会计档案鉴定销毁工作的方法

第一篇：会计档案鉴定销毁工作的方法

摘要：优化单位会计档案是实施档案库藏资源配置合理，提升高效利用和提供更好服务的新时代需求。本文以高校会计档案为样本，结合笔者的多年实践经验，阐述了高校会计档案鉴定销毁工作的主要流程，旨在于对行业内规范和提高会计档案建设及管理水平，最大价值发挥出会计档案价值提出建设性的参考意见。

关键词：会计档案；企业；鉴定销毁；流程；建议措施

目前，一些高校领导怕会计档案鉴定销毁工作难度大，人员组织等不力，不敢拍板组织实施这项工作，造成高校内大量到期的会计档案变成了无限期保管，不但占用档案室有限空间，增加档案人员管理工作量，还给日常档案服务增加难度与影响服务质量，降低档案库藏含金量。因此，本文笔者接合自己的多年工作实践经验，对高校会计档案鉴定销毁工作实施方法提出了具体建议措施，请业内同事交流

指正。

一、明确做好高校会计档案鉴定销毁的重要意义与目的

会计档案是高校档案管理体系中的重要组成部分，它真实的保留了高校在一定时间内的各项经济往来真实纪录，对高校有着重要的参考、查询与信息利用等价值服务。然而，随着历史时间的推移，不少高校已到期，甚至早已超期的会计档案由于没及时实施鉴定销毁工作，以至大量“名亡实存”的过期档案逐年增加，不但加大库房占有率，同时也加大档案管理工作量，导致高校在人、物及财力上消耗成本增加，且还得不到档案服务质量与效率的提高。因此对高校会计档案鉴定销毁工作的及时开展，已是目前高校面对的一项重要课题，有必要进行专题研究，特别是工作实施方法，以便取得实效。

二、组织实施高校会计档案鉴定销毁的主要流程

积极开展好高校会计鉴定销毁工作的整个活动过程，这是提升对馆藏优化，提高服务效益的关键。

（一）认真做好鉴定销毁工作的精心安排

在组织实施高校会计鉴定销毁工作前，要精心做好几点准备工作，一是转变高校档案理念，高校高层管理班子要引起高度重视，主动纠正过去只重视社会效益而忽视经济效益的管理思想，将此项工作纳入到高校中心工作的目标考核中去，积极协调工作进度安排；二是改变以往会计档案鉴定销毁领导小组成员结构，重新建立起由分管领导挂帅为组长，办公室、财务部门、档案部门和纪委、工会、教职工代表为成员的会计档案鉴定销毁领导小组，这样有利的确保鉴定销毁的工作质量；三是加强会计档案鉴定销毁组织领导工作机制，形成政令畅通，信息反馈及时，制定倒排工时，顺排工序，稳妥解决当前高校会计档案鉴定销毁中普通存在的难点与重点。

（二）严格执行鉴定销毁工作的落实环节

高校会计档案鉴定销毁工作执行是否不折不扣，落实是否过精把脉，是整个工作的关键与核心。因此，必须要严格执行，认真监督检查落实情况，主要从四个方面加以强化。一是坚持贯彻落实执行好《档案法》和《档案管理办法》[1]，严格掌控好鉴定过程中“当留则留、当剔则销”的基本原则[2]，防止鉴定工作走入到要么是都有保存价值需继续留存，要么是无需鉴定都需销毁的两个极端；二是建立健全会计档案鉴定销毁制度，特别是鉴定销毁的实施细则要有科学性、规范化和标准化，具可操作性，减少人为因素等主观干扰，使其更能体现效益。三是建立编造好会计档案鉴定销毁清册。要求工作人员在鉴定过程中须建立起剔除销毁的详细台帐，列清需要销毁会计档案的名称、卷数、起止年度、销毁时间等内容，待领导小组审批同意后，在工会、教职工代表和纪委的共同监督下，工作人员实行集中销毁。四是借助会计档案鉴定销毁工作，做到会计档案的鉴定与清理帐务的双管齐下，即是工作人员在鉴定过程中可以同时组织对高校会计的应收和应付往来帐款一道进行清查整理。

（三）追踪检查鉴定销毁工作的成效评估

一项工作最终取得更好的成效提升，都是在总结经验与教训中产生。我们一些开展了会计档案鉴定销毁工作的企业，大多又都存在只注重工作过程，却淡化工作成效，这种虎头蛇尾的工作方法，最后也导致高校会计档案鉴定销毁工作成效一直徘徊在低端产出，得不到改进与提升，因此，须加强对会计档案鉴定销毁工作的后期管理。一是建立起会计档案鉴定销毁工作成效的评估机制，组织专家对每次活动进行评估，总结经验，分析原因，查找不足并及时提出整改措施，负责落实到位。二是加快提升工作小组成员的操作能力与实战水平，通过交流经验、培训学习以及参观考察多种方式，使高校这支会计档案鉴定销毁小组管理水平不断的走向专业化发展道路。三是把会计档案的鉴定销毁一并纳入到评优晋级考核成绩中去挂钩，有效的督促工作小组主动进行一年一次常态化的会计档案鉴定销毁工作开展下去，一年比一年开展的更有成效。

三、结语

总之，高校会计档案鉴定销毁工作是一项系统而复杂的慎重工程，只有在常态化健全完善的鉴定销毁高校机制下，才能使会计档案鉴定销毁工作方法取得最大成效。

第二篇：档案鉴定销毁

档案鉴定销毁

档案馆保管的档案，已经保管期满(长期保管为16~50年，短期保管为15年以下)经认真鉴定后，确认没有保存价值的档案应进行销毁，档案鉴定销毁。档案销毁工作是一项十分严肃的工作，必须认真做好，为此，特制定如下销毁制度。

一、销毁档案的标准

档案鉴定、销毁应以国家有关规定和学校《档案保管期限表》等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。档案鉴定、销毁工作一般每5-10年进行一次。

1.时间标准

短期保管的档案，15年期满，经过认真复查，校主管领导批准即可销毁，长期保管的档案，50年期满，经再次鉴定确认已无继续保存的必要，经校主管领导批准即可销毁。

2.档案内容、来源、形式标准

档案馆对保管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要再进行一次认真的鉴定，用档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。

二、鉴定销毁档案的程序

(一)鉴定档案工作程序：

1、档案馆拟写档案鉴定工作申请，报分管领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。

2、成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案馆和有关部门兼职档案员参加。

3、学习国家有关规定，统一档案鉴定标准。

4、鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。

5、领导审查、批准档案鉴定报告。

(二)销毁档案的程序

1、档案馆对经鉴定拟销毁的档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，分别送交档案形成部门领导进行初审。

2、送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷登记册，必须经部(处)级主管领导签字

3、汇总初审意见，编造档案销毁清册。销毁清册是准备销毁案卷的登记簿。同时还应撰写一份销毁档案的书面报告。

4、销毁清册连同销毁档案的书面报告送交校主管领导审核、批准，自我鉴定《档案鉴定销毁》。

5、经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点化为纸浆或焚毁，任何单位、或部门均不得将应销毁的档案作其它用途或当作废纸出售。

6、销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，分别在销毁清册上签字。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。

三、档案鉴定、销毁工作结束后，档案馆应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。

1、档案鉴定工作必须纳入机关档案管理制度中，使档案的鉴定工作按照标准和时间要求正常进行。

2、成立档案鉴定销毁领导小组，由主管领导负责，档案管理部门牵头，有关部门兼职档案员组成，共同对所鉴定的材料进行审核和监销。

3、认真填写档案鉴定表，并由鉴定领导逐一审核，确认无误后，签署意见。

4、鉴定工作完成后，由档案管理和鉴定领导小组对所要销毁的档案写出鉴定小结和报告，请求主管领导批准后同档案部门一同销毁。

5、派专人进行销毁，并委派监销人员。确认销毁后，在销毁清册上分别签名，留底备查。

6、鉴定表、销毁清单、销毁报告等有关文件材料应归档保管

档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。

2、鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的，应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。

3、销毁档案必须编制档案销毁册，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。

4、销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售、对于没有保存价值，保管期限已满且利用率不高的档案，可向相关档案鉴定小组提交档案目录进行鉴定。

2、本着“又精又全”的原则进行鉴定。永久保存的档案要精炼，不能庞杂。要能反映本单位主要职能活动的基本面貌。

3、档案鉴定必须由档案鉴定小组鉴定并写出档案鉴定意见。要销毁的档案，档案人员需依照档案鉴定意见逐卷逐件检查，核对并进行登记造册。

4、非涉密档案销毁工作由综合档案室负责执行，提出销毁意见，办理好销毁手续，经主管所领导批准后方可进行销毁。涉密档案销毁工作由保密办负责执行。

5、档案销毁时应派两人监销，监销人在销毁前应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。

6、档案未经鉴定和履行审批手续，严禁销毁。

7、销毁档案后，应将销毁清册及手续材料存入档案全宗卷中，并在原档案帐目上加以标识。

第三篇：档案鉴定销毁制度

档案鉴定销毁制度

第一条 为了优化档案室藏档案，加强档案的保管和有效利用，按照档案管理的有关规定，对己超过保管期限的档案，应本着“审查从细、留存从宽”的原则，及时进行鉴定销毁工作。

第二条 档案鉴定销毁工作必须在本公司档案鉴定领导小组的领导下进行，小组成员由主管档案工作领导和有关职能负责人及档案室人员组成。具体工作由档案部门和与形成档案内容有关的职能部门共同进行。

第三条 测绘工程鉴定档案必须按照公司颁布的《档案保管期限表》进行。

第四条 鉴定档案采用直接鉴定法，以案卷为单位，对档案的内容、名称、来源、完整准确率程度等，逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。对重新考证、修订的应在案卷备考表中说明。对鉴定结果要写书面报告。需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中注明 第五条

销毁档案必须从严掌握。慎重从事。鉴定结束后，对确无保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，提出销毁报告，经主管领导和档案室审查后签字盖章，报公司审批或备案，再销毁。

第六条

销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密。销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。

第七条 对保管期满但属国家重大工程项目的测绘档案，要根据需要适当延长保管期限。

第八条 应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售。

第九条 销毁国家密级图纸或测绘成果，必须经省测绘行政管理部门批准。

第十条 被销毁的档案必须与销毁清册无误，为防止遗失和泄密，严禁将档案卖给废旧物资收购部门或收购人员。档案被销毁后，监销人员须在销毁清册上签字确认，以示负责。

第十一条 鉴定报告、销毁清册及审批文件，应存档保存。

第四篇：档案鉴定、销毁制度

档案鉴定销毁制度

1、档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。

2、鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的，应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。

3、销毁档案必须编制档案销毁册，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。

4、销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。

第五篇：档案鉴定和销毁制度

档案鉴定和销毁制度

一、为了加强档案的鉴定工作，本单位成立鉴定工作，本单位成立鉴定工作小组，鉴定小组负责对本单位各门类档案的鉴定销毁工作。

二、档案鉴定工作，应在每年文件收集立卷归档时同步进行，按照《文件归档与不归档范围》和《文件材料保管期限表》的规定作出鉴定工作。

三、鉴定小组应定期对档案室保存的档案进行鉴定，对超过保管期限，而又失去保存价值的案卷，经鉴定后进行造册登记，经领导批准后才能销毁。

四、销毁档案时，应指定两人以上负责监销，监销人在档案监销人在档案监销完毕后，应在销毁清册上签字。

五、对未到保管期限的档案，不得以任何理由随意销毁。