档案工作规范化管理等级评估A级自检报告

第一篇：档案工作规范化管理等级评估A级自检报告

档案工作规范化管理等级评估A级自检报告

辽宁省档案局：

按照档案局制定的《辽宁省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估评估标准》，对照本库档案工作规范化管理工作情况进行了认真全面的自检，现将自检情况报告如下：

1．管理体制：标准12分，自检得10.5分。

1．1组织机构与管理：标准分7分，自检得6分。

1．1．1档案管理部门设置：标准分1分，自检得1分。

建立综合档案室，明确了由主任分管档案工作，档案室设在办公室，日常检查工作由综合科长负责。

1．1．2集中统一管理：标准2分，自检得2分。

综合档案室对各种门类和载体的档案实行了集中统一管理，统一制度。

1．1．3纳入计划：标准分2分，自检得1分。

档案工作纳入了办公室季度工作计划，单独制定了《档案工作的规范化管理等级评估工作方案》，所需经费有保证，但没有档案工作长期规划，因此，自检扣1分。

1．1．4建立档案工作网络：标准分，自检得2分。

建立了由分管档案工作的领导，综合科长及有关部门负责人，档案员组成的档案管理网络，并制定档案管理网络不同成员的岗位责任制。

1．2档案人员：标准分5分，自检得4.5分。

根据工作需要配备1名专职档案人员，中专学历，并且经过市档案局举办的上岗培训和专业知识培训。因此，自检扣0.5分。

2．制度建设：标准分14分，自检得13分。

2．1宣传贯彻国家有关法律法规：标准分3分，自检得3分。

对《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案管理条例》和《营口市档案工作规定》等法规文件，多次组织档案管理网络成员进行学习，并利用召开全体员大会的机会进行宣传，提高全体员工档案意识，增强档案法制观念。

2．2贯彻档案工作业务标准规范：标准分2分，自检得2分。

认真贯彻落实

第二篇：社区档案规范化管理等级评定

社区档案规范化管理等级评定

（2013年3月）

多年来，经过各社区档案工作人员的积极努力，全区各社区档案工作己具有了一定的基础，之前经过规范化建档的社区全部达到优秀。通过规范化管理，各社区大多数单位领导的档案意识得到了进一步增强，档案工作人员素质明显提高，管理设施设备得到了进一步改善，档案工作体制、工作制度日渐完善，基础业务建设已具备相当的水平，已经基本具备了档案工作自我发展的能力，开展以各社区自查自检为基础、档案行政管理部门激励督促为辅助的档案管理评定活动，是与现阶段档案工作状况相适应的。它将进一步发挥档案部门积极行政的经验与传统，充分利用档案工作现有基础，尊重和培育各社区档案工作自我发展能力，逐步在各社区建立起以自我约束自我发展为主体，档案行政管理部门依法奖惩宏观监督为辅助的新型档案工作机制，推动档案工作全面发展。

一、档案管理等级评定办法（见历下档字[2004]4号文）

（一）、评定原则：

社区档案规范化管理等级评定活动应力求实效，坚持“自

愿、公开、公平、公正"原则。

（二）、评定内容： 各社区档案工作的组织领导、制度建设、设施设备、业务建设、开发利用及现代化管理状况等。

二、等级评定标准及细则

《济南市社区档案规范化管理等级评定标准》实行百分制，设优秀、合格、不合格三个等次。90分（含90分）以上为优秀，60分（含60分）至90分为合格，60分以下为不合格。有以下情况之一的，直接确定为不合格：

（一）没有开展社区档案工作的；

（二）没有专职或兼职档案人员的；

（三）档案材料没有整理归档的；

（四）发生档案损坏、丢失、失泄密等事故或其它违反 档案法律、法规行为的。这个标准细则包括组织领导、制度建设、设施设备、业务建设、开发利用、档案管理现代化6大项17条，基本分为100分。

1、组织领导（15分）

1.1（5分）要求依法建立档案工作，明确分管领导，设立档案工作机构，将档案工作纳入单位工作计划，列入工作程序。具体查看：本单位明确分管领导、成立相应档案工作机构的文件或会议记录；单位工作计划中有档案工作的内容；要求档案工作列入社区各项工作活动、管理、设备购置、基建项目验收等所有与形成档案有关的各项管理工作的工作程序。1.2（5分）要求配备具有相应档案专业知识和业务能力的专兼职档案人员，建立本单位档案工作网络，档案工作人员相对稳定，调动离岗时必须办理完档案移交手续并经街道办事处审核。具体查看：建立网络文件，上墙的网络图；专兼职档案人员基本情况一览表；档案人员高、中专学历证书；档案专业学历证书或参加档案专业培训，取得档案工作上岗证。档案工作交接手续不符合规定要求、未经街道办事处审核，本项扣满5分为止。

1.3（5分）要求建立档案工作岗位责任制，并认真考核，严格奖惩。本项查看：单位档案工作岗位责任制文件材料及上墙的责任制；单位档案工作分管领导、专兼职档案人员及其他按规定具有相应档案收集整理归档任务人员的档案工作岗位责任制文件材料；以上人员考核奖惩挂钩的文件或证明。

2、制度建设（15分）

2.1（5分）要求建立文件材料归档制度。本项查看：各项制度的合订本，制度不完整、有制度但操作性不强或没有落实情况之一的，酌情扣1-1.5分，制度中规定的归档范围、时间、要求，缺一项内容扣0.5分，本项扣满1.5分止。

2.2（5分）要求建立文件材料的收集、整理、保管、查阅、保密制度。本项查看：各项制度的合订本、上墙制度。缺一项内容扣1分，本项扣满5分为止。制度不完整、有制度但操作性不强或没有落实情况之一的，酌情扣1-2分。2.3（5分）要求建立交接文据，内容填写要完整。本项查看：档案工作交接手续不符合规定要求，内容填写不完整，发现一处扣1 分，本项扣满5分为止。

3、设施设备（15分）

3.1（10分）要求档案保管设备和橱具，管理安全。本项实地查看：配备专用铁橱、温湿度计、灭火器等设备。达到九防[防火、防盗、防高温、防潮湿、防强光（紫外线）、防尘、防鼠、防虫、防污染等]要求。九防有一项达不到要求扣0.5分，扣满2分为止。

3.2（5分）档案用房满足工作需要并符合要求，温湿度记录、定期检查记录。本项实地查看：档案用房不符合要求的酌情扣1-2分，有连续的库房温湿度记录、定期检查记录，对超标的要有调控措施，缺一种扣1.5分，扣满3分为止。有单独档案室的加2分，库房内配置空调、去湿机等设备每种加1分。

4、业务建设（20分）

4.1（3分）要求文件材料及时归档，盒架、卷皮等档案装具符合规范标准要求，数量充足。本项实地检查：抽查案卷质量，档案归档移交登记。有不按时归档或拒绝归档现象的，档案装具必须使用由档案行政管理部门监制的档案装具，不符合规范要求或数量不充足的，发现一种门类不符合要求扣1分，扣满3分为止。4.2（8分）要求社区形成的文书、专门、科技（设备、基建）声像（录音、录像、照片）、电子（各种宣传、科普教育光盘）、实物等各门类、载体档案实行集中统一管理。本项实地查看：缺一种门类扣0.5分，扣满3分为止。各门类文件材料不齐全完整的发现一处扣0.5分，扣满2分为止。专业档案建立不全面的扣0.5分，扣满3分为止。开展特色家庭建档工作每个社区至少完成1个家庭建档，每多完成1个加1分。

4.3（6分）要求制定本单位档案分类方案，分类科学、排列有序。本项查看：本单位档案归档范围、分类方案、保管期限表，查看当年各门类归档文件材料发现一处归档材料分类有交叉、无类可归现象发现一处扣0.5分，扣满1分为止。各门类、期限、载体排列有交叉现象发现一处扣0.5分，扣满1分为止。建立全宗卷，卷内材料不全或整理不规范扣0.5分，扣满1分为止。

4.4（3分）要求归档的文件材料符合归档规范要求。本项查看：抽查各门类档案整理是否符标准规范，在永久、长期案卷内归档文件材料用纸、用笔、用墨每发现一处不符合归档要求的，扣1分，扣满3分为止。

5、开发利用（20分）

5.1（8分）要求编制案卷、全引目录，人名索引等检索工具。本项查看：室藏各类档案的案卷目录、全引目录、人名索引等档案工具，少一种检索工具扣2分，有一种检索工具没有续编或编制不符合要求的扣0.5分，扣满2分为止。

5.2（6分）要求查阅登记、利用效果反馈登记、档案情况统计登记。本项查看：有连续的查阅登记、利用效果反馈登记、档案情况统计登记，利用效果实例汇编每年不少于5例，并打印报送区档案局业务指导科。少一种登记扣2分，扣满4分为止。不连续、不及时、不详实的每发现一处扣0.5分，扣满1分为止。没打印报送的扣0.5 分，扣满1分为止（讲一讲利用效果反馈登记的填写和利用效果实例汇编的编写）。

5.3（6分）要求开展多种形式的档案服务，编制连续全宗指南、大事记、组织机构沿革和各种档案文件专题汇编等。本项查看：全宗指南、大事记、组织机构沿革、各种档案文件专题汇编和汇编参考资料。没有编写或续编少一种扣1分，扣满3分为止。档案服务行式多样的印证材料（如开展电话咨询、查档文件、专题档案汇编参考资料、举办档案展览等效果明显）对档案服务行式单

一、效果不明显扣1―3分。年内开展深层次编研的，每编一种加1分。

6、档案管理现代化（15分）

6.1（8分）要求检索工具全部打印。本项查看：针对室藏各类检索工具全部打印（短期不打印），每发现一处不打印扣2分，扣满8分为止。

6.2（7分）要求有专用档案管理软件、室藏档案机读目录。本项查看：专用档案管理软件，没有的扣5分。针对室藏档案机读目录和重要档案实现微机查询，没有机读目录和重要档案不能实现微机查询的扣1-2分。

（2013年新要求：要求有专用档案管理软件，安装JDS档案管理软件，档案目录全部录入，针对室藏各类检索工具全部打印。本项查看：专用档案管理软件，没有的扣10分。针对室藏档案机读目录和微机查询，没有机读目录和不能实现微机查询的扣1-2分。检索工具全部打印，没有的扣5分，不全的扣1-5分）。

三、几种汇编材料的编写要求

（一）全宗指南

1、定义：全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和提示档案室（馆）所保存的档案内容、成分及其利用价值的一种材料。

2、内容结构：一般包括三部分。

（1）机构沿革：即立档单位与全宗的简要历史。包括单位的成立时间、隶属关系、单位性质、地址、内部机构设置沿革变迁等情况。

（2）主要职能：本单位的主要职能和业务范围、职责。（3）档案情况：A全宗室（馆）藏情况；B全宗内采用的档案分类方法（一盘采用—问题）；C现有检索工具编制情况；D室（馆）藏档案的门类及其内容（按档案门类逐一进行比较全面的介绍）。

3、每年需要补充续编。

（二）组织机构沿革

1、定义：组织机构沿革是系统记载一个机关的组织机构和人员编制变化情况的参考资料（社区居委会直选变化后编写要求）。

2、主要内容：主要包括组织机构的设置、成立或撤销的时间、原因，名称的改变、办公地点的迁移、机构的性质及任务机构领导人的姓名和变动以及机构变化情况等。

主要有四部分：（1）基本情况：包括单位职工人数、人员结构和内部机构设置等；（2）领导班子：主要是单位党政正副职成员的职务、姓名；（3）中层干部：内设机构和下属单位名称、设立、撤销的准确时间以及这些机构单位正副科长、主任和负责人的姓名、任职、离职的准确时间。（4）其他：主要指群团组织及其负责人的姓名。

3、编写体例：一般彩编年体编写，按统一格式每年一编，按排列。

（三）大事记

1、定义：大事记是按照时间顺序简要地记载社区一定历史时期的重大事件和重要活动的材料。

2、编写格式：例：

一九五Ｏ年（居中黑体）1月7日（黑体）国家发行的胜利折实公债开始在济南推销，至2月4日超额完成推销任务。（段落与写文章相同，每条大事一段。时间加黑，空格，折行顶头）。

3、编写体例：按时间顺序编写，每年一编，按排列。考核时必须将本的续编。

（三）重要文件汇编：是将利用率较高的某一专题的文件汇集而成的材料。如：工作总结、干部任职、计划生育工作法律、法规汇编等其他内容的汇编。

（四）基础数字汇编：是以数字形式反映某一方面基本情况的档案参考资料。实际上也就是对原来各种统计材料的综合工作。如：干部数字汇编、计划生育工作（如育龄妇女情况、独生子女等）统计数字汇编等。

（五）档案利用效果典型实例汇编：是将提供档案为各项工作服务中，收到的有明显经济效益和社会效益的典型事例汇编而成的材料。编写时注意：一是要选择效果突出、明显的；二是事例效果完整、清楚、准确；既时间准确、因果内容完整清楚，尤其上取得社会效果或经济效益要写清楚。三是每个事例要起一个鲜明的标题；四是每年汇编的利用效果实例不得少于5例。

（二）考核验收时的注意问题

1、按整改以后的情况写出详细的本单位档案管理自查情况，请单位领导或分管档案工作的领导汇报本单位档案管理自查情况。

2、写出每个小项本单位的实际情况说明。

3、按每个小项要求出示的印证材料，编写印证材料目录。

4、考核前将所出示的说明性材料、印证材料目录、印证材料按小项依此顺序排列摆放在检查验收地点的桌子上。

第三篇：档案工作规范化管理评估标准及参考资料

档案工作规范化管理评估标准及参考资料

2009-08-21 15:01:31| 分类：

4、规范化管理参 | 标签： |字号大中小 订阅.档案工作规范化管理评估标准及参考资料

一、规范化管理评估标准

（一）适应范围

１、本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级分类、评估办法和监督管理的要求。

２、本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。

（二）分类和等级

１、分类

档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关、企事业单位三种类型。

２、等级

档案工作规范化管理分为省特级、省一级、省二级。省二级是对申报单位档案工作的基本要求；省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求；省特级为本省最高等级，是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。

３、等级划分依据

①市州县国家综合档案馆规范化管理见表A.1（略）；机关档案工作规范化管理见表A.2；企事业单位档案工作规范化管理见表A.3。

②档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。满分为100分，每个大项内都有必须达到的项目。等级分数标准为：在必达项完成的基础上，省特级为95分以上（含95分）；

省一级为80—95分（含80分，不含95分）；省二级为60—80分（含60分，不含80分）。

（三）申报及评估 １、由申报单位自行申报，档案行政管理部门按评估权限组织评估组对申报单位进行评估。

２、评估组由5—7人组成，其中省级评估员不能少于2／3。

３、评估组通过听、看、议、评等工作程序后应形成评估结论，并向申报单位反馈。评估结论必须要有全体评估组成员签名，是省级评估员的要注明。

４、档案行政管理部门要根据管理权限及评估组的评估结论，签署评估意见。

5、市档案局负责县直机关、企事业单位省特级的评估组织工作，县档案局负责辖区内县直机关、企事业单位省一级、省二级的评估组织工作。

6、档案工作规范化管理等级一般三～五年复查一次，等级不搞终身制，由认定机关负责监督检查。对不符合标准的单位限期改正，到期仍无改善的，降级或收回证书。没有获得最高等级的单位，经过一年的完善和提高后，可继续申请晋级。

（四）规范化管理评估标准具体内容

1、组织管理（20分）。包括管理体制、队伍建设、履行职责情况等。要求成立以分管领导为组长，各组室负责人参与的档案工作领导小组，把档案工作列入单位工作计划，并保证所需经费；把档案工作纳入分管档案工作的领导和档案员的岗位责任制。设置档案管理机构或部门，档案人员有大专以上学历或中级以上职称，建立并落实归档、保管、保密、利用、安全保卫等档案工作制度，熟练操作计算机，经过档案业务培训。其中：档案工作坚持集中统一管理原则，按规定向同级现行文件服务中心报送现行文件资料为省一级、省特级、必达项目。

2、保管保护条件（20分）。包括档案用房、装具设备两项。库房要符合档案保护要求，能满足15年左右存放档案的需要，有足够数量的装具，配备计算机、照相机、光盘刻录机、扫描仪、防磁柜、消毒柜、去湿机等设备。其中：省一级、省特级要求档案库房、办公室、阅览室三分开，并安装使用空调、去湿机及温湿度自控系统、消毒柜。

3、基础业务工作（35分）。包括归档工作、整理与编目、保管与移交、鉴定与统计等档案数字化等项。要求归档文件完整、准确、及时，近三年归档率达100%，档案制成材料、字迹材料符合档案保管要求，档案分类科学、装订规范、排列有序，编目、编号系统规范，各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，成立鉴定小组，建立全宗卷、档案管理情况统计台帐，按规定办理好档案交接手续，档案信息化与本单位自动化同步规划建设。省一级、省特级要求对纸质档案进行数字化处理，建立案卷和文件目录数据库。

4、开发利用（25分）。包括档案查阅、档案编研两部分。要求编制《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等档案检索工具，档案员熟悉所管范围及相关业务，调卷迅速、准确，查全率、查准率达98%，要编写好本单位组织机构沿革、基础数字汇编、大事记等编研资料，有条件的要开辟展览室（或陈列室）。

二、规范化管理上等级参考资料

（一）规范化管理上等级文件汇编所需资料：

（1）申请评审验收省特级档案室的报告；

（2）档案工作规范化管理自评记分表；

（3）档案工作情况汇报；

（4）关于成立档案工作领导小组的通知；

（5）关于成立档案鉴定、销毁小组的通知；

（6）档案管理网络图；

（7）档案分类方案；

（8）档案室示意图；

（9）室藏档案存放示意图；

（10）文件材料归档范围、保管期限表；

（11）档案目录号设置；

（12）单位简介；

（13）全宗介绍；

（14）组织沿革；

（15）大事记；

（16）归档文件整理说明；

（17）荣誉档案统计表；

（18）基础数字汇编；

（19）专题简介；

（20）档案管理办法；

（21）档案利用实例；

（22）档案管理规章制度.（二）规范化管理上等级辅助资料

1）检索工具目录。如

v 1、1975--1990年移交文书档案案卷目录（2本）

v 2、1986--1990年文书档案短期卷案卷目录（1本）

v 3、1991--2000年文书档案案卷目录（1本）

v 4、1990--2000年文书档案全引目录（永久、长期各4套）

v 5、2001--2007年文书档案归档文件目录(永久、长期各四套）

v 6、1975--2007年会计档案凭证案卷目录（3本）

v7、1975--2007 会计档案帐簿案卷目录（1本）

v 8、1975--2007 会计档案财务报告案卷目录（1本

v

9、设备档案案卷目录（1本）

v

10、照片档案全引目录（1本）

v

11、声像档案全引目录（1本）

v

12、电子档案案卷目录（1本）

v

13、实物档案案卷目录（1本）

v

14、xx业务档案案卷目录（2本）

v

15、基建档案案卷目录（一本）

v

16、图书资料目录(1本)

2、库房档案安全检查情况记录表

3、档案交接凭证

v

xx局办公室xx同志于2008年8月因XXXX工作变动，现移交以下档案：

v

1977年—2000年短期文书档案 X卷

v

1994年—2000年永、长文书档案

XX卷；

v

2001—2007年年永、长、短文书档案XX盒XX件。

v

会计档案XX卷，其中凭证XX卷，帐簿XX卷，报表XX卷；

v

设备档案XX卷；

v

照片档案X盒XX张；

v

录像档案X盒；

v

电子档案

X 张

v

实物档案 X 件

v

19xx年—2xxx年发文汇集xx册、全引目录xx册，2xxx-2xxx年归档文件目录x 册,各类编研材料、检索工具、台帐等。

移交人：XXX

接收人：XXX

监交人:xxx

2008年8月XX日

4、台

帐

目录

（1）档案工作统计台帐

（2）单位基本情况登记表

（3）档案接收移交登记薄

（4）

档案查阅登记簿（5）

档案借阅登记簿

（6）

档案利用效果登记簿

（7）库房温湿度记录

（8）人名索引

（9）文号索引

（10）专题目录

（11）档案销毁清册

5、印证 材 料 目 录

（1）本局学习宣传《档案法》、《湖南省档案管理条例》、《邵阳市档案管理办法》、《邵东县进一步加强新时期档案工作的意见》记录（复印件等）

（2）近三年全局工作计划及在局务会议上有关档案工作的汇报、部署

（3）近三年部门工作计划

（4）成立档案室、档案管理网络及调整的文件（包括鉴定小组）

（5）档案人员学历证书（XXX）

（6）上岗证书

（7）会议交流材料或发表档案学术文章、论文

（8）档案室使用设备清单等

（9）移交手续

第四篇：关于开展企业档案规范化管理评估工作

福建省档案局关于贯彻《企业档案工作规范》开展企业档案规范化管理评估工作的通知

各市、县（区）档案局，省直有关单位：

2009年，国家档案局颁布了档案行业标准《企业档案工作规范》（DA/T42）。《企业档案工作规范》是我国近60年企业档案工作实践的总结，是国家档案工作法规、方针要求的具体表现，也是在企业信息建设新形势下推进企业档案工作转型、升级的基础性要求。为更好地贯彻《企业档案工作规范》，进一步推动我省企业档案工作规范化、科学化建设，促进企业档案信息资源更好地为企业持续健康发展提供有效服务，我局决定开展企业档案规范化管理评估工作。现将有关事项通知如下：

一、企业档案规范化管理评估的申报

（一）企业档案规范化管理评估是对企业档案管理状况进行评估、认可其规范化管理水平的一项工作,适用于我省各级各类企业单位，并以自愿申报为原则。

（二）省属企业及其下属单位、在闽中央企业及其下属单位直接向省档案局申报，由省档案局组织评估工作。省档案局可根据具体情况委托属地的设区市档案局组织评估工作。

（三）各市、县（区）所属企业向所在设区市档案局申报，由各设区市档案局组织评估工作，并将评估材料报省档案局备案，省档案局根据情况进行抽查。

（四）企业单位（法人）应在评估前向评估组织单位提交申

请报告和自检评分表。申请报告的主要内容包括：企业概况及企业档案管理概况；开展档案规范化管理工作的措施、效果；存在的不足及解决措施；档案规范化管理工作自检评价。

二、企业档案规范化管理评估的方法及结果

（一）企业档案规范化管理评估采用百分制计分办法，并依据《企业档案规范化管理评估指标体系》（附件1）进行。

（二）评估工作由档案行政管理部门组织的评估小组（一般3人以上）具体负责，通过听取汇报、现场察考、对照检查、逐项评分、综合评议、反馈意见等步骤，并形成《企业档案规范化管理评估意见书》（附件2）。

（三）评估结果得分达70-84分，授予“企业档案规范化管理合格单位”称号，得分达85分以上，授予“企业档案规范化管理优秀单位”称号。“合格”档次是对我省企业档案管理的基本要求，国有企业及国有控股企业应至少达到“合格”档次。

（四）省档案局统一评估结果的证书或牌匾的规格，由组织评估的档案行政管理部门负责制发。企业档案规范化管理评估结果有效期为五年。

三、其他事项

（一）企业档案达到规范化要求的，按《档案法》的相关规定，当地人民政府可对企业给予奖励；企业可对相关档案工作人员及其负责人等给予奖励。

（二）有下列情况之一的，不进行企业档案规范化管理评估：

1.各种门类、载体的档案未能实现统一管理；

2.有未经整理的积存零散文件；

3.近五年档案有出现失、泄密或火灾、水淹等事故。

（三）福建省档案局1996年5月22日印发的《福建省企业档案管理考核办法》同时废止。

附件 1.企业档案规范化管理评估指标体系

2.企业档案规范化管理评估意见书

第五篇：档案工作规范化管理评估标准及参考资料

档案工作规范化管理评估标准及参考资料2009-08-21 15:01:31|分类：

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一、规范化管理评估标准

（一）适应范围

１、本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级分类、评估办法和监督管理的要求。

２、本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。

（二）分类和等级

１、分类

档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关、企事业单位三种类型。

２、等级

档案工作规范化管理分为省特级、省一级、省二级。省二级是对申报单位档案工作的基本要求；省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求；省特级为本省最高等级，是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。

３、等级划分依据

①市州县国家综合档案馆规范化管理见表A.1（略）；机关档案工作规范化管理见表A.2；企事业单位档案工作规范化管理见表A.3。

②档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。满分为100分，每个大项内都有必须达到的项目。等级分数标准为：在必达项完成的基础上，省特级为95分以上（含95分）；

省一级为80—95分（含80分，不含95分）；省二级为60—80分（含60分，不含80分）。

（三）申报及评估

１、由申报单位自行申报，档案行政管理部门按评估权限组织评估组对申报单位进行评估。

２、评估组由5—7人组成，其中省级评估员不能少于2／3。

３、评估组通过听、看、议、评等工作程序后应形成评估结论，并向申报单位反馈。评估结论必须要有全体评估组成员签名，是省级评估员的要注明。

４、档案行政管理部门要根据管理权限及评估组的评估结论，签署评估意见。

5、市档案局负责县直机关、企事业单位省特级的评估组织工作，县档案局负责辖区内县直机关、企事业单位省一级、省二级的评估组织工作。

6、档案工作规范化管理等级一般三～五年复查一次，等级不搞终身制，由认定机关负责监督检查。对不符合标准的单位限期改正，到期仍无改善的，降级或收回证书。没有获得最高等级的单位，经过一年的完善和提高后，可继续申请晋级。

（四）规范化管理评估标准具体内容

1、组织管理（20分）。包括管理体制、队伍建设、履行职责情况等。要求成立以分管领导为组长，各组室负责人参与的档案工作领导小组，把档案工作列入单位工作计划，并保证所需经费；把档案工作纳入分管档案工作的领导和档案员的岗位责任制。设置档案管理机构或部门，档案人员有大专以上学历或中级以上职称，建立并落实归档、保管、保密、利用、安全保卫等档案工作制度，熟练操作计算机，经过档案业务培训。其中：档案工作坚持集中统一管理原则，按规定向同级现行文件服务中心报送现行文件资料为省一级、省特级、必达项目。

2、保管保护条件（20分）。包括档案用房、装具设备两项。库房要符合档案保护要求，能满足15年左右存放档案的需要，有足够数量的装具，配备计算机、照相机、光盘刻录机、扫描仪、防磁柜、消毒柜、去湿机等设备。其中：省一级、省特级要求档案库房、办公室、阅览室三分开，并安装使用空调、去湿机及温湿度自控系统、消毒柜。

3、基础业务工作（35分）。包括归档工作、整理与编目、保管与移交、鉴定与统计等档案数字化等项。要求归档文件完整、准确、及时，近三年归档率达100%，档案制成材料、字迹材料符合档案保管要求，档案分类科学、装订规范、排列有序，编目、编号系统规范，各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，成立鉴定小组，建立全宗卷、档案管理情况统计台帐，按规定办理好档案交接手续，档案信息化与本单位自动化同步规划建设。省一级、省特级要求对纸质档案进行数字化处理，建立案卷和文件目录数据库。

4、开发利用（25分）。包括档案查阅、档案编研两部分。要求编制《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等档案检索工具，档案员熟悉所管范围及相关业务，调卷迅速、准确，查全率、查准率达98%，要编写好本单位组织机构沿革、基础数字汇编、大事记等编研资料，有条件的要开辟展览室（或陈列室）。

二、规范化管理上等级参考资料

（一）规范化管理上等级文件汇编所需资料：

（1）申请评审验收省特级档案室的报告；

（2）档案工作规范化管理自评记分表；

（3）档案工作情况汇报；

（4）关于成立档案工作领导小组的通知；

（5）关于成立档案鉴定、销毁小组的通知；

（6）档案管理网络图；

（7）档案分类方案；

（8）档案室示意图；

（9）室藏档案存放示意图；

（10）文件材料归档范围、保管期限表；

（11）档案目录号设置；

（12）单位简介；

（13）全宗介绍；

（14）组织沿革；

（15）大事记；

（16）归档文件整理说明；

（17）荣誉档案统计表；

（18）基础数字汇编；

（19）专题简介；

（20）档案管理办法；

（21）档案利用实例；

（22）档案管理规章制度.（二）规范化管理上等级辅助资料

1）检索工具目录。如

v1、1975--1990年移交文书档案案卷目录（2本）

v2、1986--1990年文书档案短期卷案卷目录（1本）

v3、1991--2000年文书档案案卷目录（1本）

v4、1990--2000年文书档案全引目录（永久、长期各4套）

v5、2001--2007年文书档案归档文件目录(永久、长期各四套）

v6、1975--2007年会计档案凭证案卷目录（3本）

v7、1975--2007 会计档案帐簿案卷目录（1本）

v8、1975--2007 会计档案财务报告案卷目录（1本

v9、设备档案案卷目录（1本）

v10、照片档案全引目录（1本）

v11、声像档案全引目录（1本）

v12、电子档案案卷目录（1本）

v13、实物档案案卷目录（1本）

v14、xx业务档案案卷目录（2本）

v15、基建档案案卷目录（一本）

v16、图书资料目录(1本)

2、库房档案安全检查情况记录表

3、档案交接凭证

vxx局办公室xx同志于2008年8月因XXXX工作变动，现移交以下档案：

v1977年—2000年短期文书档案 X卷

v1994年—2000年永、长文书档案XX卷；

v2001—2007年年永、长、短文书档案XX盒XX件。

v会计档案XX卷，其中凭证XX卷，帐簿XX卷，报表XX卷；

v设备档案XX卷；

v照片档案X盒XX张；

v录像档案X盒；

v电子档案X 张

v实物档案 X 件

v19xx年—2xxx年发文汇集xx册、全引目录xx册，2xxx-2xxx年归档文件目录x 册,各类编研材料、检索工具、台帐等。

移交人：XXX

接收人：XXX

监交人:xxx

2008年8月XX日

4、台帐目录

（1）档案工作统计台帐

（2）单位基本情况登记表

（3）档案接收移交登记薄

（4）档案查阅登记簿

（5）档案借阅登记簿

（6）档案利用效果登记簿

（7）库房温湿度记录

（8）人名索引

（9）文号索引

（10）专题目录

（11）档案销毁清册

5、印证 材 料 目 录

（1）本局学习宣传《档案法》、《湖南省档案管理条例》、《邵阳市档案管理办法》、《邵东县进一步加强新时期档案工作的意见》记录（复印件等）

（2）近三年全局工作计划及在局务会议上有关档案工作的汇报、部署

（3）近三年部门工作计划

（4）成立档案室、档案管理网络及调整的文件（包括鉴定小组）

（5）档案人员学历证书（XXX）

（6）上岗证书

（7）会议交流材料或发表档案学术文章、论文

（8）档案室使用设备清单等

（9）移交手续