外贸单证员岗位职责说明书（推荐）

第一篇：外贸单证员岗位职责说明书（推荐）

外贸单证员岗位职责说明书

岗位名称：单证员所在部门：业务部

直接上级：业务部经理业务代理人：无

直接下级：无代理权限：无

职位描述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对账工作。

职责与内容

1、负责公司进出口商品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

（1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

（2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理

（3）负责相关合同的平衡测算及业务处理

（4）负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证

（5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作

2、协助公司进出口合同的申报工作

（1）配合相关部门进出口合同申报资料的提供

（2）协助财务部门相关合同执行的税务处理

（3）配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调

3、负责公司进出口商品出货对账工作

（1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排

（2）配合业务人员涉外事务的处理

（3）负责广化寺商品出货运输安排及跟进

工作权限

1、外贸工作规划参与权

2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货代、船务公司的建议权

4、其他经经理批准赋予的权限

协作关系

内部协作关系：本部门及相关部门

外部协作关系：各政府机关、海关、运输等部门

单证员职责：

1.做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料；

2.配合业务组缮制和准备相关出口单据：出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据；

3.及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给业务组；已结汇的订单，及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作，如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作；

4.协助业务组处理相关办公室工作，如：业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作。

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岗位名称 单证储运 岗位编号

所在部门 国贸部 岗位分析日期 2004年10月 8 G% q.u9 P1 a9 n.U.X7 u# P

直接上级 国贸部经理 职务代理人 无(v6 V8 j!{8 q/ i& y0 w

直接下级 无 代理权限 无 ' g& n2 [)^: Y/ O

职 位 描 述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对帐工作。

职责与任务

一、职责表述： 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

工作任务：

1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。

3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。

4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。

5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。

二、职责表述：协助公司进出口合同的申报工作

工作任务：

1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。

2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。

3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。

三、职责表述：负责公司进出口商品出货对帐工作

工作任务：

1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排。

2、配合业务人员涉外事务的处理。

3、负责公司商品出货运输安排及跟进。

五、职责表述： 其它

工作任务：其它国贸部经理交办事项

工 作 权 限

1、外贸工作规划参与权

2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货运、船务公司的建议权

4、其它经部门经理批准赋予的权限

协 作 关 系

内部协调关系： 本部门及相关各部门

外部协调关系： 各政府机关、海关、运输等部门

任 职 资 格

教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易、管理和其他相关专业经验：5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历：单证员培训、公共关系培训知识：精通海

关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。技能技巧：熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考 核 指 标

KPI指标：合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。边际指标：预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备 注

岗位名称 外贸内勤 岗位编号

所在部门 国贸部 岗位分析日期 2004年10月

直接上级 国贸部经理 职务代理人 无

直接下级 无 代理权限 无 : O3 D)cN(y

职 位 描 述

负责日常办公室事务处理，协助业务人员完成销售任务,负责统计业务人员销售情况。职责与任务

一、职责表述：负责日常办公室事务处理

工作任务：

1、安排工作会谈、负责本部门来访人员的接待及安排工作。

2、负责本部门电话的接听工作，并向电话询问者提供信息。

3、负责本部门日常邮件收发，及普通文档管理。

4、负责本部门相关文件的打印、复印等。

二、职责表述：协助业务人员完成销售任务

工作任务：

1、协助业务人员完成客户的各项咨询事宜。

2、负责客户档案的建立及更新，并协助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作。

3、协助业务人员完成客户询价、报价工作。

4、协助业务人员完成招标、投标工作的各项事务性工作处理。

5、收集到客户信息，及时通知业务人员，确保信息的及时有效性。

三、职责表述：负责统计业务人员销售情况

工作任务：

1、及时对业务人员的销售情况进行统计。

2、每月定时向财务及国贸部经理提交业务人员销售统计表。

四、职责表述： 其它

工作任务：其它国贸部经理交办事项

工 作 权 限

1、外贸工作规划建议权

2、市场推广方案、调研方案建议权

3、其它经部门经理批准赋予的权限

协 作 关 系

内部协调关系： 本部门及公司各相关部门

外部协调关系： 客户

任 职 资 格

教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易或相关专业经验：2年以上相关工作经验培训经历：行政管理培训、办公礼仪培训知识：具有相应的企业管理知识技能技巧：熟练使用自动化办

公软件，具备较强的网络知识，能熟练应运英语写作及对话。个人素质：具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力

考 核 指 标

KPI指标：表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况

边际指标：预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备 注

岗位名称 客户服务 岗位编号

所在部门 国贸部 岗位分析日期 2004年10月

直接上级 国贸部经理 职务代理人 无

直接下级 无 代理权限 无

职 位 描 述

负责为本部门提供专业的技术支持，负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作，负责出口产品的售后服务与跟踪。

职责与任务

一、职责表述：负责为本部门提供专业的技术支持

工作任务：

1、负责为业务人员提供专业的技术咨询服务。

2、负责为所有客户提供专业的技术咨询服务。

3、协助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动，并及时提供相关数据及建议。

二、职责表述：负责出口产品的售后服务与跟踪

工作任务：

1、负责及时的为现有客户提供产品的售后服务，及技术支持。

2、负责建立客户产品信息跟踪卡，并及时对客户的投诉做出记录。

3、及时的对客户投诉进行处理，并进行登记，直至客户满意。

4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量，保证公司与客户利益。

三、职责表述：负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作

工作任务：

1、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作，及时了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的知识。

2、负责为业务人员提供最新的产品数据及新产品研发情况，以确保公司产品的市场占有率，为业务人员的市场推广提供快捷的服务及强有力的产品信息。

四、职责描述：其它

工作任务： 其它国贸部经理交办事项

工 作 权 限

1、外贸工作规划建议权

2、市场推广方案、调研方案建议权

3、其它经部门经理批准赋予的权限

协 作 关 系

内部协调关系： 本部门及公司各相关部门

外部协调关系： 客户

任 职 资 格

教育水平：中专及以上学历专业：机械专业和其他相关专业经验：3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业技术服务经历培训经历：客户服务、公共关系培训知识：精通机械专业知识，通晓客户管理、公共关系等知识，了解相关公司产品的专业知识技能技巧：熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考 核 指 标

KPI指标：客户满意度、客户信息反馈准确性、客诉处理及时性、重大任务完成情况

边际指标：预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

第二篇：外贸单证员岗位职责(原创)

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2岗位说明书

我负责以下的工作：

1.负责去外管局和海关申领核销单、报关单、报关委托书的工作

2.负责根据客户的要求，负责联系货代租船订舱并确认价格的工作。

3.负责集装箱的安排，通知业务员准确装柜时间，跟踪集装箱情况的工作

4.负责商检，包括准备资料报检，送报到商检局，安排检验老师检验，以及后续的领证的一切相关事宜。

5.负责一切报关事宜，包括出货前寄核销单，制作报关单据上报海关，并与货代核对报关预录单和提单信息。

6.负责所有的运费发票付款的工作。

7.负责制作客人的一切清关要求的资料（如普通产地证，欧盟证，亚太证，中巴证 商事认证，BV认证等相关工作）

8.负责CNF CIF的保险的工作

9.负责信用证和承兑交单的制单，交单的一切工作

10.负责催促货代退核销单的工作

11.负责根据货代退回的核销单，电子口岸网上企业交单，报审系统网上申报，负责到外管局核销的工作。

12.负责退税单据的制作，包括场站收据，提单复印件，出口货物明细表等的制作，并将上述单证交给财务部门进行退税的工作

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13.负责根据财务的要求开立六联发票的工作。

14.负责收汇的相关工作(包括与银行确认是否为预付款，以及预付款外汇管理服务平台的申请工作)

15.负责和财务对账的出口核销情况表的工作

16.负责外贸部寄国外快递的价格确认并登记寄件的工作。

17.负责外国客人来华的邀请函签证工作。

18.负责领导临时交办的其他工作。

第三篇：外贸单证员

外贸单证员：主要就是单证，他跟客人，公司业务员 财务 仓库人员 货代 船公司

银行 外汇局 商检局 国税局 贸促会 海关 都有联系1，他从业务那知道详细出货项目 金额 船期 LC/TT条件等

2从仓库那边知道详细 报关需要数据 并需要将最终综合出货数据给仓库

以避免 出货数据出错。最终出货后 还有跟仓库那边核对最终数据是否有更改或者错误

3，跟货代订舱/定船期 报价等

（将报关资料等相关资料寄给货代 进行报关 注意数据一定要准确）4，是将清关资料 提单等 寄给客人（催促客人确定船期等有时单证也做）5，将客人的预收金 货款 在国家外汇局应用服务平台（跟银行进行收汇联系）

6，去商检局 贸促会做商检 原产地证 办理其他相关证明等

7，在电子口岸进行核销单申请 对每单提交国税 进行退税申请等8，跑外汇局 海关进行核销单 报关单领取 及相关文件的申请/注册及更新9，跟财务校对实际出货金额 并进行退税开票 退税备案操作等

第四篇：外贸单证员

外贸单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单和归档等一系列业务活动，它贯穿于进出口合同履行的全过程，具有工作量大、涉及面广、时间性强和要求高等特点。外贸单证是指进出口业务中使用的各种单据和证书，买卖双方凭借这些单证来处理货物的交付、运输、保险、商检和结汇等凭证。

编辑本段考试简介

外贸单证员是国际贸易的先行官。各种单证的操作实务既是外销、货代、报关和报检等“四大员”的重要组成部分，也是“四大员”入门的首要条件。在国际贸易的每一笔“生意”进行过程中，不论外销、货代、报关、报检中的“哪一员”，其“合同、定单、报关、报检、运输、仓储、银行、保险”等各个环节，无一不是通过各种单据凭证来维持。入门第一槛原先单证实务操作通过“师徒相传”来完成，对于企业来说，是“货物未到，凭证先行”，而对于员工来讲，则是“四大员”进入角色的第一道“门槛”。如今外贸业中各类单据凭证及其“游戏规则”的纷繁多变，只有通过规范的实务训练，才能有效提升“四大员”综合素质，并快速满足外贸企业发展的客观需求。据了解，《国际贸易单证操作实务》考试全部合格者，可以获得由上海市对外经济贸易教育培训中心颁发的“单证员”岗位合格证书。这一项目分《国际贸易单证实务》和《外贸英语函电》等两大部分。

一、《国际贸易单证实务》要求考生理解国际贸易术语与报价、商品品质和数量、运输与保险、货款结算等基本实务知识；掌握进出口业务和国际结算知识和单证制作方法；熟悉英文信用证内

容，提高阅读英文信用证和国际结算术语能力；按英文信用证要求和条款规定，学会制作商业发票等几张国际贸易运输和结汇单证。课程既涵盖“国际贸易实务”和其他相关课程的基本概念、理论和方法，又要求能运用这些知识，按英文信用证要求的条款规定，正确制作国际贸易运输和结汇单证，以提高考生动手实践能力。这一课程分“国际贸易实务”和“单证操作实务”等两大部分。（1）“国际贸易实务”部分由“国际贸易实务术语与报价”、“商品的品质、数量”、“国际贸易货物的运输与保险”、“国际贸易货物的结算”等4个知识模块所组成。（2）“单证操作实务”部分由“英文信用证阅读”、“商业发票制作”、“装箱单制作”、“海运提单制作”、“保险单制作”、“原产地证制作”和“商业汇票制作”等7个知识模块所组成。《国际贸易单证实务》考试采用闭卷笔试方式进行，时间为120分钟。其中“国际贸易实务”部分“国际贸易术语与报价、商品品质与数量、国际贸易运输与保险、国际贸易货款结算”等内容占30%；“单证操作实务”部分“阅读英文信用证并根据信用证和制单补充材料制作商业发票、装箱单、海运提单、保险单、原产地和汇票”等内容占70%。

二、《外贸英语函电》要求考生熟悉、了解、掌握进出口实务中各环节商务函电中的常用短语搭配，单证常用名词，熟悉常用单证缩写词、习惯句型表达等。《外贸英语函电》考核内容由“建立业务关系”、“询盘”、“报盘”、“订单与履行”、“支付”、“保险”和“装运”等7大知识模块所组成；考核重点是“单词与词组”、“示范信函”、“常用表达句型”和“练习”等。《外

贸英语函电》考试为闭卷笔试，时间为120分钟，其中30%为单证常用名词、术语翻译；70%为商务函电认知、运用、翻译。考试题型分别为：常用名词解释15%；写出常用缩写语的英文全称、中文含义15%；选择商务英语中常见动词固定搭配10%；函电常用短语翻译15%；单句中译英15%；填充常用短语介词搭配10%；信函英中译20%。

编辑本段报名条件

(一)具有一定的国际商务单证实践经验或已接受过国际商务单证业务培训的从事国际商务单证业务的在职人员。(二)具有高中以上学历并有志从事国际商务单证工作的求职人员或在校学生。

(三)参加2009年我会组织的国际商务单证员全国统一考试单科未获得通过的人员。

编辑本段证书管理

对符合报考条件并经培训认证合格者，颁发 “全国外贸单证员资格证书”。资格证书由发证机构编号、发放，并建立证书查询系统，为用人单位和持证人员提供查询服务。

编辑本段报名方式

（一）2010年6月6日国际商务单证员全国统一考试实行网上报名。报名网址：全国国际商务单证考试中心，网上报名时间为3月10日至5月20日，考试资格确认同时进行。在规定日期内考生可到中国对外贸易经济合作企业协会指定的当地考试点办理报考资格确认手续，逾期未办理报考资格确认者不能参加考试。

（二）确认报考资格时，考生应持本人身份证、学历证书原件和复印件以及《全国国际商务单证员考试报名表》，并交近期免冠同底版2寸蓝底彩色证件照3张（用于报名表、准考证主证和合格证书，经考试不合格者照片不予退还）。证件不全或照片不符合要求者，不予办理报考资格确认手续。

（三）考生报考资格被确认后，应交纳考试费，每科80元，两科共160元；另外每科交纳报名费20元，两科共40元。因故未参加考试或考试不合格者所交费用不予退还。

（四）其他有关事项，请考生随时关注全国国际商务单证考试中心网站公布的信息。

编辑本段考试方式

考试以闭卷笔试答题方式进行。部分试题为客观性试题，考生应试时用２Ｂ铅笔将选定的答案填涂在答题卡上。考生必须按要求正确填涂答题卡，未按规定填涂的不得分。主观题则由考生按试卷要求作答。

编辑本段考试科目

考试科目：国际商务单证基础理论与知识；国际商务单证操作与缮制两科，每科满分为100分，60分以上为合格。考试内容：主要依据全国国际商务单证考试办公室编印并由中国商务出版社2010年出版的《国际商务单证理论与实务》、《全国国际商务单证培训考试大纲及复习指南》等教材，上述教材可到中国对外贸易经济合作企业协会指定的各地考试点购买。

编辑本段合格标准

１、全国国际商务单证员培训认证考试的合格分数线为60分（单科）。２、两科均达到60分及以上者方可获得证书。如一门合格，另一门未通过，则合格成绩保留一期，过期作废。３、考试成绩合格的考生，可凭本人身份证向当地考试点领取国际商务单证员资格证书。

第五篇：外贸单证员工作总结

工作总结

从4月份开始至今我做单证员已有3个月，从一开始的不熟悉，但我很快就掌握了做单证的经验和技巧。

当拿到信用证后，先仔细审查和合同有出入的地方，产品名称、数量、开证行、公司名称、有效期、付款方式、最迟装运期、有没有软条款、特别的规定等等。如果有的话，必须与业务人员商洽这些事情，把所有的问题最好一次向客户提出，请他修改信用证。

我们根据业务员提供的合同首先制作报关资料，报关资料因为仅是用于我们国内海关报关，所以我们可以相对简化一些，但是简化归简化，报关的数量，毛，净重，体积还是和信用证要求及提单上的数量，毛，净重，体积一致。所有报关资料我们两个单证员都会相互校对。

再根据信用证与PI 制作托书。等业务员传托书后，货代会给我们提单确认件，同时我们也提供报关资料给货代。每份提单确认件都要不厌其烦反复核对正确，有我们两位单证员和业务员相互校对，提单出来后也要校对，一份提单至少要核对5遍以上，杜绝有错误的发生。

货物装船后就开始制作议付单据，例如：发票、箱单、重量清单、产地证、投保、装船通知、受益人证明等。所有单据都严格按照信用证要求。所有单据的日期在船期之前或者船期当天。

提单一般3-7个工作日，若提单晚了，及时催货代要提单。确保提单在信用证交单有效期内交单。

所有单证都必须反复核对，做到单证相符，单单一致。如果客户有临时要求，可以说服客户修改信用证。单据审核OK，通知银行交单。

今年上半年交了64份议付单据，现还有10信用证在手。关于银行水单，业务员写上客户信息后交与我们登记，并在网上报送，然后登记给财务。关于产地证，一般原产地证在系统申报后寄贸促会办理，贸促会做好产地证再寄给我们。发票认证，国际商事证明书，大使馆认证也是在贸促会。其他特殊产地证比如FORM A ,FORM E到商检局去办理。

关于保险，保险是以清关时的发票为基准的，加上重要的船名航次、保险金额、保险时间。

总结这这几个月的单证经验，我们单证员做单据最重要要细心，对信用证一定要熟练掌握。每个国家的信用证要求都不同，必须严格按照信用证要求做单据。