机关公文的种类及分类

第一篇：机关公文的种类及分类

机关公文的种类及分类

(一)机关公文的种类

根据国务院二OO0年八月二十四日发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定,机关公文共有13种。具体名称及作用见下表: 序号

种类

用

途

命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章:宣布施行重大强制性行

政措施;嘉奖有关单位及人员

决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变

更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项

通知

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代

表大会常务委员会提请审议事项。

报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

批复

适用于答复下级机关的请示事项。

意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

(二)机关公文的分类

从不同角度,依照不同的标准,可以对机关公文进行不同的分类,常见的分类方法有以下三种: 1.按行文关系和行文方向分类按照机关公文行文关系和行文方向的不同,可将其划分为以下三种。(1)上行文

上行文是下级机关向所属上级机关呈送的公文,主要有报告、请示、议案、上行的意见、请求函。(2)下行文

下行文是上级机关向下级机关发送的公文,主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、下行的意见、答复函等。(3)平行文

平行文是向同级机关或不相隶属机关送交的公文,主要有通知、意见、函等。

2.按秘密等级分类

按照秘密等级,可将机关公文分为绝密公文、机密公文和秘密公文。此外就是普通公文。(1)绝密公文

绝密公文是秘密等级最高的文件,它反映的通常是党和国家的核心秘密。(2)机密公文

机密公文是秘密等级较高的文件,它反映的通常是党和国家的重要秘密。(3)秘密公文

秘密公文是标有秘密等级公文中,密级最低的文件,它反映的通常是党和国家的一般秘密,但其内容也不允许泄密。

3.按紧急程度分类

按照紧急程度,可将公文分为普通公文和紧急公文。紧急程度是根据机关公文发送和处理的时间要求而定的,紧急公文又可分为急件、特急件两种。

机关公文的行文规则

“行文”一词有两个含义。一是指写作时组织文字,表达意思。如“行文流畅”。二是指把文件发给某个单位或某些单位。本章所谓“行文”专指后者。

由于隶属关系和职权范围的不同,在机关公文中就产生了不同的行文规则。行文规则是机关公文行文时各机关单位应当遵守的原则、要求及注意事项。

(一)下行文关系行文规则

在下行文关系行文中,应遵守以下原则: 1.下行文关系的发文机关与受文机关之间虽然具有级别高低和职权范围大小的区别,但其行文关系成立的前提条件是必须存在隶属关系。否则,不能使用下行文。

2.对涉及几个单位或部门职责范围事项的行文,行文前要做好行文协调工作,“部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。”防止给机关工作带来混乱。

(二)上行文关系行文规则

在上行文关系行文中,应当遵守以下规则: 1.请示只写一个主送机关,如果需要同时送其它机关,应当用抄送形式,但请示不能抄送下级机关。

2.除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。3.报告中不得夹带请示事项。

4.受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。5.各级机关一般不得越级行文。

越级行文的方式只能在下述情况下采用:(1)发生严重自然灾害、战争或重大事故,来不及逐级行文。

(2)事关重大并经多次向直接上级机关请示而久拖不批。或者与直接上级机关之间在重大事宜上存在原则分歧无法办理时,可以越级行文。(3)上级机关交办并指定可以越级上报的事项。

(三)平行机关行文规则

1.根据行文机关之间的级别规格确定行文关系。2.根据行文机关之间是否存在隶属关系确定行文关系(四)联合行文的规则

1.联合行文的机关之间,级别必须相同或相近。

2.根据《办法》的规定:“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。” 3.同级别的所属部门之间不能联合行文。党政机关之间不宜相互行文,特别是行政机关不能向党的机关发指示、发号令,党的机关也不宜直接向行政机关下文。如有特殊需要,党政机关可以联合行文,但贯彻处理时应按照党政机关的各自系统实施。

机关公文的格式

机关公文在长期的使用过程中,形成了一套完整、科学的格式。《办法》第三章第十条规定“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”撰写公文或印制文件时,必须严格遵守,不得自行其是。

按照传统习惯,人们把一份机关公文划分眉首、行文、文件尾三大部分。(一)眉首

眉首又称文件头,位于机关公文首页上部,约占首页的三分之一或五分之三,用套红印刷,由发文机关标识、发文字号、份数序号、秘密等级、紧急程度、签发人、横隔线等要素组成。

1.发文机关标识 发文机关标识又称文件名称或文件机关名称。位于眉首部分正中位置,是固定用红色小标宋体字印制的版式。联合行文,主办机关排列在前,其它机关依次排列,或只用主办机关的发文机关标识。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范简称,不加“文件”二字。

2.发文字号

发文字号是同一年度机关公文排列的顺序号,由发文机关代字、年份、序号三部分组成,如“国发〔2004〕1号”。发文字号的顺序不能颠倒,联合行文,只标注主办机关的发文字号。发文字号的使用便于文件编码传递、归档存档、查阅处理。下行文、平行文的发文字号位于发文机关标识之下,居正中。上行文的发文字号位于发文机关标识的左下方,横隔线之上。

3.份数序号

位于眉首部分左上角最高部位,用阿拉伯数字顶格标注。标注份数序号的目的在于分清责任。4.秘密等级和保密期限

这是为确保机关公文传阅时的保密要求而制定的。需要保密的机关公文,应根据其内容涉及党和国家秘密的程度,确定秘密等级。秘密等级分绝密、机密和秘密三个等级。绝密、机密公文应标明份数序号。

如需同时标识秘密等级和保密期限,要顶格标识在眉首右上角第一行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开,如“绝密★一年”。在书写秘密等级时,外加方括号以示醒目,如[绝密] 5.紧急程度

紧急程度是对机关公文传递和办理的时限要求,以保证重要紧急公文及时处理。“紧急公文应当根据紧急程度分别标明„特急'、„急件'。” 紧急程度位于眉首右上角,“秘密等级”之下。6.签发人

签发人是指代表机关核准并签发机关公文制发生效的具体责任者。“上行文应当注明签发人、会签人姓名。” 7.横隔线

横隔线是位于发文字号和标题之间的一条较粗的通栏红线,是眉首部分和行文部分的分隔线。党的机关文件横隔线中间加一个红五星做标志。(二)行文部分

行文部分是机关公文格式中的主要组成部分,由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等构成。1.标题

机关公文的标题,应当准确简要地概括机关公文的主要内容,一般应标明发文机关,并准确标明机关公文种类。发文机关、事由、文种是机关公文标题的三个基本要素。按照这三个要素是否完备及组合情况的不同,可以把机关公文标题划分为两类:(1)完全性标题

即具备机关公文标题三个要素的标题,如《国务院关于严格审批和认真清理各类开发区的通知》。(2)省略性标题

省略性标题,即在标题组合时,省略发文机关或事由的标题。有三种形式: 第一种:省略发文机关,这是最常见的省略性标题形式。如《关于实行商品和收费明码标价的通告》。第二种:省略事由，如《国务院公告》。第三种:以文种为题。如《命令》、《公告》、《通告》。

使用省略性标题时应注意,“文种”是标题三要素中的常量,不可省略。

标题中除法规、规章加书名号外,一般不用标点符号。标题位于行文部分开首居中的位置。

2.主送机关

主送机关是指机关公文的主要受理机关。标注主送机关应注意以下几点:(1)上行文只能标注一个主送机关,如果还有其它机关需要掌握有关情况,可以用抄送形式,但“请示”文种不得同时抄送下级机关。上行文的主送机关要写全称或规范化简称。

(2)下行文有专发性和普发性两种。专发性的机关公文是专门向某一个机关下发的,这种机关公文的主送机关也只能有一个,如“批复”。普发性机关公文的内容涉及面较广,因而要向多个机关下发,在排列主送机关名称时,不能一一注出,要确定一个合理的顺序,一般采用统称的写法,如“各区、县人事局”。

(3)公开发布的普发性公文和会议形成的公文,如“公告”、“通告”、“决定”、“会议纪要”等一般不标注主送机关。(4)主送机关的称谓要准确科学,党政机关不能混用,机关与个人不能混用。主送机关位于标题之下,顶格从左向右标注。回行时仍顶格。

3.正文

正文是机关公文的核心所在,是机关公文所要阐述的最基本内容。一份机关公文质量的高低,撰稿人的水平等都主要体现在这一部分。正文的结构内容通常由开头、主体和结尾三部分构成。

4.附件说明

附件是附在正文之后,对正文内容起说明和补充作用的文字材料。机关公文如果有附件,应当注明附件顺序和名称。5.发文机关

又称为落款或署名,在正文下方(如有附件,则在附件下方)右侧。发文机关名称应使用全称或规范化简称。单一机关制发的公文落款处可不署发文机关名称,只标识成文日期。联合行文,并列标注各发文机关名称,主办机关排列在前。

6.成文日期

即机关公文成文或生效的时间,用汉字书写,年、月、日三者俱全。确定成文日期,常规行文以单位负责人签发之日为准;会议通过的文件,以会议通过之日为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。

7.印章

印章是机关公文生效的标志。机关公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖公章。联合上报的公文, 由主办机关加盖印章;联合下发的机关公文,发文机关都应加盖印章。

加盖印章要清晰、端正,不丢不漏。其位置一般在成文日期的上侧,会议通过的机关公文,成文日期标注在标题下圆括号之内。印章要求上不压正文,下要齐年盖月。

8.附注

附注是机关公文需要说明的其他事项,位于成文时间下方左侧,顶格在圆括号内标注。

(三)版记

版记由主题词、抄送、印发机关、印发时间、印刷份数等组成。1.主题词

公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词是代表公文内容特征,标示机关公文归属类别和文种的关键性词语。它由反映机关公文主要内容的规范化名词或名词性词组构成。标注主题词,为各类机关公文的计算机储存、检索及管理工作提供方便,为用计算机等现代化信息处理手段管理机关公文奠定基础。

主题词一般由3到5个词或词组构成,选用的词或词组要能够准确无误的概括出机关公文全文的内容特征、归属类别和文种。如《关于调整煤炭价格的通知》,其主题词是“煤炭调价通知”。其中“煤炭”一词表明机关公文的归属类别;“调价”概括全文内容特征;“通知”表明文种。

标注主题词应注意以下几个问题:(1)熟练掌握主题词表。国务院办公厅下发的《国务院公文主题词表》规定了机关公文主题词的选词范围,多数机关公文主题词的词目均应选自主题词表。熟练掌握主题词表,能够迅速准确的选出适合表达机关公文主题词内容的词目。

(2)了解主题词的组成数量和排列规则。机关公文主题词一般由3~5个词或词组构成,以不超过7个,不少于3个为宜。主题词的词与词之间不是平行并列的关系。有的词代表的意思非常单纯,有的词则内容容量很大。要杜绝以分解标题的形式拟制主题词。主题词位于文件尾部横隔线之上,由左向右排列。词目与词目之间空一格,不标标点。

2.抄送机关

抄送机关是主送机关以外的,需要执行或知晓的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关位于主题词之下,两条平行线之间,顶格标注“抄送”二字,后依次排列抄送机关名称。3.印发机关

印发机关是指缮印、封发机关公文的具体办公部门。位于机关公文末页最下端,顶格标注。4.印发时间

即机关公文缮印封发的时间,位于印发机关的右下角,要年、月、日俱全。5.印刷份数

印刷份数一般位于抄送栏的右下角,或者在末页纸边缘线下,用圆括号括上。

第二篇：机关常用公文种类及适用范围

机关常用公文种类及适用范围

有8种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要。

1、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

4、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。

6、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

7、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

8、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三篇：常见公文种类及

常见公文种类及范文

一、通知：是运用最为广泛的下行文，行政公文和党的机关公文都把它列为主要文种。格式内容：

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等

（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

××厂关于召开计划生育工作会议的通知 所属各单位：

为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：……

二、参加人员：……

三、会议时间、地点：……

四、要求：……

××厂

×年×月×日

关于转发中共中央组织部《关于在纪念抗日战争胜利50周年期间开展走访慰问老干部、老党员及有关活动的通知》的通知 主送：略

经省委领导同意，现将中共中央组织部《关于在纪念抗日战争胜利50周年期间开展走访慰问老干部、老党员及有关活动的通知》转发给你们，并结合我省实际，作如下通知：

一、各地各部门要认真按照《通知》要求，组织好多形式的走访慰问活动。要结合贯彻全国、全省离退休干部工作会议精神，在走访慰问中认真听取老干部、老党员意见，重点解决好拖欠离休费、医药费问题和一些老干部、老党员的特殊困难。

二、对抗日战争时期及其以前参加革命工作的老干部发放慰问金标准是：1942年12月31日以前参加革命工作的老干部，一次性发给慰问金200元；1943年1月1日至1949年9月2日期间参加革命工作的老干部，一次性发给慰问金100元。所需经费由各单位解决。

三、从1995年8月1日起，对抗日战争时期及其以前参加革命工作，年龄不满70周龄的离休干部给予护理费补贴。标准是：地厅级离休干部（含享受待遇的）护理费补贴每人每月61元；其他离休干部每人每月50元。增加的护理费补按原经费渠道列支。中共四川省委组织部.一九九五年八月十五日

二、请示：适用于向上级机关请求批准、请示用。格式内容：

1.标题。一般写成“关于xxx的请示”。

2.主送机关（只写一个）。

3.请示的原因（理由尽量充分）。

4.请示的事项。

5.结语。范例参考：

关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示 市人民政府：

今年4月7日，xx市委、市政府《关于加快发展旅游业的决定》（x字［xx］8号），同意建立旅游建设发展专项资金，其部分资金来源于交通建设附加费的分配，并将此分配比列从原来的5％调高到10％。对此，我委认为该措施无疑有利于筹集资金，促进旅游业发展。但当初决定征收旅业交通建设附加费的目的，主要是筹集地铁资金，现要提高旅游专项资金往交通建设附加费中的分配比例，必然减少地资金的来源。地铁工程建设投资高达30亿元，筹资任务十分艰巨，而今年地铁资金缺口更大，需开拓更多的资金来源。因此，任何减少筹集地铁资金的做法都会异致工期拖长和投资增大，不利于工程建设。

鉴此，我委建议在地铁建设期内，暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例，仍执行旅游专项资金在交通建设附加费中占5％的分配比例不变。

专此请示，请批复。

Xx市计委

Xx年x月x日

三、报告：是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问的公文。格式内容：

1．标题。一般写成“关于xxx的报告”。

2．原由。说明根据而报告。

3.报告事项。应条理清楚、重点突出。4．结语。用“专此报告”表达。范例参考：

关于清理“六•二三”彩色冲印部特大火灾现场和受毁楼房装顶加固的情况报告

市政府办公厅：

去年6月23日凌晨3时45分左右，因xx区劳动服务公司所属“xxx彩色冲印部”起火酿成了特大火灾事故。事发后，我区常务副区长xxx同志、主管副区长xx同志，立即赶赴现场，并组织区房管局、区环卫局、xx街道党委、xx街道办事处、派出所、xx房管站，全力以赴投入救灾抢险和善后工作。去年7月开始，我们组织力量清理了火灾场马路面、废杉什物、余泥，保证了交通畅通，并得到西区供电局xxx副局长的支持，把住户被切断的电源接好，保证了居民照明用电。1月26日对火灾现场的余泥什物进行清理，对被烧毁损坏的楼房进行了装顶加固排危，并在火灾场正面，砌了两米多高的围墙，保证了马路行人安全。

我区房管局曾多次与xx区劳动服务公司联系，要求赔偿抢险费、清场费，租金损失费、房屋修复费、住户居民损失费。但该劳动服务公司一拖再拖，至今仍未作出妥善处理。恳请市政府督促xx区劳动服务公司尽快作出处理。

Xx区人民政府

Xx年x月x日

四、请柬：是邀请他人参加某种会议，宴席、聚会活动的书面邀请书。采用请柬方式邀请显示举办者或主人的郑重态度。

格式内容：

各种请柬内容不同，形式各有区别，但都必须将举办活动的名称、时间、地点、主办人、被邀请人写明白。

范例参考：

请 柬 XXX:

兹订干200X年XX月XX日至XX月XX日，在xx华侨大厦召开xx名酒展销会，并于XX月XX日中午XX时XX分假座华桥大酒家举行开幕典礼，敬备酒宴恭候。请届时光临。

Xx电器有限公司敬约

Xx年x月x日

五、工作汇报：是工作人员向上级汇报工作的书面材料。

格式内容：

1.应按照重点工作多讲。非重点少讲的原则安排内容。

2.应按先主后次的顺序排列。

3.语言应简洁。

4.不要面面俱到。范例参考：

消防与安全管理工作汇报

（一）12月由于新进驻的多家企业进行内部装修，在对施工的工程队加强巡视检查和提醒注意安全施工外。安全员带领保安员多次清理了上门找短工的民工等闲杂人员出大院，对于民工清理运送的余泥做到跟踪督促检查，要求不得使用电梯，不得影响其他单位正常办公，搬运完后要立即清担场地，由于运送余泥的杂物多在晚上进行，实全员做到运送完余泥不清扫干净场地不放过的原则和多次要求清洁工配合，均未影响第二天进驻企业的正常办公秩序。

（二）、由于服务公司与保女中队和自行车、摩托车保管站的续约未明确，他们已多次询问有关的情况未有答复，原两名车辆管理员已辞职另找工作，保管站现临时招用了xx、xxx顶岗。保安员的工作情绪也很不稳定，有的保安员也辞职，保安中队对派驻的保安员进行调整，12月新进的保安员有xxx、xxx。望领导能尽快给予确立与xx保安中队和自行车、摩托车保管站承包者xxx的关系。

（三）12月14日xx区市建科通知，服务公司在今年10月申请“占道经管汽车保管站”许可证己批复，经领导决定，办公室并于12月31日前办理有关手续并将“许可证”和“占道经营许可证牌”取回中心，“许可证”交由档案室保管，“占道经营许可证牌”交综合管理部树立在大院车场内。

（四）、12月28日办公室安排好2002年元旦中心节日值班表，并报送xx局办公室、人事处和xxxx街派出所。元旦值班人员为xxx、xxx、保安员xxx、xxx。1月3日在中心晚上值班员xxx休息一天，当天晚上的值班工作由安全员xxx负责顶岗。

（五）下月的工作计划:

（1）出一期消防安全内容的墙报。

（2）春节前对xx全体职工进行一次安全学习教育。

（3）对多次要求配臵灭火器至今未落实的企业根据“消防法”第五章“隐患整改”发出书面通知。

（4）对新进驻企业任命“安全防火责任人”。

（5）对消防设施进行一次全面的检查。

Xx区保安服务公司

Xx年x月x日

六、答复：下级机关请示事项的公文，叫批复，是上级对下级机关来文所提出的请示而表明态度或作出明确回答的公文，是一种下行文。格式内容： 1．标题。一般写成“关于xxx的批复”。2.原由。一般写成 “xx[xx]xx号文收悉”。3．批复事项。4．落款。范例参考：

中国证券监督管理委员会关于xx新华期货经纪有限公司的批复 证监期审字 [XXXX]XX号 xx新华期货经纪有限公司:

经审核，你公司符合期货经纪公司的标准，请持本批复到国家工商局申请注册登记，经管范围为:国内期货经纪业务，期货投资、信息咨询服务业务、期货从业人员培训业务。在完成该哦尼斯注册登记手续后，请持营业执照副本原件及复印件、法人授权委托书和领取人身份证原件及复印件到我会领取《期货经纪业务许可证》。

XXXX年XX月XX日

七、拒绝信：是明确表示对他人不合作，或对他人观点不支持的一种态度，态度和立场非常鲜明。写断交信措词应得体，不要谩骂、侮辱、诽谤他人，应表现出一种胸怀和气度。当然拒绝信也可以写得婉转一些，以免激怒他人。范例参考： xx仁弟:

来信送到时，我客居练市，回家又值石湾盛灯，来客满座，无暇作复，今始书答。你的《唐诗》和《白香谱》要我作插画，我实不能邂命。因古人诗词我自在《子恺漫画》中试描数幅之后，未曾再写。为的是古代人物风情，不能空想。杜造往往有误。(《子恺漫画》古诗句部，曾因此点受人批评，)若要认真画，非费数年穷考古代器物图谱不可。此事在极忙的我不能胜任。如你所说，大东世界皆有石印木，此书销售有把握，或者所见不错。但无插画亦可，成木反而更轻。倘大使馆与开明接洽好了，我为你画一封面可也。

今将原稿两册挂号寄返，请检收。蒙汇寄二十三元余，并转信件，费心。履善女士索书。稍缓写寄。

我近来极忙，预早允人之稿件，堆积心中。为作客和看灯，又旷费多日，甚憾。你手写如许原稿，努力实在可佩。草草，余后谈。

祝你进步。

小兄xx上 6月17日

第四篇：公文种类

公文种类

公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。

第五篇：公文种类

公文种类

公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。

通 告

一、通告的概念

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。

（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。

（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。

（四）通告不写抬头，无主送单位。

三、通告的种类

周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。

执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。

四、通告的写作格式

通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。

署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。

通 知

一、通知的概念

通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

二、通知的种类

印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。

指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。

知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。

事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。

三、通知的写作格式

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等

（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

报 告

一、报告的概念

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

二、报告的种类

综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。

专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。

三、报告的写作格式

（一）综合性报告的写法

标题事由加文种，如《关于2003年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于2003工作情况的报告》。

正文把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

（二）专题报告的写法

标题由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

（三）回复报告的写法

标题与前两种报告大体相同

正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

四、报告的写作要求

（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。

（二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

（三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

通 报

一、通报的概念

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。

二、通报的种类

表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。

批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。

传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。

三、通报的格式和写作要求

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。正文表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；

（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；

（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。

（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

请 示

一、请示的概念

请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。

请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

三、请示的写法

请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。

批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。

批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将„„报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。

请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。

有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。

呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。

呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。

批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。

呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。

请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。

请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。

请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。

在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。

批 复

一、批复的性质和特点

批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：

1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。

2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。

3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。

二、批复的写作

1、标题批复的标题有两点需要特别强调：

（1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。

（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。

2、正文批复的正文一般由三个部分组成：

（1）引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于„„的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于„„问题的请示收悉”。

（2）主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。

（3）结尾是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。

要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。

会议纪要

一、概念和特点

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

会议纪要有以下几个特点：

（一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。

(二)指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

（三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

二、分类

按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。

办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。

专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。

三、写法

会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

函

一、函的概念

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。

二、函的种类

函可分为公函与便函两种。

三、公函的写作格式

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。

四、公函的写作要求

（一）要一函一事，切忌一函数事。

（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。

会议记录方法

无论作何种记录，都要求记得快，要点要记的完全和，不能漏记少记。提高记录的效率的根本途径，是平时最好多做听写练习。例如几个人在一直起学习，可以由一个人读一段文章，大家听写；小组开会讨论，可以练习做记录。总之，有动笔的机会，不要轻易放过。这样经常锻炼，不断实践，就会耳灵手快，熟能生巧。但掌握一些辅助方法，对提高记录效率也是十分必要的，这里介绍几种辅助方法：

一、记录时来不及写的字，可以用一些符号或者简称来代替。例如：用“社”字代替社会主义，共产主义可以用“共”字代替，集体主义可以用“集”字代替等等；也可以在“社”、“共”、“集”等字后边加“——”符号，即成为“社——”.......，或者空三格（以便事后补上）。又如：基本建设可以写成“基建”，社会主义精神文明可以写成“社精”等等。

二、运用简化符号。如问题可以写成“门”字里边加个“T”字，资产阶级写成“次”字下面加个“及”字，阶级可以写成“阶”等等。

三、熟悉的地名、社名、队名、厂名、人名等可以只写名字的第一个字或简称，如上海可以写成“沪”，北京可以写成“京”。

四、报告人或发言人引用某本书上较长的话的时候，可以只记所引的第一句和最后一句，中间用“........”，但要注上所引的书名和页数，以便会后找原书查对补上。

五、数字可以写成阿拉伯数目字，百分比可以写%，遇到一连串数字时，可以列表记录。

六、如果有些字一时写不出，可以空些地位跳过去，事后再借别人的笔记来校对补充。

上述几种方法只是作记录的辅助方法，不论采用哪种方法，会议记录必须真实、准确。其中符号、简称、缩写、全体字等方法只能用在记录上，不允许在写作中借用以至滥用。

工作计划的结构

第一部分提出计划目标。要写明计划将达到的总的目标、要求，计划的指导思想，提示计划的轮廓和最核心的内容，有时还要说明制定计划的背景情况，概述前„时期工作的经验教训。这一部分相当于新闻中的“导语”，要高度概括、简明扼要。

第二部分写明工作安排。这是计划的主体部分。要围绕计划目标，展开说明各个方面工作的要求、任务，责任部门、单位和人员，时间、步骤、措施、方法以及时、物的保证。这一部分通常是分工作方面列出次标题，分别说明各工作方面的安排及其相互之间的联系。

第三部分执行要求。这是全文的结语。可根据计划写作的发展情况，或写明要求下级如何具体执行，或将工作事项中屑于思想性、政策性、倾向性的问题集中加以论述，或者照应目标提出切实的号召收束全文。

从语言表达而言，工作计划的用语一定要糟确、鲜明、深刻，不能含糊，以免使执行者感到摸棱两可或产生歧义。计划要写得简明通俗，明明白白，便于群众理解和执行计划；要用宜笔，忌用曲笔，更不要使用夸张一类的修辞手法。工作计划一般以下发执行为主(同时可—上报)，所以语气要肯定、坚决，以示领导的信心和决心，以此去影响、感染、教育群众为实现计划而奋斗。