办公用品及设备管理制度[合集]

第一篇：办公用品及设备管理制度

办公用品及设备管理制度

1、目的：为规范办公用品管理、有效控制成本、物尽其用、特制定本制度。

2、适用范围：适用于公司全体员工。

3、管理职责：

3.1 由行政助理负责办公用品的管理工作。负责公司办公用品的采购计划汇总、报批、采购、保管和领用登记。

3.2 财务部负责对办公经费计划的核定和办公费用使用的考核。

3.3 员工个人应爱护自己领用的办公用品、设备；尽量保证其完好无损。

4、办公用品的分类：

办公用品分为：易耗品、耐耗品和大型设备。

4.1易耗品是指：各种纸张、笔、笔芯、印刷品、文件夹、长尾夹、胶水、胶 带、档案袋、修正液等；

4.2耐耗品是指：剪刀、直尺、订书器、印台、计算器、U盘等使用时限在一年以上的；

4.3大型设备是指：电脑、数码相机、打印机、传真机、文件柜、办公桌椅、冷暖设备等；

5、执行办法

5.1申请、汇总、审批流程

各部门员工按需将申请告知行政助理，由行政助理汇总上报总经理审批，批准后一次性采购到位。

5.2采购、领用及移交

5.2.1采购时要遵循货比三家、质优价廉的原则，考虑到运输成本，一

次审批的办公用品尽量在一家供货商选购。

5.2.2领取耐耗品及办公设备时，由行政助理为每位员工建立《个人用

品领用卡》，认真做好记录。耐用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。

5.2.3易耗用品在统一的《办公用品领用登记表》签字领取，尽量做到

以旧换新。

5.2.4因工作调动或离开公司时除易耗品以外，必须先办理个人用品的移交及返还。

6损坏、遗失及维修的赔偿责任

6.1凡因员工个人原因导致办公器具、设备损坏时，由责任人承担修理费的70%；

6.2由于员工个人疏忽等原因导致为其配备的用品及设备遗失或报废，可

根据使用的年限折旧，承担赔偿责任。

6.3对人为有意损坏者，除承担赔偿责任外，按物品价格的30%予以处罚。

7办公用品报废

办公用品因使用年限过长或破损等原因确实无法使用的，使用人需填写《办公用品报废申请表》，经领导签批后，有行政助理回收处理。

8本制度自2011年10月1日起执行。

所有员工要勤俭节约、杜绝浪费，共同营造环保、低碳、和谐的工作氛围。

大连企荣自控工程有限公司

第二篇：办公用品设备管理制度

办公用品管理制度

第一条 目的为了合理使用物质资源，有效控制成本，规范物品管理，特制定本制度。

第二条 适用范围

所有部门办公用品的采购、领用及报废等管理。

第三条 办公用品范围

本办法所称办公用品是指300元以下的日常办公文具、打印纸、易耗及耐耗材等。分为一级消耗品、二级消耗品、管理消耗品和管理耐用品四种。

1、一级消耗品：铅笔、胶水、胶带、订书钉、签字笔、圆珠笔、笔芯、软皮笔记本、复写纸、标签、橡皮、告示贴、档案袋、拉杆文件夹、修正液、荧光笔等。

2、二级消耗品：名片册、高级笔记本、钢笔、笔筒等。

3、管理消耗品：碳粉、墨盒、增加墨水、晒鼓、复印纸等。

4、管理耐用品：剪刀、直尺、订书机、打空器、印泥、计算器等。

第四条 办公用品领用

1、普通员工和中层管理人员可领用一级消耗品内所有物品，每季度办公用品领用总金额不超过50元，如有特殊，报请所在公司总经理批准。

2、总监和公司副总经理及以上员工，可领用一、二级消耗品内的所有物品，根据实际需求领用。不受金额限制。

3、管理消耗品由行政部门负责实际需求进行领用。

4、管理耐用品无特殊情况，由部门员工一人领用，本部门共同使用。

第五条 办公用品申请

各子公司行政部门负责汇总各部门次月办公用品领用计划，每月25前将经所在总经理签字后的《办公用品采购申请表》递交行政部门，由行政人事部统一采购配发办公用品。

第六条 办公用品采购

1、办公用品由集团行政人事部统一采购。

2、采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择质量可靠、物美价廉的办公用品，降低支出。

3、采购人员至少提供3家及以上数量的供货商供选择。

第七条 办公用品入库和管理

1、办公用品管理员负责货办公用品的验货工作，逐一核查产品数量和质量，并妥善保管《送货单》。根据审批单、送货单、发票填写入库单，一式三联，第一联管理员保存，第二联采购员保存，第三联由会计保存。对验货不合格产品，不予入库，由采购员负责办理退换货手续。

2、办公用品管理员负责建立《办公用品库存电子台帐》，及时登记，更新办公用品出入库数量，每月最后一个工作日将本月最新电子台帐报总经理审核，财务部门定期核实。

3、行政部门每季度核算一次员工个人领用办公用品金额，超过采购限额的部分从次季度中扣除。

第八条 办公用品发放

1、各部门员工尽量领用申购计划内的办公用品。领用申购计划外的办公用品时须填写《办公用品临时采购申请表》，行政人事部负责采购。特殊或急需的办公用品，经领导签批后可由申请人自行购买。

2、每个员工均建立《办公用品领用登记表》，所有领用办公用品均逐一登记在案。

3、员工领用办公用品时，根据申请表填写出库单，一式三联，第一联管理员保存，第二联领用人保存，第三联由会计保存。

第九条 办公用品报销

1、固定供货商可采用季结方式，临时外采即时报销。

2、办公用品核销须持符合财务要求的正规发票并附办公用品管理员签字确认的《送货单》，方可报销。

第十条 使用规定

1、严禁员工将办公用品带出公司挪用私用。

2、员工离职时除易耗品外，其余应按《办公用品领用登记表》所领物品一并退回。

3、凡属各部门或部门内员工公用的办公用品应指定专人负责保管。

4、公司员工应本着节约的原则使用办公用品。

5、办公用品若被人为损坏，根据办公用品使用年限折价赔偿。

第十一条 办公用品报废

办公用品因使用年限过长或破损等原因确实无法使用或影响办公的，使用人填写《办公用品作废申请表》，经领导签批后，办公用品管理员负责回收处理。第十二条 本办法自发布之日起执行。

第三篇：办公用品及设备采购管理制度

办公用品及设备采购和管理制度

一、目的

为加强各部门办公用品及设备的统一采购和管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于在各部门。

三、办公用品、设备采购负责部门

办公室负责办公用品、设备采购申请的审核，后勤部门负责具体采购工作。

四、采购要求

各部门采购任何办公用品、办公设备必须经办公室审核，报领导同意后，由办公室统一实施采购。

五、办公用品、设备申购计划及程序

1、各部门行政负责人于每月29日前，根据自身实际情况，制定下月的办公用品、设备采购计划，填写《办公用品、设备采购申请单》，由本部门负责人签字，报办公室审核，经会领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。

2、各部门临时采购的急需办公用品或者超出每月计划范围的办公用品，由所在部门负责人填写《办公用品、设备采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购或超出计划的原因，经办公室审核、会领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。

3、申请办公设备采购，由申购部门根据本部门发展需要，提交书面采购请示，填写《办公用品、设备采购申请单》，由本部门负责人签字，报办公室审核后提交领导，经领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。（申购部门可派人一同前往采购）。

4、各部门必须认真、准确填写《办公用品、设备采购申请单》，申请单一式三联，办公室、后勤部、申请部门各自留存，以备日后查询。

六、办公用品、设备采购的原则和要求

1、办公用品、设备的采购必须根据公司制定的发展规划和技术发展需要，结合各部门工作状况有计划地进行，应以节约为基本原则。

2、办公用品、设备的采购必须满足各部门日常工作的要求，做到先进、高效、安全、耐用、可靠。综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个因素，货比三家，择优采购。

3、选择设备应遵循技术上先进、经济上合理、工作中实用的原则，综合考虑下列因素：办公用品、设备的型号、规格、效率、能耗、安全性能，环保性能及售后服务情况，要做好设备的技术经济评价，通过对比确定最佳。

4、后勤部门安排专人负责办公用品采购，对专业办公设备的采购须组织专业采购小组进行采购，专业采购小组由办公室牵头，各部门相关专业人员参与组成。

5、除特殊要求，一般的采购项目由采购人员进行货比三家、招标等方式筛选适合公司运营情况且性价比较高的供应商，制成供应商后选名单，经领导审核批准后决定合作供应商。

6、如为单一来源采购或指定厂家及品牌的产品，采购人员须作出书面说明。

7、办公室定期对合作供应商进行评估，对于审核评估不合格的供应商应及时进行更换。

8、采购部门人员必须遵守职业道德，严禁收受与工作内容有关的部门和个人贿赂，一经发现，严肃处理。

9、严禁办公用品、设备供应商对我公司采购部门及负责人进行贿赂。

七、办公用品、设备验收

1、办公用品、办公设备到货验收，须填写《办公用品、设备入库单》、《固定资产验收单》。

（1）采购人员和库管人员分别由专人负责，不得由同一人员兼任。

（2）办公用品、设备到货后，采购人员和库管人员共同做好开箱检查工作。

（3）办公用品、设备的原始技术资料原则上由后勤部负责保管。

（4）开箱验货的步骤及内容。a、检查外观及包装情况。

b、按照装箱单清点零件、部件、工具、附件、备品、说明书和其他技术资料是否齐全，有无缺损。

c、检查设备有无锈蚀。d、核对实物是否符合办公要求。e、开箱检查过程中做好检查记录。

开箱检查合格后，后勤部门库管人员及时办理验收手续并入库，填写《办公用品、设备入库单》，入库单一式三份，办公室一份，后勤部一份、财务部门一份。

f、办公设备验收由各申购部门与后勤部门共同验收。

2、办公设备由供应部门负责安装，由申领部门负责监督；对于在安装和试运行过程中出现的问题要及时纠正、解决。

3、后勤部应要求设备供应商定期对设备进行检修保养，并将设备运行情况和存在的问题及时告知设备使用部门。

八、办公用品、设备领用和出库

1、为了降低办公成本，按照“用多少、领多少”的原则，各部门根据实际情况进行限量领取。

2、各部门领取办公用品、设备前须填写《办公用品、设备领用单》，经本部门负责人签字后，由领用人交给机关后勤部门，并在后勤部门填写《办公用品、设备领取登记表》，经后勤部门核对后方可领取。

3、一般情况下，领取的办公用品、办公设备不得超出当月申报计划，对于超出采购申请计划的，后勤部门有权拒绝出库。

4、新入职员工，在入职当天领用配套的办公用品、办公设备，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品、办公设备全部退回。

5、办公用品、设备使用和领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本。

6、办公用品、设备出库必须填写《办公用品、设备领取登记表》、有领用人和出库人签字，否则不准出库。

九、废旧办公用品回收

后勤部门须每月月末将各部门可回收变卖物品集中回收（如硒鼓等），造册登记，统一由办公室组织后勤进行处理，各部门要积极配合。

十、费用结算方式及发票开具

1、付款方式均采用对公账户汇款，即由使用部门与供应商直接结算。

2、办公用品、设备采购完毕后，采购部门须要求供应商开具与各部门所购物品等额的发票（尽量提供增值税专用发票）。

3、各部门到后勤部领取经验收后的发票及物品清单，固定资产类采购须附使用部门填写的《固定资产验收单》，到所属财务部报销。

4、费用结算时间以财务部文件规定为准。

十一、附则

1、本制度由办公室负责解释及修订。

2、本制度自发文之日起施行。

附件：

1、《办公用品、设备采购申请单》

2、《办公用品、设备入库单》

3、《办公用品、设备领取登记表》

4、《办公用品、设备领用单》

5、《固定资产验收单》

2015年1月26日

第四篇：No.2 办公用品及电脑设备管理制度

Huachang Group

办公用品及电脑设备管理制度

目的

为规范并保证公司办公用品、网络设备的有效使用和妥善保管，特制定本制度。

总则

1、财务部、内勤人员或网络部相关技术人员负责办公用品的申购、采购、领用等管

理工作。

2、本制度适用于公司全体在职人员。

3、办公用品包括易耗办公用品和非易耗办公用品两大类，为便于管理并防止公司财产流失，凡属于非易耗办公用品，均确定为资产。

办公用品的分类

1、固定资产类高值管理品，如：传真机、文件柜、办公桌、椅、电脑、打印机、扫描仪、空调等价值较高物品。

2、非易耗办公用品，如：计算器、电话机、饮水机、打孔/订书机、剪刀、纸刀、耳机、书籍、杂志和报刊等。

3、易耗办公用品，如：笔记本、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、A4纸、水性笔、白板笔、纸巾等其它日常用品。

办公用品申购

1、固定资产类高值管理品的申购，要先计划提出申请并申报总经理，总经理批准签字后再提交财务，由内勤人员或相关人员根据清单负责采购。

2、非易耗办公用品一般以公司或部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经经理同意后可以个人为单位发放。

3、易耗办公用品根据实际情况需要以个人为单位发放。个人将所需办公用品告知内勤人员/财务，在办公用品领取明细中签字后领取物品 办公用品采购

1、办公用品原则上由内勤人员或财务部根据申购清单进行采购，特殊物品由经理批准后可由申购部门或相关技术人员自行采购。

2、采购时根据日用品、办公文具、办公设备等类别选择好供应商。

办公用品的保管与领用

1、公司办公用品的管理统一由财务部或内勤人员管理，电脑、传真机、打印机、扫描仪及网络设备由信息部技术人员进行管理维护和领用。

Huachang Group

2、办公用品应分类妥善储存、保管。建立好固定资产管理明细，办公用品领用备查明细并定期汇报总经理。做到物品清、账目清、数量清，摆放整齐，确保帐、物一致，做到日清月结；做好防腐、防霉、防盗工作。员工领取相关用品时需在办公用品领用表中签字。

3、新进员工在办理入职手续同时办理办公用品领用手续。

4、固定资产类高值管理品及非易耗办公用品，二次领用时必须以旧换新，否则不给予核发。

5、公司各部门应按实际需求领用办公用品，多余的办公用品必须存放于储物柜妥善保管。

6、办公用品及办公设备领取后应由使用部门或使用人负责保养及维护，如出现丢失、损坏等情况应照价赔偿；

7、办公用品属于工作用品，严禁员工将办公用品滞留私用。

8、员工离职前，依据个人签收领用的明细，移交固定资产用品、剩余的低值易耗品。对于遗失的资产要查明原因，视情况进行相应赔偿。

电脑设备使用管理规定

一、公司电脑使用：

1)公司落实电脑管理责任部门（网络信息部）和责任人，负责电脑日常使用管理工作。2)未经许可、任何人不得随便使用其它电脑设备。

3)未经许可，任何人不得更换电脑硬件和软件，拒绝使用来历不明的软件和光盘 4)严格按规定程序开启和关闭电脑系统。

5)公司禁使用、传播、编制、复制电脑游戏，严禁上班时间玩电脑游戏。6)统一使用公司分配的邮箱、MSN、雅虎通。

7)未经允许不得使用USB端口（U盘、手机、MP3等）。8)未经允许不得使用QQ，ICQ等聊天工作工具。9)不得浏览与工作无关网站，占用网络资源。

10)下载资料要限制下载速度，其它程序软件由信息人员统一下载。（任何一台机器下载速度不得超过100KB，包括信息维护人员）

二、电脑维护

Huachang Group

1）公司确立专职网络技术人员负责电脑系统的维护

2）对设备要爱护，使用要节约（在不用电脑时尽量将显示屏关掉，保护显示器、节约用电、防止静电与辐射，尽量做好）。

3）重要文件在个人电脑里要有备份，涉及公司发展方向及战略的信息要体现在书面上，不得存在共享里。

4）公司重要的相关软件及文件要定期做好相关备份。

5）信息中心负责公司设备的安装、调试及日常维护，任何个人不得私自移动、改动有关设备。6）电脑发生故障时，使用者简易处理仍不能排除的，应立即报告网络技术维护人员。7）电脑维护过程中，首先确保对公司信息进行拷贝，并不遗失。8）电脑软硬件更换需经理同意批准。

9）对重大电脑软件、硬件损失事故、公司将调查原因相应处理

10）凡因个人使用不当所造成的电脑维护费用和损失、酌情由使用者赔偿 11）外请人员对电脑进行维修时，公司应有人自始自终地陪同。12）下班正常关机、关闭电源。

第五篇：办公用品及设备管理制度

办公用品及设备管理制度

办公用品管理制度

目的：为了贯彻节约能源，节省开支，满足各部门办公用品的使用需要，规范办公用品的采购、管理、使用的各环节，制定如下制度：

一．采购：各部门按需要填写《办公用品采购申请表》由部门主管确认签字后，提前

1-2周提交给行政部，每月统一采购一次，各部门不再自行购买。

二、管理：行政部购回的任何物品均需登记，2人以上验收，由行政部妥善保管。

三、领用：各部门领用办公用品时，领用人需带部门主管签字的领用单，经行政主管同

意签字后由行政部人员发放，发放时需当面清点核对所领物品，并签收。

四．使用：以环保、节约为原则使用各办公用品

五．行政部每半年公布一次物品领用情况

办公设备管理制度

目的：为保证办公设备的合理配置和使用，更好地服务于公司各项工作，特制定本管理规定。

一、办公设备

办公设备是指在公司内部，为支持各项工作的正常开展而配备的设备，其范围包括：

1、提供给公司内部使用的计算机、网络设备、通信设备等；

2、保障公司各项工作进行的相关办公设备（复印机、打印机、传真机等）及其他相关配置资源等。

二．办公设备的添置流程

1、需添置办公设备时，由申请部门填写“设备添置申请表”（需注明费用预算），报行政部

门协调后交总经理审批。

2、在总经理审批同意后交由行政部门统一处理

3、行政部根据批示意见，在规定的时间内完成添置及发放工作。

三．办公设备的使用管理

1．办公设备的使用

（1）计算机的使用：

1)计算机及附属设备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设

2)

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11)备按程序交接。计算机使用人应保持所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩制度》处理接收E-MAIL时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。电脑使用人在利用网络与其他员工共享文件时应设置密码，以免被他人给破坏。电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。电脑使用人在关机时，应按操作规范关机。计算机使用人造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，一切后果自负。计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份

到软盘。如有特殊要求，应把季度或的资料汇总做成光盘作永久性保存。

（2）打印机、复印机的使用

1)各部门要加强打印纸张的管理，使用打印机前应先校对文稿，确认无误后再打印，打印

数量较多时要进行复印，以免造成浪费。

2)私人的材料一律不得在公司打印、复印。

3)打印机、复印机是比较贵重的易耗易损办公用品，应该爱护使用，按照程序操作。打印

机、复印机如果发生不正常的损坏，追究当事人责任。

4)由专业的人员定期对打印机复印机进行维护保养。

5)下班后或长时间离开办公室，必须确认要关闭打印机、复印机。

6)控制彩色打印数量。纯文本工作文档、文案校对稿、设计过程稿（对色彩要求不高的）

应采用黑白打印非重要文件应尽量利用回收纸打两面。

（3）电话使用管理

1)电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。

2)电话如果在使用过程中如果出现故障，请部门主管与行政部门联系进行处理。

（4）传真机使用管理

1)传真机由专人负责保管。

2)不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。

3)建立传真登记、签收制度，并立档备案。

4)每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件

（5）其他办公设备

如投影仪，音响等需要有专门人员进行管理。

2、办公设备的领用与退回：办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使

用，不能随意转交他人，或随意带出公司。

（1）新调入人员因工作需要领用办公设备的，须持经部门主管审批的申请单到财务

部办理领用手续。

（2）由于工作变动不再需要原个人保管的物品，应及时到行政部办理退理手续。

3、办公设备的报修：所有办公设备在使用中出现的故障均须严格按办公设备报修程序进行申报，申请报修的程序如下：

（1）报修人填写《设备报修申请单》，经部门主管签字后，由行政部门联系专业人员进

行修理，修理费用由行政部门统一报销。

（2）如果经专业技术人员鉴定属下列情况造成损坏的，由责任者支付修理费用或进行赔

偿。

1)安装非工作所必需件所引起的故障；

2)私自拆装计算机；

3)使用不当造成的计算机及网络故障；

4)人为的损坏。

四、办公设备的暂借

由申请人在《设备借用登记表》 上登记，经行政部核实及主管领导批准后，在公司办公资源许可的条件下，予以解决。

暂借办公设备（特指复印机、打印机、传真机及投影仪）需带出公司使用的，除按照要求申请外，需报请行政部并获得批准后方可将办公设备带出公司使用。

五、办公设备报废：凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成办公设备损坏且不能维修的，按照下述程序进行报废处理：

（1）由使用者填写《设备报废申请单》，并由部门主管签字确认。

（2）使用者将《设备报废申请单》报行政部审批后交财务部审核并进行账务处理。

（3）经总经理审批后办理报废手续和补充新品的领用手续。

六．办公设备的检查与监督：各部门主管应严格控制办公设备的领用，对办公设备使用和保

管进行监督。行政部有权随时进行抽查，并对违反规定者并予以相应处罚。