员工档案（范文模版）

第一篇：员工档案（范文模版）

第十四条 签订劳动合同的员工须承诺保守公司商业机密。

第十五条 在员工劳动合同期满前10日，由人力资源部通知员工本人及用人部门，用人部门根据员工合同期内工作表现确定是否继续聘用该员工，并将结果及时通知人力资源部。人力资源部根据双方续签劳动合同的意愿，通知员工签订劳动合同，逾期不签且未作说明者，即视为自动待岗（待岗期间无薪）。

第二十二条 为确保档案的准确，档案管理人员应随时对档案进行检查、核对；员工离职时，其档案应以年度为单位归入离职人员档案，保存期限为两年。

为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律法规及公司章程的规定，特制定员工规章制度

员工管理规章制度

为了创造一支以公司利益至高无上准则，建立高素质、高水平的团队服务于每一位客户公司制定了以下严格的管理规章制度，望各位员工自觉遵守！

一、员工本着互尊互爱、齐心协力、吃苦耐劳、诚实本分的精神。尊重上级、不得越级打小报告、有何正确的建议或想法书写文字报告交于上级部门，公司将做出合理的回复！

二、服从分配服从管理、不得损毁公司形象、透露公司机密；

三、上班不得迟到、早退、矿工；上岗时不得嬉笑打闹、赌博喝酒、睡觉而影响本公司形象；

四、员工上钟实行轮牌制，不得抢牌、挑牌、跳牌；更不准拒客、挑客；

五、员工上钟操作必须按照技术流程完成，不得偷工减料；

六、工作时接听私人电话不得超过1分钟，卫生实行区域包干制，必须做到整洁清爽；

七、认真听取每为客户的建议和投诉、损坏公司财物者照价赔偿，偷盗公司财物者交于公安部门处理

八、本公司不享受任何险种；

九、员工服务态度：

1、热情接待每为客户（您好！欢迎光临！请~！）。作好积极、主动、热诚、微笑的服务；

2、了解各产品的性能，向客户合理的介绍；（工作中---不 好意思！请稍等！对不起！走路轻、说话轻）

3、工作后---对本次服务是否满意？麻烦您对我们的服务多提宝贵意见！跟单！请慢走欢迎下次光临！

十、员工奖罚规定：

1、全勤奖励60元，迟到、早退、每分钟扣罚1元；旷工一天扣罚120元，工作时间不允许请假，请假一天扣除当日工 资，未经批准按旷工处理；病假必须出具医院证明，前三天扣除当日工资的30%，之后每天扣除当日的工资；

2、每三个月进行评选优秀员工，奖励200元；（条件：必须全勤员工、业绩名列前三位者、无客户投诉者、无拒客者；）客户投诉将取消本次上钟业绩，拒客一次扣罚30元；

3、卫生区域不清洁扣罚5元/次，工作完毕后未整 理干净者扣罚5元/次；

4、上岗时不得嬉笑打闹、赌博喝酒、睡觉而影响本公司形象，违者扣罚10元/次；上钟时接听私人电话不得超过1分钟，违者扣罚5元/次；

5、必须服从分配、服从管理，违者扣罚30/次；私下使用本公司电脑者扣罚50/次；

6、透露公司机密（产品原价、客户档案、工资待遇）查明属实将扣除当月工资的60%；

十一、入职条件：

1、填写员工入职表，按入职须知执行规定；

2、甲乙双方签定劳务合同书，合同期最少为一年；

3、合同期间必须遵守本公司规章制度；

4、员工入职后前三个月将不定业绩任务，之后将按公司所定业绩任务完成业绩；

十二、辞职条件：

1、员工合同期满后方可离职，离职将发放所有工资与归还培训费和物杂费；合同期满后如继续续约者将当次奖励100元，并在原有底薪上加30工资；

2、未满合同期如需离职者必须提前3个月提呈辞职报告，书写详细理由批准后方可离职，离职只发放工资，培训费和物杂费将予以扣除而作为违约金；

3、未满3个月而要离职者只发放工资的40%，其余部分与物杂费、培训费作为违约金而予以扣除；

十三、辞退员工将不发放任何工资待遇，辞退条件如下 :

1、连续矿工3次/月；

2、拒客5次/月；

3、泄露本公司机密3次/月；

4、偷盗本公司财物者；

十四、员工离职、辞退后在两年内不得向外透露本公司商业机密，如对本公司造成不良后果责任将由对方负责，并向有关单位提起诉讼！

公司宗旨：敏锐观察和自我创新，以时尚品质、温馨、潮流为产品风格，以信誉、创新、完美经营为理念，以包装精美、质量上乘、价格合理、服务优质、信誉良好为追求目标！

第二篇：员工档案管理办法

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实业集团有限公司 员工档案管理办法

第一章 总则

第一条 目的

加强员工档案信息统一管理，制定规范化、制度化、标准化的管理要求，为集团提供准确的、及时、完整的员工档案信息。

第二条 定义

员工档案管理是对所有员工有效信息资料的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析过程。

第三条 适用范围 适用于集团总部。

所属各公司可参照此制度执行，员工档案管理工作由相应的人力资源部门专人负责。

第四条 基本原则

（一）保密性原则。员工档案信息管理部门对所管理的员工档案信息必须严格保密，不得擅自向外扩散。

（二）真实性原则。员工档案信息的采集必须由本人或所在部门提供，提供的档案信息应该与本人所持相关证件保持一致，员工档案信息管理部门应及时对员工档案信息更行更新，以确保档案的真实、可靠性。

（三）可控性原则。所有员工档案的建立、整理、流转、借阅、销毁等必须严格按规定的流程进行，确保员工档案信息处于可控状态。

第二章 员工档案分类

第五条 员工档案分类

（一）电子档案

员工电子档案信息指记录用于集团人员统一管理的，但无法

用文本记录的或不适合文本记录的各类员工信息。包括：员工指纹信息、员工工号牌、员工工资银行卡号、各类员工信息报表等。

（二）纸质档案

纸质档案是指用于集团人员统一管理而建立收集的有关员工入职及之后的基本情况、证明资料、考核异动、审核审查等文本资料。主要由以下组成：

1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、履历记录、自传资料信息；

2.岗位描述与人员编制信息； 3.员工招聘信息；

4.专业技术职称聘任信息； 5.员工绩效管理信息； 6.考勤管理信息；

7.薪资福利调整信息； 8.合同管理信息； 9.培训管理信息；

10.员工职业发展信息； 11.员工异动信息； 12.社会保险信息；

13.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的信息；

14.其它相关信息。

第三章 职责权限

第六条 责权划分

（一）分级管理

1.集团总部、所属各公司各职能部门负责人（含副职）以上人员档案，由集团人力资源中心管理。

2.所属各公司职能部门负责人以下人员档案遵循本办法要求，由本级人力资源部门自行管理。

3.集团总部各中心/部门人员档案由集团人力资源中心管理。

（二）员工档案建立责任分工

集团总部员工档案的建立、管理工作由集团人力资源中心专人负责，所属各公司由其本单位人力资源部门在集团人力资源中心指导下完成对本单位中层及以下员工的档案建立工作。

（三）员工档案更新责任分工

集团各中心、所属各公司指派专人负责本单位员工档案的收集、更新并将更新后的电子档案（附件

1、附件2）、纸质档案按规定时间移交集团人力资源中心。

第七条 调阅权限划分

（一）副总裁以上级别领导可以调阅所有员工档案。

（二）人力资源中心主任可以调阅所有员工档案，其中调阅副总裁以上级别员工档案需在调阅记录（附表3）上备案。

（三）人力资源中心人事专员在取得授权后可调阅所有员工档案并在调阅记录备案。

（四）各职能部门负责人经审批有权调阅本部门或本系统员工档案。需调阅其他部门或系统员工档案须取得授权。

（五）普通员工无权调阅自己或其他员工任何档案信息。

第四章 员工档案的收集

第八条 档案收集

（一）员工档案收集的内容（具体见第二章第五条）：

（二）档案收集方式 1.统一收集

由人力资源中心人事专员负责员工档案信息的采集和收集。2.部门收集

形成档案的相关部门应按集团人力资源中心规定的填写要求和日期将本部门新入职（或更新）员工档案提报集团人力资源中心。

3.个人送交

个人档案信息发生变化，当事人应及时将本人档案信息提交人力资源中心人事专员（例：奖、惩记录、聘任信息、资格认证等）。

（三）档案收集的要求

1.员工档案的收集要求完整齐全、真实、文字清楚。

2.员工档案材料，凡规定由单位盖章的，必须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。

3.员工档案的格式必须按人力资源中心要求严格填写。

4.员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。凡归档的纸质资料应统一使用A4规格办公用纸，用钢笔或碳素笔誊写，不得使用铅笔、红色墨水及复印纸书写。

（四）档案收集工作流程

1.集团总部新入职员工档案收集流程（1）提供：新入职员工

要求：新入职员工按人力资源中心入职通知要求于入职当日到人力资源中心提供本人档案信息（含必须提供的电子档案信息），并在提供的档案信息上签字予以确认。新入职员工如因客观原因不能出具相关档案信息的在入职一周内补齐。

（2）审核：人力资源中心人事专员对员工提供档案的真实情况进行审查落实。

（3）整理：人力资源中心人事专员按员工职级及系列等进行相关档案整理及分类。

2.员工档案（更新）的收集流程（1）提供：

集团总部：各中心、部室指定对接人。

所属各公司：本单位人力资源管理部门（行政办公室）对接人。

要求：各部门按人力资源中心要求收集本部门员工档案信息，并按规定日期提交人力资源中心人事专员；在人力资源中心形成员工档案基础信息后，各部门需按月度将本单位员工异动相关信息按时提交，以保证员工档案的完整性和准确性。

（2）审核：

集团总部：各中心部门负责人（或指定的对接人）、集团人力资源中心人事专员对员工档案更新信息进行审核。

所属各公司：本单位人力资源管理部门负责人（行政办公室负责人）、集团人力资源中心人事专员对员工档案更新信息进行审核。

（3）整理：人力资源中心人事专员对更新的人事档案进行统一整理，分在归档保存。

第五章 档案归类整理

第九条 档案的归档

（一）人力资源中心人事专员对新归档人员资料要进行认真核对，保证资料的真实、清楚、齐备，特别是对任免、职称、薪资、党团等资料，发现与介绍情况不符的要及时与有关单位联系纠正，核实无误后归档；

（二）档案材料收集、归档后，人事专员应在档案盒（袋）上详细填写档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列。

（三）人事专员应及时将档案信息归档记录并录入微机，保证纸质档案和电子档案信息一致。

（四）人事专员每周统计上周退档、归档人员清单（附表4），退档员工档案应单独存放，月底进行月度汇总报人力资源中心主任。

第十条 档案保存

（一）条件

员工档案存放应做到防潮、防晒、防虫、防盗，保证员工档案安全。

（二）要求

1.员工档案的保管应由专人负责，非专管人员不得擅自查阅员工档案。

2.严禁任何人私自保存个人或他人档案或档案资料，不得利用档案资料营私舞弊。对违反规定者，应予严肃处理。对违反法律者，依法处理。

（三）保存期限

1.已办理离职手续的员工，其员工档案要另行存放，保存期限为一年，以办理离职手续的日期为准。

2.未办理离职手续（含死亡）但实际已离开集团的员工，其档案保存期为二年，以当事人所在部门出具的离开部门的时间为准。

第十一条 档案资料的销毁

（一）销毁条件

当发生员工离职、死亡情况时，集团人事档案管理部门可对员工档案按保存期限进行销毁。

（二）销毁工作流程

1.申请：人力资源中心人事专员接受掌握员工具体信息，对发生上述情况的员工档案，提出销毁申请；

2.销毁档案筛选：员工辞职、自动离职、开除及解除劳动合同后，超过一年时，管理档案的人事专员应于每年12月份对全体员工档案进行清理，对符合销毁条件的进行筛选。

3.审核审批：筛选后的员工花名册报由集团人力资源中心主任审核，人力副总裁审批。

4.销毁：人力资源中心人事专员根据审批后的花名册负责退档销毁，销毁档案要保留目录。

第六章 档案借阅应用

第十二条 档案借阅规定

（一）员工档案原则上不允许带出人力资源中心，如因工作需要带出必须经相关领导批准。

（二）员工档案在借阅期间禁止涂改、裁剪、撕毁等，确保档案安全、完整。

（三）借阅档案必须严格按照集团档案借阅手续办理，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核实，发现问题及时追查。

（四）因工作需要复制档案的，须经相关领导会签后方可复制。

第十三条 档案借阅流程

（一）借阅申请：由档案借阅部门负责人或借阅人填写申请表。

（二）审批：借阅本部门或本系统员工档案需经人力资源中

心人事专员审核，人力资源中心主任审批；借阅其他部门员工档案需要人力资源中心中主任审核，人力副总裁审批；因工作需要需复制档案资料的，需经人力资源中心主任审核，人力副总裁审批。

（三）借取：人力资源中心人事专员审核借阅申请表借阅期限和主管领导签字无误后进行档案借阅手续办理。

（四）归还：档案借阅人（部门）严格按申请表借阅期限归还。

（五）催要：在借阅期限到期前一个工作日，人事专员电话进行提醒，到期当日催还。

（六）存档：人事专员接到归还档案时要严格检查有无缺损、涂改，保证档案完整的前提下归档。

（七）延期：因工作需要不能按期归还的，档案借阅人（部门）需在到期前一个工作日内重新填写借阅申请表。

（八）备案：所有档案借阅人事专员必须在档案借阅记录上备案。

第七章 附则

第十四条 本办法管理

（一）本办法由人力资源中心归口管理，解释权归人力资源中心。

（二）以往相关文件自行废止，现行其他文件与本办法发生冲突的以本文件为准。

附件1：《员工异动汇总表》

附件2：《月度员工基础信息汇总表》

附件3：《员工档案借阅记录表》

附件4：《归档退档人员清单》

附件5：《员工档案借阅审批表》

第三篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1、为加强企业员工档案管理，防止档案遗失、残损，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，特制定本办法。

2、本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。

3、公司人力资源部是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。

4、员工档案应包括以下内容：

4.1 员工基本信息：员工亲笔所填的求职人员登记表、两张一寸的红底免冠照片、指定医疗机构出具的健康证或体检合格证明；

4.2 员工入职信息：求职人员登记表、试用员工转正考核表、试用期员工通知单、试用员工转正审批表、试用员工转正通知单、工作日志；

4.3 证照材料：身份证、学历证书及其它国家认证的执业资格证书的复印件； 4.4 劳动关系材料：劳动合同、安全责任书、培训协议、员工培训记录表、培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等；

4.5 其他材料：职务任免决定、社会保险转移档案材料，员工调动记录、员工奖惩记录、获得的荣誉和奖励、员工离职记录等其它对企业发展、员工状态掌握有价值的、有必要保存的材料。

5、档案的整理、保管与销毁：

5.1 各单位（部门）必须协助公司人力资源部进行员工相关考核、培训、奖惩等流程制度的执行，形成员工资料，整理立卷，保证材料的完整、真实、文字

清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。

5.2 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。

5.3 员工档案材料的载体一律使用A4规格的办公用纸（21×29.7cm），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。

5.4 员工档案只对人力资源主管、行政主管、公司副总经理以上人员公开。其它因工作需要查阅员工档案者，必须经副总经理书面批准及公司人力资源部确认才可调阅相关档案。

5.5 员工从公司离职后，按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经总经理批准，档案销毁的方式规定为粉碎。

6、监督检查

6.1 为维护员工档案的真实性，各单位（部门）对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。

6.2 员工档案管理人员，应认真鉴别、严格把关、保守机密、认真负责地做好员工档案材料的收集归档和保管工作。

第四篇：员工档案管理办法

员工档案管理办法

目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。2 范围

公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。3解释

人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。4 权责

4．1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。

4．2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。

4．3 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。5 工作内容 5.1人事档案 5.1.1人事档案的调转

5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。

5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。5.1.2 人事档案的管理

人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。5.2 人事管理档案 5.2.1人事管理档案的建立

5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。

5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。

5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。

5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。5.2.1.6 档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。5.2.2

人事管理档案的健全、更新

5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。

5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外,同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。

5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。

5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照5.2.1.5条款规定交档。

5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。

5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。

5.3

人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案： a.了解所属员工基本情况； b.员工晋升、降职； c.员工奖惩； d.员工调动。

5.3.2查、借阅及复印人事（管理）档案的手续 5.3.2.1查阅人事（管理）档案的手续

a.须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。b.查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。

5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续

a.须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。b.人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。

c.借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。

d.归还档案时，档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。

e.因工作需要确需调阅员工人事档案的,由人力资源部负责与(b)联系。5.3.2.3确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。

5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。5.4

离职人员档案的处理 5.4.1 退档手续的办理

离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到档案室办理。

5.4.2 人事管理专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。5.5 证件的借用、归还程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者，应提出书面申请，经所属一级部部长或单位负责人批准。

5.5.2证件借出期限最长为二个月。逾期未归还者，按每个证件20元/天计算罚金，罚金从押金中扣除。5.5.3证件的归还

5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料，备查。5.6 档案的统计、清点

5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档，及时记录，及时录入微机，保证实存档案信息与微机存储信息一致。

5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。5.6.3每年一月份，对档案进行清点。统计上归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与微机存储数据校对，要求二者一致。5.6.4人事管理档案保存期限：

a.已办理离职手续的员工，其人事管理档案保存期为两年，从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算；

b.未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其人事管理档案保存期为三年，以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。5.6.5 每年三月份，对上已超出保存期限的档案统一进行销毁。5.7 本办法自颁布之日起开始执行。6.相关表单

6.1 《人事（管理）档案资料移交清单》 6.2 《人事管理档案分类目录》 6.3 《人员薪资/异动变化记录表》 6.4 《人事(管理)档案查阅/借阅单》

第五篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

员工档案管理制度

1制度（体系）提要

1.1 制度名称 员工档案管理制度管理； 1.2 适用范围 集团各职能部门及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度体系的定义、管理职责、起草、修订、审核、批准、发布、流程；

1.4 指令发出部门 企业管理部； 1.5 制度日常管理部门：企业管理部

1.6 制度执行检查部门：总裁办 法务与股权治理中心 2 目的

为规范集团人力资源管理中员工档案管理，保证档案管理的保密性和机要性，特制定此制度。此制度规定了员工档案管理的原则、标准、流程、内容和配套的记录与表格。3 适用范围

本标准适用于集团各层级人员以及集团全资，控股公司的所有人员。4 术语

4.1 员工档案：是指由所集团企业管理部相关主管所建立的员工在招聘、入职、任免、调动等相关工作中所产生形成的文字书面性材料。

4.2 员工档案所包含的内容：身份证明、体检报告、学历学位证明、各类证书、应聘资料、劳动合同及附件、异常考勤记录、试用转正文件、各类人事通知单、奖惩文件、绩效评估报告、员工与单位就有关保险、工伤、公积金、休假等待遇关系形成的材料、离职文件、行政处罚及任免等相关材料。

4.3 档案材料的有效性：档案材料必须是完整的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、工整、清晰，必须对象明确，必须有组织盖章或本人签字方为有效档案材料。

4.4 企业管理部、财务管理部、总裁办主管有查阅员工档案的执行权。4.5 公司总（副）经理，集团部门主管（含以上级别）对查阅所属员工档案有审批权。

4.6 集团企业管理部部长对员工档案查阅的申请有批准权。

4.7 所有需要限期借阅档案的，须经过总裁批准后，方可限期借阅。4.8 集团企业管理部员工关系主管对不符合查阅手续的行为有否决权。5 职责与权限

5.1.1 集团企业管理部员工关系主管对员工的入职资料档案的建立有执行权，对缺失重要入职资料的员工，有入职办理的否决权。

5.1.2 集团企业管理部员工关系主管有对相关部、部门、公司相关人员要求提供

所需档案资料的执行权。6 员工档案管理的内容 6.1档案材料的收集与归档

6.1.1新员工入职当天，由集团企业管理部员工关系主管进行档案资料的首次收集并建立员工档案以及编号、归档。

6.1.2对于缺失重要材料的员工，如缺失离职证明、缺失身份证复印件等，需填写《入职资料缺失申明》，否则不能办理入职手续。

6.1.3各有关部门应主动将平时形成的应该归档的材料，及时送交集团企业管理部员工关系主管，送交归档材料要填写《档案资料交接登记表》。

6.1.4按集团企业管理部统一布置，由员工本人填写的招聘资料等，必须经员工关系主管核对无误后方可归档。员工填写表目应实事求是，不得随意更改年龄（出生年月）、学历，参加工作时间和工作经历等。若核对有误，以企业管理部、审计处部门审查意见为准。因员工本人填写内容前后不一致，影响调资、晋升、调配、福利、离职等，一切责任由员工本人自负。6.2 档案的查阅

6.2.1凡因调配、任免、考察、奖惩等工作需要了解员工情况的，由所属部、部门或公司主管审核，集团企业管理部部长批准后，方可以查阅所申请的档案。6.2.2查阅人员应填写《人事档案查阅/使用申请表》并办理审批手续，集团企业管理部员工关系主管根据申请中注明的查阅内容和查阅方式、内容，确定的材料，申请中未注明的，则不予提供。

6.2.3查阅档案原则上仅限在档案室内进行，由集团企业管理部员工关系主管在场陪同监督，若员工关系主管有事不能在场的，应指定其他人员陪同监督。若档案需出库要清点材料并做好记录，收回档案时要清点、归位。

6.2.4查阅档案要注意保密，不得与无关人员讨论档案内容；使用档案时要注意爱护，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，拆散和损坏档案。6.2.5未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。查档摘抄的材料，使用后应自行销毁。

6.3.6档案一般不予外借，特殊情况非借出不可的，要说明原因，经人事部主管批准并办理手续后方可借用，借出时间一般不超过两周。用后及时归还，不得擅自转借他人。

6.3.7查阅、借阅、归还档案，必须登记签字以示负责。档案使用完毕，档案人员

要清点入柜。凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要给予纪律处分。

6.3 档案的保护与传递

6.3.1设专人保管，备齐必要的存档设备。

6.3.2档案柜保持整洁，不得存放无关物品中。档案室应及时将档案转出。转出档案须通过机要渠道（非国有企业无机要渠道）由当事人本人负责寄发。6.3.3如有需要转出档案，档案不能由本人或其亲属随带。同时，转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出。

6.3.4档案人员应经常核对职工人数与档案数量，发现“有人无档”或“有档无人”要及时索调或转递档案。

6.3.5未经批准，任何人不得强行要求档案管理部门和人员更改档案。对于无理取闹，视情节给予批评教育或纪律处分。6.4 档案管理的违纪处理

6.4.1 对于违反本制度