办公用品管理办法（精选）

第一篇：办公用品管理办法（精选）

酒店财产管理制度

总则

第一节财产的划分

第二节财务管理组织和人员职责

第三节财产的请购、审批、验收、入库规定

第四节固定资产、低值易耗品及易耗物品的管理 第五节物料用品、专用基金材料的管理

第六节废旧物资管理

第七节棉织品的使用、保管和洗涤规定

第八节损坏、遗失公物的赔偿规定 第九节会计科目

总则

第一条为搞好酒店经营管理，管好财产，延长财产使用年限，严防物资积压和铺张浪费，充分发挥财产的效能，必须加强财产管理，获得最好的效果。坚持勤俭办酒店的原则，坚持积累资金，扩大再生产原则。

第二条根据财务制度规定，财产划分为：固定资产、低值易耗品和零星物品等。

1.低值易耗品和物品购入作为流动资金占用，领用时作费用列表。

2.搞好财产管理，必须严格控制财产请购计划的审批，以及具体的采购、验收、入库、领发、保管、维修、保养、赔偿、报损等手续。

3.建立健全岗位责任制，使用部门实行定额管理，各项财产按“统一名称”统一分类编号设置账页、账卡。分级管理，定期复查、核对，要求账、卡、物相符。

第三条酒店全体员工必须自觉遵守财产管理制度，爱护酒店财产，使酒店财产不受任何人的侵犯。

1.各部门按着“物有人管，人有专责”的原则，办理财产验收，领用等手续，妥善保管，节约使用，及时维修和保养。

2.要奖惩分明，对一贯爱护酒店财产，认真执行制度者给予表扬与奖励，对于保管不善，违反制度无故损坏酒店财产者，要给予批评、教育，以至赔偿经济损失，极其严重者要受到有关行政处分。

第一节财产的划分

第四条固定资产：由酒店贷款购置或按规定标准合格转入使用的财产为固定资产。

1.单位价值在一千元以上（含一千元），使用年限在一年以上的财产为固定资产；单位价值虽然低于规定标准，但为酒店营业的主要财产（沙发、沙发床、地毯等）也应视为固定资产。

2.房屋、建筑物以及不能分开的附属设备，单位价值虽然低于规定标准，但也应一律列入固定资产。

第五条低值易耗品：由酒店流动资金购置的不符合固定资产标准的经营用具为低值易耗品。

1.单位价值在一千元以下（不含一千元）的炊具、餐具、茶具、玻璃器皿等非消耗物品均列入低值易耗品，开业前领用的作为开办费处理，开业后领用的作为待摊费用在一年内摊销。

2.消耗物品：为酒店经营活动中所必需用的物资，如修缮材料、宾客用品、卫生用品、事务用品以及加工用品等，处理方法同上。

第六条基建材料及设备：凡是专为工程项目购置的原材料及设备皆属此类。必须专门保管与核算。

第七条废旧物资：为酒店已经确定报废的各类财产。

1.此类物品包括废的棉织品、机电设备、各种器材、家具和用具等物资，以及由机器或建筑物上拆除下来尚能使用的旧零配件，随运物资的完整包装物和各种废旧材料。

2.此类物品报损时，须开列“报损单”，经批准后做财务处理，凭报损单交库房入账保管，并在报损物上盖上报废印章，一般不再发放。个别物品需要利用时，要开出库单经部门经理批准，到库房领取。此类物品处理时，需列明清单报酒店财务负责人,并在店务会上批准后执行。

第八条其它物品，包括客人赠送的礼品、客人遗失（不能归还者）物品、拣拾物品、退还赃物等。此类物品一律交库房验收并保管，开列清单，一份库房登记，一份交各单位留存。以上物品不得隐瞒不交或私自留用，个别物品，部门需用时须经过经理批准并办手续到库房领取，转入零星物品帐户处理。属于规定应上缴者，要造表上缴，属于本单位可以处理的也要造表，经店务会议讨论作处理。第二节财产管理组织和人员职责

第九条酒店各单位部门在用、在库财产、物资由财务部设置专职会计负责统一管理；在库财产由库房管理员负责分管；在用财产由使用单位指定专人（或兼职）负责管理。

第十条财产专职会计的职责

1.负责掌握酒店全部财产账务和增减变化情况，贯彻执行财产管理制度，按期编制财产采购计划，督促采购人员及时采购，保证供应。

2.认真办理各种物资的购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续，以及催收归还工作，做到手续清楚，账务处理及时。

3.负责记好各类财产账，每月与库房管理员核对库存，每季与使用部门核对帐卡，通过盘点，核对账物，发现问题及时纠正，做到帐帐相符，账物相符。

4.负责指导并协助库房管理员和部门财产管理人员搞好财务和实物的管理工作，发现账物不符，要及时查明原因，提出意见，进行调整和处理。

5.保管好财产账簿、凭证、报表等档案资料，分期装订备查。财产账单不可遗失，不能私自销毁或涂改，逾期需要销毁时应报经理批准。

6.要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格，对闲置的财产要提出处理意见，防止积压。对储存不足的物资及时提出申购，以确保经营活动需要。

第十一条库房管理员的职责

1.根据每年（季）的物资流量和库存情况，提出财产物资的购置和追加计划，认真办理财产的验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续，账目清楚完整，及时核对账物，做好存档以防丢失。

2.坚持执行管理制度，掌握管理业务，随时掌握财产数量、规格、定价、用途、性能和使用时间等情况。库存物品要适量，做到不积压浪费，又保证营业部门用量。

3.定期（每月）清点库房存货，保持账物相符。发放货物按期分部门核算汇总列表转账，每月与各级财务部门核对账目，以保证账账相符。

4.坚持各项手续，不合手续者不予办理。主动发放定额物品，严格审批超定额物品，以免浪费。

5.库房物品存放要分门别类，清洁整齐；要防止积压损坏，防虫蛀鼠咬，霉烂变质，并要防火防盗。第十二条使用部门财产管理员（或兼职）职责

1.负责管理本部门班组的财产、登记账卡，每季度与负责财产的专职会计核对一次，发现差错及时纠正，保持上下的账与卡相符。

2.办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、归还、赔偿等手续。及时登记账卡掌握财产增减变化和使用完好等情况，及时提出维修和处理意见。

3.妥善保管本部门班组的财产，外借财产要及时催还，以防丢失，损坏，财产物品一律不得给私人。第三节财产的请购、审批、验收、入库规定 第十三条固定资产请购计划的编制

财产专职会计要根据酒店的经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年（季、月）的请购计划，交酒店财务负责人和总经理审批后,报酒店管理班子讨论通过后列入年（季、月）度计划，经酒店集团报集团总部审批后，由酒店财务部具体安排执行。没有列入计划者不准采购，临时追加计划要按规定报批。

第十四条酒店之间可以通用的经营物资（如布草、一次性客用品及其它由酒店集团指定的品种），由仓库或相关部门提出请购单经采购部、酒店财务负责人和总经理批准后,报酒店集团。酒店集团统一采购调配，统一安排付款。

第十五条采购

1.酒店所有财产物资的采购一律统一由采购部按采购制度办理，使用单位不得自行购置。2.任何物品无购置计划或未经财务部同意采购的财产物资，库房应拒绝验收，财务部不予报销。

3.若使用单位在品种规格上有特殊要求，可派人与采购部人员共同选购，或由使用单位自行采购，但必须由采购部办理入库报销领用等手续。

4.采购员必须遵守国家政策、法令和财产管理制度，发票、支票妥善保管，不得丢失。报账要及时，一律不准跨月，要按酒店规定财产划分填写入库单，送库房管理员签收后，附在进货发票后一齐送至财务部报账。

5.采购备用金要经常核对，公私要分开，严禁套购，转卖，严禁挪用公款和代私人采购。

6.要按使用单位的要求采购物品，并注意规格质量，以免造成积压和浪费。第十六条验收

1.收货部接到采购员购进的财产和物资，要根据订单与原始发票进行验收、点数、检查规格、质量，验收合格后按本酒店的财产名称填制收货报告，签收后一联交采购单位，凭此向财务部结算。

2.遇有下列情况，收货部可以拒绝验收，或报请上级处理

2.1 未按计划批准购进的或与合同不符者不验收；

2.2 购进的财产、物品与原始发票不符者不验收；

2.3 供应单位的发票未开抬头，发票无盖公章，抬头不符，字迹不清楚有涂改者不验收；

2.4 属于贵重物品和需要经过技术鉴定的物品，应与使用部门共同验收；

2.5 如属于物品先到而发票未到的，收货部可点清实物，开无发票收货单，一联交采购者，等发票到后到财务部办理结算。

2.6 遇有发票先到而物品未到时，不予办理验收手续，若外地托收无承付进货，由采购员报经理批准,做预付款，待该物品到达后，补办验收手续并正式入帐冲预付款。第十七条审批

1.基本建设工程、零星基建、改建扩建、建筑大修，固定资产更新和购置等，须经店务会议讨论后按规定制度审查,报酒店集团批准，固定资产的调拨、变卖、报废、处理等须财务负责人和总经理批准后按规定制度审批。

2.低值易耗品和其它物品购置计划经店务会讨论且按规定制度批准后，列入当年财务收支计划内执行；计划内零星购置及大批购置财产物品，按规定程序报批。低值易耗品成批处理变卖，须报集团审批。

3.物料用品（消耗品）按班组领用时，须经部门经理与酒店财务负责人审批。

4.物品丢失、霉坏、变质、盘亏等必须经有关部门查明原因，签署意见报财务负责人和总经理审批方能作账务处理。

第四节固定资产、低值易耗品及易耗物品的管理

第十八条库房财产管理

1.酒店购进的一切财产和物资，一律办理入库手续。发放时列支有关部门的费用（大批分摊时，通过“待摊费用”科目逐月摊入费用）并作为在用财产处理。凡属备用、多余及机动部分，应集中存放在库房保管。

2.财务部的财产管理小组负责管理全酒店的财产。各类财产按规定分类，并按品名、规格、数量、单价、在库和在用的地点，分别独立立帐，控制库房的进、销、存数量。凭入库、领物、调拨单据等凭证及时查明原因，按规定审批手续办理调整帐卡，以保障帐物相符。

第十九条部门财产管理

1.各使用部门的在用财产应实行定额配备，部门经理负责，指定一人为部门财产保管员,具体保管并做好登记帐卡工作。

2.部门保管帐卡，要按财务部保管总账分类、编号，根据领取、调拨等单据及时登记。部门经理要定期组织人员对部门财产进行核对，发现账物不符及时查明原因，按审批规定办理手续，调整帐卡，以保证帐物相符。

3.部门财产保管员不宜经常调换，若必须调换，要事先通知财务部财产管理小组，并由财产管理小组监督在部门内办清移交手续，方可离开。

第二十条财产领发、交回手续 1.使用部门领用在库财产时，要按规定审批权限,做批准手续后，持领物单、报损单或赔偿单（领取补充报告或赔偿的财产时，需交旧领新，赔偿单要有财务收款签字）一式三联，凭此向库房领取，一联作为部门记帐，一联作库房记帐凭证，一联作会计记帐凭证。

2.多余财产要交回库房，在查明原因后，按审批权限规定办理批准手续。用红笔填写领物单（代替交库单）一式三联，连同实物交库房管理员签收，三联分别作为部门、库房、会计记帐凭证。

3.使用部门向库房领取、交回财产时，要持部门保管帐卡和单据,到财务部财产管理小组办手续，双方及时登记帐卡，以保证帐帐相符。

4.酒店低值易耗品采取一次报销规定，一些大型临时活动，在领用此类物品时已作费用报销。但是，由于活动任务已经完成，而非日常使用的物品又不宜存放在部门班组，为了妥善保管，此类物品可以退回库房，在财产帐上的存放地点变更为库房“代保管”。下次需要领用时，则不再报销金额，而是存放地点由库房代保管减少，增加新领用单位的数量，以避免重复列支费用。

第二十一条财产调拨、报销手续

1.使用部门之间财产调拨，需要经主管部门同意并必须通过财务部办手续。调入、调出部门将帐卡连同财产调拨单到财务部调整帐卡，同时调整总账的存放地点，以保证帐帐相符。

2.凡自然损耗、日久使用失效的财产，确认无法修复者，可以办理报损手续，固定资产报酒店集团审批报销并按规定程序做财务手续处理；低值易耗品报部门经理审批后报销。报销财产实物一律上交到废品库房登记入账，未交废品实物者不准领新物品。处理废品时，由废品库房列出清单经批准后处理并销账。

第二十二条租借财产手续

1.凡向外单位租入、借入、租出、借出的财产，要按权限审批,并到财务部财产管理小组办理手续。

2.酒店财产一般不借给私人，如属特殊需要必须得到酒店财务负责人和总经理的批准，方可办理借用手续。

3.库房不办理未得到批准的借用手续，未经批准的借用物品不允许带出保管部门或酒店。

4.租借物品要及时催收，不得留作长期使用，更不能转租，转借。

5.对外租借成批物品要按标准收费，借用物品被损坏，要照价赔偿（特殊物品要加倍赔偿）。

第五节物料及用品、专用基金材料的管理

第二十三条库房的管理

1.物料及用品一律由财务部财产管理小组统一建帐管理。2.购进的物料用品，凡属体积过大，占用面积过多而不能入库者，如煤、砖、瓦、灰、沙石、木材等，存放库外不作入库，但必须验收，指定专人负责管理。领用按规定办理手续，并按品名规格建立保管帐。控制进、销、存数量，凭购进、领出单据登帐，做到帐帐相符。

第二十四条领发和调拨手续

1.物料及用品必须实行领取制度，不得以存计耗。各使用部门领用物品材料时，要填写“领物单”并由部门经理和酒店财务负责人批准。

2.库房管理员发放时，要按领物单所列的品种、规格、数量逐项点发，不得顶替，如因库存物品不足由领用部门另填领物单，不得更改数字，管理员不得擅自修改领物单上所列的项目数字。

3.各部门领用物品如有多余或有适用时，应及时退回库房，退回时，以红笔填写“领物单”，凭此双方记账。库房要按月汇总领物表，并交会计记账进行帐目核对，以保证帐帐相符。

4.库房物品不准出售给个人，如遇外单位调拨时，先到财务部办理交接款后，凭财务签收货款单据和出库单发给物品，未经财务办理手续者一律不准出库。

第六节废旧物资管理

第二十五条各部门的一切废旧物资及包装应及时交库房保管，其它部门不准自行处理。

第二十六条废旧物资要立帐登记管理，可分为报废的固定资产、报损的棉织类、其它报损财产和在修建进程中拆除下来尚能使用的旧材料等四类。

第二十七条各部门若需领用旧物资使用时，按库房的领用手续办理。

第二十八条库房对废旧物资或成批的废旧物品，要定期造表上报，按规定权限得到批准后，统一处理。

第七节棉织品的使用、保管和洗涤规定

第二十九条工作制服和营业活动服装是为了服务工作需要而配备的，只准许工作时间内穿着，非工作时不得使用。工种变更，应将旧工服交回制服室。

第三十条按财产管理制度规定，各部门使用棉织品都应采取定额管理办法，洗衣房只备定额数量作为周转用。

第三十一条各部门要认真执行送洗和领取棉织品手续。第八节损坏、遗失公物的赔偿规定

第三十二条宾客损坏、遗失公物的赔偿规定

1.宾客损坏、遗失酒店公物，由负责该项财产的财产保管员报主管部门负责人，视情况决定赔偿意见。若免予赔偿者，一般应经主管部门经理批准；若属大件或价值较高的物品要报酒店财务负责人和总经理批准，并按手续报损处理。

2.宾客损坏、遗失酒店公物已确定赔偿时，由财务部协同财产使用单位一起，参照帐面单价和下列标准计算赔偿费：

2.1损坏之公物系完整全新者按全价赔偿；

2.2损坏之公物经修理尚能使用，又不影响整体美观，可赔偿修理费；

2.3损坏之公物虽能修复，但影响整体美观和原有价值者，应赔偿修理费和财产减值部分；

2.4损坏之公物不能修复时，尚有残值者，可按现价减去残值计算赔偿，若赔偿物归赔偿者所有时，要按现值全价计算赔偿费。

2.5损坏之公物系带酒店标志或因采购数量少而难于购买的按原价的1.5或2倍赔偿。

第三十三条职工损坏、遗失公物赔偿规定

1.因工作疏忽同时又有某些客观原因使公物受到损失时，全赔或部分赔偿；

2.非因公或打闹使财产遭受损失时，令其全部赔偿，并给予批评教育。

3.因违反劳动纪律或操作规程损坏公物者，全部赔偿或部分赔偿，严重事故要追究刑事责任。

4.凡因财产遭受损失后互相包庇隐瞒不报，嫁祸于人或一贯不负责，任意损坏公物，屡教不改者，应全部赔偿，情节严重者要给予一定的行政处分。

5.赔偿手续 5．1宾客或职工损坏或遗失公物并确定赔偿时，由财产使用部门财产保管员开出“赔偿单”，一式四联分别作为部门班组存根、收款收据、财务收入凭证、财产报损和领发凭证。

5．2部门财产保管员向赔偿人收款后，应连同四联赔偿单交送财务部办理交款手续，加盖收讫章；再到财务部财产管理小组办理财产手续。

5．3宾客当时不能付现金时，应由本人签字认可，送前台收银待结账时扣回，再到财产管理小组办理财产手续。

5．4职工不能付现金时，应由本人签字认可，送人事部待发薪时扣回，再到财产管理小组办理财产手续。

第九节会计科目

第三十四条财务部按会计科目的规定设置有关的“固定资产”、“固定资产折旧”、“低值易耗品摊销”、“物料用品”等一级科目，并分设有关的二级科目的分类账，以反映酒店固定资产、流动资产的金额变化情况。

第三十五条财务部库房应按物资的品名、规格、单价、数量、金额设置三级明细账，并与总账科目一致。

第三十六条财务部库房要建立借出、借入、租出、租入等财产登记卡片，及时、正确地反映租借财产的变化情况，以避免财产混乱。

第三十七条正确使用《固定资产盘点表》和《低值易耗品在用记录表》。1.固定资产盘点表

1.1使用目的在于记录固定资产实际盘点数并与移交数量比较。

1.2盘点表的内容包括：资产保管及使用部门，存放地点及盘点日期；资产保管及盘点人员姓名；资产编号、名称、规格、来源及移交日期，移交及实际盘点数量。

1.3盘点表使用说明：盘点表以保管使用部门为核算单位，以存放地点为盘点基础；移交数量在第一次盘点核实后，由存放使用地点的财产保管员签字负责，申领、转移与报废必须遵守制度和程序，移交数量根据申领、转移与报废加以调整；盘点时由财产保管员与财务部盘点人员同时进行，在盘点数量栏填写实际盘点数量并由保管使用部门主管签字作实。

1.4其它：为了便于盘点工作，固定资产的盘点以存放地点为盘点基础，适当时候轮流进行盘点，每个存放地点的固定资产每年最少要盘点一次，移交与盘点数不符时，调查后以书面形式呈报管理班子处理并按规定处理。

2.低值易耗品在用记录

2.1使用目的在于记录各部门低值易耗品的数量、存放及使用地点。

2.2记录表的内容包括：领用部门、存放地点；入库、领用、转移、报废及库存在用余额数量，低值易耗品的名称及规格。2.3记录表使用说明：低值易耗品的申领、转移、报废必须按规章办理并在记录表摘要记录；财务部要定期对低值易耗品的库存及在用数量进行盘点，并记录盘点日期、盘点数量及盘点人姓名。

3.4其它：盘点数量与实际库存，在用数量不符时，要呈报管理班子处理并按规定办理。

办公用品管理办法

为了加强公司办公用品的管理，节能降耗，避免浪费，为了规范办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、日常管理及盘存交接程序，使之管理有序，使其标准化、合理化、制度化，保证正常办公，控制办公费用，特制定本办法。

一、办公用品的管理部门是行政部。

二、办公用品的分类：

1． 消耗性办公用品，包括笔、墨、纸、橡皮、信封、大头针等；

2． 非消耗性办公用品，包括电脑、办公桌椅、橱柜、打印机、电话机等。

三、办公用品的日常管理模式

1． 办公用品如分配给个人使用的，责任人属于个人，由个人负责管理；如为部门业务共同使用的，由部门负责人负责管理，责任人属于部门所有人员。2． 任何人未经上级领导批准，不得将专用办公用品带出办公地点。

四、办公用品的采购管理模式

1． 所有办公用品的采购统一由行政部负责进行； 2． 各部门应该于每个季度末，根据工作需要编制下季度的办公用品需求计划，由行政部统一填写物品采购申请单，并进行审批和采购，具体物品发放根据实际采购情况而定；

3． 如需临时急需采购的办公用品，由部门负责人填写物品采购申请单，注明急需采购的原因，并经行政部审批和采购。

五、办公用品的入库要认真做好入库前检查、验收工作，完善办公用品管理台账，做到入库手续齐全,发放有登记。

六、办公用品的发放

1． 消耗性办公用品的发放，由领用人在办公用品领取登记表上登记，写明领用时间、物品名称、规格型号、数量、用途等，并签名。

2． 非消耗性办公用品的发放，由领用人在办公用品移交登记表上登记，写明移交时间、物品名称、规格型号、数量、用途等，并签名。

3． 如重复领用或移交，行政部要查明原因，杜绝虚假冒领。

七、办公用品的保管

1． 办公用品由行政部统一保管；

2． 库存办公用品的种类和数量要科学确定、合理控制。消耗性办公用品要适量库存，避免不必要的库存和过量积压，确定供应好、周转快、消耗低、费用省； 3． 加强对办公用品旧物的管理，替换下的旧物要登记造册，修旧利废，充分利用；

4． 定期进行办公用品仓库盘存，确保账物相符，数量、质量有效。

八、非消耗性办公用品的转移，员工离职或换岗需要办理非消耗性办公用品的转移手续，到行政部登记非消耗性办公用品的转移表，行政部审批后，去财务部办理转移事宜。

九、非消耗性办公用品的维修、更换、报废、处理等由行政部统一管理。

第二篇：办公用品管理办法

四川元瑞投资实业有限公司

总经办字[2010] 01号

关于办公用品管理的规定

一、日常消耗品管理

1.总则：本制度规定了公司办公用品的管理内容与要求，适用于价值100元以下，使用期不超过3年的办公用品的管理。

2.管理职能：

2.1人事行政部负责：办公用品的采购、入库、保管、发放、登记工作，印刷品的印刷审批、复印工作。

2.2财务部负责办公用品的验收工作。

2.3人事总监负责办公用品的配置标准和采购审批工作。3.管理内容与要求：

3.1采购与验收。

3.1.1 常用办公用品由人事行政部按月制定采购计划报人事总监审批。

3.1.2 特殊办公用品由各部门文员提前一周报人事行政部助理汇总，人事总监审批。

3.1.3 常用办公用品经财务部验收后入库，特殊办公用品由使用者认可方可入库。

3.1.4 财务部出纳对办公用品实施验收，在采购发票上签字。

3.2发放。

3.2.1 按照定额控制、按需使用的原则，部门根据工作性质配制公用办公用品；个人根据工作需要配置必要的办公用品。调整定额标准应由部门申请，经理审核，人事总监批准。

3.2.2 各部门员工按定额领用办公用品，由部门文员统一登记造册，并经部门经理签字后，每星期四到人事行政部领取（如遇节假日时间往后顺延）。超定额领用办公用品，应由本人申请，部门负责人审核，人事总监批准。

3.2.3 办公用品的发放由人事行政部助理负责，并应建立台账，办好入库、出库手续，按标准发放，要求领用人要签字。

3.3使用统计。

3.3.1 内勤员应做好公司每个人领用物品的登记情况，即为每个人建立领用办公用品的明细账目。

3.3.2 各部门所领办公用品，由人事行政部按实价统计，交财务部将费用核转进入部门费用。

3.3.3 人事行政部助理应每季度末对办公用品进行清查、盘底，向人事总监上报盘存表。人事总监应每季检查盘存表、发放表、入库表是否相符。

3.4个人领用的耐用办公用品，因工作变动（调动、辞职或辞退）应办理移交销帐手续。否则人事行政部文员可拒绝在离司登记表上签字。

3.5个人领用耐用办公用品，由于个人保管不慎，造成损坏、丢失时应按使用

时间的长短折旧赔偿后，可重新配置。

二、电话管理

1．目的促进信息沟通，提高工作效率。

2．适用范围

适用于公司办公座机、传真机和职员手机的管理。

3．职责

人事行政部负责电话管理，各部门负责人监管本部门电话。

4．管理要求

4．1电话配置

4.1.1公司内部电话配置：各部门电话配置根据工作性质及实际需要而定。内部

电话因工作需要需开通外线直拨的，凭《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认、总经理批准后交人事行政部执行。

4.1.2驻外办事处电话配置：经批准开设的办事处，可安装国内直拨传真电话一

门。

4.1.3在以上配置标准上多增电话或传真者，凭《事务申请单》，经分管总监审

核、总经办批准后执行。

4.1.4 办公电话均不设国际长途。因工作需要打国际长途的，总部人员应报总经

理同意，用总经理专用电话拨打；驻外办事处不应拨打国际长途。

4.1.5因工作需要，必须保持通讯联系的公司员工，应自备手机，不能自备手机，视同放弃岗位工作。

4.1.6开通内部电话、内部电话开通外线的，办公室在接单后3个工作日内完成，特殊原因不应超过5个工作日。

4.1.7 电话费座机费、传真机所耗纸张等计入部门费用。

4.1.8电话安装完成后，由话务员当场测试后，由部门行政助理或申请人在《固

定资产领用表》上签字确认。

4.2电话维修

4.2.1电话发生故障后，各部门负责人应报告人事行政部，人事行政部在接单后

48小时内（节假日除外）安排到现场维修。驻外办事处由经理负责安排、联系维修。

4.3电话日常管理

4.3.1 公司各部门应妥善保管、使用电话机，每部电话应指定专人监护，因为使

用、保管不当致使电话机损坏的，由监护人负责追查、直接责任人负责赔偿、部门负责人承担连带赔偿责任。

4.3.2 人事行政部应指定人员建立电话管理台帐，记录各部门电话配置、安装和

维修状况。

4.4电话费用核算

4.4.1 财务部建立公司各部门电话费用台帐，每月20日前将上月电话费用核算到

各部门，由部门负责人确认后计入部门费用。

4.4.2 公司总机费用和传真费用按登记的数量分摊到各部门。

4.4.3 公司对开通外线的座机进行费用控制，具体金额视工作需要，由公司统一

规定。超过费用控制额度者，由该部门负责人承担超标费用的1/3，部门其它人员承担超标费用的2/3。可以追查时，由责任人承担。

4.5总机、交换机管理

4.5.1公司总机、交换机由人事行政部指定专人管理，无关人员不得擅自操作。

4.5.2 公司总机、交换机应采取必要的保护措施。

4.6通讯补贴费管理

4.6.1 财务部根据员工职位和公务电话的通讯量，建议每个岗位的通讯补贴标准，总经办批准后执行。

4.6.2 享受通讯补贴的员工，应每月月底前取得发票，直接到财务部凭票限额报

销。

4.6.3 工作繁忙不能及时报销通讯费的员工，经个人申请，财务部同意后，可每季报销一次。

4.6.4 不能取得正规发票者，不能给予补贴和报销。

4.7手机开机时间规定

享受通讯补贴的员工，应按以下时间要求，保持手机接通状态：

1)公司中层及中层以上管理人员：0：00~24：00

2)市场营销人员：0：00~24：00

3)值班人员和技术安全人员：0：00~24:00

4)一般管理人员和文职人员：7：00~24：00

5)普通职员：8：00~24：00

4.8通话管理

4.8.1一般公务电话应在3分钟之内完成，重要公务电话也应长话短说或使用

传真解决；

4.8.2上班时间禁止打出私人电话，接听私人电话应保持在2分钟之内，不得

上班时间电话聊天。更不允许使用公司电话接打私人电话，严禁用公司电话拨打声讯电话或长时间聊天，一经发现，将严肃处理，发现第一次，公司将予以警告并处当事人和部门负责人20元以上罚款，并承担电话超标费用；发现第二次公司将严肃处理当事人和部门负责人50元以上罚款，且当事人应缴纳电话超标费用的2倍罚金；对于5次以上屡教不改者，公司将予以开除。

4.8.3打电话前应明确电话号码、联系单位和部门、第一联系人、第二联系

人等，清楚电话主要内容，商务电话还应事先确定应对方式，以免慌张无措。

4.8.4对外打出电话必须清楚报出公司和部门名称，并使用普通话；接听电话

应报出公司简称。

4.8.5各部门电话机旁应放置电话记录簿。

4.8接打电话应控制音量，不得干扰或影响他人的正常工作。

三、电脑管理

1．目的规范电脑的配置、安装和使用行为，维护工作秩序、提高工作效率。

2．适用范围

适用于公司电脑的硬件和软件管理。

3．职责

人事行政部负责电脑管理，各部门负责人监管本部门电脑。

4．管理要求

4．1电脑配置

4.1.1公司内部电脑配置：各部门电脑配置根据工作性质及实际需要由公司领导

研究决定。各部门因工作需要需增加电脑的，凭《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认、总经理批准后交人事行政部执行。

4.1.2驻外办事处电脑配置：经批准开设的办事处，可配置兼容机电脑一台。

4.1.3在以上配置标准上多增电脑或笔记本电脑者，凭《事务申请单》，经分管

总监审核、总经办批准后执行。

4.1.4 内部电脑应保持与办公自动化系统的联结。因工作需要连接互连网者，总

部人员应报人事总监同意；驻外办事处应报销售总监同意。

4.1.5因工作需要，必须保持信息沟通的公司员工，应到公司配置的电脑上进行

信息传递，原则上不能用自备电脑和客户电脑。

4.1.6公司内部获准电脑配置，人事行政部在接单后3个工作日内完成，特殊原

因不应超过5个工作日。驻外办事处由经理指定人员负责购置和安装。

4.1.7 电脑费硬件费、软件费、耗材费等计入部门费用。

4.1.8电脑安装完成后，由申请人当场测试后，由部门行政助理或申请人在《固

定资产领用表》上签字确认。

4.2电脑维修

4.2.1电脑发生故障后，各部门负责人应报告人事行政部，人事行政部在接单后

48小时内（节假日除外）安排到现场维修。驻外办事处由经理负责安排、联系维修。

4.3电脑日常管理

4.3.1 公司各部门应妥善保管、使用电脑，每部电脑应指定专人监护，因为使用、保管不当致使电脑硬、软件损坏的，由监护人负责追查、直接责任人负责赔偿、部门负责人承担连带赔偿责任。

4.3.2 人事行政部应指定人员建立电脑管理台帐，记录各部门电脑配置、安装和

维修状况。

4.3.3各部门因工作需要需变更或增加电脑硬件配置的，应填写《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认后执行。电脑使用者不得私自拆、装硬件。

4.3.4电脑软件的配置，以“适用、必要”为原则。每台电脑的使用者，应在每年的1月底和7月底前登记一次《安装程序清单》，报人事行政部，人事行政部对软件的适用性和必要性进行审核，对不适用和不必要的软件应要求电脑使用者删除，电脑使用者应服从审核结果。需要增加电脑软件，应填写《事务申请单》，经部门经理审核、人事行政部确认后安装。电脑使用者不得私自增、删程序软件配置。

4.3.5电脑监护人应每月检查一次电脑软、硬件配置，发现异常应立即报告部门

负责人和人事行政部，并积极追查和处理。人事行政部应每季检查一次电脑软、硬件配置，发现异常对责任部门负责人追查和处理。

4.4电脑费用核算

4.4.1 财务部建立公司各部门电脑费用台帐，每月20日前将上月电脑费用核算到

各部门，由部门负责人确认后计入部门费用。

4.4.2 公司局域网和办公自动化系统费用计入总经办。

4.4.3 公司对电脑硬、软件和耗材进行费用控制，具体金额视工作需要，由财务

部统一规定。超过费用控制额度者，由该部门负责人承担超标费用的1/3，部门其它人员承担超标费用的2/3。可以追查时，由责任人承担。

4.5电脑使用管理

4.5.1 公司电脑仅限于公司员工在履行职务期间使用。

4.5.2电脑监护人应指定电脑使用者，非经电脑监护人同意，公司员工不得擅自

使用电脑。

4.5.3员工上班期间，不得使用公司电脑从事与工作无关的活动，包括非办公聊

天、玩游戏、浏览网页、观赏、上传或下载音像资料等。一经发现，将严肃处理，若发现一次当事人和部门负责人处10元以上罚款，发现第二次当事人和部门负责人处50元以上罚款，对于违犯五次以上屡教不改者，公司将予以开除。

4.5.4 非公司员工，需要使用公司电脑时，应经过经理以上领导同意，并指定监

视人陪同。监视人应保证公司秘密不受侵害。

4.6 保密与安全

4.6.1凡涉及公司信息的各项电子文档都是公司秘密；

4.6.2公司禁止员工未经许可传递、拷贝、复制有关公司信息或包含公司秘

密的电子文档。

4.6.3电脑监护人应为每台电脑设置开机密码和屏幕保护密码；密码应以信

封方式上交人事行政部，便于日常管理（如当事人休假，公司需用此电脑办公的情况）各电脑使用者应在电脑硬盘上建立自己的专用文件夹，并设置密码保护。

4.6.4员工离职或工作交接时，应将密码和权限作为交接内容之一。离职或变

换工作后，人事行政部应通知相关人员做好密码和访问权限更改工作。

4.6.5因工作需要设置的共享文件夹，应设置访问权限。但财务部电脑不应设

置共享文件或文件夹。

4.6.6传递电子文档应尽可能使用点对点方式（如用QQ或OA方式），不用

或少用共享方式。

4.6.7办公电脑均应安装杀毒软件，并设置为12：15定时、自动查、杀病毒。

4.6.8人事行政部应在指定服务器上设置不可修改和删除的备份文件保存区，各电脑使用者应按人事行政部要求，对重要电子文档按指定路径在指定文件夹中进行备份保存。

四、本制度解释、修改权属总经办。本规定自2010年1月1日起施行。

发送：总经办、招商部、客户服务部、策划部、财务部、工程部、保安部、行政部四川元瑞投资实业有限公司总经办

2010年1月1日印发

第三篇：办公用品管理办法

办公、生活用品及设备管理办法

第一章总则

第一条为规范办公、生活用品及设备的使用行为,提高办公效率,控制办公成本,特制定本办法。

第二条总经理办公室是办公、生活用品及设备的主管部门，统一管理办公、生活用品及设备的购买、调拨和处臵。

第三条办公、生活用品及设备分以下三类：

1、固定资产：单价在2000元(含)以上或使用期限超过一年且能保留原有实物形态（例如：电脑、打印机、复印机、扫描仪、照相机、办公家具等）。

2、低值易耗品：单价在50-2000元（例如饮水机、电风扇、铁床等）。

3、消耗品：单价在50元以下或一次性消耗品。（例如：打印纸、墨盒、小五金等其他日杂品）。

第二章采购和保管

第四条本部各职能部门需购买的办公、生活用品及设备每周一之前向总经理办公室报送《办公、生活用品及设备周需求计划表》（见附件1），由总经理办公室行政干事汇总，经报分管领导审核，总经理审批后按规定程序采购。单价在500元以上的办公用品需使用部门单独提交申购报告，交总 88

经理审批后，由总经理办公室统一购买。

项目部可自行决定购买单价50元以下或一次性消耗的办公、生活用品及设备；单价在50元（含）以上的办公、生活用品及设备由项目部每周一之前向总经理办公室报送《办公、生活用品及设备周需求计划表》，由总经理办公室行政干事汇总，报分管领导审核，总经理审批。项目部可凭批准后的计划表自行购买或委托总经理办公室购买。

第五条各职能部门及项目部对所配臵或领用的办公、生活用品及设备负有使用和保管上的主要责任，使用人员为责任人。防止办公、生活用品及设备被盗，被挪用以及被损坏。应合理使用办公、生活用品及设备。对复印、打印文件，资料等用纸，除特殊规定用一面外，一律使用双面，杜绝浪费现象。

第三章登记入账

第六条本部购臵的所有办公、生活用品及设备都要在总经理办公室登记入账，并由总经理办公室建立实物台帐。

项目部购臵的固定资产必须在总经理办公室登记入账，由总经理办公室建立固定资产实物台账，项目部属于调拨使用。

项目部购臵的低值易耗品由项目部仓库保管员办理登记入账手续，在总经理办公室登记，并建立非生产用低值易耗品实物台账。

项目部要单独设立办公、生活用品及设备账本，购买单价在50元（含）以上的办公、生活用品及设备由项目部仓库保管员办理入账手续，编制《办公、生活用品及设备月报表》（见附件2），每月20日前报总经理办公室。

第四章资料管理

第七条本部购臵的固定资产的使用说明书、保修卡等资料一律交机要室存档。

经公司批准，项目部自行购买的固定资产要在保修卡或使用说明书上注明购买厂家地址和联系电话，使用说明书、保修卡等资料由项目部仓库保管员连同物品办理入库手续。物品在使用过程中资料由仓库保管员保管；项目完工后需退回公司的物品要连同资料一起退回。

第五章调拨使用

第八条所有办公、生活用品及设备的调拨均由总经理办公室开具《办公、生活用品及设备调拨单》（附件3），调拨单一式三份，一份总经理办公室留底，一份给调出单位，一份连同物资发送到调入单位，调入单位根据调拨单核对调入物资，开具入库单并登记入账。

各项目部和总库保管员在当月的《办公、生活用品及设备月报表》中要注明物资异动情况，总经理办公室进行核实，查看调出调入是否一致，对不一致的情况要及时通知责任部门进行修改，确保调拨有序，物资存放地点明确。

第六章报废处理

第九条本部办公、生活用品及设备报废由总经理办公室提出报告（处臵方案），会同财务审计部对其残值评估报公司领导审批后办理报废手续。

项目部在使用过程中或项目退场时办公、生活用品及设备报废由项目部提出《项目退场办公用品处理申请表》（见附件4），由总经理办公室会同财务审计部及项目部对其残值进行评估,报公司审批后办理报废手续。

第十条项目完工后，办公、生活用品及设备的使用单位和个人应及时提交台账，并列明完好状态，同时提出处理方案，总经理办公室核实情况，经公司领导批准后，再通知项目部进行处理，处理完毕后，仓库保管员应提交《项目退场办公用品处理明细》（见附件5），会同账本交回公司总经理办公室管理。

第十一条未按公司规定的程序，其他单位和个人在任何时候（包括工程竣工、项目部撤销或转移期间）均不得擅自调拨、处臵办公、生活设备。擅自调拨、处臵，造成账实不符或物品损坏、遗失，由项目部责任人负责赔偿全部损失费用，并对责任人罚款50—500元/次。

第七章费用计算

第十二条新购的办公、生活用品及设备均由财务部计算成本分摊到各项目部。

周转的办公、生活用品及设备实行有偿租赁使用，租赁费根据市场行情酌情收取，由总经理办公室统一调配。

第十三条租赁费计取的时间为：从物资运出本部当日起，至送回本部当日止，按日历天数计算。使用时间未超过15天的，按半个月计算租赁费用；使用时间超过15天，但未满30天的，按一个月计算租赁费用，以此类推。

第八章附则

第十四条本办法所述办公、生活用品及设备为非生 产用。

第十五条本办法由总经理办公室负责解释。

第十六条本办法自颁布之日起实施。此前相关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。

附件：

1、《办公、生活用品及设备周需求计划表》

2、《办公、生活用品及设备月报表》

3、《办公、生活用品及设备调拨单》

4、《项目退场办公用品处理申请表》

5、《项目退场办公用品处理明细》

第四篇：办公用品管理办法

通常办公用品管理规定内容如下： 第一章 内容与适用范围

为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据实际情况，特制定本规定。

第二章 办公用品的购买 办公用品购买细则 第一条 原则

为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由综合管理部统一负责。第二条 申购

各部门员工在每月底向部门主管上报申领物品计划，统一汇总后编制申请单，根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向顺义分公司总经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向顺义分公司总经理提出。第三条 采购

在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式，必须开明细发票。

办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。第四条 验货

所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。

第五条 申请使用

办公用品原则上由公司综合管理部统一采购、分发给各个部门。第三章 领用及报废处理

第六条 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

3.管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。第七条 管理和发放

1、办公用品由综合管理部统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定：

①、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。

②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经相关领导同意。

③、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由综合管理部门根据人员变动情况进行调整。

④、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。

⑤、办公用品使用实行月统计购买及结算，每月最后一周统计购置物品，填写物品申请单，经顺义分公司总经理签字审核方可购置。

⑥、各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周一统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。易耗管理品由于具有可重复使用性，员工在申领办公用品时，应以旧品来替换或以其它方式证明原领用品已无使用价值

7、员工离职时，应将剩余办公用品缴还公司，由该部门依照残旧程序、可利用价值等实际情况对物品进行再分配。并在《离职通知书》相关栏目中予以确认后，方可报财务部办理结算手续。

第八条 报废处理

对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第四章 办公物品的保管 第九条 填写清单

所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。

第十条 保管

必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。第十一条 盘存

办公用品仓库应定期清点。清点工作由综合管理部负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。

第十二条 印刷品与纸张管理 印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交。

第十五条 本规定自下发之日起执行。

第五篇：办公用品管理办法

办公用品管理办法

第一条 为加强事业部办公用品管理，降低管理费用，特制定本办法。第二条 本办法适用于事业部办公用品的购置、领用及管理。第三条 办公室是事业部办公用品的归口管理部门。第四条 办公用品分类

办公用品分为非易耗品和易耗品两类，具体分类如下：

1、非易耗品：如办公桌椅、沙发、档案柜、复印机、传真机、计算机、打印机等办公设备。

2、易耗品：如签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、墨水、回形针、大头针、订书针、复写纸、刀片、硒鼓、墨粉及其它常用消耗品；

第五条 办公用品购置及领用

（一）大宗办公用品由事业部统一招标，确定供应厂家；

（二）易耗品购置

1、办公室根据事业部费用预算及各部门工作性质核定各部门办公用品额度。

2、各部门每月20日前将采购计划报办公室,由办公室经理审批后购买。

（三）非易耗品购置

非易耗品采购由各部门每月20日前将办公用品采购计划报办公室审核，分管领导批准后，由办公室统一购置。凡属固定资产的办公用品，由各部门上报采购申请，分管领导审批后提交办公室，财务总监审核，总经理审批后由办公室统一购置。

非易耗品领用时，各部门领用人员需持原发放办公用品到办公室以旧换新。

Ⅰ-01-01 第六条 办公用品管理

（一）办公室可以根据实际情况对事业部办公用品提出调拨意见，经分管领导批准后实施。

（二）办公用品原则上采取零库存管理，事业部统一制作的标识类物资如信笺、稿纸等除外。

（三）非易耗办公用品须登记造册，由办公室建立办公用品管理台帐，明确办公用品名称、规格、价值、归属、保管人等。

（四）办公室根据办公用品管理台帐不定期检查各部门办公用品使用情况，发现私换、丢失或其它弄虚作假现象将严肃处理。

（五）员工调岗离职前需清点所属办公用品并将交接手续报办公室确认，否则不予办理离职手续。

第七条 办公用品的使用与维护

（一）各部门办公用品责任人对责任范围内的办公用品负管理和维护责任。

（二）因使用不当，造成办公用品损坏的，根据实际情况由损坏者进行赔偿。

（三）办公用品维修由使用部门向办公室提出书面维修申请，由办公室组织维修。

第八条 财务部根据核定的办公用品额度对各部门费用进行控制，未审批所发生的费用不予以报销。

第九条办公室在购置非易耗办公用品时，应考虑办公用品规格与样式的统一。

第十条 事业部的重大会议或重要活动所需办公用品由组织部门提交书面申请，按规定程序审批后由办公室组织统一购置、发放。

第十一条 为了统一企业标识，树立事业部形象，所有标识性办公用

Ⅰ-01-02 品（如名片、门牌、宣传类物品）统一由办公室策划、设计，报总经理审批。

第十一条 本办法由办公室负责解释。第十二条 本办法自下发之日起执行。

Ⅰ-01-03