保证您下次光临时让您和其他顾客满意。现在您在我们酒店就餐时发生了不快，我们将无偿为您退菜或更换价值相当的菜

肴，赠送果盘，并一次性向您赔付精神损失费20元（横线上内容根据发生的不同情况，依据《理赔公约》填写不同的赔付标准）。

再次向您真诚地道歉，敬请谅解！

希望您下次光临，我们的发展离不开您宝贵的意见和建议。

酒店：--------（酒店盖章）

顾客：--------（客人签字）

年 月 日

其实，顾客在享受我们的服务时更在乎心理上的感受。正式的道歉、正规的赔偿，对顾客来说，是一种尊重。

有时候，顾客的一个眼神、一个动作就是投诉

服务员自己的200个意见=顾客的零投诉

我们是一家高档酒店，来这里就餐的客人人均消费都在100元以上，客人一般都是有身份、有地位、有素质的人，所以，真正意义上的顾客投诉，比如大发雷霆或是和服务员吵起来的事几乎没发生过。对我们来说，有时候，顾客一个不满意的眼神、一个动作在我们眼里就是投诉，如何避免顾客“眼神间的投诉”也就成了我们处理投诉的最大问题。

为了达到顾客100%的满意，我们在制度上层层把关：

一、酒店的采购验收由厨房决定，每个炒锅在做菜前对自己所做菜品原料进行检查，不合格的可以退回，验收后完全由厨房负责，这就保证了原料购买和做菜“一人负责制”，避免了菜品不新鲜相互推委责任的情况。

二、在细节上体贴顾客，即使稍有一点不满也要在酒店服务人员体贴的气氛中融化掉。如:每个服务员在店内及店周围30米以内向遇到的任何一位顾客说“您好”；不主动向客人推荐200元以上的酒水；客人离开时必须远送客人10米以外；客人如不是自己驾车，应主动问讯是否帮助打车；雨天一定要问是否带雨伞。

三、在我们员工培训理念上，酒店上至老板、经理，下至厨师、服务员，在服务顾客上，每个人都是一样的，任何人都要随时准备端盘子、拖地板。在我们酒店，总经理、各级经理、主管都有一套服务员工作服，在客多、服务员忙不过来的时候，总经理也要去餐厅端盘子。

四、值班经理值班期间无论和任何人以任何理由喝酒，一杯罚款200元。目的是值班经理必须保持最好的精神状态处理顾客遇到的任何问题。

五、顾客意见簿由我们服务人员自己总结填写。每个服务员每天晚上都要总结一天自己所服务顾客遇到的任何一点不满意的情况，并自己总结、提出解决方法。比如，有个服务员在意见簿上写道“2004年4月26日，在我服务的321房间，有六位客人，在我给一位男宾客倒酒时,他身边的一位女宾客示意不让我倒了，但男宾客自己没吭声，我就给他斟满了酒，后来他也喝光了。但席间那位女宾客一直不高兴，影响了整场的气氛，并生气地盯了我一大会儿。我突然意识到：在有女宾客在场的时候，我们服务员更应该倾向于女宾客的建议，男士通常更大度一些，根据女宾客的意见行事，他们也会很乐意。”还有服务员记录“在我服务的12号餐台客人，有两位女士、五位男士，其中一女士像是外地客人，开始时她喝饮料，但其他人都劝她喝酒，并让我给她上酒杯倒酒，我心想：一方不想喝酒，另一方却非要让她喝酒，不如折中一下，给这位女士上个小杯子，既可以让这位女士少喝点，还不至于引起其他的反对。我就上了小杯子，结果这位女士非

常感激地对我连说‘谢谢’，席间还对我夸了好几次，其他客人也都夸我‘聪明、体贴’”。

六、服务员之间每周开交流会讨论自己遇到的“客人不满意情况”，以提醒其他人不出现类似错误，把客人“不满意”出现的几率降到最低。我们酒店规定，每周五上午召开服务人员交流大会，服务员总结自己一周来所有的“不满意情况”，比如因为某件事、某个动作或某句话引起客人不愉快，讲述给大家，全体人员讨论遇到此类事情处理的方法，然后以此提醒大家类似的事情不再发生。

七、我们酒店随时有一辆待发车,如客人点到酒店没有的物品,酒店随时派车派人免费为客人到别处购买,不另外收服务费。就这样，我们酒店的顾客投诉率一直保持为零，但顾客意见簿上的“投诉记录”却每天保持200多条。

多一次道歉永远没有错：

次日再给顾客打个致歉电话

餐饮服务业每天要面对很多人，形形色色，什么样的事都可能发生。当纠纷突然发生时，怎样在最短的时间内以最简捷最有效的方式让顾客满意、把酒店损失降到最低,这才是最重要的。

我们酒店是当地餐饮业的龙头企业，规模是本市最大的，所以，形象和信誉对我们来说，至关重要。一次，一位顾客投诉我们店的菜——一盘虾不新鲜了，领班小姐没处理好，于是把我叫来，我一看这局势已经很僵了，我的一点失误都有可能使矛盾升级，处理方式有一点不当都会使整个酒店形象大打折扣。于是,我当机立断：

第一、认错：对不起,在此就餐没达到您的满意，非常抱歉！

第二、解决：您看，我是给您另做一道还是给您退掉，真的非常抱歉！

第三、挽回：不管怎么弥补，都是我们的错。您有什么要求，我们尽量满足，最后再送一道果盘。

第四、结果：结账时，您这一桌打九折；请您留下联系方式，我们调查清楚原因后再通知您是怎么回事。

还有一个环节至关重要，那就是次日再追加一个电话。第二天早晨，我亲自给顾客打一个电话，解释原因，然后欢迎他再次光顾，感谢他对餐厅提出的意见。这一环节在处理问题上是最为关键的一环，也是最容易被许多人忽视的一环。当日的处理只能解决“矛盾”，而留住客户、挖掘未来的客户，次日的电话至关重要。事实也证明，当顾客次日接到我的电话时，几乎100%的顾客既惊讶又高兴，还说一定要做“回头客”。

后来，我琢磨：既然我们以这种“不得以”的方式结交、熟悉了顾客，成为我们一笔“意外”的资源，何不建立一个“顾客数据库”，把这些顾客的资料掌握住，成为我们“留得住”的客人？于是，为了使顾客资料更加详细，我们以前只留姓名、电话，现在增加了工作单位、年龄、生日、家庭成员等情况。有的顾客不愿意留详细的个人情况，我们就给他解释“请你放心，我们绝不打扰您，留下联系方式是为了给我们一个赔礼道歉的机会，让我们还给您一个意外的惊喜。”客人一般听了我们的解释都会留下。然后我们建立专门的资料库，等节日时，配合我们酒店的优惠活动，我们把这些顾客作为重点客户，送鲜花、蛋糕或优惠卡，结果统计显示，这样的顾客上门率很高。顾客再次光临时，再送一个果盘，对上次的不愉快表示歉意。

我们把这种处理方式作为处理与顾客纠纷的模板,固定下来,并结合这种处理方式对服务人员、领班及厨师进行培训。

服务有时像美女：多一分则过，少一分则不足

服务“过剩”则过犹不及

一次，我接到顾客投诉：“你们的服务员简直跟监视我们一样，老在我们旁边站着，不住地倒酒、派菜、换毛巾、换碗碟，我们说什么她都能听得见，感觉被监视一样很不舒服„„”虽然，从服务程序来看，服务员的服务无可挑剔，但是，从顾客的感受来说，这样的服务就是有缺陷的。因为服务“过剩”则过犹不及，尤其在包间里的服务稍有“过剩”就容易让客人有“压迫感”。于是，我这样规定：

一、在包间，如果是商务就餐（可能会涉及到商业秘密）或家庭宴会，服务员对顾客谈话内容应主动不听，主动间断出入包间,保持2分钟进房间服务一次。

二、在包间，如果是一对情侣就餐，服务员应主动和顾客商量服务方式(在包间外还是在屋内)。如果客人同意在门外服务,服务员应在客人就餐期间一直守在门外,并保证客人随叫随到。

三、换毛巾、换碗碟时间定为客人谈话间歇时间，尽量不要打扰客人。

四、顾客如喝咖啡或吃西餐，服务员应站在离客人5米处，目光不得投向客人，用余光观察客人是否需要服务，并保证随叫随到。

五、服务员永远行动多于言语,少说话、多做事。点菜时，除非顾客询问，不主动推荐菜品、酒水品牌,让顾客自己做判断,避免引起反感。

六、除非在得到客人示意的情况下，服务员不要主动给顾客新开启酒瓶，比如有的服务员一开始就把所有酒水全部打开，喝不了造成浪费，引起顾客不满。

七、很多客人喝酒尽兴时喜欢自己倒酒或者客人之间相互倒酒，遇到这种情况，如果顾客要求自己倒酒，服务员可以退出，满足客人要求。

八、服务员不论碰到多么熟悉的客人，都不要与客人随便开玩笑或者举止亲密。一味让步，酒店成本谁承担？

专门设立接待投诉人员,再不用老吃“哑巴亏”

万科老总王石曾经说过一句话：“在处理客户投诉问题上，面对是一种态度。”诚然，大多数酒店都在“态度”上尽力做到极至，很多酒店也都倾向采用“都是我的错”、“微笑永远没有错”，这些都没有错。

但是，作为酒店经理，除了要为酒店留住客户，还必须对老板负责，最大程度地节约成本。所以在处理顾客纠纷中，还不得不考虑一个问题——成本问题。如果碰上“刁难”的顾客却一味退让,那企业增加的成本谁来承担？所以我主张,具体问题具体分析，必要时酒店也应该维护自己的权益。

我们总结经验，专门设置了应付顾客投诉的部门，专门请学法律、懂法律的员工处理投诉问题。为了不增加人力成本，我们酒店在招聘办公室人员中，专门招聘一位法律专业员工，平时做办公室工作，遇到投诉问题时，就由他处理。这样，该赔的赔，该拒绝的拒绝，就不用老吃“哑巴亏”了。

我们这样规定：出现菜品质量问题，比如出现异物、不新鲜、不熟、咸等问题，赔；服务员服务质量问题，比如服务态度生硬、与顾客发生争吵，赔；环境卫生问题，比如因酒店卫生不好，弄脏顾客衣服，赔；客人酒醉、故意闹事，拒绝赔偿并报警；自助餐无故浪费，罚款。根据我们处理投诉的经验，一些问题求助法律效果比一味地“赔礼道歉”好。比如，一次有一桌客人吃自助火锅，吃完后锅里还剩满满一锅羊肉片和菜，根据酒店规定，客人吃不完造成浪费的，应相应赔偿浪费菜品的成本，我们就要求他们另外付款，但他们不同意。我们就让专门处理顾客投诉的法律人员出面，从法律角度分析他们的“不合法”性，因入情入

理，客人也意识到自己的“无理”，最终他们主动付款。还有一次，一桌客人在包房举行生日宴会，结果把一个三层蛋糕扔得到处都是。经过我们法律人员和客人的协调，他们主动拿出50元钱用作清理费。

当然，“和为贵”，我们在和客人打交道时，“微笑服务”、“赔礼道歉”永远都放在第一位，但是我们需要具体问题具体分析，法律是公正的，消费者用法律维护权益,酒店也应该用法律保护自己,于情于理，双方都能接受。

第五篇：处理顾客投诉制度

处理顾客投诉制度

为最大限度地保护消费者的合法利益，不断提高商场员工的服务质量，减少顾客抱怨，增强顾客的忠诚度，特制定本制度。适用于商场处理顾客投诉工作的各岗位相关人员。

一、职责

（一）商管部负责全店顾客投诉、顾客建议意见的归口管理。负

责收集、协调解决顾客的投诉、建议和意见并按规定程序上报。

（二）各楼层负责协调、解决本楼层发生的顾客投诉、顾客建议

和意见并按规定程序上报。

（三）礼仪人员负责在问询处收集《顾客意见建议留言卡片》并

转商管部。

（四）公关部负责VIP顾客建议、意见的收集、协调和解决并按

规定程序上报。

（五）保卫部负责配合商管部和楼层对必要的顾客投诉过程进行

录像监控和证据资料的保存。

（六）总办负责特别重大、疑难投诉、重大事件的最终协调解决。

二、内容

（一）处理一般商品投诉的原则

1.受理商品投诉时，首先要依据国家、行业和本店的有关规定，接待时要从顾客角度出发，注意倾听顾客意见，理解并尊重顾客，应本着协商解决的原则，对于可退可不退的商品，应以退为主；对于可换可不换的商品，应以换为主。语言要留有余地。

2.对于不宜受理的顾客投诉和要求，要向顾客耐心解释，说明实

际情况，并在30分钟内提出及时、可行的处理意见。不得含糊其辞，故意拖延。

（二）处理一般商品投诉的程序

1.各级管理人员接待顾客商品投诉时，应仔细倾听顾客意见，并将相关信息及退换原因填写在《顾客投诉登记表》上。

2.在受理投诉过程中，各级人员需在有效时间内控制事态，按照领班—值班经理（部门主管）—楼层（部门）经理—商管部—总办的程序逐级上报。即导购员接到顾客投诉后应立刻上报小组领班，领班在15分钟内无法解决则需立即上报主管及以上人员，楼层（部门）在30分钟内无法妥善处理或控制事态的，需立即上报商管部。商管部在1小时内仍未能妥善解决的，需上报部门经理处理，由部门经理视情节的严重程度向总办主任汇报并上报主管总经理。不得隐瞒事实真相，避免事态扩大。

3.商管部做出处理决定后，楼层（部门）应予以配合并在与顾客约定的时限内执行完毕。

4.对于当月未解决的投诉，涉及投诉的部门应于每月月底在《顾客投诉登记表》上注明，并于最终解决后2日内将记录填写完整。

5.招商厂家、联营专柜和租金店在接待顾客投诉时，须严格遵守本规定。

（三）处理服务性投诉的原则

服务性投诉的判定标准参照《关于服务性投诉判定标准的说明》执行。

（四）处理服务性投诉的程序

1.顾客当面投诉

（1）投诉受理人员在接待顾客投诉时，应耐心听取顾客意见，语言要和蔼，态度要亲切，不得在言语上激怒顾客。接待人员首先要向顾客致歉，并提出处理办法，取得顾客谅解。

（2）投诉受理人员应在接待顾客完毕后，全面了解情况。经查属实，对过失情形应依据《奖惩管理办法》、《现场检查员工考核标准》对相关责任人给予过失处理。同时，将投诉信息及处理结果记录在《顾客投诉登记表》上。

（3）对顾客服务投诉的接待、处理程序，应按照领班—值班经理（部门主管）—楼层（部门）经理—商管部—总办的程序逐级上报，不得无故拖延。

2.顾客来电来函投诉

受理人员应将顾客反映情况填写在《顾客投诉登记表》上，根据顾客反映问题与有关部门协调解决。对跨部门的服务投诉，由商管部或相关部门的受理人员填写《管理建议反馈单》，协同相关部门解决。顾客对员工个人服务不满的，经查属实，由商管部、部门受理人员依据《奖惩管理办法》、《现场检查员工考核标准》给予相关人员过失处理，并应顾客要求，处理部门将处理结果以信函或电话形式回复顾客并向顾客致歉。

（五）处理顾客意见、建议的程序

1.各级人员在日常工作中听到顾客提出的意见或建议后，对于本部门可以即刻协调解决的问题要在最短时间完成整改。对于本部门协调有困难、无法独立处理完毕的问题，应以《管理建议反馈单》的形式与相关部门沟通落实解决方案，将最终处理结果记录在《顾客意见建议汇总表》中。

2.各部门每月须以各种形式向员工收集顾客提出的意见或建议，对重复发生的问题或是遗留问题进行协调、整改并最终完善记录。每季度末各部门汇总并填写《顾客意见建议汇总表》，表格中“处理结果”需填写最终的处理结果。次季度4日前将电子版记录上报商管部。

3.在问询处设置顾客意见、建议留言台，礼仪人员应热情接待提意见或建议的顾客并引导填写《顾客意见建议留言卡片》，于当天将顾客填好的《顾客意见建议留言卡片》转交给商管部。商管部接到《顾客意见建议留言卡片》后，进行统一编号，并根据顾客提出的问题与有关部门、楼层协调解决。商管部在条件许可的情况下，将处理结果及时通知顾客并向顾客表示谢意。

（六）处理重大、疑难投诉的程序及注意事项

重大、疑难投诉的判定标准及解决程序参照《重大、疑难投诉判定标准和处理程序》执行。

三、检查与考核

商管部将依照本制度对各部门相关工作进行检查。对商品和服务质量出现的投诉将按照按照《基础管理考核规定》和《值班经理月度考评办法》实施考核。对于部门隐瞒不报或私自处理的疑难、重大投诉，一经发现，将依据《基础管理考核规定》及商场与供方签订的经营合同相关条款实施考核。