英文订单写作的注意问题

第一篇：英文订单写作的注意问题

英文订单写作的注意问题

1.文体介绍

订货(order)是买方为要求供应具体数量的货物而提出的一种要求。此时，交易双方之间的陌生感已消除，可以说已经度过了接触障碍和难关。

英文订单写作应注意以下几点：

(1)英文订单写作开头就直接说明订购的意图。

(2)英文订单一般应包括：商品的名称、品质、数量、包装、价格条件、支付条件以及需要对方提供的单据等。

(3)英文订单内容必须准确、清楚。不论是商品的价格还是商品的规格都应做到准确无误，否则会带来不必要的损失与麻烦。

卖方收到英文订单电子邮件后必须进行确认。如果卖方无法提供买方所需要的货物，则最好介绍一些合适的替代品;如果买方所需货物的价格和规格发生了变化，卖方则提出还价并劝买方接受，但要注意：写拒绝接受订货的信时，必须非常谨慎，应为日后有可能的交易留下余地。

2.英文订单写作实用范例

Subject: An order

欢迎转载，转载请务必注明：本文来源于中国创业网 /Gentlemen:

The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us.We would like to order the following items consisting of various colors, patterns and assortments:

Large 2000 dozen

Medium 4000 dozenSmall 2000 dozenAs the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July.At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened.Please confirm the order and E-mail a shipping schedule.Sincerely,Xxx

主题：订货

先生们：

2002年5月20日电子邮件报价深受欢迎。

我拟选各种颜色、式样、品种的衬衫如下：

大号 2000打中号 4000打

小号 2000打

售季将至，全部货物应于7月登轮。届时全额不可撤销 信用证 将予以开出。请确认订货，用电子邮件告知装运时间表。

真诚的，xxx

Subject: Out of Stock

Dear Sir,We thank you for your Order No.222 received this morning for 8000 dozen cotton shirts, but regret to have to disappoint you.At present we have no stock of shirts in the size required and do not expect further deliveries for at least another five weeks.Before then you may have been to obtain the shirts elsewhere, but if not we will notify you immediately our new stocks come in.Yours faithfully,Xxx主题;缺货

亲爱的先生：

我们今早接到贵方222号订单，定购8000打棉质衬衫，十分感谢。但可能要使贵方失望了，十分抱歉。

目前我们没有贵方所需尺寸的衬衫存货，而且至少在5个星期内亦不会有货。在此期间贵方可从别处购买衬衫，如未能购到，一旦新货运到，我们定当立即通知贵方。

3.典型句型

a.We have pleasure in sending you an order for Cosmetics.我们愉快的给贵方寄去化妆品订单。

b.We want the goods to be of exactly the same quality as that of those you previously supplied us.我们希望此批订货质量与以前供应的完全一样。

c.Please supply...in accordance with the detail in our order No..请照我方第。号订单供货。

d.This is a trial order.Please send us 50 sets only so that we may tap the market.If successful, we will give you large orders in the future.试订50台，以开发市场。如果成功，随后必将大量订购。

e.This order must be filled within five weeks, otherwise we will have to cancel the order.此订单须在5周内交货，否则我方将不得不撤销此单。

f.We hope our products will satisfy you and that you will let us have the chance of serving you again.希望我方产品是你们满意，今后再来惠顾。

第二篇：英文求职信写作注意

不用赘言，大家都知道，写 的最后目的在获得职位，不过，现在的公司老板很少是看信不看人雇用求职的人。一封 无论如何文辞并茂，令人心动，公司人事主管非见到这个人的外表是不会给予工作机会的。因此，的目的在于获得面谈的机会。

写求职信的要点

公司的老板大多认为，注重小节的人对重大的事务也会谨慎行事。一个人做人做事是否谨慎可以从一封求职信中看出端倪来。你别看轻了短短的一封信，一封求职信可以显露出一个人的嗜好、鉴别力、教育程度以及人格特性。下列几个要点便是泄露一个人‘机密‘的地方。因此，写信人非格外留意不可。

1、纸张的选用：最好使用品质优良，白色的信纸。信封要配合信纸的质料和颜色。

2、书写：求职者常需用亲手写信，字体要写得清洁可辩，龙飞凤舞的字迹无疑是自寻绝路。如果可能的话，使用打字机把信打出来。这样看起来比较具有商业气息。

3、格式：信文要适当地排列在信纸中，格式要一致，如采用齐头式（或斜线式）便需全部一致，不可中途改变

4、语法、标点和拼写：正确无误的语法、标点和拼写使读信人感到舒畅，错误的语法或拼写则十分明显，一望即知，予人坏印象。尤其要注意的是，绝不可把收信人的姓名或公司名号拼错了。

5、信封：信封上面的地址要完整，称谓要合时宜，信纸的折叠要适当，大小适合信封。

6、附件：求职信函通常不须附加推荐信，除非招聘广告有此要求。遇到这种情形，只须附上复印件即可。求职函内附加邮票或回址信封，强迫对方答覆的作法不足效法，除非对方有此要求。

信函的内容

求职信函内容应包括那些？通常根据所欲谋求的工作性质而定。基本上，可以包括下列几项：

１、写这封信的目的或动机：通常求职信都是针对报纸上招聘广告而写的。若此，信中便须提到何月何日的报纸，有时‘工作机会‘是从朋友或介绍所（如青辅会就业辅导中心）听来的，有时是写信人不知某机构、公司有工作机会，毛遂自荐而写的信，不论是哪一种，求职信上一定要说明写信的缘起和目的。

2、个人资料：写信人应述明自己的年龄或出生年月，教育背景，尤其是和应征的职位有关的训练或教育科目、工作经验或特殊的技能；如无实际经验，略述在学类似经验亦可。

3、备询人员或推荐人：正常的顺序是先获得这些人同意后再把他们的姓名、地址列入信中，推荐人二至三名即可。

4、结尾：求职信的结尾在希望并请求未来的雇主允以面谈的机会，因此，信中要表明可以面谈的时间。使用的句子要有特性、避免软弱、老生常谈的滥调。

机智和良好的判断

写求职信要有机智和良好的判断，下列几点可供参考。

1、陈述事实，避免表示意见：与训练和经验有关的事实可以陈述出来，但应避免表示意见说这些训练和经验对所应征的工作将有怎样的关系或好处。

2、不要批评他人：如果你要离开现职，可以说出原因但不要用批评的方式，雇主想要了解你，而非你的工作机会。

3、不要过份渲染自我：你当然认为有能力，够资格才要申请某一职位，但不要过份夸大自己的能力或表现过份信心，尤其不要说出与事实不符的能力或特性来。

4、留意底薪：有的雇主要你提到希望的待遇。你要作良好的判断，写出你觉得可行的最低薪。开始就业的人应知道，与其寻得一份高薪的工作倒不如找待遇尚可而有升迁机会的工作。

求职信英文

应征函的第一段说明写信的缘起目的，有些专家认为不宜用分词子句，如下列各句作为第一句。因为这类句子被人用得大多，显得陈腐，失去突出的特性。

Replying to your advertisement…… Answering your advertisement…… Believing that there is an opportunity…… Thinking that there is a vacancy in your company…… Having read your ad……

再比较下列三句。（a）句较差，经过修改后（b）句显得较恰当。

１、（a）Replying to your recent advertisement in the Boston Evening Globe, I wish to apply for the position of sales manager……

（b）In applying for the position of sales manager I offer my qualifications, which I believe will meet your exacting requirements.2、(a)I believe after reading your advertisement in this morning‘s Journal that you have just the opportunity I am looking for.(b)your advertisement in this morning‘s Journal for an adjustment manager prompts me to offer you my qualifications for this position3、(a)Having read your advertisement in the New York Times for an accountant, I thought you might be interested in my application.(b)In your advertisement for an accountant, you indicated that you require the services of a competent person, with thorough training in the field of cost accounting.please consider me an applicant for the position.Here are my reasons for believing I am qualified for this work.求职的人不得不提到希望待遇时，可用类似的句子：

1、hesitate to state a definite salary, but, as long as you have requested me to , I should consider 6,500 a month satisfactory.我对待遇总是迟迟无法定个确切数目，但既然您要我说明，我认为月薪六千五百元就满意了。

2、Although it is difficult for me to say what compensation I should deserve, I should consider-a month a fair initial salary.虽然我很难说待遇应该是多少，我以为起薪每月--很合理。

3、I feel it is presumptuous of me to state what my salary should be.My first consideration is to satisfy you completely.However, while I am serving my apprenticeship, I should consider-a month satisfactory compensation.余不敢冒昧说出起薪多少。最初余仅想要如何工作得好，使您满意。在学徒（试用）期间，月薪--即可。

提到待遇时不要过分谦虚或表示歉意，下列句子不宜使用。

１、As for salary, I do not know what to say.Would$4,500 a month be too much? 至于起薪，我不知怎么说，月薪四千五百元会不会太多？

2、Do you think I should be asking too much if I said 5000 dollars a month? 若要求月薪五千元，会不会太高？

3、You know what my services are worth better than I do.All I want is a living wage.对敝人工作的价值您比我更清楚。我仅想够糊口即可。

应征函或自荐函的结尾用语，试比较下列各句：

1、（a）软弱、羞怯的： If you think I can fill the position after you have read my letter, I shall be glad to talk with you.读完此信后倘您认为敝人可补缺，敝人愿和您一谈。

(b)改写后（较佳）： If my application has convinced you of my ability to satisfy you, I should welcome the opportunity to talk with you, so that you may judge my personal qualifications further.2、（a）怀疑，不妥、不安全的： If you‘re interested, let me know immediately, as I‘m sure and interview will convince you I‘m the man for the job.倘贵公司有兴趣，请即告知，敝人深信与您面谈可以使您相信，敝人适合担任此职。

（b）改写后： May I have an interview? You can reach me by telephone at Taipei 884525 between the hours of 7-9 a.m.and 5:30-9:30p.m.any evening.可否赐予面谈？您可在每天上午七至九时，下午五时半至九时电884525号。

3、陈腐的句子： Hoping you will give me an interview, I am……（我希望您惠予面谈）Anticipating a favorable decision, I wait your……（等候您的佳音）Trusting your reply will be satisfactory, I remain(静候满意的答复)

4、哀求式的句子，不够完整（漏掉面谈时间）： Won‘t you please give me the chance to interview your? I can be reached by calling Kenmore 69781.恳请惠予面谈。请打电话K-69781

（b）改写后： May I have the opportunity to discuss this matter further with you? My telephone is Kenmore 69781.You can reach me between nine and five o‘clock during the day.可否惠予面谈以便进一步商讨？我的电话是K-69781。我从上午九时到下午五时都可接通。

5、太过自信的句子： I am quite certain that an interview will substantiate my statements Between two and four every afternoon except Tuesday you can reach me by telephoning 731430.我深信面谈可以证实我的话。您可在每天下午二至四时（星期二例外）打731430号电话通知我。

6、较具体有效的句子。May I have an interview? My residence telephone is(042)4398.You reach me by calling that number until June 30.After July 2, my address will be Kent House, Bretton Woods, New Hampshire.可否惠予面谈？我住处电话为43981号。六月三十日以前我都在上址，七月二日以后，我的新址为新罕不夏州布列登林肯特屋。

应征函的语气

应征函要发挥最大的效果，语气必须肯定、自信、有创意而不过份夸张，如能事先洞察雇主的喜好，或其他人格特性，根据物以类聚的原理，应征函若能配合雇主的特性，求职的人一定可以比其他人占上风，获得面谈的机会。比较下列各句语气上有何不同：

1、I think that I should probably make a good bookkeeper for you.我想我可能成为贵公司的好簿记号。

2、I am confident that my experience and references will show you that I can fulfill the particular requirements of your bookkeeping position.我想信我的经验和推荐人可以告诉您，我能够符合贵公司簿记员一职的特定需要。

3、I recently completed a course in filing at the Crosby School of Business.I am competent not only to install a filing system that will fulfill the needs of your organization, but I am also well qualified to operate it efficiently.最近我在克洛斯比商业补习班读完一门档案处理的课程，我自信不仅可以设置一套档案人类系统符合您的要求，而且可以有效地操作。

4、I feel quite certain that as a result of the course in filing which I completed at the Crosby School of Business, I can install and operate efficiently a filing system for your organization.我相信在克洛斯比商业实习班修完一门课后，我能够替贵公司设置并且操作一套档案分类系统。

第一句显得语气太弱，写信的人有点羞怯的样子。第二句有特殊风格，第三句太过自信，第四句，作者表示谦虚

第三篇：英文文章写作注意点

英文文章写作注意点

（请新作者一定要仔细看下面的内容，它直接影

响到你的文章是否能够通过！）

1． 写文章以前一定要把文章要求看清楚，否则一旦发生跑题的情况就会产生两种情况：一是进行大量的修改；二是直接挂掉，导致没有收入。

2． 文章中一般不能出现第一人称，需要的地方一般都用the author来替代I，用the authors 替代we，……依次类推。至于后面的动词要做出相应的改动。

3． 文章的参考文献特别重要高的要求，一般用哈佛格式（有个pdf文件写了写法），这里举例说明一下，例如：they define the brand preference as “a consumer's predisposition toward a brand that varies depending on the salient beliefs that are activated at a given point in time”(Giles and Ram, 1995, pp.33).在这段文字中就有文献的引用，用引号加斜体就是没有经过改动的直接引用，而间接引用也需要在文章标注文献，如The good after-sell service can reduce user's risk of buying products, increase or prolong the utility value of the goods, and maintain brand preference of the customers.A good after-sell service could reduce the complaint, increase the loyalty, and build the brand preference ultimately(Liu et al., 2000).其中的et al的含义是三个或者三个作者以上的意思。

至于在文章后面的参考文献（reference）格式如下：

1． Ben Shaw-Ching Liu, D.Sudharshan, Lawrence O.Hamer(2000), After-service response in service quality assessment: a real-time updating model approach, The Journal of Services Marketing, 5(3), pp.160-172.（这是期刊的写法） 从左到右依次是：作者，年代，文章名，期刊名，卷号和期刊号（vol5，issue3），页码。

2． D Souza Giles, Rao Ram C(1995), Can repeating an advertisement more frequently than the competition affect brand preference in a mature market?, Journal of Marketing, vol2,issue23, pp.160-172.3． Philip Kotler(2000), Marketing Management: Millennium Edition, Tenth Edition, Pearson Education North Asia Limited.（这是书的写法）

4． http://www.aboutorganics.co.uk/organic_food_drink/organic_juice_cordial.htm(2005),(Organic Fruit Juice, Cordial and Soda Soft Drinks, 2005).（这是网站的写法）

这里需要注意的是期刊需要斜体，而要是著作则是书名要斜体，还要注意网址的写法，是先地址，年份，后名字。在写这个参考文献的时候要注意标点，请以前按照上面的格式，此外，文献的排列顺序是案例作者名字的字母顺序排的，谢谢！

4． 英国的文章对格式要求很高，有的文章格式会在文章要求中出现；要是没有，一般的文

章格式分成三种：1）report格式（这个有个pdf文件写了写法）；

2）论文格式：

1.Introdution

……

2.Literature Review

……（给出文章分析框架、理论框架……）

3.正文

（具体情况，具体分析）

4.Conclusion

……

（5.Limitation）

Reference

3）作业格式（包括案例分析）

1.Introdution

……

2.正文（分析）

……

3.Conclusion

……

Reference

但是还应该具体问题具体分析，因为正文不可能都只有一个大标题的，有时Conclusion的标号是要变的。

5． 要强调一点，文章中不能出现抄袭现象。所谓的抄袭就是引用了英文文献的语句而没有

标注的情况；当然把中文文章进行翻译而没有标注的，不算抄袭。因此，引用的句子需要像上面所提到的那样标上出处，无论是直接引用，还是间接引用。随便说一句，国外人喜欢参考文献多的文章，所以有文献引的时候就一定要引啊！^_^

6． Word有帮助修改的功能，当你发现你的文章中出现绿线的时候，一般就是文章有句法

错误；要是是红线，一般就是有拼写错误。请用鼠标右键加以改正。（有的时候word的这个功能也会出错，但几率不大）

7． 写这样的国外文章，我们一般的写作流程是，看完题目，从proquest 和中国期刊网或者

网上搜索相关文献，看几篇后列出文章的框架结构，列出提纲；然后针对每部分收集资料，进行写作。在看文献时，你可以把一些觉得有用的段落都拷贝下来，放到一个word 文档里，在写作时可以适需要取用。

8． 段落中图、表和数据一般都要注明出处，否则有抄袭之嫌。另外图的题目写在图下面，而表的题目写在表上面。出处都写在下面。

9． 其次是语法和拼写，不要太多疏忽。否则会给老师留下不好的印象。

10． 国外老师很看重数据和事实，你说的很多论点都必须有前人的文献研究或者数据来

支持，这就需要在文中引用很多别人的话。

第四篇：英文求职信应该注意的问题

英文求职信应该注意的问题

不容置疑，写英语求职信和写英语个人简历一样，其最终目的都是为了获得你所追求的工作职位。当然，招聘单位很少是看信不看人便雇用求职者。招聘单位只有在看了你的求职信或个人简历之后，才会决定是否让你参加面试。因此，写求职信的最低目标在于获得面试的机会。所以说，英语求职信和英语个人简历一样，均是用来把自己当作一件商品推销出去的一种商业函件。求职信的用途在于让招聘单位了解你的学历、经历、能力、业绩、愿望等等，给招聘一方留下深刻的印象，在众多求职者中脱颖而出，从而获得面试的机会。只有获得面试机会，你才有可能进一步推销自己，最终获得你所谋求的职位。

寄英语个人简历时，如果不附上一封个人简历说明信(即附函cover letter),是一种失礼的表现，你将难以获得预期的效果。这是因为：个人简历中并无要求安排面试的内容，而附函的主要内容就是要求用人单位安排面试。因此，为了获得面试机会，你最好在求职信里写好一个让用人单位通知你参加面试的回邮信封(也就是写好自己的通讯地址、姓名、贴好邮票)及回函明信片(写好面试事项，并在面试时间处留空白，由用人单位填写)一起寄去，这样可以节省招聘一方的时间和精力，从而给招聘人留下一个好印象。

第五篇：公文写作注意问题

附件：

公文写作注意问题

一、字体要求

标题：方正小标宋简体，小二号（若无此字体可到网上下载）

正文：仿宋_GB2312，小三号，行间距26-32磅，根据文件长度情况适当调整。

数字处理：文本形成后，做全选，然后在字体里选TIME NEW ROMAN字体（目的对阿拉伯数字和英文字母处理美观）。

结构层次序数:第一层为“一”（黑体，不加粗），第二层为“

（一）”（楷体_GB2312，加粗），第三层为“1.”（阿拉伯数字后面是实心圆点，不是顿号，三层之后加粗，不改字体），第四层为“（1）”。如果只有两个层次，可以第一层为“一”，第二层为“1.”。

二、标题

1.拟写公文标题时，一般先写介词“关于”，准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明文种，任何情况下不得省略文种。

2.一个题目中只能有一个“关于”、一个“通知”、一个“转发”或“印发”，要避免重复。

3.一行放不下分成两行时，第一行不要挤满，一个词语不要分行，要调整到同一行；第一行要比第二行长，居中排列保持 美观。

4.标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。5.标题中单位名称对内可简写，标题尽量简单明晰，字数一般不超过40个。例如：“关于中国邮政储蓄银行XX市分行增设定期存单小额质押贷款开办网点的请示”可以简写为“关于XX市分行增加定期存单小额质押贷款网点的请示”。用最少的字数表达清楚意思即可，不用面面俱到。对外单位名称要标明全称。转发公文被转单位名称不得省略。

三、主送单位

应写全称，例如“中国邮政储蓄银行辽宁省分行”、“中国银行业监督管理委员会XX监管局”等。主送机关顶格书写，加冒号。

四、附件

公文如有附件，应当在正文下空1行，左空2字标识，“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字，数字后标小圆点，附件名称不加书名号，其后不加标点符号。转发文件时可以不在正文中标注附件。

附件页：要在附件首页左上角标注“附件”，后标全角冒号。多个附件要按顺序标注“附件1：”“附件2：”……字体：仿宋_GB2312，字号：小三，加粗。并按顺序插入页码。

五、成文日期

要大写，例如“二○○九年七月一日”，非“二00九年七月一日”（菜单栏“插入”→“特殊符号”→“○”）。成文日期为签发日期，不要单独在一页，要和正文在一页，可以通过调整正文行距来实现。成文日期位于距离正文4行的右下角，后面空4字 2 距离。盖章后，印章上沿与正文要有1行距离。

六、版记格式

1.主题词。一般为规范化名词，应包括文种。上行文主题词要在OA系统提供的规范化主题词中选择，OA系统中没有的，要在主题词后面标注“△”。“主题词：”应顶格，词目之间空1个汉字的位臵，词目之间、结尾不用标点符号。主题词要便于计算机检索，体现文件重要内容。

抄送不能为个人，如需送行领导可成文后传阅行领导。2.抄送单位。应当使用全称或规范化简称，按先外后内、先大后小的顺序排列，行内部门应在前面加注“行内：”。无抄送单位的，将抄送文本框和反线删除，不予保留。

3.版记一律在封底，单独在一页。

七、表格

要调好，尽量内容在一页内，打印预览确认无误后再上传。正文中表格字体一般用楷体_GB2312（标题四号、加粗，表内小四）；附件表格字体一般用宋体。数字字体：Times New Roman。

Word（excel）表格格式：

标题：宋体、三号（18号）、加粗、居中排列

表内：宋体、小四（12号，根据内容多少定）、居中排列（长句居左排列，以美观为宜）。

备注：仿宋_GB2312、五号（11号）、居左排列

八、拟发上行文需注意问题

（一）请示

1.一事一请。一般为一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。

2.最后以“当否，请批复”为结语，非“当否，请批示”或者“妥否，请批复”。

3.请示必须以附注形式注明联系人姓名和电话，紧贴日期下一行，居左空2字，加圆括号。

（二）报告。报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性公文，不得夹带请示事项。报告一般结尾以呈请语“特此报告，请审阅”或“以上报告如有不妥之处，请予指正”作结。

（三）意见。意见用于上行文时，可以对某一重要问题提出看法、建议，呈报上级批准；可以提出问题，请求上级单位帮助予以解决。

注：请示和报告的区别：请示是在事前，报告在事后；请示应一文一事，报告可以一文多事；请示只送一个受文机关，报告则相对灵活；请示要求上级批复，报告一般不用批复。

九、公文中常见错别字（括号中为正确的）∕账：记账、账目、账本 ＼帐：帐篷、蚊帐、帐子

∕作：作废、作假、作为、作处理 ＼做：做文章、做官、做人、做事

再接再励（厉）精神可佳（嘉）防碍公务（妨）准备就序（绪）待人诚肯（恳）

权力义务（利）自行其事（是）

直接了当（截）

迫不急待（及）任人为亲（唯）

不加思索（假）滑而不实（华）肯请（恳）题纲（提）精减（简）布署（部）部臵（布）

必竟（毕）既使（即）签定（订）充份（分）过份（分）

处份（分）份外（分）份子（分）

份内（分）事必（势）种养殖（种植 养殖）

十、其他应注意问题

1.“截至”或“截止到”XX月XX日，非“截止XX月XX日”。2.公文中日期要写全，例如“2009年”不能写成“09年”。3.“第”字后面跟大写数字，例如“第一季度”、“第二位”。4.公文中尽量避免“了”、“的”等多余的虚词，例如“为了提高竞争力”→“为提高竞争力”、“抓住发展的契机” →“抓住发展契机”。

5.转发公文或者公文中引用其他公文时，被转发或被引用公文标题后要标注发文字号，用圆括号括起来。发文字号中年份为公元纪年，用六角括号括入，非圆括号或方括号。例如：“现将总行《关于规范本外币储蓄代扣代缴利息税手续费处理流程的通知》（邮银办发„2009‟576号）转发你们，请认真学习，并严格按通报要求执行。”

6．法规、规章、制度等不能直接以正文形式出现，需拟正文后，再以附件形式出现。标题应为：关于印发XX规章的通知。7.常用法定公文文种有决定、通知、通报、通告、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十种，其他法定公文外的文种如规划、计划、要点、安排、活动方案等不能以法定公文的形式制发公文。如要以公文形式下发计划、安排等，应以“关于印发XXXX规划、计划、要点、安排、方案等的通知”的形式，使用的文种是通知。

8.人名、地名、单位名称等名词在一篇公文中数次出现时要表述一致；如果需要排列次序，要按照一定的规则排列；不能 5 随意用简称。

9.密级文件不得通过网络或传真流转，一律用纸质形式通过机要形式邮寄。