怎样做好因公出访“五大员”[精选五篇]

第一篇：怎样做好因公出访“五大员”

随团翻译人员经常是五大员一肩挑。要做好这五大员，除了工作能力和工作方法外，译员尤其要有高度的责任心，热情服务和任劳任怨的精神，机敏沉着、灵活应变的工作作风；既要有主见，又服从领导；既能高效办事，又懂抓紧休息。以上杂谈，谨供同行新手参考。翻译人员随同代表团公务出访国外，并非仅仅做翻译那么简单。他们不仅出访前要协助办理全团的报批和证件，协调落实出访行程和内容，办理外汇和礼品，做好翻译的事前准备工作，而且在出访过程中，得按需要随时跟中外双方沟通，当好翻译员；提醒注意事项，当好参谋；安排妥当旅行事务，当好领队；主动与外方协调，当好联络员。总之，随团译员要照顾到方方面面的事情，一身兼做翻译员、参事员、协调员、管理员和安全员。如出访搞展览，译员往往还得要兼报关员。

一、翻译员准备工作。如果是专业考察，随团译员有必要在出国以前了解和熟悉所考察的行业知识、专业常识、政策方针、存在问题以及相应的外文术语。如考察某国的分税制（tax sharing scheme），首先需要熟悉己方目前的体制，关心的问题，并查找相应的外文提法。自己若不熟悉考察对象和行业背景，出访前需要找到考察对象有关税制的参考资料，了解背景，熟悉外方的某些专业提法。如消费税，有些国家只用excise一个词。如果出国前拿不到对方的资料，设法在会谈以前一两天拿到手。自己比较陌生的专业、行业，事前如不作认真准备，临场翻译往往很被动，容易说外行话，或者模棱两可，甚至令人不知所云。如果考察对象在我方没有常设机构，出国前向对方索取最新的介绍资料往往很不方便, 可以通过电子邮箱或别的途径索取，或者上网查找。另外一种办法，是事前请对方尽可能安排译员，负责外方讲话的翻译，各方的讲话有各方的翻译负责。由于各自都熟悉己方的情况，译员都可以得心应手，既减轻了负担，又较好地保证交流的效果。实践经验表明，外事部门的译员在出访过程中，接触面较广，且常常遇到自己事前准备不到的细节内容，想象不到的各种外语说法。这种双方都出翻译的做法，不失为一种行之有效的办法。日程表。日程表的制作和翻译应注意几个问题：1.行距空隙拉宽一些，供补充和临时变动。2.明白易懂、一目了然。如出访美国，在纽约要拜访参观solomon brothers，若按外文日程原文只译为所罗门兄弟，一般人通常不知道那是何方神圣，有些代表团成员可能会找译员问个究竟。因此，翻译不能图省事照字面译，到头来反而不省事，要问清楚背景，翻译为通俗易懂的所罗门兄弟证券公司，别人一看就明白是一家从事证券业务的机构。旅游胜地名字也是如此，如美国佛罗里达州奥兰多市，有一个景点叫ep cot center，若照字面译为爱普科特中心，别人就不懂是什么东西。实际上这是新迪斯尼主题乐园，也可译作爱普科特高科技主题乐园。该乐园有八个主题的高科技成就展览馆，12个国家微缩景点，寓科普教育于娱乐之中。3.重要的活动标明出发集中时间。人数多的团组，少数人总会比较拖拉，耽搁全团时间。如果定9点从酒店出发，可打印为8:50时在酒店大堂集中。4.只要可能，注明住地的地址、外方接待人员的地址、电话。万一有团员走散掉队或者分散活动，可以按图索骥，返回住地。这种情况经常出现。翻译难点处理。出国考察翻译的接触面通常比译员想象的要广。尤其是第一次出访，无论准备怎么充分，或多或少总会碰到自己听不懂、译不好的内容。无关紧要的词语可以结合上下语境猜测，实在不懂也只好放过去；但对于重点词语，则要设法弄明白确切意思。如果对方有懂中文的人，外译汉时可向他们请教，再就是请教我方懂外语的行家或专家。笔者1987年跟随一个地方政府团赴美国底特律，考察汽车工业。会谈时美方经理介绍他们的汽车，提到mock-up(样车)、torsion(钮矩)、styling(外观)等等。笔者当时还不懂，即请教我方代表团的专家。现场无人可请教怎样办？可以请讲话人稍作解释。笔者曾经碰到外方说的credit rating(信用评级)，tooling(模具)，urban zoning(城市功能区划)，attorney department(司法厅)，还有我方团长说的技术滚动开发(progressive upgrading of technology)等等词语，当时似懂非懂，也没人请教，且都涉及重点意思，笔者请讲者先作解释才翻译，让听者准确地理解、作出应有的反应。

二、参事员随团翻译往往还是一个参谋，提供有关出访国及某些考察对象的背景情况，提醒团员注意事项。出访国的概况，一般的可以从世界知识出版社每年出版的《世界知识年鉴》一书中查阅、复印，也可以上网查找。出访前注意事项。译员可以把出访国的天气情况告诉出访团组成员，如有经验，可以就所需携带的衣服提出一般性的建议。考虑到入乡随俗，尊重当地风俗习惯，尊重主人，应该了解并提醒注意事项。如该国是否有收小费的习惯等等。在美国的机场和旅馆，行李搬运习惯上要付小费，通常是一美元一件；下榻高级酒店，如超过两天，习惯上一般第二天在自己的住房床头柜上放一美元小费给清洁工，当然，不放也没大问题；餐馆通常把10%的小账打进帐单，一般不必另付小费。在新加坡，公共场所均禁止吸烟，禁止带口香糖入境，对政府官员不宜送贵重礼品。澳大利亚、新西兰等国家对生物制品和植物类入境特别敏感。在泰国，议论王室是非、在佛像文物前拍照、摸小孩子的头等等是犯国忌的。提醒吸烟者尤其要注意吸烟的场合，必要时应在现场作善意的提醒；参加正式活动，如迟到，不管由于何种原因，礼节上应该表示歉意；西式宴会中，骨头鱼刺肉渣之类通常放在菜盘子边上，而不是吐在干净的台布上；公共场所大声说话，文艺演出中讲话，直接询问对方的收入等等，会被看作是失礼之举。出访中留意。参加比较正式的活动以前，译员有必要问一下当地陪同或接待单位，在着装等方面是否有什么要求，事前提醒团长和各位团员。参加某些活动，如签字仪式、颁奖仪式、开幕式等，译员有必要事先搞清楚活动的程序步骤。例如是否要求我方团长讲话，发言的程序，发言的时间长度，以及哪一步要干什么，对方出席的主要人物等等。这些情况都应事前告诉团长，让团长做到心中有数，而不是临场被动摆布，甚至不知所措。必要时，译员在活动过程中加以引导。译员有时还需要掌握活动时间，提醒团长，以便按时结束，赶赴下一场活动。作为客人，参加宴会在结束时，应提醒我方团长主动谢辞告退，主人通常不好意思主动提出送客。点西餐。有的出访团员不熟悉西餐特点，点菜时按中餐习惯点好几样主食，结果上来几大盘，根本就吃不下，剩下一堆，令人尴尬。西餐主食通常只有一道，份量较大，最普通的往往从牛、鸡、鱼肉三大类中选一种，有些地方会有地方风味菜式。翻译可以提醒团员，如自点西餐，主食只需点一样即可。

三、协调员出访前做访问活动安排的时候，如需要随团译员同外方的接待单位联络，可以向对方提出我方的要求和希望，同时也要注意尊重对方的合理安排。有时候会出现这么一种情形：不同的机构或者熟人朋友、知名人士、我驻外使领馆、外国驻华使领馆等等，各方面的有关人士和机构都提出要安排该团同他们见面，或请客，或安排参观考察。遇到这种情况，有必要先向团长汇报和请示，并同有关主管部门协调。团长作出决定以后，如接受别人建议安排活动，应该及时告知外方接待单位，明确我方要求，由接待单位一个口统筹协调。二是告诉建议方直接同本团的接待主人取得联系，让他们同接待单位协调具体细节。团员有些对外交往做法、礼节有不妥之处，译员有必要及时善意地加以提醒。

四、管理员随团翻译不但要做翻译、当参谋、搞协调，还要兼顾旅行事务，为代表团做好服务工作。因此，译员往往还是一个行程事务管理员。团组名单。可以印上团员的照片（或不用照片）、中外文姓名、职务、单位、联系电话、传真或电子邮箱，方便对方辩认和联系。个人资料卡。这种卡片可以方便译员和陪同人员填写全团的入境卡、报关单、酒店入住登记表等等。这类琐事通常要随团译员或陪同代劳。为方便起见，省得每次收缴护照逐本翻查，出访前可以制作一小张《个人资料卡》。卡的一面打上每位团员的中外文名字、护照号码、出生年月日、发照日期、有效期、每一国的签证号及发签证日期。卡片的背面印上重要的联系人电话号码，然后用复印机把打好的资料缩印成约两个名片般的大小，再拿去照片冲印点过塑，即可随身携带。一卡在手，资料全有。实践证明，这种资料卡非常实用、方便快捷。入出境必备。需要签证的国家，取得签证后，要查看签证有效期、入境有效期、是否标有逗留期限等等。笔者有一次申办因公访问马来西亚七天的签证，但马驻华使馆实际上却只给了四天的有效期。该国对逾期出境要罚款，故此在代表团抵达后，笔者即告接待单位办理延期签证。除了检查签证，还要留意各国对出入境是否有特殊要求，包括我国的某些规定，以免引起意想不到的麻烦。在我方口岸到某国若途径香港，我边检部门要收缴办证机关开具的出境证明。有的公务团组或个人，就因忘记或不了解此事而误事。到美国和英国等国家公务访问，切记带上访问邀请信。他们的入境口岸移民局在验证时，经常质问中方团组的访问目的，要求出示邀请函。出访某些非洲国家，应了解是否需要黄皮书，即《预防接种证书》。有的需要预防霍乱和黄热病两种接种证书。行李标志。为了方便在机场快速辨认和提取托运行李，方便住地分发行李，可以在出发前，每件行李贴上一小张写有中外文姓名的不粘胶纸，再系上一条二十来公分长的单色彩带，作为本团组的行李标志。接头地点。随团译员如果要负责旅行事务的联络和协调工作，每一站出发以前，都必须落实交通工具，若乘飞机，事前务必确认机座；同时要搞清楚下一站的目的地地点和联系人电话，告知代表团抵达的航班号、机场名字，若乘车则明确目的地位置。如乘飞机，要留意抵达机场的名字，机票上通常都有标注。这一点稍不小心就容易弄错。有些国家的大都市往往有两个以上的机场，如英国伦敦就有两个大型国际机场，一个叫希思罗（heathrow），另一个是加特维克（gatwick）。有一次笔者随团访问美国，事前只通知接待单位抵达纽约的日期和航班号，忘了告知目的地机场名字，结果代表团飞抵纽约的肯尼迪机场（kennedy airport），而接待人却跑到另一个叫拉瓜迪亚的机场（la guardia airport）迎候。入住登记。最好事前传一份团员资料给接待联系人，商请他们事先帮忙办理团体入住登记（group check-in），身份较高的团组事先办好贵客快捷入住登记（vip check-in）。如果事前办不到，译员在抵达住地时，赶紧先办好团长的入住手续。住房表。人手有一份住房表，可以方便大家相互联系。笔者通常在出国前制作一张空白表，入住登记时，填上各人的房号、房间电话号码，并即刻在登记处复印，然后派发给各位团员。若来不及当面派发，就当面给一份团长，其余的往团员住房门缝里每人塞一份。住房表参考：住房表 旧金山sheraton hotel 纽约four season hotel房号电话房号电话张三 7628+1630 李四 7638+1629 出发前提醒。每一次返回住地，或者需要再次集中出发活动以前，随团翻译有必要确认是否按日程表时间出发，把下一次出发时间和着装要求等在全团下车或解散以前，向大家宣布一下。集中时间宜比出发时间提前五分钟。重要的活动，出发前十分钟笔者有时会逐个房间打电话提醒：快到点出发了。常常有的人健忘，有的人没睡醒（包括傍晚前紧张活动后的小休），还有的人动作总是较慢，要特别关照。对于早上叫醒时间，译员可视需要统一告诉酒店总机设定。收费电视问题。许多国家的酒店都提供收费电视(paidtv)服务。这种服务经常产生三个问题：一是给自费团组增加额外支出；二是经常出现按错键钮情况，白白支付一大笔冤枉钱；三是节目内容不妥，但有的团员出于新鲜好奇，一直看到凌晨，结果第二天无精打彩，参加各种活动要不打瞌睡，要不提不起任何兴致。对此，译员可以同酒店总台打招呼，事先取消给本团各间客房的收费电视服务。礼品管理。根据经验，送外方的礼品能包装的，都在出国前包装好。对方送的大件礼品，可以商请对方邮寄给我方单位。提取行李。在机场提取托运行李以及在酒店出行李的时候，按经验随团译员或负责行李托运的人，要点清总件数，避免遗漏。在酒店让行李员收行李，如通知放在门外，有的团员怕丢失行李，没按要求放出来，但本人却离开了房间，结果行李就遗漏在房间里，而全团已出发前往外地。

五、安全员因公出访还涉及财物安全、人身安全和保密安全，要有安全观念、防范意识和防备方法，做到乘兴而去，平安而归。财物安全。代表团的机票和护照，经常会让随团翻译集中保管，统一办手续。从安全角度看，护照还是让个人自己保管为好，需要集中的时候再向各人收取。这样做是有点费事，但万一丢失了，也只是一个人的损失。否则，就象把全部鸡蛋放在一个篮子里，一旦打了全都没了，全团都麻烦。若要求随团翻译携带现金，如数量较多，可采取两种办法：一是分由俩人携带。若必须一人携带，不宜全部放在一个手提箱内，更不能放在拖运行李中，抵达酒店后可放进客房或总台的保险箱内。二是出访前购取旅行支票，或者开一张临时外汇信用卡，另携带少量现金。携带支票者，把支票号码列一清单单独放在安全的地方，用过的支票，就在清单上勾注一下该号码，万一丢失，只需把未用支票号码速告发支票的银行，办理挂失止付即可。在一些国家和地区，尤其是西欧的一些国家和俄罗斯，要提醒团员注意，在机场中转、外出参观、照相、购物等场所，尤其要小心自己的证件、钱包和手提包。国际窃贼的偷窃手段可以说是无奇不有，许多被盗者事后提起，都感慨不已。出访快结束的那一两天，不少人觉得很疲劳，紧张的旅程就要结束了，人也放松了，有的人往往在此时麻痹大意，丢三落四。人身安全。出访期间，遇到治安复杂之地，不宜受好奇心驱使，出外单独活动。过马路应务必按规定通道或指示行走，不宜图方便抄近路，见视线以内没有车来，就抱着侥幸的心理自行其道。笔者有一次在美国没按规矩过马路，而且是在拐弯处，树林遮挡着弯道的另一方，结果领教了一回给突然飞驶而至的轿车吓一大跳的感觉。游览名胜也要注意安全，以免乐极生悲。在风景名胜区拍照，也需要多长一个心眼，留意脚下，附近周围是否有什么不安全的隐患。笔者1994年3月份随一个考察团访问加拿大，该团在多伦多去游览著名的尼亚加拉大瀑布。当时寒风刺骨，冰雪消融，栏杆、地下，到处都滑极了。有的团员兴致勃勃，坐在布满滑冰的栏杆上留影拍照，而后面就是万丈深渊，当时幸亏相互提醒，避免了后滚翻。住地房间遇到有人敲门，应先问清楚来人再开门。保密安全。需保密的资料原则上都不应携带出国，确实需要携带，应随身保管，不单独携带外出活动。在必要时，可以视情况暂时存放在我方驻外机构。严格来说，锁在酒店的保险箱并不保险。打电话要留意，不谈及内部的事情。打电话泄密，往往自己都不清楚。如代表团内部会议涉及较敏感的问题，开会地点不应选在酒店的会议室或客房内。随团翻译人员经常是五大员一肩挑。要做好这五大员，除了工作能力和工作方法外，译员尤其要有高度的责任心，热情服务和任劳任怨的精神，机敏沉着、灵活应变的工作作风；既要有主见，又服从领导；既能高效办事，又懂抓紧休息。以上杂谈，谨供同行新手参考。

第二篇：汕头大学因公出访审批程序

汕头大学因公出访审批程序

根据有关规定，汕头大学教职工申请因公出国或赴港澳台地区，参加国际会议、合作科研、进修、考察、培训，主要审批程序如下，此程序不适用持外国护照、取得外国居留权人士以及港澳台籍人士因公出访。

学生出访须在校内审批，根据出访性质,提供相应材料复印件，在国际交流合作处出国管理科备案，批准后，自行办理因私证照。赴台湾省例外，须报上级审批。

一、参加国际会议

1、填写《汕头大学因公出访人员申报表》(以下简称《申报表》)及《保密审查

表》（可在http://icd.stu.edu.cn/command.aspx下载）。填《预算表》（可链接http://notes.stu.edu.cn/Office/Notice.nsf/0/4825711000353E9048257624000D5D63）。报请所在院处、科研处负责人签署意见。

2、持《申报表》及有效邀请函、论文摘要、会议背景资料的中英文复印件、身

份证原件及其复印件等材料到国际交流合作处出国管理科（行西412室）办

理出国(境)手续。

3、由国际交流合作处汇总，报主管校领导签批同意后，组织统战部组织工作科

负责办理政审手续。出国管理科办理上报审批、护照/通行证签证手续，并

安排行前事宜。

4、出国手续办理一般需要两个月时间，港澳地区一个月时间，台湾省三至四个

月时间（具体程序单列）。副厅级以上人员出访，审批时间还需增加十个工

作日。如遇寒暑假或较长假日，还需增加半个月时间。

二、出国(境)合作科研、进修、留学

1、填写《申报表》，报所在院/处、科研处、人事处同意。涉及工资人事关系的由人事处报主管校领导审批。

2、学校通过后，国际交流合作处出国管理科负责办理上报审批、护照/通行证

签证等手续。出访人需向出国管理科提供邀请函及中译文、经费证明资料、协议书、身份证及其复印件、照片等资料。

3、组织统战部组织工作科负责办理政审手续。

4、根据上级有关规定，出国六个月以上者（含赴香港一个月，澳门20天以上

者），需由户口所在地公安机关审批，并持因私证照自行办理签证（注）手

续。校内审批同上，申报材料在出国管理科备案。此项适用于赴港澳任职、就读者以及由邀请方提供资助或自费出访，不涉及在学校报销经费者。

三、学校组团考察、交流、访问

1、组团部门需提交申请报告，并根据出访目的初拟团（组）成员名单及出访日

程，由主管外事的校领导提交校长办公会议审议批准。

2、出访团组成员填写《申报表》，经所在院/处负责人签批意见后，连同邀请函

及中译文、身份证原件及复印件、照片等到出国管理科办理出国（境）手续。

3、组织宣传统战部组织工作科负责办理政审手续，出国管理科负责办理上报审

批、护照/通行证签证（注）手续，并安排行前事宜。

4、出国考察、交流、访问手续一般需要一个半月时间，港澳地区需半个月。赴

台湾省则需三个月时间。有厅级领导参加的团组，立项批准后还应报省委组

织部政审，时间需相应增加十个工作日。如遇有寒暑假或较长假日还需增加

一些时间。

四、短期出访考察、交流、访问、技术培训

1、出访人填写《申报表》，报所在院/处、科研处（使用科研经费的）审核后，连同邀请函及中译文、身份证原件及复印件、照片等到出国管理科办理出国

（境）手续。

2、技术培训需提前三个月以上申报。

3、组织统战部组织工作科负责办理政审手续，出国管理科办理上报审批、护照

/通行证签证（注）手续，并安排行前事宜。

五、参加由外单位组团出访考察、访问

（一）广东省以外单位组团的出访

1、出访人需填写《申报表》，报所在院/处签署意见后，到科研处（使用科研经

费的）、出国管理科办理学校审批手续。

2、出访人需提供组团单位转来的、由上级审批部门批准的《出国任务通知书》、及本人身份证复印件、照片等资料。

3、出国管理科办理上报审批手续，经上级审批部门批准获取《出国任务确认件》

后，出国管理科为其办理护照手续。签证工作一般由出访人委托组团单位统一办理。

（二）参加广东省、汕头市有关单位的组团出访

1、出访人需填写《申报表》，报所在院/处签署意见后，到科研处（使用科研经

费的）、出国管理科办理学校审批手续。

2、出访人需提供组团单位转来的、由上级审批部门批准的《预审组团任务意见

函》。

3、出国管理科办理学校给组团单位出据的出访委托函件。

4、出访人持由组团单位转来的《广东省出国（赴港澳）任务批件》或《汕头市

出国（赴港澳）任务批件》到出国管理科、组织统战部组织工作科办理政审

等有关手续。护照和签证工作一般由出访人委托组团单位统一办理。

注：文化艺术、体育培训比赛团组必须有文化部、省文化厅；国家体育总局、省

体育局批文，确认出访期限，出访名单，费用来源等，学校方可上报。

上级文件要求对跨地区、跨部门团组加强管理、监督和检查。外事主管部门对组

织双跨团组实施事先审核制度。坚决制止以考察为名公款出国旅游。严禁各类学会、协会、中心等机构组团，分头办证，集中出访。双跨团组访问一个国家3-4天，最长

不超过6天；访问两个国家不超过10天；三个国家不超过12天。

六、多次往返香港团组

1、向出国管理科提交邀请函及《申报表》（首次办理需要）。

2、出国管理科拟报文，填写相关表格。报秘书科、校领导签批。

3、厅级领导出访签批：校长、书记互签，副职由正职亲笔签字方有效。

4、材料审核：注意初次申办与续办，表格要求不同。

任务批件表6张（其中一张由校长或书记签字）

申办人员情况表（首次申办）

多次往返签注持证情况统计表（首办）

多次往返签注人员出境情况表（续办）

5、其他人员由主管外事副校长签批即可。

七、赴台湾交流(考察、会议)团 组

1、向出国管理科提交邀请函及《申报表》等材料。

2、双跨团组向省台办报立项请示。

3、立项批准后，报政审表一份及入台证复印件一份。三个月

4、本校自行组团，直接申报，所需材料见出国示意图。40个工作日

5、批件下达后，凭出国管理科开出的介绍信等材料，到市公安局办理通行证。

八、赴台合作研究

（一）立项(须提交下列材料)

1、邀请信

2、行程表（研究进展计划，须台湾方面提供）

3、邀请方背景介绍

4、赴台科技合作项目申请表（出国管理科领取），须向省科技厅报批，同意后，学校行文报省台办经济处。

5、保密审查表（国际交流合作处主页表格下载）

6、赴台人员名单表（出国管理科领取，只报省台办用7份，可复印勿盖章）

以上材料一式七份（其中一份为原件），报省台办三份（一份原件二份复印件）。

由省台办审核并送北京国台办及科技部审批。35个工作日

（其余由出国管理科报省科技厅、市台办、市公安局等部门备案）。

（二）立项批准后，报政审表一份及入台证复印件一份。30个工作日

批件下达后，到市公安局出入境办证大厅办理赴台通行证（黄河路88号）。

九、需注意的问题

（一）邀请函：

1、邀请函必须符合上级部门要求，邀请方为外方驻我国或驻香港办事机构发出的无效。防止以当地华人华侨名义出具邀请函。不得通过中介机构联系或出

具邀请函。

2、香港、澳门的邀请函可用中文书写，日本的用日文。其它国家可用本国文字，也可用英文，但要提供中文译文。

3、邀请函必须是邀请方公文纸（应含电话、地址等信息），并由邀请单位的负

责人或法人代表签名。

4、原则上要求提供原件，如因时间关系上报审批时可暂用传真件，但办理签证

时必须用原件（赴美国需在入境时出示）。

（二）身份证：

1、提供原件及复印件。

2、出访人因刚调入我校，但尚未更换身份证的，可提供汕头市的户口薄复印件。

3、如已更换第二代身份证，须提供汕头市的户口薄原件。

4、出访人仍持外市户口的,需在我校工作一年以上（赴港澳地区者半年以上）,同时提供汕头市公安局颁发的有效暂住证原件及与我校签定的聘书、合同的复印件。

（三）照片:

必须提供合格的照片：小二寸、正面、免冠、素背景（浅兰色或白色）、服装整

齐有领的软光纸，半年内彩色近照。人头像过大或过小、歪头侧面的艺术照，人头模

糊、怪发型、围围巾或多年旧照片，翻拍照片等，均不得使用。半身证件照尺寸： 48

毫米33毫米，头部宽度：21—24毫米, 头部长度：28—33毫米。

照片背面用铅笔（不能用钢笔或圆珠笔）写上出访人姓名。赴泰国照片不能戴眼

镜，美国等个别国家也有特殊要求。申办时，外事工作人员会具体指导。

国际交流合作处

2009-10-13 修订

2010年3月29日更新

2010年4月12日补充

第三篇：因公出访人员审查保证书

因公出访人员审查保证书

经本人申请，学院同意我因公赴加，停留时间为月日至月日，共天。如申报材料与事实不符，或在境外执行公务期间违纪，本人愿承担由此引起的有关责任。

保证人签名：

日期：

所在单位负责人签名：

日期：

第四篇：随团翻译因公出访要做好

随团翻译因公出访要做好“五大员”

怎样做好因公出访“五大员”（广外大副校长 方凡泉）

翻译人员随同代表团公务出访国外，并非仅仅做翻译那么简单。他们不仅出访前要协助办理全团的报批和证件，协调落实出访行程和内容，办理外汇和礼品，做好翻译的事前准备工作，而且在出访过程中，得按需要随时跟中外双方沟通，当好翻译员；提醒注意事项，当好参谋；安排妥当旅行事务，当好领队；主动与外方协调，当好联络员。总之，随团译员要照顾到方方面面的事情，一身兼做翻译员、参事员、协调员、管理员和安全员。如出访搞展览，译员往往还得要兼报关员。

一、翻译员

准备工作。如果是专业考察，随团译员有必要在出国以前了解和熟悉所考察的行业知识、专业常识、政策方针、存在问题以及相应的外文术语。如考察某国的“分税制”（tax sharing scheme），首先需要熟悉己方目前的体制，关心的问题，并查找相应的外文提法。自己若不熟悉考察对象和行业背景，出访前需要找到考察对象有关税制的参考资料，了解背景，熟悉外方的某些专业提法。如“消费税”，有些国家只用“excise”一个词。如果出国前拿不到对方的资料，设法在会谈以前一两天拿到手。自己比较陌生的专业、行业，事前如不作认真准备，临场翻译往往很被动，容易说外行话，或者模棱两可，甚至令人不知所云。

如果考察对象在我方没有常设机构，出国前向对方索取最新的介绍资料往往很不方便, 可以通过电子邮箱或别的途径索取，或者上网查找。

另外一种办法，是事前请对方尽可能安排译员，负责外方讲话的翻译，各方的讲话有各方的翻译负责。由于各自都熟悉己方的情况，译员都可以得心应手，既减轻了负担，又较好地保证交流的效果。实践经验表明，外事部门的译员在出访过程中，接触面较广，且常常遇到自己事前准备不到的细节内容，想象不到的各种外语说法。这种双方都出翻译的做法，不失为一种行之有效的办法。

日程表。日程表的制作和翻译应注意几个问题： 1.行距空隙拉宽一些，供补充和临时变动。

2.明白易懂、一目了然。如出访美国，在纽约要拜访参观“Solomon Brothers”，若按外文日程原文只译为“所罗门兄弟”，一般人通常不知道那是何方神圣，有些代表团成员可能会找译员问个究竟。因此，翻译不能图省事照字面译，到头来反而不省事，要问清楚背景，翻译为通俗易懂的“所罗门兄弟证券公司”，别人一看就明白是一家从事证券业务的机构。

旅游胜地名字也是如此，如美国佛罗里达州奥兰多市，有一个景点叫Ep Cot Center，若照字面译为“爱普科特中心”，别人就不懂是什么东西。实际上这是新迪斯尼主题乐园，也可译作“爱普科特高科技主题乐园”。该乐园有八个主题的高科技成就展览馆，12个国家微缩景点，寓科普教育于娱乐之中。

3.重要的活动标明出发集中时间。人数多的团组，少数人总会比较拖拉，耽搁全团时间。如果定9点从酒店出发，可打印为8:50时在酒店大堂集中。4.只要可能，注明住地的地址、外方接待人员的地址、电话。万一有团员走散掉队或者分散活动，可以按图索骥，返回住地。这种情况经常出现。

翻译难点处理。出国考察翻译的接触面通常比译员想象的要广。尤其是第一次出访，无论准备怎么充分，或多或少总会碰到自己听不懂、译不好的内容。无关紧要的词语可以结合上下语境猜测，实在不懂也只好放过去；但对于重点词语，则要设法弄明白确切意思。

如果对方有懂中文的人，外译汉时可向他们请教，再就是请教我方懂外语的行家或专家。笔者1987年跟随一个地方政府团赴美国底特律，考察汽车工业。会谈时美方经理介绍他们的汽车，提到mock-up(样车)、torsion(钮矩)、styling(外观)等等。笔者当时还不懂，即请教我方代表团的专家。

现场无人可请教怎样办？可以请讲话人稍作解释。笔者曾经碰到外方说的credit rating(信用评级)，tooling(模具)，urban zoning(城市功能区划)，Attorney Department(司法厅)，还有我方团长说的“技术滚动开发”(progressive upgrading of technology)等等词语，当时似懂非懂，也没人请教，且都涉及重点意思，笔者请讲者先作解释才翻译，让听者准确地理解、作出应有的反应。

二、参事员

随团翻译往往还是一个参谋，提供有关出访国及某些考察对象的背景情况，提醒团员注意事项。

出访国的概况，一般的可以从世界知识出版社每年出版的《世界知识年鉴》一书中查阅、复印，也可以上网查找。

出访前注意事项。译员可以把出访国的天气情况告诉出访团组成员，如有经验，可以就所需携带的衣服提出一般性的建议。考虑到入乡随俗，尊重当地风俗习惯，尊重主人，应该了解并提醒注意事项。如该国是否有收小费的习惯等等。在美国的机场和旅馆，行李搬运习惯上要付小费，通常是一美元一件；下榻高级酒店，如超过两天，习惯上一般第二天在自己的住房床头柜上放一美元小费给清洁工，当然，不放也没大问题；餐馆通常把10%的小账打进帐单，一般不必另付小费。

在新加坡，公共场所均禁止吸烟，禁止带口香糖入境，对政府官员不宜送贵重礼品。

澳大利亚、新西兰等国家对生物制品和植物类入境特别敏感。

在泰国，议论王室是非、在佛像文物前拍照、摸小孩子的头等等是犯国忌的。

提醒吸烟者尤其要注意吸烟的场合，必要时应在现场作善意的提醒；参加正式活动，如迟到，不管由于何种原因，礼节上应该表示歉意；西式宴会中，骨头鱼刺肉渣之类通常放在菜盘子边上，而不是吐在干净的台布上；公共场所大声说话，文艺演出中讲话，直接询问对方的收入等等，会被看作是失礼之举。

出访中留意。参加比较正式的活动以前，译员有必要问一下当地陪同或接待单位，在着装等方面是否有什么要求，事前提醒团长和各位团员。

参加某些活动，如签字仪式、颁奖仪式、开幕式等，译员有必要事先搞清楚活动的程序步骤。例如是否要求我方团长讲话，发言的程序，发言的时间长度，以及哪一步要干什么，对方出席的主要人物等等。这些情况都应事前告诉团长，让团长做到心中有数，而不是临场被动摆布，甚至不知所措。必要时，译员在活动过程中加以引导。译员有时还需要掌握活动时间，提醒团长，以便按时结束，赶赴下一场活动。作为客人，参加宴会在结束时，应提醒我方团长主动谢辞告退，主人通常不好意思主动提出送客。

点西餐。有的出访团员不熟悉西餐特点，点菜时按中餐习。惯点好几样主食，结果上来几大盘，根本就吃不下，剩下一堆，令人尴尬。西餐主食通常只有一道，份量较大，最普通的往往从牛、鸡、鱼肉三大类中选一种，有些地方会有地方风味菜式。翻译可以提醒团员，如自点西餐，主食只需点一样即可。

四、管理员

随团翻译不但要做翻译、当参谋、搞协调，还要兼顾旅行事务，为代表团做好服务工作。因此，译员往往还是一个行程事务管理员。

团组名单。可以印上团员的照片（或不用照片）、中外文姓名、职务、单位、联系电话、传真或电子邮箱，方便对方辩认和联系。

个人资料卡。这种卡片可以方便译员和陪同人员填写全团的入境卡、报关单、酒店入住登记表等等。这类琐事通常要随团译员或陪同代劳。为方便起见，省得每次收缴护照逐本翻查，出访前可以制作一小张《个人资料卡》。卡的一面打上每位团员的中外文名字、护照号码、出生年月日、发照日期、有效期、每一国的签证号及发签证日期。卡片的背面印上重要的联系人电话号码，然后用复印机把打好的资料缩印成约两个名片般的大小，再拿去照片冲印点过塑，即可随身携带。一卡在手，资料全有。实践证明，这种资料卡非常实用、方便快捷。

入出境必备。需要签证的国家，取得签证后，要查看签证有效期、入境有效期、是否标有逗留期限等等。笔者有一次申办因公访问马来西亚七天的签证，但马驻华使馆实际上却只给了四天的有效期。该国对逾期出境要罚款，故此在代表团抵达后，笔者即告接待单位办理延期签证。

除了检查签证，还要留意各国对出入境是否有特殊要求，包括我国的某些规定，以免引起意想不到的麻烦。在我方口岸到某国若途径香港，我边检部门要收缴办证机关开具的“出境证明”。有的公务团组或个人，就因忘记或不了解此事而误事。

到美国和英国等国家公务访问，切记带上访问邀请信。他们的入境口岸移民局在验证时，经常质问中方团组的访问目的，要求出示邀请函。

出访某些非洲国家，应了解是否需要黄皮书，即《预防接种证书》。有的需要预防霍乱和黄热病两种接种证书。

行李标志。为了方便在机场快速辨认和提取托运行李，方便住地分发行李，可以在出发前，每件行李贴上一小张写有中外文姓名的不粘胶纸，再系上一条二十来公分长的单色彩带，作为本团组的行李标志。

接头地点。随团译员如果要负责旅行事务的联络和协调工作，每一站出发以前，都必须落实交通工具，若乘飞机，事前务必确认机座；同时要搞清楚下一站的目的地地点和联系人电话，告知代表团抵达的航班号、机场名字，若乘车则明确目的地位置。

如乘飞机，要留意抵达机场的名字，机票上通常都有标注。这一点稍不小心就容易弄错。有些国家的大都市往往有两个以上的机场，如英国伦敦就有两个大型国际机场，一个叫希思罗（Heathrow），另一个是加特维克（Gatwick）。有一次笔者随团访问美国，事前只通知接待单位抵达纽约的日期和航班号，忘了告知目的地机场名字，结果代表团飞抵纽约的肯尼迪机场（Kennedy Airport），而接待人却跑到另一个叫拉瓜迪亚的机场（La Guardia Airport）迎候。

入住登记。最好事前传一份团员资料给接待联系人，商请他们事先帮忙办理团体入住登记（group check-in），身份较高的团组事先办好“贵客快捷入住登记”（VIP check-in）。如果事前办不到，译员在抵达住地时，赶紧先办好团长的入住手续。

住房表。人手有一份住房表，可以方便大家相互联系。笔者通常在出国前制作一张空白表，入住登记时，填上各人的房号、房间电话号码，并即刻在登记处复印，然后派发给各位团员。若来不及当面派发，就当面给一份团长，其余的往团员住房门缝里每人塞一份。住房表参考：

住房表 旧金山Sheraton Hotel 纽约Four Season Hotel 房号电话 房号电话 张三 762 8+1630 李四 763 8+1629

出发前提醒。每一次返回住地，或者需要再次集中出发活动以前，随团翻译有必要确认是否按日程表时间出发，把下一次出发时间和着装要求等在全团下车或解散以前，向大家宣布一下。集中时间宜比出发时间提前五分钟。重要的活动，出发前十分钟笔者有时会逐个房间打电话提醒：“快到点出发了”。常常有的人健忘，有的人没睡醒（包括傍晚前紧张活动后的小休），还有的人动作总是较慢，要特别关照。对于早上叫醒时间，译员可视需要统一告诉酒店总机设定。

收费电视问题。许多国家的酒店都提供收费电视(Paid TV)服务。这种服务经常产生三个问题：一是给自费团组增加额外支出；二是经常出现按错键钮情况，白白支付一大笔冤枉钱；三是节目内容不妥，但有的团员出于新鲜好奇，一直看到凌晨，结果第二天无精打彩，参加各种活动要不打瞌睡，要不提不起任何兴致。对此，译员可以同酒店总台打招呼，事先取消给本团各间客房的收费电视服务。

礼品管理。根据经验，送外方的礼品能包装的，都在出国前包装好。对方送的大件礼品，可以商请对方邮寄给我方单位。

提取行李。在机场提取托运行李以及在酒店出行李的时候，按经验随团译员或负责行李托运的人，要点清总件数，避免遗漏。在酒店让行李员收行李，如通知放在门外，有的团员怕丢失行李，没按要求放出来，但本人却离开了房间，结果行李就遗漏在房间里，而全团已出发前往外地。

五、安全员

因公出访还涉及财物安全、人身安全和保密安全，要有安全观念、防范意识和防备方法，做到乘兴而去，平安而归。

财物安全。代表团的机票和护照，经常会让随团翻译集中保管，统一办手续。从安全角度看，护照还是让个人自己保管为好，需要集中的时候再向各人收取。这样做是有点费事，但万一丢失了，也只是一个人的损失。否则，就象把全部鸡蛋放在一个篮子里，一旦打了全都没了，全团都麻烦。

若要求随团翻译携带现金，如数量较多，可采取两种办法：一是分由俩人携带。若必须一人携带，不宜全部放在一个手提箱内，更不能放在拖运行李中，抵达酒店后可放进客房或总台的保险箱内。二是出访前购取旅行支票，或者开一张临时外汇信用卡，另携带少量现金。携带支票者，把支票号码列一清单单独放在安全的地方，用过的支票，就在清单上勾注一下该号码，万一丢失，只需把未用支票号码速告发支票的银行，办理挂失止付即可。

在一些国家和地区，尤其是西欧的一些国家和俄罗斯，要提醒团员注意，在机场中转、外出参观、照相、购物等场所，尤其要小心自己的证件、钱包和手提包。国际窃贼的偷窃手段可以说是无奇不有，许多被盗者事后提起，都感慨不已。

出访快结束的那一两天，不少人觉得很疲劳，紧张的旅程就要结束了，人也放松了，有的人往往在此时麻痹大意，丢三落四。

人身安全。出访期间，遇到治安复杂之地，不宜受好奇心驱使，出外单独活动。过马路应务必按规定通道或指示行走，不宜图方便抄近路，见视线以内没有车来，就抱着侥幸的心理自行其道。笔者有一次在美国没按规矩过马路，而且是在拐弯处，树林遮挡着弯道的另一方，结果领教了一回给突然飞驶而至的轿车吓一大跳的感觉。游览名胜也要注意安全，以免乐极生悲。在风景名胜区拍照，也需要多长一个心眼，留意脚下，附近周围是否有什么不安全的隐患。笔者1994年3月份随一个考察团访问加拿大，该团在多伦多去游览著名的尼亚加拉大瀑布。当时寒风刺骨，冰雪消融，栏杆、地下，到处都滑极了。有的团员兴致勃勃，坐在布满滑冰的栏杆上留影拍照，而后面就是万丈深渊，当时幸亏相互提醒，避免了“后滚翻”。

住地房间遇到有人敲门，应先问清楚来人再开门。

保密安全。需保密的资料原则上都不应携带出国，确实需要携带，应随身保管，不单独携带外出活动。在必要时，可以视情况暂时存放在我方驻外机构。严格来说，锁在酒店的保险箱并不保险。

打电话要留意，不谈及内部的事情。打电话泄密，往往自己都不清楚。如代表团内部会议涉及较敏感的问题，开会地点不应选在酒店的会议室或客房内。

随团翻译人员经常是五大员一肩挑。要做好这五大员，除了工作能力和工作方法外，译员尤其要有高度的责任心，热情服务和任劳任怨的精神，机敏沉着、灵活应变的工作作风；既要有主见，又服从领导；既能高效办事，又懂抓紧休息。以上杂谈，谨供同行新手参考。

第五篇：陕西因公出国境出访总结

陕西省因公出国（境）出访总结

报告书写格式及要求

一、书写格式

（一）标题：

关于×××（组团单位及团长姓名）出访××（国家或地区）的总结报告

（二）主送机关：省外办（厅局级团组）或×××厅外事处（厅局级以下团组）

（三）落款：

1、××团，团长签名，联系人及电话

2、年 月 日（大写）

3、盖组团单位公章

（四）字体要求：

1、题目：二号华文中宋字体

2、正文：三号仿宋字体

二、出访总结内容

（一）出访的基本情况：包括邀请方、出访成员信息、访问时间、访问内容等；

（二）出访取得的成果；

（三）出访的启示和建议；

（四）回国后需要跟踪落实及需督办事项；

（五）实际出访日程。

三、出访图片资料的要求

提供出访重要活动的数码照片3张（多提供不限），所摄内容要有业务针对性，图像清晰。

四、时间要求

出访归来20个工作日内，上报书面及电子版报告。邮箱：swbcgc@shaanxi.gov.cn(非涉密电子版发此邮箱）