7公文写作知识：写计划文书应注意三点

第一篇：7公文写作知识：写计划文书应注意三点

公文写作知识：写计划文书应注意三点

作者：华图教育 来源：华图教育 点击数：次 更新时间：2010-09-24 15:011、基础材料要准确。计划文书中的设想是建筑在各种材料基础上的，是科学的设想，符合客观事物发展的规律，并不是毫无根据的天方夜谭。因此，写计划文书的各种基础材料，包括数据、信息、资源情况、历史资料等凡是需要参考的资料，一定要准确、真实、不能有假。如果以假材料为依据，推测出来的设想，将使规划、计划很难实现，还会造成重大失误。

2、任务指标有余地。计划文书里所提出来的任务、指标和各种措施要求，一定要实事求是，既不能脱离现实、好高骛远，也不能因循守旧、停滞不前。否则，不是保守，就是冒进。所以，在任务、指标、措施上应留有余地，允许上升的空间。就是说，在充分调动群众积极性的基础上，经过努力，可以实现和超额完成计划。

3、使用朴实的语言。计划文书与总结、调查报告不同，不需要生动、形象的语言，也不要更多的修辞方法，一般使用相实、庄重的语言。因为计划文书的内容，都是要求人们未来做的，只有理解明白，才能做，才能执行。所以，语言要朴实无华，不能似是而非、模棱两可，特别是任务指标决不能含糊，一定要清清楚楚，表达准确，这是计划文书对语言的要求。

第二篇：春节买房应注意的三点

南方网讯春节就要到了，很多人想利用春节长假，实施买房计划。春节买房，商家打折让利，喜气洋洋，优惠多多；买房人全家出动，热热闹闹，高高兴兴。但越是在这种时候，买房人越不能忘了理性。理性购房，一方面不要被所谓打折让利冲昏了头，仓促购买；另一方面要客观地、全面地考虑房屋的经济性、舒适性。那么具体应该注意哪些问题呢？在此提醒您注意三点：合理的面积配比成熟的购房者已经懂得，住房面积的单纯扩大并不代表拥有高水平的住房质量，合理的面积配比是关键。即使是一室户，如果功能面积配比通过后天装修合理化，那么居住者的生活质量也会大大改善。有关专家提出这样一个辅助房间面积比，供您参考：厨房面积占房间总面积的11%？13%，贮藏空间的面积占房间总面积的10%，卫生间占套型面积的8%？11%。紧凑的户型布局布局是评价住宅优劣的最重要的标准之一，同样面积的住宅可能会因其布局的不同而大相径庭，不同面积标准的住宅也有类似问题。一般情况下，起居室、卧室、卫生间、厨房、餐厅是构成住宅布局的五项基本要素。这五种要素有其低限面积标准。以下标准供您参考：起居及餐厅14.7平方米，主卧双人卧15平方米，次卧或单人卧9平方米，厨房5平方米、卫生间4平方米。有这样一个面积标准并不意味着将它简单相加便是一个紧凑而不失舒适的居住环境，还需进行优化组合，如动静分区、使用效率等。潜在的投资价值拥有一套住宅不是一朝一夕的事情，真正使用起来便是十年乃至几十年。尤其随着个人住房贷款制度的推行，人们拥有住宅比过去更容易了。购房者应注意今后使用中有可能出现的人口变化，以及居住设施的发展。即使现在所买的房型是比较超前的，也应考虑随着变化因素的出现，房型功能结构是否有继续改进的余地。只有可持续发展的住房，才能随着时间的推移，不但能保值而且还有升值潜力。（编辑：姜志）

第三篇：公文写作应注意的问题

公文写作应注意的问题、一、切戒长而空，提倡写短文

文章长而空。一是空洞议论多；二是叙述过程多；三是面面俱到多。如何克服这些问题？

少说空话、套话，把公文写短些、写实些、写精些。

第二，注意公文的效用。要重点考虑要达到什么目的，解决什么事，需要我们做什么，所以要注意公文的效用。

第三，要在实事求是、联合本系实际情况上下功夫。

第四，内容要充实，提倡写短文。

二、避免“三旧”，力求“三新”

1、避免道理旧、办法旧、表述旧。

2、力求观点新、材料新、角度新。

三、详略适宜，突击垂点。

平铺直叙，面面俱到，没有重点或重点不突击，是公文中觉的事，主要是：

一 是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情说得全。

二 是不分主次。平均着墨，该详不详，该略不略。

三 是，流水账，全过程。只写“干了什么”，不写“干得怎么样”不作分析，平平淡淡。

如何突击重点？要掌握详略适宜的原则。

一是：实则详，虚则略。

二是：新则详，旧则略。

三是：特点详，一般略。

四、紧扣主题，材料与观点要统一

材料是文章的基础，观点是文章的统帅。材料与观点的关系，是被统帅与统帅的关系，观点统帅材料，材料说明观点。材料与观点必须高度统一，这是写好公文的基本要求。

处理好材料与观点的关系，达到两者的统一：

一是：先“立意”，紧扣主题。“意”即主题、主题思想、总观点，是一个意思。立意之后文字材料必须紧紧围绕主题，选材必须服务于主题。

二是：概括必须准确。概括不准主要包括有时概括过宽，有时概括过窄，“过宽”、“过窄”，就是概括失度。

要克服这个弊端，取决于对事物（材料）的深入研究，从掌握的材料中提练出观点来，精心推敲操练出来的观点，才能准确，材料和观点才能统一。

第四篇：标引公文主题词及应注意问题

标引公文主题词及应注意问题

（一）主题词标引程序“三步”走 第一步：审读文件，分析主题。

首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

分析主题重点是主题结构分析，确定主题因素。主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。

主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。

第二步：提炼、转换主题概念。

经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。

对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。

1、公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。以能表达公文的主要内容为原则。

2、主题词组配标引，就是用两个或两个以上主题词构成逻辑关系组合以表达一个专指概念的一种方式。它以词间语法关系和逻辑关系为基础，只有相容关系的概念词才可以组配，而且，不是字面上的组配，决定的因素是逻辑关系。组配标引有概念交叉组配、概念限定组配、上位词或下位词组配。应优先考虑交叉组配和限定组配。

交叉组配是指两个组配的概念之间具有交叉关系，两个概念的外延有一部分重合。限定组配是以概念的限定为基础，由属概念过渡到种概念的组配。

在标注过程中，如果没有十分贴切的主题词，应遵照“宜宽不宜严”的原则，选择相近的主题词。如国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》一文的主题词，必须使用《国家行政机关公文主题词表》中所列之词。因该表中没有“处理”二字，可用相近的“管理”一词代替。

第三步：标引记录，审核校验。

主题词成功组配后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。

在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有：

1、主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；

2、主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；

3、同类型公文所选用的主题词是否一致；

4、标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。

（二）主题词标引“三要”、“三不”

1、“三要”

一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，（1）在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确，（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭示主题概念精度的一个重要因素。

2、“三不”

一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。

二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。

（三）在公文主题词标注中应注意以下几点：

1、必须熟悉各自的《公文主题词表》。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。

2、必须认真审研公文内容。可以说，不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。

3、切实做好结合文章。这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。

4、必须遵守如下标注规则。

（1）主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。

（2）坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。

（3）标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。

（4）用词数量一般不少于3个，最多不超过5个。

（5）明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。

（6）掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。应注意的问题

(一)主题词的排列

反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等，应置于表现公文内容的主题词后面，置于表现公文形式的主题词前面。同时出现在同一公文中，则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。

(二)文种的标引

文种作为正式主题词，标在所有主题词的最末位。在转(印)发类型通知中，被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。但如果被转(印)发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。

(三)标点符号的标引

公文主题词一般不应出现标点符号。

在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词，应予保留。因为这些标点符号有特殊功能，删去后容易引发歧义。

（四）自由词标引

自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念，并作为表达公文主题概念的检索标识。

自由词标引范围：一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引，但使用频率较高；二是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；三是人物、时间和年代称号；四是地区、组织机构名称。

自由词标引应遵守的规则：一是应认真地查找词表，确实没有合适的专指的主题词，才进行自由词标引。二是可选用其他词表以及权威性参考书、工具书上的词。三是所选的词必须具有较强的检索功能和组配功能，具有实用性，能检索，能组配。四是应尽可能做到词形简单、概念明确。五是在标出自由词的同时相应标出它的上位主题词(或类别词)。六是在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作△标记。

（五）值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词是“文秘工作 公文 办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。

第五篇：文书档案整理过程中应注意的原则

文书档案整理过程中应注意的原则

[摘 要]在文书档案的管理中，文书档案的整理是一个非常关键的工作环节，所以要想更好的提高工作质量，就一定要对文书档案整理过程中应该把握的原则予以更加清晰的认识，只有这样，文书档案整理的效果才会更好，工作的效率也会更高，本文主要分析了文书档案整理过程中应注意原则，以供参考和借鉴。

[关键词]档案;原则;整理

在档案管理工作中，文书档案整理占据着非常关键的位置，它也是档案工作中不容忽视的一个环节，只有不断的提高文书档案整理工作的质量，才能更好的提高档案查阅和利用效率的提高，所以在档案工作中，工作人员一定要仔细、认真的将这项工作顺利的完成。

一、重视档案管理和利用的便利性

(1)注意不同档案的保管期限、单位整理、装订

在整理工作中，应该按照文件材料自身的特点和使用价值的大小来确定其保管的期限，国家档案局已经做出了相关的规定，规定指出，文书档案的保管期限主要有两大类，一类是永久保存，一类是定期保存。前者就是说在不发生特殊的状况下，档案的保存期限可以无限期延长。定期保存的档案在年限上分成两种，一种是保存十年，一种是保存30年。

大家都知道整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等都按其原来的装订方式，一个自然本(册)为一件。

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后;计算机及其网络环境中形成的文件。若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后;(大家应注意的是发文稿纸;领导签字后，必须加盖单位公章)，正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;有文件处理单位的来文，文件处理单在前，正文在后。

方式与用材的选择：应归档的文件，可根据件内文件的厚薄而定，文件较薄的全县统一，可采用无粮浆糊等方式粘贴文件左上角，件内文件较厚的，用原来三孔一线的装订方式，装订时按1：8：6：的尺寸，以文件的左侧为装订边进行装订;去掉金属物后文件应取左边和下侧对齐，线两头分别留线背后打死结。

(2)保证档案形成机关和部门之间建立良好的关系

在充分的保证文件之间形成有机联系的前提下，将上级机关，同一级的机关和本机关应该管理的材料进行科学的划分，将同一类的进行妥善的整理，但是需要注意的是对于一些联系非常密切的文件，如果其不属于同一个部门，不能随意将其分开，如果要分开，必须要请示上级主管部门，得到上级主管部门的批示以后才能将其分割开。

(3)做好档案利用中的保密工作

在档案保密性上，总是采用一种观点去看待它是不正确的，但是这并不意味着档案的使用者就不对重要的档案进行保密，在实际的工作中，应该强化档案使用者的保密意识，同时还要做出严格的保密规定，让档案信息的使用者知道什么样的情况下需要对档案信息进行保密，保密的范围又是什么。

二、要保持档案的自然联系

(1)维护档案原有的历史联系

档案是对历史的最为真实和客观的反映，所以在档案工作中，对档案进行严格的管理的缘由之一就是要将事物原本的面貌更加真实客观的还原。

(2)保持档案信息的来源联系

档案是社会实践活动的过程中，由不同的党委构成的，在档案接收的时候也必须要体现出档案自身的形成单位，这也就说明，每一个档案都是有其出处的，在文书档案的来源方面应该注意到的一点就是注意保持文书档案自身的形成机关或者时生效机关，这也是工作中需要注意的一个重要内容。

(3)注意档案承载物的形式联系

一般情况下，档案都是又很多文书材料构成的，但是对文书材料内容进行承载的物质却存在着一定的差别，同一个内容，可以用文字的形式展现出来，也可以用声音和图像的形式展现出来，这样也就形成了文字稿和录音带以及录像带等多种文字资料。当前计算机技术在文书档案工作中也得到了非常广泛的应用，所以也出现了电子文件的形式，在文书档案管理的过程中，电子文书档案和纸质文书档案在管理的方法上存在着非常大的差别，所以在实际的工作中也需要对其进行研究，做好电子档案保护工作。

(4)尊重档案反映的内在联系

在文书档案工作中，我们所填写的文字材料实际上都是为了可以更好的解决单位运营和发展中存在的问题，在单位进行了一些重要的活动之后也会形成文字材料，这些档案的内容都是有着十分紧密的联系的，有些材料甚至是相互补充的，也是因为文字材料上存在着非常明显的内在联系，所以在实际的工作中也逐渐体现出了文字材料的整体性，不同的案卷虽然不划归为一类，但是其内在的联系是不能忽视的，在对文书档案进行整理的过程中也应该得到高度的重视，只有做好了这一点，才能更好的在工作中提高工作的效率和质量。

(5)考虑档案形成的时间联系

档案中的各种文字材料实际上都是在一定的历史时期所形成的，所以，同一个时期形成的档案在反应的内容上一定存在着某些共同点，将同一时期的档案放在一定位置可以很好的展现出这一过程中存在的问题，这对整体管理工作质量的提升都有着十分重要的推动作用。

三、尊重、利用档案的原有基础

原有的档案能够反映历史面貌。历史的原始记录和客观的有机联系，使档案能够如实反映本单位社会活动过程和历史原貌，继而使档案对于工作查考、经验总结、科学研究等方面具有重要的凭证或参与作用。

档案管理的标准不断变化，原有的案卷总是无法符合新要求。然而，过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平，反映了过去的真实历史面貌，起到了历史凭证作用。

四、结语

档案整理工作在档案管理工作中是一项基础性的工作，它也是档案工作得以顺利展开的前提，所以工作人员一定要对这一过程中出现的各种问题予以总结，同时还要掌握工作中应该坚持的原则，只有这样，档案整理工作的质量才能得到有效的提升。

[1]李萍.浅谈档案管理的保密工作[J].陕西档案.2012(03)

[2]陈碧燕.浅谈企业科技档案的收集与整理[J].办公室业务.2012(03)