司法所工作档案规范化管理规定

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第一篇:司法所工作档案规范化管理规定

司法所工作档案规范化管理规定

基层司法所的工作台帐是司法所工作的真实历史记录,是工作的基础,是提高工作效率和工作质量的必备条件。为推动基层司法行政工作健康发展,使工作台帐进一步规范,特制定如下规定。

一、日常工作台帐

(一)司法所要建立健全日记制度。即各司法所必须坚持每天记录应当完成和将要完成的工作任务以及一些工作思路(见附件一《工作日志》)。

(二)司法所要建立健全学习制度,包括政治学习和业务学习,且每星期不少于1次记录。政治学习主要是针对党支部、党小组以及党员参加支部和小组的活动和理论学习且应做相关记录。(见附件二《政治业务学习记录本》)。

业务学习主要是针对司法所九项业务工作的专业知识方面的学习,同时包括司法助理员个人自学以及参加各级司法行政系统的培训学习,并应做相关笔记。

(三)司法所要建立日常业务工作总结制度。即通过省基层工作平台报送月报表、半年报表和全年统计报表(必须留存纸质报表)。及时撰写和报送年度工作计划、要点、措施以及半年、全年工作总结,且内容全面、数据准确、分析合理并应留存档案。

二、业务档案

(一)人民调解工作台帐

人民调解工作台帐的规范为进一步规范调解工作在实际操作中起到了积极作用。它包含组织机构、接待工作、矛盾纠纷的排查、调解工作程序、完善规范的调解卷宗和有关政策、法律、法规及规章制度等,调解信息(市局与《安徽市场报》联合推出的“司法传真”栏目信息)的收集整理也应纳入台帐的记录内容。其基本要求是:基本内容统一,整理装订统一;要做到人民调解的日常工作与台帐中所制定的相关制度保持统一,即所制定的相关工作制度都要有原始材料来反映。具体包括以下几点:

1、组织机构建设方面,应有:⑴目录;⑵成立或调整乡镇(街道)人民调解委员会的文件(结合本辖区的实际情况选定组成人员,落款加盖印章);⑶本辖区的人民调解组织建设网络图;⑷成立或调整××村(居)人民调解委员会的文件或材料(落款加盖印章)。

2、工作制度和流程方面,可参照《人民调解工作若干规定》和《安徽省人民调解条例》,具体应有:

⑴人民调解委员会任务、人民调解员以及纠纷当事人的权利和义务;⑵人民调解工作的各项制度,如:受理、调解、协议的制定及履行制度、回访和司法所对人民调解委员会的指导和监督等制度; ⑶人民调解工作程序:(见附件三)⑷人民调解工作流程:①当事人主动申请的:纠纷当事人申请→人民调解委员会受理→登记→调查取证→调解→制作调解协议书→回访;②人民调解委员会主动调解的:调解委员会主动介入(但当事人表示异议的除外)→登记→调查取证→调解→制作调解协议书→回访。

3、人民调解文书格式可参照皖司通[2003]14号《关于印发人民调解文书格式》的通知,人民调解委员会调解解决的民间纠纷,应当制作调解协议书(见附件四);对于简易纠纷,不制作书面调解协议的,只需填写“民间纠纷受理调解登记表”(附件五)即可[或填写“调解纠纷登记簿”也可],不必再填写其他调解文书,所有调解委员会受理的纠纷都要填写“民间纠纷受理调解登记表”。调解卷宗应有:⑴卷宗:是将一起纠纷的所有文书立卷归档时所加的封面。其中“卷宗类别”栏按民间纠纷内容的分类,如婚姻、邻里、赔偿等填写。“卷名”指所调解的具体纠纷。⑵目录:标明卷宗内的材料顺序。⑶调解申请书:是当事人向人民调解委员会提交的要求调解其纠纷的书面申请。其中“当事人”栏应详细填写当事人的姓名、性别、年龄、民族、职业、单位或住址,当事人是法人及社会组织的,应当详细填写法人或社会组织的名称、地址、法定代表人姓名、职务。可由申请人本人填写,也可由他人代写,由申请人签名后提交人民调解委员会。⑷民间纠纷受理调解登记表:是人民调解委员会受理、调解的民间纠纷的简要记载。其中“纠纷类别”栏按民间肌肤恩内容的分类,如婚姻、邻里、赔偿等填写。“编号”栏按民间纠纷受理时间顺序依次填写“NO×号”。人民调解委员会应当根据具体情况,分别选择“达成协议”、“调解不成”、“不受理”栏目,填入适当内容。⑸调查笔录:是人民调解委员会向有关人员访问了解纠纷情况所做的文字记录。其中“事由”栏系指为哪一项纠纷而做的调查。“参加人”栏指调查时在场的其他人员,不包括调查人、被调查人好记录人。“被调查人”栏应填写被调查人姓名、性别、年龄、单位或住址。调查笔录经被调查人校阅或向被调查人宣读后,由被调查人、调查人和记录人签名。⑹调解笔录:是人民调解委员会对当事人进行说服教育、疏导规劝,促使当事人达成协议的过程的文字记录。其中“参加人”栏指接受人民调解委员会邀请、协助开展调解工作的人员。调解笔录应客观、真实、整洁、简练。⑺人民调解协议书:是在人民调解委员会主持下,纠纷当事人依照国家的法律、法规、规章、政策和社会主义道德,在查清事实、分清责任的基础上,通过平等协调、互谅互让,对纠纷的解决自愿达成一致意见的意思表示。其中“编号”栏按人民调解协议书制作先后顺序填写(“×年(调)字第×号”)“当事人栏”应列明纠纷的全部当事人,并按括号内要求事项详细填写。“纠纷简要情况”栏应记明纠纷简要事实,争议事项及双方责任。“协议”栏应载明各当事人的权利义务。“调解协议书”必须由纠纷各当事人签名或盖章,调解主持人签名,加盖人民调解委员会印章,并明确填写日期。⑻回访记录:是人民调解委员会对达成调解协议的纠纷当事人进行回访,了解协议履行情况及其他有关情况的文字记录。其中“回访情况“栏可包括当事人对调解工作的意见、要求,协议的履行情况,协议履行发生争议向人民法院起诉及人民法院判决结果,有无错误调解及激化迹象,采取的措施等。

各人民调解委员会对调解成功或调解不成的民间纠纷原则上应在该纠纷调结后的一个月内立卷归档,对于简易纠纷,只填写“民间纠纷受理调解登记表”,不使用其他文书,但应将该纠纷登记表复制一份,立卷归档。其中《民间纠纷受理调解登记表》应单独装订,每年一册。

4、各乡镇(街道)的村(居)调解委员会应填报《排查纠纷登记表》(见附件六),并于每月5日前报其所属的乡镇(街道)人民调解委员会收集汇总后填写登记表并以月为单位整理归档。

(二)、矛盾纠纷排查调处工作台帐

司法所应当建立健全以其为依托的矛盾纠纷排查调处工作台帐,具体包括以下几点:

1、组织机构建设方面,应有:⑴成立或调整××乡镇(街道)矛盾纠纷排查调处工作领导小组的文件或材料;⑵各村(居)矛盾纠纷排查调处信息员的名单和简明登记表。

2、工作制度方面,司法所应当结合本辖区实际,制定《实施方案》,并研究制定相关工作制度,包括月例会制度、预测预报制度、排查制度、归口管理制度、受理登记制度、信息报送制度、分流制度、联调移送制度、分级调处反馈制度、督查督办制度、首问负责制度、责任追究制度、考核奖惩制度以及领导值班接待制度等相关规章制度。

3、工作流程:接待受理→分流处理→调查核实→组织调解→签订协议→结案归档→跟踪回访。

4、工作档案管理:矛盾纠纷排查调处工作档案应包含以下几点:

⑴调解网络组成人员名册;

⑵例会记录本(即附件二);

⑶矛盾纠纷受理、分流、调处情况登记簿(单);

⑷矛盾纠纷调解的卷宗;

⑸其他相关材料。

(三)、社区矫正工作档案

社区矫正是刑罚执行的方式之一,其工作台帐和矫正对象卷宗记载是社区矫正开展情况的直接体现,也是司法所的一项基础性工作。工作档案的完备与否是衡量社区矫正工作规范与否的重要指标之一。它主要包括日常工作台帐和矫正对象卷宗档案。具体内容如下:

1、工作台帐:

⑴社区矫正工作队伍人员名录和联系方式;

⑵社区矫正对象花名册;

⑶社区矫正工作制度;

⑷社区矫正工作计划、总结;

⑸学习培训、工作例会、重要活动记录;

⑹其他需要存档的材料。

2、矫正对象卷宗档案:矫正对象卷宗档案统一使用A4纸,要有封皮、目录,内容包括:

⑴确定其为社区矫正对象及其矫正期限的法律文书(判决书、裁定书、准予监外执行通知书、假释释放证明书、执行通知书等);

⑵社区矫正责令书、矫正对象接受社区矫正保证书;

⑶社区矫正宣告书、志愿者帮教协议书、社区矫正监督协议书、公益劳动协议书;

⑷社区矫正对象基本情况登记簿(含矫正方案及措施);

⑸社区矫正对象情况综合记载簿(日常矫正工作记录、奖惩、请销假、迁居等);

⑹社区矫正对象等级评定材料;

⑺社区矫正对象期满鉴定解矫材料;

⑻其它存档的材料;

⑼社区矫正期满宣告书(或矫正终止相关材料。

(四)、安臵帮教工作台帐

安臵帮教工作具有动态管理的特性,只有及时掌握列管对象的变化情况,才能做到底数清、情况明。因此,在省安臵帮教工作领导小组设立全省性的安臵帮教管理系统的基础上,做到乡镇(街道)设臵组织机构类、工作业务类、帮教对象类三种台帐,具体如下:

1、组织机构类,应有:⑴三级(县区、乡镇街道、村居)安臵帮教网络建立健全的文件或材料;⑵帮教小组或帮教工作人员(包括志愿者)花名册。

2、工作业务类,司法所应做到:

⑴每月释放人员,在接到县区司法局或直接收到的书面通知后,应当登记造册并在3日内通知村(居)委会及家属;⑵五年内刑满释放和3年内解除劳教人员花名册(花名册包括姓名、性别、年龄、学历、住址、去向、表现等基本情况);⑶安臵帮教工作志愿者花名册(包括姓名、性别、年龄、学历、住址、工作单位等基本情况);⑷对于那些改造表现不好的,有可能重新危害社会的刑解人员,特别是青少年,实行重点帮教;⑸有关的统计报表;⑹召集成员单位召开会议并记录(即附件二);⑺安臵帮教工作各项制度或措施落实到位;⑻安臵帮教工作流程(具体见附件七):收到县区司法局通知书→登记造册→3日内通知所在村(居)委会及家属→刑释解教人员出监(所)10日内到司法所报到→登记造册→建立档案→定期见面和谈话,开展帮教活动。

对于未到原户籍所在地司法所报到的刑释解教人员或未回原户籍所在地居住的刑释解教人员,应向县区司法局和公安局报告并互相通报。

3、帮教对象类,就是安臵帮教一人一档工作台帐。具体依次如下:

⑴卷宗(封面):起止时间指帮教工作的起止时间。对于重点对象需在“备注”栏中注明;

⑵一般对象:①目录;②《刑满释放或解除劳教通知书》和《罪犯出监(所)鉴定表》;③刑释解教人员简明情况登记表;④司法所帮教通知书(见附件八);⑤帮教协议书,需三份;(见附件九);⑥至少两个月一次帮教小组成员的谈话记录和帮教活动记录;⑦其他与帮教安臵刑释解教人员有关的记录。

⑶重点对象:①目录;②《刑满释放或解除劳教通知书》和《罪犯出监(所)鉴定表》;③刑释解教人员简明情况登记表;④针对刑释解教人员的特点、家庭情况等特性制定的具体帮教措施;⑤司法所帮教通知书(见附件九);⑥帮教协议书,需三份;(见附件十);⑦至少1个月两次帮教小组成员的谈话记录和帮教活动记录;⑧其他与帮教安臵刑释解教人员有关的记录。

(五)、法律服务工作档案

基层法律服务的业务档案是法律服务所在办理各项法律事务活动中形成并归档的具有查考利用价值的文件资料,是基层法律服务工作的真实记录。具体如下(可参考司发[1991]054号文件):

1、当前全省全面启动了律师进社区进乡村法律服务团工作,要求基层司法所进行协调、配合相关工作,司法所应建立《律师进社区进乡村活动登记表》(见附件十)。

2、乡镇法律服务所业务档案,应当根据法律服务所的业务范围和承办的各项法律事务的不同类别,分别立卷、归档和保管。

3、担任法律顾问的业务材料要做到每单位一卷:代理民事、经济、行政诉讼,办理非诉讼法律事务,调解纠纷的业务材料要做到一案一卷,解答法律咨询,代写法律文书的业务材料要做到定期分类装订成册,按年度立卷;其他业务的具有查考利用价值的文件材料可以根据实际需要,定期分类装订成卷。

4、卷宗内容主要包括:⑴受理承办的各种手续;⑵具体承办业务过程中形成的各种具有查考利用价值的文书、笔录及其他文字、图表、声像资料;⑶承办结果;⑷收费凭证的其他有关材料。

5、案卷材料的排列顺序,应当按照承办各项法律事务的客观进程和材料形成的先后顺序及其类别编排。

6、基层法律服务所业务(民事诉讼)卷宗内容依次排列包括:

⑴卷内目录;⑵委托代理合同;⑶授权委托书;⑷公函;⑸当事人身份证明;⑹起诉状或答辩状;⑺各种证据目录或清单;⑻相关证据材料;⑼调查笔录及其他相关笔录等;⑽出庭通知书;⑾代理词;⑿庭审笔录;⒀判决书、调解书或决定书、裁定书等;⒁收款凭据;⒂结案报告;⒃附件及其他需要说明的情况。

7、基层法律服务所的行政诉讼、非诉讼业务卷宗材料的装订参照第六项的排列顺序。

8、承办人应当在办结法律事务后一个月内完成立卷工作。

9、基层法律服务所业务档案的保管期分为短期和长期两种。短期为10年,长期为20年,对具有长远查考利用价值和凭证作用的档案,可以永久保管。

10、法律援助工作档案。司法所要建立乡镇(街道)法律援助中心工作站,规范法律援助案件档案的立卷归档工作。法律援助案件档案包括:法律援助案件申请审批档案和承办档案,具体如下:

⑴申请审批档案和承办档案由承办人员所在机构整理保存。

⑵法律援助案件申请审批档案卷内文件材料应有:①人民法院指定辩护函或当事人法律援助申请表;②当事人身份(户籍)证明;③经济状况证明;④案件审批表;⑤送达回证。

⑶法律服务所自己承办的或接受县(区)法律援助中心指派的法律援助案件的档案卷内文件材料应有:

民事案件:①指派通知书;②授权委托书;③法律援助协议;④起诉书(上诉状、申诉状);⑤证据材料;⑥庭审笔录;⑦代理词;⑧判决书(裁定书、调解书);⑨结案报告表。

行政案件:参照民事案件。

非诉讼类:①指派通知书;②授权委托书;③证据材料;④调解协议书或调查结论;⑤结案报告表。

(七)、信息化建设

加强信息化建设是实现“司法为民”要求的重要措施,是有效利用、节省司法资源的重要方法,是提高政法系统工作质量和效率的重要手段。因而,在信息化建设过程中,搭建高效的计算机网络系统平台自然成为了实现实体化政法系统信息管理、优化基层司法信息资源的重要基础平台。作为基层司法所,应做到以下几点:

1、接入政法网,建立网页;基层工作管理、安臵帮教信息管理等业务管理系统应用水平较高。

2、制定《××司法所计算机信息管理制度》并且上墙(包括保密管理、系统管理、信息发布管理等相关内容,具体可参阅“合肥市司法行政综合信息网”中的“规章制度”和“保密工作”栏目内容)。

3、信息发布实行归口管理,责任到人。

4、司法所网页信息每月更新30条,省厅基层工作平台每月信息和图片报送8条以上,省厅安臵帮教网页信息和图片发布每月4条以上。

(八)、所有业务档案收集整理的基本要求

1、卷宗装订要求:各类业务案卷的装订一律要加封面、封底,按规定的项目填写封面、卷内目录并编写页码,卷面规格为A4纸张,装订一律用线绳,并在装订线活结处贴上封签。

2、业务档案的管理人员要将承办人移交的档案进行归档并存放至档案室(柜),不得私自保管。

3、档案管理人员应定期对档案进行严格检查,对符合立卷要求的予以接收,对不符合立卷要求的退回承办人重新整理装订。

4、业务档案材料每年归档一次,由档案管理人员负责收集、归纳和整理。

5、人民调解和法律服务、法律援助业务档案以件为单位归档,按类别编号,保管期限一般为10年。安臵帮教和社区矫正业务档案一人一档,保管期限应为永久,不得随意销毁档案。

6、县区司法局应加强对所属司法所工作台帐的指导和督查,每半年检查一次,发现问题及时督促改进。市局将不定期对基层司法所进行检查,以便逐步规范全市司法所工作台帐,使工作更加规范、有序。

第二篇:DB43T263-2005:档案工作规范化管理

DB43T263-2005:档案工作规范化管理

档案工作规范化管理湖南省地方标准DB43/T263-2005(省质量技术监督局发布 2005年8月1日施行)1范围本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级、评估办法和监督管理的要求。本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。2分类和等级2.1分类档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关和企事业单位三种类型。2.2等级档案工作规范化管理分为省特级、省一级、省二级。省二级是对申报单位档案工作的基本要求;省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求;省特级为本省最高等级,是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。2.3等级划分依据2.3.1市州县国家综合档案馆规范化管理见表A.1;机关档案工作规范化管理见表A.2;企事业档案工作规范化管理见表A.3。2.3.2档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。满分100分,每个大项内都有必须达到的项目。等级分数标准为:在必达项完成的基础上,省特级为95分以上(含95分);省一级为80-95分(含80分,不含95分);省二级为60-80分(含60分,不含80分)。3 等级划分依据等级认定坚持自愿申报,坚持标准,公正评估,实事求是的原则。4申报程序4.1根据市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则(见表A.1、表A.2、表A3.)逐项对照自检,自检合格后,再提出相应的申报等级。自检时,各单位可请专家或省级评估员进行业务指导或咨询。4.2申报单位按其隶属关系向当地档案行政管理部门或上级主管部门提出申请。省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位直接向省档案局申请。4.3单位在提出申请时,准备如下申报材料:4.3.1档案工作规范化管理评估申报函,并填写《档案工作规范化管理评估申报表》(见附录B.1);4.3.2自检报告,对照市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则进行自我评价,并说明扣分原因;4.3.3自检评分表。5评估组织5.1档案行政管理部门要按评估权限组织评估对申报单位进行评估。5.2评估组由5-7人组成,其中省级评估员不能少于2/3。5.3评估前,评估组必须仔细研究申报材料,再对照逐项查实。5.4评估组通过听、看、议、评等工作程序后应形成评估结论,并向申报单位反馈。评估结论必须要有全体评估组成员签名,是省级评估员的要注明。5.5档案行政管理部门要根据管理权限及评估组的评估结论,签署评估意见。6等级管理6.1档案工作规范化管理评估工作在省档案局的统一组织协调下,由县级以上档案行政管理部门分级负责组织进行。6.2评估工作可以委托代评。被委托单位收到委托函后负责组织评估工作,并向委托单位报告评估结果。6.3省档案局负责省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位各个等级、市州直机关和企事业单位特级和市州、县(市、区)国家综合档案馆省特级、省一级的评估组织工作。6.4市、州档案局负责市州直机关、企事业单位省一级、省二级、国家综合档案馆省二级及县(市、区)直机关、企事业单位省特级的评估组织工作。6.5县(市、区)档案局负责辖区内县(市、区)直机关、企事业单位省一级、省二级的评估组织工作。6.6市、州档案局应在12月底前将本辖区内各等级评估结果上报省档案局,由省档案局统一发文通报表彰。通报是各单位及其档案工作评先的依据之一,也是档案工作者评聘专业技术职务依据之一。6.7等级牌由省档案局统一制作。7监督管理7.1档案工作规范化管理等级一般三~五年复查一次,等级不搞终身制,由认定机关负责监督检查。对不符合标准的单位限期改正,到期仍无改善的,降级或收回证书。没有获得最高等级的单位,经过一年的完善和提高后,可继续申请晋级。7.2省级评估员是参加我省档案工作规范化管理评估的资质。省级评估员的聘任条件:7.2.1能够正确理解并执行国家和省关于档案工作的方针、政策;7.2.2 具有中级(或相当中级)以上专业技术职务并熟悉档案工作;7.2.3能够熟练掌握本标准,工作认真负责。7.3 省级评估员由市、州档案局负责推荐,省档案局审核聘任,省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位人员直接报省档案局审核聘任。任期五年,到期可续聘。退休、辞职或调离的被聘人员视为自动解聘(省级评估员推荐表见附录C表C.1)7.4省级评估员的职责:7.4.1对档案工作规范化管理工作进行业务指导和提供咨询;7.4.2参加规范化管理评估和复查工作;7.4.3及时向认定机关反映档案工作规范化管理工作中的情况和问题。7.5省级评估员如有下列情况之一时,取消其评估员资格:7.5.1不认真履行职责,不遵守职业道德者;7.5.2滥用职权,徇私舞弊,为个人谋取私利者;7.5.3 违法、违规、违纪者。

附录A(规范性附录)表A.1~表A.3 给出了条款表述中档案工作规范化管理的等级划分依据。表A.1市州县国家综合档案馆规范化管理评估内容及评分细则表A.1 市州县国家综合档案馆规范化管理评估内容及评分细则项目标准分内

容分值内容解释与评分细则自评分评估分备注一行政管理221、组织领导10(1)档案馆事业列入本地区国民经济和社会发展计划(2分);(2)档案信息化建设纳入政府信息化建设规划(2分);(3)档案馆建设作为创建文明城市的考核指标(2分);(4)当地党委、政府明确了分管档案工作的领导,并为档案馆解决重要问题(2分);(5)档案馆内部机构健全,能满足其工作需要(1分);(6)建立并严格执行了档案收集、保管、整理、编目、保密、利用、统计、鉴定、安全保卫和网站管理等各项规章制度(1分),缺一项不计分。

2、事业经费5(1)档案馆事业经费列入当地政府财政预算,并逐年增加(2分);(2)档案馆人员的保健津贴得到落实(1分);(3)档案、资料的保管保护费与抢救费年均有2元/卷(册)(2分)。

3、队伍建设5(1)按档案馆编制职数配齐,馆领导符合“四化”要求(1分);(2)全员具有大专以上文化(1分),受过档案专业知识培训(1分),50岁以下人员熟悉计算机操作(1分),未达此标准按比例扣分;(3)实行专业技术职务评聘制度的档案馆其档案专业技术职务的结构比例符合人事部门的要求(1分)。

4、科学研究2(1)有计划、有组织地开展科学研究(1分);(2)近三年内取得一项省级以上科研或学术研究成果(1分),获市县级奖计0.5分,未获奖的不记分。

二基础设施建设235、馆库建设14(1)馆库建设(包括新建、改建和扩建),符合《档案馆建筑设计规范》(6分);(2)现行文件服务中心、档案史料展览中心、爱国主义教育基地、多功能演示厅等功能性用房占馆舍面积的1/3(6分)*,未达到按比例扣分;

(3)各类用房能满足工作需要,包括接待室、查阅室、计算机房、复印室、裱糊室、消毒室(2分),缺少按比例扣分。

6、设施设备9(1)安装了符合统一规范要求的温湿度自控系统(2分)*;(2)使用了符合统一规范要求的密集架(2分);(3)有办公自动化、多媒体与档案数字化处理设备,主要包括计算机、复印机、照相机、摄像机、高速扫描仪、防磁柜、消毒柜、电视机、音响、功放等(5分),每少一种扣0.5 分。

三档案信息资源建设357、接收与征集5(1)接收:应接收的纸质档案和机读目录均已接收进馆(2分),无特殊原因滞后接收的,每少一个全宗扣0.1分,扣完2分为止;(2)征集:馆藏有历史档案、科技档案、专门档案、特色档案、重大活动(工程、科研、事件)档案,包括声像档案(3分)。

8、整理与编目7(1)馆藏档案已经过系统化、规范化整理,档案资料排放整齐有序,图示醒目(2分);(2)每个全宗有全宗卷或全宗卡片(1分),少1个扣0.1分,扣完1分为止;(3)编辑出版了《档案馆指南》(2分);(4)《案卷目录》、《卷内文件目录》等检索工具完整齐全、规范(2分)。

9、保管、鉴定与统计6(1)采取了“九防”措施,没有丢失、霉变档案(2分),发现一处不得分;(2)对破损、褪变档案抢救,申报省二级达60%,省一级达80%,省特级达90%(2分),未达到以上要求按比例扣分;(3)成立了档案鉴定工作组织,并按规定对已超过保管期限的档案进行了鉴定(1分);(4)建立了各种统计台帐,并按规定及时上报了统计数据(1分)。

10、局域网和网站建设6(1)馆建立了档案信息网站并有效管理(2分),内容不丰富、更新不及时酌情扣分(2)馆建立了局域网并与政务网联通(2分)*,未联通扣0.5分;(3)采用了符合统一规范要求的软件(2分)。

11、数据库建设11(1)目录数据库(5分):建立目录数据库,且录入馆藏档案全部案卷目录(3分),录入重要全宗卷内文件目录(2分),没完成按比例扣分;(2)全文数据库(4分):建立了现行文件全文数据库(2分),对重要全宗档案实现全文检索(2分);(3)多媒体数据库(2分):建立了重大活动多媒体数据库(2分)。

四开发利用2012、爱国主义教育基地5(1)被当地有关部门正式命名,并已挂牌(1分)*;(2)有展示馆藏精品或特色档案的陈列室(2分);(3)围绕党和政府的中心工作、重大纪念活动和社会需求,开展专题展览和专题讲座(2分)。

13、现行文件服务中心5(1)党委、政府发文授权档案馆开展现行文件服务,明确规定是政务信息公开场所(1分)*;(2)现行文件服务中心有牌子、有阵地、有专职人员管理,现行文件收集比较齐全(1分);(3)制定了现行文件移交办法,并落到实处(1分);(4)现行文件服务中心对外宣传影响大,效果好(1分);(5)按规定使用符合统一规范要求的软件在线接收文件(1分)。

14、查阅服务5(1)依法对应开放档案进行了鉴定,并公布了开放档案目录(3分),否则按比例扣分;(2)查阅服务热情周到(2分),有服务指南,调卷准确、手续便捷、利用效果好,否则,酌情扣分。

15、编研工作5(1)利用档案史料拍摄了电视片(2分);(2)利用网络、报刊、电台、电视台公布档案(1分);(3)档案史料编研(2分),包括正式出版和内部使用的。

注:标 * 项目表示省一级、省特级必达项

第三篇:档案工作规范化管理自查报告

档案工作规范化管理自查报告 5篇

档案工作规范化管理自查报告 1

我社档案管理工作近年来在区档案局的关心和指导下,加强了对档案管理工作的领导,进一步健全、完善了档案管理各项制度,购置了档案专用设施设备,及时开展了档案资料归档工作,积极开发档案信息资源,强力推进档案信息化建设。对照《省机关档案工作规范化管理自查标准》,逐项自查评分,获得83.5分,达到了档案工作规范化管理省三级标准要求,现将相关情况报告如下:

一、档案基本情况

(一)组织管理情况

一是成立了以分管办公室工作的副主任为组长,办公室主任为副组长,办公室及相关股室负责人为成员的档案工作领导小组,确定了一名兼职综合档案管理人员。二是完善了档案工作制度,制定了档案工作计划,将档案工作列入了领导议事日程,并将档案工作纳入有关人员目标考核内容,加大经费投入,保障档案工作经费逐年增加。三是加强档案业务培训,近年来我社派人多次参加省、市、区档案部门举办的业务培训,还多次邀请区档案局业务人员到我社机关对档案工作进行现场指导,为机关档案工作的规范化、标准化管理打下了坚实基础。

(二)设施设备情况

我社机关按照《机关档案业务建设规范》要求,设置了一间约16平方米的综合档案室,购置了档案柜、电脑、复印机、灭火器等档案设施设备,档案库房基本达到“八防”要求。

(三)业务建设情况

一是我社机关根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及《国家档案局8号令》要求,结合我社机关档案工作实际,分别制定了《档案室管理制度》、《档案管理规范》等制度和《档案分类方案》、《机关文件归档范围》及《文书档案保管期限表》。二是对20xx年前形成的文书档案按照《文书档案案卷格式》标准进行立卷整理归档;对20xx年以来形成的文书档案按照《归档文件整理规则》标准进行整理归档,并对其它门类和载体档案分别按照各门类档案规范要求进行整理归档,截至20xx年末,共形成档案211卷。

(四)档案信息化建设情况

我社机关在加强纸质档案管理的同时,加快推进档案信息化建设,配备专用电脑,使用档案部门统一规范的档案管理软件,对20xx—20xx形成的档案建立了目录数据库。

(五)档案开发利用情况

一是我机关积极完善档案利用制度,分别建立了档案查、借阅、利用效果等登记簿。二是编制文书档案《案卷目录》1本,《归档文件目录》31本等检索工具,为安全保管和快捷准确提供档案资料发挥了重要作用。

二、存在的问题

按照《省档案工作规范化管理办法》的要求,我社档案工作还存在以下方面的不足:一是《档案法》等法律法规的学习、宣传不够,干部职工的档案意识需要进一步加强;二是档案管理现代化水平还有一定差距,档案人员运用现代化手段管理档案的技能有待进一步提高。三是编研工作需进一步加强。

三、改进措施

一是要严格按照《省档案工作规范化管理办法》要求,加强对档案法律、法规的学习,不断提高干部职工档案意识和档案法制观念;二是要加强档案管理人员的业务培训,特别是加强计算机管理档案知识的学习,不断提高现代化管理档案水平。三是加快推进数字档案室建设,充分运用现代技术管理档案、查阅利用档案,确保档案检阅利用精准快速和实体档案安全。

档案工作规范化管理自查报告 2

为使我单位档案工作实现规范化管理,今年以来,我们把档案管理工作同其他工作一样,作为重点抓好抓实,同时纳入了目标管理,由主要领导挂帅,分管领导亲自抓,档案管理人员具体抓,各股室密切配合。首先是开展档案法律法规、档案知识的宣传教育,增强全体职工的档案意识;其次是搞好业务培训;再次是组织人员对当年和以前的一些零散文件、资料认真收集、整理。严格按照规范化标准抓好档案管理、基础设施建设、业务建设,使本单位的档案工作上了一个新台阶。最近,我们对照《xx省档案工作规范化管理办法》进行了自查,自查得分86分,现将情况报告于后,请予考评、验收。

一、档案管理

为适应档案工作发展的需要,首先落实了档案管理机构和人员。成立了综合档案室,由分管领导许军伦同志任组长,各股室负责同志为兼职档案员,并配备了政治可靠、具有大专文化、业务较强的专职档案员。二是抓目标管理。把档案工作纳入目标考核,与奖惩挂钩、逗硬兑现。三是抓制度建设。根据有关规定,结合档案工作的实际,我们制定了《档案管理制度》、《安全保密制度》、《归档文件整理制度》、《档案人员岗位责任制》、《档案资料借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》等,为我单位档案工作实现规范化管理打下了基础。四是严格档案案卷质量。在档案整理中,我们抽调工作踏实、业务熟悉的同志集中整理,并邀请区档案局的同志进行业务指导,力求收集齐全,分类准确、整理规范、确保案卷质量。

二、基础设施建设

根据《档案工作规范化管理办法》的要求,我们专门安排了1间18平方米的房间为综合档案室,做到了档案室、查阅室、管档人员办公室三分开,购买了2个档案柜,保证了档案资料的安全存放,配置了电脑一台、档案管理软件一套、空调一台、灭火器1具、干湿温度计一个、防虫药等。目前,整个档案室做到了设施设备齐全,达到了档案保管保护“八防”要求。

三、业务建设

为使我单位档案工作更加规范化,我们严格按照《归档文件整理规则》和《xx省档案工作规范化管理办法》实现了计算机管理档案,并全部进行了著录,同时,根据本单位档案工作实际情况,制定了各项业务规章制度,如《分类大纲》、《归档不归档范围》、《保管期限表》等一律报送区档案局审批,并认真对照执行。使文件的归档率达98%以上,准确率达99%以上。本单位结构合理,案卷质量符合规范。

四、档案信息的开发与利用

档案管理最终目的是利用。近年来,我们在搞好档案管理的同时,积极搞好档案的开发与利用工作,为领导的正确决策、办公室和部门工作提供了大量的档案资料,档案的查全率、查准率达95%和98%以上。同时,我们还变被动服务为主动服务,编写了质量较高的档案利用效果,积极主动提供给领导和有关部门作为工作参考。如我们编写的《大事记》、《机构沿革》等,具有一定参考价值。

虽然我单位档案等级认定工作取得一些成绩,都是区档案局的具体指导,我们自身努力的结果。特别是在档案管理、基础设施建设、业务建设、档案信息开发与利用等方面取得了重大突破。但由于历史和客观条件等原因,在档案材料的收集、分类等方面还存在不足。我们力争在以后的工作中总结经验,改进不足,不断探索新形势下档案工作新途径、新方法,使我局档案工作规范化管理上档次、再上台阶。

档案工作规范化管理自查报告 3

市档案局:

根据宜档发[20xx]22号文《关于开展档案工作规范化管理执法检查的通知要求,结合20xx年档案工作规范化管理复查结论对我局档案工作存在问题进行了整改。现对照四川省机关档案工作规范管理(一级)标准进行自测,认为基本符合此标准。现将我局档案工作的主要情况报告如下:

一、档案工作的组织管理做到了“一个建立、四个统一、四个强化、二个监督”

“一个建立”:建立了局机关综合档案室。我局于组建了综合档案室,负责管理全局自1983年11月建局以来,在审计工作中形成的各个门类载体的档案。综合档案室的建立,实现了档案工作的归口管理。

“四个统一”是:档案工作在局党组统一领导下,由办公室统一负责,按照XX市审计局档案工作管理制度统一管理,档案立卷后移交档案室统一保管。根据局里的规定,全局各部门在工作中形成的全部档案材料均移交档案室集中保管,任何人不得自行保管、占有。自综合档案室建立以来,各科的审计档案,除跨的、未办结的、不归档的以外,统一在档案材料形成的次年4月底以前、文书档案6月底以前立卷,移交档案室统一保管。

“四个强化”是:

1、强化档案工作的领导。我局党组对档案工作十分重视,由总审计师邓维莲分管,办公室主任彭建平主管,并明确了档案工作的领导体制。局党组把档案工作纳入议事日程,重大问题集体研究决定。分管局领导、办公室主任、副主任经常听取档案工作汇报,检查档案库房安全防护情况,档案库房搬迁后组织档案的整理上架,落实档案库房建设的有关事宜。

2、强化档案法规的宣传贯彻。我局对档案法规的宣传贯彻十分重视:⑴组织全局职工认真学习审计档案准则、档案法、档案法实施办法;⑵面制定了一系列保障档案法规得到贯彻的规章制度:①是规定了部门立卷制度,各部门形成的归档材料由各部门立卷后再移交档案室;②是制定了主管领导档案工作职责、档案人员岗位职责、档案收集归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计移交制度、档案利用制度、重大活动档案登记收集制度、资料收集制度、电子文件归档与管理制度、档案保密制度等。这些制度的落实,保证了档案法的具体实施。我局档案室建立以来,没有发生过违反档案法规的事件。

3、强化档案工作目标责任管理。为了推进档案工作的科学化、规范化,我局明确了档案员岗位职责、部门兼职档案员岗位职责。并且把按时完成档案归档任务、保证档案安全,列入目标任务,年初有计划,年中有检查,年底进行考核。

4、强化档案工作的经费保障。为了适应档案工作的发展需要,从19以来,局里安排9万元用于阅览室、档案库房建设、购置微机2台、防磁柜1个、吸尘器1台、档案柜24个、空调机2台、窗帘及其他安全设施。

“二个监督”是:一是接受市档案局和省审计厅工作部门对我局档案工作的监督。我局档案工作,每年向四川省审计厅报送《地方审计机关档案工作基本情况统计年报》。在市档案局和省审计厅的指导下,使档案管理方面的有关问题得到较好解决。二是加强对本局各部门和全市区县审计系统档案工作的监督。每年一、二季度归档季节,档案员都要到各职能部门指导督促归档工作的开展,检查归档质量。每年第三季度,要求各区县审计局向市局报当年档案统计年报。

二、加强档案工作的基础设施建设,适应档案工作规范化、科学化的要求

(一)我局档案库房、档案工作办公室、阅览室总建筑面积达3113平方米。档案库房具备了良好的避光、通风、防潮、防火、防盗等条件,周围无危害库房安全的隐患。库容量可容纳形成的档案。库房内放置有灭火器材,为降温除湿,安装了凉霸柜式空调机一台,夏季库内温度可保持在24℃以下,湿度在60%左右。

(二)配置适应档案工作向科学化、现代化发展需要的设备。局里为档案室又换一台配置更高的联想微机,为档案工作纳入计算机管理创造了条件。办公室并配有扫描仪,打印复印机一体机、数码相机、录音笔,优先保证档案工作的需要。

(三)为适应档案整理利用阅览的需要,安排有档案人员专用办公房间和阅览室各一间。

(四)档案装具规范。档案卷皮、卷盒从市档案局购买,符合国家标准,归档案卷摆放整齐美观。

三、档案工作的业务建设实行“五个制度”、“三个加强”

(一)“五个制度”。

1. 按——组织机构(问题)分类制度。我局结合业务工作实际,对文书档案按——组织机构(问题)进行分类,建立了分类大纲。这样分类既方便档案整理,又方便部门立卷,又便于今年查找利用。由于我局内部机构从建局以来多次变化,档案室还编制了“组织机构沿革”,供检索档案时参照查考。

2. 按归档与不归档范围及保管期限表归档制度。为保证归档范围的统一,有效地防止发生不该归档的归档,该归档的不归档,以及长短期档案混合组卷问题,我局制定了档案材料归档范围及保管期限表,不归档材料的范围及处理办法,并认真执行,既保证了档案材料的齐全完整,又防止了归档范围过份扩大。

3. 定期归档移交和统计制度。我局规定,凡当年形成的审计档案应于次年4月底前立卷装订,移交进档案室。档案室应在7月底前准确填写本局档案报表,汇总全市审计档案工作情况年报表并上报省审计厅。对移交进室的档案,各部门有移交清单,档案室建有台帐,与统计表上的数据相符。

4.档案质量管理制度。我局制定了归档材料质量考核表,对归档材料的收集整理、材料的`书写格式、案卷的装订等进行了统一。对材料收集不齐全的、不符合质量规范的,移交时档案室不予接收,一律退回部门重新整理,保证了档案质量。

5.文件双套制保存制度。20xx--20xx年,我局开始采用发文汇集的办法,实行纸质和光盘双套制保存。

(二)“三个加强”。

1.加强档案分类整理。截至今年5月31日接收进室的档案材料现已全部整理上架。在整理中,案卷按照全宗、分类大纲和不同保管期限排列。编制的档号规范、齐全、统一使用阿拉伯数字。库内建有存放示意图。

2.加强档案防护管理。库房安装空调器后解决了夏季降温和除温问题。档案室坚持每日对库房温湿度进行检测。坚持每季度对柜内档案检查一次,检查案卷有无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀和散失现象。

3.加强档案微机管理。档案室装备有微机一台,为微机管理档案提供了条件。档案员曾参加全国审计系统计算机初级考试,并合格。我局全部档案已建立数据库进行管理,文书档案达到文件级目录数据库管理。

四、抓好档案信息的开发利用

(一)档案工作人员熟悉室藏档案内容和案卷分类排列方法,档案上架后的位置、顺序。档案室编制了案卷目录、全引目录、文号索引、专题文件汇集、会议简介、专门档案目录等检索工具查找案卷迅速。

(二)编制案卷目录、页码齐全,使档案查阅人查阅方便。

(三)坚持做好档案借阅、归还、利用效果登记。

(四)编制了机关大事证、全宗介绍、组织机构沿革、基础数字编辑、发文汇集等编研资料。

五、我局档案工作尚须进一步提高的几个方面

(一)要加强对本局兼职档案员和各区县审计局档案员的业务训练。

(二)要加强本局会计档案的规范化管理。

特此报告。

档案工作规范化管理自查报告 4

我镇档案管理工作自20xx年晋升为省三级单位后,始终坚持贯彻档案法律法规,始终把机关档案工作纳入部门工作目标考核,坚持规范化管理。今年为实现机关档案工作复查合格,切实制定档案整改方案,改善档案保管条件,强化档案业务建设,健全档案管理制度和完善归档、保管责任制,现档案管理工作已基本完成。现将自查情况报告于后:

一、机构与组织管理方面

自《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》颁布实施以来,我们通过培训专、兼职档案员和职工会议,认真学习、宣传有关档案法律、法规和条例,提高全体干部职工对档案工作的重要性、必要性的认识。建立、健全了档案工作管理体系,制定了档案管理办法和制度,使机关档案工作步入了规范化、制度化管理。

为完善档案管理工作,我镇建立了综合档案室,配备专(兼)职档案员2名。建立了档案管理工作领导小组,由主要领导任组长。并把档案工作纳入了机关工作目标管理和年终考评的重要内容。在完善档案管理工作中,及时解决了档案工作所需的人、财、物等问题。做到了统一领导,统一机构,统一制度。实现了各类档案、资料集中统一和规范管理。

二、基础设施方面

专门建立了综合档案室面积45平方米。新添置档案柜3个,计算机1台,建立了电子文档管理系统。使机关档案保管条件能满足存放今后十年的档案资料和运用现代手段管理各类档案资料。

三、业务建设方面

对各类文件材料、资料的归档、书写、打印格式、技术处理等均按照档案管理的规范要求,全面完成归档。应归档文件材料的归档率达到了100%。坚持了上年应归档材料,在次年3月底前完成立卷、归档、编号、编目、排列入柜任务,做到了无积存零散遗失文件。至20xx年止,共形成各类档案资料3269件、206册。其中:①文书档案3269件(其中永久907件,长期751件,30年493件、短期808件、310件);②会计档案198盒(会计凭证125盒、会计帐簿5册、会计报表68盒)。③照片档案1册。其案卷分类、组卷科学合理。档案目录符合规则,保管期限划分准确,排列编号规范。编有醒目的库房、柜、格档案存放指引标记。建立了档案统计台帐和档案基础数据库,检索工具编制配套。能保证查找档案资料快捷、准确。并坚持了库房温湿度测记,杜绝了霉变、虫蛀现象发生。

四、档案信息开发利用方面

综合档案室专职档案员,熟悉室藏档案内容,做到主动、热情、积极为机关提供档案信息服务。并坚持档案查(借)阅及利用效果登记制度,较好地解决了部门各项工作中的实际问题,同时编有《档案全宗介绍》、20xx年—20xx年《大事记》等参考资料,为我镇开展两个文明建设服务发挥了重要作用。

档案工作规范化管理自查报告 5

为全面提升综合档案馆档案管理水平,实现档案管理规范化、标准化现代化,进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《省档案工作规范化管理办法》170号文件精神,在州档案局的指导下,我局争取县委、县政府对档案工作物力财力的投入,使档案在基础建设、档案利用等方面取得了一定的成绩,现对照省国家档案馆工作规范化管理标准自查得分为71分。现将自查报告如下:

一、机构与组织管理

我馆在20xx年评定为国家档案二级馆的基础上,按照省档案工作规范化管理办的要求,结合我县实际,重新对照标准细则申报省三级档案馆。作为本目标考核重点任务,成立了档案规范化管理领导小组,对档案规范化管理工作进行了具体安排部署。

我县档案馆直1960年成立以来,实行局馆合一、两块牌子,履行档案行政管理、保管和利用两种职能,属县人民政府直属事业单位(正科级)。档案局、馆内设办公室、财务室、业务指导股、管理股,共有编制13个,占编人员8人,工作人员3人,全部达到大专以上文化程度,业务人员主动与州档案局联系,接受业务及工作指导,积极参与省、州档案部门举办的各种业务培训,使档案业务工作进一步提升。

二、基础设施建设

我县档案馆新馆于20xx新建项目,建筑面积2320平方米,其中库房面积771平方米,20xx年开工、20xx年建成,20xx年投入使用,为我州档案系统县级综合档案馆首批建设项目。项目总投资为608万元,其中中央预算内投资441万元,档案新馆共有四层,一层主要分布展厅,接待厅和功能用房,二层主要分布各类档案功能用房,三、四层主要为档案库房和办公室。

三、业务建设

(2)开发利用工作除日常工作期间的查阅利用工作正常开展以外,档案馆实行了节假日档案查阅利用预约制,通过预约可实现公休日和节假日查档利用;设立了档案和已公开现行文件利用大厅,内部设备设施的采购安装工作正在进行中,11月底将基本完成,投入使用;爱国主义教育基地展厅设计制作由康定卓怡公司以189000元中选承建,设计及制作和展厅内容收集工作正在进行中,按合同11月30日前将完成展厅制作,投入使用。

四、信息化建设工作

建立了县档案局互联网网站,已投入使用;20xx年7月启动馆藏档案数字化加工工作,投入22万余元,截至目前已完成县委、县政府、县委组织部、县民政局、县档案局5个全宗3100余卷,587541页档案数字化处理,完成3000条案卷级目录著录,其他机读目录著录工作正在进行中,11月底将基本完成馆藏档案案卷级目录著录。实现了有价值馆藏照片档案的数字化加工处理。11月底将完成近60万页数字化档案、照片档案和目录挂接工作,初步实现电子档案查阅利用。

第四篇:档案工作规范化管理自查报告

档案工作规范化管理自查报告

档案工作规范化管理自查报告 篇1

为全面提升综合档案馆档案管理水平,实现档案管理规范化、标准化现代化,进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《省档案工作规范化管理办法》170号文件精神,在州档案局的指导下,我局争取县委、县政府对档案工作物力财力的投入,使档案在基础建设、档案利用等方面取得了一定的成绩,现对照省国家档案馆工作规范化管理标准自查得分为71分。现将自查报告如下:

一、机构与组织管理

我馆在20xx年评定为国家档案二级馆的基础上,按照省档案工作规范化管理办的要求,结合我县实际,重新对照标准细则申报省三级档案馆。作为本目标考核重点任务,成立了档案规范化管理领导小组,对档案规范化管理工作进行了具体安排部署。

我县档案馆直1960年成立以来,实行局馆合一、两块牌子,履行档案行政管理、保管和利用两种职能,属县人民政府直属事业单位(正科级)。档案局、馆内设办公室、财务室、业务指导股、管理股,共有编制13个,占编人员8人,工作人员3人,全部达到大专以上文化程度,业务人员主动与州档案局联系,接受业务及工作指导,积极参与省、州档案部门举办的各种业务培训,使档案业务工作进一步提升。

二、基础设施建设

我县档案馆新馆于20xx新建项目,建筑面积2320平方米,其中库房面积771平方米,20xx年开工、20xx年建成,20xx年投入使用,为我州档案系统县级综合档案馆首批建设项目。项目总投资为608万元,其中中央预算内投资441万元,档案新馆共有四层,一层主要分布展厅,接待厅和功能用房,二层主要分布各类档案功能用房,三、四层主要为档案库房和办公室。

三、业务建设

(2)开发利用工作除日常工作期间的查阅利用工作正常开展以外,档案馆实行了节假日档案查阅利用预约制,通过预约可实现公休日和节假日查档利用;设立了档案和已公开现行文件利用大厅,内部设备设施的采购安装工作正在进行中,11月底将基本完成,投入使用;爱国主义教育基地展厅设计制作由康定卓怡公司以189000元中选承建,设计及制作和展厅内容收集工作正在进行中,按合同11月30日前将完成展厅制作,投入使用。

四、信息化建设工作

建立了县档案局互联网网站,已投入使用;20xx年7月启动馆藏档案数字化加工工作,投入22万余元,截至目前已完成县委、县政府、县委组织部、县民政局、县档案局5个全宗3100余卷,587541页档案数字化处理,完成3000条案卷级目录著录,其他机读目录著录工作正在进行中,11月底将基本完成馆藏档案案卷级目录著录。实现了有价值馆藏照片档案的数字化加工处理。11月底将完成近60万页数字化档案、照片档案和目录挂接工作,初步实现电子档案查阅利用。

档案工作规范化管理自查报告 篇2

为使我单位档案工作实现规范化管理,今年以来,我们把档案管理工作同其他工作一样,作为重点抓好抓实,同时纳入了目标管理,由主要领导挂帅,分管领导亲自抓,档案管理人员具体抓,各股室密切配合。首先是开展档案法律法规、档案知识的宣传教育,增强全体职工的档案意识;其次是搞好业务培训;再次是组织人员对当年和以前的一些零散文件、资料认真收集、整理。严格按照规范化标准抓好档案管理、基础设施建设、业务建设,使本单位的档案工作上了一个新台阶。最近,我们对照《xx省档案工作规范化管理办法》进行了自查,自查得分86分,现将情况报告于后,请予考评、验收。

一、档案管理

为适应档案工作发展的需要,首先落实了档案管理机构和人员。成立了综合档案室,由分管领导许军伦同志任组长,各股室负责同志为兼职档案员,并配备了政治可靠、具有大专文化、业务较强的.专职档案员。二是抓目标管理。把档案工作纳入目标考核,与奖惩挂钩、逗硬兑现。三是抓制度建设。根据有关规定,结合档案工作的实际,我们制定了《档案管理制度》、《安全保密制度》、《归档文件整理制度》、《档案人员岗位责任制》、《档案资料借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》等,为我单位档案工作实现规范化管理打下了基础。四是严格档案案卷质量。在档案整理中,我们抽调工作踏实、业务熟悉的同志集中整理,并邀请区档案局的同志进行业务指导,力求收集齐全,分类准确、整理规范、确保案卷质量。

二、基础设施建设

根据《档案工作规范化管理办法》的要求,我们专门安排了1间18平方米的房间为综合档案室,做到了档案室、查阅室、管档人员办公室三分开,购买了2个档案柜,保证了档案资料的安全存放,配置了电脑一台、档案管理软件一套、空调一台、灭火器1具、干湿温度计一个、防虫药等。目前,整个档案室做到了设施设备齐全,达到了档案保管保护“八防”要求。

三、业务建设

为使我单位档案工作更加规范化,我们严格按照《归档文件整理规则》和《xx省档案工作规范化管理办法》实现了计算机管理档案,并全部进行了著录,同时,根据本单位档案工作实际情况,制定了各项业务规章制度,如《分类大纲》、《归档不归档范围》、《保管期限表》等一律报送区档案局审批,并认真对照执行。使文件的归档率达98%以上,准确率达99%以上。本单位结构合理,案卷质量符合规范。

四、档案信息的开发与利用

档案管理最终目的是利用。近年来,我们在搞好档案管理的同时,积极搞好档案的开发与利用工作,为领导的正确决策、办公室和部门工作提供了大量的档案资料,档案的查全率、查准率达95%和98%以上。同时,我们还变被动服务为主动服务,编写了质量较高的档案利用效果,积极主动提供给领导和有关部门作为工作参考。如我们编写的《大事记》、《机构沿革》等,具有一定参考价值。

虽然我单位档案等级认定工作取得一些成绩,都是区档案局的具体指导,我们自身努力的结果。特别是在档案管理、基础设施建设、业务建设、档案信息开发与利用等方面取得了重大突破。但由于历史和客观条件等原因,在档案材料的收集、分类等方面还存在不足。我们力争在以后的工作中总结经验,改进不足,不断探索新形势下档案工作新途径、新方法,使我局档案工作规范化管理上档次、再上台阶。

第五篇:档案工作规范化管理自查报告

档案工作规范化管理自查报告3篇

档案工作规范化管理自查报告1

为全面提升综合档案馆档案管理水平,实现档案管理规范化、标准化现代化,进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《省档案工作规范化管理办法》170号文件精神,在州档案局的指导下,我局争取县委、县政府对档案工作物力财力的投入,使档案在基础建设、档案利用等方面取得了一定的成绩,现对照省国家档案馆工作规范化管理标准自查得分为71分。现将自查报告如下:

一、机构与组织管理

我馆在20xx年评定为国家档案二级馆的基础上,按照省档案工作规范化管理办的要求,结合我县实际,重新对照标准细则申报省三级档案馆。作为本目标考核重点任务,成立了档案规范化管理领导小组,对档案规范化管理工作进行了具体安排部署。

我县档案馆直1960年成立以来,实行局馆合一、两块牌子,履行档案行政管理、保管和利用两种职能,属县人民政府直属事业单位(正科级)。档案局、馆内设办公室、财务室、业务指导股、管理股,共有编制13个,占编人员8人,工作人员3人,全部达到大专以上文化程度,业务人员主动与州档案局联系,接受业务及工作指导,积极参与省、州档案部门举办的各种业务培训,使档案业务工作进一步提升。

二、基础设施建设

我县档案馆新馆于20xx新建项目,建筑面积2320平方米,其中库房面积771平方米,20xx年开工、20xx年建成,20xx年投入使用,为我州档案系统县级综合档案馆首批建设项目。项目总投资为608万元,其中中央预算内投资441万元,档案新馆共有四层,一层主要分布展厅,接待厅和功能用房,二层主要分布各类档案功能用房,三、四层主要为档案库房和办公室。

三、业务建设

(2)开发利用工作除日常工作期间的查阅利用工作正常开展以外,档案馆实行了节假日档案查阅利用预约制,通过预约可实现公休日和节假日查档利用;设立了档案和已公开现行文件利用大厅,内部设备设施的采购安装工作正在进行中,11月底将基本完成,投入使用;爱国主义教育基地展厅设计制作由康定卓怡公司以189000元中选承建,设计及制作和展厅内容收集工作正在进行中,按合同11月30日前将完成展厅制作,投入使用。

四、信息化建设工作

建立了县档案局互联网网站,已投入使用;20xx年7月启动馆藏档案数字化加工工作,投入22万余元,截至目前已完成县委、县政府、县委组织部、县民政局、县档案局5个全宗3100余卷,587541页档案数字化处理,完成3000条案卷级目录著录,其他机读目录著录工作正在进行中,11月底将基本完成馆藏档案案卷级目录著录。实现了有价值馆藏照片档案的数字化加工处理。11月底将完成近60万页数字化档案、照片档案和目录挂接工作,初步实现电子档案查阅利用。

档案工作规范化管理自查报告2

市档案局:

根据宜档发[20xx]22号文《关于开展档案工作规范化管理执法检查的通知要求,结合20xx年档案工作规范化管理复查结论对我局档案工作存在问题进行了整改。现对照四川省机关档案工作规范管理(一级)标准进行自测,认为基本符合此标准。现将我局档案工作的主要情况报告如下:

一、档案工作的组织管理做到了“一个建立、四个统一、四个强化、二个监督”

“一个建立”:建立了局机关综合档案室。我局于组建了综合档案室,负责管理全局自1983年11月建局以来,在审计工作中形成的各个门类载体的档案。综合档案室的建立,实现了档案工作的归口管理。

“四个统一”是:档案工作在局党组统一领导下,由办公室统一负责,按照XX市审计局档案工作管理制度统一管理,档案立卷后移交档案室统一保管。根据局里的规定,全局各部门在工作中形成的全部档案材料均移交档案室集中保管,任何人不得自行保管、占有。自综合档案室建立以来,各科的审计档案,除跨的、未办结的、不归档的以外,统一在档案材料形成的次年4月底以前、文书档案6月底以前立卷,移交档案室统一保管。

“四个强化”是:

1、强化档案工作的领导。我局党组对档案工作十分重视,由总审计师邓维莲分管,办公室主任彭建平主管,并明确了档案工作的领导体制。局党组把档案工作纳入议事日程,重大问题集体研究决定。分管局领导、办公室主任、副主任经常听取档案工作汇报,检查档案库房安全防护情况,档案库房搬迁后组织档案的整理上架,落实档案库房建设的有关事宜。

2、强化档案法规的宣传贯彻。我局对档案法规的宣传贯彻十分重视:⑴组织全局职工认真学习审计档案准则、档案法、档案法实施办法;⑵面制定了一系列保障档案法规得到贯彻的规章制度:①是规定了部门立卷制度,各部门形成的归档材料由各部门立卷后再移交档案室;②是制定了主管领导档案工作职责、档案人员岗位职责、档案收集归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计移交制度、档案利用制度、重大活动档案登记收集制度、资料收集制度、电子文件归档与管理制度、档案保密制度等。这些制度的落实,保证了档案法的具体实施。我局档案室建立以来,没有发生过违反档案法规的事件。

3、强化档案工作目标责任管理。为了推进档案工作的科学化、规范化,我局明确了档案员岗位职责、部门兼职档案员岗位职责。并且把按时完成档案归档任务、保证档案安全,列入目标任务,年初有计划,年中有检查,年底进行考核。

4、强化档案工作的经费保障。为了适应档案工作的发展需要,从19以来,局里安排9万元用于阅览室、档案库房建设、购置微机2台、防磁柜1个、吸尘器1台、档案柜24个、空调机2台、窗帘及其他安全设施。

“二个监督”是:一是接受市档案局和省审计厅工作部门对我局档案工作的监督。我局档案工作,每年向四川省审计厅报送《地方审计机关档案工作基本情况统计年报》。在市档案局和省审计厅的指导下,使档案管理方面的有关问题得到较好解决。二是加强对本局各部门和全市区县审计系统档案工作的监督。每年一、二季度归档季节,档案员都要到各职能部门指导督促归档工作的开展,检查归档质量。每年第三季度,要求各区县审计局向市局报当年档案统计年报。

二、加强档案工作的基础设施建设,适应档案工作规范化、科学化的要求

(一)我局档案库房、档案工作办公室、阅览室总建筑面积达3113平方米。档案库房具备了良好的避光、通风、防潮、防火、防盗等条件,周围无危害库房安全的隐患。库容量可容纳形成的档案。库房内放置有灭火器材,为降温除湿,安装了凉霸柜式空调机一台,夏季库内温度可保持在24℃以下,湿度在60%左右。

(二)配置适应档案工作向科学化、现代化发展需要的设备。局里为档案室又换一台配置更高的联想微机,为档案工作纳入计算机管理创造了条件。办公室并配有扫描仪,打印复印机一体机、数码相机、录音笔,优先保证档案工作的需要。

(三)为适应档案整理利用阅览的需要,安排有档案人员专用办公房间和阅览室各一间。

(四)档案装具规范。档案卷皮、卷盒从市档案局购买,符合国家标准,归档案卷摆放整齐美观。

三、档案工作的业务建设实行“五个制度”、“三个加强”

(一)“五个制度”。

1. 按——组织机构(问题)分类制度。我局结合业务工作实际,对文书档案按——组织机构(问题)进行分类,建立了分类大纲。这样分类既方便档案整理,又方便部门立卷,又便于今年查找利用。由于我局内部机构从建局以来多次变化,档案室还编制了“组织机构沿革”,供检索档案时参照查考。

2. 按归档与不归档范围及保管期限表归档制度。为保证归档范围的统一,有效地防止发生不该归档的归档,该归档的不归档,以及长短期档案混合组卷问题,我局制定了档案材料归档范围及保管期限表,不归档材料的范围及处理办法,并认真执行,既保证了档案材料的齐全完整,又防止了归档范围过份扩大。

3. 定期归档移交和统计制度。我局规定,凡当年形成的`审计档案应于次年4月底前立卷装订,移交进档案室。档案室应在7月底前准确填写本局档案报表,汇总全市审计档案工作情况年报表并上报省审计厅。对移交进室的档案,各部门有移交清单,档案室建有台帐,与统计表上的数据相符。

4.档案质量管理制度。我局制定了归档材料质量考核表,对归档材料的收集整理、材料的书写格式、案卷的装订等进行了统一。对材料收集不齐全的、不符合质量规范的,移交时档案室不予接收,一律退回部门重新整理,保证了档案质量。

5.文件双套制保存制度。20xx--20xx年,我局开始采用发文汇集的办法,实行纸质和光盘双套制保存。

(二)“三个加强”。

1.加强档案分类整理。截至今年5月31日接收进室的档案材料现已全部整理上架。在整理中,案卷按照全宗、分类大纲和不同保管期限排列。编制的档号规范、齐全、统一使用阿拉伯数字。库内建有存放示意图。

2.加强档案防护管理。库房安装空调器后解决了夏季降温和除温问题。档案室坚持每日对库房温湿度进行检测。坚持每季度对柜内档案检查一次,检查案卷有无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀和散失现象。

3.加强档案微机管理。档案室装备有微机一台,为微机管理档案提供了条件。档案员曾参加全国审计系统计算机初级考试,并合格。我局全部档案已建立数据库进行管理,文书档案达到文件级目录数据库管理。

四、抓好档案信息的开发利用

(一)档案工作人员熟悉室藏档案内容和案卷分类排列方法,档案上架后的位置、顺序。档案室编制了案卷目录、全引目录、文号索引、专题文件汇集、会议简介、专门档案目录等检索工具查找案卷迅速。

(二)编制案卷目录、页码齐全,使档案查阅人查阅方便。

(三)坚持做好档案借阅、归还、利用效果登记。

(四)编制了机关大事证、全宗介绍、组织机构沿革、基础数字编辑、发文汇集等编研资料。

五、我局档案工作尚须进一步提高的几个方面

(一)要加强对本局兼职档案员和各区县审计局档案员的业务训练。

(二)要加强本局会计档案的规范化管理。

特此报告。

档案工作规范化管理自查报告3

我社档案管理工作近年来在区档案局的关心和指导下,加强了对档案管理工作的领导,进一步健全、完善了档案管理各项制度,购置了档案专用设施设备,及时开展了档案资料归档工作,积极开发档案信息资源,强力推进档案信息化建设。对照《省机关档案工作规范化管理自查标准》,逐项自查评分,获得83.5分,达到了档案工作规范化管理省三级标准要求,现将相关情况报告如下:

一、档案基本情况

(一)组织管理情况

一是成立了以分管办公室工作的副主任为组长,办公室主任为副组长,办公室及相关股室负责人为成员的档案工作领导小组,确定了一名兼职综合档案管理人员。二是完善了档案工作制度,制定了档案工作计划,将档案工作列入了领导议事日程,并将档案工作纳入有关人员目标考核内容,加大经费投入,保障档案工作经费逐年增加。三是加强档案业务培训,近年来我社派人多次参加省、市、区档案部门举办的业务培训,还多次邀请区档案局业务人员到我社机关对档案工作进行现场指导,为机关档案工作的规范化、标准化管理打下了坚实基础。

(二)设施设备情况

我社机关按照《机关档案业务建设规范》要求,设置了一间约16平方米的综合档案室,购置了档案柜、电脑、复印机、灭火器等档案设施设备,档案库房基本达到“八防”要求。

(三)业务建设情况

一是我社机关根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及《国家档案局8号令》要求,结合我社机关档案工作实际,分别制定了《档案室管理制度》、《档案管理规范》等制度和《档案分类方案》、《机关文件归档范围》及《文书档案保管期限表》。二是对20××年前形成的文书档案按照《文书档案案卷格式》标准进行立卷整理归档;对20xx年以来形成的文书档案按照《归档文件整理规则》标准进行整理归档,并对其它门类和载体档案分别按照各门类档案规范要求进行整理归档,截至20××年末,共形成档案211卷。

(四)档案信息化建设情况

我社机关在加强纸质档案管理的同时,加快推进档案信息化建设,配备专用电脑,使用档案部门统一规范的档案管理软件,对20xx-20××形成的档案建立了目录数据库。

(五)档案开发利用情况

一是我机关积极完善档案利用制度,分别建立了档案查、借阅、利用效果等登记簿。二是编制文书档案《案卷目录》1本,《归档文件目录》31本等检索工具,为安全保管和快捷准确提供档案资料发挥了重要作用。

二、存在的问题

按照《省档案工作规范化管理办法》的要求,我社档案工作还存在以下方面的不足:一是《档案法》等法律法规的学习、宣传不够,干部职工的档案意识需要进一步加强;二是档案管理现代化水平还有一定差距,档案人员运用现代化手段管理档案的技能有待进一步提高。三是编研工作需进一步加强。

三、改进措施

一是要严格按照《省档案工作规范化管理办法》要求,加强对档案法律、法规的学习,不断提高干部职工档案意识和档案法制观念;二是要加强档案管理人员的业务培训,特别是加强计算机管理档案知识的学习,不断提高现代化管理档案水平。三是加快推进数字档案室建设,充分运用现代技术管理档案、查阅利用档案,确保档案检阅利用精准快速和实体档案安全。

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