办公用品采购与发放管理制度

第一篇：办公用品采购与发放管理制度

办公用品采购及发放管理制度

一、全公司所有办公用品（含日用杂品）的采购、发放、管理工作，由办公室统一负责。

二、办公用品的采购

1、一般情况下每月20-23日向办公室提交办公用品采购申请单（后附办公用品采购申请单、各部门自行复印使用）。

2、由办公室根据各部门所申请物品，结合库存量进行汇总，制定公司采购计划提交办公室主任及分管领导进行审核后进行采购。

3、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经领导审批的物品，任何人不得擅自购买。

4、办公用品采购要严把采购物品质量，做到秉公办事，货比三家，择优选买，不从中谋取私利。

5、认真办理出入库登记手续，未办理入库手续的用品，不准直接使用。

三、办公用品的发放与管理

1、办公用品的发放，由办公室负责人员依据经部门负责人签字后的《领料单》，直接发放各使用科室；

2、办公用品的发放采取以旧换新、以坏换新制度。凡是领取新物品，必须把已经用过的不可以再用的物品交回办公室（消耗品除外）

3、办公室指定专人负责办公用品的管理工作，要做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。

仓管员岗位职责

1.严格执行入库手续，物料或成品进仓时，仓管人员要核实数量、规格、种类是否与货单一致，物料入库时还要核对是否按采购订单的数量和要求的交货日期交货。

2.入库的物料和成品应分堆放整齐，杜绝不安全因素;并设物料卡，标识清楚。.存货入库后应及时入账，准确登记。.领用物料部门应开具领料单，若需配套领料时，应配套领用；仓管人员应按审核无误的领料单和先进先出的原则发料。

5.成品库须按发货单发货，手续不全不与发货；如遇特殊情况，则须获得公司领导同意后方可发货，事后应补方可发货。.车间领用物料或成品发货后应及时登记有关账卡。

7.仓管人员应坚持日清月结，凭单下账，不跨月记账，按时上交报表，做到账、物、卡一致。

8.为使仓库存货账实相符，必须做好日常盘点和月末盘点工作。

9.随时了解仓库的储备情况，有无储备不足或超储积压、呆滞和不需要现象的发生，并即时上报。.定期上报不合格存货资料，并根据有关规定即时处理。11.做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通；定期检查存货、防止存货变质。

12.严禁在仓库内吸烟、用火和乱接使用电器。

13.上下班前应做好门、窗、电、水的开关工作。

14.仓管人员要按时上下班，遵守公司各项规章制度，如遇工作忙，要延长工作时间，仓管人员要无条件服从。

15.仓管人员要立足本职，坚守岗位，熟练业务，具备高度责任感，要乐于听取他人意见或批评，服从领导、以礼待人、热情服务、自觉维护本公司的良好形象和声誉。

16.仓管人员要妥善保管好原始凭证，账本以及各类文件，要保守商业秘密，不得擅自将有关文件带出厂外。.仓管人员如不履行自己的职责，对公司的财产造成损失，公司有权追究其经济责任；对厂情况严重的，应追究其法律责任。.仓管人员调动或离职前，首先办理账目移交手续，要求逐项核对点收；如有短缺，必须限期查清，方可移交，移交双方及上级主管人员必须签字确认。

办公用品采购员岗位职责

1、在后勤管理处领导下，综合办公室负责全院的办公用品、劳保和生活用品等物资的采购工作。

2、根据各科室需要，制订各类物品的年度、季度、月份的和临时的采购计划，报请领导审批后即时采购。

3、计划采购，计划用款，注意采购质量，注意勤俭节约。

4、做好物资采购用款申请、报销工作，严格执行财经制度，履行验收入库手续，做到物、钱、凭证三对口，一次借款，一次清账。

5、对办公急需的物品必须全力以赴，积极采购。

后勤主管岗位职责

1、严格控制公司的手机费、车费、水电费、采暖费等费用的支出，每月向公司汇报费用的使用情况。

2、负责司机、保安、保洁员制度执行情况的监督检查，宿舍管理、卫生管理，并作好记录。

3、负责公司员工的考勤管理工作。

4、负责食堂用餐与采购工作，要有采购计划，荤素搭配，保证质量。

5、定期检查食堂卫生炊具物品管理工作，定期检查易燃易爆品，保证安全。

6、负责车辆安全检查、保养、维修、养路费、油料费使用工作。

7、负责公司福利及办公用品的采购，发放等工作。

8、每年1－5月份办理公司资质年检。

9、每月办理员工养老、失业保险、中保公司保险。

10、定期组织部门人员培训。

11、树立彤康公司的专业形象，保证彤康公司的名誉不受到侵害。

内勤岗位职责

一、接听电话：

负责接听总机电话，转接或记录后向相关人员传达电话内容。接听电话语速轻快、普通话。

1、接到指明人员的电话，“请稍等”按分机转，如该员工不在则留下对方的联系方式、姓名和公司，记录后可等该员工回来告之，也可留纸条于该员工的桌面上，压住，以免丢失，并及时与其确认来电后续跟进问题。

2、接到不指明人员的电话，询问对方贵姓，哪个单位的，是否和我公司哪位业务员有过联系，没有则请对方留下具体的联系方式，稍后致电。

3、接到询问公司业务，自己可以回答的情况下帮助其回答，自己不能解答的情况下，可让其稍等，找公司专业接口者帮对方解答，也可请对方留下电话及资料后请专门人员回电解答。

4、接到一些推销或明确与自己公司无关的电话，短时间内结束对话。基本方法是请对方留下公司名称，电话号码及联系人。在自己处归档留底。

5、接到打错的电话要保持良好的心态，告之对方打错了，并礼貌挂机。

二、办公用品

1、发放办公用品，（垃圾袋、纸杯、笔、传真纸、复印纸及其他办公用品）。

2、公司员工借用时做到心中有数，一日之内必须归还，内勤负责监督。

三、报纸信件：

1、每日早晨将报纸拿回公司后，将信件拿出，分发给信件指定人。报纸送至总经理办公室。

2、总经理办公室的报纸一周整理一次，及时清理。办公区域的报纸堆积到一定程度要放入仓库，每半年找收废纸的人卖出，所得款项作为活动经费。

四、卫生清洁

1、负责每日办公室卫生，做好桌面整理工作，室内所有物品、桌椅排放整齐，无积尘。人不在时关闭电灯、饮水机、锁好办公室门；总经理室每天早晨擦办公桌椅等。

2、负责每周公司所有植物的浇水工作，并在平日里及时补充植物的水分。

3、监督公司全体员工办公区域的清洁卫生。如有不干净者，提醒。

五、邮件的接收

1、收到公司员工私人或业务联系邮件，第一时间转告本人，并按其要求，或打印，或保留。收到垃圾邮件，立即删除。

2、收到不明邮件，先保留，然后问经理该如何处理。

六、人员来访

1、陌生人进门，询问他找哪位，如找公司相关人员，请其在会客区稍等，倒上清水一杯，后告之相关人员。要求招待的热情周到。

2、如遇前来推销产品者，将其婉言谢绝在外，或尽快结束对话，让其留下联系方式及资料后离开。

3、如遇收破烂者，可拒绝其入门或将公司堆积破烂卖出。

七、组织并主持公司内部会议，负责落实会议议决事项，在下次会议之前书面形式报总经理。

八、文件、档案管理

1、建立员工人事档案；

2、管理公司内部各类文件、档案，确保能够及时找到。

九、登记工作

每天记录员工考勤，是否有迟到、拜访或请假发生。如拜访，标明拜访两字；如迟到或请假，则标注记号。

十、临时任务

1、总经理或其他部门安排的临时任务要及时完成。

2、完成任务时保持良好心态，认真仔细，交付任务前在检查一遍，以免错误的发生。

3、任何临时任务都以本职工作为先，在完成了本职工作的前提下，再去帮别人完成其他任务。如遇急事可以例外。

4、办完临时任务后应立即向领导反馈完成情况，过程中如遇到困难应及时向领导汇报。

第二篇：办公用品采购与发放管理制度

医院办公用品采购及发放管理制度

一、全院所有办公用品（含日用杂品）的采购、发放、管理工作，由总务科统一负责。

二、办公用品的采购

1、一般情况下每月20-23日向总务科提交办公用品采购申请单（后附办公用品采购申请单、各部门自行复印使用）。

2、由总务科根据各部门所申请物品，结合库存量进行汇总，制定全院采购计划提交总务科主任及分管领导进行审核后进行采购。

3、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经领导审批的物品，任何人不得擅自购买。

4、办公用品采购要严把采购物品质量，做到秉公办事，货比三家，择优选买，不从中谋取私利。

5、认真办理出入库登记手续，未办理入库手续的用品，不准直接使用。

三、办公用品的发放与管理

1、办公用品的发放，由总务科负责人员依据经部门负责人签字后的《领料单》，直接发放各使用科室；

2、办公用品的发放采取以旧换新、以坏换新制度。凡是领取新物品，必须把已经用过的不可以再用的物品交回总务科（消耗品除外）

3、总务科指定专人负责办公用品的管理工作，要做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。

仓管员岗位职责

1.严格执行入库手续，物料或成品进仓时，仓管人员要核实数量、规格、种类是否与货单一致，物料入库时还要核对是否按采购订单的数量和要求的交货日期交货。

2.入库的物料和成品应分堆放整齐，杜绝不安全因素;并设物料卡，标识清楚。.存货入库后应及时入账，准确登记。.领用物料部门应开具领料单，若需配套领料时，应配套领用；仓管人员应按审核无误的领料单和先进先出的原则发料。

5.成品库须按发货单发货，手续不全不与发货；如遇特殊情况，则须获得全院领导同意后方可发货，事后应补方可发货。6.科室领用物料或成品发货后应及时登记有关账卡。

7.仓管人员应坚持日清月结，凭单下账，不跨月记账，按时上交报表，做到账、物、卡一致。

8.为使仓库存货账实相符，必须做好日常盘点和月末盘点工作。

9.随时了解仓库的储备情况，有无储备不足或超储积压、呆滞和不需要现象的发生，并即时上报。.定期上报不合格存货资料，并根据有关规定即时处理。

11.做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流

通；定期检查存货、防止存货变质。

12.严禁在仓库内吸烟、用火和乱接使用电器。

13.上下班前应做好门、窗、电、水的开关工作。

14.仓管人员要按时上下班，遵守全院各项规章制度，如遇工作忙，要延长工作时间，仓管人员要无条件服从。

15.仓管人员要立足本职，坚守岗位，熟练业务，具备高度责任感，要乐于听取他人意见或批评，服从领导、以礼待人、热情服务、自觉维护本全院的良好形象和声誉。

16.仓管人员要妥善保管好原始凭证，账本以及各类文件，要保守商业秘密，不得擅自将有关文件带出厂外。.仓管人员如不履行自己的职责，对全院的财产造成损失，全院有权追究其经济责任；对厂情况严重的，应追究其法律责任。18.仓管人员调动或离职前，首先办理账目移交手续，要求逐项核对点收；如有短缺，必须限期查清，方可移交，移交双方及上级主管人员必须签字确认。

办公用品采购员岗位职责

1、在后勤管理处领导下，综合总务科负责全院的办公用品、劳保和生活用品等物资的采购工作。

2、根据各科室需要，制订各类物品的、季度、月份的和临时的采购计划，报请领导审批后即时采购。

3、计划采购，计划用款，注意采购质量，注意勤俭节约。

4、做好物资采购用款申请、报销工作，严格执行财经制度，履行验收入库手续，做到物、钱、凭证三对口，一次借款，一次清账。

5、对办公急需的物品必须全力以赴，积极采购。

后勤主管岗位职责

1、严格控制全院的手机费、车费、水电费、采暖费等费用的支出，每月向全院汇报费用的使用情况。

2、负责司机、保安、保洁员制度执行情况的监督检查，宿舍管理、卫生管理，并作好记录。

3、负责全院员工的考勤管理工作。

4、负责食堂用餐与采购工作，要有采购计划，荤素搭配，保证质量。

5、定期检查食堂卫生炊具物品管理工作，定期检查易燃易爆品，保证安全。

6、负责车辆安全检查、保养、维修、养路费、油料费使用工作。

7、负责全院福利及办公用品的采购，发放等工作。

8、每年1－5月份办理全院资质年检。

9、定期组织部门人员培训。

第三篇：办公用品采购管理制度

办公用品采购管理制度

为加强管理，规范全所办公用品的采购、领取及保管行为，既节约开支、减少浪费，又保证正常工作开展，特制定本制度。

一、全所所有办公用品（含日用杂品、劳动保护用品等）的采购、发放、管理工作，由办公室统一负责。

二、办公用品的分类

本制度所规定的办公用品分为一般办公用品和特殊办公用品两类。一般办公用品指单位价格100元以下的日常办公消耗性用品，如笔、本、纸、印油等；特殊办公用品指单位价格在100元以上但不超过500元的一次性办公用品或办公专用的非消耗性用品。

三、办公用品的采购

1、一般办公用品的采购在每月末由办公室依据库存及办公用量情况提出采购计划，报主管所长批准后，集中购置；

特殊办公用品的采购，由业务科室提出申请，经主管所领导批准后，专门购买。

2、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经领导审批的物品，任何人不得擅自购买。否则，人事行政部经理及总经理不予签字，财务不予报销。

办公用品采购要严把采购物品质量，做到秉公办事，货比三家，择优选买，不从中谋取私利。采购实行双人双岗制。

3、认真办理出入库登记手续，未办理入库手续的用品，不准直接使用。

四、办公用品的领取

1、一般办公用品可根据工作需要，由科室工作人员填写《办公用品请领单》（一式两份），经本科室主任签字后，直接到办公室领取。

2、特殊办公用品需经主管所长鉴批后，由使用科室填写《办公用品使用登记表》，直接办理领用手续。

五、办公用品的发放与管理

1、一般办公用品的发放，由办公室负责人员依据经科室主任签字后的《办公用品请领单》，直接发放各使用科室；

特殊办公用品的发放，办公室指定专人负责，经使用科室办理有关领用手续后，交使用科室具体使用和管理。

2、每月25日前，办公室将各科室《办公用品请领单》和《办公用品使用登记表》汇总后交财务室，财务室以此做为各科室经济核算依据。

3、办公室指定专人负责办公用品的管理工作，要做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。

第四篇：办公用品采购管理制度

办公用品采购管理制度

第一条 为了进一步规范我局招标采购行为，加强办公用品采购活动的管理和监督，保证办公用品采购质量，根据《中华人民共和国政府采购法》以及《泰安市政府采购管理办法》等有关规定，结合我局实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所指的办公用品采购，是指为了满足开展日常行政办公及事务活动的需要（不包括已纳入市政府集中采购项目）。

第三条 适用范围。局机关各科室、局属各单位申请购买办公用品及其相关活动，适用本制度。

第四条 采购原则。办公用品采购应遵循公开、公平、公正和质优价廉的原则。第五条

采购范围。具体包括购置设备、办公用品等消耗性支出。凡单项价值在2000元以上或采购总额在10000元以上的办公用品采购活动，均应纳入大宗办公用品采购范围。本制度所指固定资产是指使用年限在一年以上或单项价值超过500元的资产。

第六条 采购方式。办公室根据工作需要，制订采购计划和预算，按程序进行招标采购。

办公用品的购置，要做到优质低价，保证工作需要，尽量节约经费。第七条 采购程序。

（一）编制采购目录：（1）日常低值消耗办公用品、电脑简易配套设备采购，根据业务工作需要，由办公室会同有关单位，通过招标或竞争性谈判，确定供货单位；（2）大宗办公用品、计算机、系统管理软件和其它贵重电子设备的采购，各科室、各单位因工作需要购置的，须先填写办公用品采购申请表，注明用品名称、规格、型号、用途等具体要求，交办公室登记提出拟办意见，经局分管领导签署意见，报局主要领导审批；（3）固定资产采购，单项价值在2000元以上和采购总额在10000元以上的重大采购项目由局党组会议研究确定；（4）需通过市政府采购的，按相关规定办理。

（二）组织询价招标。经审批同意后，办公室会同有关科室，单位按照局领导批示和政府采购的有关规定，组织招标采购。由办公室根据采购目录，对拟采购货物的数量、规格、质量及时限提出明确要求，组成三人以上采购小组，并根据需要安排相关专业人员参加，对拟采购的物品进行市场询价(必须三家以上供货商)。采购小组根据供货商提供的产品性价比，经综合分析后，推荐产品供货商。

（三）签订供货合同。采购小组将招标过程编制采购报告，报局领导审批。经研究同意后，由办公室会同采购小组审核并签订供货合同，作为资金支付的依据之一。合同签订后，由采购小组通知供货商将采购物品送到指定地点。

（四）组织审查验收。由办公室会同采购小组，按照签订的采购合同，对供货商提供的物品认真仔细进行验收，装箱的商品必须根据装箱单逐项对照验收，对电器产品进行通电测试。如发现质量问题，立即通知供货商予以处理，并根据合同规定追究相关责任。

第八条 办公用品采购登记和领用。经采购的办公用品和设备，必须按照分类进行固定资产登记，详实填写固定资产登记表。一般消耗品入库保存，办公设备需粘贴固定资产管理标识。上述程序完成后，通知所需科室、单位负责人和保管人核对签收领用。各科室、单位不得委托他人代领物品。

第九条 采购价款的支付和报帐。

（一）报帐程序由办公用品招标采购活动的经办人负责完成。采购经办人将采购物品发票，由办公室和采购小组审核，经局主要领导审批同意后，到财务办理报帐手续。

（二）采购经办人将采购用品的保修卡、发票(复印件)、联系电话等相关资料进行归档，并督促供货商做好售后服务工作。

第十条 办公用品和设备的管理。按照“谁使用、谁管理、谁丢失、谁负责”的原则实行。经采购的办公设备应明确责任人，必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。因管理不善、不正当操作使用或故意损坏，对办公用品造成遗失、损坏或擅自转让、赠送、自行处理等，责任人或过失人应予照价赔偿，故意损坏的还应责令写出书面检查，视情况给予批评教育。

第十一条 办公用品和设备的报废。出现下列情况，使用人可以申请报废：

（一）办公设备已过设计寿命，确实不能再使用的。

（二）办公设备出现严重故障后，无法修复正常使用的。

（三）因设备技术水平落后，不能与现有相关设施配套，造成事实上不能再使用的。

（四）设备维修成本过高，超出自身实际价值的。办公室按有关规定和程序，统一处理。

第十二条 招标采购监督。局办公室负责组织采购招标工作，每次采购临时组成采购评标小组，并报局领导审查同意。局纪检组对招标采购的全过程进行监督。

第十三条 招标采购违纪处理。参与招标采购工作的科室和工作人员，应依照规章制度，自觉接受监督。对玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿的，依照有关法律、法规和规章的规定处理。

第五篇：办公用品采购及管理制度

办公用品采购及管理制度

为加强局机关办公用品的管理，规范办公用品的购、发、用行为，降低消耗，特制定本制度

一、各股室所需办公用品由办公室统一采购、发放管理，财务不再报销股室其他自行采购的办公用品发票

二、各股室根据本股室的实际需要，每个季度最后一个月的20日前申请下个季度的办公用品计划，交办公室审核，报分管领导批准，由办公室汇总后统一采购。特殊情况由股（室）向主管领导报告，增补相关用品采购计划由办公室落实。

三、严格办公用品领发手续制度。所有办公用品都要登记造册，做到进出有账，有领取人签字。各股（室）领取办公用品时，需填写“办公用品领取单”。一次性领取办公用品价值在50元以上的，由办公室负责人审批；一次性领取办公用品价值在200元以上，须经分管领导审批后，由办公室凭单发放。属固定资产的用品，须在财务登记备案。

四、需添置办公用品专用设备，如空调、电脑、传真机、复印机和办公桌、沙发等必须履行政府采购有关手续后方能购买。办公用品专用设备的维修由各股室报办公室，经办公室核实后负责安排维修。

五、有关文件和各种资料一般不得外出以记账、签单的形式打印复印，只能在局微机室打印、复印。凡与工作无关而且不是局机关的材料不得在本机关打印、复印，未经批准外出打印、复印等费用自理。

六、各种非易耗品（电话机、纸篓、订书器、计算器、文件夹、U盘等办公配套设施）不得丢失或损坏。每半年由办公室对各科（办）的非易耗品进行检查一次。因使用保管不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任；不慎丢失或被盗应由领用人作书面说明，所在部门负责人签字认可后，按有关规定处理