中医院校档案信息化建设探索

第一篇：中医院校档案信息化建设探索

中医院校档案信息化建设探索

[摘要]随着计算机网络、信息技术的普遍应用，高校档案信息化建设逐渐被提上工作日程，针对集专业及传统文化特色于一身的中医院校而言，档案信息化建设显得更加迫切，必须充分意识到档案信息化建设的重要性，弄清楚目前的建设现状，才能从本质上加快中医院校的档案信息化建设进程。

[关键词]中医院校；档案；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.122

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）10-0-01

中医院校作为一类专业性极强的高等院校，肩负着为祖国培养现代化中医药人才的重任。中医院校档案部门所存档案是对该校各项工作的真实历史记录，是反映学校在日常教学、科研、生产、行政管理等各项活动中所产生的珍贵资料，特别是在中医药特色中国传统文化的继承与发展方面起到了十分重要的作用。近年来，随着信息技术的飞速发展，无纸化办公的进程逐渐加快，随之产生了大量电子类、数字类文件、资料。结合《高等学校档案管理办法》中所提出的“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”的基本要求，中医院校档案部门急需顺应时代潮流，在全国高校建设数字化校园的大背景下进一步加快进行档案信息化建设工作。中医院校档案信息化建设的现状

1.1 思想观念陈旧，对档案信息化建设缺乏了解

中医院校是专业性很强的高等院校，其主要是以传播中医药文化、培养中医药人才为主要任务和目的。往往忽视了档案管理工作如果做好了，也会对中医院校的发展和进步起到推动作用。无论是校领导还是学校各归档部门，往往很简单地认为档案信息化建设就是购置软硬件，将纸质版的档案信息资料变成电子版的资料。但事实上，高校档案信息化建设是指利用现代的信息网络技术来加强高校的档案信息资源的收集、整理、归档、存储、开发、利用等一系列复杂的系统工程，若大家认识不到这点，那么档案信息化建设从一开始就会走向误区。

1.2 缺乏统一的建设标准，没有完善的制度约束

目前国内各大高校大多已经开展了档案信息化建设工作，但都是各自为战，缺乏统一的标准和规范。高校与高校之间缺乏交流与合作，总会造成建设漏洞和弊端，容易造成资源浪费和效率低的问题。对于中医院校来说，其思想观念更加保守，与学校其他部门或兄弟院校一起合作的情况不多，软件系统兼容性不好，容易形成信息孤岛的现象，无法使档案信息资源集中统一管理。此外，相应的制度不完善，档案管理人员工作起来没有制度约束和制度激励，容易造成工作懈怠、热情低等问题，这将直接影响学校档案信息建设进度。

中医院校档案信息化建设的建议

2.1 强化档案信息化建设的重要性意识

首先，通过大力宣传，在校内进一步深化档案信息化工作的重要性。可以通过开展各档案馆藏特色专题档案展览、档案知识竞赛等一系列活动来宣传档案工作的重要性，使大家意识到档案工作的重要性，从而引起关注。其次，开设相关讲座，让大家了解到档案信息化建设不仅是将纸质档案变成电子档案的过程，还包括一系列利用现代信息技术对档案资源数据进行加工、存储、传输、共享的过程。

2.2 制定并完善相应的制度

针对很多高校在档案信息化建设过程中的混乱局面，有必要制定一系列的制度来规范档案信息化建设工作。首先，建立电子档案管理归档、存储、加工、利用、管理制度，确保档案信息资源的安全性和可用性。其次，建立统一的数据格式、标准、传输模式等，确保档案信息资源在传输、存储过程中的完整性。最后，完善档案信息资源管理的标准，与OA对接，使档案信息资源得到集中统一的管理，从而在档案利用上也更加有效率。

2.3 加大资金投入力度

高校档案信息化建设首先离不开软硬件的支持，这是档案信息化建设的基本保障。如建立档案网站、建设档案管理系统、购置数据传输及存储设备等均需要大量资金的投入，同时还要不断更新与维护这些软硬件设备。对于中医院校来讲，传统保守的思维模式使学校档案事业的发展缓慢，因此更需要学校及领导的支持，以确保档案信息化建设顺利进行。

2.4 加强对档案管理人员的业务及信息技术能力的培养

档案信息化建设需要一批具备档案业务知识、网络技术知识、文字图片处理能力、数据处理及存储能力、信息管理知识的专业型、复合型人才。因此，中医院校本身就比其他综合类高校更加保守和传统，需要中医院校档案部门主管领导的大力支持，建立有效的激励机制，一方面要引进高素质档案管理人才，另一方面要支持现有档案管理人员针对自己的弱项进行有针对性的专业技能培训与学习。最终提高中医院校档案管理人员的信息加工与处理能力和应对信息时代应该具备的现代化服务能力。

结语

中医院校档案信息化建设是一项长期、复杂的工程，不是一朝一夕即可完成的，不仅需要档案部门的努力，还需要学校领导的支持和学校各部门的通力配合。在建立“数字校园”的大背景下，只有充分运用档案管理学理论，计算机网络技术、通讯技术、电子文件管理等多种知识，改变观念、拓宽思路、提高认识、勇于实践、建立标准和制度，中医院校的档案信息化建设工作才能取得突飞猛进的发展，祖国的中医药文化事业才能得到进一步传承与发展。

主要参考文献

[1]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报，2009（6）.[2]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）.[3]路长兰.高校档案管理信息化建设问题探究[J].中国管理信息化，2014（2）.

第二篇：高职院校信息化建设探索

高职院校信息化建设的探索

摘要 本文阐述了高职院校信息化建设特点，提出了建立院校级信息化领导机构、确定数据标准、建立门户网站、长远规划校园网络、实时收集信息提高信息利用率、建设课程资源、加强信息化人才队伍建设等的方法和步骤。

关键词 高职院校；信息化建设；校园网络；网络课程资源；数据中心；门户网站；信息化人才队伍

目前高职教育发展迅速，高职院校信息化建设必须要适应高职院校其他各建设的发展形势才能使教育信息化带动教育现代化，发挥其强大的作用。高职院校信息化建设是一项长期的系统工程，涉及到教学、管理、社会服务等诸多方面。

高职院校信息化建设的特点

高职院校比起本科院校来说一般规模较小，信息化建设起步相对较晚，有些高职院校信息化建设还在初步阶段，这对高职院校信息化建设带来了长远规划与建设的有利一面，同时高职院校普遍存在着建设资金不足的困境，短时间内多数高职院校的资金投入不会达到充足的水平。但是，增长与发展是两个概念，“发展不是人们拥有多少东西，而是使用自己拥有的东西能发挥到何种程度。”[1]也就是把现有的东西的功能发挥到尽致就是发展，高职院校在现有的信息化硬件条件下充分发挥其功能，也可以大有作为的。高职院校学生的学习类型倾向于形象化学习的类型，这一点对实际操作和演示的需求比其他类型的高校大的多，这就要求高职院校校园网上要有很多的影像学习资料。现代职业教育体系要求终身学习，高职信息化建设应该给毕业生的终身提供有力支撑。由于高职院校教育信息化建设有以上鲜明特点，根据其特点，本人认为应采取以下措施推进高职院校信息化建设步伐。

一、建立院校级信息化建设领导机构

高等院校教育信息化建设涉及到院校的方方面面，如果没有一个高级别的领导机构，各部门各自用自己用惯的信息系统，不愿意更换信息系统，部门之间形成壁垒，产生一个个信息“孤岛”，信息互通不畅，信息共享困难，作成不应有的浪费。所以，一定要建立院校级教育信息化领导机构，领导和协调涉及院校各方面的有关信息化规划、建设与管理的事务，使信息化建设在院校信息化建设业务部门的具体实施下顺利推进。高等院校信息化建设涉及到工作流程优化，必然会导致责权的重新组合、利益的重新分配，这就意味着革新，这是是信息化革命，既然是革命，“革命不是请客吃饭，不是做文章，不是绘画绣花”[2]，所以要痛下决心，不惜代价执行下去，否则浪费更大，效率更低、开销也会不断增加，越往后越糟糕。因此，院校级信息化领导机构必须要有很强的执行力才能把院校信息化建设顺利推进。

二、建立统一的数据中心

在校级信息化领导机构的推进下，学校要建立统一符合国家、自治区、教育行政部门标准的基础数据库，才能保证数据的统一性、一致性和完整性，这样这个才能应用到学校各部门，可以解决数据“孤岛”的问题。在学校层面上制定数据库规范制度，数据库标准的制定要遵循有国家标准的用国家标准，有省（市、自治区）内标准的用省内标准，没有国家和省（市、自治区）标准的由学校统一制定，数据库数据由相关部门提供，数据资源分级别共享。

三、建立统一门户网站

从校园网上不论是学生、教职工、校友还是社会人员都能够按用户级别得到有关该学校的信息并能互动。比如学生可以在网上注册入学、选课、缴费、成绩查询、看或下载网络课程资源、办离校手续等，教工在网上可以查看人事信息、资产信息、财务信息、图书信息、教务信息等，教工以自己的工作岗位、职务等得到不同权限的操作和查看权。

五、构建健壮的校园网络体系

校园网络物理中心要早规划早确定，做好全校性的弱电规划，避免搬迁带来的浪费和不便。网络物理中心到各楼宇用光纤有足够带宽，楼内应有足够的信息点，校园内阅览室、实验室、食堂、花园等地覆盖校内无线网络信号。负载均衡，构架专门的视频服务器、点播服务器；以解决外网大量下载造成的网络拥堵现象。

六、建立自动实时收集信息的系统

建立教工、学生等用户的行为信息及时自动汇集到数据中心的实时收集系统，提高校园信息化水平，从数据挖掘中提供决策、管理和时空的信息。比如，学生在食堂刷卡消费信息当中了解学生的经济情况，给有关部门提供助学金的依据等。

七、建立丰富的课程资源

高职生的学习类型、思维形式侧重于形象思维，有足够的视频学习资料给高职生的提供比较大的帮助。建设课程资源网站，使学生在校园网很方便的内看到或听到足够的学习资源。

八、加强信息化建设队伍

要使校园网有效的运行，必须要有一支相对稳定，水平稳步提高的校园网管理、运行建设的专业化队伍。要从学习培训、参与学术研讨、职称职务晋级和工资待遇等方面给予足够的方便，使他们安心从事本职工作，逐步提高技术水平，加强服务能力。

结束语，根据高职院校的信息化建设的特点，扬长避短，建立院系级领导信息化建设机构，确定数据标准，建立门户网站，构建健壮的校园网络体系，自动收集实时信息，及时调整工作部署，提高管理水平，建设丰富的课程资源为在校生和继续教育服务，加强信息化建设队伍的建设。这样高职院校信息化建设才能发挥它应有的作用。

参考文献：

[1] 拉塞尔·L·阿克夫，丹尼尔·格林伯格，杨彩霞，译，21世纪学习的革命，P6，中国人民大学出版社出版，2010.11。

[2]《湖南农民运动考察报告》毛泽东选集第一卷P17，人民出版社，1991年6月第二版。

[3]罗冬梅，高职院校信息化建设的现状及对策，教育与职业，2007（27）。

[4]田巍，高职院校信息化建设的分析与探讨，科技资讯，2012（10）。

第三篇：中职院校档案信息化分析

中职院校档案信息化分析

摘 要：社会经济的不断发展下，中职院校也发挥了极为重要的作用。新的形势下，中职院校信息化发展是必然发展趋势，档案信息化的建设是深化职业教育改革的必然需要，还是信息化技术发展的必然要求、文章就中职院校的档案信息化进行分析，对信息化建设过程中出现的种种问题进行探究，最终提出中职院校档案信息化建设的初步构想。

关键词：中职院校；档案；信息化

信息化时代的发展下，中职院校档案载体逐渐发生了变化，除了纸质档案之外，信息载体的档案异彩纷呈，信息化档案迅速增长。为此，信息化档案的发展成为历史的必然。档案信息化的建设中，与中职院校的实际情况有着一定差距，其档案不受重视，档案管理的传统化，档案基础相对薄弱等等，它导致人员素质偏低、档案资金建设不到位，信息化建设水平较低，某种程度上影响了档案信息化建设的发展。中职院校档案信息化是学校发展的必然要求

档案信息化主要从档案室实物保管转向数字化信息的管理形式，它主要侧重于向社会提供服务为重心的转变过程。中职院校中管理形式侧重于向社会提供服务为重心的转变过程，其技术教育历来被西方发达过程重视。中等职业技术教育在国民经济发展和社会主义文化建设中发挥重要作用。与其他学校相比，中职院校最为显著的特点是学校科研管理，它不仅为学生提供学籍档案，为就业进行建档。可以说这些鲜明文本资源的档案是工作的真实记录，是学校发展的真实写照，还是学习发展规划中必不可少的发展依据。总的来说，档案在社会生活各个领域的发展中发挥不可替代的积极性作用。

中职院校中档案信息化的建设是教育改革的发展需求，在当今改革的强劲推行下，职业教育出现了新的办学形式、模式及管理机构，信息资源利用速度快、效率高，其更新频率也加速。档案利用范围在逐渐的扩大下，内容日渐增多。档案的发展不仅需要提供文本档案的发展资料，还需要提供相应地专题服务。网络技术的发展下，电子政务的普及要求档案人员需要适应现代化信息技术的发展要求，用管理档案的形式管理电子文件，并且还需要提供多种形式的专题档案服务。网络技术发展下，电子政务的普及要求档案人员提升现代化技术的发展要求，用管理档案的形式对电子文件进行管理。中职院校档案信息化中出现的问题

（一）档案信息开发、利用方式不适应信息高速发展

档案信息化开发中，由于采用的方式难以适应信息技术发展要求，过去档案管理通常采用的是人工收集整理，一定程度上形成了纸质文本、装订成册，即便是不少中职学校已经配备了计算机，档案文件的目的及资料也已经进入了电子信息管理程序中。可以说，它不仅仅局限在利用计算机对资料进行查找，也不具备系统的完整性。此外，加上档案文件与普通文件不同，有些是不能够随意泄露的。加上档案信息联网受阻因素的影响，导致信息资源共享，并且不能够顺畅进行，长时间以来，使得信息容量急剧膨胀。

（二）专业的档案人员少且业务素质不高

学校档案管理中不少人认档案信息化建设比较简单，人人可以去做，甚至可以突击处理，不需要专业人员负责。为此，档案管理人员身兼数职，不仅缺乏专业技术、专业知识，并且还缺乏相关性的处理技术。为此，档案管理队伍不能够得到有效的保障，并且还是信息化建设中最容易被忽略的群体。而且在学校的发展中难以引起重视，为此造成档案信息管理难以适应学校发展和信息化社会发展的需求。

（三）对档案信息化建设认识到位

基于现如今的发展情况而言，中职档案部门对档案信息化建设而言，不仅重要而且紧迫性，它对应如何有效争取及利用资源开展信息化建设及信息化建设中复杂性、艰巨性及普通性认识不足，职业院校并没有对信息化建设推行全面的、深入地研究和思考，也没有将信息化与自动化学习发展相同步。中职院校档案信息化建设对策

（一）提高档案信息化建设的认识

中职院校档案管理中，档案管理人员需要重视自己从事的工作，意识到档案管理的重要性及重要地位，为此，需要对管理理念进行不断更新，重视档案资源信息发展，发挥档案在教育教学行政管理中的重要性作用。有效地利用信息档案的管理性、系统性及真实性，最终为学校的发展提供较为真实的发展依据。

（二）提高对档案信息化建设人才的培养

中职院校中组组建档案信息化工作机构，积极搭建答案信息化管理网络，极为有效地促进档案信息化工作顺利的开展。另外，档案信息化管理中，积极引进人才，鼓励档案从业人员提高专业学习，加强培训，在必要时引进档案事务所档案专业人员对中职学校信息化管理人才提供服务。

（三）充分开发利用先进的技术方式及手段

中职院校中档案管理已经普遍的是用来计算机技术管理，并且一定程度上实现了档案目录的自动化管理，它为档案信息化建设打下较为坚实的基础。由于档案信息化管理存在保密性，且保真技术不太成熟，存在技术力量较为薄弱的发展情况，具体档案信息化管理仍旧是单机管理，其档案信息化建设相对来说较为滞后，具体的档案利用方式仍旧采用的是手工操作，具体发展仍旧是计算机为主。这一档案网络管理和信息化网络管理及资源共享的要求发展仍然具有相当大的差距。

（四）经费投入不足

当今，国家及政府对重点本科院校及综合性大学投入较多，但是对中职院校而言投入相对较少，由于经费的限制，中职院校在考虑信息化的建设中不得不考虑成本控制，加上对档案信息化管理认识不足，自然对信息化档案建设的投入力度不足。总的来说，经费不足是高校档案信息化建设中存在的最突出问题。结语

中职院校中档案信息化管理优势已经凸显，但是在具体的信息化管理过程中，存在着管理意识较弱、管理人员不足且专业水平较低的发展现象、为此，中职院校在今后信息化的建设中，积极对数字档案资源进行建设，重视档案信息化人才队伍建设，投入足够的人力、物力及财力，最终有效地促进学校各个工作向前发展。

参考文献

[1]吕金苹.中职院校档案信息化研究[D].华中师范大学，2011.[2]唐淑云.广西中等职业学校档案工作的现状、问题及对策研究[D].广西民族大学，2014.[3]刘向红.中职院校教师信息化教学能力结构分析与提升实践研究[D].华中师范大学，2015.作者简介

王伟力（1982-），男（汉族），山东烟台莱阳人，硕士研究生，主要研究方向：档案管理。

第四篇：高职院校信息化机构建设探索与实践

高职院校信息化机构建设探索与实践

陈 航

(云南司法警官职业学院 云南·昆明650211)

摘 要：近年来，我国高职院校信息化建设得到长足发展，但信息化机构建设相对滞后，本文就信息化发展的要求，对高职院校信息化机构的合理设置和相关职能，作了一些探索研究，提出了建设建议和实践措施，以此推动高职院校信息化建设，促进高职教育的发展

关键词：高职院校;信息化建设；机构设置；建议和措施

The exploration and practice of the information institute construction at vocational colleges

CHEN Hang（Yunnan Vocational College of Judicial Police, Kunming, Yunnan 650211）Abstract: These years, informatization construction in our country has made significant advance, but the construction of the information institute is relatively backward.For the requirements of the informatization construction, this thesis has made some exploration and research about the reasonable setting and relative responsibility of the information institute at vocational colleges.According to these, this thesis has putted forward some construction suggestions and practices for pushing forward the informatization construction at vocational colleges and promoting the developments of the higher vocational education.Key words: vocational college;informatization construction;institution setting;suggestions and measures

信息化是高职院校深化教学改革、培养新型人才的需要；信息化是高职院校提高管理水平的需要；信息化是高职院校实现教育的社会服务职能的需要。同时，高校信息化是高等教育现代化的组成部分，高职院校必须加快构筑与现代化教育相适应的信息化体系, 确保教学、管理和科研三大功能的有效发挥, 这是高职院校改革发展的一项紧迫任务和必然选择。

近几年来，我国各类高职院校信息化建设突飞猛进、工作成绩显著, 在基础设施建设、信息系统建设和资源库开发与整合方面都有了长足的进步。以教育信息化为手段、全面推进教育现代化的战略举措正在被各个高职院校重视及实施。然而，由于信息化机构设置存在的问题，也给高职院校的信息化建设发展带来了很大的阻碍。

一、我国高职院校信息化机构设置现状及问题分析

当前我国高职院校的信息化机构设置是学习模仿我国本科院校传统的信息化机构体系建立的，一般来说，负责院校整体信息化建设和管理的部门是诸如信息中心、网络中心或教育技术中心这类的学校下设业务部门，就工作职责来说，业务部门主要负责院校信息化硬件建设、软件建设以及校园信息应用支持和维护，即依据院校信息化规划和工作安排进行技术实施。就更高层次的立足院校实际，结合当前信息技术发展趋势，对学校信息化建设进行整体规划，安排实施计划等这些具有学校战略性的工作，业务部门做起来则力不从心，即使勉强为之也很难达到要求，分析原因，一是业务部门的工作职权和统筹能力决定其无法达到总揽院校信息化建设全局的高度；二是业务部门负责院校信息化建设实施、日常的校园信息环境维护和管理工作，高强度的工作任务和高难度的技术要求也使得业务部门没有过多精力来全盘思考及研究学院信息化建设的战略性问题。近几年来，许多高职院校成立了信息化建设领导小组，由校领导兼任组长提高权威性，领导小组统一管理院校的信息化建设。这当然是信息化建设的有效保障机制，但由于职责不明确、人员构成不科学、定位不准确等原因，造成领导小组仅仅起到信息化建设中辅助协调相关部门工作关系的作用，而更重要的把握信息化战略方向、指导和决策信息化建设的职能却没有发挥，院校信息化建设整体战备规划和建设方案往往还是交由相关业务部门来完成，依据这种缺乏科学论证及评审的规划方案建设校园信息化存在着极大风险，甚至造成信息化建设的重大损失。

目前高职院校普遍设置的信息化机构及职能定位，其职责主要是根据院校办学的需求提供具体的信息技术及教育技术辅助，完成校园信息环境的常规管理和应用支持。还无法实现利用信息技术全面促进高职院校教育教学发展的本质要求。现行的信息化机构设置和职能定位，不仅制约了高职院校信息化的建设水平，也严重的制约着校园信息化应用的深度和广度，信息资源和技术的潜能无法真正发挥，校园信息化难以成为促进高职院校发展的强大动力。

二.科学设置高职院校信息化机构

借鉴北京大学、清华大学、中国人民大学等我国著名高校的成功经验，笔者又实地考察了浙江警官职业学院、昆明高等专科学校等多所高职及高专院校的信息化机构设置及相关职责，结合高职院校的普遍性特点，认为：高职院校要设置适合自身信息化建设发展需要的机构，必须考虑以下因素。

1、建立高职院校信息化机构的理念基础。信息化机构不仅仅是对网络设备、计算机设备软硬件的管理和应用支持，更在于科学规划并指导规范的信息化建设，在信息技术高速发展的今天，建立新的信息化观念以及管理的新思路，科学组合信息技术并充分应用于院校的教学、科研和管理，同时对信息资源及其有效利用进行充分发掘，探索与信息化发展相适应的管理体制，重新优化管理流程，全面拓展信息应用领域，提高信息管理决策水平，充分应用信息技术增强高职院校的核心竞争力。

2、科学定位高职院校信息机构及其职能。

在校园信息化环境下，信息技术得以普遍的应用，从而巨大的促进高职院校传统的教育教学改革和管理模式创新，建立起以网络为构架，以信息资源库为基础，以学生为中心，以共享和即时学习为理念的信息化教育模式，极大地扩大了高职院校的教育职能和教育时空范围。在这样的大环境下，高职院校信息化机构必须适应变化，在掌握着巨大信息资源和新的教学手段（教育技术应用）的条件下，定位于全面建立校园信息化工作理念，充分统筹应用信息资源，优化管理流程，实现高职院校教学、科研和管理等各个方面全面信息化。因此，高职院校信息化机构的设置，首先要明确信息化机构在院校运作决策体系中的地位,同时在设置权限方面要有更加科学的定位，要把校园信息化纳入院校办学理念，使信息化全面应用于院校的教学、科研和管理之中。

3、我国高校信息化建设引入CIO体制

信息化建设需要学校高层领导的介入,需要科学的管理机构。校级领导直接参与高校的领导决策, 全面负责高校信息化推进的规划和实施, 是高校进行信息化建设的制度化保证。美国的高校在信息化建设及应用方面起步较早，在信息化机构建设、管理职能建设方面取得了很好的成效，一个有效的方法是在高校建立信息管理CIO体制，这种体制在许多世界高水平大学中得以引入，成为高校信息化机构建设的成功模式。

CIO（Chief information officer），国内一般称为首席信息官、信息主管等。美国《CIO》杂志对CIO 的定义是：CIO 是负责一个公司信息技术和系统所有领域的高级官员。他们通过指导对信息技术的利用来支持公司的目标。他们具备技术和业务过程两方面的知识，常常是将组织的技术调配战略与业务战略紧密结合在一起的最佳人选。CIO 体制是基于CIO 职位的针对组织内信息技术和系统之间全面管理的一系列制度安排的总和。这里有一个高校采用CIO体制的案例：美国麻省理工学院的“教育技术委员会”制度，麻省理工学院成立了由学院教务长任主席，学院各相关单位负责人组成的“教育技术委员会”，负责提供学院信息建设和教育技术应用方面的战略方针和策略建议，“教育技术委员会”的权限高于信息技术部门（如信息中心、教育技术中心、网络中心等）。这一模式使学院能够把先进的信息技术和教育技术全面进行优化组合，并有效应用于学院的各个领域，形成了以开放性为特征的校园信息化教育模式，极大的改进了学院办学效果和活力。麻省理工学院的“教育技术委员会”职责除了提供学院信息建设和教育技术应用方面的战略方针、策略建议和建设方向的指导外，还包括总体规划指导学院的信息和教育技术全面建设发展，对信息和教育技术建设项目进行全面统筹，实验、评估信息资源和教育技术运用效果。在“教育技术委员会”的领导下，麻省理工学院建立了涵盖33个不同学科的900多门开放式网络在线课程，向世界范围提供免费的高质量教育资源。今天，遍及全世界的许多高水平大学都借鉴或引入了CIO体制，并取得了很好的效果。我国高校的CIO 体制建设处于起步阶段。目前，北京大学、复旦大学、上海交大、华东师大、中山大学等许多高校在信息化管理体制建设中引入了CIO的建设思想，在高校信息化建设和应用中取得了可喜的成绩。

4、借鉴CIO思想，搭建高职院校信息化机构

总体来说，与本科院校相比，高职院校规模小，师资弱，资金紧。结合高职院校的实际情况，借鉴CIO模式，高职院校信息化机构的职责与权力应包括：

⑴以信息资源和信息技术为出发点，结合院校实际办学要求，规划校园信息化未来发展方向，为院校的高层决策提供信息化方面的设想和依据。

⑵主导数字化校园建设, 决策院校的信息化规划、选择信息技术应用及优化信息服务工作。

⑶探索当前信息技术发展趋势，根据信息技术的发展变化调整信息化发展策略，对院校不协调的业务管理流程及时进行适应性改进。

⑷对院校的信息资源统一管理。结合学院实际情况，组织制定全校性的信息制度、信息政策、信息标准，规范信息工作程序。

5、下面是笔者对高职院校信息化机构设置的一个模式设想。⑴信息化领导机构

成立信息化建设委员会，机构设为校级机构，成员由人、财、物、教学、科研、信息技术、学生管理等有关部门的负责人组成，信息化建设委员会负责人由主管信息化建设的院级领导担任，为院校首席信息主管（CIO）。

职责：全面领导和决策院校的信息化建设，制定院校信息化建设的战略方针和总体规划，把握信息化建设发展方向；审议信息化建设工程方案；预算院校信息化建设的资金投入；跟随信息化建设进程优化整合信息管理流程和运行（服务）流程；全面统筹、协调各相关部门按照规划进行信息化建设和使用信息资源等。

⑵信息化评审机构

建立信息化建设评审组，该机构隶属信息化建设委员会，成员不但要有信息技术专家，也要有管理方面专家，可聘请部分校外专家与本校专家共同组成，增加权威性与客观性。

职责：独立评审院校信息化建设的各类规划；独立评审院校信息化建设方案；检查评审信息化建设过程中的阶段性成果等。

⑶信息化管理机构

建立信息化办公室(信息化处)，该机构是信息化委员会下设办公室，级别为处（部）级，配置专职管理人员和技术人员。

职责：为院校信息化建设的日常管理机构，负责院校信息化建设规划、方案制定；协调和管理院校信息化建设实施。⑷信息化实施机构

信息化建设的实施部门包括信息技术部门（如信息中心、网络中心、教育技术中心）和学院各相关部门，共同协作建设信息化具体项目，充分用好校园信息资源和信息技术。

职责：在管理机构的统筹协调下，信息技术部门负责具体信息建设方案的实施。相关部门配合信息技术部门共同完成项目建设，并最终成为用户。

结束语：

信息化机构，是高职院校信息化建设体制和机制的重要组成部分，其设置的科学性，将直接影响着高职院校的信息化建设发展的成效。高职院校在信息化建设过程中，切不可照搬普通高校的建设模式，更不可想当然的随意应付，一定要根据自身的实际情况，引入先进的建设理念，建立科学的信息化机构，在其具体管理指导下，才能建设成符合自身管理及发展要求的，具有鲜明特色的校园信息化。

参考文献：

〔1〕郭 鑫 高校信息化工作的思考和实践 中国电力教育/2005专刊

〔2〕孙强、樊仰月、李欢欢、王楠、赵杏梅 高校信息化建设体制机制探讨 中国教育信息化/2010.01 〔3〕郑真真、马文娜、张芳 试析CIO体制之于高校信息化的意义 电脑知识与技术 第5卷第33 期

〔4〕王婷婷、阳征 我国高校信息化管理体制革新探析 湖南师范大学教育科学学报 第7 卷第4 期

第五篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期