证照及证明函管理规定

第一篇：证照及证明函管理规定

四川XXXX设计咨询有限公司

证照及证明函管理规定

第一章 总则

第一条 为适应公司全方位、规范化科学管理，做好公司证照、证明函件的管理工作，使之规范化和制度化，特制定本规定。

第二条 公司证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，具有法律效力；证明函指法定代表人授权委托书、介绍信等证明函件。

第三条 本办法规定了证照的管理、移交、年检、更换、使用，证明函的使用等内容。本办法适用于四川XXXX设计咨询有限公司证照及证明函管理工作。

第二章 证照保管、移交、年检及更换

第四条 证照包括公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、工程设计资质证书、工程勘察资质证书、质量管理体系认证证书、收费许可证、各类获奖证书等。

第五条 营业执照、组织机构代码证、工程设计资质证书、工程勘察资质证书、质量管理体系认证证书、收费许可证、各类获奖证书等由综合事务部指定专人统一保管。税务登记证由财务部指定专人统一保管。

第六条 公司所有需要挂牌标示的证照如公司营业执照、税务登记证等要悬挂在显眼位置。

第七条 公司证照的办证、年检及更换：

一、营业执照、组织机构代码证、工程设计资质证书、工程勘察资质证书、质量管理体系认证证书、收费许可证的办证、年检，由各单位综合事务部办理，相关部门予以配合。

二、税务登记证的办证、年检由各单位财务部办理，相关部门予以配合。

三、各部门在办理相关业务过程中，如涉及证件办理，由业务主办部门经办，其他部门予以配合。

五、各部门在办理完毕公司证照后，要移交给指定保管人保管。移交须办理手续，注明移交人、接收人、移交时间、移交内容等信息。

六、有下列情况，证照须更换并停用旧证照：

1、机构名称改变；

2、经上级主管部门审定，证照已损坏，无法使用；

3、证照遗失或被窃，声明作废。

七、证照停用要提出处理办法，并报经公司负责人批准，及时将停用证照送制发部门封存或销毁，建立证照上交、存档、销毁的登记档案。

第三章 证照的使用

第八条 证照的使用包括借用、复印等。

第九条 因工作需要将本单位证照原件外借时，须公司负责人批准，并在证照保管人处办理借用手续。

第十条 证照借用程序：

借用人申请→办理借用手续→归还。证照使用完毕后，应在归还时限内将证照归还保管人。

第十一条 因工作需要将证照复印并外用时，应完善复印手续。

一、复印公司证照必须注明使用事由，并在复印件上注明“此复印件与原件一致，再次复印无效”等字样。

二、如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。第十二条 因工作需要使用公司领导及员工身份证复印件时，应在复印件上注明使用事由及“再次复印无效”等字样。

第四章证明函使用及保管

第十三条证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书、证明等。

第十四条证明函由各单位综合事务部指定专人统一管理。

第十五条因工作需要使用介绍信时，由使用人向部门负责人申请核准，由综合事务部专人开具。

第十六条 授权委托书由综合事务部统一出具，注明授权内容、授权委托期限、是否有转委权等，并须经授权人签字、综合事务部盖章后方可使用。

第十七条 法定代表人证明书由综合事务部出具，并加盖公司印章后方可使用。

第十八条 使用证明函必须做好登记，填写《证明函使用登记表》。

第十九条 证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还综合事务部。

第二十条综合事务部应妥善保管证明函存根。

第二十一条 严禁开出空白介绍信、空白授权委托书或外借介绍信、授权委托书。

第二十二条 证明函的用印参照《四川XXXX设计咨询有限公司印章管理办法》执行。

第五章附则

第二十三条本规定适用于公司各部门。

第二十四条本规定由综合事务部负责解释，自印发之日起实行。

第二篇：印鉴及证照管理规定

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东方美业规字（2014）第005

印鉴及证照管理规定

1． 2． 目的

为明确各类印鉴、证照的管理要求，规范使用流程，特制定本规定。范围

适用于北京东方美业教育科技有限责任公司各部门、各校区。3． 职责

3.1 总裁负责公司级印鉴刻制的审批，加盖公司公章、合同专用章。3.2 副总裁负责所管部门（校区）公章使用的审批。

3.3 行政部负责公司印鉴的制作及印鉴、证照的使用管理，负责对各校区印鉴、证照管理情况进行检查和监督。3.4 各校长负责校区印鉴、证照使用的审批。

3.5 财务部负责公司及各校区财务专用章、专用证照的保管及使用管理。3.6 各部门（校区）负责项目各类印鉴、证照的使用及管理工作 4． 印鉴管理办法 4.1 印鉴的刻制、保管与作废

4.1.1 公司公章、合同专用章的刻制与保管由公司行政部负责实施，4.1条款所指印鉴主要包括公司公章、各校区公章。

4.1.2 行政部负责公司公章、各校区公章的刻制与保管。在办理新刻或改制上述印鉴时须以书面形式报总裁审批后到公安部门申报手续，并联系刻章单位刻制登记备案。

4.1.3 各校区指定专人（校区行政人员）负责印鉴的保管，填写《印鉴、证照登记表》后报行政部备案。如有印鉴和保管人员信息的变更，要及时更新《印鉴、证照登记表》，在表格备注中予以说明，并以邮件或书面形式知会行政部。

4.1.4 如遇印鉴丢失、损坏或被盗时，责任人（校区行政人员）应立即向所属校区校长和公司行政部汇报，留存书面记录并由责任人（校区行政人员）、校长、分管领导签字，经行政部备案后，办理补刻手续。因责任人（校区行政人员）未尽到保管责任的引起以上情况发生的，视北 京 东 方 美 业 教 育 科 技 有 责 任 公 司

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情节及影响的严重程度，给与责任人相应处罚。

4.1.5 印鉴保管人外出或休假时，应将印鉴交给校长指定的（除校长和财务人员以外的工作人员）临时代管人保管，不得擅自交给他人代管代用；代管人在此期间受本管理规定的约束，并对代管结果负责。4.1.6 各类印鉴不再启用应及时移交行政部保管，并以书面形式办理移交手续。

4.1.7 印鉴因改刻等原因致使原印鉴作废的情况，由印鉴保管校区将作废印鉴书面移交至行政部，由行政部统一办理销毁手续。

4.1.8 未经批准私刻、私盖公章者，一经发现，公司将与之解除劳动合同，给公司造成损失者，依法追究法律及经济责任。4.2 印鉴的使用 4.2.1 公司公章的使用

4.2.1.1 凡以公司名义对外单位出具的具有法人性质的书面文件，以及外出联系工作证明信、介绍信等均加盖公司公章。

4.2.1.2 加盖公司公章须总裁审批。总裁因公外出或休假等原因不能履行审批职责时，应进行书面授权，授权书必须写明授权时间、授权予何人、授权的内容范围等，授权书由行政部保存。4.2.2 合同专用章的使用

4.2.2.1 凡以公司名义与外单位和个人签订的合同、协议等具有法人性质的书面文体，均需加盖公司合同专用章。

4.2.2.2 凡需加盖公司合同专用章的合同、协议，均应按照《合同管理规定》履行审批、盖章程序。4.2.3 法人代表个人印章

4.2.3.1 法人代表个人印章，需经法人代表批准或由法人代表进行授权后方可加盖。授权书须写明授权时间、授权予何人、授权的内容范围等，授权书由行政部保存。4.2.4 财务专用章的使用

4.2.4.1 财务专用章由财务部按照有关规定使用。4.2.5 公司行政公章的使用参照4.2.1执行。

4.2.6 各校区公章的使用审批人为副总裁，其余流程参照4.2.1执行。北 京 东 方 美 业 教 育 科 技 有 责 任 公 司

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4.3 印鉴的借出

4.3.1 原则上公章不得借出，因特殊原因需借公章外出，借用单位应拟写呈阅件，经副总裁、行政部审核，总裁审批后在行政部登记《领取/借用证章登记表》，后方能取章，使用后应立即归还行政部。4.3.2 如需借出公司公章，借用部门（校区）应按4.3.1完成审批后到公司行政部办理借出手续。

4.3.3 携公章外出必须有2个以上公司正式员工同行，两人同借同还。4.3.4 借用公章不得超过八小时，不得携公章在公司外过夜。5． 各类证照的管理

5.1 各类证照包括各类营业执照、各类税务登记证（包括国税、地税）、企业代码证及有关荣誉证明。

5.2 各校区指定专人对各类证照进行管理，并登记在《印鉴、证照登记表》上，报行政部备案。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。5.3 各类公司级证照借用程序参照4.3执行，各部门（校区）证照借用须经部门经理（校长）审批。

5.4 各校区所属各类证照年检工作由校区根据相关政府部门要求办理。5.5各校区在取得各类证照后，须在3个工作日内将其复印件报行政部备存。6． 相关表格

6.1 《印鉴、证照登记表》 6.2 《领取/借用证章登记表》

第三篇：证照管理规定

证照管理规定 目的

为方便公司业务开展，根据使用证照的实际需要，结合公司重要证件管理的要求，特制订本制度。2 范围

本制度规定了公司证照的种类、借用程序、管理办法等。本制度适用于公司各类证照。3 职责

3.1 行政人事部负责公司证照管理。

3.2 各借用部门负责提出使用申请填写《证照使用登记表》，部门负责人审核使用范围，证照管理部门负责核定是否准予使用。必要时经公司总经理批准。4 证照的种类

4.1 代表集团公司或子公司的资格证件：企业法人营业执照正副本、法人代表证、组织机构代码证、税务登记证、体系认证证书及其他资质证书。

4.2 荣誉证：公司的荣誉证书、总经理个人的荣誉证书等。5 资质证的使用办法

5.1 证照管理部门对资格证应建立档案，注明办理部门、办理人、办理时间、生效日期、有效截止日期及其它注意事项等有关内容，有效期到期前6个月通知办证部门，由办证部门负责界定是否申请换证、重新办证或停止办理。5.2 《企业法人营业执照》正本、副本（与正本都具有同等法律效力）、组织机构代码证、体系认证证书等资格证属公司重要证件，非工作必须，原件不予借用。

5.3 因工作需要必须借用原件时，正本一般不得借用，副本可借用。正本借用时需经总经理批准。各部门在借用资格证副本的时候都要妥善保管，合法使用。

5.4公司资格证由行政人事部保管，证照管理部门应建立证照借用登记簿，借用时登记借用单位、借用人、经办人、借用日期、归还日期等内容，明确责任。

5.5 各使用部门根据实际业务需要向证照管理部门提出用证申请，由本部门分管领导审核，向证照管理部门借用，应与证照管理部门办理借用登记交接手续。

5.6 在公司注册的销售业务人员借用资格证副本，应由销售主管部门同意，经总经理（或运营副总）批准后，由销售部门人员陪同办理借用手续。

5.7 外部人员一律不准借用本公司资格证。

5.8 借用资格证者不得转借他人、涂改、毁损资格证书，不得进行超出审批范围以外的经营活动。6 责任追究

6.1 对违犯规定使用证照者，对责任人给予5分的处罚或100-500元罚款。6.2 因工作失误造成证照丢失者，应立即上报主管领导及证照管理部门，并采取补救、防范措施，对责任人扣罚8分，承担补办证照的全部费用，并给予行政处分。

6.3 因超出审批范围使用公司证照或各子公司证照者，对责任人扣罚10分，并给予行政处分；造成损失和影响者追究其法律责任。

6.4 因超出审批范围使用公司证照的外部人员，对责任人罚款15分；造成损失和影响者追究其法律责任。7 附则

本制度由公司总经理批准，自下发之日起执行。

第四篇：证照管理规定

证照管理规定

1.目的规范公司各类证照的管理，盘活公司无形资产，确保公司各项工作高效运转.2.适用范围

2.1 工商、税务、国土资源、规划局、消防、环保、外汇、财政、海关等行政机关核发的：

2.1.1 许可证、执照或其他许可证书；

2.1.2 资格证、资质证或其他合格证书；

2.1.3 批准文件或证明文件；

2.1.4 法律法规规定的其他行政许可件。

2.2 客户授予的合格供应商证书。

2.3 认证公司授予的管理体系认证证书。

2.4 特殊设备的证照。

3.职责权限

3.1 综合管理部是公司证照管理的职能部门。负责证照的申报、登记、变更、年检、注销、保管、登记和备案。

3.2 各相关部门根据职责承办证照办理过程中的部分或全部事项。

3.3 证照保管人工作变动时需要将证照作为工作移交的一部分进行移交。

3.4 本规定由综合管理部拟制，总经理批准之日起正式执行。

4.工作程序

4.1 综合管理部委派专人保管公司的各种证照。证照保管人员在接收到证照时需要打收条，并登记入账，同时以邮件的形式通知经办人和各部门经理。

4.2 各类证照由保管人员登记造册，妥善保管，如出现损坏或丢失，要立即向主管领导报告外，并与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。

4.3 在各种证照的新登记、变更、年检、注销过程中各相关部门根据职责，承办或协办对应部分事项和全部事项，办理完成后，其正本和材料一律交综合管理部保管。保管人员负责将证照的正本进行复印、扫描存盘，复印件连同正本、副本一起保存。

4.4 因业务需要，各部门需要借用证照的正本或复印件时，需填写“文件借（使）用申请表”，说明用途、使用时间和预计归还时间，部门经理和综合管理部经理审核，经副总经理批准后到保管人处领取。正本领出时需登记，注明领出时间，当使用完毕归还时要注明归还时间。使用复印件涉及到用印时，按“印章管理规定”作业。

4.5 保管人员对即将到期的证照提醒相关部门及时办理验证。

4.6 证照如出现损坏或丢失，保管人需立即向部门经理和公司副总经理报告，并立即与发证机关联系，办理证照的挂失和补办手续。

5.考核

5.1 擅自翻动、复印或外借公司证照类文件，对违规者每次处罚50~100元，后果严重的加倍处罚并酌情给予行政处分。触犯法律的，移交司法机关处理。

5.2 证照到期未及时办理验证，给公司造成损失的，视情节轻重进行行政/经济处分。

第五篇：公司证照管理规定

文章标题：公司证照管理规定

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为了规范公司各类证照的管理，进一步盘活公司无形资产，确保公司

各项工作高效运转，特制定本规定。

一、本规定适用于公司所有证照的管理。包括总公司和下属公司的法人营业执照、行业经营许可证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件及公司统一为员工办理的健康证、工作证等。

二、办公室是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关部室根据职责承办部分事项和全部事项。

三、各类证照由办公室（财务）登记造册，委派专人统一管理。证件保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，要立即向主管领导报告外，并与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续，同时由质检部追究其相关责任。

四、各部门如需使用证照必须经主管领导或办公室主任同意批准，说明使用范围和使用时间，办理使用登记手续后，方可携带外出，使用完毕后，用件人和证件管理人应在登记表上注明领取（交回）时间并签字。

五、各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。

六、证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人担负，并追究其责任。

七、证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。

八、公司为服务员办理的健康证由服务部委派专人妥善保管，不得遗失；公司为职工办理的工作证由个人保管，职工在调离、退休时必须交回工作证。

八、本规定自发布之日起执行。

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