员工档案管理制度（共5篇）

第一篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

一、总则

第一条为保守人事档案机密，维护人事档案材料的完整性，防止材料损坏及便于人事档案材料的利用，特制定本制度。

第二条 公司人事管理部门负责人事档案材料的归档督促和日常管理工作。

第三条 人事部门在人事管理工作中形成的各种有保存价值的人事档案材料，都要按照制 度的规定进行归档管理。

二、人事档案的保管

第四条人事资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料收集齐全，加以整理后送交人事档案管理人员归档，其程序如下：

（一）对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

（二）按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；

（三）在“人事档案登记表”上补登材料名称及有关内容；

（四）将新材料放入档案。

第五条人事档案管理人员必须定期对人事档案进行检查核对，以防霉烂、虫蛀、失窃、火灾等造成档案的毁损或丢失或存放错误。

（一）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后；

（二）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；

（三）发现某些损害后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

第六条当发生部门间人事调整时，需将异动员工的认识档案由原部门转递至新部门审核并履行相关手续后再行归档，其程序如下：

（一）取出应转走的档案；

（二）在档案底账上注销；

（三）填写《转递人事档案材料的通知单》；

（四）按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。

收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第七条 人事档案需设专人负责保管，并应齐备必要的存档设备。具体要求如下：

（一）库房备有必要的防火、防潮器材。

（二）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

（三）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

（四）无关人员不得进入库房。

（五）库房内严禁吸烟。

（六）离开时应关灯、关窗并将门落锁。

第八条人事档案管理人员应定期对人事档案材料及管理利用情况进行统计。以为人事管理工作提供有效信息。人事档案统计的内容主要有以下几项：

（一）人事档案的数量。

（二）人事档案材料收集补充情况。

（三）档案整理情况。

（四）档案保管情况。

（五）档案利用情况。

（六）库房设备情况。

（七）人事档案工作人员情况。

第九条档案管理人员应及时将档案管理工作有关问题向人事部门主管汇报。

三、人事档案的利用

第十条人事档案的利用，必须遵循一定的程度和履行有关手续，工作人员必须严格按照本制度规定的程序办事。

第十一条人事档案利用的方式。

人事档案的利用有多种方式：

（一）设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档库房内或靠近库房的地方，以便于查阅指导、监督、防止泄密和丢失。

（二）借出使用。本机关领导需要查阅人事档案及公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案的，得以外借，但借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

（三）出具证明材料。如员工因入党、入团、提升、招工、出国等事由，需要人事管理部门出具人事档案材料的。人事档案管理人员须凭据提供。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。第十二条通过本制度第十一条所规定方式利用人事档案时，必须履行如下的手续。

（一）查阅手续。查阅手续分如下步骤：

1.申请查阅者写出查档报告，在报告中写查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；

2.查阅单位（部门）盖章，负责人签字；

3.由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

（二）外借手续

1.借档单位（部门）写出借档报告；

2.借档单位（部门）盖章，负责人签字；

3.人事档案部门对其进行审核、批准；

4.进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字；

5.归还时，及时在外借登记上注销。

（三）出具证明材料的手续。单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

1.由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料理由，并加盖公章；

2.人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

3.证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

四、附则

第十三条本制度由人事部门负责解释。

第十四条本制度自颁布之日起施行。

第二篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1、为加强企业员工档案管理，防止档案遗失、残损，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，特制定本办法。

2、本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。

3、公司人力资源部是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。

4、员工档案应包括以下内容：

4.1 员工基本信息：员工亲笔所填的求职人员登记表、两张一寸的红底免冠照片、指定医疗机构出具的健康证或体检合格证明；

4.2 员工入职信息：求职人员登记表、试用员工转正考核表、试用期员工通知单、试用员工转正审批表、试用员工转正通知单、工作日志；

4.3 证照材料：身份证、学历证书及其它国家认证的执业资格证书的复印件； 4.4 劳动关系材料：劳动合同、安全责任书、培训协议、员工培训记录表、培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等；

4.5 其他材料：职务任免决定、社会保险转移档案材料，员工调动记录、员工奖惩记录、获得的荣誉和奖励、员工离职记录等其它对企业发展、员工状态掌握有价值的、有必要保存的材料。

5、档案的整理、保管与销毁：

5.1 各单位（部门）必须协助公司人力资源部进行员工相关考核、培训、奖惩等流程制度的执行，形成员工资料，整理立卷，保证材料的完整、真实、文字

清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。

5.2 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。

5.3 员工档案材料的载体一律使用A4规格的办公用纸（21×29.7cm），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。

5.4 员工档案只对人力资源主管、行政主管、公司副总经理以上人员公开。其它因工作需要查阅员工档案者，必须经副总经理书面批准及公司人力资源部确认才可调阅相关档案。

5.5 员工从公司离职后，按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经总经理批准，档案销毁的方式规定为粉碎。

6、监督检查

6.1 为维护员工档案的真实性，各单位（部门）对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。

6.2 员工档案管理人员，应认真鉴别、严格把关、保守机密、认真负责地做好员工档案材料的收集归档和保管工作。

第三篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

员工档案管理制度

1制度（体系）提要

1.1 制度名称 员工档案管理制度管理； 1.2 适用范围 集团各职能部门及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度体系的定义、管理职责、起草、修订、审核、批准、发布、流程；

1.4 指令发出部门 企业管理部； 1.5 制度日常管理部门：企业管理部

1.6 制度执行检查部门：总裁办 法务与股权治理中心 2 目的

为规范集团人力资源管理中员工档案管理，保证档案管理的保密性和机要性，特制定此制度。此制度规定了员工档案管理的原则、标准、流程、内容和配套的记录与表格。3 适用范围

本标准适用于集团各层级人员以及集团全资，控股公司的所有人员。4 术语

4.1 员工档案：是指由所集团企业管理部相关主管所建立的员工在招聘、入职、任免、调动等相关工作中所产生形成的文字书面性材料。

4.2 员工档案所包含的内容：身份证明、体检报告、学历学位证明、各类证书、应聘资料、劳动合同及附件、异常考勤记录、试用转正文件、各类人事通知单、奖惩文件、绩效评估报告、员工与单位就有关保险、工伤、公积金、休假等待遇关系形成的材料、离职文件、行政处罚及任免等相关材料。

4.3 档案材料的有效性：档案材料必须是完整的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、工整、清晰，必须对象明确，必须有组织盖章或本人签字方为有效档案材料。

4.4 企业管理部、财务管理部、总裁办主管有查阅员工档案的执行权。4.5 公司总（副）经理，集团部门主管（含以上级别）对查阅所属员工档案有审批权。

4.6 集团企业管理部部长对员工档案查阅的申请有批准权。

4.7 所有需要限期借阅档案的，须经过总裁批准后，方可限期借阅。4.8 集团企业管理部员工关系主管对不符合查阅手续的行为有否决权。5 职责与权限

5.1.1 集团企业管理部员工关系主管对员工的入职资料档案的建立有执行权，对缺失重要入职资料的员工，有入职办理的否决权。

5.1.2 集团企业管理部员工关系主管有对相关部、部门、公司相关人员要求提供

所需档案资料的执行权。6 员工档案管理的内容 6.1档案材料的收集与归档

6.1.1新员工入职当天，由集团企业管理部员工关系主管进行档案资料的首次收集并建立员工档案以及编号、归档。

6.1.2对于缺失重要材料的员工，如缺失离职证明、缺失身份证复印件等，需填写《入职资料缺失申明》，否则不能办理入职手续。

6.1.3各有关部门应主动将平时形成的应该归档的材料，及时送交集团企业管理部员工关系主管，送交归档材料要填写《档案资料交接登记表》。

6.1.4按集团企业管理部统一布置，由员工本人填写的招聘资料等，必须经员工关系主管核对无误后方可归档。员工填写表目应实事求是，不得随意更改年龄（出生年月）、学历，参加工作时间和工作经历等。若核对有误，以企业管理部、审计处部门审查意见为准。因员工本人填写内容前后不一致，影响调资、晋升、调配、福利、离职等，一切责任由员工本人自负。6.2 档案的查阅

6.2.1凡因调配、任免、考察、奖惩等工作需要了解员工情况的，由所属部、部门或公司主管审核，集团企业管理部部长批准后，方可以查阅所申请的档案。6.2.2查阅人员应填写《人事档案查阅/使用申请表》并办理审批手续，集团企业管理部员工关系主管根据申请中注明的查阅内容和查阅方式、内容，确定的材料，申请中未注明的，则不予提供。

6.2.3查阅档案原则上仅限在档案室内进行，由集团企业管理部员工关系主管在场陪同监督，若员工关系主管有事不能在场的，应指定其他人员陪同监督。若档案需出库要清点材料并做好记录，收回档案时要清点、归位。

6.2.4查阅档案要注意保密，不得与无关人员讨论档案内容；使用档案时要注意爱护，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，拆散和损坏档案。6.2.5未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。查档摘抄的材料，使用后应自行销毁。

6.3.6档案一般不予外借，特殊情况非借出不可的，要说明原因，经人事部主管批准并办理手续后方可借用，借出时间一般不超过两周。用后及时归还，不得擅自转借他人。

6.3.7查阅、借阅、归还档案，必须登记签字以示负责。档案使用完毕，档案人员

要清点入柜。凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要给予纪律处分。

6.3 档案的保护与传递

6.3.1设专人保管，备齐必要的存档设备。

6.3.2档案柜保持整洁，不得存放无关物品中。档案室应及时将档案转出。转出档案须通过机要渠道（非国有企业无机要渠道）由当事人本人负责寄发。6.3.3如有需要转出档案，档案不能由本人或其亲属随带。同时，转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出。

6.3.4档案人员应经常核对职工人数与档案数量，发现“有人无档”或“有档无人”要及时索调或转递档案。

6.3.5未经批准，任何人不得强行要求档案管理部门和人员更改档案。对于无理取闹，视情节给予批评教育或纪律处分。6.4 档案管理的违纪处理

6.4.1 对于违反本制度

第四篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1.目的规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2.适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3.职责

公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4．程序

4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人

档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管

本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸

质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理

部经理批准。

4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员

档案应妥善保管三年以上销毁。

第五篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强集团人力资源管理的系统性，实现员工档案管理的规范化、制度化，提供更好的人力资源服务，制定本制度。

第二条 集团人力资源部负责集团所有员工内、外部档案管理的建立、登记、存放及转移工作。其管理职责为：

（一）负责各种与档案管理有关的表格制作；

（二）负责填写每个员工的履历表，做到个人履历真实可靠；

（三）负责审核员工的各种学历证件和与学历相关的各类材料，确认无误后，留复印件归档保存；

（四）负责按整理装订档案材料；

（五）负责向领导提供员工档案真实资料；

（六）保护员工档案材料不被擅自涂改、添加、销毁；

（七）未经主管领导同意不得擅自将员工档案借阅他人；

（八）人力资源部将员工所提供的在职期间取得的各种档案材料及时登记、归档，详细登记存档时间、名称、材料页数，份数，保持档案的完整性；

（九）员工内部档案建立档案目录，按目录所列项目逐一登记，保证员工档案材料不缺失，不遗漏。

第二章 员工人事档案

第三条 与集团签订劳动合同的正式在编人员的人事档案委托人才中介机构统一管理存放。第四条 档案存放管理费由集团负责为员工缴纳。第五条 档案的转入

（一）员工被转正录用之后，人力资源部在一个月之内办理档案转入手续。

（二）员工提交的档案材料要真实完整，一经发现有虚假材料，既予退档，不予继续聘用。

（三）户籍在外埠的员工，档案暂不纳入统一管理存放的范围。第六条 档案的转出

对办理完离职手续的员工，人力资源部在15天内完成档案转移等相关手续；离职员工造成经济损失或工作交接未处理完毕的，不予办理档案转出手续。

第三章 员工内部档案

第七条 员工内部档案是指员工按照集团管理规定提交的个人基本信息资料。集团在编人员、下属企业聘用人员、特聘人员等集团全体员工均统一建立员工内部档案，由人力资源部负责管理。

第八条 各部门负责人可以调阅本部门员工的内部档案。第九条 员工内部档案材料主要包括：(一)员工基本情况登记表(二)员工入职体检表(三)身份证复印件(四)学历证书复印件(五)专业技术职称复印件(六)专业上岗证书复印件(七)彩色一寸照片四张(八)劳动合同书

(九)员工工作岗位变动登记表(十)员工培训记录(十一)(十二)(十三)(十四)(十五)(十六)员工述职报告、总结 员工奖惩材料

月度、季度、绩效考核表 员工任免通知书

员工个人使用保管办公物品登记表 员工离职物品交接单

第十条 员工应及时将在此期间所取得的各种档案材料提供给集团人力资源部，以便更好地掌握个人成长情况，也为个人发展提供条件。

第四章 附则

第十一条 本规定自颁布之日起施行，由集团人力资源部负责解释。