国家体育总局文书档案管理办法

第一篇：国家体育总局文书档案管理办法

中国狮子联会文书档案管理办法

（2012年3月15日 发布）

第一章 总则

第一条 为加强中国狮子联会（以下简称“联会”）系统档案工作的业务建设，实现档案工作规范化，提高科学管理档案的水平，根据《中华人民共和国档案法》及联会主管部门的有关规定，制定本办法。

第二条 联会及各会员管理机构、各专门工作委员会在工作活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的、各种载体的文件材料（包括印模、照片、录音<像>带、光盘和电子文件的元数据及背景信息）等非纸质物，均属归档范围。

第三条 各种专门档案，如会计、基建、保密、科技等文件材料，按照国家有关规定进行立卷归档。

第四条 凡属于立卷归档的文件材料，联会由办公室负责立卷，交中国残联办公厅档案室集中统一管理；各会员管理机构由其秘书处负责立卷，设专岗派专人管理；各专门工作委员会由其秘书或领导指派专人负责立卷，交联会办公室集中统一管理。任何单位和个人不得分散保存档案。

第二章 立卷要求

第五条 以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则，灵活运用问题、作者、名称、地区、时间、收发文单位等六个特征，区别不同价值（保管期限）进行立卷。

第六条 立卷人在立卷时，必须确定文件是否办理完毕，文件、文件稿本及文件材料是否完整、齐全。

第七条 同一问题、同一会议、同一活动、同一案例的文件以及正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种载体形成的同一文件，应当立在一起，不得分开。

第八条

文件和电报、电传应按照内容的联系，合并整理、立卷，传真件须复印后存档。

第九条 一般文件放在写成年；跨年度的文件放在办结年；年度计划、总结、报表、预（决）算等文件放在文件签发日期（即落款日期）；长远计划放在针对的头一年；法规性文件放在公布或批准年；非诉讼案件放在结案年；专门年度形成的文件按专门年度立卷；为某项工作或某次会议、活动准备的文件，应当与该项工作或该次会议、活动的文件一同立卷。

第十条 各种载体的文件材料及宣传品、奖品等，应与相关的纸质文件材料一同归档，应标明时间、地点、内容和作者。

将同一年、同一期限、同一事由的归档文件按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。档案盒厚度一般在1-4厘米之间。

第十一条 盖章：归档章一般应盖在每份文件首页上端居中的空白位置，如领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。

第十二条 归档文件的排列将同一事由的文件按照时间顺序或 重要程度排列。

下列情况的排列方法是：

（一）密不可分的文件：批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

（二）重要文件的历次稿：最后定稿在前，其它历次稿依次排列。

（三）奖惩、信访、案例等类型的文件材料：结论性文件在前，依据性文件材料在后。

第十三条 两个或以上单位会签的文件，由主办单位立卷。

第十四条 打印（或填写）卷内目录。卷内目录上的各个项目应打印（或用钢笔填写）齐全，字体、字号（或字迹）统一工整。一份文件（包括正本、定稿和重要修改稿）为一个顺序号。文号是指文件的发文字号。责任者是指制发文件的组织，即发文单位，以印章为依据。标题不得更改或简化；标题结构不完整，缺少问题部分的应加以补写；没有标题的文件，应当根据文件内容拟写标题，并在新拟或补充标题之外加“【】”号填写在目录中。日期是指文件的形成日期。页数是指填写一份文件的总页数。

第十五条 填写备考表。备考表放在盒内所有归档文件之后，用于对盒内归档文件进行必要的说明。包括文件的件数、实有页数，文件和文件稿本是否齐全，并填写立卷人、检查人（指秘书处负责人）及组卷日期。

第十六条 填写案卷封面。

档案盒盒脊上的各个项目应当统一填写，字迹工整、清晰。用钢 笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔或彩色笔。

案卷标题要简明确切地反映卷内文件内容，一般包括作者、问题、名称三部分。

年度是指案卷归属的时间。第十七条 案卷装订（装盒）。

（一）装订前应当对文件材料进行全面检查。对于破损的，应当进行修补；纸面过小的书写材料，要加贴衬纸；纸张大于卷皮的，要按卷皮大小折叠整齐；字迹模糊或褪色的，应当予以复制或附上誊写清楚的手抄（或打印）稿，复制件附于原件之后一并归档。重要的外文文件应当翻译成中文放在外文文件前一并归档。

（二）归档文件由立卷人装订。应当将“件”内的各页以左、下侧对齐。尽量保持每份文件材料的右侧和下方对齐，在左侧用钢夹、塑料夹、非金属回形针按照顺序错落卡牢。装订要做到结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

（三）装订前应当去掉所有文件上的订书钉、大头针、铁制回形针等金属装订物。

（四）统一装入档案专用盒中保管。

第三章 保管期限

第十八条 联会文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第十九条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本单位制定的法规政策性文件材料；

（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关或单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

（八）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第二十条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本单位一般性事务管理文件材料；

（五）本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关或单位制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第二十一条 其他各种专门档案的保管期限，按国家有关规定执行。

第四章 归档时限

第二十二条 凡属于归档范围的文件材料，均应在第二年的第一季度前，按照各自分工完成立卷归档和移交工作。

第二十三条

各单位负责档案工作的人员，应当对案卷质量进行认真仔细的核查，对案卷次序进行系统排列。填写（或打印）案卷目录（一式两份）：一份自存备查；一份报联会办公室备案。案卷目录上的标题必须和案卷封面上的标题一致。

第五章 保护与利用

第二十四条 各单位要加强领导，提高防范意识，制定切实可行的规章制度；档案工作人员要忠于职守，严格把关。确保档案的完整与安全。

（一）联会系统保管的档案，主要供系统内部使用，不向社会开放。

（二）在未向社会开放前，任何单位和个人均无权公布档案内容，或擅自扩大其利用范围。

（三）严禁将档案带往外国、外地、家中及公共场所。外出工作必须携带档案时，应当报经主管领导批准，并采取必要的安全措施。严禁邮寄档案。

（四）不得在电话、通信及公共场所中，或在家属、子女及亲友面前谈论档案的秘密问题。

（五）销毁档案必须登记造册，经主管领导批准，派专人监督销毁。

第二十五条 改善档案的保护条件，预防档案损毁现象（事件）的发生。

（一）档案柜（库）属机要重地，应当上锁加密保管，非公不得随意开启。

（二）根据温度（14~24℃）、湿度（45%~60%）的要求，做好保温和通风去湿工作。

（三）保持档案设备和装具的整洁和完好，做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害、无杂物。

（四）档案柜（库）严禁存放易燃、易爆品及腐蚀性化学制品。接触档案时禁止吸烟。

（五）经常对所保管的档案进行清查。发现问题及时向分管领导报告，并采取积极有效措施，保障档案安全。

第二十六条 借阅档案的审批、登记手续：

（一）借阅本单位的档案，须经单位主管领导审批；

（二）借阅其他单位的档案，须持本单位介绍信，注明利用者的身份、利用档案的目的与范围，报经档案所属单位领导批准；

（三）借阅联会档案，或人事、财务、审计、纪检、监察等方面的档案，须持本单位介绍信，注明利用者的身份、利用档案的目的与范围，报须经联会秘书长批准；

（四）档案利用者应办理档案借阅登记手续后，方可借阅。

第二十七条 重要档案只能在档案存储处查阅，不得借出。

第二十八条 档案利用者必须遵守以下规定：

（一）对所借档案应当妥善保存，注意保密，保持原貌，保证其完整与安全。不准在案卷上标注符号，不准涂改、伪造、拆散、抽取、损毁、销毁档案，不准擅自出版、公布和复印档案，不得擅自将档案带出。

（二）借阅者出差、出国、休假或调动工作时，应将所借档案全部归还。

（三）借阅档案的期限为1个月。如到期不能归还，应办理续借手续。

（四）不得转借档案。

第六章 奖励与处罚

第二十九条

挖掘和整理联会档案，是一项带有抢救意义的工作。为鼓励在这项工作中做出重要贡献的单位和个人，调动档案工作者的积极性，促进联会档案管理规范化建设，提高现代化管理水平，对有上佳表现和取得显著成绩的，应给予表扬和奖励。

（一）对联会档案的收集、整理、保护、提供利用和现代化管理做出突出贡献的；

（二）对联会档案开展研究并取得重要成果和有专著的；

（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给联会的；

（四）同违反国家档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第三十条

联会设“档案管理突出贡献”等专项奖，每年评审一次。给予获奖者精神及物质奖励。

第三十一条

推荐和评审办法：

（一）由实施立卷归档的单位或个人向联会提出书面申请报告，详细介绍所取得的显著成就和重要成果；

（二）由联会组织并邀请长期从事档案管理、具有较高专业造诣和丰富实践经验的专家组成评委会进行评审；

（三）报经联会领导审查批准。

第三十二条 对有下列行为之一者，将按照国家档案管理法律法规及保密制度的规定给予处罚。

（一）私自提供、抄录、扩散和公布档案内容，造成失密、泄密事故的；

（二）私自将档案赠送或出卖给外国人的；

（三）私自携运或邮寄档案的；

（四）利用工作之便私自摘录、擅自复制、篡改或传播档案内容的；

（五）因渎职造成档案损毁、丢失、泄密等行为的。

第三十三条

对造成损失的直接责任者，应责令其限期弥补和挽回损失，追回有关档案（包括档案复制件），并予以通报批评、赔偿、罚金、没收非法所得、追究行政责任、追究其法律责任的处罚。

第三十四条

以上处罚，可单独或合并使用。

附 件：中国狮子联会文书档案保管期限表

第二篇：国家体育总局文书档案管理办法

【发布单位】国家体育总局 【发布文号】

【发布日期】1999-10-14 【生效日期】1999-10-14 【失效日期】

【所属类别】国家法律法规 【文件来源】中国法院网

国家体育总局文书档案管理办法

（1999年10月14日国家体育总局发布）

第一章 总 则

第一条 为了加强国家体育总局（以下简称“体育总局”）档案工作的业务建设，实现档案工作规范化，提高档案的科学管理水平，根据《 中华人民共和国档案法》及有关规定，制定本办法。

第二条 体育总局在工作活动中直接形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种载体的文件材料（包括照片、录音带、录像带、软盘、印模等非纸质材料）均属归档范围。

第三条 各种专门档案，如会计、基建、保卫、科技等各类文件材料，按照国家有关规定进行立卷归档。

第四条 凡属立卷归档的文件材料，体育总局机关由各厅、司、局（以下简称各部门）分别立卷，办公厅集中统一管理；直属单位由各处室分别立卷，办公室集中统一管理，任何部门和个人不得分散保存档案。

第二章 立卷任务的划分

第五条 各部门负责本部门主办文件材料的立卷。

第六条 举办全国性的单项体育比赛形成的文件材料，由主管项目运动管理中心立卷。

第七条 举办全国性或洲以上的综合性运动会及其它重大国际体育比赛形成的文件材料，按照《大型运动会档案管理办法》的有关规定，由承办单位整理立卷，运动会结束后将正本或复印件向办公厅移交。

第八条 参加在国外举行的奥运会、亚运会等综合性体育比赛形成的文件材料，综合性的由对外联络司立卷，技术性的由竞技体育司立卷。

第九条 参加在国外举行的单项体育比赛形成的文件材料，综合性的由对外联络司立卷，技术性的由各项目运动管理中心立。

第十条 两个部门以上会签的文件，由主办部门立卷。

第十一条 体育总局与其他部、委的联合行文，以体育总局为主的，立卷存定稿（原稿）和正本；不以体育总局为主的，立卷存复印件和正本。

第十二条 全国性重要会议形成的文件材料，由办公厅和政法司根据各自的职能分别立卷。各种专业性会议形成的文件材料由主办部门立卷。

第十三条 凡经中央政治局委员、中央书记处书记、国务院副总理、全国人大副委员长和全国政协副主席以上领导同志审批、修改过的文电原稿，由办公厅局长办公室退主管部门立卷。以上领导同志有关体育工作的讲话、谈话记录、题词等，由记录人整理后交办公厅局长办公室统一立卷。

第三章 立卷要求

第十四条 以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则，灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征，区别不同价值（保管期限）进行立卷。

第十五条 立卷人在立卷时，必须确定文件是否办理完毕，文件、文件稿本及文件材料是否完整、齐全。

第十六条 同一问题、同一会议、同一比赛、同一案件的文件以及正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，应当立在一起，不得分开。

第十七条 文件和电报、电传应当按照内容的联系，合并整理、立卷，传真件须复印后存档。

第十八条 一般文件放在写成年；跨的文件放在办结年；计划、总结、报表、预决算等文件放在针对年；长远计划放在针对的头一年；法规性的文件放在公布或批准的；非诉讼案件放在结案年；专门形成的文件按专门立卷；为某项工作或某次会议准备的文件或参考材料，应当与该项工作或该次会议的文件一同立卷。

第十九条 照片、录音带、录像带、软盘、宣传品、奖品。印模等，应与相关的纸质文件材料一同归档，声像材料应标明时间、地点、内容和作者。

第二十条 案卷厚度不得超过2厘米。

第二十一条 卷内文件的排列按照时间顺序或重要程度排列。

下列情况的排列方法是：

（一）密不可分的文件批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

（二）重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它历次稿依次排列。

（三）奖惩、信访、案件等类型的文件材料，结果、结论。判决性材料在前，依据性文件材料在后。

第二十二条 编写卷内文件页号。卷内文件材料经过系统排列后，应当统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角铅笔填写页号。

第二十三条 填写卷内目录。卷内目录上的各个项目应当用钢笔填写齐全，字迹工整。一份文件包括正本和定稿，为一个顺序号。文号是指文件的发文字号。责任者是指制发文件的组织即文件的发文机关，以印章为依据。标题不得更改或简化，标题结构不完整，缺少问题部分的应加以补写，没有标题的文件应当根据文件内容拟写标题。日期是指文件的成文日期。填写目录页号时，前面的各份文件只填写起页号，最后一份文件填写起止两个页号。卷内目录放在卷首。

第二十四条 填写卷内备考表。备考表用于填写卷内需要说明的情况。应当写明卷内文件的实有页数，文件和文件稿本是否齐全，并填写立卷人、检查人（指处负责人）及日期。卷内备考表放在卷尾。

第二十五条 填写案卷封面。

（一）案卷封面上的各个项目应当以厅、司、局为单位统一填写，字迹工整、清晰。部门、标题、三项用钢笔或毛笔填写，其余各项用铅笔填写，不得使用圆珠笔或彩色笔。

（二）案卷标题要简明确切地反映卷内文件内容，一般包括作者、问题、名称三部分。

（三）案卷的保管期限须按照《国家体育总局文书档案保管期限表》确定。

（四）指案卷归属的时间。

第二十六条 案卷装订。

（一）案卷装订前应当对文件材料进行全面检查。对破损的文件材料，应当进行修补。装订部位过窄或装订部分有字迹的文件，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷皮的文件材料，要按卷皮大小折叠整齐。对字迹模糊或褪色的文件材料，应当予以复制或附上誊写清楚的手抄稿。复制件附于原件后一并归档。重要外文文件应当译成中文。

（二）案卷由立卷人装订，文件的左侧和下方要对齐，在左侧用双线三孔装订。装订要做到结实、整齐、不掉页、不倒页。不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。装订长度在16厘米左右。

（三）装订时要去掉文件上的曲别针、大头针、订书钉等金属制品。

第四章 归档时限和要求

第二十七条 凡具有保存价值的文件材料，均应在第二年的第一季度前，机关由各部门秘书将案卷集中，统一向办公厅档案处归档；直属单位由各处室分别立卷，交办公室集中统一管理。

第二十八条 归档时。机关各部门秘书和各直属单位办公室负责档案工作的人员．应当对案卷质量进行检查，对案卷进行系统排列（如按处、按项目顺序排列），并填写案卷目录一式2份。案卷目录上的标题必须和案卷封面上的标题一致。

第五章 档案的利用

第二十九条 办公厅保管的档案主要供体育系统使用，不对社会开放。

第三十条 借阅档案的审批、登记手续。

（一）借阅本部门的档案一般不须经过审批手续；

（二）借阅其他部门未经公开的档案，须经档案所属部门的领导批准；

（三）借阅党务、纪检、监察、人事、审计、保卫等方面的档案，须经有关主管部门领导批准；

（四）借阅党组的档案须经办公厅领导批准；

（五）直属单位和外单位借阅档案，必须持本单位介绍信，注明利用者的身份，利用档案的目的与范围，经办公厅领导或相关部门领导批准；

（六）借阅者应填写“借阅档案登记表”。

第三十一条 重要档案只能在档案处查阅，不得借出。

第三十二条 借阅档案者必须遵守以下规定：

（一）对所借档案应当妥善保存，注意保密，保持档案原貌的清洁、完整与安全。不得转借，不准在案卷上标注符号，不准涂改、伪造、损毁、拆散、抽取、销毁档案，不准擅自出版、公布和复印档案，不得擅自将档案带出机关。

（二）借阅者出差、出国、休假或调动工作时，应将所借档案全部归还档案处。

（三）借阅档案的期限为1个月，到期不能归还，应办理续借手续。

第三十三条 借阅者如有违反第三十一条的行为，将按照《档案法》的有关规定酌情给予如下处罚：

（一）通报批评；

（二）赔偿损失；

（三）罚款；

（四）没收非法所得；

（五）追究行政责任；

（六）追究法律责任。

以上处罚，可单独或合并使用。

第六章 档案的保密

第三十四条 各厅、司、局和各直属单位工作人员应当严格遵守国家有关保密的法律及行政法规，确保档案的安全。

（一）档案在未向社会开放前，任何组织和个人无权公布档案内容，或擅自扩大利用范围。

（二）严禁将档案带往国外、外地、家中及公共场所。严禁邮寄档案。外出工作必须携带档案时，必须经主管领导批准，并采取必要的安全措施。

（三）不得在公共场所和家属、子女、亲友面前，或在电话和通信中谈论档案的秘密问题。

第三十五条 违反档案保密制度，私自提供、抄录、扩散和公布档案的内容，造成失密、泄密事故的；私自将档案赠送和出卖给外国人的；私自携运和邮寄档案出境的，对直接责任者，应限期追回有关档案（包括档案复制件），并追究其法律责任。

第三十六条 销毁档案必须登记造册，经主管领导批准，派专人监督销毁。

第七章 档案库房管理

第三十七条 档案人员要忠于职守，确保档案的完整与安全。

第三十八条 档案库房是机要重地，非档案工作人员不得随便进入。因公需要进人者，必须由档案人员陪同。

第三十九条 根据库房温度、湿度的要求，做好通风、降温、去湿工作。

第四十条 保持库房设备整洁，力求做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害、无杂物。第四十一条 库房内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品及酸碱腐蚀性化学制品。

第四十二条 库房内的消防设备应当经常检查，使之保持完好。

第四十三条 人离库房要断电、锁门。

第四十四条 库内所保管的档案一年进行一次全面清查，发现问题及时向分管领导报告，并采取积极有效措施，保护档案安全。

第八章 附 则

第四十五条 本办法自下发之日起施行。1996年11月25日修订的《国家体委机关文书档案管理办法》同时废止。

本内容来源于政府官方网站，如需引用，请以正式文件为准。

第三篇：文书档案管理办法

文书档案管理办法

文书档案管理办法

一、管理职责

（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。

（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。

（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。

（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。

（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。

（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。

二、立卷归档

（一）归档范围

凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

（二）归档要求

1．各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2．厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4．会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5．档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。

（三）归档时间

1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2．会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。

3．基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用

（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。

（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。

（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。

四、档案保管

（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。

（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。

（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14－24度，相对温度45－60%的范围内。

（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。

（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

五、档案统计

（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。

（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。

（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。

（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。

（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。

六、档案鉴定和销毁

（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。

（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

七、保管期限

（一）办公室文书保管期限

1．上级机关下发的由办公室承办的文件材料

永久

2．党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料

永久

3．人事厅工作总结报告及计划、规划

长期

4．人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料

永久

5．由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料

永久

6．人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复

永久

7．办公室工作计划、总结、汇报、会议记录

长期

8．办公室编写的《河北人事信息》

长期

（二）机关党委、人事处文书保管期限

1．党组会议记录、纪要

永久

2．人事处工作计划、总结、汇报、会议记录

长期

3．本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料

永久

4．厅机关干部任免和工作人员考核奖惩的文件材料

永久

5．干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料

长期

6．本厅职工调动工作行政工资介绍信存根

长期

7．本厅职工花名册及党员统计表

永久

8．省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料

长期

9．厅考核目标工作报告等有关材料

长期

（三）纪检、监察室文书保管期限

1．上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料

永久

2．本厅制定的有关廉政建设的文件材料

永久

3．清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料

长期

4．对本厅干部党纪、政纪处分材料

永久

（四）综合规划处文书保管期限

1．机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件

长期

2．全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件

长期

3．全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件

长期

4．省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件

长期

5．干部统计资料、报表

永久

6．机关事业单位职工人数、工资总额统计报表

永久

（五）政策法规处文书保管期限

1．贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等

永久

2．全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件

永久

3．公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见

永久

4．公务员制度实施工作批复及其他重要文件

永久

5．企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等

永久

6．有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话

永久

7．人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见

永久

8．重要调研资料和报告

长期

9．省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等

永久

（六）录用聘用管理处文书保管期限

1．有关录用工作的政策性文件

永久

2．重要工作向上级的请示及领导批示

永久

3．本处工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料

长期

4．审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料

长期

（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限

1．省直单位非领导职务评定情况

永久

2．有关省政府行政机关非领导职务评定文件

永久

3．行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知

永久

4．系统表彰奖励的文件材料

永久

5．有关全省奖励升级的文件材料

永久

6．有关全省政务公开的文件

永久

（八）人才流动开发处文书保管期限

1．本处干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料

永久

2．有关干部调配、毕业生分配的政策规定

永久

3．本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料

永久

4．本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料

永久

（九）培训教育处文书保管期限

1．全省公务员培训工作规划、计划、总结、报告

永久

2．全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料

长期

3．本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料

永久

4．工作总结和工作安排

长期

（十）工资福利处文书保管期限

1．全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规

永久

2．全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定

长期

3．关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复

长期

4．机关事业单位工作人员福利政策

长期

5．机关事业单位工人考核政策

永久

6．全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见

长期

7．离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见

长期

（十一）职称管理处文书保管期限

1．专业技术职务评审的有关政策法规

永久

2．组建（调整）中、高级评审委员会的批复

永久

3．破格晋升高级职务审批表及有关证明材料

永久

4．向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整

永久

5．省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见

永久

6．省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见

永久

7．职改工作计划、总结、汇报、意见

永久

8．省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料

永久

9．省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复

长期

10．全国专业技术资格考试合格名单及软盘

永久

11．各种数字统计表（汇总表）

永久

12．职改信息

长期

（十二）专家管理处文书保管期限

1．国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专家扶贫的有关文件

永久

2．享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料

永久

3．科技人员家属“农转非”方面的政策法规

长期

4．跨世纪人才选拔的有关文件材料

永久

5．非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料

长期

6．河北省留学人员联谊会的有关文件材料

长期

（十三）军官转业安置培训处文书保管期限

1．军官转业安置工作的有关政策法规

永久

2．省军转工作小组、军转办文件、简报

永久

3．军转办向上级的请示、报告

永久

4．省军转转业干部花名册定向名单、领导批示

短期

（十四）职称考试中心文书保管期限

专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘

长期

（十五）录用考试中心文书保管期限

1．全省招录公务员考试考务的规定和办法

长期

2．具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发（编排）的准考证（号）、考试成绩登统表

短期

3．笔试试卷、面试题本、题库

长期

4．全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料

长期

（十六）人才交流中心文书保管期限

1．人才流动宏观管理政策性文件

永久

2．人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、计划、总结、报告

永久

3．人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规

永久

4．组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有关资料

长期

5．向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文书保管期限

1．事企业单位干部统计报表

永久

2．国家公务员统计报表

永久

3．退休干部统计报表

永久

4．参照公务员管理的国家机关干部统计报表

永久

5．机关事业单位工作人员工资统计报表

永久

6．推广GPMS有关文件

长期

（十八）工考中心文书保管期限

1．工人技术等级（职务）培训考核的政策法规

永久

2．工人晋升技术等级（职务）审批人员名单

长期

（十九）省编制委员会办公室文书保管期限

1．全省机构编制工作计划，总计报告

永久

2．省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，省直事业机构的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文

永久

3．有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料

永久

4．省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要

永久

5．机构编制工作会议及联席会议材料

长期

6．本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料

长期

7．本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编制的文件 永久

8．本单位印发的《机构编制简讯》 长期

第四篇：文书档案管理办法

文书档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强公司文书档案的科学管理，充分发挥公司档案在各项工作中的作用，保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《河南省档案管理规定》、《河南省交通档案管理细则》及河南省档案局《归档文件整理规则》，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第二条 公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录，反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则，各部门、各单位应指定专（兼）职文书负责人，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。

由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知行政办公室。

公司档案室设在平顶山营运管理中心，设专职档案管理员。

第二章 归档范围

第三条 凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。

第四条 文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。

—1—

（一）上级机关的下列文件应予归档：

1、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

2、上级机关颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件；

3、上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等；

4、上级机关印发或转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）；

5、上级机关颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。

（二）公司下列文件应予归档：

1、重要的会议材料（党政联席会、经理办公会、党委会），包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

2、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相关单位来往文书；

3、公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件；

4、公司检查基层单位或控股单位工作、调研形成的文件；

5、公司领导因公务活动形成的重要文件、传真，及从其它上级部门带回与公司有关的文件；

6、公司党委、纪委、工会、团组织等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等文件；

8、公司的营运信息统计报表和统计信息分析资料；

—2—

9、各项规章制度；

10、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

11、公司与有关单位签订的协议、合同，及在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、工作往来文件等；

12、公司在法律事务中形成的文件材料；

13、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

14、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

16、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

17、公司机构演变、人事任免、调配、调资、评先、处分、出国、退休、培训等文件材料；

18、公司的人事档案，职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

19、公司财务凭证、预算表、决算表、会计报表等财政部要求归档的；

20、公司的路产管理档案；

21、公司的科研项目报告和学术报告；

22、公司处理群众来信来访有领导批示并有处理结果的；

23、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

—3—

24、批准的公司经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

25、公司领导值班记录。

（三）公司各部室、基层单位正常工作中处理的所有原始材料：

1、获得的各项各级荣誉奖励批准文件；

2、代表公司对外进行的各项工作材料；

3、营运分析报告、收费站工作日志及其它重要文书资料；

4、监控中心监控记录、值班日记、电话记录等重要资料；

5、路政执法文书档案（事故处理记录、路权维护索赔记录）等重要资料；

6、其他需要长期保存的文书资料。

（四）相关单位与公司在工作中形成的重要文件。

1、与相关单位之间往来的通知、信函；

2、与相关单位形成的会议纪要、备忘录等；

3、一切与相关单位形成的具有参考利用的文件材料。第五条 音像档案包括：

（一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。

（二）反映公司概貌的音像资料；

（三）公司召开重要会议形成的音像资料；

（四）公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料；

（五）公司各部门、各单位在日常工作（比如招投标、养护大中修等）中形成的音像资料；

（六）路产路权维护及重大事故形成的音像资料；

（七）上级领导在公司视察或重要活动中形成的音像资料；

（八）公司学术报告会、科研会形成的音像资料；

—4—

（九）上级领导授予公司的奖状、奖旗、证书等。第六条 电子文档。公司网上办公后形成的收发文处理、会议纪要审阅、签报审批等重要资料电子文档要存入移动硬盘存档。

第三章 归档要求

第七条 立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。

第八条 立卷归档的文件一律要求原件，部门、各单位需要者可存复印件、影印件。

第九条 立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。

第十条 归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和原珠笔，一律用钢笔或签字笔。

第十一条

文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。

第十二条

跨的请示与批复归档于复文；跨的总结归档于针对的最后；没有复文的归档于请示；跨的规划、计划归档于针对的第一；跨会议文件归档于会议召开。

第十三条 音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。

第十四条 音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、—5— 地点、内容、人物、背景、摄影者等。

第十五条 案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。

第十六条

案卷装订应保证结实、整齐、美观。永久、长期保管的案卷，应用线绳以三孔装订。装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐，装订线不得压盖字迹。

第十七条

文件装订时应拆除金属物，折叠整齐。装订线以外有字迹的应加边，残破的文件应修补好。

第十八条

档案的分类编号按《许平南公司档案分类规则（试行）》相关规定执行。

第四章 档案的管理

第十九条

档案管理应根据各类档案的形成内容、保管期限分门别类登记保管，确保系统化、条理化和标准化，应充分运用计算机网络技术，逐步实现档案管理的科学化和现代化。

第二十条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，公司档案室专职档案员负责组卷、编目。每次存档时应履行档案移交签字手续，不得无故延期或拒交。

第二十一条 文书档案一般应在次年三月底以前向公司档案室归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部竣工验收后两月内向公司档案室归档；声像档案一般在年终向公司档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。各部门移交的档案清单一式两份，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。

第二十二条 档案的保管期限分为永久、长期和短期。长期

—6— 为15-30年、短期为1-15年。保管期限由有关部门负责人确定，行业有专业规定的依照行业规定执行。

一般应遵循以下划分原则：

（一）反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

2、公司制定的属于制度性文件；

3、党政联席会、经理办公会、党委会会议记录、纪要等；

4、以上的计划、规划，召开重要会议的文件；

5、重要的请示报告及批复、总结、综合统计报表、生产经营管理情况分析；

6、机构改革、公司领导任免和干部任免的文件；

7、直属上级机关印发的属于公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件和批复；

8、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

10、公司在法律事务中形成的文件材料；

11、公司路产管理档案；

12、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

13、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

—7—

15、公司的人事档案等；

16、公司财务凭证、预算表、决算表、会计报表等；

17、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

18、批准的公司经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

19、非直属单位针对公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件，列为长期保管，主要包括：

1、公司日常事务性文件；一般会议的主要文件；

2、直属上级机关印发的属于公司主管业务并需要贯彻执行的一般文件。

（三）凡是较短时间内对公司有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上级机关和相关单位发来的非公司主管业务，但要求贯彻执行的文件；

3、下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件；

4、未经上级批复的请示文件。

第五章 档案的利用

第二十三条 积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为行政管理、运营管理和科研

—8— 研发等提供档案服务。

第二十四条 档案原则上不外借。本公司工作人员，因工作需要借用档案时，应填写借用档案证明单，复印档案需填写复印档案报批表、案卷复制目录，经各部室主任、办公室主任、分管领导签批后借用。借阅声像档案须经档案室批准并征得声像档案形成部门同意，方可借阅。声像档案原声带、母片严禁外借。档案室出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。

（一）本公司工作人员，调阅本部门的一般档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调阅。调阅涉密档案资料，须经本部门负责人签字。

（二）借用党务工作档案时，应由党员干部借用，并履行党委有关部门负责人签字批准手续。借用党组、党委文件和党政班子会议记录、纪要等或涉密案卷时，应经党委书记批准，并一律不准借走，只限在档案阅览室查阅。

（三）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持有单位介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），一般档案资料经行政办公室主任签字后，方可借阅；重要的档案资料需经行政办公室主任、分管领导及总经理批准，并一律不能借出档案室。特殊情况需借走档案，须经总经理签字后方可办理借阅手续。借阅时间一般不超过一天，用后要及时归还。

（四）借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应将所借档案及时归还档案室。如已调动工作，借阅档案未归还档案部门，由其原所在部门负责人负责追收归还。

—9—

（五）公司工作人员借用本单位档案的期限：文书档案一般为七天，科技档案一般为十五天，声像档案借阅期一般为三天。若因特殊情况需延长借期，应到档案室办理续借手续并经分管领导批准，但每次延期时间最长不超过10天。

第二十五条

声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完整无损。

第二十六条

档案从库房调出时，档案人员要及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置。档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。

凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案室核对无误后，可加盖档案部门“档案材料证明专用章”证明。

因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。

第二十七条 遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

档案室应当加强对档案的研究整理，经上级主管部门和保密机构批准，有计划地出版档案材料，在指定范围内发行。

汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报主管部门备案。

第二十八条 借阅的档案必须要爱护，对所借档案要负安全、保密之责，并妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准在档案文件上批注、抽换、勾划、涂改，严禁对卷内文件折叠、撕毁或拆散案卷和作任何文字标记。

—10— 第二十九条 严格遵守保密制度，严格控制借阅范围，借阅档案要妥善保管，不得将借阅档案带出公司，不得擅自翻拍复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗失。

第三十条 查阅、借阅、复印档案如发生丢失现象，要追究当事人责任，造成经济损失的给予行政处分。

第六章 档案质量

第三十一条 公司各部门、各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第三十二条 公司各部门、各单位应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三十三条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第三十四条

专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第三十五条 案卷质量的基本要求是遵循文件的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区别不同的价值、便于保管和利用。

第三十六条 公司档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

第七章 附 则

第三十七条 本制度由公司行政办公室负责解释。

—11— 第三十八条 本制度自发布之日起试行。

—12—

第五篇：国家体育总局科研课题经费管理办法

国家体育总局科研课题经费管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强国家体育总局（以下简称总局）科研课题经费的管理，提高资金使用效益，根据财政部、科技部有关财务和科研管理制度，结合总局体育科研工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于总局科教司立项资助的科研课题。科研课题分为重点研究领域攻关课题和国家队科研综合攻关研究课题两类（以下统称为课题），分别由总局科教司和有关运动项目管理中心负责组织实施。

第三条 课题经费管理和使用的原则：

（一）明确目标、突出重点。科研经费主要用于支持事关体育事业发展的基础性、战略性、前瞻性研究，重点围绕备战奥运会、实施全民健身计划开展科研攻关与科技服务工作。

（二）科学安排、合理配置。要严格按照课题研究的目标和任务，科学合理地编制和安排预算，杜绝随意性。加强相关科研资源的统筹协调和有效整合，避免重复浪费。

（三）单独核算、专款专用。课题经费应纳入单位财务统一管理，单独核算，任何单位和个人不得截留、挤占和挪用，确保专款专用，并建立课题经费的管理和使用的追踪问效机制。

第二章 经费开支范围与规范

第四条 课题经费是指在课题研究过程中发生的与研究活动直接相关的、由总局专项经费支付的各项费用。

第五条 课题经费由直接费用和间接费用组成。

（一）直接费用是指在课题研究开发过程中发生的与之直接相关的费用，主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、差旅费、会议费、出版/印刷/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和其他支出等。

1.设备费：是指在课题研究过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。不得列支预算外设备，不得列支购买日常办公设备，应有完善的设备验收入库手续。课题承担单位应建立设备采购、验收入库和领用各环节内控制度。

2.材料费：是指在课题研究过程中消耗的各种原材料、试剂、辅助材料等易耗品的采购费用。采购材料应有完整的材料出入库手续，大宗材料采购应签订合同，有完善的审批手续。课题承担单位应建立完整的材料采购和出入库内控制度。

3.测试化验加工费：是指在课题研究过程中支付给外单位或课题承担单位内部独立经济核算单位的测试、计算、分析、化验及加工等费用。课题承担单位委托外部独立法人单位进行测试，须签订合同，并开具发票；在课题承担单位、合作单位内进行测试，测试化验加工 部门应为独立经济核算单位，应当建立任务委托和经济结算的有关规定。测试化验加工费严禁以劳务费形式列支。

4.差旅费：是指在课题研究过程中开展研究活动、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。出差人员应为课题组人员，出差地点与课题研究相关，应有出差审批手续、报销单等相关凭证。差旅费开支标准应当按照国家有关规定执行，严禁列支国际旅费。

5.会议费：是指在课题研究过程中开展学术研讨、咨询以及协调课题等活动而发生的会议费用。课题承担单位应按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期，应有会议审批手续、参会人员签到表、会议纪要、会议通知等凭据。会议费不得包含专家咨询费、礼品费、招待费和旅游费等开支。

6.出版/印刷/文献/信息传播/知识产权事务费：是指在课题研究过程中，需要支付的出版费、印刷费、资料费、专用软件购置费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。专业软件购买、专著出版等大额支出应有相关合同，专利申请及论文发表等支出应有受理函件或检索信息。不得购买通用性操作系统、办公软件等，不得列支日常手机及办公固定电话通讯费。

7.劳务费：是指在课题研究过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的相关研究人员（如在校研究生等）和临时聘用人员等的劳务性费用。劳务费应按照课题经费预算据实列支，不得计提或分摊；原始凭证上应有领取劳务费人员姓名、工作单位、职称、身份证号码、主要负责工作、劳务时间、本人签字等信息。

8.专家咨询费：是指在课题研究过程中支付给聘请咨询专家的费用。专家咨询费不得支付给课题组成员以及参与课题管理的相关工作人员。专家咨询费相关原始凭证上应有人员姓名、工作单位、职称、身份证号码、主要负责工作、劳务时间、领取签字等信息。专家咨询内容及建议需整理留存备查。专家咨询费只能支付给个人，不得支付给单位。

以会议形式组织的咨询，专家咨询费的开支参照高级专业技术职称人员500—800元/人天、其他专业技术人员300—500元/人天的标准执行。会议超过两天的，第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300—400元/人天、其他专业技术人员200—300元/人天执行。

以通讯形式组织的咨询，专家咨询费的开支参照高级专业技术职称人员60—100元/人次、其他专业技术人员40—80元/人次的标准执行。

（二）间接费用是指承担课题任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括承担课题任务的单位为课题研究提供的现有仪器设备及房屋，水、电、气、暖消耗，有关管理费用的补助支出，以及绩效支出等。其中绩效支出是指承担课题任务的单位为提高科研工作绩效安排的相关支出。绩效经费应在科研绩效考核的基础上，由课题承担单位制定相关管理办法，结合科研人员实绩统筹安排。间接费用不超过课题经费中直接费用扣除设备 购置费后的20%。

第六条 课题在研究过程中发生的除上述费用之外的支出，应在申请预算时单独列示说明，单独申请核定。

第三章 预算编制与审批

第七条 课题预算是预算执行、监督检查和财务验收的重要依据，经费预算的申报审批程序如下：

（一）课题经费预算经课题申报单位和课题组织单位审核后，与《国家体育总局科研课题申报书》一并报总局科教司。

（二）总局科教司会同课题组织单位组织专家或委托中介机构对课题预算进行评审或评估。

（三）课题负责人根据评审或评估意见对经费预算进行修改，经课题承担单位和课题组织单位审核后，与《国家体育总局科研课题计划任务书》一并报总局科教司。

（四）总局科教司按照规定的程序批准课题经费预算。第八条 课题预算编制要求：

（一）编制课题预算应当根据课题研究的合理需要，坚持目标相关性、政策相符性和经济合理性原则。

（二）课题预算应当由课题负责人协助课题承担单位财务部门共同编制。

（三）应根据课题经费开支范围确定支出科目编制课题预算，并对各项支出的主要用途和测算理由进行详细说明。

（四）多个单位联合承担的课题，应当在双方签订的协议书中编列各单位承担的主要任务、经费预算等，连同《国家体育总局科研课题计划任务书》一并上报。

第四章 预算的执行

第九条 课题经费按照财政资金支付管理的有关规定拨付，经费应在研究周期内按预算进度据实支出。涉及政府采购的经费使用，按照政府采购有关规定执行。

第十条 课题经费严格按照下达的课题预算执行，一般不予调整，确有必要调整时，按照以下程序核批：

（一）课题合作单位变更以及调整课题合作单位预算的，由课题负责人、承担单位提出调整意见，经课题组织单位审核同意后报总局科教司批准。

（二）课题费用中材料费、测试化验加工费、出版/印刷/文献/信息传播/知识产权事务费预算如需调整，课题负责人根据研究实施过程中的实际需要提出申请，由课题承担单位审批，总局科教司在中期财务检查或财务验收时予以确认。设备费、差旅费、会议费、劳务费、专家咨询费，间接费用等预算不予调增，如需调减可按上述程序调剂用于课题其他方面支出。

（三）距结题期限不足3个月的课题，任何经费不得调整。第十一条 课题承担单位是课题经费使用和管理的责任主体，应建立健全经费管理制度，完善内部控制和监督制约机制，严格课题预 算调整审批程序；对总局课题经费和自筹经费分别进行单独核算，配合做好财务审计、财务验收等工作，及时按规定办理财务结账手续，保证课题顺利实施。

第十二条 课题负责人、课题承担单位应当严格按照本办法规定的课题经费开支范围和标准办理支出。严禁使用课题经费支付各种罚款、捐款、赞助、投资等，严禁以任何方式变相谋取私利。

第十三条 课题经费实行决算报告制。课题负责人应配合财务部门编制课题经费财务决算报告，财务决算自上年10月1日起至本年9月30日止。课题经费到帐之日起至9月30日不满三个月的，当年可不编报课题经费决算，其经费使用情况一并在下一经费决算报告中反映。课题负责人对课题决算报告进行审核、汇总，编制课题财务决算报告，于每年10月15日前报送总局科教司，作为审批下一预算的依据。

第十四条 在研课题的结存经费，结转下一按规定继续使用。课题因故终止，课题承担单位财务部门应当及时清理账目与资产，编制财务报告及资产清单，由课题组织单位审核后报送总局科教司，课题结余经费（含处理已购物资、材料及仪器、设备的变价收入）收回原渠道，按照财政部关于财政拨款结转和结余资金管理的有关规定执行。

第十五条 预算执行实行重大事项报告制度。在课题实施期间出现计划任务调整、课题负责人变更或调动单位、承担单位变更等影响经费预算执行的重大事项，课题负责人、课题承担单位应及时报课题 组织单位及总局科教司批准。

第十六条 课题经费形成的固定资产属国有资产，一般由课题承担单位进行管理和使用，课题组织单位和总局科教司保留调配使用的权力。课题经费形成的知识产权等无形资产的管理，按照国家有关规定执行。

第五章 经费的监督检查

第十七条 总局经济司、科教司对课题经费拨付使用的情况进行监督检查。

第十八条 总局科教司会同总局财务管理和审计中心组织专家或委托中介机构，对课题经费的使用和管理进行检查和中期评估。检查和中期评估的结果，将作为调整课题预算、按进度核拨经费的依据。

第十九条 课题完成后，课题负责人应配合课题承担单位及时向总局科教司提出财务验收申请，财务验收是进行课题验收的前提。总局科教司会同总局财务管理和审计中心组织专家或委托中介机构对课题进行财务审计和财务验收，财务审计是财务验收的重要依据。

第二十条 存在下列行为之一的，不得通过验收：

（一）编报虚假预算，套取国家财政资金；

（二）未对课题经费进行单独核算；

（三）截留、挤占、挪用课题经费；

（四）违反规定转拨、转移课题经费；

（五）提供虚假财务会计资料；

（六）未按规定执行和调整预算；

（七）虚假承诺、自筹经费不到位；

（八）未合理安排预算支出，结余经费数额较大；

（九）其他违反国家财经纪律的行为。

第二十一条 课题通过验收后，课题承担单位应当在一个月内及时办理财务结账手续。课题经费如有结余，结余经费收回原渠道，并按照财政部有关结余资金管理的有关规定执行。

第二十二条 课题经费管理建立承诺机制。课题承担单位法定代表人、课题负责人在编报预算时应当共同签署承诺书，保证所提供信息的真实性，并对信息虚假导致的后果承担责任。

第二十三条 课题经费管理建立信用管理机制。总局科教司对课题承担单位、课题负责人、中介机构和评审专家等在课题经费管理方面的信誉度进行评价和记录。

第二十四条 对于在预算执行过程中，不按规定管理和使用课题经费、不及时编报决算、不按规定进行会计核算的单位，总局科教司予以停拨课题经费或通报批评，情节严重的将终止课题。对于未通过财务验收，存在弄虚作假，截留、挪用、挤占课题经费等违反财经纪律的行为，取消有关单位或个人今后三年内承担总局课题的资格，并进行通报。构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。

第六章 附 则

第二十五条 本办法由总局经济司、科教司负责解释。第二十六条 本办法自发布之日起实施。2005年5月30日发布的《国家体育总局科研项目经费管理办法》（体经济字[2005]210号）同时废止。