办公用品及设备管理办法

第一篇：办公用品及设备管理办法

办公设备及用品管理制度

为了加强办公设备的管理,提高设备的使用效率和使用寿命,确保办公设备安全、可靠稳定的运行机制，规范办公用品的采购、保管、领取和使用，降低消耗、杜绝浪费，根据本公司具体情况，特制定本规定。

一、办公设备管理

1、总则

1.1、办公公用设备由办公室统一管理，定期组织维护保养。采取“谁使用，谁保管”的原则，使用者具体负责保养维护。

1.2、爱护办公设备，严守操作规程，严禁私自拆卸。1.3、未经公司领导同意，不得将办公设备外借或另作它用。

1.4、注意用电安全，做到人离电关。

1.5、人员调离时，由公司统一安排，任何人不得擅自调配办公设备。

2、复印机、打印机使用管理

2.1、复印机、打印机作为内部办公设备，用于复印、打印非保密性资料、文件，不得对外开放。

2.2、办公室负责复印机、打印机的管理、使用和保养，未经批准，外单位人员不得擅自使用。

2.3、全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。

3、计算机管理

3.1、使用人员必须掌握计算机操作技能，严格遵守其操作规程，注意安全操作，以防设备损坏。

3.2、要爱护机器设备，发生故障及时报修。办公室负责建立台帐档案，监督检查。

3.3、凡涉密材料的存贮和计算机操作系统中的有关密码均应采取相应的保密措施，任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉密材料等。

3.4、严禁私自在计算机网络上传送涉密文件、资料，计算机操作人员要提高警惕，严格遵守保密纪律和有关规章制度。

3.5、禁止外单位人员使用本公司计算机。

3.6、经常对机器进行必要的整理清扫，做好防尘、防湿、防高温工作。

4、办公电话、传真管理

4.1、办公电话、传真是为方便工作，处理公务之用，私事不得使用。

4.2、外单位人员，未经许可，不得使用本公司电话、传真设备。

4.3、凡使用办公电话、传真者，必须爱护通讯设备，不准随意拆卸和移位通讯设备，因拆卸和移位造成损坏或线路故障，应照价赔偿并例入当月考核。

4.4、办公电话、传真统一由办公室保管使用。

二、办公用品管理

1、办公用品分为消耗品和管理品两类：

1.1、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、墨水、橡皮、修正液、笔记本、复写纸、信纸、订书钉、签字笔、白板笔、电池、胶片、打印纸、墨盒、传真纸等。

1.2、管理品：剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、米尺、印台、印油、文具盒、计算机耗材如色带、磁盘等。

2、办公用品的采购

2.1、所有办公用品由办公室负责采购工作，规范采购行为，采购人员应由2人以上担任。

2.2、采购前，应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。按照比质比价，货比三家的原则选择供应商，确保货真价实，物美价廉。

2.3、办公用品采购的一般程序为：各部门每月底向办公室提出购置申请→办公室收集、整理后次月5日前报公司领导审批→采购人员进行采购→所购物品验收、入库→采购人、验收人在发票或收据上签字留存→每季度末统一办理汇款手续→财务部核报。

3、办公用品的保管

3.1、办公用品由办公室专人负责保管。

3.2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

3.3、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用。各部门换下的各类办公用品由办公室及时回收，修旧利废，充分利用。

3.4、定期进行办公用品库房盘点。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。

4、办公用品的领取

4.1、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，用多少领多少，专领专用。

4.2、领取时，领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及数量等项并签字。领取接待用品时应由接待部门或接收此物的员工在领取登记本上签字。

4.3、领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器、剪刀）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领，无故损坏或丢失者要按价赔偿。

5、办公用品的使用

5.1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

5.2、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不许将办公用品随意丢弃废置。

5.3、办公用品使用要物有所值，物尽其用。大头针、曲别针等反复使用；纸张可双面利用，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。

5.4、印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。

5.5、对于高档耐用办公用品，各部门应最大限度协调相互借用，原则上不得重复购置。使用中办公用品出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；故意造成设备损坏的，直接责任人应赔偿。

5.6、人员调离时，应将剩余办公用品缴交至办公室，办公用品严禁私自带回家。

三、本制度自发布之日起执行。

二○一二年十一月一日

第二篇：办公用品及设备管理办法

办公用品及设备管理办法

为加强对公司办公用品的管理，保证办公需要，避免不必要的浪费且合理有效的发挥办公用品及设备的作用，特订本办法。

一、办公用品的分类：

1、消耗品：铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、电池等。

2、管理品：文件夹、文具盒、剪刀、钉书机、打孔机、打码机、圆珠笔、钢笔、日期章戳、印泥、直尺、计算器、算盘等。

3、办公设备：验钞机、电话机、传真机、复印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌椅、文件厨、档案厨、沙发、茶几等。

二、办公用品及设备的采购：

1、办公用品的采购申请由各部门提出“办公用品申请单”，金额不超过500元的，由常务副总批准后交由办公室统一采购；超过500元的，由总经理审核批准后，交由办公室统一采购，并经登记后发放。

2、除小额零星(100元以内)办公用品外，其它采购必须两人以上。

3、专业工具类办公用品使用部门可申请委派专人与办公室人员一同采购。

4、未经审批擅自购买物品者，公司不予报销。

三、办公用品的领用：

1、消耗品可视部门或人员的工作状况调整发放，一次只能领用一件。特殊情况需经总经理批准。

2、管理品：限定人使用，且以旧换新。

3、办公设备列入移交程序，由使用人负责保管，需定期保养及小心使用，如有故障或损坏，应以旧品换新品；如属损害人责任，视情节追究损害人赔偿责任；如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

4、新进人员到职时由各部门提出办公用品申请单进行领取。人员离职时，应将剩余办公文具及所管理文具一并缴交办公室。

5、严禁公品私用。对公品私用者，参比公司奖惩制度处理。

6、严格控制因私事使用公司电话；严禁因私使用公司长途电话。

四、办公设备盘存和处置

1、每年年末由办公室负责对公司所有办公设备进行一次盘存登记。

2、对已经报废或不能再修理使用的办公设备，由办公室负责登记集中后报总经理批准，予以报废处理。

第三篇：办公用品(含设备及家具)管理办法

行政管理办公用品管理办法

办公用品管理办法

第一章 总则

第一条 目的：办公用品作为公司为员工开展工作所提供的必要工具、材料与设备，是一项在管理费用中占有较高比例的必须开支。为规范办公用品的申请、采购、入库、保管、发放、使用、盘存、交接、监督程序，使之管理有序、责任明确、压缩开支、保障使用、避免浪费，结合公司实际情况，特制本办法。

第二条 分类：办公用品按照使用性质和价值分为低值易耗品、办公设备和办公家具三大类。

第三条 权责：

(一)办公室为本办法的归口管理部门，负责本办法的监督执行。

(二)办公室负责公司办公区全部办公用品的采购、保管、发放等管理工作，以及施工项目上办公设备及办公家具的购置，并设专人负责办公用品的采购、验收、入库、发放、保管与统计等管理工作。

(三)各部门积极配合办公室做好办公用品计划、领用等工作，并设专人负责本部门办公用品计划申报、统一领取以及控制使用。

第四条 自2012年5月2日之后，公司施工项目上所用办公用品中的低值易耗品（指本管理办法中第二章第七条规定的低值易耗品）由各业务部门自行进行采购，该部分费用直接由主管副总审批，计划经营部进行审核，计入项目成本。

第五条 办公用品管理要做到品种齐全、质优价廉、库存合理、开支合适、计划发放、妥善保管。

第六条 本办法包括：办公用品的分类、办公用品的采购、办公用品的发放、办公用品的保管、办公用品的使用和附则六个部分。

第二章 办公用品的分类

第七条 低值易耗品：信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、档案盒、资料册、取订书器、装订针、图钉、大头针、卷笔刀、橡皮擦、印泥、印油、长尾票夹、票夹、挂钩、文具盒、尺、胶带、笔筒、白板笔、固体胶、剪刀、裁纸刀、一次性水杯、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液、标签、账册、电话本、复写纸、计算器，磁盘、刻录盘、复印纸、打印纸、光驱、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS电源、报架、鼠标、油墨、鼠标垫、打

印线、拖把、水桶、清洁桶、脸盘、灰斗、扫把、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳等单价低于100元的一次性消耗用品。

第八条 办公设备：电脑、打印机、墨盒、硒鼓、碳粉复印机、传真机、电话机、无线网卡、路由器、扫描仪、照相机、摄像机、电视机、录像机、音响设备、投影仪、空调器、饮水机、电风扇、电暖气、打孔机、装订机、电话机等使用周期较长的设备类资产。

第九条 办公家具：包括办公桌、办公椅、文件柜、保险柜、沙发、茶几、衣架、更衣柜、鞋柜、床等。

第三章 办公用品的采购

第十条 每月25日前各部门办公用品管理人员对部门所需非常用、非常规用量办公用品进行统计，填写《办公用品计划表》，由部门负责人审批后提交到办公室。

第十一条办公室对各部门提交的计划进行分类汇总，然后根据办公用品库存量情况及消耗水平，向办公室主任提交《办公用品申请购置计划单》。

第十二条总计划得到行政副总批准后，由办公室负责统一采购，并于月底完成。

第十三条临时急需的办公用品，由部门办公用品管理人员提出申请，填写《办公用品计划表》经部门主管及办公室主任确认，行政副总审批后3个工作日内办公室进行购置。

第十四条所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上签字表示收到。然后更新办公用品库存记录。

第四章 办公用品的发放

第十五条 办公室根据每月的《办公用品计划单》将办公用品发放到各部门，领用人应据实登录OA系统填写相关信息。

第十六条办公室发放办公用品时需审查发放日期、品名、数量与单位等，月底将统计数据形成纸制文件，与部门、总计划书一起存档。

第十七条公司新入职员工所需的办公用品，由部门负责人在OA系统填写数量清单，到办公室领取，为其配齐。（项目人员低值易耗品办公用品由项目部自行配备）

第十八条硬盘、剪刀、电话、鼠标、插线板等耐用办公用品，如员工入职时已发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新。

第十九条部门对领用的办公用品，在本部门领用中相应做好登记工作，以备核查。

第五章 办公用品的保管

第二十条办公用品管理要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事。

第二十一条办公室须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

第二十二条 办公用品每年盘点两点（6月与12月）。盘点由办公用品管理员负责。盘点要做到账物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。

第二十三条 对于办公必需品、采购不易或耗用量大的物品，应留有一定的库存。库存物品实行“三清、两齐”，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐。

第六章 办公用品的使用

第二十四条 办公用品必须为办公使用，严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

第二十五条 员工离职时将所领物品一并退回（消耗品除外）。

第二十六条 应本着节约的原则使用办公用品。

第二十七条 办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

第七章 附则

第二十八条表1: 办公用品计划表。

第二十九条表2: 办公用品申请购置计划单。

第四篇：办公用品管理办法

四川元瑞投资实业有限公司

总经办字[2010] 01号

关于办公用品管理的规定

一、日常消耗品管理

1.总则：本制度规定了公司办公用品的管理内容与要求，适用于价值100元以下，使用期不超过3年的办公用品的管理。

2.管理职能：

2.1人事行政部负责：办公用品的采购、入库、保管、发放、登记工作，印刷品的印刷审批、复印工作。

2.2财务部负责办公用品的验收工作。

2.3人事总监负责办公用品的配置标准和采购审批工作。3.管理内容与要求：

3.1采购与验收。

3.1.1 常用办公用品由人事行政部按月制定采购计划报人事总监审批。

3.1.2 特殊办公用品由各部门文员提前一周报人事行政部助理汇总，人事总监审批。

3.1.3 常用办公用品经财务部验收后入库，特殊办公用品由使用者认可方可入库。

3.1.4 财务部出纳对办公用品实施验收，在采购发票上签字。

3.2发放。

3.2.1 按照定额控制、按需使用的原则，部门根据工作性质配制公用办公用品；个人根据工作需要配置必要的办公用品。调整定额标准应由部门申请，经理审核，人事总监批准。

3.2.2 各部门员工按定额领用办公用品，由部门文员统一登记造册，并经部门经理签字后，每星期四到人事行政部领取（如遇节假日时间往后顺延）。超定额领用办公用品，应由本人申请，部门负责人审核，人事总监批准。

3.2.3 办公用品的发放由人事行政部助理负责，并应建立台账，办好入库、出库手续，按标准发放，要求领用人要签字。

3.3使用统计。

3.3.1 内勤员应做好公司每个人领用物品的登记情况，即为每个人建立领用办公用品的明细账目。

3.3.2 各部门所领办公用品，由人事行政部按实价统计，交财务部将费用核转进入部门费用。

3.3.3 人事行政部助理应每季度末对办公用品进行清查、盘底，向人事总监上报盘存表。人事总监应每季检查盘存表、发放表、入库表是否相符。

3.4个人领用的耐用办公用品，因工作变动（调动、辞职或辞退）应办理移交销帐手续。否则人事行政部文员可拒绝在离司登记表上签字。

3.5个人领用耐用办公用品，由于个人保管不慎，造成损坏、丢失时应按使用

时间的长短折旧赔偿后，可重新配置。

二、电话管理

1．目的促进信息沟通，提高工作效率。

2．适用范围

适用于公司办公座机、传真机和职员手机的管理。

3．职责

人事行政部负责电话管理，各部门负责人监管本部门电话。

4．管理要求

4．1电话配置

4.1.1公司内部电话配置：各部门电话配置根据工作性质及实际需要而定。内部

电话因工作需要需开通外线直拨的，凭《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认、总经理批准后交人事行政部执行。

4.1.2驻外办事处电话配置：经批准开设的办事处，可安装国内直拨传真电话一

门。

4.1.3在以上配置标准上多增电话或传真者，凭《事务申请单》，经分管总监审

核、总经办批准后执行。

4.1.4 办公电话均不设国际长途。因工作需要打国际长途的，总部人员应报总经

理同意，用总经理专用电话拨打；驻外办事处不应拨打国际长途。

4.1.5因工作需要，必须保持通讯联系的公司员工，应自备手机，不能自备手机，视同放弃岗位工作。

4.1.6开通内部电话、内部电话开通外线的，办公室在接单后3个工作日内完成，特殊原因不应超过5个工作日。

4.1.7 电话费座机费、传真机所耗纸张等计入部门费用。

4.1.8电话安装完成后，由话务员当场测试后，由部门行政助理或申请人在《固

定资产领用表》上签字确认。

4.2电话维修

4.2.1电话发生故障后，各部门负责人应报告人事行政部，人事行政部在接单后

48小时内（节假日除外）安排到现场维修。驻外办事处由经理负责安排、联系维修。

4.3电话日常管理

4.3.1 公司各部门应妥善保管、使用电话机，每部电话应指定专人监护，因为使

用、保管不当致使电话机损坏的，由监护人负责追查、直接责任人负责赔偿、部门负责人承担连带赔偿责任。

4.3.2 人事行政部应指定人员建立电话管理台帐，记录各部门电话配置、安装和

维修状况。

4.4电话费用核算

4.4.1 财务部建立公司各部门电话费用台帐，每月20日前将上月电话费用核算到

各部门，由部门负责人确认后计入部门费用。

4.4.2 公司总机费用和传真费用按登记的数量分摊到各部门。

4.4.3 公司对开通外线的座机进行费用控制，具体金额视工作需要，由公司统一

规定。超过费用控制额度者，由该部门负责人承担超标费用的1/3，部门其它人员承担超标费用的2/3。可以追查时，由责任人承担。

4.5总机、交换机管理

4.5.1公司总机、交换机由人事行政部指定专人管理，无关人员不得擅自操作。

4.5.2 公司总机、交换机应采取必要的保护措施。

4.6通讯补贴费管理

4.6.1 财务部根据员工职位和公务电话的通讯量，建议每个岗位的通讯补贴标准，总经办批准后执行。

4.6.2 享受通讯补贴的员工，应每月月底前取得发票，直接到财务部凭票限额报

销。

4.6.3 工作繁忙不能及时报销通讯费的员工，经个人申请，财务部同意后，可每季报销一次。

4.6.4 不能取得正规发票者，不能给予补贴和报销。

4.7手机开机时间规定

享受通讯补贴的员工，应按以下时间要求，保持手机接通状态：

1)公司中层及中层以上管理人员：0：00~24：00

2)市场营销人员：0：00~24：00

3)值班人员和技术安全人员：0：00~24:00

4)一般管理人员和文职人员：7：00~24：00

5)普通职员：8：00~24：00

4.8通话管理

4.8.1一般公务电话应在3分钟之内完成，重要公务电话也应长话短说或使用

传真解决；

4.8.2上班时间禁止打出私人电话，接听私人电话应保持在2分钟之内，不得

上班时间电话聊天。更不允许使用公司电话接打私人电话，严禁用公司电话拨打声讯电话或长时间聊天，一经发现，将严肃处理，发现第一次，公司将予以警告并处当事人和部门负责人20元以上罚款，并承担电话超标费用；发现第二次公司将严肃处理当事人和部门负责人50元以上罚款，且当事人应缴纳电话超标费用的2倍罚金；对于5次以上屡教不改者，公司将予以开除。

4.8.3打电话前应明确电话号码、联系单位和部门、第一联系人、第二联系

人等，清楚电话主要内容，商务电话还应事先确定应对方式，以免慌张无措。

4.8.4对外打出电话必须清楚报出公司和部门名称，并使用普通话；接听电话

应报出公司简称。

4.8.5各部门电话机旁应放置电话记录簿。

4.8接打电话应控制音量，不得干扰或影响他人的正常工作。

三、电脑管理

1．目的规范电脑的配置、安装和使用行为，维护工作秩序、提高工作效率。

2．适用范围

适用于公司电脑的硬件和软件管理。

3．职责

人事行政部负责电脑管理，各部门负责人监管本部门电脑。

4．管理要求

4．1电脑配置

4.1.1公司内部电脑配置：各部门电脑配置根据工作性质及实际需要由公司领导

研究决定。各部门因工作需要需增加电脑的，凭《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认、总经理批准后交人事行政部执行。

4.1.2驻外办事处电脑配置：经批准开设的办事处，可配置兼容机电脑一台。

4.1.3在以上配置标准上多增电脑或笔记本电脑者，凭《事务申请单》，经分管

总监审核、总经办批准后执行。

4.1.4 内部电脑应保持与办公自动化系统的联结。因工作需要连接互连网者，总

部人员应报人事总监同意；驻外办事处应报销售总监同意。

4.1.5因工作需要，必须保持信息沟通的公司员工，应到公司配置的电脑上进行

信息传递，原则上不能用自备电脑和客户电脑。

4.1.6公司内部获准电脑配置，人事行政部在接单后3个工作日内完成，特殊原

因不应超过5个工作日。驻外办事处由经理指定人员负责购置和安装。

4.1.7 电脑费硬件费、软件费、耗材费等计入部门费用。

4.1.8电脑安装完成后，由申请人当场测试后，由部门行政助理或申请人在《固

定资产领用表》上签字确认。

4.2电脑维修

4.2.1电脑发生故障后，各部门负责人应报告人事行政部，人事行政部在接单后

48小时内（节假日除外）安排到现场维修。驻外办事处由经理负责安排、联系维修。

4.3电脑日常管理

4.3.1 公司各部门应妥善保管、使用电脑，每部电脑应指定专人监护，因为使用、保管不当致使电脑硬、软件损坏的，由监护人负责追查、直接责任人负责赔偿、部门负责人承担连带赔偿责任。

4.3.2 人事行政部应指定人员建立电脑管理台帐，记录各部门电脑配置、安装和

维修状况。

4.3.3各部门因工作需要需变更或增加电脑硬件配置的，应填写《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认后执行。电脑使用者不得私自拆、装硬件。

4.3.4电脑软件的配置，以“适用、必要”为原则。每台电脑的使用者，应在每年的1月底和7月底前登记一次《安装程序清单》，报人事行政部，人事行政部对软件的适用性和必要性进行审核，对不适用和不必要的软件应要求电脑使用者删除，电脑使用者应服从审核结果。需要增加电脑软件，应填写《事务申请单》，经部门经理审核、人事行政部确认后安装。电脑使用者不得私自增、删程序软件配置。

4.3.5电脑监护人应每月检查一次电脑软、硬件配置，发现异常应立即报告部门

负责人和人事行政部，并积极追查和处理。人事行政部应每季检查一次电脑软、硬件配置，发现异常对责任部门负责人追查和处理。

4.4电脑费用核算

4.4.1 财务部建立公司各部门电脑费用台帐，每月20日前将上月电脑费用核算到

各部门，由部门负责人确认后计入部门费用。

4.4.2 公司局域网和办公自动化系统费用计入总经办。

4.4.3 公司对电脑硬、软件和耗材进行费用控制，具体金额视工作需要，由财务

部统一规定。超过费用控制额度者，由该部门负责人承担超标费用的1/3，部门其它人员承担超标费用的2/3。可以追查时，由责任人承担。

4.5电脑使用管理

4.5.1 公司电脑仅限于公司员工在履行职务期间使用。

4.5.2电脑监护人应指定电脑使用者，非经电脑监护人同意，公司员工不得擅自

使用电脑。

4.5.3员工上班期间，不得使用公司电脑从事与工作无关的活动，包括非办公聊

天、玩游戏、浏览网页、观赏、上传或下载音像资料等。一经发现，将严肃处理，若发现一次当事人和部门负责人处10元以上罚款，发现第二次当事人和部门负责人处50元以上罚款，对于违犯五次以上屡教不改者，公司将予以开除。

4.5.4 非公司员工，需要使用公司电脑时，应经过经理以上领导同意，并指定监

视人陪同。监视人应保证公司秘密不受侵害。

4.6 保密与安全

4.6.1凡涉及公司信息的各项电子文档都是公司秘密；

4.6.2公司禁止员工未经许可传递、拷贝、复制有关公司信息或包含公司秘

密的电子文档。

4.6.3电脑监护人应为每台电脑设置开机密码和屏幕保护密码；密码应以信

封方式上交人事行政部，便于日常管理（如当事人休假，公司需用此电脑办公的情况）各电脑使用者应在电脑硬盘上建立自己的专用文件夹，并设置密码保护。

4.6.4员工离职或工作交接时，应将密码和权限作为交接内容之一。离职或变

换工作后，人事行政部应通知相关人员做好密码和访问权限更改工作。

4.6.5因工作需要设置的共享文件夹，应设置访问权限。但财务部电脑不应设

置共享文件或文件夹。

4.6.6传递电子文档应尽可能使用点对点方式（如用QQ或OA方式），不用

或少用共享方式。

4.6.7办公电脑均应安装杀毒软件，并设置为12：15定时、自动查、杀病毒。

4.6.8人事行政部应在指定服务器上设置不可修改和删除的备份文件保存区，各电脑使用者应按人事行政部要求，对重要电子文档按指定路径在指定文件夹中进行备份保存。

四、本制度解释、修改权属总经办。本规定自2010年1月1日起施行。

发送：总经办、招商部、客户服务部、策划部、财务部、工程部、保安部、行政部四川元瑞投资实业有限公司总经办

2010年1月1日印发

第五篇：办公用品管理办法

办公、生活用品及设备管理办法

第一章总则

第一条为规范办公、生活用品及设备的使用行为,提高办公效率,控制办公成本,特制定本办法。

第二条总经理办公室是办公、生活用品及设备的主管部门，统一管理办公、生活用品及设备的购买、调拨和处臵。

第三条办公、生活用品及设备分以下三类：

1、固定资产：单价在2000元(含)以上或使用期限超过一年且能保留原有实物形态（例如：电脑、打印机、复印机、扫描仪、照相机、办公家具等）。

2、低值易耗品：单价在50-2000元（例如饮水机、电风扇、铁床等）。

3、消耗品：单价在50元以下或一次性消耗品。（例如：打印纸、墨盒、小五金等其他日杂品）。

第二章采购和保管

第四条本部各职能部门需购买的办公、生活用品及设备每周一之前向总经理办公室报送《办公、生活用品及设备周需求计划表》（见附件1），由总经理办公室行政干事汇总，经报分管领导审核，总经理审批后按规定程序采购。单价在500元以上的办公用品需使用部门单独提交申购报告，交总 88

经理审批后，由总经理办公室统一购买。

项目部可自行决定购买单价50元以下或一次性消耗的办公、生活用品及设备；单价在50元（含）以上的办公、生活用品及设备由项目部每周一之前向总经理办公室报送《办公、生活用品及设备周需求计划表》，由总经理办公室行政干事汇总，报分管领导审核，总经理审批。项目部可凭批准后的计划表自行购买或委托总经理办公室购买。

第五条各职能部门及项目部对所配臵或领用的办公、生活用品及设备负有使用和保管上的主要责任，使用人员为责任人。防止办公、生活用品及设备被盗，被挪用以及被损坏。应合理使用办公、生活用品及设备。对复印、打印文件，资料等用纸，除特殊规定用一面外，一律使用双面，杜绝浪费现象。

第三章登记入账

第六条本部购臵的所有办公、生活用品及设备都要在总经理办公室登记入账，并由总经理办公室建立实物台帐。

项目部购臵的固定资产必须在总经理办公室登记入账，由总经理办公室建立固定资产实物台账，项目部属于调拨使用。

项目部购臵的低值易耗品由项目部仓库保管员办理登记入账手续，在总经理办公室登记，并建立非生产用低值易耗品实物台账。

项目部要单独设立办公、生活用品及设备账本，购买单价在50元（含）以上的办公、生活用品及设备由项目部仓库保管员办理入账手续，编制《办公、生活用品及设备月报表》（见附件2），每月20日前报总经理办公室。

第四章资料管理

第七条本部购臵的固定资产的使用说明书、保修卡等资料一律交机要室存档。

经公司批准，项目部自行购买的固定资产要在保修卡或使用说明书上注明购买厂家地址和联系电话，使用说明书、保修卡等资料由项目部仓库保管员连同物品办理入库手续。物品在使用过程中资料由仓库保管员保管；项目完工后需退回公司的物品要连同资料一起退回。

第五章调拨使用

第八条所有办公、生活用品及设备的调拨均由总经理办公室开具《办公、生活用品及设备调拨单》（附件3），调拨单一式三份，一份总经理办公室留底，一份给调出单位，一份连同物资发送到调入单位，调入单位根据调拨单核对调入物资，开具入库单并登记入账。

各项目部和总库保管员在当月的《办公、生活用品及设备月报表》中要注明物资异动情况，总经理办公室进行核实，查看调出调入是否一致，对不一致的情况要及时通知责任部门进行修改，确保调拨有序，物资存放地点明确。

第六章报废处理

第九条本部办公、生活用品及设备报废由总经理办公室提出报告（处臵方案），会同财务审计部对其残值评估报公司领导审批后办理报废手续。

项目部在使用过程中或项目退场时办公、生活用品及设备报废由项目部提出《项目退场办公用品处理申请表》（见附件4），由总经理办公室会同财务审计部及项目部对其残值进行评估,报公司审批后办理报废手续。

第十条项目完工后，办公、生活用品及设备的使用单位和个人应及时提交台账，并列明完好状态，同时提出处理方案，总经理办公室核实情况，经公司领导批准后，再通知项目部进行处理，处理完毕后，仓库保管员应提交《项目退场办公用品处理明细》（见附件5），会同账本交回公司总经理办公室管理。

第十一条未按公司规定的程序，其他单位和个人在任何时候（包括工程竣工、项目部撤销或转移期间）均不得擅自调拨、处臵办公、生活设备。擅自调拨、处臵，造成账实不符或物品损坏、遗失，由项目部责任人负责赔偿全部损失费用，并对责任人罚款50—500元/次。

第七章费用计算

第十二条新购的办公、生活用品及设备均由财务部计算成本分摊到各项目部。

周转的办公、生活用品及设备实行有偿租赁使用，租赁费根据市场行情酌情收取，由总经理办公室统一调配。

第十三条租赁费计取的时间为：从物资运出本部当日起，至送回本部当日止，按日历天数计算。使用时间未超过15天的，按半个月计算租赁费用；使用时间超过15天，但未满30天的，按一个月计算租赁费用，以此类推。

第八章附则

第十四条本办法所述办公、生活用品及设备为非生 产用。

第十五条本办法由总经理办公室负责解释。

第十六条本办法自颁布之日起实施。此前相关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。

附件：

1、《办公、生活用品及设备周需求计划表》

2、《办公、生活用品及设备月报表》

3、《办公、生活用品及设备调拨单》

4、《项目退场办公用品处理申请表》

5、《项目退场办公用品处理明细》