第四章 会务活动策划

第一篇：第四章 会务活动策划

第四章 会务活动策划

第一部分准备阶段

准备阶段，是谈判各方为谈判进行的一系列的筹划、酝酿、组织工作的过程。分为事前准备和长期准备。事前准备包括商务调研、目标确立、方案设计、人员组织、战前模拟。长期准备包括诚信准备、关系准备、知识准备、心理准备等。这里主要介绍事前准备。

一、商务调研

调研是一切营销工作的开端，是成功营销的开始。商务调研是由市场经济催生出来的全新的非官方调研活动。它依据现有法律，在商务活动的主体发生商务活动的事前事后，通过迅速有效地深入调查、取证，来诊断、预测其风险，帮助其规避风险或减少风险，提高经营绩效。

谈判调研的核心工作是探察，即探询、明察，是信息情报收集、分析、情况掌握的过程。

（一）收集分析信息

收集分析信息是准备工作中最重要的工作。

内容包括：与谈判目标的有关的情报和与谈判对手有关的情报。与谈判目标有关的情报包括行业行情、市场行情、历史经验教训、对方的经营情况、对方的谈判策略、计划、态度等。与谈判对手有关的情报则包括对方的人员组成、对方主谈的个人情况、对方人员的权限和策略等。

收集方法：业内相关人士或组织探询、网上查询、委托咨询机构、公开的资料、上门了解等。

信息情报分析：

1.自身分析

个人情况包括优劣势、目的、资源等。

项目的可行性分析包括定性与定量结合、静态与动态结合、历史与现实结合综合分析项目的成功率、收益等。

2.对手分析

包括组织结构、发展历史、社会影响、资本积累、投资意向和规模、资信、经营管理战略、市场销售力、与外界合作程序、合作需求和态度、参与谈判人员状况、决策程序和负责人等。

（二）环境调研

涉及国家政策、法律环境、宏观和微观环境：如行业形势等、人文习俗。

（三）交易条件

谈判的核心是关于交易条件的谈判。包括：品名和质量、数量、包装、商检、价格、装运、保险、支付、索赔、仲裁等。

二、确立谈判目标

所谓谈判目标是指谈判要达到的具体目标，它指明谈判的方向和要达到的目的、企业对本次谈判的期望水平。会务活动的目标主要是以满意的条件达成一笔交易，确定正确的谈判目标是保证谈判成功的基础。谈判目标是一种在主观分析基础上的预期与决策，是谈判所要争取和追求的根本因素，是谈判者为满足自身的需要而确定的指标或指标体系。它分为四个层次：

（一）最优期望目标

最优期望目标是对谈判者最有利的理想目标，即在满足其实际需求利益之外，还有一个额外值或增加值。这个目标实质是按一方意愿行事，是可望不可及的理想点。在实际谈判中，经常被老练的谈判者所放弃。

最优期望目标的特征：

1.是对谈判者最有利的理想目标；

2.是单方面可望而不可及的；

3.是谈判进程开始的话题；

4.会带来有利的谈判结果。

（二）实际需求目标

实际需求目标是反复研究后的预算目标，是要努力达到的目标。

（三）可接受目标

即可交易目标，是经过综合权衡、满足谈判方部分需求的目标，对谈判双方都有较强的驱动力。在谈判实战中，经过努力可以实现。但要注意的是不要过早暴露，被对方否定。这个目标具有一定的弹性，谈判中都抱着现实的态度。

可接受目标的特征：

1.是谈判人员根据各种主客观因素，经过科学论证、预测和核算之后所确定的谈判目标；

2.是己方可努力争取或作出让步的范围；

3.该目标实现意味着谈判成功。

（四）最低限度目标

最低限度目标是通常所说的底线，是最低要求，也是谈判方必定要达到的目标。如果达不到，一般谈判会放弃。是谈判方的机密，一定严格防

护。

最低限度目标的特征：

1.是谈判者必须达到的目标；

2.是谈判的底线；

3.受最高期望目标的保护。

谈判目标的确定是一个非常关键的工作。

首先，不能盲目乐观地将全部精力放在争取最高期望目标上，而很少考虑谈判过程中会出现的种种困难，造成束手无策的被动局面。谈判目标要有一定弹性，定出上、中、下限目标，根据谈判实际情况随机应变、调整目标。

其次，所谓最高期望目标不仅有一个，可能同时有几个目标，在这种情况下就要将各个目标进行排队，抓住最重要的目标努力实现，而其他次要目标可让步，降低要求。

最后，己方最低限度目标要严格保密，除参加谈判的己方人员之外，绝对不可透露给谈判对手，这是商业机密。如果一旦疏忽大意透露出己方最低限度目标，就会使对方主动出击，使己方陷于被动。

三、方案设计

会务活动方案设计包括：目标设计、议程设计、对策设计、策略设计，最后形成计划书。

（一）议程设计

议程是程序、次序、进度，更是效率。谈判必须安排议程，谁先安排议程，谁掌握主动权。议程安排有三种方法：先易后难即良好气氛初始法，适合初次接触的谈判；先难后易即重点突出法，适合熟悉地谈判；混合型即顺序法。议程的拟订要领在考虑对方的利益和习惯，内容要简洁。

谈判议程包括：时间、地点、环境选择、进度安排、事项重要程度、层次与安排次序、单一事项时间控制等。

（二）对策设计

是谈判中对付对手的策略和方法的设计。包括：使用的文件和证据；何时提出问题，提出什么样的问题；由谁提出或回答问题；如何暂停或休会；是否要利用权威；是否要更换或何时更换谈判人员等。对策是动态的不断变换的，必须灵活机动。

（三）形成计划书

根据谈判重要程度和复杂程度，为强化执行，方案落实书面上，切实、明确部署。计划书的文字表述要简明扼要，高度提炼，易于记忆；项目内

容具体、明确，把握关键；整体安排灵活机动，考虑不可控因素。

四、人员组织

谈判实质是人与人的较量，谈判更多是组织行为。

（一）谈判人员确定

谈判班子根据谈判的性质、对象、重要程度、复杂程度来定，一般不超过8人。

（二）层次结构确定

第一层是主谈人；第二层是专业分工人员；第三层是书记员或打字员及后勤。

（三）明确分工和职责。

如主谈人特殊的权力和资格。

此外，准备工作进行完可以进行模拟谈判，模拟谈判既是对谈判组织执行力的强化，又是检验谈判计划可行性、周密性的手段。有利于事前总结经验和教训，进行危机控制，提高谈判成功率。

第二部分开局阶段

会务活动的开局，是指谈判双方第一次见面后，在讨论具体、实质性的谈判内容之前，相互介绍和，寒暄以及就谈判具体内容以外的话题进行交谈的阶段。谈判开局是双方刚开始接触的阶段，是实质性谈判的序幕。

开局阶段是谈判双方面对面接触，谈判开始的阶段。主要内容是营造气氛，交换意见，相互摸底。这个阶段时间短，虽然不涉及实质问题，但给整个谈判定下基调。

一、导入阶段

导入阶段标志着谈判的真正开始。主要事务有：

1.互相介绍、互相熟悉。谈判中采用自我介绍比较好，注意介绍的礼节礼貌。

2.塑造有利于谈判目标实现的形象。通过服饰和饰物、秘书、组成人员等。

3.塑造良好的谈判气氛。礼貌尊重的气氛、自然轻松的气氛、友好合作的气氛、积极进取的气氛。

导入阶段注重对于谈判气氛的营造。气氛来源于人的情绪和行为方式，所以营造良好的谈判气氛，谈判人员自身的第一印象或表现是关键，必要的礼仪、公关交际手段是需要的。另外要从轻松、愉快的话题开始，忌急

于进入实质性谈判。

实践证明，谈判双方在初次接触中，在言谈举止、风度气质等方面给对方以良好的第一印象，就会使对方产生好感和信任，良好的谈判气氛是谈判顺利进行的保证。为此，谈判人员应做到：

1.礼节适度，举止得体，神态轻松自如。

2.应选择轻松、愉快、友好、幽默的中性话题，以消除彼此之间的生疏感和拘束感。

3.以诚感人，以礼待人，营造融洽的亲近感，引起双方的共鸣。

4.选择具有良好空间条件的场地为谈判现场，使双方心情舒畅。

二、概说阶段

这一阶段双方的态度都是积极而又谨慎的。一方面要使对方初步了解自己的基本想法、谈判立场和态度。另一方面以投石问路等手段，争取掌握整个谈判形势和对方的立场、策略和心理动向，捕捉对自己最为迫切需要的信息，以灵活调整自己的谈判策略，为实质性问题的谈判打下基础。

（一）交换意见

目标(purpose)：双方的谈判目的。

计划(plan)：共同议程安排、议题确定、约定共同规程。

进度(process)：日程化推进安排。

个人(personal)：谈判人员的相互认知，包括角色、地位、作用等。

（二）开场陈述

内容是概括、扼要地叙述己方的意愿与目标、原则与立场、限制条件、利益、对议题的理解、对对方建议的回答。方式可以是一方提出书面方案并作口头补充另一方则围绕对方的方案提出意见，也可以在会晤时双方口头陈述。

（三）摸底

是双方注意力集中的焦点，理解对方的真实想法是核心。对方人员的表达方式、风格、心理特征、思维方式；对方的期望、条件、诚意、合作意愿、妥协方面和程度等是主要内容。

概说阶段需要注意的问题有：

1.概述内容简明扼要，突出重点。讲话内容应集中概述自己的基本态度，最关心的问题，希望达到的谈判效果，切忌漫无边际。

2.概述过程中及结束后注意对方的反应，认真回答对方的提问。

3.给对方留出足够的陈述己见的时间。注意倾听、归纳、分析，找出双方目标的共同点和差距，以便及时调整自己的策略。另外还可以通过积

极提问，试探对方在主要方面所持立场和坚定程度，为讨价还价的做好准备。

4.注意措辞和态度，避免因言语失合而让对方产生敌意，从而丧失合作机会。努力创造一种达成一致意见的气氛，在举止行为上表现出豁达大度、平等待人、积极主动的谈判态度。如果出现冷场局面，应主动以热情友好的态度先讲话，以活跃谈判气氛。

第二篇：会务策划

《会务策划》综合实训项目方案

一、项目实训目标

以本综合实训促进学生对会议管理知识的理解，培养学生灵活运用所掌握的基本技能解决实际问题的能力，加强学生在文秘工作“办会”这一块的认识。

二、项目实训内容 2.案例分析

（二）有关说明

1.策划方案中应该包括会议时间、地点、目的，与会人员、活动程序、会场布置、会务组织，会后工作等。

2.通过会议方案的拟订考察选手办文、办事、办会的综合能力。

3.通过分析秘书工作案例，考察学生理解力、分析力、表达力、反应力等综合素质。

（三）参考资料

全部参考资料以附件的形式附后。附件一：《年会安排大纲》 附件二：《会务小组成员名单一览表》 附件三：《年会演出内容清单》 附件四：《案例分析》

三、项目实训形式

机房实训两天，由本课程任课教师配合实习指导老师共同完成实训指导任务。

四、项目实训考核

根据学生完成项目综合实训情况，按优、良、合格、不合格等级进行评定，本实训考核成绩计入该课程成绩，比例不低于30%。附件一：

年会安排大纲

一、活动目的：

1、增强区域员工的内部凝聚力，提升XX的竞争力；

2、对2008年区域营销工作进行总结，对区域市场业绩进行分析。制订新区域营销工作总体规划，明确新工作方向和目标

3、表彰业绩优秀的公司内部优秀员工，通过激励作用，将全体员工的主观能动性充分调动起来，投入到未来的工作之中。

二、年会主题：

三、年会时间：

第一部分：2008年_1_2月1日下午*点到*点 领导致辞、表彰优秀员工、表演节目

第二部分：2008年月 31 日下午5点到7点

团体聚餐

四、年会地点：

XX酒店X楼XX厅（或分公司培训教室+酒店聚餐）

五、年会组织形式：由分公司年会工作项目小组统一组织、执行。

六、邀请嘉宾：分公司领导；邀请当地政府部门和业界领导；分公司工作人员；

七、会务工作人员 1．会场总负责：×××

主要工作：总体工作协调、人员调配。2．策划、会场协调、邀请嘉宾：×××

主要工作：年会策划、会议节目安排、彩排、舞台协调；对外协调、现场资讯采集。

3.人员分工、布场撤场安排.4．嘉宾接待、签到：××× 5．音响、灯光：×××，会前半小时检查音响、灯光等设备。

6.物品准备：×××

主要工作：礼品、奖品等物品的准备。

八、会场布置：

会场内： 方案一：

1、舞台背景喷画： 内容： 文字内容：

2、舞台悬挂烘托气氛的红灯笼；

3、舞台两侧放置易拉宝各2个，内容：宣传企业文化；方案二：

1、舞台背景用酒店原有背景板，在背景板的中心安装“公司标志”；

2、舞台上方悬挂红布幅： 文字内容：

3、舞台悬挂烘托气氛的红灯笼；

4、舞台两侧放置易拉宝各2个，内容：宣传企业文化；

会场外：

1、充气拱门放置宾馆大门外主要通道；

2、宾馆入口处挂红布幅；

3、宾馆内放置指示牌； 文字内容：

九、年会流程：

1、形式：领导致辞、表彰优秀员工、表演节目＋公司聚餐；

2、整个年会分两部分：

第一部分：活动

1.主持人开场白，介绍到会领导和嘉宾，邀请领导上台致辞； 2.分公司领导上台致辞； 3.嘉宾致辞；

4.表彰优秀员工；

5员工文艺汇演、现场有奖问答、游戏； 外请演员表演节目、中间抽奖；

第二部分：公司聚餐

时间：2009年

月

日下午

形式：中式围桌； 流程：

1.主持人开场白，邀请领导上台祝酒；

2.分公司领导上台致酒，全体起立，共同祝愿公司未来大展鸿图！3.自由进餐；

附件2 会务小组成员名单一览表 会务小组总组长:陈涛 总协调人:肖总

领导小组办公室设下列项目组:

1、策划组组长:陈涛 成员:万立燕 郝哲 许安

2、后勤组组长:张震华

成员:姜轩 沈建生 张庭 杨文婷 丁世名

3、灯光技术组组长:曹光 成员:唐国涛 易明

4、秘书组组长:黄永通 成员:彭军 刘力波

5、接待组组长:梅敏

成员:黄德远 莫娇 易霞 唐蔓

附件3 年会演出内容清单

1.主持人宣布晚会开始介绍晚会内容及奖品并抽出幸运奖 2.摇滚歌手

达龙艺术团 3.相声

全总文工团 4.杂技柔术

中国杂技团 5.游戏（游戏获胜者抽奖）

6.云南舞蹈

达龙艺术团

7.通俗歌手

廉山

民族歌舞团 8.魔术

达龙艺术团 9.抽奖

10.民族歌手

达龙艺术团 11.武术《武林风》

达龙艺术团 12.小品

达龙艺术团 13.游戏（游戏获胜者抽奖）

14.梦幻组合 梦幻组合 15.杂技

中国杂技团 16.变脸

达龙艺术团 17.抽奖

18.武术 《武风舞韵》

达龙艺术团 19.舞蹈

达龙艺术团 20.游戏（获胜者抽奖 主持人宣布晚会结束）

注:1.员工激励奖 2.幸运抽奖奖品特等奖

一等奖 二等奖 三等奖 幸运奖 3.问答题奖 :1.抢答奖

2.游戏奖

3.参与奖 嘉宾纪念品

参加纪念品 C店经理

参加纪念品 会场物品（或由场地方提供部门项目）会场宣传物料

附件4 案例分析

参考题型: 周华市宏大公司的秘书,老板吩咐他中午设宴招待西北来的客人,他按照老板平时的饮食习惯点了许多猪肉类的菜肴,并提前十分钟在包厢等候.当客人到达酒店时他把客人安排在临门的地方,菜肴上来时,几位客人都没有动筷子,原来他们都是回民.老板赶紧道歉并吩咐临时更换菜单,结果这顿饭远远超过了原来的预算.周秘书在安排宴请时失误之处在哪里?秘书人员应如何做好接待工作?

集团晚会活动策划方案

字体大小：大小kans 发表于 09-05-26 13:38

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分类：策划案例 一．背景

中国XX集团在全体同仁的不懈努力下，发展迅速，已经成为国内著名上市公司，公司上市近九年来，经营稳健，业绩优良，主营业务经营规模和主营业务收入持续增长，经济效益稳步提高。我们对XX发展股份有限公司的发展前景充满信心，期待与广大投资者共创美好的明天。这是一个追求合作与共赢的时代。XX期望不断密切同新老客户的友好合作关系，与所有朋友们一道创造价值，共同分享成功的喜悦！

二．主题与构思

“盛情”表示了XX人对广大宾客的热情与感激。多年的发展离不开老客户的支持与信任，也只有盛情二字才能表达出我们洋溢的感激之情，希望今后的合作更融洽，也希望有更多的新老客户一如既往的支持我们，支持XX事业！

三．特色与影响

本次晚宴将以中西合璧的方式进行，配合泉州航空酒店宽敞舒适的环境，在动静完美结合的情调中共同欢渡如此夜晚，实为美矣！届时到场的除了多年来与XX携手并进的客户外还将邀请省内各大媒体共同参加，在这喜庆的气氛中，配合媒体的有利宣传，将对XX集团今后的市场发展埋下一道伏笔，并使市场推广形成规模、系列化。同时借助本次晚宴展现企业自身雄厚实力、良好的企业文化氛围，增进与合作伙伴及媒体之间的配合默契。

四．活动简介 1． 时间与地点 ●时间：待定

●地点：锦江国际酒店 2． 活动组织机构 ●主办方：XX集团

●协办方：上海虎翼会议策划有限公司 ●媒体参办方：（拟）上海晨报、杨子晚报、解放日报、杭州日报、东方电视台。3． 活动内容

●共庆XX集团的市场发展与合作共赢。●邀请一支有活力的本土乐队表演。●邀请歌舞团表演中/西式舞蹈。

●领导致辞答谢客户支持与鼓励员工再接再励。●宾客共舞。

●西式酒会（自助式）。4． 活动程序

●来宾入场（19：00）

●主持人宣布“盛情夜宴”晚会开始（19：10—19：15）●主办方领导向来宾致贺词 {备注此时媒体报道}（19：15—19：25）●主持人宣布节目演出开始 {附节目演出安排表}（19：25—21：00）●宾客跳交谊舞（21：00—21：30）●酒会（21：30—22：30）

●主持人宣布活动结束，宾客回宾馆休息 五．活动实施

1． 会场布置（附效果图）● 会场色彩与布置

充分体现XX集团良好的企业文化与优势，形成鲜明、轻松的会场氛围。以轻松柔和的色调布置会场，增加环境与气氛的共鸣。● 舞台设计

以腥红色的地毯作为铺设，烘托热闹气氛。● 背板

以XX的企业LOGO作为舞台背板，直接展现XX的企业实业及企业文化。● 签到台

设立于晚会入口处，装饰签到台侧面及台面，台面上放置鲜花和嘉宾签名薄，签到簿用于核对来宾到场情况。● 桌椅

中式桌椅，摆放位置以全场观众都能看到舞台情况为宜。● 主持人

邀请两位知识型主持人，用其机智、睿智、灵活的风格充分调动每一位来宾的情绪，达到轻松、活跃、紧凑的氛围。● 资料

备有XX的企业宣传资料，放置入口处，由礼仪小姐在来宾签到后发放到各位来宾手中。● 摄像

现场进行活动的摄像，记录整个活动的精彩部分，尽量争取此次活动新闻在电视媒体的发布，如不能发布，可将录像资料留作以后的原始资料，以备在电视或影视广告中采用。2．媒体宣传策划

● XX“盛情夜宴”晚会活动，将邀请媒体给予全面关注。从晚会开始，将组织主要媒体对整个活动进行系列报道，对相关的人和事进行深度报道。通过消息报道和平面广告的媒体发布形式，向公众宣传。● 邀请媒体具体如下：

（拟）上海晨报、杨子晚报、解放日报、杭州日报、东方电视台

最佳答案

一、筹划书称号

尽可能详细的写出筹划称号，如“×年×月××大学××活动筹划书”，置于页面中央，当然能够写出正标题后将此作为副标题写在下面。

二、活动背景 ：

这局部内容应依据筹划书的特性在以下项目当选取内容重点论述；详细项目有：根本状况简介、主要执行对象、近期情况、组织部门、活动展开缘由、社会影响、以及相关目的动机。其次应阐明问题的环境特征，主要思索环境的内在优势、弱点、时机及要挟等要素，对其作好全面的剖析(SWOT剖析)，将内容重点放在环境剖析的各项要素上，对过去如今的状况停止细致的描绘，并经过对状况的预测制定方案。如环境不明，则应该经过调查研讨等方式停止剖析加以补充。

三、活动目的、意义和目的：

活动的目的、意义应用简约明了的言语将目的要点表述分明；在陈说目的要点时，该活动的中心构成或筹划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明白写出。活动目的要详细化，并需求满足重要性、可行性、时效性

四、资源需求：

列出所需人力资源，物力资源，包括运用的中央，如教室或运用活动中心都细致列出。能够列为已有资源和需求资源两局部。

五、活动展开：

作为筹划的正文局部，表现方式要简约明了，使人容易了解，但表述方面要力图详尽，写出每一点能想象到的东西，没有遗漏。在此局部中，不只仅局限于用文字表述，也可恰当参加统计图表等；对筹划的各工作项目，应依照时间的先后次第排列，绘制施行时间表有助于计划核对。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这局部加以阐明，执行的应变程序也应该在这局部加以思索。

这里能够提供一些参考方面：会场布置、接待室、嘉宾座次、资助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制造、掌管、指导讲话、司仪、会场效劳、电子背景、灯光、声响、摄像、信息联络、技术支持、次序维持、穿着、指挥中心、现场氛围调理、接送车辆、活动后清算人员、合影、餐饮款待、后续联络等。请依据实情自行调理。

六、经费预算：

活动的各项费用在依据实践状况停止详细、缜密的计算后，用明晰明了的方式列出。

七、活动中应留意的问题及细节：

内外环境的变化，不可防止的会给计划的执行带来一些不肯定

性要素，因而，当环境变化时能否有应变措施，损失的概率是几，形成的损失多大，应急措施等也应在筹划中加以阐明。

八、活动担任人及主要参与者：

注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（假如是小组筹划应注明小组称号、担任人）。

第三篇：会务策划：供应商大会策划案

供应商大会策划案

目录：

活动概述

活动目的活动背景

活动主题

活动流程

策略分析

会场布置

亮点阐述

礼物准备

服务流程

一、活动概述

名称：XXX2020年供应商大会

时间：2020年年中

地点：花园酒店

参会人员：嘉宾/领导/供应商/会务组人员

参与人数：100人

行程安排：

二、活动目的沟通情感，巩固与重点供应商之间的合作关系

相关政策激励，增加供应商的合作信心

推广企业文化，加深供应商的信赖

挖掘相关新闻点，为品牌宣传做亮点

所以，我们要：

创意领军：立意高远，体现企业社会责任感，树立行业领导者地位，打造鲜明品牌形象； 主形象贯穿：与主题匹配的画面和装饰效果，静心打造欢快的大会气氛；

赢在细节：整个流程用精致细节提升供应商的情感依赖。

三、活动背景

十二五规划为经济发展提供了政策指导，我们与供应商一起展望美好未来； 客户需要感谢，也需要信心鼓舞；

过去的一年，是丰收的一年，是共赢的一年，应该与供应商分享。

四、活动流程

1、难题

如何控制大会节奏，高潮迭起？——调动情绪

如何在大会结束后，给大家留下深刻印象？——制造惊喜

如何消除供应商之间的陌生感？——互动小游戏

如何将大会串联成美好的故事？——传播企业文化

2、流程

一年风雨路——共分享——铸信心——赢未来——浓情一刻

（1）第一篇章：分享篇

会议前5分钟：视频播放（祝福（领导、客户、员工）、感谢客户的大力支持）音乐开始会议，冷烟花燃放

主持人介绍嘉宾

领导讲话：感谢供应商，阐明供应链的重要性及原则，用数据说明成绩。互动小游戏

（2）第二篇章：信心篇

领导公布评奖标准

颁奖仪式：提名，获奖采访（合作历史中的重大事件，收获，帮助等）

供应商代表发言：不解之缘的故事

（3）第三篇章：未来篇

探讨连锁卖场和供销合作的发展趋势

企业在新的一年的采购纲领、营销战略及能为客户带来的商机

与会人员合影留念

茶歇、休息（轻音乐）

（4）第四篇章：浓情篇

领导开酒，晚宴开始

艺术表演：沙画、祝酒歌、萨克斯表演、拉丁舞、小提琴演奏、现场幸运大抽奖环节：掷筛子

领导宣布会议圆满结束，并相约来年再聚首

五、策略分析

大会总体基调和风格：

简洁：主题明确（回顾成就，展望未来，鼓舞信心），传递信息明确（规划，策略，政策），连贯

大气：彰显企业实力和企业成就（大场地，大背景，高端嘉宾）

温馨：给供应商家的感觉（互动，相关资料等）

热烈：给供应商被重视的感觉（共发展的历程宣传片，提名颁奖，获奖感言（合作历程，矛盾和贡献），等）

六、会场布置

1、颜色选择：热烈红色，尊贵金色

2、材料选择：中国传统元素（蜡台，中国结，灯笼，金色彩带），绿色植物（一叶兰放舞

台前方，绿萝放会场四周），鲜花（会场入口、主席卓或发言台、宾客座位），环保纸双面打印会务资料。

3、红地毯、签到台、提名墙、桌椅、舞台、发言台、冷烟花、中式桌旗装饰、贵宾花、奖

杯等。

七、亮点：媒体宣传部分

宣传未来一年或N年的营销战略

要求获奖企业各自发表文章（喜获奖项荣誉）

宣传采购策略和供应链管理，及对客户和市场开发的重要影响

从供应商大会的角度，解读企业公益事业、低碳环保（会务材料用纸、奖杯材料、礼物）进行到底。

八、礼物准备

诚意、企业实力、客户尊重、尊贵身份、重要意义、企业文化、美好祝福。

九、服务流程

1、会议前

大会策划、地点预订、设备准备、布置的设计制作、资料的设计制作、礼品和胸牌和会标的制作、邀请函、交通和运输和摄像的安排

2、会议中

签到服务、现场管理、资料和礼品发放、反馈表收集等

3、会议后

参会人员名单整理、反馈表统计报告、感谢参会电话跟进、剩余资料和礼品的整理搬运、图像和影像资料的整理、媒体采访及宣传报道。

第四篇：会务活动承办协议

会务活动承办协议

甲方：

乙方：

甲乙双方根据《中华人民共和国合同法》及相关的法律法规，在平等、自愿原则下经友好协商，就乙方承办/代理甲方“皖粤乡友会2011年迎新春团拜会”相关事宜达成如下协议，甲乙双方共同遵守执行。

1、会议名称、时间和地点

1.1 甲方委托乙方承办“皖粤乡友会2011年迎新春团拜会”。

1.2 会议时间：2011年1月15日上午9:00——下午15:00。

1.3 会议地点：广州白云国际会议中心。

2、乙方承办/代理的具体事项

2.1 礼仪及接待

2.2 基本物资

2.3 美工设计

2.4 印制物资

2.5 活动执行策划与统筹

2.6 执行总导演

2.7 会场布置

2.8 视频资料整理（现场摄像与后期剪辑制作）

3、乙方承办/代理项目细节

3.1 礼仪及接待

3.1.1 乙方提供满足会议接待要求的礼仪人员和部分工作人员，完成甲方参会人员的签到、席位安排、资料发放、告知参会人员会议注意事项等相关工作。

3.1.2 礼仪及接待人员的工作时间与甲方的会议时间相对应。

3.1.3 为甲方参会人员提供交通路线指引方案，停车票统筹及其他相应的接待和指引工作。

3.1.4 礼仪人员费用须由甲方另行承担，不包含在服务费中，具体价格乙方需与甲方商议确定。

3.1.5 乙方在会议现场提供工作人员三人，费用包含在服务费中。

3.2 基本物资

基本物资包括布场物资、保证会议正常进行的各种物资（详见物资清单）

3.3 美工设计

美工设计包括以下内容：

3.3.1 邀请函（请柬），1月9日设计完成3.3.2 舞台背景、签到背景，1月12日设计完成3.3.3 横幅、易拉宝、主持台kt板，1月12日设计完成3.3.4 资料袋，1月10日设计完成3.3.5 抽奖券，1月12日设计完成3.3.6 不干胶胸贴，1月12日设计完成3.4 印制物资

需印制的物资包括：邀请函、舞台背景、签到背景、横幅、易拉宝、资料袋、抽奖券、不干胶胸贴等，所有印制物资由乙方负责，甲方须另外支付印制费用，具体价格见物资预算表（1月12日完成）。

3.5 活动执行策划与统筹

3.5.1 完成前期策划、流程设计、物资清单、工作计划表、人员安排表、基本预算等各项工作

3.5.2 统筹筹备工作中所有小组工作进度，保证会议正常举行

3.6 执行总导演

乙方提供执行总导演一人，负责指挥和统筹现场所有工作

主要包括：

3.6.1 主持统筹，包括主持人确定和主持词起草，手卡制作

3.6.2 节目统筹

3.6.3 礼仪统筹

3.6.4 道具统筹

3.6.5 登台讲话、抽奖、颁奖等嘉宾统筹

3.6.7 流程统筹

3.6.8 各小组人员调度

3.7 会场布置

乙方须于2011年1月14日晚完成所有会场布置，并请甲方验收。主要包括：

3.7.1 接待、指引、签到处布置

3.7.2 舞台布置

3.7.3 席位布置

3.7.4 其他装饰布置

3.8 视频资料整理（现场摄像与后期剪辑制作）

乙方派遣人员现场摄像，专业摄像机两台，每台配备一名专业摄像师。摄制完成后进行后期剪辑制作，完成本次活动视频资料整理。本部分费用须由甲方另行承担，具体价格乙方须与甲方协商确定。

3.9 服务费用事项

在乙方顺利完成以上承办/代理事项前提下，除协议中规定的专项支付费用外，甲方须支付乙方服务费用元（￥元）。

4、财务结算

双方签订本合同后个工作日内，甲方须向乙方缴纳预付款人民币（￥元）；余款约（￥元）在活动结束后天内付讫。如甲方使用支票付款，请提前7天付款。

支付方式：□现金 □支票□银行转账。

公司名称：

开户银行：

账号：

5.甲方的权利义务

5.1 监督乙方承办会议的进度和质量。

5.2 协助乙方完成合同约定的会议承办工作。

5.3 按合同约定向乙方支付价款。

5.4 本合同约定的其他权利和义务。

5.5 积极配合乙方工作，完成筹备工作所分配的事项；此外，活动现场需配备工作人员二十名。

6.乙方的权利义务

6.1 乙方应严格按本合同约定完成会议承办工作。

6.2 未经甲方书面同意，乙方不得将会议承办工作交由第三人完成。

6.3 乙方有义务妥善保管与会议有关的资料。

6.4 要求甲方按合同约定支付价款。

6.5 本合同约定的其他权利和义务。

7、违约责任

7.1 甲乙双方任何一方未履行本协议或履行本协议不符合规定应承担相应的违约责任。

7.2 一方的违约行为,侵害对方合法权益的,受害方有权请求赔偿；甲乙双方都违反协议,各自承担相应的违约责任。

7.3 双方均不得单方面终止本协议，在协议有效期间内,若一方无正当理由终止和对方的合作,违约方须承担由此给对方带来的经济损失。

8、争议的解决方式

本合同在履行中如发生争议，双方应协商解决，协商不成，可向合同签署地即广州市天河区人民法院提起诉讼解决。

9、合同效力

9.1 甲、乙双方对本合同上述内容均无异议，盖章生效后甲乙双方各执一份，具有同等效力。如有未尽事宜，由双方进一步协商解决。本合同附件与本合同具有同等法律效力。

9.2 本备忘有效期自合作双方签字盖章之日起生效,至2011年1月20日终止。

甲方（盖章）：乙方（盖章）:

办公地址：办公地址：

甲方代表：乙方代表：

联系电话：

传真：

签约时间：年月联系电话： 传真：签约时间：年月日日

第五篇：会务管理制度

会务管理制度

一、每月启动会议于每月第一个工作日上午九点召开，销售部门全体参会，由销

售总监主持，会议内容主要为上月总结与嘉奖，本月销售任务布置等。

二、每周例行召开周一上午大晨会与周五下午大夕会，销售部门全体参会，由销

售总监主持，大晨会主要内容为本周工作计划宣导，大夕会为本周工作总结。

三、各销售部门每日晨会，每日上午8:30召开，参会人员本部门所有成员，由

销售经理主持，由销售经理布置当天任务或销售人员上报当日行程，轮流分享业内新闻，了解当下行业动态。

四、销售总监根据观察到的问题，可以不定期举行培训会议，就销售话术，销售

方式，销售人员体现出的典型问题进行集体培训和宣导。

五、所有会议参会人员手机必须调整为静音状态，违反者罚款10元。