公文处理之公文种类

第一篇：公文处理之公文种类

公文处理之公文种类

（一）国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《公文处理办法》）第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13个文种，原“指示”文种取消，增加了“意见”文种。

从省政府办公厅公文处理工作中，我们发现使用文种不准确的问题比较突出，最主要的表现就是“报告”和“请示”混用。本来应当使用“请示”的文件，用了“请示”，或“报告”与“请示”合而为一，成了“请示报告”。《公文处理办法》规定“报告不得夹带请示事项”，在办理这些公文时就遇到不便。如果退回原行文单位重报影响公文时效，直接将报告进行批复又不符合公文处理的规则。因此，各级行政机关负责公文处理的同志应该注意这一点。为了贯彻执行好《公文处理办法》，更加准确地使用文种，下面就各个文种作个简要介绍，供参考。

一、命令

命令（令）是法定的领导机关或领导人发布法律、法令、行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。令是命令的简用。命令有三个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。命令可以分为公布令、行政令、任免令和嘉奖令等。

1、公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令的正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求四部分组成。颁布对象指所公布的法律、法规文件的名称；颁布根据说明是经过什么会议或由什么领导机关批准的；颁布决定，就是公布或批准的决定，一般由“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求一般指颁布的法规文件开始生效的时间要求。公布令的后面要附上所公布的法规文件。

2、行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为三个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。

命令缘由部分着重阐述明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。

命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，少作议论。使受令方面一目了然，易于执行。

执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。

3、嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般分为四个部分：优秀事迹、性质和意义、嘉奖项目、号召和期望。

优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。

嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令还应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发嘉奖令的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖令既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，而不要夸张渲染。

二、决定

决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。是对某些重要事项或者重大行动做出决策、安排，嘉奖有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时所采用的文种。各类决定的写法：

1、表彰决定。这类知照性的决定，就是把决定的事项简要地传达给有关单位，极少要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。

2、处分决定的写法有所不同。应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3、关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。

三、公告

公告是用来向国内外宣布重要事项或者向一定范围宣布法定事项的公文。可以分为三种类型：

第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项，如宣布国家领导人的选举结果、出访，颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告是由有关部门按法定程序发布的，有的也因涉外工作需要而发布。如按《商标法》规定发布的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。

第三类是向特定对象发布公告。这类公告内容单一，篇幅简短，标题可以写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成；有发文机关、文体组成；只有文体这一要素组成，如《公告》。标题下面可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结束语。

四、通告

通告是向社会各有关方面公布应当遵守或者周知事项的公文。通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常风诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是办有发文机关和文种组成；三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项做出规定或限制，成为告知对象行动的规范，要求遵循。因此，正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。

拟制通告要注意三点：

1、要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。

2、体现方针政策。必须正确地把握方针政策，熟悉有关事项的具体情况。

3、要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。

五、通知

通知是使用的比较多的一种公文。转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或者共同执行的事项、任免人员等，都可以使用通知。

通知大多是下行文，因而有一定的指导和指挥性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要办理和执行的事项，它虽然不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

按《公文处理办法》，通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应注意以下几点：

1、标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”，再加事由和通知即可。如：《甘肃省人民政府关于进一步加强安全生产工作的通知》。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符号。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。如：《市交通局关于转发省交通厅关于转发交通部关于批转交通安全工作实施意见的通知的通知的通知》，如果改写为《市交通局转发交通部关于批转交通安全工作实施意见的通知》，就简明多了。

2、批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只简明扼要地表明态度、做出评价、提出要求。如：“省财政厅《关于加强预算管理的意见》已经省政府同意，现批转给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除做出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充和说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转的文件内容重复。

3、要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4、要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”等；提出要求希望的“请认真贯彻执行”、“请遵照办理”、“请参照执行”、“供参考”、“请认真组织实施”等词语。

5、任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知的正文只写明经某级组织决定，任命或免去某人担任的某项职务即可。有的还写明任期和待遇。

六、通报

通报是在一定的范围内表扬先进、批语错误、传达重要情况的一种公文。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报主要分为表扬性通报、批语性通报、情况通报等。

1、表扬性通报。正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四部分。

先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得就详细些。在转述式通报中，这部分内容已经出现在通报的附件中，就不必再重复叙述先进事迹了，只需概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时应做到：第一、要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二、要实事求是，不能任意夸大渲染。第三、要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。

希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和希望，包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时的形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、简明，不千篇一律。

2、批评性通报。这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。惩戒作用十分突出。

这类通报，有的是批评错误、公布处分决定的，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。

3、情况通报。这类通报是领导机关向一定范围知照重要情况、动向和信息，使下级机关和干部群众了解有关情况，统一思想认识，推进整体工作的一种公文。写法比较灵活，主要是据实反映，摆明情况，分析问题。

撰写通报要注意以下三点：第一、它的格式和其他公文大致相同。标题要在事由中突出主要事实，力求透明、简洁、准确。第二、通报的材料和事件都必须是典型具有普遍意义，这样，才有针对性，才有指导作用、教育作用。否则，宁可不发。第三、通报的时效性较强，写作要及时迅速。如果准备通报的事项大家已经知晓了，就没有发文的必要了。

公文处理之公文种类

（二）七、议案

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或常务委员会提请审议事项时使用的文种，格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、法定提交人和提交时间即可。

八、报告、请示

前面已经谈到，在使用文种方面报告和请示混用的问题比较突出。为便于区分和准确掌握这两个文种，一并进行介绍。

报告和请示都是上行公文。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议意见用报告，向上级机关请求批准事项，则用请示，二者是有区别的，一是目的、作用不同，一在请示，一在汇报。请示需要上级批复，报告则不一定答复；二是呈报时间不同。请示需要事先行文，不可“先斩后奏”，报告一般在事后或事情进行过程中行文。正如平常所说“事前要请示，事后要汇报”。

（一）报告

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告等。

1、工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，也可以列出小标题来写。

基本情况，应简要交待时间、背景；主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会，这是对工作的实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便于指导今后的工作；存在问题，是写工作中的缺点和不足；今后意见，是提出今后开展工作的打算。

不同类型的工作报告，在这些方面有不同的侧重点。如偏重总结性的报告，可以只写情况、成绩和经验体会，不写问题和意见；偏重汇报性的报告，着重写情况、成绩和问题。不写经验体会。就以写存在的问题而言，有的可以简要列出，不作分析；有的却要逐一写出，认真分析。

根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。

综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。撰写综合性的报告，应注意处理好几个关系：第一、点与面的关系。要突出重点，兼顾全面。所谓重点，就是对全局有影响的主要工作或取得显著成绩的工作，带有普遍意义的经验教训，带有倾向性的事物和苗头，工作中遇到的严重困难和突出问题等。写作中既要突出重点，又要综合面上的情况，做到点面有机结合。第二、详与略的关系。一是重点内容多花些笔墨，非重点内容则省略些，做到详略得当。二是要看工作报告的作用而写详略，如偏重总结性的报告，成绩、经验就写详细些；偏重指导性的，问题分析、今后意见就写详细些。这里的所讲的详略，不是表达上的具体与概括，而是多写和少写。第三、事与理的关系。如果不介绍情况、列举事实和数据，报告就会显得空洞；只罗列事实、数据，报告又会显得肤浅。要做到事实与理论、情况与经验相结合。即必须把情况、成绩、问题归纳起来，进行深入的、去粗取精的综合分析，使之上升到理论的高度，从中找出规律性的经验、教训和意见来。当然，这种提炼、升华必须坚持实事求是，不可脱离实际任意拔高。特别要注意提供新情况、新信息、新经验，并通过综合分析反映出现实状况的发展趋势。

专题性工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改革、改进某项工作向上级作的专题报告，它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。

2、情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级做出的报告。它不需要答复，主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告也属于这一类。

3、答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据后答复，有的边写依据边答复。

（二）请示

请示可以分为三种类型。

第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级给予明确解释，或者从实际出发，需要对某项规定、制度做出修订、补充。

第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见，请求上级批复而写的请示，就属这一类。

第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的部门照办，而需要请求上级批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这一类。这类请求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“妥否，请示”、“妥否，请指示”、“以上意见如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”等。撰写请示应注意以下几点：

第一、要控制使用，当用则用。必须办理而且在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可以行文。不要动辄请求，矛盾上交。

第二、要一文一事为宜，切忌将不相关的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。

第三、要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，不要直接将请示送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

第四、它的格式也包括标题、正文和结尾，标题一定要写明事由，以提请上级机关注意，及时处理。

九、批复

批复是上级机关用以答复下级机关的请示事项的公文文种。批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作的指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重大问题或重要事项的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确。不能模棱两可，无所适从。

批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。

批复根据，要简要地引述来文的请示事项，或引述来文标题，都是一句话就可以说清楚的。

批复事项是主要部分，要针对请示的内容，给予明确答复或具体指示。有些批复不是简单地就请示事项表明态度，还应根据需要给予具体指示。

批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以便于做出相应的安排。撰写批复时应注意：

第一、批复要紧扣请示，明确作答，不要答非所问，复非所求，节外生枝。有时以有关法律法规为依据答复问题时，应写明引据的出处，以备执行中查考。

第二、批复内容若涉及其他部门，起草时应同有关部门会签或商量后，再行文。

第三、批复一定要有明确的受文单位。正文结尾可写“特此批复”、“此复”，也可不写。

十、意见

意见是《公文处理办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。作为下行文，可用于领导机关就某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和办法措施，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

十一、函

函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准和答复审批事项时所使用的一种公文。作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有制发机关权限 决定的法定效力。

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关之间，涉及各方面的公务联系都可以使用。较为正规的公函可分为三部分。

开头，包括标题、文号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函对来文所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。如结束语去函的“为要”、“为荷”、“为盼”，复函的“特此复函”等。也可以不写结束语。

撰写函件应注意：

第一、要写得内容专

一、集中，中心突出，一般要一函一事。

第二、要有分寸。对上应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无需讲的道理、空洞的套话。

第三、恰当使用习惯用语。

十二、会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况、议定事项和主要精神的一种公文。会议纪要不同与会议记录。会议记录是在会议进行中形成的，只有凭证和依据价值；而会议纪要是在会议后期或者会后形成的，是根据会议记录和各种材料，经过综合整理而形成的概括性材料。根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加会议纪要。专题会议纪要的标题事由加会议纪要。如关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议纪要都有固定的文头。如甘肃省人民政府常务会议纪要、甘肃省人民政府党组会议纪要等。正文可写为两部分。

第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称，如专题研究了农业问题。

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。可以写对议题的讨论情况、会议做出的决议、决定，布置的工作、任务。将要采取的措施和要求等。

一般会议纪要，只在落款部分标明成文时间、落款底端写上纪要的印发范围即可。

撰写会议纪要应注意：

第一、会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要写好会议纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集有关材料、全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。

第二、篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”之类。

会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力做好会议记录。如确实有的内容没有记清楚，要在会后向参加会议的有关人员询问，切不可凭想象杜撰。

第二篇：公文种类

公文种类

公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。

第三篇：公文种类

公文种类

公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。

通 告

一、通告的概念

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。

（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。

（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。

（四）通告不写抬头，无主送单位。

三、通告的种类

周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。

执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。

四、通告的写作格式

通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。

署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。

通 知

一、通知的概念

通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

二、通知的种类

印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。

指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。

知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。

事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。

三、通知的写作格式

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等

（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

报 告

一、报告的概念

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

二、报告的种类

综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。

专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。

三、报告的写作格式

（一）综合性报告的写法

标题事由加文种，如《关于2003年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于2003工作情况的报告》。

正文把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

（二）专题报告的写法

标题由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

（三）回复报告的写法

标题与前两种报告大体相同

正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

四、报告的写作要求

（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。

（二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

（三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

通 报

一、通报的概念

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。

二、通报的种类

表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。

批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。

传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。

三、通报的格式和写作要求

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。正文表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；

（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；

（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。

（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

请 示

一、请示的概念

请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。

请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

三、请示的写法

请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。

批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。

批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将„„报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。

请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。

有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。

呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。

呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。

批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。

呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。

请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。

请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。

请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。

在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。

批 复

一、批复的性质和特点

批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：

1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。

2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。

3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。

二、批复的写作

1、标题批复的标题有两点需要特别强调：

（1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。

（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。

2、正文批复的正文一般由三个部分组成：

（1）引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于„„的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于„„问题的请示收悉”。

（2）主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。

（3）结尾是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。

要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。

会议纪要

一、概念和特点

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

会议纪要有以下几个特点：

（一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。

(二)指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

（三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

二、分类

按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。

办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。

专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。

三、写法

会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

函

一、函的概念

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。

二、函的种类

函可分为公函与便函两种。

三、公函的写作格式

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。

四、公函的写作要求

（一）要一函一事，切忌一函数事。

（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。

会议记录方法

无论作何种记录，都要求记得快，要点要记的完全和，不能漏记少记。提高记录的效率的根本途径，是平时最好多做听写练习。例如几个人在一直起学习，可以由一个人读一段文章，大家听写；小组开会讨论，可以练习做记录。总之，有动笔的机会，不要轻易放过。这样经常锻炼，不断实践，就会耳灵手快，熟能生巧。但掌握一些辅助方法，对提高记录效率也是十分必要的，这里介绍几种辅助方法：

一、记录时来不及写的字，可以用一些符号或者简称来代替。例如：用“社”字代替社会主义，共产主义可以用“共”字代替，集体主义可以用“集”字代替等等；也可以在“社”、“共”、“集”等字后边加“——”符号，即成为“社——”.......，或者空三格（以便事后补上）。又如：基本建设可以写成“基建”，社会主义精神文明可以写成“社精”等等。

二、运用简化符号。如问题可以写成“门”字里边加个“T”字，资产阶级写成“次”字下面加个“及”字，阶级可以写成“阶”等等。

三、熟悉的地名、社名、队名、厂名、人名等可以只写名字的第一个字或简称，如上海可以写成“沪”，北京可以写成“京”。

四、报告人或发言人引用某本书上较长的话的时候，可以只记所引的第一句和最后一句，中间用“........”，但要注上所引的书名和页数，以便会后找原书查对补上。

五、数字可以写成阿拉伯数目字，百分比可以写%，遇到一连串数字时，可以列表记录。

六、如果有些字一时写不出，可以空些地位跳过去，事后再借别人的笔记来校对补充。

上述几种方法只是作记录的辅助方法，不论采用哪种方法，会议记录必须真实、准确。其中符号、简称、缩写、全体字等方法只能用在记录上，不允许在写作中借用以至滥用。

工作计划的结构

第一部分提出计划目标。要写明计划将达到的总的目标、要求，计划的指导思想，提示计划的轮廓和最核心的内容，有时还要说明制定计划的背景情况，概述前„时期工作的经验教训。这一部分相当于新闻中的“导语”，要高度概括、简明扼要。

第二部分写明工作安排。这是计划的主体部分。要围绕计划目标，展开说明各个方面工作的要求、任务，责任部门、单位和人员，时间、步骤、措施、方法以及时、物的保证。这一部分通常是分工作方面列出次标题，分别说明各工作方面的安排及其相互之间的联系。

第三部分执行要求。这是全文的结语。可根据计划写作的发展情况，或写明要求下级如何具体执行，或将工作事项中屑于思想性、政策性、倾向性的问题集中加以论述，或者照应目标提出切实的号召收束全文。

从语言表达而言，工作计划的用语一定要糟确、鲜明、深刻，不能含糊，以免使执行者感到摸棱两可或产生歧义。计划要写得简明通俗，明明白白，便于群众理解和执行计划；要用宜笔，忌用曲笔，更不要使用夸张一类的修辞手法。工作计划一般以下发执行为主(同时可—上报)，所以语气要肯定、坚决，以示领导的信心和决心，以此去影响、感染、教育群众为实现计划而奋斗。

第四篇：公文种类

一、公文的种类

党的机关公文的常用种类：

（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定：用于对重要事项作出决策和安排。

（三）指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见：用于对重要课题提出见解和处理办法。

（五）通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。

（六）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报：用于公开发布重要决策和或者重大事件。

（八）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

（九）请示：用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复：用于答复下级机关的请示。

（十一）条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十二）规定：用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十三）（十四）办法、细则：用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和省委制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。

（十五）函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门提出请求等。

（十六）会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

文种比较：

1同一名称的文种在不同机关适用范围不尽相同。

2文种独立性不同。法规类文种尽管单独成类，但很少单独使用，一般组合使用。3功能相同或相似但使用文种不同。

4请示与报告的异同：

（1）共同点：行文方向一致；报送要求一样；签署形式一样。

（2）区别：行文目的不同；行文时限不同；结束语不同。

第五篇：公文种类

公文种类

一、公文种类的新旧对比

《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第八条规定，公文共有15个种类。这里所称“公文”是狭义的公文，而不是广义泛指的包括总结、计划、简报、方案等在内的所有公务文书。《条例》是法规性文件，因此通常也可以把《条例》规定的15个种类的公文称之为法定文种；其他如总结、计划、简报、方案等15个文种之外的，称为非法定文种。

与1996年中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称原《条例》）和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称原《办法》）相对比，主要有以下特点：

（一）减少了3个文种

原《条例》规定的公文共有14个文种，原《办法》规定的公文共有13个文种。“决定”、“意见”、“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“会议纪要”这9个文种，党的机关和行政机关都使用；“决议”、“指示”、“公报”、“条例”、“规定”这5个文种，只有党的机关使用，行政机关不使用；“命令（令）”、“公告”、“通告”、“议案”这4个文种，只有行政机关使用，党的机关不使用。

《条例》对原来党政机关使用的18个文种进行了整合，保留使用15个文种，不再使用“指示”、“条例”、“规定”这3个文种。将原《条例》印发以来从来没有使用过的“指示”文种去掉，“条例”、“规定”2个文种今后一般使用“通知”来印发。

（二）改变了1个文种的名称

原来使用的“会议纪要”文种，《条例》称为“纪要”。需要注意的是，新旧文种仅仅只是名称上进行了简化，使用方面没有实质性的变化，仍然适用于记载会议主要情况和议定事项，一般标题仍然为《×××××会议纪要》。

（三）对部分文种的适用范围进行了调整

原《条例》和原《办法》对以前共用的几个文种适用范围的界定和表述略有差别，《条例》进行了相应的调整和整合，总体来看绝大部分规定都属于沿用。

二、15种公文的适用范围和适用主体

（一）决议。《条例》规定，“适用于会议讨论通过的重大决策事项”。一般以党的会议名义发布，行政机关一般不使用该文种。

（二）决定。《条例》规定，“适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。如《中共中央关于深化文化体制改革推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》、《国务院— 2 —

关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》。需要注意的是，《宪法》第107条规定“县级以上地方各级人民政府依照法律规定的权限，……发布决定和命令……”，“乡、民族乡、镇的人民政府执行本级人民代表大会的决议和上级国家行政机关的决定和命令……”。对《宪法》有关精神的理解，县级以下机关、单位类似于决策部署和奖惩的事项，完全可以使用“通知”、“通报”等文种来实现，应慎重使用“决定”文种，否则将有违宪之嫌。

（三）命令（令）。《条例》规定，“适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员”。党的机关一般不使用该文种，一般适用于省人民政府公布地方规章，省公安、安全、司法部门批准授予和晋升衔级，县级以上人民政府宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。《条例》规定，“适用于公布重要决定或者重大事项”。公报有会议公报、联合公报、统计公报、环境公报4个种类，其中，会议公报和联合公报不适用于地方，统计公报和环境公报由国家或省（区、市）有关职能部门发布。

（五）公告。《条例》规定，“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。根据有关资料，《条例》所说的重要事项和法定事项属于国家层面，不适用于地方，我市各级党政机关一般不使用该文种。平时在报纸上看到有的行政机关或

企事业单位刊登的各种各样的“公告”，都属于错误使用文种，或者把公文与一般应用文混为一谈。有的内容如招标、招聘人员等，应该使用“通告”；有的内容如办公地点搬迁、遗失证照声明等，根本不需要使用公文的形式，完全可以用广告、启事等一般应用文。

（六）通告。《条例》规定，“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。党的机关一般不使用该文种，除此之外适用主体非常广泛，各级行政机关都可以根据工作内容使用。

（七）意见。《条例》规定，“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。各级党政机关均可使用，一般多用于下行文。

（八）通知。《条例》规定，“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。该文种是所有文种中使用频率最高的一个，各级党政机关均可使用。一般多用于下行文，不相隶属机关之间根据职权范围也可以使用。

（九）通报。《条例》规定，“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”。各级党政机关均可使用。

（十）报告。《条例》规定，“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”。各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文，应避免出现不相隶属机关之间使用该文种以示对受文机关的尊重，这不符合行文规则。— 4 —

（十一）请示。《条例》规定，“适用于向上级机关请求指示、批准”。各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文，但多年来一直存在和“报告”类似的错误用法。

（十二）批复。《条例》规定，“适用于答复下级机关请示事项”。有下级机关的各级党政机关均可使用。该文种属于典型的下行文，应避免出现对不相隶属机关请求的审批事项使用该文种的错误用法。

（十三）议案。《条例》规定，“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项”。这是《条例》中唯一明确界定适用主体的文种。

（十四）函。《条例》规定，“适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。该文种在日常工作中常常被冷落，本该使用“函”的却错误使用了“请示”或“批复”。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关召开的重要会议，根据工作需要均可使用。会议纪要是记载会议情况和议定事项的内部文件，一般印发参会单位，也可印发其他有关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。

综合来看，上述15个文种中，有10个文种是党政机关

通用的，党的机关一般不使用“命令（令）、公告、通知、议案”等4个文种，行政机关一般不使用“决议”文种。

三、公文种类按照行文方向的划分

（一）上行文。即下级机关向上级机关的行文，最常用的有“报告、请示”2个文种。

（二）下行文。即上级机关向下级机关的行文，最常用的有“决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见”等7个文种。

（三）不相隶属机关之间行文。包含了平级机关之间的平行文，最常用的是“函”。《云南省贯彻<党政机关公文处理工作条例>实施细则（试行）》第十八条规定，也可以根据职权范围和工作内容使用“通知”行文。