海运货物单证流程 内部资料

第一篇：海运货物单证流程 内部资料

海运货物单证流程

文章来源：2005年10月11日8:5

5货物由发货人托运开始至收货人提取货物为止，几种主要海运单证及其流转程序如下：

1．装船单证（由托运人办理）。

托运人填制托运联单（包括托运单、装货单、收货单等）后，向承运人的代理人办理托运，代理人接受承运后，将承运的船名填入联单内，留存托运单，其它联退还托运人，托运人凭以到海关办理出口报关手续；海关同意放行后，即在装货单上盖放行章，托运人凭以向港口仓库发货或直接装船；然后将装、收货单送交理货公司，船舶抵港后，凭此理货装船，每票货物都装上船后，大副留存装货单，签署收货单；理货公司将收货单退还托运人，托运人凭收货单向代理人换取提单，托运人凭提单等到银行办理结汇，并将提单寄交收货人。

承运人办理的装船单证： 承运人的代理人依据托运单填制装货清单和载货清单，根据承运人的要求，依据装货清单编制货物积载图，船舶抵港后，送大副审核签字后，船方留存一份，提供给代理人若干份，转寄承运人的卸货港代理人；编制分舱单；代理人根据装船实际情况，修编载货清单，经大副签字后，向海关办理船舶离境手续；依据载货清单填制运费清单，寄往承运人的卸货港代理人和船公司。

2．卸船单证（由收货人办理）。

收货人收到正本提单后，向承运人的代理人换取提货单；代理人签发提货单后，须保持正本提单、舱单和提货单内容相一致；收货人凭提货单向海关办理放行手续后，再到港口仓库或船边提取货物；货物提清后，提货单留存港口仓库备查；收货人实收货物少于提单或发生残损时，须索取货物溢短单或货物残损单，并凭以通过代理人向承运人索赔。

承运人办理的卸船单证：承运人的代理收到舱单、货物积载图、分舱单后向海关办理船舶载货入境手续，并向收货人发出到货通知书，同时将上述单证分送港口、理货等单位；船舶抵港后，理货公司凭舱单理货，凭货物积载图指导卸货，当货物发生溢短或原残时，编制货物溢短单或货物残损单，经大副签认后，提供有关单位。3． 装、卸船货运单证的流转程序。

托运人向代理公司办理货物托运手续：

代理公司同意承运后，签发装货单（S/O），并要求托运人将货物送至指定的装船地点；

托运人持代理公司签发的装货单和二联（收货单）送海关办理出口报关手续。然后，装货单和收货单送交理货公司；

代理公司根据S/O留底编制装货清单（L/L）送船舶；

船上大副根据L/L 编制货物配载图（C/P）交代理公司分送理货、装卸公司等按计划装船；

托运人将货物送码头仓库，期间商检和海关到港口检验、验关；

货物装船后，理货组长将S/O和收货单（M/R）交大副核对无误后，留下S/O，签发收货单；理货组长将大副签发的M/R交托运人；

托运人持M/R到代理公司处支付运费（在预付运费情况下）提取提单（B/L）；

代理公司审核无误后，留下M/R，签发B/L给托运人；

托运人持B/L到议付银行结汇，议付银行将B/L邮寄开证银行。

代理公司编制出口载货清单（M/F），向海关办理船舶出口手续，并将M/F交船随带；

代理公司根据B/L 副本编制出口载货运费清单（F/M），连同B/L 副本送交船公司，并邮寄或交船带交卸货港的代理公司；

卸货港的代理公司接到船舶抵港电报后，通知收货人船舶到港日期；

收货人到银行付清货款，取回B/L;

卸货港代理公司根据装货港代理公司寄来的货运单证，编制进口载货清单等卸货单据，约定装卸公司，联系泊位，做好卸货准备工作；

卸货港代理公司办理船舶进口报关手续；

收货人向卸货港代理公司付清应付费用后，以正本提单换取提货单（D/O）；

收货人持D/O 送海关办理进口报关手续；

收货人持D/O 到码头仓库提取货物.(编辑：yingzi)

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第二篇：危险品海运出口流程及单证

危险品海运出口流程及单证 一． 相关单证

危险品由于其特殊性，所需单证也有别于其他普通货物，其中含： 危包证-出境危险货物运输包装使用鉴定结果单 技术说明书-包装危险货物技术说明书 装箱声明单（仓库提供）装箱证明书（仓库提供）

《货物运输条件鉴定书》====上海化工研究院检测中心出具的

二．

危险品操作流程：

申请舱位

先提供MSDS(MATERIAL SAFETY DATA SHEET).如果提供不出也可以先提供货物的中英文品名/联合国编号/危险货物类别/货物包装类别。用于向船公司申请舱位.最好在开船前十天向船公司申请舱位，他们需要3-4个工作日确认是否可以接.(越早确认越好).货申报

确认完毕舱位后，即刻申请货申报 A． 所需单证

出境危险货物运输包装使用使用鉴定结果单(由客户出具)技术说明书（由客户出具）装箱申明单(由仓库出具)D/R 复印件(写上中文船名, 船代, 船期)B．

申报单位

完成货申报之后，会有两联的危险货物安全适运申报单，一联装箱声明单，一联港口危险货物作业申报单

将装箱声明单和港口危险货物作业申报单寄给仓库。

船申报

让商检员先向船公司或船代发送EDI信息，将危险货物安全申报单，装箱证明书，配舱回单复印件，技术说明书送到船公司指定的地方。

报关

报关资料与普通货物一致，只需增加货物的产品说明

补充: 危险品出口时，首先要工厂要到商检局做一个危包证，危包证包括两部分，一个是性能证，一个是使用证．危包证办下来后，就要做一份MSDS资料！MSDS资料做出来后！就向货代或者船公司订舱啦！船公司首先确认一下目的港哪边可不可以接危品，如果目的港哪边没有问题，船公司就可以接危品啦！船公司确认后，就会给一份危品申请单你填写，填写完整后！船公司就会舱位下来啦！之后就是装柜，报关和办理港监，和出提单的事情啦！危品海运的出口流程基本上就是这样子！

一、提前一星期提供出口托单：

托单上注明中文品名，箱型，危险品级别（CLASS），联合国危险品编码(UN NO.)。

二、提前四天提供货物的申报相关资料

1．危险品包装性能检验结果单 *危包证显示数据应≥报关数据 2．危险品包装使用鉴定结果单 *不同品名应一一对应 3．产品说明：中英文对照

4．出口报关单（a.核销单 b.发票 c.装箱单 d.报关委托单 e.出口报关单）

三、备货装柜。确认提单！！

危险品操作一定要提前确认，而且不是所有仓库都能接；船东要确认，中转港也要确认；危险品级别越高，运费越高。

第三篇：海运货物出口代理协议书

海运货物出口代理协议书

甲方：天津开发区益丰货运代理有限公司

法定代表人：顾敬先业务负责人：

地址：天津市河西区友谊北路51号合众大厦B座16层

电话：022-83280888传真：022-83280808

乙方：

法定代表人：业务负责人：

地址：

电话：传真：

甲乙双方根据《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国海商法》的有关规定，经友好协商，就乙方委托甲方海运出口货物运输事宜达成以下协议：

一． 总则：

1.乙方应持有有效的营业执照，如果是直接货主，应具有进出口权资质；如果是货代企业，应持有国际货物运输代理的批准证书及其他有效的营业执照，营业范围内允许在其营业地经营货运代理业务或进出口业务。

2.乙方愿意将出口货物委托甲方办理订舱手续，甲方同意按本协议规定的条款提供优质的货运代理的服务。

3.乙方如不履行本协议相关费用结算的规定，甲方有权终止本协议，并实行付款买单的制度。

二． 双方责任：

1.乙方委托甲方办理货物出口订舱手续，必须提供内容完整、正确的托运单据，并加盖乙方公章或业务专用章，并注明该票业务负责人的姓名、电话传真等联系方式。委托上列明相关的托运要求，一旦出现错误或者特殊要求应及时通知甲方，委托单据的修改应在货物装入集装箱之前书面通知甲方，若乙方的实际出货与托运单据不符，乙方应承担对此可能引起的一切责任、风险和费用。

2.甲方提供相关运价，并由乙方确认，或乙方提供与船公司确认的运价，以便日后结算。甲方本着互惠互利的原则向乙方提供优惠运价，如有变动应提前通知乙方。

3.如在操作过程中出现不可预见的问题并产生费用，在甲方事先通知乙方的前提下，乙方有责任承担相应费用。

4.甲方在收到委托单据后应及时向乙方提供船名、航次、提单号等相关信息，并办理有关货物运输的一切手续。

5.如果乙方委托甲方代为出口报关，出口通关单据必须完整、准确，并在有效时间内及时转交甲方，由于乙方失误造成不能及时通关的，甲方不承担责任。

6.如果乙方委托甲方代为出口报检，出口报检单据必须完整、准确，并在有效时间内及时转交甲方，乙方如果是异地企业，应及时提供“换证凭条”，由于乙方失误造成不能及时报检通关的，甲方不承担责任。

7.如果乙方委托甲方代为堆场装箱，乙方必须保证货物按照甲方规定时间及时到达甲方指定的堆场，货物到达后由甲方安排接货、装箱并负责货物的安全及保管。因乙方货物不能按时到达指定堆场给甲方造成的亏舱费由乙方承担。

8.如果乙方委托甲方代为产地装箱，乙方必须保证货物产地及时装箱，如果造成压车并产生费用，由乙方负责。甲方负责货物安全运送到港口进行装船。

9.如果乙方委托甲方代为投保的，乙方应在有效的投保期前将完整的投保单据及信息提交甲方，以便甲方顺利办理投保。

10.开船前甲方应缮制提单副本以供乙方进行核对，经乙方进行核对确认后将正本提单于开船后转交乙方。

三． 运费计算：

1.甲方同意乙方按月结算海运费及相关的船前人民币费用。

2.甲方应该每航次按“运费确认单”的格式向乙方出具费用明细，乙方应及时盖章确认应付费用。每月10日之前，甲乙双方确认上月全部费用总额，并于当月20日之前，由乙方付清上月所欠甲方全部款项。

3.乙方不应以任何理由拖欠甲方运费，如果乙方拖欠运费或提供的账户无款承付时，加方有权采取扣押提单，核销单或目的港扣货等相应的措施，直到乙方付清欠款，由此产生的一切法律责任由乙方自负。

四． 违约责任：

1.本协议签订之后，若乙方连续三个月没有委托甲方承运货物，甲方有权终止本协议，对乙方实行付款买单制度。

2.本协议签订之后，若乙方两次迟延付甲方费用，甲方有权终止协议。

3.甲乙双方任何一方违约，应当赔偿另一方的损失。如果乙方延期付款，甲方有权向乙方收取应收款项千分之五/每日的违约金。

4.乙方逾期支付甲方费用，甲方可采用质押提单或核销单等一切措施来追回欠款，质押提单造成乙方不能及时银行结汇、国外客户不能及时提取货物产生的经济损失、风险和责任由乙方承担；质押核销单造成乙方不能按时退税的经济损失、风险和责任由乙方承担。

5.国际汇率调整，乙方应按照甲方要求进行结算，否则甲方可采用扣单等一切措施，追回汇率损失，由此产生的一切风险和责任由乙方承担。

五． 不可抗力：

本协议任何一方由于不可抗力的原因不能履行合同时，应在不可抗力发生后三日内向对方通报不能履行的理由，在提供政府主管部门出具的不可抗力证明后，根据情况可延期、部分或不履行合同，同时部分或全部免于承担违约责任。

六． 法律适用及争议解决：

本协议未尽事项按照《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国海商法》的规

定办理。

与本协议有关的任何纠纷，本合同双方均应协商解决，协商不成，应提交甲方所在地海事法院诉讼解决。

七． 其他：

与本协议有关的通知、指示等均应采取书面形式。

本协议壹式贰份，双方各执壹份，具有同等法律效力。

本协议经双方授权代理签字并加盖公章后生效，有效期一年，其他未尽事宜甲乙双方协商解决。

甲方：天津开发区益丰货运代理有限公司乙方：

盖章盖章

签字签字

日期日期

协议附件：

1.甲方开户行信息：

名称：天津开发区益丰货运代理有限公司

人民币开户行：招商银行天津分行美元开户行：中国银行天津分行人民币账号：***美元账号：275260039581

2.乙方开户行信息：

名称：

人民币开户行：美元开户行：

人民币账号：美元账号：

3.以下加盖向我司定舱时使用的定舱专用章印模：

4.以下加盖贵司的公章印模：

5.附乙方营业执照副本复印件

第四篇：单证流程

单证流程

1． 根据外贸业务部门提供的出口产品资料，制作发票、装箱单、合同。

2． 把合同、发票、装箱单、《出境货物包装容器性能检验结果单》等商检单证交于报检员或代理报检公司，以备报检。

3． 到外汇管理局申领出口收汇核销单。

4． 海运询价，填写托书，委托货代订舱。取得三联单。

5． 把合同、发票、装箱单、出口收汇核销单、三联单、产地证等报关单证交于报关员或者报关行，以备报关。

6． 等海关放行后，从货代处取得提单、核销单，两份报关单证明联。

7． 把商检单证、海关单证各自存档，以备事后查看。

8． 准备核销单、报关单（核销联）、商业发票等核销单证到外汇管理局核销。

9． 准备报关单（退税联）、发票、结汇水单、增值税发票等退税单证到国税局退税。

商检流程（2-3天）

1． 从单证员处取得商检单证后，还要从车间取得厂检单并在九城单证系统输单申报。

2． 等商检接受申报后，打印报检单，填妥资料并签字盖章。

3． 到商检大厅计费、交单。

4． 当天或者第二天接商检老师到工厂查验。

5． 查验没问题一般当天或者第二天就能出证。

6． 拿出换证凭单或者通关单后传真给报关行或报关员报关。

报关流程（1-2天）

1． 从单证员处取得报关单证后，审核单证并在H2000系统上面输单申报。

2． 等海关审单中心接受申报后，打印报关单，填妥资料并签字盖章。

3． 到海关现场大厅交单。

4． 如果查验，要安排车子接送海关老师。

5． 查验没问题，卡口放行，加封。

6． 拖车到口岸转关申报，口岸放行，结关。

7． 报关单证明联打印申请。

我的跟单流程总结

老板要求我们每个人对自己的工作流程做一份总结，下午我把自己的工作内容总结了一下，这里贴出来，希望大家能共同讨论。我也是凭自己的知识与仅有的工作经验来写的，有哪些不对的地方还请好心的GGJJ指出来，这里感激不尽！声明一下，我的工作范围都是限定在付款方式为T/T，FOB深圳的，其它涉及不深。

跟单业务工作流程：

一.跟单：

1.制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。

2.商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。3.办理C/O或Form A：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。

4.验货订舱：经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。

5.报关：订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括：外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或Form A等。

6.拿单：货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，操作费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。

7.通知客户：货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。

8.催款寄单：拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。

9.退税：在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。

注意：

1.有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求工厂出具船前样。

2.跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸还没给公司造成损失，都是及时发现了。我觉得如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。

二．客户来样工作程序：

收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂，要求其打样。如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。

三．寄样工作程序：

工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。包装样品时特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录存档（以方便后与快递公司核对月结清单）。易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人收件人联系电话，地址贴在外箱上。自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品，快递单号等等，以便日后查询。样品寄出后，写邮件通知客人所寄物品，快递追踪单号等。

在这些工作细节上，老板经常说，在所有你交给别人的资料一定要自己检查好了确定没错了再转手给别人，别人没有义务也不会有时间来给你挑错。自己得对自己的工作得有100%的责任心。在对待工作上，应有一定的主观能动性，不能老是等着别人来交待工作给你或干等着别人来给你答复，可以催复人家或主动地找事情做。在写邮件给别人时，一定要一次性地将所有事情交待清楚写详细，不可以让别人再来重复地问你这封邮件的内容，这样浪费别人的时间也是在浪费自己的时间。

外贸单证操作流程

来源：考试大 2008/1/24 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程

1．客户询盘： 一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。

3．得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。

4．下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。7． 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件:：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10． 租船订仓：

10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11． 安排拖柜： 11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关： 在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13． 获得运输文件：

13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14． 准备其他文件：

14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

15．交单：

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档： 所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。来源:考试大-单证员考试

外贸单证员工作流程（个人总结）

1.根据客户的定单估算List(根据以前的出货数据,如没有就大概匡算)

品名,数量,数量/箱,件数,体积/箱,体积,毛重/箱,毛重,净重/箱,净重.2.出货前一星期向采购要准确的包装尺寸.3.根据工厂的准确的包装尺寸计算准确的List.4.出货前一星期做海运委托书并传给代理,要求她租船订仓.并告知是到厂装柜

还是送货到仓库。得知船期后告诉采购最终交货日期.采购把准确包装尺寸,箱数

给我做准确的List.如果LIST上的体积与原来的LIST相差太多或者体积超出集装

箱的体积或不能装满（20FT不到25立方，40HQ不到62立方），那么上报看如何解

决。

5.出货前一星期把出货的清单（品名，规格，数量，箱数，每项目的采购人）

传真给工厂，以便工厂提前安排准备出货。

6.出货前把装柜的地址传给货代.或者是把送货地址给采购。

7.出货的当天把报关的单据寄给货贷,保证船期前的2天寄到货代手中

8.报关完之后跟货代要报关单预录入联号码(18位),号码一定要清楚;船开之前

要求提单确认(品名,件数,体积,毛重).如有错误改正回传,直到正确为止.9.船期之后一个星期之内拿到提单正本,货到前寄给客人.10.需要认证的合同,先做好认证的资料,等拿到提单的复印件即可去贸促会做认证 ,认证时间一般为15天.11.向货代要运费的发票,一个月之内把运费付清.12.出货后制作客户需要的一系列单据:形式发票,发票,箱单.等收到货款之后把所

有的单据寄给外商.同时整理相关文件留底存档。

13.出完货后一个月之后向货代要核销单的退单.

第五篇：单证流程

1、合同

问跟单员要合同，联系客户，问客户索要Documentation，如果是FOB，问客户要货代信息

2、联系货代

告之发货意向，了解出口口岸、船期等信息，问其托书有无标准模版，若有，请其发之，若无，问其我们自己的模版可不可以，跟其确认报关所需资料。若是CFR或CIF，跟货代咨询运费信息

3、租船订舱

根据原始开票通知单，在船期前14天制作托书发货代订舱，订完后隔天打电话给货代确认其是否已收到，若船期前7天还未收到进舱单，联系货代

4、通知出货

进舱单收到后发给跟单员，提前一天通知出货

5、报关

根据货代所需报关资料要求和最终开票通知单制作报关文件（发票、箱单、报关单、商检通关单（15位数字）、报关报检委托书、核销单等）商检要提前一天做，如果是整箱，装箱要求询问客户。船开当天开外销发票（二、五联及开票通知单交给财务）

6、提单确认

货物出运报关后及时联系货代确认提单，若无问题直接确认，若有问题或客人有特殊要求，跟货代联系改之。

7、清关文件

联系货代和客户是否需要清关文件，如需要询问其需要哪些清关文件（发票、箱单、产地证、提单等）并将船运信息提供给客户（船名、航次、ETD、ETA等）

8、议付资料/付款资料

L/C的根据信用证要求制作议付资料送银行，其他的根据客户要求制作付款资料寄银行或客户。

9、货款的及时跟进

制作货款回笼台帐并及时跟进货款是否已收到，如未及时收到，催客户及时付款，如已收到，做好销帐。

10、货代相关费用的支付

根据货代所寄发票认真核对无误后找总经理签字并交财务。

11、退税

及时整理退税资料（外销发票三、四联、场站收据、提单copy、核销单、托书（明细单）等）并交财务。