公文基本常识

第一篇：公文基本常识

公文基本常识

一、公文的涵义

公文：是机关、单位、团体在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、党、政公文的种类

15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、请示、批复、议案、函、纪要。

（一）规范党政公文的新文件：

1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发[2012]14号）

2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）

（党政公文不再区分，统一了格式。）

（二）原来依据的文件：

1、《国粗行政机关公文处理办法》（2000年8月）

2、《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月）

原来规定的党、政公文共18种：

党政相同：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。（9种）行政特有：命令（）令、议案、公告、通告。（4种）

党特有：决议、公报、指示、条例、规定。（5种）

（三）新旧公文的主要区别

1、在“文种”方面，在《国有行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。

2、在“格式”方面，取消了主题词；行政公文也要署发文机关名称。

3、在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。

4、在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人民意向上级机关报送公文”。

5、在公文管理方面，增加发文立户的规定。

（四）15种党、政公文的使用说明：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文的分类

（一）按行文方向划分——4种

1、上行文：下级机关向上级机关传递的公文。

如：报告、请示。

2、下行文：向下级机关传递的公文。

如：通告、批复、通知、[命令（令）、决定、公告、通报、公报、决议、会议纪要]

3、平行文：向平级机关或不相隶属机关传递的公文。

如：函、通知

4、泛行文：既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。

（二）按保密级别划分——4种

普通件、秘密件、机密件、绝密件。（说明：保密级别越来越高。）

（三）按紧急程度划分——4种

紧急公文分“特急”、“加急”。电报格式的紧急公文分为四级，从急到缓依次为：“特提、特急加急、平急”。

特提属于最高级。“特提”电报需要马上办理；“特急”电报需在8小时内阅办；“加急”需在24小时内阅办；“平急”电报阅办不超过48小时。“特提”是要求一天之内办完的电报，“特急”是要求三天之内办完的电报，“加急”是要求五天之内办完的电报，“平急”是要求十天之内办完的电报。

（四）按处理方式划分——2种

1、阅件（阅知即可，不需办理，文件中无需要办的事件）如：报告、简报。

2、办件（需要承办，在文件中有明确需要办的事件）如：请示、函。

四、公文的处理程序

（一）收文处理——7个步骤。

签收—登记—初审—承办—传阅—催办—答复。

（二）发文处理——4个步骤。

发文处理包括：复核、登记、印制、核发。

（三）办结公文处理——5个步骤。

办结暂存——立卷——归档——清退——销毁

五、常用公文——报告和请示的区别

（一）行文目的不同

报告是向上级反映情况，不需要上级答复，也无问题作答，因此报告中不能请求批准； 而请示是请求上级解决问题，上级同不同意均须答复，因此，凡是要解决问题的，在行文时就必须用请示，不能用报告。

（二）行文时间不同

请示需要事前行文，不能“先斩后奏”；而报告可以在前中行文，也可以在事后行文。

（三）行文包含的内容不同

报告可以一文一事，也可以一文数事；而请示必须是一文一事，有两件事就只能用两个请示。

（四）受文机关处理方式不同

请示属于办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复；报告多属阅件，一般不作答复。报告与请示是两种文种，不能用“请示报告”，在公文中无此文种。该用请示就用请示，该用报告就用报告，两者不能混用。

六、请示的特点

（一）一文一事

为了方便领导批复，请示行文必须是一文一事。即每份请示只能请示一个事项、解决一个问题。

（二）请批对应

一请示一批复，没有请示就没有批复。请示所涉及的问题，一般较紧迫，没有批复，下级机关也就无法工作。

（三）事前行文

请示应该在问题的发生或处理前行文，不可先斩后奏。报告的时限可以在事后，或工作进行中行文。

七、函的特点

主要用平级、不相隶属单位之间，函具有请求的作用。

函有不相隶属单位之间使用时：

如果主送机关与自己的上级平级，文种建议使用“请示”，尽量少用“函”。

八、公文的行文注意事项

（一）公文一般不能越级行文，如需越级时被越机关应得到抄送的公文。

（二）受双重领导的单位，在行文时应明白所办的事务应属哪个部门主管，主办单位为主送机关，周知或协办单位为“抄送”件。除“通知”这类普发性公文外，主送机关只有一个，其余为抄送机关。

（三）抄送的原则是有必要知道的机关才抄送，无关的机关一般不抄送。

（四）行文时应注意自己的职权范围，不能越权和超越有关规定。

（五）抄送机关排名可依上级、平级与不相隶属、下级的次序排列，同级之间用逗号，各级之间用分号，也可按级分行排列。

第二篇：公文写作基本常识

公文写作基本常识

1、公文的基本含义：公文即公务文书，是党和国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。它的这一基本含义，可以从四个方面理解：①公文形成的主体是国家机关及其他社会组织；②公文形成的条件是行使职权和实施管理；③公文是具有法定效用与规范格式的文件材料；④公文是办理公务的重要工具之一。

2、公文的特点：公文的特点主要表现在：①公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。②公文有法定的权威。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。③公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。④公文有规范的体式。公文有规范的体式，这是公文同图书、情报资料、通讯报道以至于一般文章相区别的又一显著特点。⑤公文有规定的处理程序。公文在形成过程中，要经过规定的程序逐层、逐级审核，并给制发机关最高领导或最高领导委托的领导签发后印发、执行。

3、机关公文的作用：机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。它的作用主要表现在以下五个方面：①领导与指导作用。②行为规范作用。③传递信息作用。④公务联系作用。⑤凭据记载作用。

4、我国现行党政机关公文的常用种类：任何事物都有自已的名称，公文作为实施管理的一种工具，也有自己的名称。一份公文的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。我国现行党委机关的常用公文主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。我国现行国家机关的常用公文主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

5、正式公包括的一般项目：党政机关公文一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关和印制版记等16个部分组成。

（一）版头 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加()标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头一般用主办机关名称，也可并用联署机关名称，主办机关排列在前。

(二)密级 公文的秘密等级。有保密要求的公文应确定具体密级，标注于公文首页左上角。

(三)紧急程度 公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”，紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(四)发文字号 由发文机关代字、发文和发文顺序号组成，标注于版头下方居中位置。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。上报公文发文字号中不能出现“发”字。

(五)签发人 上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”。“签发人”后面标注签发人姓名。联合上报的公文，同时标注联署机关签发人姓名。

(六)横隔线 隔开公文版头部分与公文主体部分的红色横线。党委机关一般为中间带有实心五角星的红色横线，政府机关一般为一条完整的红色横线。横隔线位于发文字号下方。

(七)标题 由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方。

(八)主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称、规范化简称或同类型机关的统称。主送机关名称位于标题之下、正文左上方，顶格排印。决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。

(九)正文 公文的主体。用来表述公文的内容。

(十)附件 公文正文的说明、补充或参考材料，应置于主件之后。公文如有附件，在正文之后、发文机关署名之前注明附件名称，也可在正文中涉及附件内容处标注“(见附件)”或“(附后)”。附件与主件应一起装订。有两个以上附件时，应注明顺序并将顺序号分别标注于各附件首页的左上方。

批转的下级机关公文和转发的上级、同级机关的公文，不属公文附件，在批转、转发“通知”之后另页排印，不加附件标注。

(十一)发文机关署名 公文制发机关名称。发文机关署名应使用全称或规范化简称，位于正文右下方。公文一般以机关名义署名，特殊情况需要以机关领导人署名的，应写明职务。

(十二)成文日期 公文制成的时间。一般署会议通过日期或领导同志签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志签发日期；电报署发出日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

(十三)印章 公文发生效力的凭据。除有固定版头的普发性公文、无主送机关的公文和会议纪要外，公文应加盖发文机关印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。

(十四)主题词 反映公文内容、公文主题及公文种类的词，位于印制版记上方。主题词按中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》标注。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“△”。(十五)抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称用全称或规范化简称，标注于印制版记上方，主题词下方。

(十六)印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成。一般在文件末页下部，左侧注明制发单位名称，右侧注明印发日期，底线下面标注：（共印□□份）。

6、公务写作体现机关干部三大能力：早在战争年代，毛泽东同志就主张：“一个革命干部，必须能看能写。”新中国成立后，邓小平多次提倡并要求：“领导干部要学会拿笔杆子”。文章在我国，自古以来就是治理国家、管理社会的工具。公文写作，是机关干部多种能力、多种知识水平的综合反映，但最基本的可以检验机关干部的三大能力：一是认识能力。文章的好与不好，写作的成功与否，最关键的是要看有没有思想内容，而思想内容来自于对客观存在、客观事物的认识，来自于对客观事物的正确分析、观察和判断，透过现象发现事物的本质方面和固有的规律，由感性认识跃进到理性认识。二是思维能力。文章的写作，从认识事物、信息分类、资料加工、命题立意、布局谋篇、遣词造句到修改定稿，都贯穿着思维活动。善于写好文章的人，其思维能力都是比较强的。思维能力分为一般思维能力和创造思维能力。三是表达能力。毛泽东说：“有了正确的观点和正确的思想，还要有比较恰当的表达方式告诉别人”。这种”恰当的表达方式”，就是表达能力，具体应该包含以下几个方面：第一，遣词用字规范准确，能够完整、准确地把文章的思想内容表达出来，不会衍生别的意思；第二，文字简洁，能够用最少的文字把思想内容完整准确地表达清楚，既表达明白，又“惜墨如金”，少用文字；第三，形象生动，能够在表达的时候为读者着想，让读者能够很快地理解、接受文章所表达思想内容，并且容易记住，长时间难以忘记。

7、公文写作的构思方法：构思是在动笔起草之前对文章的全局进行设计和安排，做到“胸有成竹”。构思的结果，应是理出文章的主题、标题、观点(论点)及论证观点的事实和道理(论据)。简要地说，构思可以遵循四个步骤展开：

第一步：确定主题。文章由内容和形式两方面构成。内容是文章的主题和表现主题的客观事实和道理等材料；形式就是文章的结构。公文写作首先要确定主题，然后才能依据主题选材用材，布局成篇。确定机关政务文章的主题，首先要正确，即符合客观实际，与党和国家的路线、方针、政策相一致，与党中央、国务院在政治上保持高度一致；其次要有新意，即要避免老生常谈，要有所发现，要总结新的实践，要进行新的分析，要得出新的观点，要提出新的思路；第三要集中，即一篇文章的主题只能有一个，如果内容比较多，包括的范围比较广，就需要在更高的层次上确定主题，以达到主题集中的目的。

第二步：由主题确定标题。在机关公文写作中，文章的标题与主题密切相关，文章的标题是主题的概括，是为主题服务的，标题是为了引导主题。古人云：题好文半，意思是说：标题起得好就相当于文章写好了一半，这虽然是夸张的说法，但说明了标题在文章写作中的重要性。在一些全国性的报社，就有专门的编辑人员专门给报道的内容起标题，报纸标题很吸引人，读了标题大家都想看个究竟。标题是为主题服务的，确定标题时要考虑三个方面：①标题要与主题所表现的思想内容、思想感情相适应，确切适宜地体现主题，比如，严肃的主题就必须起个严肃的标题，这样才能达到为主题服务的目的；②标题的文字要简

洁明白，含意清楚，一目了然；③标题要醒目，有新鲜感，有吸引力，激发人们阅读的欲望。

怎样确定标题，常用的有四种方式：①一是直接提示主题，如《大力发扬艰苦奋斗的精神》、《关心群众生活注意工作方法》等；②间接地暗示主题，如《星星之火，可以燎原》等；③引导读者关注主题，如《钢铁是怎样炼成的》、《谁是最可爱的人》等；④表明主题的范围，如《政府工作报告》、《目前的形势和任务》等。

第三步：由标题确立观点（论点）。主题、标题不等于文章的内容，而是作者通过具体材料的叙述和论述要告诉读者的思想观点的核心。因此，有了主题和标题之后，还要确立能够表现主题思想的材料和观点。一般可以从以下三个方面进行考虑：一是从回答“为什么”的角度出发确立观点(论点)，把“为什么”的原因分析清楚了，文章也就写好了。这种常见于理论文章、领导讲话材料。二是从回答“怎么样”的角度出发确立观点(论点)，把“怎么样”的情况叙说清楚了，文章也就写好了。这种常见于工作报告、调研(查)报告、经济形势分析报告、述职报告等以记叙为主的文章。三是从回答“怎么办”的角度出发确立观点(论点)，把“怎么办”的思路论述清楚了，文章也就写好了。这种常见于理论文章、工作报告、调查报告、领导讲话、述职报告等文章的后半部分，即政策建议和工作思路的论述部分。以上所说的由标题确立观点的三种方式，仅仅是我个人在写作实践中的一点体会，不一定完全准确。

第四步：由观点（论点）选择材料。一般需要考虑四个因素：一是有用，能够为叙述和论证观点(论点)服务。不能为叙述和论证观点（论点）服务的材料，必须舍弃。二是真实，真材实料，不能使用虚假的材料，引经据典也要有出处。三是新颖，富有吸引力，使用最新的事实、数据、经验、理论。四是典型，有代表性，能够反映事物的本质、主流和发展规律，能够证明观点（论点）的正确性、科学性。

8、公文写作的谋篇方法：经过主题——标题——观点（论点）——材料（论据）的构思之后，文章的主体部分就基本上形成了。在此基础上，加上文章的开头、结尾，进行结构布局，安排观点（论点）的次序，拟出一个写作提纲，“篇”就基本上“谋成”了。

“磨刀不误砍柴工”。在文章的主体部分基本形成之后，拟出写作提纲是非常重要的一环。提纲是公文写作的“纲要”，它的重要性和实用性就像大型建筑建造前的“蓝图”一样。“蓝图”设计得合理、科学、美观，建筑就能“立”起来，就能拔地而起。因此，我们要十分重视公文提纲的拟写。写出了成功的公文提纲，公文也就成功的一大半，剩下的工作就是往提纲里装材料和修改了。

9、公文的行文起草：行文起草、快速成篇是公文写作的最终目的。虽然说经过构思谋篇，确定了主题，有了写作思路和写作提纲，依照提纲行文起草不会太困难，但是在具体的行文起草过程中还是会遇到这样那样的障碍，还会有思考不太周全的方面，还会有些不容易表达的地方。总之一句话，还需要在行文起草、语言表达、材料运用、修改定稿等方面还需要付出艰苦的努力。在这个过程中，也有些方法和技巧可以借鉴运用。主要有四个方面：一是位置要摆正，语言要得体。公务文稿既有政治性、政策性的特点，又有作者的社会身份、政治地位的特点。因此，起笔之时，首先要摆正文章作者的位置，行文过程中要写出与文章作者的身份地位相符合的语言，如果说的话与作者的身份地位和职责不一致，不但达不到效果，而且会适得其反，引起非议。二是确定段落内容，依据段意用材。由于构思谋篇是从文章的全局整体考虑的，写作提纲一般也只是列到“段”，还不能深入到“段”的内部。行文起草时不能想一句写一句，对整“段”所要表达的思想内容、从哪些方面入手进行表达，使用哪些事实数字、讲哪些道理观点，都要事先想好，安排好表达“段意”的内部结构，依内部结构的顺序写出完整的“段落”，然后一段一段地往下写，并注意每段的思想观点完整，段与段之间的衔接自然，以及全篇文章脉络的贯通。三是立“三性”破“四话”，文风要独具一格。良好的文风表现为文章的“三性”：即准确性、鲜明性和生动性，也表现为没有“四话”：即假话、大话、空话、套话。所谓准确性，就是公文写作所运用的事实和道理要准确，引用经典论述要准确，不错用词语，不用那些类似“据说”、“也许”、“大致”一类的含义不确切的词语；鲜明性，就是公文写作所要表达的思想观点，要态度鲜明、毫不含糊；生动性，就是公务文稿所要表达的思想观点，所运用的事实、道理，要形象生动，能引起读者的兴趣，富有感染力。四是快速进入情境，力争一气呵成。写作是一种创造性思维活动，而思维又受周围环境的影响。人在特定的环境中往往会获得或强化某种特殊的技能，或产生某种特殊的智慧，即所谓的“情急智生”。因此，在行文起草时要集中时间和精力，创造

一种写作的特别情境，把思维快速地引入其中，进入写作思维状态。这样，思想上没有其他干扰，精力高度集中、思维积极活跃、思路顺畅，文字表述的准确性、条理性增强，写作速度加快、效率提高、效果更好，在此情境下，力争一气呵成，不要间断停止，即使有些障碍也要暂且放过，以最快的速度先拟出完整的初稿，以保持思维的连贯和文章的完整。在行文起草过程中，可能还会产生出一些新的思想“火花”、新的观点、新的表达方式，要及时记录下来，吸收到文章中去。这种在写作过程中闪现的思想“火花”是非常珍贵的，是在创造性思维活动中，由多种信息的排列、组合、匹配、增值而产生出的新信息，这种新信息只有在创造性的写作劳动中才能产生出来，而且往往会成为文章中的最精彩、最富有创新意义的部分。

10、公文的修改方法：修改定稿是公文写作的最后一道工序。从写作的实践看，会写文章的人，历史上的文章大师，都很重视文章的修改，修改的方法和步骤可以归结为读、审、查、拔四个字。一是读，就是朗读。修改稿子不光要“看”，还要“念”。就是把全篇稿子有声地读出来，疏忽的地方自然会发现。二是审，就是审视文章的内容和形式。内容方面主要是审阅文章的政治性、政策性，看是否有不妥的方面。审视文章的主题是否突出，观点（论点）是否准确，论据材料是否充分，是否能论证观点，事实和道理是否真实可信等。形式方面主要是审阅文章的结构，也就是开头、主体、结尾，各层次、段落之间的关系是否符合逻辑，过渡、照应是否顺畅自然等。三是查，就是检查文句表达方面的毛病。要检查和改正语言文字不准确、不规范、不通顺的地方。没有表达清楚的概念、意思，要增加文字表达清楚，将一些惯用的陈言套话改写成新颖生动、形象感人的新话，将一些可有可无的文字、句子、段落要大胆删减。四是拔，就是提拔文章的思想高度，深化文章的主题。这是对修改文章的更进一步的要求。要再一次循着构思谋篇的思路，把文章所要表达的思想内容再理一遍，通过局部的个别的修改，选择推敲运用一些“点睛之笔”，增强文章的气势，深化文章的主题，提拔文章的思想高度。

第三篇：会议公文写作基本常识

会议公文写作基本常识

一、开幕词

（一）文种释义。开幕词是会议的序曲、前奏、动员令，它是在比较重要或隆

重的会议开始时，由会议主要领导人所作的讲话。主要是简明扼要地介绍会议召开的背景、组织工作等情况，宣布会议的目的、议程，对会议的进行起着定调的作用。

开幕词属专题灵活式的讲话稿，它虽然多以个人名义出现，但实际上代表了

某一组织和领导集体，当其作为公文发出，具有了相应的权威性时，就成为讲话体

公文。从文体上看，属于议论文，但比一般议论文更具有鲜明的个性、生动的临场

性、实际的针对性、高度的概括性和激昂的鼓动性。对会议的有关问题只是提示一

下即可，不必讲得过细，主要是通过简明扼要、庄重热情，带有指导性的提示，使

与会者明确会议的有关内容，调动其参加会议的积极性。

（二）基本结构。开幕词的内容结构由标题、称谓、正文和结语四部分组成。

1、标题。有三种写法：一是由会议名称加文种组成，例如邓小平所作的《中

国共产党第十二次全国代表大会开幕词》；二是由讲话人姓名、职务、会议名称以

及文种组成，如《胡锦涛主席在庆祝澳门回归祖国五周年纪念大会开幕式上的致

辞》；三是用开幕词的主旨或主要内容做标题，例如毛泽东在1945年4月27日中

国共产党第七次全国代表大会上所作的《两个中国之命运》的开幕词。

2、称谓。称谓是对与会者的统称，要根据会议的性质和与会者的身份来称呼。

在国内，党的会议一般用“同志们”来称呼；人大、政协会议用“各位代表”来称

呼；国际会议一般按国际惯例用“各位嘉宾、女士们、先生们、朋友们”来称呼。

3、正文。正文有开头、主体和结尾三部分。

第一，开头。开头常见的写法：以宣布大会开幕为开头。如毛泽东在1945年4

月27日中国共产党第七次全国代表大会上所作的《两个中国之命运》的开幕词，只用了一句“中国共产党第七次全国代表大会今天开幕了”作为开头，既简洁又庄

重。

以介绍与会者的有关情况为开头。如毛泽东在1954年9月15日第一届全国人

民代表大会第一次会议上的开幕词的开头：“中华人民共和国第一届全国人民代表

大会第一次会议，今天在我国首都北京举行。代表总数1226人，报到的代表1211

人，因病因事请假没有报到的代表15人，报到了因病因事今天临时缺席的代表70

人。今天会议实到的代表1141人，合乎法定人数。”

以向与会者表示祝贺与欢迎为开头。如温家宝同志在《共同推进新世纪的亚洲

合作》的开头即是如此。

第二，主体。主体是开幕词的核心部分，主要写明召开大会的意义、会议的议程、大会的目的和任务等几方面内容。

第三，结尾。结尾或提出希望与要求，或发出号召，或展望前景，坚定信念。

4、结语。常用“预祝大会圆满成功”之类的祝颂语来结束全文。

（三）写作要领

1、篇幅不宜太长。开幕词要奠定会议的基调，在会议上一般用十几分钟即可讲完，因此要求层次清楚，语言简洁明了。虽然对会议的主要内容、意义、开法等都要有一个明确交代，但也仅仅是画龙点睛般的提示，而不宜说得过细。切忌长篇大论，尤其要防止成为大会报告的缩写。

2、气氛庄重热烈。开幕词既要庄重有力，又要富有感情色彩；既要具有严肃性，又要具有生动性，使讲话热情激昂，富于感染力和鼓动性，尽量避免“官话”、“套话”。结尾或动员与会者开好会议，或号召完成今后任务，或预祝大会成功，都需要热情昂扬，使与会者受到鼓舞，产生开好会议的信心，沉浸在待战的兴奋情绪之中。

3、专题要鲜明。要紧紧围绕会议专题，传达会议的主要精神。

二、主持词

（一）文种释义。主持词是主持人在各种重要的集会、仪式和盛大典礼上进行主持活动过程中所使用的一种文稿。

在当今越来越多、越来越复杂的社会活动中，为了确保活动的质量，主持人需要准备合乎规范的主持词，以使活动朝着预定的计划运行。有了主持词，主持人就可以从容不迫地进行他的主持工作，使各项议程有条不紊；同时，对于一些重要或者大型活动而言，事先准备好主持词，还能够体现出一种庄重严肃的气氛。正因为如此，主持词在当今的社会实践中被人们广泛地运用。

（二）基本结构。主持词的写作结构比较简单，一般应当载明标题、称呼和正文三方面的内容。

1、标题。标题是主持词的眉目，应当写得简明醒目，要反映出活动的名称和文种，如《冀东人民抗日暴动60周年纪念大会主持词》。有些比较简单的会议或典礼，起标题可以直接写《主持词》，以示简洁。

2、称呼。是主持人活动的起首语，是整个活动的开场白，要恰当得体。

3、正文。这是主持词的主体和核心部分。一般应载明三层内容：

一是对活动的目的、性质、意义等的介绍或说明，以便给人以总体的了解和把握。在文字上一定要简练明快，寥寥数语即说明问题，切不可拖泥带水，失之冗长，否则就起不到应有的效果，甚至令人产生厌烦之感。

二是对出席活动人员的介绍。要注意讲究顺序，切不可随意而为。就通常而论，应当先介绍来宾，再介绍主人；先介绍领导，再介绍一般群众；要记住的是，恰当得体的介绍是确保活动顺利进行的重要一环。

三是按照事先确定的活动议程，逐一宣读主持词。要注意敏锐地把握活动的进程，适时宣读，既不能“抢话”，也不可出现“冷场”；要通过适度得体的主持词，顺利引导活动程序的进行，使人感到前后衔接顺畅，既紧凑又舒适，浑然天成。实践表明，主持人主持水平的高低，直接关系到活动的成败。

最后，还要对所有参与活动的人员再次致以谢意，并宣布活动结束。

（三）写作要领

1、称呼要得体。称呼可以说是主持人主持活动的起首语，是整个活动的“开场”，因此显得特别重要。要做到恰切得体，根据活动的具体情况采用不同的称呼，如是系统内部的活动，可称“各位领导、同志们”；如是对外的大型活动，则可称“各位来宾、各位领导、同志们”，或“各位来宾、各位领导、女士们、先生们、朋友们”等。

2、用语要恰切适当。要切合主持人的身份和活动的具体环境，使用恰当的主持词，不可形同“领导讲话”，也不可盲目追求活动气氛而过多地使用浮华艳丽的辞藻，那样会使人感到厌烦。

3、要简短精炼。主持词是用来引导活动议程的，因此一定要讲求精短，话不在多而在精。如不注意这一点，也会使整个主持的质量大打折扣。

三、会议记录

（一）文种释义。会议记录是指在会议进行过程中，记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程，反映了会议的全貌，是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷、归档，作为研究资料保存起来，以备查考；也可以作为第一手材料为领导部门制定政策、措施提供参考依据。

（二）基本结构。会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况和会议内容和署名四部分组成。

1、标题。由召开会议的机关或单位名称、会议名称和文种三个要素构成，例如《××市企业改革和发展工作会议记录》。

2、会议组织情况。这部分要求写明下列内容：①会议名称。②会议时间。具体写明××年×月×日×时。③会议地点。④出席人员。一般而言，在出席人员不

多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名；如果出席人员较多，则只需写出人数。⑤列席人员。记录方法与出席人员相同。⑥缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议，缺席人较多，则只需写缺席人数。⑦主持人。写明主持人的姓名和职务。⑧记录人。写明记录人的姓名和职务。

以上八项应各自单独成段。

3、会议内容。这是会议记录的主体部分，主要包括：①会议议题。②会议发言。一般按发言的先后顺序记录，要求依次写明发言人的姓名及发言内容。③会议决议。有的会议形成决议，有的则没有。形成决议时要在会议内容下面另起段落，逐条写出决议内容。假如通过表决，还应记录表决情况，即有多少赞成票，多少反对票，多少弃权票。

会议结束，记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。

4、署名。在全文结尾的右下方，由主持人和记录人分别签名，并注明会议散会时间。

（三）写作要领

1、要写得清楚、正确。指会议记录内容一定要忠实原意，如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等，不能违背发言人的意图，甚至曲解其观点。否则，将会给工作造成损失。

2、注意力要集中、责任心要强。作会议记录时，一定要聚精会神，一丝不苟；要有高度的政治责任感和强烈的事业心，抓住发言要点，扼要地记录下来。

3、条理清晰，详细分明。会议记录虽然要忠实原意，但并非有言必录，而要在真实、准确的前提下抓住重点，如会议主持者与主要领导人发言的中心思想，决议结果等。与主题关系不大的话可以概括记录，或甚至不记。

4、要讲求技巧，提高效率。要做到这一点，需在记录过程中使用简称、缩写及简化符号，其中速记起着非常重要的作用，对于较长的专用名词，可以使用通用的或约定俗成的简称，如中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议可简称为“中共十五届六中全会”；对于常用词语，可记其中主要词素，如“整顿党风”可写为“整党”；对生僻字词或一时想不起的字词，可用汉语拼音字母标注，会后补上；对于一些成语、俗语等，可省略一部分，如“路遥知马力„„”（日久见人心）等；对于发言人使用引语时，可只用引语的首句和末句，中间用省略号，但需标明引语的出处、版次、卷次、页数等，会后及时查对补上。对于数字的书写，可用阿拉伯数字，既醒目又方便。对于某些专业或特殊词语，可用外语符号记录，如“办公自动化”可写成“OA”，“世界贸易组织”可写为“WTO”，“亚太经合组织”可写为“APEC”等。

四、闭幕词

（一）文种释义。闭幕词是在会议结束时，由主要领导所作的讲话，是会议的结束语。主要是总结会议的成果，指出贯彻会议精神的要求，指出今后努力的方向，最后祝贺会议的成功等。闭幕词能明确人们的工作方向，鼓舞与会人员的斗志，增强完成会议内容的信心。

闭幕词通常要概括总结会议完成的任务，以及所通过的报告、章程和决议，肯定会议的成功之外，评价会议产生的深远影响，提出贯彻会议精神的要求，激励与会人员为实现会议提出的任务和目标而奋斗。结束语常常是用一句话庄严宣布大会胜利闭幕。

闭幕词与开幕词密切相关，一为大会收尾，一为大会开篇，首尾呼应，缺一不可，同时又各有侧重，各具特色。

闭幕词要求言简意赅，表达清楚，感情激昂，主要是站在一定高度对会议进行科学评价、准确地归纳会议的成功之处，有力地提出号召，从而激发与会者贯彻好大会精神的决心，使大会气氛达到完满的高潮。

（二）基本结构。闭幕词的内容结构一般由标题、称谓、正文和结语四部分组成。

1、标题。标题的写法与开幕词类似，可以直接标明会议的内容和文种，如上述例文就是如此。同一会议的闭幕词要与开幕词标题相对应，例如毛泽东在中国共产党第七次全国代表大会上所作的题为《愚公移山》的闭幕词与题为《两个中国之命运》的开幕词相应，两者都是以主要内容为标题。

2、称谓。称谓的写法与开幕词的称谓一致。

3、正文。正文有开头、主体和结尾三部分。

第一，开头。用简洁的文字对会议作总体的评价，如《在第十届全国人民代表大会第二次会议闭幕时的讲话》的开头就是如此。

第二，主体。主体是对会议所完成的任务以及会议的意义进行概括总结，并提出贯彻会议精神的要求和希望。对会议所完成任务的概括总结，一定要注意列举出实在内容，不能空泛笼统。

第三，结尾。结尾可提出希望，发出号召；也可对主持会议以及为会议服务的人员表示感谢，或对与会者表示祝愿。

4、结语。结语用以宣布会议结束，常用“现在，我宣布，大会胜利闭幕！”作为结束语。

闭幕词要对会议作出科学、深刻的总结和客观、中肯的评价，语言精练，富于感染力。

（三）写作要领

1、概括简洁准确，忌冗长空泛。闭幕词贵在对会议总结的科学深刻，用语凝练，结论准确，画龙点睛。在用一两句说明大会胜利成功之后，应从理论的高度，提纲挈领地总结大会的主要收获，取得了什么经验，如何贯彻大会精神，然后收尾，提出号召，宣布大会闭幕。

撰写闭幕词必须了解会议的全过程，掌握大会的基本精神和讨论情况，紧紧围绕大会宗旨，体现大会成果，不能偏离大会精神另搞一套。

文字要少而精，千万不可长篇大论，空话连篇，不着边际。

2、语言坚定有力。闭幕词是在总结大会精神的基础上，进一步唤起与会者领会、贯彻、落实大会任务的高昂情绪，因而宜用满怀激情而又坚定有力的语言，能给人鼓舞，催人振奋。切忌“无病呻吟式”的抒情，句式要简短急促，避免拖沓疲软。

“文以气而立”，好的闭幕词讲究气势，势如破竹，一气呵成。为此，可以适当地运用排比句，以增加用语的整齐之美。总之，好的闭幕词能够使人重温大会要点，受到启发和鼓舞，给人留下美好的印象，值得回味。

3、全面掌握会议情况。撰写闭幕词应对会议的宗旨、议程、出席人员等情况作全面的了解，把握会议精神，并注意收集会议的各种文字材料，这样才能写出切合会议的好的闭幕词来。

————以上内容摘自《党政公文写作规范技巧范例全书》（研究出版社2012年6月第一版，张保忠编著）

第四篇：公文写作基本常识

公文写作基本常识

通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

公文的行文关系

行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：

一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。

三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。公文写作的基本要求

不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：

一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

二、要符合客观实际，符合工作规律。

三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。

四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：

（一）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精炼，篇幅要简短。

（三）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。

（四）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。

（六）正确使用标点符号。

（七）正确使用顺序号[

一、（一）、1、（1）]。

五、要符合保密制度的要求。公文的种类

公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。请示和报告

一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

（一）什么事情应该请示？

一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

（二）撰写请示需掌握的三个要领：

1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

二、报告。报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：

一、情况；

二、经验；

三、问题；

四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：

一、情况；

二、原因；

三、责任；

四、处理情况和意见。通知

通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。通报

通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。www.xiexiebang.com版权归属原作者谢谢合作通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。函

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

四、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。机关公文的制发程序

凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理： 制发文件单位拟稿 送机关办公室核稿 呈领导审阅签发 机要员登记编号 打字校对付印装订 机要员用印留存 发文单位发出文件 2012年1月22日 办公室主任应具备的素质

无论什么机关的办公室主任，都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。一个称职的办公室主任，应该具备以下素质：

一、具有正确领会领导意图的理解能力。领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。因此办公室主任必须要正确理解领导的意图，以便准确地上传和下达领导的意见、指示。

二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。

三、具有妥善处理事务的能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的，所以，无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。

四、具有很强的驾驭文字的能力。办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作，更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。所有这些出台的文字材料，都代表着机关的形象。因此，办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力，并不断努力提高自己的写作水平。

五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。

六、要有一定的公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体；领导在场时，不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。

七、要有超前的预测和参谋能力。某些事预计领导会想到，要提前作好准备；某些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了，要提醒领导；领导办某一件事，办公室主任要注意学习领导的办事方法，设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理，必要时还可为领导当参谋，出主意。

第五篇：企业行政公文写作基本常识1[模版]

企业行政公文写作基本常识

第一部分：公文种类、格式、行文要求概述

企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。（桂林电科所公文分为电科所文件、党委文件、纪委文件、部门/公司文件、专用文件等）。

一、公文种类

公文种类主要分为：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。（命令、指示、公告、通告、议案）

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。

（二）通知 适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文；发布规章制度；要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项；任免干部等。

（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）报告 适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

（五）请示 适用于向上级主管部门请求指示、批准。

（六）批复 适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。

（七）意见 适用于对重要问题提出意见和处理办法。

（八）函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。

（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十）命令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（十一）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（十二）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（十三）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

二、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

二、公文格式的基本要求： 1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。

2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。

4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。

5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。6.公文应当双面印刷。7.公文应当左侧装订。三 公文的通用格式

版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。

版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

三、行文要求

（一）行文应当注重必要性和实效，坚持少而精的原则。

（二）行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或 报告。

（三）“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其 他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。

（四）报告不得夹带请示事项。

（五）主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”；向无隶属 关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。

四、草拟公文应注意以下事项：

（一）内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和实际。

（二）情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范化简称。

（三）涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。

（四）人名、地名、数字、行文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文字号。

（五）行文要使用国家法定计量单位。数字，除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（六）公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（七）文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打印稿，原稿一并附后

通 知

一、格式与内容

按通知的性质来划分，一般可分为告知性通知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告知性是每一种通知的共同特性。

通知一般由标题、正文和落款及时间几个部分组成。

1、标题

标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种构成，如《×××(发文单位名称)通知》；后者由事由和文种构成，如《关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知》。

2、正文

因通知的类型不同，正文的写法、要求也不同。(1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是这类通知惯用的结尾句式。(2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将„„转批(转发》给你们，请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。

(3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开会议的目的、意义；后者主要交待会议议题、时间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范围

等。

(4)任免性通知。这类通知就是任命和免去干部(企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命事项没有免去事项的通知，叫任命通知；只有免去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、人名次序排列上要特别慎重。

3、结尾

签署发文单位和发文时间。单位就是指发文单位，时间就是发布通知的时间。

二、范例

例1（会议通知）

会议通知

各部门领导：

谨定于20××年××月××日上午9时30分在××召开××会议，请准时参加。随本通知送评议表一份，请认真填写并于开会前上交。

××公司

通 报

一、格式与内容

1、标题

有规范的完整标题，也有不完整的、由事由加文种的标题础瞅xx公司关于纠正销售工作的不正之风的情况通报》。有时也可以只写“通报”二字。

2、主送单位

一般通报都有主送单位，少数普发性通报可以不写此项。

3、正文

一般由四部分组成，(1)引言。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。

(2)事实。表扬性通报写先进事迹；批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。

(3)分析及处理。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定：批评性通报写出处分决定。

(4)号召或要求。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。

4、结尾

写明发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。

二、范例

例2

××公司关于对×××运输员处罚的通报

各部门：

木公司运输员×××，自今年3月2—12日，利用发货职权，在××客运码头先后向7个提货的货主进行勒索，当货主不答应时，×××就采取不发货、不点数、不放行的手段进行刁难。经查实，×××共勒索钱物××元。由于该员工的违纪做法破坏了木公司的商业信誉，使货运工作受到一定的损失。为严肃纪律，整顿风纪，公司决定给予×××辞退的处分，给予其直接领导通报批评，并扣发三个月的奖金的处分。

为了防止类似事件的发生，各部门要严肃行业纪律，堵塞漏洞，对违反纪律的员工应严肃处理。

××公司

××××年××月××日

通 告

按通告内容的性质划分，通告有两种类型：

法规性通告：其内容主要是社会各有关方面应遵守的带有法规性质的事项，有强制性和行政约束力，一旦公布，社会各有关方面应当切实遵守和执行。例如，《××省人民政府关于整治机动车超载违章的通告》就是一个法规性通告。

告知性通告：这类通告主要用于告知大家某件事情，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约束力。

一、格式与内容

通告的结构由标题、正文、生效标识组成。

1、标题

通告的标题与公告标题形式基本相同，有四种形式，可以根据实际情况选用一种，四种形式没有原则上的区别。

(1)由发文机关、事由和文种组成。如《民航总局、公安部关于民航安全问题的通告》。(2)由发文机关和文种组成。如《中华人民共和国公安部通告》。(3)由事由和文种组成。如《关于维护校园秩序的通告》。(4)只用文种名称。如《通告》。

通告与公告都是公布性的公文，不需要写主送单位。

2、正文

通告的正文一般由三个层次组成，即通告的依据或缘由、通告的事项和通告的结尾。

第一部分写通告的依据或缘由，然后用“现通告如下”、“特通告如下”等过渡语导入下文。第二部分写通告的具体事项，为使通告的条理清晰，可采用分条列项的写法。第三部分是正文的结尾，可提出要求，或使用常用语“特此通告”等来作结。

3、生效标识

在正文的石下方写上发文机关的全称，加盖印章。有的通告在标题中己经写出发文机关的名称，可不再写。

4、落款

通告的落款，与标题有关系。标题有发布单位的，后面可无落款；标题没有发布单位的，落款要注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后、内容之前，或写在落款的后面均可。

三、范例 例2

庆 典 通 告

为庆祝x x购物中心成立10周年，特于9月25日～10月10日在x x路总店举办“真情回报一—十年辉煌庆典晚会”，欢迎各界人士踊跃参与!联系电话：1234567 联系人：王先生

X X购物中心 ××××年××月××日

报 告

一、格式与内容

报告写作内容要真实、可靠，重点突出，耍如实反映情况，抓住主要矛盾，分清主次，大胆取舍，以便于上级机关清楚地了解情况，处理问题。

报告的种类繁多，有工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、综合报告、专题报告等(市场分析报告及财务报告在下文中将进行专门阐述)。但不管是哪一类报告，其格式一般都包括标题、主送单位、正文、落款四部分。

1、标题

一般有两种写法：一种是公文规范标题，即由发文单位、事由和文种组成，如《××市人民政府关于高新技术开发区资金使用情况的报告》；另一种标题由事由和文种组成，如《关于×××次列车在××站发生出轨事故的报告》。

2、主送单位

即接受“报告”的上级机关或组织，其位置在标题与正文之间，独占一行，顶格写，如“xx省人民政府”，应尽量用全称。

3、正文

这部分是报告的主体，其结构一般由开头(引据)、事项和结尾三部分组成。

(1)开头。作为正文的导语，应承接标题中的事由，导出报告的目的，即为什么而报告，一般要用“现将有关情况报告如下” 作为过渡句，起承上启下作用。这部分要求落笔扣题，简明扼要，直陈其旨。

(2)事项。这是报告的具体内容部分，一般包括基本情况、主要经验、体会、存在的问题和下一步打算。在一份报告中，这几部分不一定全写，要看具体情况，有所侧重。

(3)结尾。常用的是约定俗成的结语，如“特此报告”或“以上报告如有不妥之处请指正”等。

4、落款

一般写发文单位名称或负责人姓名、发文时间，最后加盖公章。

三、范例

关于请求出具同意我所购置小车意见的报告

中国机械工业集团有限公司：

随着市场经济的发展和我所产业规模不断扩大，各级领导和大客户到所视察、洽谈业务比较频繁，而所部只有两辆接待车辆，故急需添置一部小汽车。为解决这一问题，所里拟购置一部价值24.98万元的东风日产天籁小汽车（排气量2.5），以缓解经营接待用车紧张状态。按广西区小汽车定编办的有关规定，企业购置小汽车需经上级主管部门同意后方予以办理小车定编手续，故特向国机集团报告，恳望国机集团出具同意我所购置小汽车的意见，以便我所办理小车定编手续。

联系人:××× 电话:××××××× 手机:×××××× 附件：广西壮族自治区小汽车定编申请审批表

桂林电器科学研究所

二0 0九年十月十四日

指 示

一、格式与内容

指示在结构上，由标题、受文单位和正文三部分组成。

1、标题

包括三部分内容：(1)发布指示的机关；

(2)指示的中心内容(概括性的)；(3)文种(指示)。如果指示的内容比较急切，或有时间限制，还要在标题的“指示”前面写上“紧急”二字。作为紧急指示发布。在标题的下面，要注明指示发布的时间或者文号。

2、受文单位

在正文之前，先写明受文的单位名称。

3、正文

正文一般由两部分内容组成：一是发布本指示的根据或原因，二是本指示的具体事项，而重点要放在指示的事项上。指示事项一般多采用分条分项的办法撰写。这样做不但层次清晰，易于理解，而且便于贯彻和落实。

正文部分的内容要视具体的指示而定。一般分三个层次：

第一层，简要阐述发布本指示的依据和主旨。如果是贯彻性指示，还要阐明贯彻有关政策、法规的意义和有关政策、法规的主要内容，以及应着重在哪些方面进行贯彻。

第二层，详细写明本指示的内容。这是正文的重点部分。一般先用“特作如下指示”或“为此，特发本指示” 来过渡到正文。然后展开，一般是分项写明指示的具体条款;完成指示的办法、措施等。这部分内容，要求具有很强的现实针对性和明确的工作指导思想，文字表达要讲究简练、准确。

第三层，指出落实指示的几点要求。然后，一般用“以上各项，希即研究推行”或“以上诸点，望结合本地实际情况，具体组织实施”作结。

三、范例 例1

XXX公司关干暂停销售产品的指示

×××公司驻各地办事处和各级代理商：

最近，由我公司自主研发、销售的×××产品，在部分地区有消费者提出产品质量有暇疵，主要反映的问题是：(l)„„；(2)„„。为了保护消费者的权益，减低×

××，产品对公司形象的不良影响，经公司董事会研究讨论，现对有关问题作如下指示：(一)暂停×××产品的销售。

(二)主动联系消费者，征询×××产品的使用情况。(三)热情接待消费者的意见或投诉。„„

产品质量是企业生存的根本，我公司将本着对消费者负责的态度，积极、妥善地处理此次事件。在各办事处和代理商的情况上报后，公司将派工程师到各地对产品进行调试，有需要的就回收到产地进行改造，直至完全合格为止。

以上诸点，望各办事处和代理商结合木地实际情况，具体组织实施。

×××公司总经理办公室

××××年××月××日

第七节 请 示

一、格式与内容

根据请示的性质、用途划分，大体上可分为陈述性请示、请求性请示

和建议性请示。无论哪种请示，一般都由标题、主送单位、正文和落款四个部分组成，有的请示还带有附件。

1、标题

一般有两种写法:一种是公文规范标题，即由发文单位、事由和文种组 成，如《关于××公司实施股份合作制改造的请示》、《××市关于修建××高等级公路的请示》；另一种是省略标题，即在标题中省略了规范标题中的某一部分，多数情况是省略发文单位，如《关于××问题的请示》。

2、主送单位

即接受“请示”的上级机关或组织，其位置在标题与正文之间，独占一行，顶格写，有时也可省略。主送单位应尽量写全称，除特殊情况外，不能越级写主送单位。

3、正文

一般由开头、主体和结语三部分组成。开头，写请示原因；主体，写请示事项，即处理某件事的具体措施；结语，写请示语，如“特此请示，望批复”或“请批示”等。

4、落款

写明发文单位和成其日期。发文单位(发出请示的单位名称)要写全称，成文日期(年、月、日)也要写全，不能省略。

二、范例

关于为开辟新栏目需要拨款 50万元的请示

××董事会：

我台节目制作中心要开辟一档新栏目，叫做“××××”，这档节目是专门研究促进中小学差生学习进步的问题。目前在中小学教育中存在一些不容忽视的问题，最为突出的是学习成绩差的学生由于缺少有效的关心和帮助，不少同学在心理上产生了自卑的心理，自暴自弃，有的甚至选择了自杀。

鉴于这些问题，我台节目制作中心决定开辟“××××”栏目，由一些资深的教育学家和心理医生担任主持，为这些差生排忧解难，进一步提高他们的心理素质和学习素质。为此，需要50万元的经费。

以上请示，请批复。

××电视台

××××年××月××日