通讯工具使用及费用定额管理制度

第一篇：通讯工具使用及费用定额管理制度

通讯工具使用及费用定额管理制度 为加强对公司通讯工具的管理，保障通讯畅通，控制通讯成本，并结合公司近几年的实际通讯情况，制定本制度。

一、办公固定电话的管理

（一）各部门办公电话的管理由行政部负责。

（二）公司各部门办公电话除部门主管及主要业务经办人员电话保留市话、长途及来电显示外，其余电话为内部虚拟网，详见附表1《部门固定电话明细》。

（三）采购部、市务部、行政部、总经办、策划部、财会部等部门的部分电话开通长途。

（四）彩铃只在公司领导及主要对外窗口服务电话保留。

（五）其他确因工作需要装新机、拆移机、开通国内（国际）长途电话、来电显示、xx彩铃的，需由使用部门填写《申请事项审批表》，经部门经理、分管领导、总经理审批后，行政部登记办理。

（六）公司对固定电话的使用管理实行责任人制度，由部门第一责任人指定本部门每部电话的管理负责人（其中数人管理使用的电话可设置密码）。电话费用实行定额管理，话费定额标准详见附表1《部门固定电话话费定额明细》。各部门第一负责人对本部门话费总额负责，部门总话费超额的，超额部分由部门第一负责人负责结清，并在部门绩效考核中扣除相应分数；

（七）除查号114、气象信息121外，不得利用公司办公电

话拨打各种信息热线、热线点播、信息查询等信息台。如违反本规定，不论定额话费是否超支，其信息费由管理责任人自付。

（八）行政部对各部门办公电话实行按月考核。要严格执行定额管理办法，建立健全办公电话费用台帐，每月向各部门通报其当月话费金额，并对考核结果定期通报，年底进行总结。

二、手机的管理

（一）根据工作需要，公司中层以上管理人员、生产一线班组长以及部分岗位的员工原则上应自费配备手机。公司给予上述人员一定话费补贴。

（二）公司给予话费补贴的人员，必须保证手机24小时通讯畅通。

（三）话费补贴标准

手机话费定额以部门为标准进行考核，详见附表2《部门手机话费定额明细》；

（四）补贴范围确定原则

1、中层管理人员（副主任以上）全部列入。

2、采购员、市场拓展员、营销员、驾驶员、全部列入。

3、生产一线班（组）长、工程策划及监督员依照“室外工作为主的报、室内工作为主的不报”的原则确定。

4、抢险员、巡线员、调压员、维修员、安装员、安检员、行政管理员、监督检查员：依照“主要联系人报，一般联系人不报；室外工作为主报，室内工作为主不报”的原则确定。

（五）报销办法

1、按照上述原则，确定各部门报销的手机通讯费额度，行政部审核后，报总经理批准。

2、所有报销通讯费的人员每人申报一部用于联系工作的手机号码，由所在部门统一登记、制表交行政部。

3、每月5号前，各部门将补贴人员的上月话费发票汇总后交至行政部，过期不上交发票的部门按实际上交发票金额报销。行政部汇总报公司领导审批后，向财会部提交报销明细，财会部据此向各部门发放每月话费补贴，各部门自行进行分配。（低于标准按实际发生额报销，超出标准部分由本人自理。）

三、本管理办法自xx年xx月x日起执行。

第二篇：通讯工具、电脑使用管理制度

通讯工具、电脑使用管理制度

一、总则

1、为了规范电脑通讯工具的使用与管理，提高工作效率，确保电脑及局域网正常运作，确保通讯畅通，使计算机更好的发挥作用，特制订本制度。

2、本制度所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等；电话指办公室电话、配用手机或提供话费的手机卡。

二、使用规定：

（一）电脑

1、部门配备的电脑设备，实行使用人负责制。工作人员要加强电脑知识的学习，按规范要求正确操作使用，注意电脑设备的保养和维护，严防病毒侵入，保证正常运转：严禁非本部门人员擅自使用，人为造成设备损坏，除追究当事人的责任外，其维修费用从当事人工资中核减。

2、公司网络资源是公司用于工作目的的投资，电脑室公司员工教育学习、处理信息和整理资料的重要工具，只能用于工作。严禁在工作时间浏览与公司工作无关的网页、资料，严禁利用电脑玩游戏、看影碟、网上聊天等或进行其它与工作无关的活动，严禁利用电脑设备播放反动、黄色影像、访问不健康的网站。

3、TM使用规定：TM工具只能用来联系与工作有关的事宜，包

括文件的传输、相关单位和人员的沟通联系、信息的发布等，禁止利用TM工具同于工作无关的人员聊天，传输文件等。

4、严禁私自安装聊天、游戏等于工作无关的软件。电脑使用中出现软件系统损坏应及时维修，坚强网络安全管理，个人不得随便安装网上下载的软件，如因私自安装无关软件造成电脑系统损坏的，由专业人员负责维修或赔偿等值电脑。个人不能私自对电脑软件进行改动、安装或删除等操作。严禁私自拆卸电脑，调换配件。一经查实，按损坏程度进行相应处理；电脑使用中出现故障需要维修的，请与行政负责人员联系。由于操作不当造成硬件损坏，由个人自行维修或赔偿等值同类硬件。

5、更换电脑时要做好文件的备份工作，同时在电脑负责人的协助下检查电脑各方面是否正常。

6、离职时，应保证电脑完好、程序正常、文件齐全，接手人在确认文件无误后，须找电脑负责人检查电脑运转是否正常。未按上述程序操作而导致的一切后果由接手人承担。

7、计算机名称、IP地址由公司办公室统一登记管理，如需变更，应在公司办公室做变更备案登记。

8、对于密级文件及数据要建立双备份制度，对重要资料除在电脑储存外，还应定期拷贝到服务器、U盘或移动硬盘上，便于公司文件统一管理，以及防遭病毒破坏或断电而丢失。

9、不得将来历不明的软件装入机器运行，防止染上“病毒”。发现机器故障及时报告，不得擅自进行维护，防止造成损失。电脑设备

维修应由专业人士进行。严防计算机病毒入侵，其它单位或个人的外部存储设备（如软盘、U盘、硬盘等）不得随意连入计算机，确有必要连入的须事先进行病毒扫描。不得使用未经病毒检查的软盘。

10、加强本司电脑设备的集中统一管理。未经领导批准，部门不得自行调换、拆卸、处理电脑及附属设备。设备的配备、更新、维修和报废都须按程序通知行政管理人员。上级人员未经许可不得私自拆卸和连接各种硬件设备；不准在非正常状态下使用计算机，严禁私自拆卸机箱，硬件或应用软件出现异常，应技术与管理人员你联系。未经部门同意，计算机及其附属设备不得外借。

11、无论本单位，还是外单位人员，凡与本部门无关人员，严禁上机操作。各部门及个人在未经允许下，不得打开其他部门或个人的邮件，更不得打开来历不明的的邮件及附件。

12、计算机资源紧缺时，遵循紧急事务优先的原则协商解决。

13、员工离开工作岗位超过半个小时需关闭显示器，以延长显示器的使用寿命和节约用电，下班后需按正确方法关机，开关闭电源，关好门窗，方可离开。

（二）通讯工具

1、目的：为进一步规范服务标准，树立良好的企业形象；为保证公司通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，特制定员工电话使用制度。

2、电话（办公固定电话）（Ⅰ）、拨打电话

打电话的时间应尽量避开上午7点前、晚上10点以后的时间，还应避开晚饭时间、午休时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，一般以3-5分钟为宜。

通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。

拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称；应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。

（Ⅱ）、接听电话 标准用语

（1）公司人员接听客户电话的统一用语：“您好！正大钢结构，有什么事可以帮到您？”

（2）直接面对外部客户的部门的统一用语：“您好！正大公司业务部。”

（3）面对公司内部职能部门统一用语：“您好！正大公司业务部，我是***。”

（4）接听电话时，不允许说一些低级的词语或一些不礼貌的语句；不准用粗鲁的语气叫人，应先说出职位（总结里、经理、主任、师傅、主管、小姐、先生）。

接听电话的规范

（1）在电话响三声内必须接听电话，超过三声接通应致歉“对

不起，让您久等了”。

（2）接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作。

（3）在接听电话的过程中，要仔细聆听对方讲话，并及时应答，给予对方以积极的反馈；通话不清楚或**********（4）接听到客户的电话避免客户在电话中等候的处理原则： 1告之客户预估计时间（1○稍后回复；

2如预估时间可能超过1分钟，让客户留下电话，稍后给回复；○最好不要让客户在电话中等待的时间超过1分钟。

（Ⅲ）、代接和转接电话

原则上街道不属于自己分管业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同时，请他给客户回电话，解决问题。

如果对方请你代转电话，应弄脓包对方是谁，要找什么人，一便与接电话然联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人

如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接电话人。

转接电话的规范：（1）不要让顾客等太久；

（2）假如要让顾客等待，一定要先致歉，告诉对方要等多久，提供选择；

分钟之内的），让客户选择等待或

（3）假如处理需要时间，可以建议选择“再回电”或其他；（4）在转接之前先记录下来电者的电话；

（5）假如等候的时间过长，每20秒再问是否还要继续等；（6）转接过去时：“谢谢您的等待”。

如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。

（Ⅳ）、接听投诉电话

在处理顾客投诉时，以倾听顾客抱怨的方式来稳定顾客情绪；并尽快将电话转接到有经验的主管或经理来处理。

（Ⅴ）、结束语

谈话结束，表示谢意（“感谢您的致电，再见。”、“谢谢，再见。”）等待对方先挂电话。

4、手机（移动电话）

为了便于公司统一电话管理，集中客户资源，节省座机电话费，公司给中层管理人员及部分业务人员配备手机，号码公司统一管理。

现规定如下：

所有加入集团网的人员互拨时应使用各自的手机，一律不得使用其他号码。

要求所有加入集团的人员，公司给予配备手机的人员必须保持全天24小时处于开机状态。

要求所有加入集团网的人员、公司给予配备手机的人员的手机在规定开机时间内电量充足，保障通信畅通。

若因欠费被停机，因技术缴交话费于24小时内开通。

公司业务座机不得用于个人长时间私聊，工作期间不允许拨打、接听私人电话。违反规定公司视情况给予处罚。

三、安全规定：

1、部门或个人应高度重视公司的技术秘密和商业秘密的保护。

2、严格遵守保密制度，工作人员不得将保密文件资料上传共享。

3、重要的部门或个人文档必要时需加密；对公司或个人的资料，未经允许任何人不得进行改动，或者告之部门之外的人员。

四、处罚办法

1、违反规定者视情节轻重给予口头警告、书面警告直至记过处分。

2、违反规定视情节轻重给予书面警告甚至记过处分并处以一定数额的罚款。

3、违反规定者视情节轻重给予严重警告、罚款或者开除处分。

4、附则

本规定有公司办制订并负责解释，保总经理核准后施行，修改或终止时亦同。

五、本制度于发行之日起实施，若有遗缺，再行补充。

第三篇：通讯工具及费用管理制度

北京全聚德烤鸭股份有限公司

通讯工具及费用管理规定

为了加强公司通讯工具及费用的管理，严格控制费用支出，结合公司实际情况，特制定如下管理规定。

一、公司为部门经理以上人员配备移动电话，所有权归公司，由财务部和办公室按固定资产或低值易耗品进行实物管理。业务部门的使用维修费用计入各部门费用。

二、通讯工具不得私自外借，如因本人保管不慎造成丢失、损坏的，由本人负责赔偿、维修，费用自理。

三、因退休、调离等原因离开公司时，收回所配的通讯工具，交办公室保管。

四、费用报销标准

1、副总经理以上高级管理人员：住宅电话每月150元，移动电话每月报销不超过500元。

2、部门经理：移动电话限每月300元。

3、部门副经理及经理助理：移动电话限每月200元

五、费用报销办法

1、只能报销所配通讯工具的通讯费。

2、通讯费由本人自行交纳，由财务部按规定审核单据并进行报销。

3、住宅电话和移动电话可以合并计算报销。超过标准不报，低于标准不补。

六、员工转岗时，通讯费在到新岗的次月按新聘任岗位标准执行；员工辞职、解聘调离公司时，从次月停止报销通讯费用。

七、本规定适用股份公司本部人员。下属分店（分公司）可根据预算等实际情况单独制定细则，但标准不得超过上述标准。其细则应报股份公司本部审查及备案。

八、本规定自发布之日起施行。

九、本规定由股份公司财务部负责解释。

第四篇：2通讯工具及通讯费用管理办法

猴子岩供水工程项目部

通讯工具及通讯费用管理办法（讨论稿）

一、总则

第一条 为了满足工作需要，提高工作效率，有效控制办公费用支出，根据公司有关通讯工具及通讯费用管理制度的精神，结合项目部的实际情况制定本办法。

第二条 本办法包括通讯工具的配置、通讯费用包干补贴标准、交费方式等方面。

二、固定电话的配置与使用

第三条 项目部综合办公室配置办公固定电话一部，因公需拨打长途电话一律使用综合办公室电话。

第四条 项目部领导办公固定电话由项目部统一安装和交费。

第五条 办公固定电话仅用于因公对外联系使用，不得因私拨打，拨打时需遵循其他有关规定，应长话短说。

三、移动电话费用包干补贴标准

第六条 项目部对分队以上干部的移动电话费用实行限额报销，限额报销对象及标准如下：

1、项目总经理移动电话费用据实报销；项目部班子其它成员移动电话费用每人每月限额报销200元。

2、机关部门正职（含主持某一方面工作的副职）每人每月限额报销150元；机关部门副职、实验室主任、测量队队长每人每月限额报销100元；机关部门内设机构正职、队（厂）长每人每月限额报销80元。因工作需要及业务联系较多的部门负责人，移动电话费可经项目总经理办公会批准给予适当增加。

3、其他人员特殊情况因工作需要，须补贴移动电话费用的，由本人申请，单位（部门）写出书面报告，经领导批准后，每人每月可限额报销50元。

第七条 以上标准不含因公出差发生的移动电话漫游费，因公出差发生的移动电话漫游费据实报销。

第八条 话费包干对象应保持每天24小时通讯畅通，第一次关机罚款50元，第二次关机，取消包干补贴资格。

第九条 特殊情况由部门专题报告，领导批准后核报。

第十条 手机内部通话包干费3元/月，在每月工资中给予每位职工补助3元/月（已享受手机话费报销的人员不再享受此补助），同时要求24小时开机。

四、通讯费用的交纳及报销

第十一条 办公固定电话费每月由综合办公室统一交纳，在项目部财务据实报销。

第十二条 实行话费限额报销的人员，通讯费用每月先由个人垫付后，月底由综合办公室统一办理话费结算发票（充值话费发票不予报销），到财务部报销限额部分，节余部分可转下月使用，年底终结清零。

本规定自下发之日起执行，由项目部综合办公室负责解释。

第五篇：《通讯费用管理制度》

通讯费用管理规定

为了进一步完善公司财务管理制度，降低经营成本，明确费用标准，经公司研究决定，对公司通讯费用标准规定如下，望认真遵照执行。

第一条 总则

（一）本规定所指的通讯费包括公司固定电话费、享受补贴的员工手机电话费；

（二）本规定适用于集团各公司、各项目及各部门；

（三）各公司、各项目及各部门统一将员工名单和执行话费标准上报公司，由公司领导审批后，方可享受电话费补贴；

（四）电话费按标准报销，超出标准部分由个人承担；

（五）享受话费补贴的人员，全天不准停机，因停机影响正常工作的，不予核销话费；

（六）享受话费补贴人员，依据实际消费结算发票每季度报销一次，由所属单位领导签批后，人资部核定出勤天数，财务部审核报销；

（七）原则上公司不统一购置电话充值卡，如项目施工人员需要充值卡充值，由项目财务部负责统一购置管理，定期统计支出情况并控制使用。

第二条 管理部门及人员

财务部、人资部、审计部、各单位部门及分管领导、财务副总 第三条 管理职责

（一）财务部

1、负责员工电话费的日常核算与管理，对员工电话费报销资格进行审核；

2、负责审核员工电话费的合规性，超出规定标准的不予办理；

3、负责公司固定电话费的缴费及话费支出的审核；

4、定期统计公司话费的支出情况，严格控制成本。

（二）人资部

1、负责各部门员工申请电话费补贴资格的审核；

2、负责提供员工考勤情况，严格依据制度规定及考勤情况确定电话费补贴额度；

3、定期更新员工档案，依据电话费补助标准编制统计表上报财务部。

（三）审计部

1、负责定期审计电话费报销的合规性；对违规业务部门进行处罚处理；

2、依据审计结果，定期编制审计报告，披露电话费的支出情况。

（四）各单位部门及分管领导

1、负责部门员工申请电话费补贴资格的认定和上报；

2、负责各分管部门员工电话费的审核、确认。

（五）财务副总

负责公司通讯费支出管理，分析审核预算执行情况。第四条 管理要求

（一）手机电话管理

1、手机话费必须以本人实名及所使用电话号码开具的发票，经主管领导签字后到财务按规定标准核销；

2、话费标准额度当年结清，不予跨年；

3、每月话费标准不得累计计算，当月话费低于标准的，按实际金额报销；当月话费超过标准的，超出部分不予报销；

4、公司发放的小号电话卡如有丢失要及时报告公司行政部，由行政部及时补办和登记，补卡费用由个人承担；

5、公司发放的小号电话卡不能随意更换、停机或送人；

6、离职人员在办理交接时，同时办理小号清户手续。

（二）固定电话管理

1、由单位出资安装的固定电话（财务或其他部门），除传真电话外，谢绝其他业务发生，特殊情况需主管领导批准后，进行通话登记或交费；

2、公司办公室固定电话，必须保证工作时间有人接听；

3、严禁使用公司固定电话上网或办理与工作无关的事项。第五条 员工话费标准

（一）公司总部机关：

副总经理：200元/月 总工程师：200元/月 总会计师：200元/月 采购部长：300元/月 设备部长：300元/月 其他部长： 50元/月 采购员：100元/月 资金部长：150元/月 主管会计： 100元/月 融资专员：50元/月 出 纳： 50元/月 工作人员： 38元/月

小车司机： 50元/月 董事长、总经理司机：100元/月

（二）外阜施工项目部：

项目经理：300元/月 副 经 理：150元/月 总 工：200元/月 质 检 员： 38元/月 主要测量人员：38元/月 主要试验人员：38元/月 出纳：50元/月 采购员：200元/月 大料现场收料组：50元/月材料库记账员：38元/月 考勤员：38元/月 设备队长： 50元/月 经理司机：50元/月 路基工长：50元/月

（三）房建项目部

项目经理： 100元/月 总 工：70元/月 工程质检部长：38元/月 测量主任： 38元/月 工程质检部长：50元/月 测量主任： 50元/月 试验室主任：100元/月 主管会计: 100元/月 其他会计人员38元/月 材料负责人：150元/月 仓库保管员： 38元/月 食堂管理员： 50元/月 加油员：38元/月 黑（白）站操作手：50元/月 桥涵队长： 50元/月 副 经 理： 70元/月 采 购 员： 200元/月 质检员：38元/月 主要测量人员：38元/月

（四）施工队（包括外网、精装修）

队长：50元/月 试验人员：38元/月 拌合站负责人：38元/月 测量人员：38元/月

（五）丰远地产公司机关

副总经理：200元/月 总工程师：200元/月 营销总监：100元/月 策划总监：100元/月 专业工程师：50元/月 营销经理：50元/月 其他部长： 50元/月 主管会计： 100元/月 出 纳： 50元/月 工作人员： 38元/月 小车司机： 50元/月

（六）热高乐园（含酒店管理公司、餐饮公司）

热高乐园及酒店管理公司依据园区通讯费用管理制度及补充规定执行，餐饮公司参照执行。

（七）浩博物业公司

经理：150元/月 保安部长：80元/月 行政办公室主任：80元/月 保洁绿化部部长：80元/月 维修部长：80元/月 文员40元/月 维修人员40元/月 房管员40元/月 客服40元/月 前台收款40元/月 主厨30元/月 保洁班长30元/月 保安班长30元/月 房管部部长80元/月 绿化班长 30元每月

（八）供热公司

经理：150元/月 文员38元/月 收费员38元/月 维修班长38元/月

（九）迪欧咖啡厅

经理：100元/月 厨师长：50元/月 领班38元/月 仓库保管员：38元/月

（十）其他因工作需要办理小号的人员，经单位领导批准后，按38元基本费用标准执行。

（十一）此规定中未明确的部门或单位比照此规定执行。第六条 审计、监督、检查

（一）要求各部门负责人及分管副总，严格审核本部门人员申请的电话费的资格和标准，对不合理或不符合公司规定的不予审批；

（二）要求财务部依据本规定严格审核票据、出勤情况及补贴标准，每月定期统计费用支出情况；

（三）要求审计部定期不定期的对通讯费支出情况进行审计、监督、检查，要求每年不少于4次。

第七条 奖惩处理

（一）本着谁监督检查、审计检查，谁处理的原则；

（二）对于未按本规定标准核销电话费，导致电话费超标准支出，报销人全额返回话费，并对报销人处以50元月罚款；对审核人员处以100元罚款；对部门主管处以 100元罚款，对分管副总处以 200元罚款；

（三）享受话费补贴人员，工作期间电话不允许关机，违反一次罚款50元；

（四）对于公司发放的小号电话卡随意更换、停机或送人，给工作造成不便，对责任人停止话费补贴，并处罚50元，给予部门主管100元的处罚；

（五）对于使用公司固定电话处理个人私事产生的话费，由责任人自行承担，并处罚50元，对部门主管处以100元罚款，对分管副总处以200元罚款。

第八条 附则

（一）本规定由财务部负责制定、解释并完善；

（二）本规定自2016年11月3日起执行；

（三）原公司内部2006-2010（续编）《规章制度汇编》中电话费管理规定同时废止。