教育部国家档案局第27号令(高等学校档案管理办法)

第一篇：教育部国家档案局第27号令(高等学校档案管理办法)

教育部国家档案局第27号令（《高等学校档案管理办法》）

中华人民共和国教育部令

第 27 号

根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。

教 育 部 部 长

周 济

国家档案局局长

杨冬权

二○○八年八月二十日

第一章 总

则

第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条 本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

（一）建校历史在50年以上；

（二）全日制在校生规模在1万人以上；

（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条 高校档案机构的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条 高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

（三）年富力强，身体健康。

第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第十八条 高校档案材料归档时间为：

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条 高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条 高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条 高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条 高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条 高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十五条 高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条 高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十七条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条 高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条 高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条 寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条 高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

第三十六条 高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条 高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条 高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十九条 高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条 有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附

则

第四十一条 本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

第四十二条 高等学校可以根据本办法制订实施细则。

高等学校附属单位（包括附属医院、校办企业等）的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。

第四十三条 本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》（国家教育委员会令第6号）同时废止。

第二篇：国家档案局令解读

国家档案局令 第 8号

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 已经 2006年 9月 19日国家档案局局务会议审议通过, 现予公布, 自公布之日起施行。

局长 杨冬权 二○○六年十二月十八日

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机 关正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限, 使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历 史面貌, 又便于保管和利用, 根据 《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》 ,制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作 活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 机关文件材料归档范围是:(一反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对 本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材 料;(二机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料;(三本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文 件材料;下级机关报送的重要文件材料;(四其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条 机关文件材料不归档范围是:

(一上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理 的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供 工作参考的抄件等;(二本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值 的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校 对稿, 无特殊保存价值的信封, 不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参 考的文件材料;(三同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材 料,不需办理的抄送文件材料;(四下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反 映,抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规 定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理, 任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两 种。定期一般分为 30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括:(一 本机关制定的法规政策性文件材料;(二 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要 文件材料;(三 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;(四 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批 示,重要的报告、总结、综合统计报表等;(五 本机关机构演变、人事任免等文件材料;

(六 本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资 产登记等凭证性文件材料;(七 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件 材料;(八 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请 示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括:(一本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;(二本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件 材料;(三本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(四本机关一般性事务管理文件材料;(五本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批 复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;(六上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文 件材料;(七上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但 要贯彻执行的文件材料;(八 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;(九下级机关报送的或以上计划、总结、统 计、重要专题报告等文件材料。

第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件 材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等 要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处 理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件 材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他 形式的副本归档。

第十二条 各机关应根据本规定,结合本机关职能和各 部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案 保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合 本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档 案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围 和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系 统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归 档范围和划分档案保管期限。

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军 队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条 本规定自颁布之日起施行, 1987年颁发的 《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件 材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件:《文书档案保管期限表》 文书档案保管期限表 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议, 工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲 话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席 团会议记录等文件材料 永久

1.2 大会发言, 人大代表建议和意见、人大议案及答复, 政 协 委 员 提 案 及 办 理 结 果 , 简 报 , 快 报 永久

1.3 重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的 文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材 料 30年

1.4讨 论 未 通 过 的 文 件 10年 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查 委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲 话、讨 论 通 过 的 文 件、参 加 人 员 名 册 永久

10年 本机关党组(或实行党委制的党委会议和行政办公 会的纪要、会议记录 永久 4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总 结、决议、决定、纪要 永久

4.2 典 型 材 料、代 表 发 言 材 料、交 流 材 料、简 报 30年 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总 结、决 议、决 定、纪 要 的 复 制 件 或 副 本

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复 制件或副本 10年 6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件 材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议 程、名单、主报告(原文及译文、辅助报告(原文及译文 , 上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计

永久

6.2 代 表 发 言 材 料、交 流 材 料、简 报、新 闻 报 道 30年

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表 登记表、接待安排 10年 7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作 时形成的文件材料 7.1 重 要 的 永久 7.2 一 般 的 30年

7.3 本 地 区、本 机 关 工 作 汇 报 材 料 30年 8 本机关业务文件材料

8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文 件 , 中 长 期 规 划、纲 要 等 文 件 材 料 永久

8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1 重 要 业 务 问 题 的 永久 8.2.2 一 般 业 务 问 题 的 30年

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 8.3.1 重 要 业 务 问 题 的 永久 8.3.2 一 般 业 务 问 题 的 30年

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文 件、最 后 草 稿 30年

8.5 机关联合行文的文件材料 8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重 要 业 务 问 题 的 永久 8.5.1.2 一 般 业 务 问 题 的 30年 8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重 要 业 务 问 题 的 30年 8.5.2.2 一 般 业 务 问 题 的 10年 8.6 本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1 大 事 记、组 织 沿 革 等 永久

8.6.2 简 报、情 况 反 映、工 作 信 息 等 10年 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久

专 项 业 务 文 件 的

8.7.2 执 法 检 查 情 况 汇 总、通 报 , 整 改 通 知 等 永久 8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件 材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核 准、管 理、验 收(评 估 等 文 件 材 料 永久

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文 件材料 永久

8.7.3.3 20年(含 以上有效或未注明有效期的许可证、执 照、资 质 证、资 格 证 等 的 审 批、管 理 文 件 材 料 永久

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格 证 等 的 审 批、管 理 文 件 材 料 30年

8.7.4 行 政 管 理 工 作 中 形 成 的 备 案 文 件 材 料 10年

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成 的文件材料 8.7.5.1 重 要 的 永久 8.7.5.2 一 般 的 30年

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 年 度 和 年 度 以 上 的 计 划、总 结、统 计 材 料 永久 8.8.2 年 度 以 下 的 计 划、总 结、统 计 材 料 10年 8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料

8.8.4 一 般 活 动 的 总 结、一 般 问 题 的 调 研 材 料 10年

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等 外事活动形成的文件材料 8.9.1 发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要 的会谈记录、纪要等

永久

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会 谈记录 30年 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员 编 制、印 信 启 用 和 作 废 等 文 件 材 料 永久

9.2 人 事 工 作 制 度、规 定、办 法 等 文 件 30年 9.3 人 事 任 免 文 件 永久

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 9.4.1 受 县 级(含 以 上 表 彰、奖 励 的

9.4.2 受 县 级 以 下 表 彰、奖 励 的 30年 9.5 对本机关有关人员的处分材料 9.5.1 受 到 警 告(不 含 以 上 处 分 的 永久 9.5.2 受 到 警 告 处 分 的 30年

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞 职、离 退 休、死 亡、抚 恤 等 文 件 材 料 永久

9.7 人 事 考 核、职 称 评 审 工 作 文 件 材 料 永久

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍 信及存根 永久 9.9 职 工 名 册 永久

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1 工 作 报 告、总 结 , 换 届 选 举 结 果 永久 9.10.2 重 要 专 项 活 动 的 报 告、总 结 等 永久

9.10.3 党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会 组织的文件材料 永久 9.10.4 情 况 反 映、工 作 简 报 10年

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 9.11.1 重 要 的 永久 9.11.2 一 般 的 30年

9.12 保 卫 部 门 的 安 全 检 查、调 查 记 录 10年 9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 9.13.1 有 领 导 重 要 批 示 和 处 理 结 果 的 永久 9.13.2 其 他 有 处 理 结 果 的 30年 10 本机关事务管理文件材料

10.1 房 产、土 地 所 有 权 和 使 用 权 的 文 件 材 料 永久 10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等 文件材料 10.2.1 重 要 的

永久 10.2.2 10 年 10.3 接待工作的计划、方案 10.3.1 30 年 10.3.2 10 年 10.4 30 年 10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计 机 关 财 务 预 算 一 般 的 重 要 的 一 般 的 划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30 年 10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1 永久 10.6.2 10 年 10.7 手续 10.8 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关 永久 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工 一 般 的 重 要 的

住 房 情 况 统 计、调 查 表、职 工 住 房 申 请 30 年 11 上级机关制发的文件材料 11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 11.1.1 永久 11.1.2 10 年 11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行 10 年 一 般 的 重 要 的 的文件材料 11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任 免、人员编制等文件材料 永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的 文件材料 10 年 13 下级机关报送的文件材料 13.1 30 年 13.2 10 年 和以上的计划、总结、统计材料 重 大 问 题 的 专 题 报 告

第三篇：国家档案局令第8号

国家档案局令第8号

发布日期：2009-09-09

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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

国家档案局令第8号

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

局长：杨冬权

2006年12月18日

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条 本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件：文书档案保管期限表

本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年

1.4 讨论未通过的文件 10年

本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册 永久

2.2 讨论未通过的文件 10年

本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久

4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

机关联合召开会议的文件材料

5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要 永久

5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年

本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年

上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件

7.1 重要的 永久

7.2 一般的 30年

7.3 本地区、本机关工作汇报材 30年

本机关业务文件材料

8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久

8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1 重要业务问题的 永久

8.2.2 一般业务问题的 30年

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

8.3.1 重要业务问题的 永久

8.3.2 一般业务问题的 30年

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年

8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的 永久

8.5.1.2 一般业务问题的 30年

8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的 30年

8.5.2.2 一般业务问题的 10年

8.6 本机关编辑、编写的文件材料

8.6.1 大事记、组织沿革等 永久

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年

8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久

8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年

8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料 10年

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

8.7.5.1 重要的 永久

8.7.5.2 一般的 30年

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 和以上的计划、总结、统计材料 永久

8.8.2 以下的计划、总结、统计材料 10年

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久

8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料

8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记 30年 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年

9.3 人事任免文件 永久

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久

9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年

9.5、对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久

9.5.2 受到警告处分的 30年

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久

9.9 职工名册 永久

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久

9.10.4 情况反映、工作简报 10年

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1 重要的 永久

9.11.2 一般的 30年

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年

9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久

9.13.2 其他有处理结果的 30年

本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1 重要的 永久

10.2.2 一般的 10年

10.3 接待工作的计划、方案

10.3.1 重要的 30年

10.3.2 一般的 10年

10.4 机关财务预算 30年

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1 重要的 永久

10.6.2 一般的 10年

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续

永久

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年

上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1 重要的 永久

11.1.2 一般的 10年

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 10年

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告 30

13.2 和以上的计划、总结、统计材料 10

年 年

第四篇：国家档案8局令

文件材料归档范围是：

（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

（一）上级机关的文件材料中，需本单位办理的文件材料，任免、奖惩本单位工作人员的文件材料等；

（二）本单位文有特殊保存价值的信封，需办理的一般性人民来信、电话记录，本单位负责人与本单位有关的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，需贯彻执行的文件材料，需办理的抄送文件材料； 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本单位制定的法规政策性文件材料；

（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

（一）本单位职能活动中形成的业务文件材料；

（二）本单位召开会议、举办活动等形成的文件材料；

（三）本单位人事管理工作形成的文件材料；

（四）本单位事务管理文件材料；

（五）本单位关于问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；

（九）本单位报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。本单位形成的人事、基建、会计

文书档案保管期限表 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册 本单位党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 4 本单位召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本单位为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要 5.2 本单位为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 6 本单位承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本单位工作时形成的文件 7.3 本地区、本单位工作汇报材 本单位业务文件材料

8.1本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料

8.2本单位的请示与上级机关的批复、批示

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料 8.4 本单位代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

8.5.1 本单位为主办的 8.5.2 本单位为协办的

8.6 本单位编辑、编写的文件材料 8.6.1 大事记、组织沿革

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等

8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料 8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 8.8.1 和以上的计划、总结、统计材料 8.8.2 以下的计划、总结、统计材料

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活 动形成的文件材料 8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记 本单位机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料 9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件

9.3 人事任免文件

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 9.4.2 受县级以下表彰、奖励的9.5、对本单位有关人员的处分材料 9.5.1 受到警告（不含）以上处分的9.5.2 受到警告处分的

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

9.9 职工名册

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料

9.10.4 情况反映、工作简报

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 9.13 本单位处理人民来信来访的文件材料 9.13.1 有领导重要批示和处理结果的9.13.2 其他有处理结果的 10 本单位事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.3 接待工作的计划、方案 10.4 机关财务预算

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料

11.2 上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材

11.3 上级机关制发的关于本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 下级机关报送的文件材料 13.1 重大问题的专题报告

13.2 和以上的计划、总结、统计材料

第五篇：民政部、国家档案局《关于印发〈地名档案管理办法〉的通知

江苏省民政厅关于转发民政部、国家档案局《关于印发〈地名档案管理办法〉的通知》的通知

江苏省民政厅

http://www.xiexiebang.com/law/law_view.asp?id=292355

关于转发民政部、国家档案局《关于印发〈地名档案管理办法〉的通知》的通知

苏民区[2001]50号

各市民政局、档案局：

现将民政部、国家档案局《关于印发〈地名档案管理办法〉的通知》（民发[2001]176号，以下简称《通知》）转发给你们，望结合本地情况，认真贯彻执行。

地名档案是国家档案的重要组成部分，是地名工作者辛勤劳动的结晶，也是进行地名管理、推广地名标准化、开展地名学研究、为社会提供地名咨询服务的基础和手段。为贯彻落实《通知》精神，进一步加强全省地名档案工作，提高地名档案管理水平，确保地名档案的完整与安全，使地名档案更好地为改革开放和现代化建设服务，根据我省实际，现将有关事项补充通知如下：

1、关于地名档案管理体制和地名档案全宗问题。市、县（市）机构改革后，地名管理部门仍以地名委员会或地名委员会办公室对外行文的，其形成的档案仍作为一个独立的全宗进行管理，原地名档案中的文书档案与专业档案一起作为地名管理部门全宗的组成部分。市、县（市）机构改革后，地名管理部门不再以地名委员会或地名委员会办公室对外行文的，地名档案管理的主体应随着管理体制的改变，由市、县（市）民政局统一管理，将地名档案全部纳入市、县（市）民政局档案全宗。

2、关于地名档案的保管问题。地名档案反映了地名工作的全过程，是历史的真迹，有着重要的查考利用价值，必须妥善保管，最大限度地延长其寿命，不得随意散失和擅自失泄密。对于地名档案仍是一个独立全宗的，应设立独立的地名档案保管室（库房），添置相应的保管设备，建立健全地名档案管理的各项规章制度，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘等“八防”措施。对于地名档案不再是单独全宗的，其地名委员会及办公室撤销之前的地名档案，若具备保管条件的，仍可单独保管；若不具备保管条件的，可交给民政局机关档案室保管，也可向同级国家档案馆移交。

3、关于地名档案管理、归档规范化的问题。地名文书材料的整理归档，按照机关档案管理工作的要求进行。地名专业材料的整理归档，应按此次下发的民政部、国家档案局联合制定的《地名档案管理办法》第八条的要求办理。

4、地名档案实行“统一指导，分级管理”的原则。全省地名档案工作由省民政厅统一指导、各级地名主管部门分级管理，在业务上接受上级地名主管部门和同级档案行政管理部门的监督和指导。

二○○一年十月二十五日 附件：

民政部、国家档案局

关于印发《地名档案管理办法》的通知 民发[2001]176号

各省、自治区、直辖市民政厅(局)、档案局、北京、上海、天津市地名办公室： 现将《地名档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。地名档案管理办法

第一条 为了加强对地名档案的管理，确保地名档案的完整与完全，促进地名档案管理科学化、制度化、规范化，发挥地名档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《地名管理条例》及其实施细则，制定本办法。

第二条 地名档案是指在地名管理工作中形成的具有保存价值的记载各个地理实体的标准名称及其它相关信息的文字、图表、声像等材料。

第三条 地名档案是地名管理的专业档案，是国家档案的重要组成部分，是进行地名管理、推行地名标准化、开展地名研究的基础。

第四条 全国地名档案工作在国家档案行政管理部门统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导下，由民政部统一指导，各级地名主管部门分级管理。在档案业务上接受上级地名主管部门和同级档案行政管理部门的指导、监督。第五条 地名档案管理机构的职责：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，制定地名档案工作的规章制度，并组织实施；

(二)收集、整理、保管、统计地名档案及相关的专业资料；

(三)指导和监督下级地名档案工作，开展地名档案理论研究、经验交流和业务培训；(四)开发利用地名档案信息资源，编辑地名资料，为地名工作及有关方面提供服务；(五)严格保守国家秘密，维护地名档案的完整与安全。

第六条 地名材料由形成部门负责整理，并移交地名档案管理机构或档案工作人员集中统一管理，任何个人不得据为已有。第七条 地名材料的归档范围

(一)地名调查(包括普查、补查和资料更新)的原始记录、补充调查记录和收集的考证材料等；(二)地名照片(含底片)等声像材料；

(三)地名普查成果表、地名卡片、地名文字概况、地名补查和资料更新成果表及地名图的原始稿、审定稿、正本(成图)；

(四)《地名录》、《地名志》、《地名词典》及各种资料汇编的原始稿、审定稿、出版本和计算机软盘；

(五)本单位编印的地名刊物的审定稿和出版本；(六)各种地名图的审定图和成图。第八条 地名材料的归档要求

(一)地名材料应于每项工作告一段落或结束时整理归档；

(二)地名材料以县(市)、市辖区为整理单位，按照一名一卷的原则整理，并结合行政区划和地名类别排列；

(三)地名文字概况与地名表装订成册，地名卡片应装入卡片柜或卡片箱、盒，地名图应采用图筒或专用柜等方法妥善保管；

(四)地名照片、音像带按照《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求管理；

(五)编译出版材料按照《出版社书稿档案管理办法》的要求整理归档；(六)地名档案永久保管；

(七)地名普查成果、地名补查和资料更新成果应按《全国地名普查若干规定〈试行〉》和《全国地名补查和资料更新工作方案》的有关规定逐级上报。

第九条 地名档案在地名档案管理机构保存一定年限后，按国家有关规定移交同级国家综合档案馆。

第十条 边境地区标有准确经纬度的地名档案应定为秘密级，尚未公开的地名录、地名志和地名资料汇编等应定为内部使用。

第十一条 涉密的地名档案主要供地名工作部门利用；查阅非涉秘档需出具单位介绍信或个人有效证件。

第十二条 各级地名档案管理机构应建立地名档案的查(借)阅制度；根据档案的密级，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续；编制各种检索工具，积极开展档案的编研工作，分析研究档案的利用效果；总结推广档案利用的先进经验。

第十三条 地名档案库房要配备必要的设施和设备，并有防盗、防火、防光、防虫和防潮等设施。各级地名主管部门应为地名档案管理创造必要的条件，积极采用先进技术，逐步实现地名档案管理的现代化。

第十四条 本办法由民政部、国家档案局负责解释。第十五条本办法自颁布之日起实施。1983年5月5日颁发的《全国地名档案管理暂行办法》同时废止。2001年7月10日