物资采购管理制度和存货管理制度（5篇模版）

第一篇：物资采购管理制度和存货管理制度

物资采管理制度

为了加强全公司物资的采购管理，增加采购过程的透明度，降低采购成本，提高经济效益，以达到所供应物资确保质量、供应及时、综合采购成本最低的采购工作要求。现特订物资采购管理制度如下：

一、采购物资分类及其主管部门

1、技术改造项目所需的设备（不包括工程材料），采购的主管部门为技改办。

2、一次性耗用的材料（包括工程材料）、包装物、办公用品、低值易耗品、工具、仪器仪表、促销品、修理用配件等物资统一集中到采购部采购。

3、有关部门专用的软件可由使用部门直接按规定程序报总经理（董事长）批准采购。

二、采购计划管理

仓储部根据当月销售计划，编制月度生产计划，根据月未各类物资库存情况进行综合平衡后于每月3日前向采购部编报当月采购计划，采购部报物流总监审核后，报总经理审批。采购部根据审批后的采购计划按生产进度要求及时组织采购。保管员按采购计划组织验收，财务部按采购计划或（合同）安排付款。

对于非技改项目用设备和修理用配件，由设备动力部编制采购计划，报生产总监审核后，报总经理审批。采购员凭审批后的采购计划采购。

对于办公用品、低值易耗品由办公室编制采购计划，报财务和行政中心总监审批后交采购部采购。

对于促销品由营销部编制采购计划报销售总监审批后交采购部采购。对于采购金额 元以上的促销品需报董事长审批。

对未经审批的计划外采购，保管员有权拒绝验收进仓，财务部有权拒绝付款。对于临时抢修所需的零配件采购，可直接采购后，根据规定程序办理进仓手续后报总经理审批支付。对于未列入采购计划的急需材料的采购，由使用部门报总经理批准后交采购部采购。严禁采购员或车间直接通知采购员擅自采购。

三、参与采购洽谈的人员和审批

1、技术改造项目所需的设备的采购洽谈会，由技改办负责牵头，由采购部、设备动力部共同参与，必要时请有关领导或专业人员参加，谈成步意向后，报董事长审批。

2、大宗材料的采购洽谈，由物流总监和采购部共同参与，谈成意向后，报总经理审批。

3、其他材料的采购洽谈，采购部谈成意向后，报物流总监审批。

四、库存定额和采购批量的确定

为了使各类物资的供应在保证生产经营工作顺利进行的前提下，保持库存资金占用量最低，采购部必须与财务部等有关部门进行科学的分析，确定各种原辅料及主要配件的最低库存定额和最高库存限额，同时，按照采购成本最低的要求确定进货批量。

五、采购物资的验收、进仓管理

一切物资的购进都必须经过验收程序，经验收合格后方可办理进仓手续。严禁未经验收直接办理进仓手续。具体程序如下：

1、第一点1类采购物资验收程序。由工程项目监督部门组织有关人员进行验收，验收合格后方可安装使用。

2、第一点2类采购物资验收程序。保管员应及时进行认真的现场数量清点或过磅。发现短少必须马上报告采购部进行交涉处理。清点数量后，根据我公司规定必检的品种，必须及时向质检部报送请检单，质检部根据购货合同或规定的质量标准进行检验或抽样检测，出具质检报告单及时送采购部，保管员凭检验合格的报告单进仓。

3、第一条3类采购的软件，由使用部门写出试用报告或验收报告交总经理批准后，按合同付款。

六、购进不合格 物资的处理

凡经检验不合格的购进物资，采购主管人员必须在合同或合同法规定的有效期限内向供货方提出，通过传真等有效途径通知供货方。采购主管人员必须要妥善处理，不得造成企业损失，如不能处理的，必须及时向总经理或董事长报告。如既不能妥善处理，又不能及时报告的，造成损失由采购主管人员负责赔偿。

七、供货单位的选择及淘汰

1、选择的原则：质量相同看价格，价格相同看质量，价格、质量相同看服务，大宗物资（如：麦芽、大米、煤、啤酒瓶、塑料箱、商标、包装纸箱等年供货额在100万元以上的物资）采购单位不少于二家。

2、选择的程序

㈠、采购部必须多方征集供货单位的有关信息材料，向物流总监提供意见，初步确定供货单位筛选对象。

㈡、主管采购领导组织采购员、质检员或技术员对供货单位进行实地调查，核实产品质量的可靠性，以及其他如规模、服务、信誉等情况，写出调查报告，报告总经理审批。如供货单位较远或不便前往实地调查的，也必须取得有关能证明实际情况的文字材料。

㈢、对于能进行试用的原材料，必须通过试用程序，并将试用的各项数据进行如实记录，写出试用报告。

㈣、对于大宗原材料年供货在100万元以上，批次进货在30万元以上的要按投招标办法确定供货单位。投招标按《关于原辅料竞标采购有关规定》规定的程序进行。

㈤、对于非通过投招标办法选择供货单位的，由采购分管领导拟定后，报总经理审批。

㈥、一般情况下，不得选择由本公司股东或员工（包括他们的亲戚）创办的单位作为供方，特别是中层以上领导干部要绝对禁止，防止感情办事。

3、供货单位出现以下情形之一的，将被取消合格供应商资格。

（一）、连续出现产品质量波动，影响我公司产品质量的；

（二）、通过非公平渠道（如：行贿、串标等）取得供应商资格的；

（三）、其他严重违反合同的情形。

八、采购物资使用情况的质量反馈和供货单位的管理。

物流总监应及时定期组织有关使用采购物资车间和品控部等部门征集采购物资质量反馈意见，对于不符合质量要求，与规定标准不符合的物资供货单位，及时向总经理提出停止供货或另选供货单位的建议。

同时，严禁供货单位人员与本公司使用、检验等有关人员进行频繁接触，建立密切关系，或出现宴请、收卖等行为的，一经发现停止供货，另选供货单位。

九、物资采购的监督

1、监督的内容

㈠、主要采购物资的质量标准，试用品的试用结果情况。㈡、主要采购物资的投招标形式、结果，包括中标单位的规模、价格、服务等内容。

㈢、主要采购物资的价格、供货单位名称、联系电话等。

2、监督的工作部门及对象

采购部和财务部及时将有关监督内容的资料整理后交公司监事进行监督后，签署监督意见，交公司董事长和副董事长。

十、采购信息管理

1、采购部应根据质量管理标准的要求，建立合格供应商档案。

2、采购员必须主动掌握各类物资的价格信息，努力降低采购成本。

3、其他部门有关人员掌握的价格信息，应及时提供给采购部门。

存货管理制度

为了确保公司存货安全有序的流转，减少损失，降低存货成本，提高经济效益，特制订本制度。

一、全面落实实物负责制，实行谁保管谁负责。必须将所有的物资保管责任明确落实到个人，不能出现无人负责或多头负责的现象。出现缺少，必须及时报告，并组织有关人员进行深入分析，查明原因，分清责任。属于保管不善等人为因素造成的损失，必须追究有关人员的赔偿责任。各类损耗必须经有关部门审核批准后入账。属于正常损耗的由部门负责人审批，属于非正常损耗的报总经理或董事长审批。

二、不相兼容职务，不得兼职，堵塞管理制度的漏洞。物资采购员、检验员、保管员、领料员之间必须分开，不得兼职。采购员必须按合同或规定的质量标准组织采购；保管员必须认真按发票或货物清单点验；并及时协同质检人员进行质量检验，检验合格后，保管员方可按实进仓。发现质量或不符等问题及时报告有关领导处理。

三、加强领用管理。一切货物必须按先进仓后领用的程序管理。严禁未经验收直接办理进仓手续或领用，对于抢修急需的配件可直接领用，但必须在领用后3个工作日内取得领用部门负责人的证明，并报生产总监审核后，到仓库保管员处补办进仓和领用手续，并附审批手续。各类存货必须由各使用部门的部长（副部长）领用。受部长委托，班组长（或工段长）可直接领用，但必须及时将领料单交给部长，以便部长控制本部门的成本。其他人员一律不准领用。

四、加强物料消耗的定额管理，控制生产成本。各用料部门必须制订各种物料消耗定额，报技术等有关部门核定后，报各中心总监批准。保管员按定额发料，超定额由各中心总监批准后发料。

五、加强存货定额管理，确保满足生产需要和降低存货成本。仓储部必须会同采购部和财务部等有关部门进行科学分析，确定各种存货的最低库存和最高库存定额。在存货降到最低定额时，保管员必须马上向仓储部报告，由仓储部通知采购部采购。

六、加强仓库或堆场的现场管理，确保存货安全有序流转。对各仓库或堆场进行整体规划，做到各类存货定点、定标准堆放，整齐划一。根据各类存货的特性，做好防火、防鼠、防盗、防变质、防生锈等工作，确保存货安全。保持存货现场的清洁卫生。

七、加强存货的定期盘点工作，充分发挥财务的监督作用。除五金配件因品种繁多实行年中和年未二次盘点外，其他存货（包括已领用未使用完的车间存货）必须做到每月定期盘点，在盘点过程中，财务和仓储部必须参与监督。

八、各有关部门必须做好配合，全员参与监督管理。

1、门卫必须严格按照货物进出厂制度加强进出货物的检查和件数的点验。

2、质检部门会同有关人员及领导确定各种购进材料的质量标准和质检的质量指标，落实专人负责质量检验。

3、用料部门必须及时反映材料的质量情况。

九、加强瓶箱管理

1、加强出借瓶箱的管理，首先，严格执行出借瓶箱的审批手续，必须落实经办催收人员，未落实经办催收人员的不得出借。其次，必须及时组织催收工作，落实催收责任，把催收的成效并入个人工作业绩考核。

2、严格执行瓶箱的验收制度。验收员必须认真仔细地点验，切实加强工作责任心，严防出现工作差错。

3、加强瓶坦现场管理，做好瓶箱堆放规划，所有瓶箱必须堆放在红线内，并按6个高整齐堆放。当日客户返回的瓶箱，必须当日整理完毕。

4、加强搬运操作规程现场监督，违规操作造成的瓶箱损失必须赔偿。

5、成品保管员必须凭调换单或押金单发货，严禁擅自出借。

十、加强存货管理的绩效考核工作，调动存货管理人员的工作积极性。建立超消耗定额扣罚，降低消耗定额有奖的激励和制约机制。

第二篇：物资采购、存货管理制度

物资采购、存货管理制度

1范围

本制度规定了存货管理的管理职责、计划编制、存货采购、定额管理、验收、领退、保管、计价核算及清查盘存等内容。

本制度适用于公司内部的物资采购、存货管理工作。

2规范性引用文件

《会计法》

《企业会计制度》管理职责

按《产品销售价格、原料采购价格管理办法》和《物资采购、存货管理制度》执行。4存货的内容、计划及采购管理

4.1存货的内容包括：原材料、辅助材料、燃料、包装物、低值易耗品、库存商品、自制半成品、在产品、委托加工物资等。

4.2采购计划编制

4.2.1主要原料、包装物需求计划按公司《物资采购、存货管理制度》执行。

4.2.2辅材采购计划由各使用部门根据月需耗辅材情况编制辅材月耗计划报经营部，经营部根据各部门计划结合储备定额和库存情况编制辅材采购计划。

4.2.3专项工程用材料，由工程项目实施单位根据项目预算及项目进度编制项目耗材表报经营部。

4.2.4使用单位需变更计划应及时通知采购部门，具体操作按《物资采购、存货管理制度》执行。

4.3物资采购

4.3.1物资采购及管理职责、权限、范围按《物资采购、存货管理制度》执行。

4.3.2物资采购管理执行公司Q/XLGSA00-2003质量手册中Q/XLGC`-2006“采购控制程序”一章的规定。

4.3.3严格执行经济合同法。物资采购均应以书面形式签定购货合同，所签合同条款要完整，要符合经济合同法的规定，并经公司领导批准。要确保所订购的物资品种、规格、质量、数量、交货期符合生产计划及工艺技术的要求，确保定货价格及供货渠道的合理合法性，确保货款支付符合公司《资金筹集及运用支付管理制度》《往来结算管理制度》的相关规定。

4.3.4采购部门采购物资必须在批准的合格供方单位内组织进货。

4.3.5主要原料、包装物的采购价格，按《产品销售价格、物资采购价格管理办法》执行。

4.3.6财务部门根据经批准的购货合同、采购计划，逐项审核所购物资内容、价格是否与原合同计划相符，并严格控制预付货款。若必须预付，审批程序按《往来管理结算管理制度》执行。

4.3.7辅材价格管理由财务部负责，物资供应单位按月报送月度辅材价格执行报表，报经营部备案。

5存货的定额管理

5.1各物资管理部门必须执行公司下达的储备资金定额。合理使用储备资金。运用现代化管理方法，将下达的储备资金定额分解落实到各大类库及主要原料、燃料、包装物。确保大宗材料物资的储备占储备资金的70%以上。

5.2因特殊情况需要超定额储备的，应由各单位作出书面说明并报公司领导批准。6存货的验收管理

6.1采购部门、采购人员应保证所购入存货的质量，合理组织物资运输，降低采购成本。要按国家规定向供应单位取得正式的增值税发票，自觉接受财务部门、使用部门对采购质量、价格的监督，不断改进工作，努力做好采购工作。

6.2物资采购，一律要经仓库验收。物管人员要加强物资验收工作。要严格验质、过磅、点数、验尺，并审核供货渠道及供货价格。发现超计划采购、与合同条款不符、质量有问题、规格不符、价格较高及数量短缺等情况，物管部门有权拒绝验收或要求采购人员纠正。

6.3对一般物资进仓验收，必须通过点件或验斤和质量检查；对装箱的贵重易碎工具仪器，还必须当场拆箱检查；对设备的验收应坚持保管、技术、质检三方人员同时在场的开箱验收制度。

6.4大宗原料的验收，必须凭运输部门路单、质检部门化验单，在过磅点数的基础上根据各种原料、燃料的特性，按公司规定的标准，扣除水分和合理途耗；对于需折合为100%标准含量的主要原料，不论供方含量高低，均应按质检部门化验数据，折算成标准数量验收。

6.4.1主要原料燃料验收合理途耗和扣除标准：

——其他品种扣除标准，参照同类性质原料的标准由车间、质检提出，报公司领导确定。

6.5产成品的验收。产成品必须是经质检部门检验合格，包装完整，堆放整齐，能够清点或可计量的完工产品。产品管理员要严格执行验收手续。对未入库的，质量不合格的产品，拒绝开具产品入库验收单。

对于已验收入库的产品，由于堆放时间过长，需返工处理或更换包装的，退回车间时，必须填制红字入库单，冲减验收数量。

6.6月末估价验收入库。对发票未到或缺少应具备附件的运入物资，仓库应建立备查簿登记，待发票到后，再正式办理验收手续。每月月底及盘库前，凡物资已进库、未办理验收手续的均应估价验收入库（在下月1号即用红字冲回），以保证月末（或盘存时）帐实的口径一致。估价的价格必须接近实际（含运输费用）。

6.7凡随原料一起进库的包装桶/袋应设置备查台帐，由物管部门负责收缴，不得无故短

少。

6.8废旧物资管理按《废旧物资管理制度》执行。

7存货的领发及退料管理

7.1存货领发是保证生产正常进行和节约使用物资的重要环节，物管部门要认真作好物资的发放工作。要坚持精打细算，克服怕麻烦思想，尽可能扩大破整扩零的范围，对需切割的钢材等物资应按领料单位需要量、规格进行切割，防止浪费损失。

7.2各单位内部发料时，领料部门开出请领单，物管部门凭请领单开具规范化、手续完备的领料单发货，对于白条、便条等手续不完备的借条应拒绝发货。

7.3坚持先进先出的发料方法，所发货物必须在保质期内，出库物资必须当面点清。

7.4对不合格的产品和逾期失效变质的产品，坚持不出厂。

7.5对已领用的原料和未入库的产品，不得对外转让或销售，特殊情况需去车间提货的，必须同时办理出入库手续。

7.6凡领用必须以旧换新的物资，应严格执行交旧领新制度，坚持回收旧品，并建立台帐。

7.7专项工程物资的领用，必须凭“工程项目请领单”领发，无请领单或超计划领用的不予领发。

7.8领用设备必须凭手续齐全的设备更新计划单办理，否则不能领用。

7.10物资退库

7.10.1物资退库范围。车间已领未耗物资；在建工程竣工后剩余或节约下来的完好物资；由于产品、工程项目计划变更而造成的不适用物资等。

7.10.2物资退库应填写“退料单”（或红字领料单），向原发料仓库办理退库手续。

7.10.3退库物资中，如有下月即要使用的物资，可不必将物资退回仓库。由使用单位填制本次“退料单”和下月初的“领料单”，办理假退料手续。

7.10.4归口仓库必须对退料进行认真的清查核对，并冲减领用数。

8存货的计价及核算管理

8.1一切存货的收入、发出都要进行核算，做到帐帐、帐实、帐表相符。

8.1.1财务部门的存货核算要做到明细帐与总帐及报表全部相符。

8.1.2财务部门的存货明细帐要与物管部门的明细帐按月核对相符（原料、燃料、包装物、产成品要分品质及不同规格，并同时核算数量；辅助材料分大类）。

8.1.3物管部门存货核算明细帐要与仓库保管员的实物帐相符。

8.1.4仓库保管员的实物保管帐结存数要与实际库存数相符。

8.2存货按实际成本进行计价，出库按加权平均价。

8.2.1购入的存货（除符合固定资产条件的设备、工程物资仓库外）均按不含增值税计价核算。其价格构成为：买价+运输费+装卸费+保险费+途中合理损耗+入库前的加工整理费用等。

8.2.2列入工程物资管理的物资和符合固定资产条件的设备按不含增值税计价验收。

8.2.3自制的存货，按照自制过程中的各项实际支出计价。

8.2.4委托加工的，其价格构成为：实际耗用的原材料（或半成品）价值+运输费+装卸费+保险费+加工费等。

8.2.5盘盈的物资，按照同类存货的实际成本计价。

9存货的保管

9.1仓库（储）管理是物资管理的重要环节。物资一经验收，一切责任均由仓库承担。仓库保管员要认真负责，秉公办事，严格执行管理制度。

9.2入库物资要根据不同物资的理化性质、包装特点，合理储存、妥善保管。做好防火、防潮、防锈、防腐、防爆及防盗等预防工作，确保物资安全。

9.3仓库要严格收发料手续，物资进出都要正确计量，不得私自转借、移用或损坏。有权拒绝无关人员进入库房，帐册、物资情况对外保密。

9.4库房管理要按化工部一类库要求，堆放整齐，场内卫生整洁，道路畅通。金银等贵重

物资要专人专柜保管。

9.5仓库人员工作变动或调离，应办理移交手续。要在物管主管（或指定人员）监交下，进行实地盘点移交。经管的帐册、凭证、文件资料和其他应该移交的物件及事项，都应编造清单，清点移交。

10存货的清查盘存管理

存货应当定期或者不定期盘点，终了前，必须进行依次全面的盘点清查。对于盘盈、盘亏、毁损以及报废的，按实调整存货数额，帐挂“待处理流动资产损溢”。并要及时查明原因，分别情况，按规定报批后，及时处理。

10.1清查盘存组织和时间

10.1.1日常经常性的盘存由各存货管理员进行。

10.1.2月末盘存由各物管部门组织进行。大宗原材料、燃料、包装物、产成品的月末盘存时间为结算期次日，由物管会同财务部、经营部、生技部对大宗原材料进行清查盘存。10.1.3年终对存货进行全面清查。由物管会同财务部、经营部、生技部对存货进行全面清查盘存。大宗原材料、燃料、产成品、自制半成品、在产品、包装物的盘存时间为每年11月26日至11月30日。辅助材料、废旧物资的盘存时间为每年11月26日至27日。10.2清查盘存时要注意的问题

10.2.1存货盘存截止期界定。实物出入库与帐面出入库口径要一致。

10.2.2实物盘存量按验收口径折合换算（如需折合成百分之一百及扣除超标水分等）。10.2.3要理清外单位存放（如借存及未提）及已发出未核销物资数。

10.3公司职能部门的监督管理。在自行盘存的基础上，公司经营部会同财务部对车间的存货库存情况按月进行盘存，必要时进行不定期抽盘，及时发现存在问题，改进存货管理工作。10.4盘存表的报送。每次清查盘存，应编制盘存清册，计算出盘盈盘亏数额。写出盘盈、盘亏、及毁损、报废情况的分析报告。盘盈、盘亏、毁损及报废清册及分析报告经单位负责人审签后上报公司及职能部门。除物管部门自留外，具体为：

——季度：次月一日前，报公司经营部及财务部各一份；

——：十二月三十一日前，除盘亏、报废、毁损清册及分析外，还需同时填报《盘盈、盘亏、毁损情况报告审批表》，报送部门与季度相同。

10.5存货盘盈、盘亏及毁损的处理

认真分析盈亏原因，对于因客观原因造成的损失，要取得有关的证明材料或详细说明；

属于企业财产保险规定范围的，应及时向保险公司办理索赔；对于管理不善及个人过失造成的损失，还应追究职能部门或过失人的责任，责成适当数额的赔款。对于净损失部分由核算单位申报后经公司总经理审核、报总经理办公会议审定，提交董事长和母公司财务部批准后报财税部门审批，按财务制度规定处理。

10.6要通过物资的清查盘存，分析研究库存结构，总结存货管理中存在的问题及教训，不断完善规章制度，改进存货管理工作。

11考核

存货管理列入公司对所属经营部、车间的经济责任制考核。

第三篇：采购存货管理制度

jin10．存货管理制度

为了加强存货管理，减少浪费，规范存货的采购、耗用、销售，特制定本规定：

一、存货的范围

凡在盘点及所有权归属企业的存货，不论其存放地点如何均应做为企业存货，商家代销或铺底销售产品也应作为存货单独管理。

二、存货分类

企业存货分为：原材料（酒水、饮料、鲜活食品、佐料、回收菜、成品菜、干杂等），低值易耗品（办公用具、用品、一次性餐具、厨房用生产工具等），凡不属于公司财产目录的其他物品。

三、存货采购

1、存货的采购必须以审核有效的申购单购货。（严格按照申购单的质量，等级、数量、品名购买）

2、存货采购必须按有关部门制定的质量标准采购。购买量不得超过最高储备量。

3、（原材料）原则上实行滚动结算采购方式。

4、供应商应趋于集中化、固定化、长期化、合同化。

5、定期谈判制度。

四、存货入库

1、存货验收人员以质检人员、库管人员、加工车间负责人（或实物负责人）。

2、验收时应注意验收货物的名称、型号、规格、数量、质量标准、金额。

3、验收时还应注意申购程序是否合法和齐备。

4、以上2、3条中应同时齐备，库管应严格把关，对不符合规定的拒绝入库，如遇争议，应汇报基地负责人或上级分管领导。

5、酒水、饮料、部分鲜活食品在店面验收，干杂、佐料在库房验收，大部分鲜活食品在基地加工车间验收，低值易耗品在使用部门（或库房）验收。

6、成品菜、回收菜、按菜品质量等级分别计价回收，成品菜原则上不回收，如须二次加工的按出厂价回收。并办理相关入库手续。回油按油的成品率计算入库数量。

7、数量、质量等有不符，应按实物入库，并填写货物溢余（短缺）单。

8、以实物数量、质量登记相关明细账。

9、月终所有入库单（连同申购单存根联）存根归类建档，装订成册，以便查阅。

10、入库名称应公司统一标准称谓为准，有俗称的备注俗称。

11、存货的损耗及报损处置

①鲜活食品入库时合理损耗按相关部门制定的采购标准执行，同时计入采购成本；入库数量以实物为准。价格重新计算。金额以实付为准。

②所有存货经营过程中的报损应有实物报告书（说明原因、数量等），报损报告书由实物负责人书写，部门负责人签署报损性质和初步处理意见，执总复核，最后呈总经理签署处理意见后，库管和财务才能作为账务处理依据。

③存货废品能统一回收处理（例如：酒类包装物、生产用工具废品需经库管统一回收处理。无处理价值的直接报损，废品销售应由店长和基地负责人同意后方可处理，处理明细单由库管填写，经部门负责人签字执总复核，出纳开具收据，事后呈总裁复核。会计上将此项目纳入部门成本核算范围。④所有存货的报损属于正常报损的计入部门费用，非正常报损的，由实物负责人承担经济责任，实物负责人不明确的由部门所有人员共同承担经济责任。

⑤采购过程的损耗要制定合理的量化标准，经营过程中的损耗也要制定量化标准，低值易耗品损耗要制定定性标准。

五、存货出库

1、出库以部门领料人员（或库管）开具并经领用部门领导签字后，库管才得出库。

2、按领料单登记相关明细账，低值易耗品还应建立部门实物卡。

3、月终所有领料单（包括部门负责人指令出库指令手续），归类建档装订成册。

4、代销商品、铺底销售商也应按第四、第五程序办理。

5、退库、退货分别以红字办理领料单、入库单。

6、在加工车间、直接办理入库的鲜活食品可不再办理领用手续，加工车间负责人应在该入库单的领用签字栏目签字，直接在使用部门入库的低值易耗品可同时办理入库和领用手续。

7、领料单上的名称栏应以公司统一标准称谓为准，有俗称的注明俗称。

六、存货管理

1、库房和实物负责人应按存货的特性、注意事项，做好存货管理（防潮、防电、防火、霉烂、变质、堆放要求等）。

2、原材料应制定存放数量标准（最高储备、最低储备等），以便销售和资金管理。低值易耗品的管理：部门负责人要把每件物品落实到人头（岗位），同时保管要建立部门区域物资卡片。

3、存货应按要求分类，分区域摆放，并且标上存放标签，如有堆放，应摆放整齐，以便点数管理。

4、存货发放以先进先出为准则，以便实物质量管理。

5、存货中的原材料应每月对存货的质量进行详细检验，以防存货受损或霉烂变质。

6、库管人员应注意以下事项： ①保持库房清洁、卫生、整齐；

②注意库房通风设备等环境设施的运行状况； ③金额较大的存货应摆放在库房最里边；

④平时注意库房的门窗是否完好，做好库房防火、防盗工作。

7、任何人、部门未具有相关合法手续，库房或实物负责人不得借用和领用存货。

8、平时应加强实物、卡片、实账的核对工作（可每日核对）。

9、成品菜回收菜（需二次加工的）严格以先进先出的准则，每日对菜品质量进行检验，严格按照成品菜摆放规则摆放（新、陈摆放规则等）。

10、店面（桌、椅等设施）的管理 ①参照财产管理方式管理。

②平时应加强桌椅等的清洁、卫生、安全管理，加强巡场工作，如遇顾客损坏设施设备的员工应有礼貌的寻求解决方式，并让顾客承担相应责任。

③店面经营设施者出现损坏，而员工未发现者或未有任何处理结果的，一切损失由店面全体员工负责赔偿。

④出现损坏应立即书面报告，并立即修理，修理费用扣除可收回金额（赔偿）后由部门承担费用，纳入部门核算方案。⑤报损执行相关报损程序。

七、存货实物账务（库管账务）

1、所有存货均建立存货明细账。

2、部门区域使用存货（办公用品、厨房生产工具、店面经营设施）应汇总填制实物卡，实物卡应登记本区域名称实物名称、数量等。

3、所有存货收发登记明细账均有相关合法手续为依据。①入库登记应以入库单、申购单、货物溢余（短缺单）为依据；②出库登记应以领料单（部门负责人出库指令、有效的报损报告书）为依据。直接在加工车间入库的食品根据月底的盘存数量来凳记材料明细账。

4、存货明细账采用活页三栏式材料明细账，应对明细账标明页码，不得撕毁和涂改。

5、登记明细账时，应注明收发凭证证号（领料单号、入库单号）存货购进日期，摘要写明“主要事项、采购人、货物批号、保质期”等。存货存放地点应详细载明。

6、月末应清理业务数据，将本月末最后一笔业务登记账薄。

7、月末应将本月领料单、入库单存根连同其附件（申购单等）按号码顺序装订成册，并在封面上按会计规定注明相关事项，以便查询。

8、年末应在账、账证、账实核对后、结账、新账，并将账薄装订，在封面注明会计规定相关事项。

9、年末财产管理员要编制低值易耗品部门分布表。

八、存货盘点

1、存货盘点、采取每月盘点、不定期抽检制度。

2、盘点人由：实物负责人、财务（或库管）、部门负责人组成。

3、应将本月所有业务登记在账，货物已到库但未办理相关手续的，应做好账务金额调整表，已办理相关手续且已入账的，但货物仍然在库的应另行办理调整表。

4、盘点时应注意：实物与实物卡的核对。

5、部门应准备好盘点计量工具。

6、编写盘点报告，如有溢余（短缺）应填写报告书，经总经理签署处理意见后作为财务账务处理依据。

九、本制度暂适用于分公司。

11．申购、入库、出库结算制度

为了对公司物资采购、物资入库、物资领料、贷款结算规范管理，特制定本规定。

一、申购程序

本程序包括：鲜、活、食品等申购、佐料及辅料申购、特菜佐料申购、酒水饮料申购、低值易耗品申购，小额零购物品申购、财产申购。

1、鲜、活食品申购

①店面销售经理（店长或相关人员）根据销售情况预计销售情况开具次日需要菜单，菜单一式三份，由店长签字后留底一联，其余两联传递基地。

②基地负责人，采购，库管根据实际情况审阅菜单，如需调整数量的应与店长协商一致，征得同意后适当调整菜单数量（在调整数后签字），签字后将两联传递行政厨师长。

③基地行政厨师长根据厂长调整后的菜单，添加随菜品一起购买的辅料和佐料，在原来的菜单份数后填写原材料申购数量。然后留底一联，剩下一联交给采购员实施采购。

④采购需将申购单和菜品经厂长再次审阅后方可制定实施采购计划。

2、佐料及辅料申购

①常规佐料在库房设定最高储备量，最低储备量。

②当佐、辅料降至最低储备时，库管开具申购单，申购单经厂长和行政厨师长签字后交付采购部实施采购。

3、特菜佐料申购

①特菜佐料可由特菜部自行购买或由指定人员购买。

②特菜部需将每种特菜的成本整理资料传递厂长和财务室，资料只需说明每种特菜的最后总成本（成品菜成本）。

4、酒水饮料申购

①店面有关人员（店面负责人指定人员）根据平日销量，制定酒水最高储备量，最低储备量，以便库存管理。

②当酒水饮料降至最低储备量时，有关人员（店面负责人指定人员）开具申购单，申购数量加上库存，不得超过最高储备量，经店面经理、总经理签字后交由采购部实施采购。

5、低值易耗品申购

①店面经营用低耗品（一次性餐具等）执行酒水饮料申购程序。

②其作低易耗品由相关使用部门开具申购单，经总经理签字后交由采购部实施。③各部门可根据实际情况开具批量申购单，经总裁批准后交由采购集中采购。

6、设备设施（包括桌椅）

设备设施（财产管理中的财产）、桌椅等，可不办理申购单，但必须草拟或口头呈报总经理后由采购部执行，执行过程应随时向总经理汇报。

7、临时急购物品申购

店面及基地急购小额物品由基地和店面分别申购，由执总签字后交由采购员执行。

8、所有存货的最高储备量和最低储备量（铺底销售量）需提供书面申请，书面申请呈总裁批准后部门采购、库管、财务各留一联。

9、以上申购单可手工填写，可电脑填写，验收应注意与申购单的稽核数量、质量，不符规定不得入库。验收人由：质检员、库管、行政厨师长组成，验收后不再办理领料手续，入库单一式三联，加工车间一联，结账员（采购或供应商）一联，财务一联。如是供应商送货上门应将送货单附在入库财务联后一并由保管传递财务室。

二、入库

①基地所购鲜活食品，随原材料购进的辅料，直接在加工车间验收入库。

②佐料及辅料在库房验收入，酒水饮料，一部分鲜活食品，一次性用餐具，门店申购物品在门店验收，其余部门申购物品在本申购部门验收。

③特殊佐料办理费用报销制度由相关部门制定相关报销标准，暂不办理入库手续。④小额办公用品（I工作笔记、笔、墨水、笔蕊、账页等）在总部集中领用，购进时只办理验收手续I（验收单），领用时在领用薄上签字。

⑤装修等项目购进不可移动（或拆除移动后无使用价值）的物资，只办理验收手续（验收单、验收报告），不再办理出库手续。

⑥所有入库单均为一式三联，保管一联、财务一联、入库单位一联（采购或供应商），所有入库单必须分为两部份，一部分电脑填写，另一部份由手工填写。

三、出库

①除鲜活食品、特殊佐料不需办理出库外，其余均需办理出库。②所有领料单一式三份，财务一联、保管一联、领料部门一份。③领料单需经领料部门负责人、领料人、保管签字。

四、货款结算

1、采购结账按如下程序办理结算 ①采用备用金制度；

②每周（暂定）到财务室结账；

③结账单据：审核有效的入库单、发票或收据，同时办理出库手续，购进物品还应附上领料单；不需办理入库的要有有效的验收单或验收报告。

④单据审核过程：先由店面经理或基地厂长在发票或收据签字，会计复核、执总签字、总经理签字，然后到财务室结账。

2、供应商结账。

①每月25日——月末结算；

②结账单据及程序与采购员结算一致。

12．采购工作制度

为了有效控制采购成本，规范采购工作，为企业创造更好的效益特定本工作程序。

一、市场调查

1、调查方式：全面采取询问法、报价法、咨询法。

2、商家调查：①鲜活商家主要调查商家实力背景、商家货源（供应商）、是否充足、渠道是否畅通、商家资金实力、经营年限等；②佐料干杂商家调查，除以上几种情况需调查外，还需调查其是否有长期一级供应商。

3、产品调查：根据本公司常期需用品，消耗易比较大的品种（如：鸡精、花椒等），调查原材料品种本身的销售渠道。由此选择某种产品的供应商，产品本身的季节应对价格和货源的影响。

4、价格调查：主要是供应商以外的价格调查，以评估供应商价格高低。

5、区域市场调查：各大市场和周边市场货源和价格调查，以便对采购订价做参考。

6、调查报告：①价格调查（价格变动表）至少每三天出具一次；②商家调查、产品调查、区域市场调查每年（或季度）出具一次；③某项商品（原材料）因季节不等，控制因素影响价格波动较大应及时做出价格变动报告。

二、采购价格组成

1、商家报价：商家每月报价一次，主要原材料，大宗原辅材料，受季节影响较大的原材料商家应每十天报一次价。

2、质检、财务、等相关人员组成价格调查小组，不定期的组织市场调查，包括市场价格调查，商家调查等

3、采购要随时对市场进行调查，每周至少要进行一次全面的商品价格调查。

4、商家报价与市场价格小组询价相比由此确定供应商和供应商价格。

5、平时，商家供应价（入库价）要与采购市场调查价相比，发现问题，即时协调供应商，调整当期和后期商品价格，差距较大的，应查明原因，如是供应商原因（欺诈等）立即终止合作，并按协议追回经济损失。

6、平时，市场价格调查小组的市场询价要采购的采购价和供应商的供应价相比较。如有差距，应查明原因，并即时处理，针对不同的情况采取以下两种不同的处理方法：（1）调整价格（2）追究采购责任。

7、所有价格比较要在商品同等同级的情况下进行。同时考虑影响价格的几个主要因素（采购时段、季节因素等）。

三、供应商确定

1、根据以上调查确定商家（考虑综合因素）。

2、市场调查报告（商家）经执总审阅后，确定商家。

3、每类商品最低确定三个供应商（一主、两次）。

4、能签订合同的签订合同，不能起草合同的，质检部门需对供应商加以调查和确认，并做出确认书。

5、签订合同按照合同管理制度执行。所有和供应商均须与公司签订业务承诺书后才能签订供应合同。在供应合同中要有有关于因质量、价格、数量、时效等问题给我方造成损失或负面影响时，商家应承担的责任和赔偿内容。

6、所有供应商原则上采取送货上门，月终结算方式。

7、每半年对供应商调查一次，不行的另选商家，其资格合乎条件的继续签订合同。

四、物资采购

1、根据合同法的申购单，咨询三家报价，选择价低厂家采购，自行购买也需先咨询价格再确定商家采购。

2、商家送货上门的，采购应和质检、保管及验收相关人员一起，对其商品价格、数量作验收，价格、数量不符者要提出退货或补货。

3、相关部门验收合格后，采购应在验收入库单上签字，必须认真核对货物的价格和数量、金额，如有不符，不得签字。

4、平时采购要拟定采购计划，先购急需用品和原材料，后购其他物品，切实保障生产经营正常进行，如影响营业，造成损失的，采购部承担相应责任。

5、平时应主动了解商品库存量及部门需求，当经营用原材料达到最低储备量时（酒水、佐料、一次性餐具、店面消耗大的其他物品），应提醒相关部门办理相关申购手续。

6、供应商因送货时间过长(影响到营业为标准)和价格与市场价不符者，采购应按合同有关合同规定追究其经济责任或寻求解决办法。

7、如因质量问题与其他验收人员意见不一致的，应已不影响营业为前提，口头汇报执总或相关部门经理，寻求解决方式，事后可书面呈报总经理。

8、采购对购进物资的质量应严格按照有关质量标准检验。

9、如有问题立即退货，不得姑息供应商，如采购和其他验收人员认定物资品质等级有问题的，应按实物等级入库和计算金额。

10、采购的要求：

（1）准确性；数量和价格不得超过或低于申购数量的标准浮动比率。在验收时，相关部门负责人（基地负责人、门店负责人、库管等）要严格把关，不得随意入库或接收货物。（2）质量等因素要严格执行采购执行标准。误差不得超过标准误差率。误差太大要立即退货。质检等相关部门要严格把关，如因质量等问题造成损失的要追究相关部门的责任。（3）及时性：采购过程中，不能出现缺货，供应时间要及时，如因采购不及时造成的经济损失由采购和供应商负责。（4）采购的准确性和及时性做考核采的一个参考。

四、采购结算

1、采购采用备用金制度，备用金管理遵照公司备用金制度。

2、备用金用专用于购买，除送货上门以外的原材料，备用金不得支付送货上门货款。

3、备用金采取每周结算一次(根据实际情况确定报账周期)。

4、采购结账时应凭合法的单据结账。

①入库单有以下人员签字：质检、保管(或监职)、部门负责人(或技术负责人)、采购； ②发票或收据(包括内部费用报销单)需经部门负责人、会计、执总、总经理。

5、结算时，公司出纳应核对其单据和现金是否足额。

6、每月末应协助供应商办理结算手续，对手续不全的，应提醒或协助其办理。每次结算时应核对当次所供应的商品有无价格质量等问题，如有应先处理问题，再按规定的手续结账。

五、采购计划成本制定

1、每月末应清理、整理当月价格变动表，填写价格变动报告。

2、根据区域市场调查，产品调查预测下月价格变动趋势。

3、会计部、质检部、采购部每月末负责制定采购计划成本，计划成本分为两部分，一部分为价格变动不大的，制定平均价，一部分变化大的，制定基准价格，同时制定浮动率(或浮动额)。

4、每月初根据财务室出具上月采购差异单(超支和节约)对差异进行分析，书面呈报部门负责人，最后传递财务室归档。

六、供应商洽谈

1、根据调查价格差异，与供应商协商解决。

2、季节性，热销产品的增加和减少应及时提醒供应商我方需求量，以便供应商做好准备。

3、在合同执行过程中，如出现意见分歧，应做好供应商协调工作，确保企业损失降低最低，协调不力而影响营业的，造成的可量化损失由采购部承担相应经济责任。

4、每半年应做出供应商合作评价书，对半年来供应商价格、服务(供货服务)等做出综合评价，上呈执总，以便确定下半年是否再与其合作。

5、取消合作的供应商，应做好各部门与供应商协调工作，并协助其办理结算手续(主要指售后服务)。

注：采购部应对代销产品的质量作严格认证和检验。并要求其提供相应的法律文本。

第四篇：存货及采购管理制度

存货及采购的管理制度

一、本公司所指存货包括为生产销售而储备的原材料、包装材料、辅料、自制半成品、低值易耗品、在产品、产成品等。

二、本公司仓库存货的日常管理专责部门为行政部，为加强存货的日常管理。行政部应督促采购部和营销部根据存货用途和特点，对存货进行合理分类，给每种存货冠以编号，编制存货档案目录，固定存货名称，明确统一计量单位，编列计划价格等。

三、财务部必须以提高存货资产的使用效果并保证生产销售需要为原则，督促营销部、采购部制定合理的物资储存定额，以加强存货的控制。

四、物资采购

1.常规性生产物料（A类）的采购由采购员根据每种材料最低和最高库存,以及最低采购批量等资料，填制采购申请单一式三联,交行政副总经理审核批准后订购;2.非常规性物料（B类）,如新品专用物料、季节性物料等，由采购员根据现有库存和营销部制定的生产通知单等。填制采购申请单一式三联、交行政副总经理审核批准后执行，3．虽是常规性物料，但不设或不能设置最低和最高库存的原材料，如辅助材料、配料等（C类），由生产部根据生产通知单计算需用量，直接填制采购申请单一式四联（纸箱等包装物料仍由采购员制单请采购），经生产部经理审核，行政经理批准后，交采购部执行。

进口物资的采购直接由总经理审核批准。

2．采购部门应积极了解适应本公司生产需用的材料，了解供应市场。在采购过程中坚持货比“三家”的原则，在质量档次相同的前提下，坚持成本孰低原则，开发确定供应商，并保持良好的业务关系。

3．凡批量采购材料5000元或以上,或需预付款采购订货，以及生产设备采购、办公用品定点采购，必须与供应商签定采购合同，采购合同经行政副总经理审核报总经理批准后签订，经签订的所有采购合同正本存财务部，副本采购部留存。合同必须明确以下条款:(1)合同供需双方详细名称、地址和电话;(2)采购物料名称,计量单位、型号及规格；(3)品质要求,如卫生标准、产品质量档次等；

(4)单价要清晰,合同不能确定单价的,必须明确实际交易价格确定方式,绝对不能出现由供方自行确定以及其他含糊字样;(5)运输方式、费用承担、交货地点、验收方式、要分清数量验收和质量验收；(6)货款结算方式和期限、汇款指定帐户;(7)合同出现纠纷的仲裁方式,地点等;(8)其他需要说明的条款。

4．采购部在根据已批准的采购申请单向供应商订购物资时，必须根据合同的有关条款出具订购单，订购单必须清楚注明订购的物资名称、规格型号、数量、单价和金额，经行政副总经理批准盖章后执行。

采购部根据行政副总经理审核并盖章的订购单，要求供应商能否按订购单的内容供货进行签章确认，经确认的采购订单送一份财务。

5．采购部应定期将供应商的报价资料进行分析、整理一式二份，报行政副总经理审核，总经理批准后，应将报价资料分送财务部一份。报价资料应根据存货品种类别，并分一定时效，如季、半年或年等。时效过后，采购部应按以上程序重新拟定一套。

6．采购部应定期组织有关部门召开供应商评估分析会议，对供应商的供货信用条件、供货价格等进行评估分析，以加强采购资金和采购成本的控制。

7．采购部按合同规定需要预付款的，在申请预付款时应注明合同号，在申请支付欠款时，应注明发票号，或入库单号，经行政副总经理审核、总经理或董事会财务总监批准后交财务部安排付款。

8．仓库根据已检验合格的材料物资进行验收入库，按实际收到的数量填制采购入库单一式三联，相关人员签字后，留一联，一联交采购员，另一联交财务。

9．每月结束后，采购员应于一周内与供应商核对当月的采购数目，和应付款余额，无误后与对方签章确认，经双方签章确认的对帐结果应送一份财务备查，以保证帐帐相符。

10.采购价格管理，凡物资采购价格单次或累计上调10%以上，或上调价格影响金额月度达3万元的，必须报经营班子审批。

五、采购入库

仓库在收到供应商送来的物资，应按经审批的请购单或采购订单，检查采购的物资及其规格型号、数量等是否与请购单一致，如无误则办理入库手续，如需要送检的则待检验合格后根据已检验合格的材料物资进行验收入库，按实际收到的数量填制采购入库单一式三联，相关人员签字后，留一联，另二联交采购员，采购员根据发票或合同按仓管员实际验收的数量填入价格后,将一联留存,另一联连同发票一

齐交财务。

如发现供应商送来采购物资与请购单或订单不相符时，应及时告知采购员，由采购员与供应商协商处理。

为保证公司采购数据的连续和完整，要求所有的材料采购申请、采购订单、材料到货送检单、采购入库单必须通过用友软件制单。其中：

（1）采购申请单由采购员负责制单，行政副总经理审核批准后自行在电脑审核。（2）采购订单由采购员制单，行政副总经理审核批准，财务部根据批准的订购单进行电脑审核。

（3）材料到货送检由仓管员开单，经品管部检验合格后由仓管员办理入库（此单无须电脑审核）。

（4）采购入库单由仓管员根据采购订单参照生成采购入库单，采购部电脑审核。

六、发料和退料。

1．生产部根据营销部的制定的生产通知单，并计算生产通知单的生产用料限额，经生产部经理审核批准后，通知生产车间和仓库按核定的限额耗料领料和发料；

2．各生产车间根据生产通知单和限额用料表，填制限额领料单一式三联，经生产工场主管审核后到仓库办理领料，领料单一联车间留存，一联给仓库，另一联定期送财务。

3．生产车间因工废或料废需超限额领料的，应出具书面说明或分析报告，经生产经理审核，报总经理经理批准后交车间凭以领料；

月末，车间应将产品已完工，但未用完的材料退回仓库。4．对产品开发、试制，应有生产经理批准，5．对各种发料，要求仓管员严格把关。

6．每月最后一日为结帐日，各仓库管理员、车间统计员必须于结帐后3天内将有关统计报表报财务部。

七、成品出库审批权限

1．促销试食品、销售样办等与销售业务活动直接有关的出库由营销总监审批；正常销售出库由营销跟单组长审核后出库。

2．礼仪赠送、报废、盘亏出库由副总经理以上人员审批； 3．与生产有关的出库由生产经理审批。

八、各项存货的收、发、存，根据实际数量登记反映。在途物资要按产品明细登记，经常检查到货情况，督促有关部门人员采取措施，对已到达未入库的材料要及时办理检验入库手续。

九、对各项存货进行定期实地盘点，本公司定于半年一次，即年中和年末各进行一次全面盘点。发现盘盈盘亏、毁损、变质情况，由相关部门查明原因，书面报总经理，并按有关审批权限进行处理。财务部除正确核算各种存货、发、存的数量和金额外，还应随时对仓库实物进行抽查、核对，保证帐实相符。对各种存货的采购、使用、消耗和库存等进行定期汇总分析，为管理决策提供有效建议。

十、购入的物资材料，按买价（发票价，不含增值税）、加采购运输费、装卸费、保险费等作为物资材料的进价，未收到发票的按合同价进行估价入帐，待发票回来再调整。报废产品的残值入库、盘盈材料入库参照同类存货帐面价格作价入帐。

2006 年1 月1 日

第五篇：物资采购管理制度

物资采购管理办法（草稿）

一、公司施工生产、维修所需资料，由各生产单位提出计划，供应部门经平衡库存后，具体负责按计划采购。特殊急需材料，生产单位另报追加计划，经主管领导批准同意，可临时采购，但必须补办正规计划。

二、下月物资采购计划，应在本月三十日前编审完毕，当月采购计划必需在本月十五日前完成釆购，发票、清单应随货同行，物资到库后必须经库管员、验收员、釆购员同时对数量、质量、规格型号进行严格验收，并在验收单上签字确认、方可办理入库手续，未经验收的物资统一在待验区存放。当月采购的物资必须在二十八日以前完成报销手续。

三、物资采购要遵循：先厂家，后批发，就地就近，择优采购原则。

四、大宗或金额较大物资，由公司或供应部门采用招标或合同采购的方式进行采购。如选矿药剂、钢材、水泥、油料、火工品等。在签订上述物资购销合同时必须明确约定物资验收方式（如检斤、检尺），对检尺验收的物资必须约定最大误差范围。大宗物资采购必须索要正式的产品合格证、检验报告，特殊物资要有质量保证书（如钢丝绳等）。

五、采购工作中要严格把关，尽职尽责，坚持货批三家和两比－确认的原则（计划员,采购员比价、部门经理确认），发现问题及时解决，避免造成不必要的损失。

六、规范采购行为，物资采购实行分类、集中采购的原则，但采购人员必须了解市场实际行情，防止供应商虚高价格，如发现价格虚高、以次充好、弄虚作假、营私舞弊、以权谋私，给公司造成损失的，除追究当事人责任外，部门经理有二次定价和取消供应商资格的权力。

七、涉及生产安全方面的物资，必须购买有国家强制标准、生产许可证、产品合格证的产品，如钢丝绳、安全帽、安全绳等，否则不允许购买，出现问题由经办人承担全部责任。八.供应商的资格必须经公司考查确认，采购人员不许私定供应商。集中釆购物资的价格不能高出市场同类产品,供应商外购材料加价比例不能超过15%。