员工档案管理制度

第一篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1、为加强企业员工档案管理，防止档案遗失、残损，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，特制定本办法。

2、本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。

3、公司人力资源部是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。

4、员工档案应包括以下内容：

4.1 员工基本信息：员工亲笔所填的求职人员登记表、两张一寸的红底免冠照片、指定医疗机构出具的健康证或体检合格证明；

4.2 员工入职信息：求职人员登记表、试用员工转正考核表、试用期员工通知单、试用员工转正审批表、试用员工转正通知单、工作日志；

4.3 证照材料：身份证、学历证书及其它国家认证的执业资格证书的复印件； 4.4 劳动关系材料：劳动合同、安全责任书、培训协议、员工培训记录表、培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等；

4.5 其他材料：职务任免决定、社会保险转移档案材料，员工调动记录、员工奖惩记录、获得的荣誉和奖励、员工离职记录等其它对企业发展、员工状态掌握有价值的、有必要保存的材料。

5、档案的整理、保管与销毁：

5.1 各单位（部门）必须协助公司人力资源部进行员工相关考核、培训、奖惩等流程制度的执行，形成员工资料，整理立卷，保证材料的完整、真实、文字

清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。

5.2 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。

5.3 员工档案材料的载体一律使用A4规格的办公用纸（21×29.7cm），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。

5.4 员工档案只对人力资源主管、行政主管、公司副总经理以上人员公开。其它因工作需要查阅员工档案者，必须经副总经理书面批准及公司人力资源部确认才可调阅相关档案。

5.5 员工从公司离职后，按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经总经理批准，档案销毁的方式规定为粉碎。

6、监督检查

6.1 为维护员工档案的真实性，各单位（部门）对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。

6.2 员工档案管理人员，应认真鉴别、严格把关、保守机密、认真负责地做好员工档案材料的收集归档和保管工作。

第二篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1.目的规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2.适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3.职责

公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4．程序

4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人

档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管

本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸

质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理

部经理批准。

4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员

档案应妥善保管三年以上销毁。

第三篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

员工档案管理制度

1制度（体系）提要

1.1 制度名称 员工档案管理制度管理； 1.2 适用范围 集团各职能部门及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度体系的定义、管理职责、起草、修订、审核、批准、发布、流程；

1.4 指令发出部门 企业管理部； 1.5 制度日常管理部门：企业管理部

1.6 制度执行检查部门：总裁办 法务与股权治理中心 2 目的

为规范集团人力资源管理中员工档案管理，保证档案管理的保密性和机要性，特制定此制度。此制度规定了员工档案管理的原则、标准、流程、内容和配套的记录与表格。3 适用范围

本标准适用于集团各层级人员以及集团全资，控股公司的所有人员。4 术语

4.1 员工档案：是指由所集团企业管理部相关主管所建立的员工在招聘、入职、任免、调动等相关工作中所产生形成的文字书面性材料。

4.2 员工档案所包含的内容：身份证明、体检报告、学历学位证明、各类证书、应聘资料、劳动合同及附件、异常考勤记录、试用转正文件、各类人事通知单、奖惩文件、绩效评估报告、员工与单位就有关保险、工伤、公积金、休假等待遇关系形成的材料、离职文件、行政处罚及任免等相关材料。

4.3 档案材料的有效性：档案材料必须是完整的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、工整、清晰，必须对象明确，必须有组织盖章或本人签字方为有效档案材料。

4.4 企业管理部、财务管理部、总裁办主管有查阅员工档案的执行权。4.5 公司总（副）经理，集团部门主管（含以上级别）对查阅所属员工档案有审批权。

4.6 集团企业管理部部长对员工档案查阅的申请有批准权。

4.7 所有需要限期借阅档案的，须经过总裁批准后，方可限期借阅。4.8 集团企业管理部员工关系主管对不符合查阅手续的行为有否决权。5 职责与权限

5.1.1 集团企业管理部员工关系主管对员工的入职资料档案的建立有执行权，对缺失重要入职资料的员工，有入职办理的否决权。

5.1.2 集团企业管理部员工关系主管有对相关部、部门、公司相关人员要求提供

所需档案资料的执行权。6 员工档案管理的内容 6.1档案材料的收集与归档

6.1.1新员工入职当天，由集团企业管理部员工关系主管进行档案资料的首次收集并建立员工档案以及编号、归档。

6.1.2对于缺失重要材料的员工，如缺失离职证明、缺失身份证复印件等，需填写《入职资料缺失申明》，否则不能办理入职手续。

6.1.3各有关部门应主动将平时形成的应该归档的材料，及时送交集团企业管理部员工关系主管，送交归档材料要填写《档案资料交接登记表》。

6.1.4按集团企业管理部统一布置，由员工本人填写的招聘资料等，必须经员工关系主管核对无误后方可归档。员工填写表目应实事求是，不得随意更改年龄（出生年月）、学历，参加工作时间和工作经历等。若核对有误，以企业管理部、审计处部门审查意见为准。因员工本人填写内容前后不一致，影响调资、晋升、调配、福利、离职等，一切责任由员工本人自负。6.2 档案的查阅

6.2.1凡因调配、任免、考察、奖惩等工作需要了解员工情况的，由所属部、部门或公司主管审核，集团企业管理部部长批准后，方可以查阅所申请的档案。6.2.2查阅人员应填写《人事档案查阅/使用申请表》并办理审批手续，集团企业管理部员工关系主管根据申请中注明的查阅内容和查阅方式、内容，确定的材料，申请中未注明的，则不予提供。

6.2.3查阅档案原则上仅限在档案室内进行，由集团企业管理部员工关系主管在场陪同监督，若员工关系主管有事不能在场的，应指定其他人员陪同监督。若档案需出库要清点材料并做好记录，收回档案时要清点、归位。

6.2.4查阅档案要注意保密，不得与无关人员讨论档案内容；使用档案时要注意爱护，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，拆散和损坏档案。6.2.5未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。查档摘抄的材料，使用后应自行销毁。

6.3.6档案一般不予外借，特殊情况非借出不可的，要说明原因，经人事部主管批准并办理手续后方可借用，借出时间一般不超过两周。用后及时归还，不得擅自转借他人。

6.3.7查阅、借阅、归还档案，必须登记签字以示负责。档案使用完毕，档案人员

要清点入柜。凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要给予纪律处分。

6.3 档案的保护与传递

6.3.1设专人保管，备齐必要的存档设备。

6.3.2档案柜保持整洁，不得存放无关物品中。档案室应及时将档案转出。转出档案须通过机要渠道（非国有企业无机要渠道）由当事人本人负责寄发。6.3.3如有需要转出档案，档案不能由本人或其亲属随带。同时，转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出。

6.3.4档案人员应经常核对职工人数与档案数量，发现“有人无档”或“有档无人”要及时索调或转递档案。

6.3.5未经批准，任何人不得强行要求档案管理部门和人员更改档案。对于无理取闹，视情节给予批评教育或纪律处分。6.4 档案管理的违纪处理

6.4.1 对于违反本制度

第四篇：员工培训档案管理制度

员工培训档案管理制度

第一条员工培训档案是对员工自进入公司工作开始所参与过的各

种培训活动的详细记录。

第二条员工培训记录的内容包括：

1.在职前训练中，该员工接受各种专业培训课程的课程名称、内容

时间、出勤记录、参加有关考试的试卷、培训员对该员工的培训评语以及员工参加职前训练后的心得体会或总结报告等；

2.在岗位培训中，员工参与的专业或外语的培训课程考勤记录、课

程情况、考试成绩、评语表格、总结报告等；

3.在工作期间，员工自参加社会上举办的各类业余进修课程的成绩

报告单与结业证书复印件等有关材料。

第三条员工培训档案将与其工作档案一起被公司人事部作为对员

晋升、提级、加薪时的参考依据。

第四条员工的培训档案也是公司人事培训部发掘与调配人才的原

始依据。

第五篇：员工培训档案管理制度

员工培训档案管理制度

一、目的

为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密;同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。

二、归档范围

全体员工之个人档案(入职档案、培训档案、绩效管理档案、离 职档案)、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理员的职责

由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料， 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、档案管理内容

(一)员工入职档案：

1)个人简历;

2) 员工入职登记表

3)应聘人员登记表;

4)面试记录及待遇核定事项审批表;

5)笔试结果报告;

6)身份证复印件

7)学历学位、资格证书复印件材料

8)离职证明;

9)试用期员工跟踪表;

10)试用期考核表;

11)各类合同及协议;

12)员工异动履历表.

(二)员工培训档案：

1)培训通知;

2)培训签到表;

3)培训总结报告(或考评 结果);

4)派出培训审批表;

5)员工外派培训合同

6)外出培训反馈表(证书原件) ;

7)员工培训统计表。

(三)绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。

(四)员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

五、人事档案管理相关规定

(一)基础管理

1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整 理规范。

2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效 性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。

3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员 进行整理，并及时登录于《在职员工人事档案目录》(附件 一)、《离职员工人事档案目录》(附件二)，并在档案袋上 填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案 原则上为永久保存。

4、当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等)，应 及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。

5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案， 在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册 登记。

6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及 时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必 须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材 料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。

7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三 年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8 年止)。

8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注 意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。

9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防 止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档 案管理的科学化。

(二)档案的查、借阅

1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案 禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借;非保密级档各部门因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案审 批表》(附件三)，并经人事行政部经理批准后方可办理。

2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工 不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经人事行政 部经理批准后方可办理。

3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借 阅手续。

4、所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归 还(特殊情况可延长期限)，对借阅后到期未还者、归还破 损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。

5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍 信，经分管领导批准后，方可查阅。

6、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《人事档案借 阅登记本》签字登记(附件四)。

(三)查、借阅档案注意事项

1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料;

2、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中 取证必须事先经人事行政部经理同意。

3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重， 予以惩处。

4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发 出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。

六、档案的销毁

(一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

(二)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案 资料销毁审批表》交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。

(三)凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般 的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

(四)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准 的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

(五)在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

七、制定、修订、废除与颁布实施

本办法经核准后，由行政部公告实施;修订或废止亦同。