会计部档案管理规定

第一篇：会计部档案管理规定

XXX

公司会计部档案管理规定

为了加强公司会计档案管理，保证会计部档案的完整性和规范性。根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定及公司的具体情况，制定本规定。一 会计档案的分类：

〈一〉会计档案包括纸制档案和计算机存储介质，分类如下： 1.会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

2.会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。

3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

〈二〉其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对帐单、工资表、合同书、增值税抵扣联、发票存根联、统计报表、进口付汇核销单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他应保存的会计核算资料。

〈三〉文件资料类：包括收到的公司外部、内部文件资料、荣誉资料。

二 会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管规定

1.会计档案管理员负责会计档案、资料、文件的收集、整理、立卷、归档、保管。2.档案移交须编制移交清单，移交清单一式三份，移交人、接交人、监交人各存一份。

3.各会计人员必须在会计年度终了审计结束后，装订好自 己经管业务的正式帐簿移交档案室保存。总帐报表会计员在当月报表完成后一周内将当月凭证移交档案室。4.已执行完的合同由会计员移交归档，每年移交一次。5.收到的外部文件资料,原件移交档案室。会计员可保存复印件。

6.公司内部发布的书面文件由档案管理员收集整理按年装订保存，电子版的按年保存在磁盘上。

7.会计档案的保管，应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理员应会同会计人员和经办人共同拆封整理，并做好拆装记录。

8.档案入库后，档案管理员要及时做好案卷目录登记工作，并按分类统计档案数量。档案管理员定期将档案目录发布在共享文件下，以便查阅。档案目录做好备份。9.会计档案按会计类型分类进行保管。

10.档案管理员对档案进行定期检查，一个季度检查一次。并做好检查记录。对破损或变质的档案，应及时修补、复制。

三

会计档案查阅、出借、复制规定

1.会计档案的查阅、出借、复制必须办理相关手续。

2.对公司会计档案公司查阅、借出、复制、原始附件的换取必须经会计部经理批准，必要时由总会计师批准。

3.公司财会人员查阅会计档案和资料，经办理登记手续后由档案管理员提供利用。公司其他人员需要的资料，由相关会计员查阅提供。

4.公司财会人员因工作需要借出会计档案时，借用时间一般不超过一个月，如仍需继续使用，应办理续借手续。公司其他人员借用，时间一般不超过三天。会计凭证、机密文件一律不外借给财会人员以外的人员。

5.公司会计档案不对外单位人员提供利用。如有特殊需要，外单位人员需查阅资料，应持单位介绍信，经批准并办理登记手续后，由档案管理员陪同查阅。会计档案一律不对外单位人员出借。

6.查阅会计档案时，查阅人如需复制资料，必须经批准办理复制登记后方可复制。

7.因特殊情况需抽换原始凭证，须留有被抽换单据的复印件，并做好登记。

8.查借会计档案和会计资料，必须做好保密工作，严禁携带档案资料进入公共场所，以防丢失泄密。查阅或复制会计档案的人员，必须爱护档案资料，严禁在会计档案资料上涂画、涂改、折叠、污损。严禁拆封和抽换原件。

四 会计部档案管理的其他规定 1.财会人员必须遵守保密制度，不得泄密。违者按有关规定处理。

2.会计档案管理员调动或更换时，必须办理会计档案交接手续，对损坏和丢失会计档案者，要查清原因，进行处理。

3.会计档案和其他会计资料在会计部档案室保管三年，保管期满按公司中心档案室管理规定办理会计档案移交手续移交公司中心档案室保存。移交时应编制移交清册，列明移交会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号等内容。交接时，应按照移交清册所列内容逐项交接，并由会计部经理或办公室主任监交。交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签名。

4.会计部档案室是集中储存档案资料的场所，不得在库房内存放非档案用物品及进行其他活动；库房门窗关好，每天档案管理员要进行安全检查。

5.档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品；应保持室内清洁卫生，档案管理员要定期检查室内温湿度，以防档案霉变。

6.本规定从XXXX

年X月X日起执行

XXX公司会计部

第二篇：档案管理规定

档案管理规定

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节 档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、经营类

5、工程类

二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。第三节 机要档案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：

二、划分标准： 绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括：

1、财务资料；

2、公司重要会议纪要；

3、公司经营情况；

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；

5、技术资料；

6、金额在10万-100万元的合同。秘密档案包括：

1、重要项目资料；

2、项目合同协议。第四节 档案装订

一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节 保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股东名簿；

3、股东会、董事会、监事会会议纪要；

4、公司证照；

5、各级批文；

6、印鉴；

7、公司经营计划；

8、公司经营总结；

9、财务报表；

10、技术资料；

11、不动产所有权状及其他债权凭证；

12、人事资料；

13、大型活动图片、音像资料；

14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：

1、会计凭证；

2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：

1、期满或解除的合同协议；

2、完结后的项目方案；

3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：

1、部门工作计划及工作总结；

2、完结后的部门请求报告；

3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保管部门

一、财务专项机要档案由财务部负责保管。

二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七节 档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

三、合同协议应在签订之日移交总经办。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。

七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。第八节 档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁

一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。

五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。第十节 其他

一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案

第三篇：档案管理规定

档案资料管理规定

一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》，借出的档案资料规定于1周内归还，不能及时归还的，经管理人员同意后可办理续借手续；阅毕及时归还：归还时，管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。

二、非公司人员借、查阅档案资料的，须持有有关单位介绍信，并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。

三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料，不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记，不得遗失、抽换、转借，并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。

四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的，须经管理人员同意方可复印；图纸资料若需借出复印的，须经管理人员同意并严格控制复印份数。

五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料，未经管理人员允许，不得随意翻阅相关资料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人员离开工作岗位，为其递送资料，必须按规定程序申请、登记、查阅。

七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件；若需借、查阅绝密级文件资料，必须由矿长签字批准后方可借阅查看；常用性资料查阅，须由部门主管领导签字后方可借阅查看。

八、非管理人员不得随意出入资料室，确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。

九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟，保持资料室的清洁、整齐。

要继续深入的实施档案分类学细化管理，严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度，继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料，要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用，同时留取管理印迹，与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理，必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训，使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性，要必须做到档案管理的专业性和专一性，必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性，文件一但出档必须跟踪管理，按时追缴收档。

珠拉公司档案管理程序

1.目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

2.2财务档案（包含各类合同）由档案室统一管理，使用时，由财务计统部指定专人调档。

2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理，档案室提供存放点。

3．流程： 3.1档案分类：

3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内、外部文件。

3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评、辞职等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、签订的合同、客户档案、市场调研资料等。

3.1.6对外联络档案：即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。

3.1.7声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保留价值的、以音像或图象记录成电子档案，并配有文字说明的历史记录。

3.2 具体管理： 3.2.1 立卷归档： A．流程：

各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为基建档案在财务档案在会单位工声像档一个归档周期。各竣工决算工计终了程预决案的归部室资料员在逢作完成后两后，暂由财务算可在档时间偶数年的6月底，个月内归计统部保管3清尾款同文书将前两年形成的档，项目前年后再存放于后半年档案，文件整理后向图期资料一年图书档案室，内归档书档案室移交后归档。

B．要求：

a.各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份；移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份（移交清单即文件清单）。

b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。

c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文 件、大事记等；

b）人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；

d）财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》

e）审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；

f）经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；

g）设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文件（传真、工作联系函等）施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。

h）对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度 调查及分析记录等。

3.2.2 整理上架： A.流程鉴定：对各部室移交的档案，图书档案组卷：通过鉴定的文件材料严格按室档案员要重新审查其价值性，并剔除规定排列、打号、装订、著录并制无保存价值的文件材料。作卷内目录，组成案卷。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，造册：制作全引目录和案卷目录，一般小号在左，大号在右，自上而下,形成保管清册。

B．要求：

a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

b.不同保存价值的文件应分开组卷。

c.凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料装订前应剔除金属物。

e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为 30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

3.2.3 保管： A.库房管理：

a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架； b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房 或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；

c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；

d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在 140C200C，相对湿度 5065；

e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；

f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；

g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；

h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

B.流动中的安全防护：

a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印； d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

3.2.4 提供利用： A．加强基础工作：

a．编制必要的全引目录和案卷目录，为档案使用者提供必要的检索工具；

b．安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率； c．开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。B．开展查借服务： a．借阅：

a）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

b）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；

c）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；

d）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。b．借出： a）档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部 门主管同意后，方可借出；

c）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。

c．复印：

a）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意； b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。

3.2.5 销毁：

A．流程：图书档案室档案复查结果上报图书档案室档案员将确员每两年对已到人力资源部经认销毁的档案材料登记保管期限的档案理审批在《档案销毁清册》上，资料进行复查并组织销毁。

B．要求：

a．准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管； b．批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。

c．档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

4．相关文件：

4.1《珠拉公司档案管理规定》 4.2《珠拉公司档案管理流程》 4.3《珠拉档案管理制度》 5．相关表单：

5.1 文件清单/移交清单

5.2 档案借阅登记表（借出时间、文件名称、份数、借阅人、批准人、经办人）；

5.3 档案查阅登记表（查阅时间、文件名称、份数、是否复印、查阅人、批准人、经办人）；

5.4 档案销毁清册编制（时间、名称、序号、备注、监销人）。

公司档案管理流程方法

第一条管理部门

1、文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本。

第四篇：档案管理规定

档案管理规定

档案管理规定

为了做好公司档案管理工作，充分发挥档案资料在项目开发建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司和开发项目的实际情况，特制定本规定。

一、档案管理部门

1、行政人事部是公司档案管理的主管部门，负责行政文书档案、人事档案、财会档案、项目销售档案、项目竣工档案的全面管理工作。

2、各部门须明确一人为兼职档案管理人员，做好日常部门文件资料的整理、立卷工作，并配合行政人事部做好归档工作。

二、档案管理部门的职责

1、组织各部门档案管理人员进行档案业务培训和法规学习。

2、制订公司档案管理办法和制度，指导、督促各部门实施。

3、重点做好在建项目工程资料收集和跟踪、检查监督工作。

4、按照档案综合集中管理的原则，对各部门归档资料的整理、立卷工作进行检查监督。

5、做好档案日常管理、档案借阅、档案统计、档案装订和档案排架工作。

四、档案管理的有关要求

1、根据归档范围和要求，认真做好本部门工作中所形成的文件资料收集、整理及归档工作。

2、按时完成本部门文件资料整理、立卷工作，做到文件资料齐全，分类准确，装订工整，查阅方便。

档案管理规定

3、归档工作中，经过努力而无法收集齐全的材料，应及时研究并提出处理意见，并向主管领导书面报告。

4、凡项目作为直接收文单位的文件，应将正本归档。

5、凡施工单位移交给我方的建筑项目竣工档案、除工程材料质量证明单和个别试验报告可用复印件外，其余均应是原始资料。

6、归档的文件材料须按有关规定书写、用印，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸，破损的档案文件要进行修复。

五、归档范围及档案的验收

1、综合管理类：包括公司名称的批准文件、企业机构代码证、公司法人营业执照、公司章程、协议书、合同、年检资料法人代表身份证复印件、股东单位证照复印件及收发文件、计划总结、会议纪要、重大活动等其他有关文件材料。由行政人事部负责整理、立卷。

2、人事管理类：包括人才引进、人事任免、教育培训、工作考核、内部调动、退休等材料。由行政人事部负责整理、立卷。

3、财务会计类：包括各种报表、账册、凭证、财务预算、决算、财产报告等材料。由财务部负责整理、立卷、移交。移交时，必须经部门经理签字，并经项目主管档案的领导审核签字。

4、项目管理类：包括工程开发、工程设计、工程施工招投标、工程竣工的资料，由工程部负责收集、整理、装订立卷，经总经理审核签字，行政人事部验收合格后，进行移交。

5、审算资料类：项目招投标文件、预决算资料、审价工作等形成的资料，由审算部负责收集、整理、装订立卷，经部门经理审核通过，行政人事部验收合格后，进行移交。

档案管理规定

6、销售类：销售合同、广告及各类销售资料，由销售部负责收集、整理、装订立卷，经部门经理审核通过，行政人事部验收合格后，进行移交。

7、声像资料类：凡是公司项目审批、签约、公司开业、新闻发布会、项目开工典礼、竣工典礼等重大活动，由行政人事部负责安排人员拍摄并整理、立卷、归档；凡是项目开工前地貌、工程形象进度、竣工后建筑（构筑）物、样板房、质量和安全事故现场等工程技术方面的，由项目工程部负责拍摄并整理、立卷、移交。

8、其他类：有保存价值需归档的文件材料，由相关部门负责整理、立卷、归档移交。

9、各种载体的档案移交必须填写《档案移交目录》，交接双方按照清单办理签收手续。凡竣工档案未经行政人事部验收，办理移交手续的单位，不得结清尾数工程。

六、文件资料归档时间

1、文书、声像资料在次年三月底之前办理归档移交。

2、会计资料在第三年一月底之前办理归档，将前三年的会计凭证、财务报表、帐簿等按归档要求移交。

3、本项目工程资料在该项目阶段工程完成后，先将阶段工程资料移交。待工程全部正式竣工验收后六个月之内办理整体资料归档移交。

七、阅档规定

1、公、检、法因办案需要，须凭单位介绍信查阅有关档案。

2、律师办案须凭法院调查令查阅有关档案。

3、各种档案一般不予外借，只能在档案保存处查阅，并须填写《档案借阅审批单》，经有关领导批准方可借阅。借阅人应遵守有关借阅制度。

档案管理规定

八、档案鉴定和销毁

1、行政人事部应根据国家和公司规定的档案保管期限，会同有关部门组织鉴定小组共同对超过保管期限，确无保存价值的档案编制清册，经公司主管领导批准后销毁。

2、销毁档案前，应当填写好《档案销毁审批表》、《档案销毁清册》，指定两人负责监销，防止档案遗失或泄露。销毁完毕，监销人员应在销毁清册上签字备查。

九、其他

1、本规定的解释权归行政人事部。

2、本规定自2013年9月9日起施行。

第五篇：档案管理规定

档案管理规定

一、总则

1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。

2、本规定所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。

二、归档范围

1、行政类：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。

2、工程类：设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。

3、合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等

4、财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。

5、人事类：员工基础资料、照片、岗位证书、考评、晋升、奖惩记录、员工培训、工作总结、考勤资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动纠

纷、部门职责、岗位职责、操作规程、员工手册、员工合同等。

6、其他类：供应商档案；各种领货单、入库单、盘点表等单据、登记本及上级领导交代需要归档的资料等。

三、归档时间

1、公司所有原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时之内办理归档手续；

2、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任。

四、归档份数

1、原件或复印件全部归档，并注明份数、出处。

2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

五、档案的收集

1、由各部门指派专人，每周对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。

3、收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

六、档案的整理

1、档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。

2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。

3、电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

七、档案使用与归还

1、档案使用：公司员工需要使用档案时在《档案使用登记薄》上登记，档案管理人员根据该名员工的工作岗位及使用档案的必要性核准使用。

2、档案归还：档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂

改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经档案管理人检查无误后在《档案使用登记薄》登记。（使用人归还的档案发生损坏、丢失的，或归还时内容发生变更的由使用人承担全部责任）。

八、档案保管与检查

1、公司各类应归档文件应按要求分类归档管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

2、公司行政办公室在每年12月对公司档案进行一次检查。检查发现档案损毁或丢失的，由档案管理人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

九、档案的销毁

1、对需要进行销毁处理的档案，由档案管理人填写《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人或总经理审核签字同意后，方可销毁。

十、其他说明

1、本规定由行政办公室负责解释。

2、本规定经总经理办公会通过且签字之日起实施，修改时亦同。