办公用品管理办法

第一篇：办公用品管理办法

办公用品与办公设备设施资产管理规定

第一章 总则

第一条 为规范办公用品与办公设备设施资产管理、保障正常的办公，为节约开支，避免浪费，降低成本、严防流失，严格物资(用品)进、出登记，做到帐物相符，本着勤俭节约精神，根据公司实际情况，特制定本规定。

第二条 本规定适用于各部门的办公用品与办公设备设施资产的请购、审批、采购、入库、保管、控制、申领、发放、登记、使用、报废等管理。

第三条 本规定所称办公用品与办公设备设施资产包括以下几类：

（一）日常办公用品（低值易耗品）。

1．办公文具类消耗品：

各种笔、笔芯、墨水、白板笔、记号笔、荧光笔、笔筒、涂改液、橡皮、钉书针、取订书器、回形针、大头针、图钉、长尾夹、票夹、夹子、胶水、浆糊、固体胶、印泥、印油、一次性水杯、电池、抽杆夹、两面塑料夹、各式文件夹、挂钩、透明胶带、双面胶、刀片等。2．文具类消耗性耐用品：

文件架、打孔机、文具盒、计算器、尺类量具、刀具（卷笔刀、剪刀、裁纸刀、美工刀）、台历、报架等。3．纸类（印刷品和单据）消耗品：

信封、信纸、稿纸、名片、便签、标签、笔记本、档案盒、档案袋、资料册、公司画册、宣传品、账册、凭证、复写纸、A4打印纸、复印纸、针式打印纸、及各种单据等。

（二）书报类资产。

书籍、报刊、杂志、光盘、录像等。

（三）办公家具类资产。

文件柜、办公桌椅、沙发、茶几、空调、风扇等。

（四）办公设备设施类资产。

1．电脑与电子类办公设备耗材：

墨盒、墨水、色带、硒鼓、碳粉、光盘、电话线、网线等。2．电脑与电子类办公设备资产类：

 照相机、摄影机、电脑、打印机、传真机、扫描仪、碎纸机、硬盘、交换机、机柜、电话机、手机等。

 U盘、刻录机、UPS电源、光驱、内存条、键盘、鼠标。（车辆等交通工具列入公务车辆制度中规范）

总经理室 2010年

月

日发布

自2010年

月

日起实施

（五）保洁用品。

拖把、扫把、撮箕、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳等。

（六）劳保用品。

手套、口罩、靴子、耳塞、防护镜、安全帽等。

以上所述的办公用品与办公资产从使用对象可区分为：

 公司给员工个人配置办公桌椅、电话机、电脑和员工日常工作所需的办公文具和用品。 公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。

 公司公用的办公设备，如公共区域的家具、传真机、打印机、复印机等。 公司为部门购置的专业书籍、杂志和报刊。

第四条 人事行政部是办公用品的综合管理部门。各使用部门和使用人应合理、节约使用，并做好日常的保管、维护、清洁和保养。公共区域的办公用品和设备设施由行政部负责管理。

第二章 管理程序

第五条 请购申报。

（一）对于第一类日常用的办公用品、第五类清洁用品、第六类劳保用品应备安全库存，以保证不耽误使用。根据安全库存量和平均使用量行政部于每月底制作下月请购预算计划，呈分管领导批准后统一采购。（劳保用品由仓库根据每月平均用量做请购计划）。

（二）对于印刷类用品在印刷前必须经使用部门和总经理室确认是否需要修改，否则不得印刷。

（三）对于不常购买且容易采购的日常用品（比如剪刀、计算器）、及第三、四类资产用品等不备库存，由使用部门报行政部经审核批准后进行临时采购。

（四）对于书籍、报纸、杂志、音像类由行政部统一计划购买。专业书籍也可由使用部门选购后交行政部报销（但选购前应经批准包括电话批准才可购买）。

第六条 审批。

审核人为行政部，批准人一般为总经理室，较大金额应呈总经理或董事会批准。审核职责为采购的必要性（需不需要采购）、用途、数量的合理性、价格、资金预算。办公家具及办公设备的购置由行政部统一规划配置。部门认为需要增添设备设施的向行政部提

出理由，由行政部报总经理室批准。

批准形式以书面的物品请购单、计划请购预算表等表单上签字为准，如批准人不在公司则电话报告或由职务代理人批准，回司后再补签字。临时性采购的低值易耗品可口头批准，购回后直接报销。第七条 采购。

总经理室 2010年

月

日发布

自2010年

月

日起实施

办公用品采购属行政采购。批准后由行政部负责采购相关事项。购买前必须经过审核批准方可采购，未经批准的个人承担费用。一般性用品安排行政采购人员采购，专业性设备由专业人员协助采购。

采购人员应及时了解市场商品信息，应综合考虑成本和性价比，平衡用途、质量、价格与使用寿命、维修费用的关系，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。采购时如出现价格波动较大，应电话征得同意后再行购买。

采购后办理验收、入账、登记作业。临时性采购的物品应立即通知使用部门即时领取。

第八条 验收、登记、入库、做帐。

办公用品管理人员对采购回的物品进行质量、数量、规格、型号的验收。对于符合规定要求的，则办理登记、入库、入帐手续；入库时逐件登记验收。对不符合要求的，办理调换或退货手续。特殊物品需专业人员或使用人员验货。

验收后在发票或收据上签字表示已收货，否则不予报销。第九条 保管与控制。

对库存的办公用品，管理人员应做好仓库保管工作，分类清晰、标示明确、安全摆放，保持文库房的清洁、干净、通风，注意安全，防止被盗。对易于损坏或变质的物品应采取安全措施和特别放置。

对于不设库存的物品（如设备类）由使用人或责任人领用后负责保管。工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失应赔偿。第十条 领用、发放。

日常用的办公用品领用由行政部直接控制用量。

使用部门或使用人到行政部文控制室申请领取，并填写领用登记表。

新进办公室人员在报到前行政部为其配发基本日常办公用品和办公桌椅、电话机。发放时坚持以旧换新原则。不能以旧换新的（如单据类）按配发标准合理控制发放数量。行政部有权对部门和个人的对领用数量进行必要的审查、监督，谨防私用或带走导致领用数量超过正常用量范围。如发现有少用多报、虚报、冒领等弄虚作假者，将视情节予以处理。

耐耗品（如计算器、钉书机、打孔机、直尺剪刀、裁纸刀、笔等）每人限领一次，若自然损坏等正常因素无法使用，可以旧换新。

带有笔芯的笔第一次领用后，以后只换发笔芯（凭用完的笔芯领取）。第十一条 使用

各部门要控制和合理使用办公用品，使用部门和使用人应当自觉爱护公司财产，勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用，杜绝浪费现象。

使用部门或人员要注意正确使用、经常维护和保养各种办公用品，不得随意破坏、丢弃和外借，如有上述情况，照价赔偿。

总经理室 2010年

月

日发布

自2010年

月

日起实施

办公设备（如电脑、打印机等）应于下班后关机。打印纸和复印纸一律双面使用，除非明确指出单面使用。

打印前应在电脑里将资料、表单等文件修改，减少错误，避免打印浪费。尽量采取无纸化办公，需要讨论修改的文件应利用网络和投影，避免纸张浪费。第十二条 安装、维护、维修、保养。

办公设备的安装由行政部安排人员安装调试。

公共区域的设备设施应指定专人负责保管。使用人和责任人应做好日常的清洁、维护、保养工作。凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。

在使用公共办公用品和设备时，如发现故障应及时向行政部报修。行政部安排有关专业人员维修，严禁个人随意操作。

办公用品和设备设施若人为损坏，应由责任人赔偿。第十三条 物品报废及处理。

非消耗性办公用品因使用时间过长而丧失其功能需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经专业人员验证和部门主管审核，交行政部签注意见，呈总经理室批准后办理报废注销手续。因个人使用不当导致损坏或保管不善而遗失的，由个人承担费用或个人购买补回。废旧物品及旧报纸、书刊等应统一由行政部集中处理出售，出售价格应报总经理室核定。金额收入交财务入帐。第十四条 办公费用结算。

行政部每月统计各部门领用的办公用品，并计算金额，计入部门当月办公费用。

使用期限较长、价值较大的用品或设备按财务规定进行折旧和分摊。

维护和维修费用列入当月费用。

第三章 其它规定

第十五条 凡耐用品和价值较高的用品（如计算器、电话机等）登记入册，列入财产清查范围。第十六条

管理人员必须认真履行职责，提高责任心，加强服务意识，及时建立健全物资登记帐册，做好物资进、出明细帐登记，每月底对库存进行盘点，做到帐物相符，如数量出现差异应追究责任。

第十七条 本规定由行政部负责解释。第十八条 本规定自2010年4月1日起执行。

总经理室 2010年

月

日发布

自2010年

月

日起实施

第二篇：办公用品管理办法

XXXX公司文件

办公室发【2018】X号

办公用品管理办法

为规范办公用品的管理，使办公用品的配备和使用达到节约成本、保证效率、提高效益的目标，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据分公司实际情况，特制定本办法。

一、办公用品分类

办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品和消耗性办公用品。

1、固定资产类办公用品，如：办公桌、办公椅、打印机、复印机、电脑、扫描仪、投影仪、电暖器、饮水机、空调机、热水器、碎纸机、照相机和汽车等。

2、非消耗性办公用品，如：计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、裁纸刀、文件夹、文件筐等。

3、消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔（芯）、铅笔、橡皮、胶水、订书钉、曲别针、凤尾夹、墨盒、复印纸、白板笔、电池、记号笔、垃圾袋、卫生纸、纸杯、公司印刷品等。

二、办公用品的申购

各部门基于工作需求如需采购办公用品，须首先提交办公用品采购申请（包括品名、规格/型号和数量等），经过经理同意后，由办公室负责人员统一购买。

三、办公用品入库

1、办公室采购人员负责办公用品入库前的验收，并负责办公用品的登记入库。

2、对有质量问题或不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

四、办公用品发放

1、各项目部或员工领取办公用品须需要在《办公用品领用簿》上记录、签字。

2、限量领取的办公用品主要为消耗性办公用品，签字笔、圆珠笔每人每年限领十支，笔芯每人每季度限领十支，仿皮商务记事本每人每年限领一本，软抄本每人每半年限领一本。

3、办公用品的领取须以项目为单位，由项目申领负责人在一定的时间进行品名和数量统计，之后进行申领，如遇特殊情况需个人单独申领的，须经分公司经理同意。

4、办公用品使用、领用采取以旧换新制度，以最大限度地节省、节约和控制日常办公成本。领用时须以旧换新的办公用品包括固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、部分消耗性办公用品，如墨盒、硒鼓、签字笔，以及一些设备的维修零部件。

7、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，包括签字笔、笔记本和文件夹等；离职的员工则必须将其领取的办公用品全部交回。

五、办公设备的管理

1、各项目部所需的办公设备（电脑、电话机、桌、椅、档案柜等）由根据项目实际情况统一购买。

2、如需申购办公设备，须在经分公司经理同意后，向集团公司提交固定资产购置申请，审批后，由分公司经理责专人购买，入库，并登记。

2018年X月X日

共印5份

第三篇：办公用品管理办法

办公用品管理办法

第一条 为加强事业部办公用品管理，降低管理费用，特制定本办法。第二条 本办法适用于事业部办公用品的购置、领用及管理。第三条 办公室是事业部办公用品的归口管理部门。第四条 办公用品分类

办公用品分为非易耗品和易耗品两类，具体分类如下：

1、非易耗品：如办公桌椅、沙发、档案柜、复印机、传真机、计算机、打印机等办公设备。

2、易耗品：如签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、墨水、回形针、大头针、订书针、复写纸、刀片、硒鼓、墨粉及其它常用消耗品；

第五条 办公用品购置及领用

（一）大宗办公用品由事业部统一招标，确定供应厂家；

（二）易耗品购置

1、办公室根据事业部费用预算及各部门工作性质核定各部门办公用品额度。

2、各部门每月20日前将采购计划报办公室,由办公室经理审批后购买。

（三）非易耗品购置

非易耗品采购由各部门每月20日前将办公用品采购计划报办公室审核，分管领导批准后，由办公室统一购置。凡属固定资产的办公用品，由各部门上报采购申请，分管领导审批后提交办公室，财务总监审核，总经理审批后由办公室统一购置。

非易耗品领用时，各部门领用人员需持原发放办公用品到办公室以旧换新。

Ⅰ-01-01 第六条 办公用品管理

（一）办公室可以根据实际情况对事业部办公用品提出调拨意见，经分管领导批准后实施。

（二）办公用品原则上采取零库存管理，事业部统一制作的标识类物资如信笺、稿纸等除外。

（三）非易耗办公用品须登记造册，由办公室建立办公用品管理台帐，明确办公用品名称、规格、价值、归属、保管人等。

（四）办公室根据办公用品管理台帐不定期检查各部门办公用品使用情况，发现私换、丢失或其它弄虚作假现象将严肃处理。

（五）员工调岗离职前需清点所属办公用品并将交接手续报办公室确认，否则不予办理离职手续。

第七条 办公用品的使用与维护

（一）各部门办公用品责任人对责任范围内的办公用品负管理和维护责任。

（二）因使用不当，造成办公用品损坏的，根据实际情况由损坏者进行赔偿。

（三）办公用品维修由使用部门向办公室提出书面维修申请，由办公室组织维修。

第八条 财务部根据核定的办公用品额度对各部门费用进行控制，未审批所发生的费用不予以报销。

第九条办公室在购置非易耗办公用品时，应考虑办公用品规格与样式的统一。

第十条 事业部的重大会议或重要活动所需办公用品由组织部门提交书面申请，按规定程序审批后由办公室组织统一购置、发放。

第十一条 为了统一企业标识，树立事业部形象，所有标识性办公用

Ⅰ-01-02 品（如名片、门牌、宣传类物品）统一由办公室策划、设计，报总经理审批。

第十一条 本办法由办公室负责解释。第十二条 本办法自下发之日起执行。

Ⅰ-01-03

第四篇：办公用品管理办法

企业标准

办公用品管理办法 QG/XX12015002-200

4　范围

1.1本标准所指办公用品为（以下简称：股份公司）员工日常办公所用文具（以采购部《办公用品价目表》为准）、办公自动化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。

1.2本标准适用于股份公司本部，股份公司下属全资、控股公司可参照执行。职责

2.1秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。

2.2采购部负责外购办公用品的采购。

2.3股份公司设立文具仓，负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。

2.4人力资源部负责每半年核定一次各部门（厂）应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相关部门（厂）。规定

3.1办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按秘书室核定定额标准执行。部门（厂）管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元；其他特殊用品费用另计（用于印制生产报表所用的纸张，不列入办公用品定额内）。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的，需经总经理批准。

3.2办公用品费用（其他特殊物品除外）可月度间调剂使用，年底结算、考核。

2004-07-15修订2004-07-28发布3.3特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后，方可购买，不受定额

限制。

3.4打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由秘书室审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导审批。

3.5办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按设备工程部《非生产设备的管理》等有关规定办理。程序

4.1办公用品的计划审批

4.1.1采购部负责填报《办公用品价目表》，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。

4.1.2办公用品（其他特殊物品除外）领用计划每季度制订一次，于每季度最后月份20日前，各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式三份，经部门（厂）领导审核签名后，交秘书室；超过上述标准的，需经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。

4.1.3秘书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进行审核（核定是否超定额，品种是否适宜）,并将审核的各单位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》一式两份（包括公共使用的办公用品计划），附一份各单位《办公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。

4.1.4秘书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、各单位《办公用品领用计划》一式一份，交文具仓；一份《办公用品领用计划》退回各部门（厂）作领用文具的依据；另一份《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》由秘书室留存。

4.1.5文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》，核对库存，汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一式两份，经文具仓的主管领导审核签名后，交一份给采购部采购，文具仓留存一份。

4.2办公用品采购、储存、发放、核算考核

4.2.1采购部根据文具仓制定的《股份公司办公用品采购计划》实施采购，并及时办理入库手续。

4.2.2采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报公司和文具仓，如有变动应及时更改。

4.2.3 文具仓负责办公用品的验收、发放、保管，并按财务部的有关规定建立台帐。

4.2.4每季度第一个月的8日后，各单位凭公司领导审批后的《办公用品领用计划》、领料单，到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单审核后发放，并登入各单位领料台帐。

4.2.5文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用。

4.2.6秘书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发。其它

5.1文具仓应每月盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向主管领导和秘书室汇报。

5.2秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对文具仓办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报。文件与记录

6.1《办公用品价目表》表9401-1

6.2《办公用品领用计划》表9401-2

6.3《办公用品计划费用汇总表》表9401-３

6.4《办公用品采购计划》表9401-４

第五篇：办公用品管理办法

阜新市北方防爆器材总厂2010年版 CB007

办公用品管理办法

办公用品是由于工作需要配备的用品，其中包括打印纸、笔、电脑易损件等，因此由于工作性质、业务的不同所发放的用品和发放的对象也有所不同，为了保证正常办公，节约办公费用支出，合理控制办公用品的采购与发放特别制定本办法。

一、办公用品的采购要定期按计划采购并发放。各部门的各类人员根据个人需要，填写申请单，申请单应说明需要用品的用途、数量等，部门负责人审批后报办公室分管员处。办公室根据各部门报来的申请单编制办公用品采购计划，每月一次，采购计划的编制要说明办公用品需要申请的部门及申请人、采购数量，计划报厂长批准后，一份交办公室，财务安排支款，一份由分管人留存，一份交物资采购人员按此采购。

二、采购人员将购入的办公用品交办公室分管人员验收后由验收人员填写办公用品入库单，入库单一式二份，一份交采购人员随发票同到财务部门报销，一份留存据此登记入帐。帐册上要注明时间、购买人、数量。

三、入帐后的办公用品，放时要由需求申请人签字后领取，领取时要填写领取时间及领取数量。

四、各部门需要印文章、表格、图纸等须由经办人填写打印申请单经部门负责人签字后方可复印。由办公室分管人员监督登记，复印必须同部门批准的申请单内容、数量一致，如发现内容、数量不符时办公室分管人员必须拒绝复印，否则处于当事人和分管人员30-50元罚款。

五、对技术专业办公用品领用人要妥善保护，岗位变更或辞职时需交回或移交给接任工作的人员使用。

六、元珠笔、信纸、稿纸等根据需要可到厂办领取，元珠笔只可更换笔芯，损坏的以旧换新，丢失自负。

七、其它物品如水壶、盆、桶等要写出申请报告，说明原因方可领取或补发，个人原因损坏的要负责赔偿，各部门各类人员要本着勤俭节约的原则。