办公室文员的职责

第一篇：办公室文员的职责

办公室文员工作职责

主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

13.社会保险的投保、申领。

14.统计每月考勤并交财务做帐，留底。

15.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16.接受其他临时工作。

第二篇：办公室文员职责

办公室文员工作职责

一、接听、转接电话；接待来访人员。

二、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

三、做好会议纪要。

四、负责传真件的收发工作。

五、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

六、统计每月考勤并交财务做帐，留底。

七、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

八、完成日常的正常管辖范围内的工作。

九、打字处理工作。

十、接受其他临时工作。

第三篇：办公室文员职责

办公室文员工作职责：

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐，留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16.接受其他临时工作.行政文员工作职责规范

行政部属于服务保障部，是为公司包括其它部门服务的，协助处理一些日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

一、执行办公用品的采购、发放、管理

1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出需求申请，待综合管理部审批后，再向行政文员签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须在“记录本”上签字，填清楚领用时间、项目、数量等。

2、员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到综合管理部填写移交清单并签字。

3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部写明需求后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。

二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理

1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信

件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移。向客户寄送发票、公司活动相关函件时，发件人填写好单据，由行政文员执行寄送。

2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据

数量、金额，便于财务结算。

3、员工只能利用公司机器打印或传真的与工作相关的文件（如：课程邀请函、报名表、通知书、工作总结、PDP问卷、部门经理批准可打印的工作培训资料及个人客户资料），未经同意，不得私自打印或向外传真个人简历资料、公司客户资料，行政文员有权监管教育。

三、执行印制名片的联系、校稿与管理

1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。

2、需做名片的员工，先填写《名片印制申请单》，申请单待部门经理审批后，再交予行政文员负责办理，行政文员需与申请者认真核实资料的准确性，双方签字确认后，方可印制。

3、名片印制前，行政文员需与承印方校稿，确认名片版式、姓名、职务、部门、联系方法等内容无误，并保留‘确认证据’，如QQ聊天及E-MAIL记录等。自校稿无误之日起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。

4、如果印好的名片与申请需求出现错误，因申请者个人写错资料，责任由申请者承担;因行政文员未仔细核实，由行政文员承担责任;因承印方疏漏出错，责任由承印方承担，行政文员可拒收名片，要求承印方无条件重新印制。

四、执行固定资产及低值易耗品的管理

1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号（如：SZYJ0001—物品名称及型号—置放地与负责人、SZYJ0002—物品名称及型号—置放地与负责人„„）、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体使用员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。

2、行政文员根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，并发送给公司综合管理部主管。

3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。

五、执行书籍、文件、资料的规范管理

1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表。

2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。

3、根据《图书借阅管理说明》，员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。

六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办

1、公司变更或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。（每年各行政办事处提供的具体申办材料会有不同，行政文员到相关政府部门网站查询具体办理流程、资料。）

2、公司年检一般从三月份开始，至六月底结束。可登录“深圳市工商行政物价管理局”网站，了解当办理年检的需要的资料，先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检。

3、经公司考核通过的正式职员，综合管理部告知行政文员可帮其办理社保卡时，行政文员通知其本人先提交“劳动保障局数码照片回执”，行政部打印“制证清单”后，行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。

七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等

1、根据饮用水的饮用情况，及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。

2、公司高层管理人员要求订餐、订会议厅、订票、订房申请时，行政文员予以代办，并提前了解公司内部的结算方式（代订、自订、公司订）。如无特殊要求，行政文员应本着经济实惠、高性价比选择会议室、房间等。并提供2——3套方案供上司选择确定。

3、公司高管或员工因公需要订餐、订会议厅、订票、订房时，需求者完整填写《代预订申请单》后，由部门主管签字审批，再交由行政文员执行办理、反馈、完成。附：代订送工作需一定的提前量（订票一般提前2～3天知会行政文员，订餐、订房一般提前1～2天，订会议厅一般提前10～20天）。

八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理

1、负责公司来访客户的接待与服务。有客户来访，应主动、热情、大方、微笑服务，要马上起来接待表示欢迎，简单明了问清事由，同时引导客户到会议室入座，并端上茶水，再告知相关同事前来会客。

2、公司会议，由行政文员统一发出通知。如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后，行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部，在课程活动前，提前1~2天，负责做好宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。

3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。

九、协助招聘、负责员工入职、劳动合同、离职手续的办理

1、协助招聘，电话通知符合要求的人员，安排时间前来面试。新员工入职时，需填写《新员工入职登记表》、并提交身份证复印件、学历证复印件、标准半身照片1张到综合管理部。

2、新员工入职时，行政文员需对其进行公司规章制度的培训，主讲《员工手册》，并让其签字确认。试用期过后，凭部门经理签核的《员工转正申请单》，经综合管理部同意，与其签订《劳动合同》。

3、离职员工需填写《离职申请单》，与部门经理的进行交接，交还所领办公用品、钥匙、书籍、资料。经部门经理签字确认审批，行政文员进行核实后，再交综合管理部主管确认。

十、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。

1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。

2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。

3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，记住：透明沟通，工作畅通。

第四篇：办公室文员职责

办公室文员工作职责

一.基本职责

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送，后勤保障工作，包括发放办公用品，印制名片，办理餐卡等。

6.负责办公室用品的保管，做好物品出入库的登记。

7.保管好公司行政公章，并对其负责，管理好员工人事档案材料、建立、完善，招聘流程安排，对人才信息的发布等具体工作。

8.统计每月考勤并交由财务做账，留底。

9.管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。二：基本素质

1.举止大方，仪态仪表端庄。

2.具有一定的信息处理、公文处理、公共关系处理技能。

3.会计算机操作，熟练运用各类办公软件。

4.能积极稳妥地处理人际关系和突发状况，有较强的大局观和权衡能力

5.完成上级安排的其他工作任务。

第五篇：办公室文员职责

办公室文员岗位职责

一、负责公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等。

二、公司证照及印章的管理，严格执行印章等使用规定并做好使用记

录对其负

三、负责起草、修改以公司名义发送的各类公文、函件、请示、报告、通知等并存档。协助公司各部做好文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

六、负责报刊、信件、电子文件、传真等接收、发放工作。

七、积极参与各项活动，协助办公室主任处理应急事务。

八、做好办公设备、固定资产的登记、管理、维护及盘点。

九、负责办公室仓库的物品保管工作，做好物品出入库的登记，并定

期盘点。每月月对公司固定资产进行一次盘点，并将盘点情况以书面形式上报领导。

十、负责会议通知，通知参会人员会议的时间、地点，并要做好相关

会议记录

十一、负责保管公司的重要文件、合同、证书等相关证件，及文件资

料的分类保管、存放；重要的文件需做备份存档保管；负责办公室的信息、机要和保密工作。

十二、及时完成领导交办的其他工作事项。

⒈ 好文书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作。

⒉ 定期维护、清查，做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施，遵守保密制度。

⒊ 每天记录一次库房湿度情况。

⒋ 负责档案的修复、复制工作。

⒌ 做好档案交接工作，及时向科长通报文书档案工作情况。

⒍ 督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档工作。

⒎ 对应销毁的档案及时清理、造册，按保密制度进行销毁，做好善后工作。⒏ 搞好档案的开发、利用，服务态度好，并做好各项统计工作。

⒐ 完成领导交办的其它任务。

一、负责文印室日常事务性工作；负责学院各种文稿的打印、复印。

二、负责办公设备的管理和维护，如计算机、传真机、复印机、打印机。

三、负责办理各类文件、函件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作。

四、负责传真收发、登记、传递工作。

五、负责办公室的保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

六、做好公司低值易耗品的领用、发放、登记工作。

七、做好添购办公用品的申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。

八、负责办公室人员的考勤工作，每月汇总并及时上报。

十二、完成领导交办的其他工作。

《办公室文员岗位职责》简介：

1、负责综合部日常事务性工作；负责中心各种文稿的打印、发送，负责中心文件材料的领取；

3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作；

1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

5、负责传真收发与登记。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

一、文件管理

1、负责酒店公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

3、接待复印打印传真等，负责传真文件的收发工作

4、整理文档、文字录入、简单的report等等。负责与工作内容相关的各类文件的归档管理

3、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

5、报刊杂志的分送。负责总经理办公室的清洁卫生。

7、负责办公室人员的考勤管理；

14、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。

6、及时处理好客户的投诉问题。

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

15.统计每月考勤并交财务做帐，留底。

16.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。

八、复印机、传真机的管理和使用。