XX公司客户接待流程

第一篇：XX公司客户接待流程

XX公司客户接待标准流程

一、目的

树立公司良好形象，服务公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理”的原则。

二、范围

适用于公司各种接待工作和相关部门。

三、职责

人事行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；

公司各部门在接到重要来访预约后，须报人事行政部，并提供详细信息协助拟定接待计划，需董事长或总经办协调的重要接待应提前2天告知。

四、具体流程和规定

接待流程主要分：接待准备、接送/酒店/用餐安排、会谈和参观、用餐宴请、后续工作

（一）、接待准备 接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。

1、确认来访信息

客户信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到客户来访的信息后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：

（1）、来访客人情况：包括来访人数、主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯)、随行联系人及联系方式等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译。

（2）、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。（3）、国外客户到访，需要我方发送邀请函办理签证的，要请对方提供来访人员的护照全名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。

此外，还应告知客户我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。

2、补充相关信息

为了保证接待效果，对客户，特别是重要客户，对口人员要了解客户更多的信息。包括客户的详细资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，区域市场，经营模式，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣，国家习俗，习惯和喜好，以及需注意的细节。对口接待人员/部门在提交《接待申请表》的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。

3、规格定位

一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。

（1）、对等接待：这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。

（2）、高格接待：是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。

（3）、低格接待：是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。

在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。

4、行程安排

如有需要，与客户商讨参观访问行程表, 发送邮件或传真让客户确认, 同时让相关部门做好接待准备。特别要注意现场看哪些产品、参观哪些场所, 扬长避短, 把想展示给客户的东西充分安排进去。

特别是国外客户商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。实际到访的时候，严格按照行程计划来做(甚至故意严格去做也无妨)，常能给外商以好的印象。

5、公司信息的把握 主要接待人员首先应该对公司产品、生产流程、技术参数有一定的了解，特别是国外客户到访，事前最好准备一些关于公司的英文介绍，产品和整个生产流程的英文资料，以免现场翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。如果有总经理或者董事长出席的情况，最好事先跟领导沟通谈话内容。

6、准备接待材料和工作

（1）、参观接待可能用到的物品：投影仪（及相关演示内容）、数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍、产品图册、计算器、针对性的报价单等。

（2）、公司大厅的欢迎客户来访之类的欢迎词会让客人感觉其受到重视。提前告诉IT相关的欢迎词信息，并在客户到达时提前在LED灯牌上显示。

（3）、会议室的安排（确认使用哪个会议室），接待资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需要展示给客户的其他资料。企业演示文稿内容要美观详尽，内容可以包括：企业的竞争优势，清晰的组织结构图，生产流程，企业服务标准，投诉渠道，研发队伍的实力，历史荣誉，开发的项目介绍，实验室的参观，负责人的资历介绍，荣誉证书，各种认证等。

（4）、事先准备好接机牌（如有必要），提前安排好司机和车辆（确保车辆整洁可靠，油量充足），做好接待卫生（尤其是公司大门、大厅、会议接待室等），交待门岗相关接待事项（提前开启喷泉、客人来到时电话通知前台和行政主管）。

（5）、水果、咖啡、茶及一些小食品糖果的准备。

（6.）、客人小礼物及样品的准备（如有需要）。

（7）、提前准备好与客户会议的方案。必要时打印接待通知，下发给相关部门。

（8）、对附近娱乐设施及购物休闲设施，特色旅游点等也要了解。

准备工作完成后，应查漏补缺。提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆等的准备情况。

（二）接送、酒店、用餐安排

1、按照接待需求，人事行政部提前预订好酒店房间。

2、如需接送，人事行政部根据要求安排接待所需司机和车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，并保证车内必要的物资准备，如：纸巾，矿泉水等。

3、按照确认好时间，提前到达接客户的地点（如机场候客区等），如有必要，要备好接待牌提示客人。

4、接到客人后，应热情主动地自我介绍，帮助客户拿行李。待来宾到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领客户返回。

5、车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的，比如问客户旅途状况，简单城市特色或者文化特点等，如果客户比较疲倦，要保持车内安静让客户短暂休息。

6、如果客户自行驾车来到公司。接待人员要提前与客户约定好时间和下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。当日，接待人员应提前致电来访方的联系人，询问对方位置，再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。

7、接待人员要在车上再次征询客人的行程打算，然后再具体定订，如果有变动，要及时通知负责的后勤人员。

8、根据接待级别和标准：

（1）、一级接待：陪同人员：总经理、副总经理、总监、部门经理

总经理、副总经理、部门经理在公司大厅迎接，提前等候于迎接地点，由对口接待人员引见介绍主宾时，在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。初次见面时，时间一般控制在3秒内。（2）、二级接待：陪同人员：副总经理、总监、部门经理 副总经理、总监、部门经理在公司大厅迎接。（3）、三级接待：相关对口的部门经理及人员

9、如果直接将客户送到酒店，办理好入住手续后，要再跟客户确认下一步的行程安排，并按约定时间提前到酒店等候。

10、如果需要安排临时用餐，要征询客户用餐意见，接待人员要迅速通知后勤人员安排。

11、客人离开公司时，司机和车辆要提前5-10分钟到大厅门口等待客户，不可出现客户等车的现象，特别是一级和二级接待，陪同人员也要到门口送行，至于到机场车站送行人员，视实际情况安排。

12、如有需要后勤人员应根据情况提前为客户购买车票及机票。

（三）会谈和参观

1、当天的准备工作

（1）、由所需会谈部门配合人事行政部人员确保公司环境/楼道/室内/洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料（公司简介、产品资料等）、纸笔、茶水杯、水果等（按接待级别和标准）摆放于接待室。根据需要制作领席签、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

（2）、国外客户，最好是有国外品牌的矿泉水（如依云），咖啡、可口可乐（有些客户要求不含糖分的可口可乐），还有一些甜食（如小糖果，巧克力），特别是下午3、4点到公司的，如果有一些精致的小蛋糕，谈话气氛会更好。

2、会谈

接待人员将来宾引领至会谈地点后，先进行主客之间的相互介绍。按照礼仪，应先把宾客介绍给主人，再把主人介绍给宾客。

会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置，根据领导和来宾的需要随时提供服务。接待人员应注意会谈的节奏，如需要，委婉地提醒相关人员把握时间。会谈过程中，前台文员应及时补充茶水，一般每小时加一次，特殊安排的除外。

3、会谈结束

会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作，如回收会议资料；领导姓名座位牌；如有需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。

4、参观

根据接待客户不同，也可安排先参观再会谈。一般情况都是先做会谈再参观现场。根据客户的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动和陪同人员。（1）、公司内部参观路线：展厅  研发部门  二楼车间  三楼车间（2）、外部参考：如果客户有多余的时间，也可以适当安排参观地方特色的景点。

如果公司外部参观，根据具体情况决定是否需要全程陪同。如果需要陪同，应事先策划好参观路线，收集要参观景点或地区的有关信息，届时为来宾介绍。同时还要安排车辆，准备充足的饮水，还应根据天气情况准备雨伞。

某些场合需要安排摄录，如高级政府部门领导或名人来厂参观视察，过程中可以安排人员摄影拍照，由人事行政部门安排信息管理员或技术部同事负责。注意：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

（四）用餐和宴请

接待餐饮的主要原则为：就近接待、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好。普通接待需要同时注意节俭大方、避免铺张浪费。

1、确定宴请规格和形式

宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。

2、确定宴请地点

确定宴请地点应遵循以下原则：与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。就近的高规格主要接待点有：渔村、福怡轩。

人事行政部应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。

3、现场布置

若较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布置。其具体工作内容有：在餐厅门口设立欢迎指示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布置领导致辞稿；席位的分配和摆放；领导桌座位排位。现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花。

4、中餐宴请

（1）、点菜：人事行政部应提前联系餐厅，确定菜单。同时充分考虑客人、尤其是主宾的饮食习惯、口味好恶、宗教禁忌、健康状况等具体情况。点菜应量力而行，适当控制，用餐标准应按公司有关规定执行。在宴请重要客人时，可以采用分餐上菜的形式。要准备适当的酒水饮料，规模较大的宴会，酒水最好准备三种以上。

（2）、进餐：宴请前，主人应提前到达宴会地点迎接客人；有一定级别的客户到来后，应先将其迎进接待室休息，并安排身份相同的人员陪同，待客人到齐后，主人再陪同贵宾一同进入宴会厅。接待人员坐在餐桌最靠外的位上，并在自己身旁略腾出空间以方便上菜。

开餐后，接待人员应留意上菜、饭的进度，适时提醒服务员上茶水、饮料、饭菜和水果。如饭菜数量不够，应及时加菜。

宴会一般控制在一个半小时左右为宜，最多不超过两个小时。如果在外就餐工作人员应避免当着客人面看帐或付款。

5、自助餐

自助餐，是目前国际上所通行的一种非正式的西式宴会。自助餐具有如下几条明显的长处。

其一，可以免排座次。正规的自助餐，往往不固定用餐者的座次。这样既可免除座次排列之劳，也便于用餐者自由地进行交际。

其二，可以节省费用。自助餐多以冷食为主，不提供正餐，不提供高档的菜肴、酒水，故可节约主办者开支，并避免浪费。

其三，可以招待多人。自助餐不仅可用以款待数量较多的来宾，而且还可以较好地处理众口难调的问题。依照惯例，自助餐大都被安排在各种正式的公务活动之后，作为其附属的环节，是招待来宾的项目之一，极少独立出来，因此自助餐的具体时间要受到正式公务活动的限制。

自助餐时要依从一般的西餐礼仪，还应该注意以下几个要点： 1.排队按顺序取食物； 2.每次少取；

3.要分类，不要把冷热食物同时放在一个盘子上； 4.西餐的食物先后大约是：

沙拉开胃菜汤主菜甜品咖啡/茶。

6、西式快餐

如果是国外客人，会谈接近中午，会谈进程短凑时，可征询其意见，外购麦当劳等快餐。用餐后，可根据客人的意见安排短暂休息或者继续会谈。(公司最好能备有麦当劳和肯德基的中英文餐牌)

7、公司内用餐

如需安排在公司内用餐，需提前确认并通知行政主管，并提前安排好菜单及食材配送（至少提前一天）。如果临时安排，需要和后勤人员确认食堂当天是否有足够的接待能力。

8、晚上娱乐

根据接待级别和标准，以及会谈的情况，在咨询客户的意见后，可适当安排一些娱乐购物等活动。特别是国外客户，一定要尊重其意见，不可强求。

（五）、后续工作 后续工作务必做好。客户走后, 及时发邮件给客户, 一是问候, 二是将本次访问双方达成的共识, 或者会议记录, 备忘录发给客户, 敦促这个项目的执行。客人走后写一封感谢函感谢其来访。另将要准备的样品或待回复事宜列出并告之回复或跟办的日期。这样还有另外一个好处，若有会谈中漏记的客人还可及时指出。附：

一、接待礼仪：

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

二、会议室茶水接待礼仪

1、提前准备好茶叶、茶具、水杯。

2、茶具/水杯要提前清洁消毒，不要有灰尘，或水渍。

3、接待人员要检查自己的妆容，特别注意手部的清洁。

4、茶水要适量，不要太少也不要太满，太少不好看，太满容易溢出。

5、接待人员应在茶水间倒好茶水，将杯具放于托盘，6、端托盘时将托盘端平，高度大约与胸相齐。

7、如果办公室或者会议室内有墙角侧桌，进去后就先把托盘放在侧桌上。如果没有侧桌，就将托盘放于桌面的末端，尽量远离会谈区和放资料区域。

8、会议倒茶的时候应该在与会人员的右后方倒茶，在靠近之前,应该先提示一下：“请喝水（用茶）”，以免对突然向后转身碰到。如果是女士的话.杯子的拿法应该是右上左下.即右手握手着杯子的二分之一处,左手拖着杯子底部;如果是男士的话，则双手水平拱握着杯子的二分之一处，摆放在饮水者右手上方5—10公分处，有柄的则将其转至右侧，便于取放。

9、添水时，如果是有盖的杯子，则用右手中指和无名指将杯盖夹住，轻轻抬起，大拇指、食指和小拇指将杯子取起，侧对客人，在客人右后侧方，用左手容器填满，同样摆放在饮水者右手上方5—10公分处，有柄的则将其转至右侧。

10、进出会议室时开关门要轻，尽量不要打扰到会谈。离开现场时不能大摇大摆甩动托盘，应将托盘放在手臂处礼貌并且优雅的离开。

第二篇：客户接待流程

客户接待流程及标准

主要流程：

接待申请-----确定接待级别-----联系接待部门-----安排接待人员-----机场（车站）接站-----安排住宿-----厂区参观-----领导接见-----餐饮安排------提出、收集合作事项------处理、确定合作事项------领导会谈------机场（车站）送车------电话回访

1、接待申请：销售部、市场部员工在了解客户即将到访时，完成《来访客人通知单》通知办公室，明确客户接待的安排标准及要求，如出差在外应及时以电话进行确认，并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送；

2、确定接待级别：接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待（1）普通人员级别：适合人员：采购业务人员、技术人员等。

A：住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；

B：餐饮标准：午餐简便消费控制在300元以下，晚餐消费控制在400元以下；

C：接待陪同人员：公司基层业务员、区域经理；

D：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则餐饮另加200元/人标准计算；（2）高级人员级别：适合人员：工程采购负责人、合作经销商、厂家中层管理人员等。

A：住宿标准三星级酒店以上，房价控制在200-400元/间，公司负担全程费用；

B：餐饮标准：午餐简便消费控制在500以下元，晚餐消费控制在700元以下；

C：接待陪同人员：区域经理、公司中层管理人员、总经理；

D：其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或晚上娱乐，费用控制在2000元以下；必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定）

E：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则餐饮另加300元/人标准计算；娱乐另加700元/人标准计算；

（3）特级人员级别：适合人员：主要客户高级领导（包括内销、出口）、本地行业相关部门负责人、厂家特邀领导、公司特邀领导、其他特殊人员等。A：住宿标准四星级酒店以上，房价控制在400-700元/间，公司负担全程费用； B：餐饮标准：午餐简便，消费控制在1000元以下，晚餐消费控制在2000元以下； C：接待陪同人员：公司高级管理人员，如：总经理，董事长等公司高级管理人员。D：其他接待项目：公司安排带客户到省内主要景点游玩或晚上娱乐，费用控制在3000元以下；必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定）

E：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则另加300元/人标准计算；娱乐另加250元/人标准计算；

3、联系接待部门：办公室秘书根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。

4、安排接待人员：公司根据工作的需要安排接待人员，肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。

5、机场（车站）接站：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征。接到来访客人后，接待人员帮忙提行李上车，根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。

6、住宿安排：到达住宿地点后，接待人员要主动帮来访人员提行李上房间，简单讲解房间内设施的使用方法，留下自己的联系电话。根据来访人员是长途或者短途，安排来访人员休息或者直接到厂区参观。并提前与公司联系接待安排。

7、厂区参观：接待人员陪同来访人员到达展厅后，展厅助销须主动上前，使用礼貌用语，安排来访者就座，送上茶水。主要的介绍工作由接待人员进行，展厅助销配合。（如带领、提上相关资料、营造气氛等）介绍工作主要突出的重点在于：样板、铺贴效果、展厅的布局、新产品的讲解、家具和音效的配合、工作人员的主要负责工作范围、企业文化、企业的前景等等方面。详细的讲解，是各地经销商能否很好地复制营销中心的关键。在没有引见公司领导之前，接待人员在展厅可以提前和来访人员探讨商谈合作的意见以及来访的主要目的。

8、领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和公司领导沟通好，确认接见时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。见面时，接待人员先做介绍双方的工作，然后粗略地讲解来访者的主要商谈事项。

9、餐饮安排：办公室可知会相关部门后进行，一般的接待要求销售部或市场部员工一起进行，做一下标准后可由他们安排接待人员应陪同来访人员就餐，并且按照来客的习惯安排酒水，就餐过程中，接待人员可以适当地带动气氛，促进双方的感情交流。（注意事项：接待人员本人不要喝酒过度，结帐不要当来客面，出外结帐）

10、提出、收集合作事项：经过以上的接待步骤，双方的感情交流有了基础，接待人员可安排双方转入到商务谈判的阶段。根据公司开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。

11、处理、确定合作事项：本着双赢的原则，接待人员在公司和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见，进行处理以至最后确定的工作，经双方确定后用文案交与双方。

12、领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进行互相道贺的仪式，接待人员适时作相关的安排，办公室秘书负责安排合影留念。

13、机场（车站）送车： 来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来访人员提醒例外，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。

14、电话回访：接待人员按送来访人员走的航班号（车次），估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见，及时做好报告上报公司，以便改进。

无论来访者以何种目的来访，接待工作很多时候会直接影响到客户对我们公司的选择。只要我们的接待工作做好了，就会给来访者留下一个良好的形象，从而提升华阳公司的行业竞争力。

第三篇：海外客户接待流程

海外客户接待流程

2009-12-21 15:39:21|分类：|标签： |字号大中小 订阅

客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们进行商务洽谈、客户沟通的有效载体。一次优质的客户接待活动既能充分展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技能、组织能力及协调能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的综合实力，更能促进双方合作的顺利进行，促进项目洽谈的顺利展开，同时，还能促使新合作项目的生成，将双方的合作提高到战略伙伴合作的层面。因此，一次考虑全面、服务周到的客户接待活动对于生产型企业的销售工作推进起着举足轻重的作用。

一、客户来访的一般目的:

在我们业务人员和客户进行邮件沟通的过程中，客户很可能提到要来公司访问，同时，我司业务人员也会在适当的时候邀请客户来我司考察访问，以加深双方的沟通和了解，促进双方合作的进行。那么，我们首先要了解清楚客户来访的目的，通常不外乎以下几种：

1、考察工厂以便了解我公司的生产规模、生产能力、产品品质等基本运作情况，同时了解我司的生产体系、质量控制体系和研发体系等等。这些客户往往是新客户，只是通过网站、展会、客户介绍等方式了解到我们公司并产生了强烈的合作意向，但对于我司企业实体了解不深，因此，实地考察访问无疑是一种最为直接有效的了解方式。

2、进行项目洽谈，这样的客户往往是和我司相关业务人员已经有过几次沟通，而且在相关展会上已经看到过我们的产品和公司整体形象展示。来访者往往是带着订单、带着项目，是有备而来的。目的就是讨论现有项目的合作，包括相关技术问题、价格问题、付款方式、交货期等内容的实质性讨论。这样的客户通常是我们最为重视的，因此，接待时不仅要有专业技术人员陪同，公司领导也会适时参加接待和谈判。

3、验货为主，顺便了解公司最新发展情况。这样的客户通常已经和我们公司开始有了订单的合作基础。来访的主要目的是对我司的产品质量和品质进行进一步确认。同时，手中有一定的新项目，如果谈的愉快，新项目生成的可能性极大。这类客户往往会被我们的业务人员及相关领导忽视，因为客户此前已经来访过，而且大家合作正常进行，但我们往往会忽略客户新项目的生成。

4、投诉为主，顺便对我们公司进行深入考察。这样的客户使我们最想接待但又最怕接待的客户。想，是因为他确实是一个很好的合作伙伴；怕，是因为我们此前有对不住客户的地方，担心谈不好会伤害并可能丢失了客户。但，这样的客户，我们恰恰必须要充分重视。

5、双方公司进行基本的人际沟通。这样的客户来访往往是顺道而过，来之前或许也没有预约。这样的客户和咱的关系已经很铁了。来一下只是加强沟通，顺带看看正在合作的订单运转情况。

二、客户来访之前的准备工作

一旦确认客户来访，我们的业务人员必须认真、细致地做好相关准备工作，针对客户来访目的，我们必须根据公司相关流程和制度，针对性地做好安排：

1、了解客户

对于老客户来访，我们不需要对客户进行深层次的了解。但对于新客户来访，我们必须慎重，必须详细了解清楚客户的实际状况和来访的真正用意。如果发现客户公司实体并不

存在或者是和我司的产品相似的制造型企业，我们必须谨慎对待客户来访。因此，客户调查是非常重要的，业务人员必须通过网站查询、客户沟通等方式认真填写表1.来访客户背景调查表公司名称

联系人 联系电话

详细地址

公司性质

成立时间

贸易公司（）生产型企业（）两者都有（）

公司规模

Email

传真

国家

网址

间

时

主营产品详细说明

在当地市场的影响力详细说明

中国现有供应商合作伙伴说明

此次来访目的说明填表人

部门经理

副总

2、邀请函及相关来访入境手续

在客户确定来访后，业务人员必须和客户详细沟通，了解客户是否需要我司制作来访邀请函，以便客户顺利办理VISA卡。有的国家还需要我们协助提供相关其它证明材料如：我国政府部门需要审核对方的资信情况身份情况等材料，那么我们的业务人员应该在客户确定来访前协助办理，以便客户顺利入境。

3、客户的行程安排

在确认客户来访后，业务人员应充分了解客户此次来访的行程安排，客户通常情况下不会只是因为拜访我们公司而进入中国。一般是同时考察几个供应商，或者是展会结束来

访，因此，业务人员应该事先和客户沟通确认好。如果客户在考察过我们后还要到其他中国供应商考察，应该帮助客户做好相关联系和对接工作。

4、航班、用车、酒店、住宿等信息确认

客户确认来访并已经办好VISA卡后，通常会告诉业务人员准确的航班信息，这时，我们的业务人员应主动联系客户，尽量让客户不要直飞上海，可以通过香港转机到南京，这样一来可以节省我们接机的时间，二来可以为我司节省一定的用车费用。

航班信息确认完毕后，要同时询问客户是否需要我司代为预定酒店，以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客人自行支付，但我们的业务人员应主动询问并协助客户预定酒店。客户来访之前，业务人员必须根据来访客户数量提前两天填写用车申请单交行政部，以便及早安排好车辆接送客户。见表2：

用 车 申 请 用车部门

接客户的准确地点（准确的机场或火车站）

客户抵达机场或火车站的准确时间 用车天数 送客户离开的时间

送客户抵达的准确地点（机场、火车站或省内其它城市）

客户访问期间市内用车情况详细说明 陪同前往接客户的人员（通常指重要客户或没有来访过的新客户）

客户接站牌准备情况

填表人：部门经理：副总：

5、参与接待人员对接

根据前期的沟通，业务人员应该基本上能够了解客户此次来访需要洽谈的主要内容，为此，业务人员应提前一天和相关技术人员及相关领导做好沟通，并请相关技术人员在接待时给予协助和支持。同时，应提前将客户来访信息汇报给部门经理及外贸部副总，以便准确把握客户意图，保证洽谈进程顺利进行，并对相关可能出现的问题加以分析和判断。更为重要的是客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。如需要董事长等高层领导参加，必须提前2天书面告知总经办，以便确认董事长等高层领导是否可以参加。

6、资料准备

客户来访前，业务人员应事先认真整理好和该客户沟通过的相关资料，如：洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、模具开设情况等等。以及与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价及其他重要资料。有关产品的技术参数、使用说明等应事先与研究院或技术部门相关人员联系以确保无误。并就这些信息和部门经理及外贸部副总进行事先沟

通，以促进谈判的顺利进行。更重要的是，在谈判前，业务人员应对拟洽谈合作的产品情况进行充分了解，以便谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问。

7、会谈必备用品准备

客户来访的前一天，业务人员必须事先告知行政部来访人数、需要准备的矿泉水、咖啡、样本、水果、纸杯、便签纸、笔等需求数量，展厅使用时间，多媒体教室使用时间，会议室使用时间，是否需要国旗、礼品、横幅/欢迎牌及其他要求，以便行政部做好会议准备工作。行政部必须在客户进入会议室前10分钟必须把会议室空调打开，并将所有准备资料和用品准备到位。

8、备用金准备

为保证客户来访期间的资金使用充足，业务人员应根据来访客户数量、到达时间等信息事先按照相关手续从财务部预借部分备用金，以便招待客户途中简餐或其它特殊用款。

9、就餐准备

客户来访之前应根据客户在我司考察的时间情况合理安排就餐，如果客户当日返回，中午应该宴请客户，并有部门经理或外贸部副总参加。如果客户次日或隔日离开，午餐应从简，由业务员本人陪同客户外出或在公司餐厅就餐，晚餐则应有部门经理或外贸部副总参加或公司其他领导参与宴请客户，宴请酒店地点应事先和外贸部副总沟通好以便外贸部副总安排后援部及早做好预定。

三、会谈流程

客户来访的整个会谈进程主要分为观看录像了解公司的发展历程、参观展厅、企业情况PPT介绍、项目合作讨论等部分，这几个部分可以相互交错或同时进行，但需要注意以下几点：

1、客户落座及所有参与接待人员坐定后，主接待业务员（该客户对应的业务人员，同时也是会议的主持人）应起身先做自我介绍，然后按照职级依次向客户介绍我司参与接待人员，介绍完毕后再用中文依次向我司领导介绍客户方代表，如果客户方只有1人，就不需要介绍了。

2、人员情况介绍完毕后，主接待业务员应介绍并说明整个会谈的主题。在主接待业务员介绍和讲解期间，配合接待的业务员（次接待业务员）应随时做好翻译协助，以便我司相关人员能够理解。

3、对于公司介绍，如果没有录像资料介绍，由主接待业务员统一按照已经审核确认的PPT资料向客户演示并讲解；讲解过程中要认真听取客户随时提出的疑问并给予正确解答。没有把握的应请相关在场领导给予解答，并同时做好翻译协助。

4、新来访客户通常在主接待业务员介绍完毕后会介绍该公司的相关情况，主接待业务员应做好对应翻译工作。

5、项目洽谈，可以在会议室进行，也可以在引领客户参观展厅期间同时进行交流与沟通。项目洽谈过程中，应建议公司相关高层领导以适当方式回避，以保证公司领导的最终决定不收谈判内容的影响。即便项目洽谈在展厅有过讨论，最终的项目确认仍必须在会议室进行。

6、会谈全部进程之中，次接待业务员应随时做好会议洽谈全部内容的详细记录和整理工作，会谈结束后，次接待业务员应立即做好会谈纪要，并请客户和主接待业务员审核确认，双方签字各保留一份正本。会谈纪要的英文模板如下：

Meeting minuteSubject: Participants: Party A:Party B:

Time: 2008-6-17 12:00-13:00Location: Conference Room 1 Recorder:

Project description:Topic 1: In detail:Topic 2: In detail:Topic 3: In detail:

Signature of Party ASignature of Party A Date:Date:

7、客户接待的全过程中间，次接待人员应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作，同时进行现场图片的拍摄及录像工作。

四、会谈后续工作

1、会谈结束后，次接待人员应清理好会议室并将相关资料设备交还给相关部门。

2、主接待业务员应陪同客户共进午餐或晚餐。通常情况下，客户如果在我司吃晚饭，午餐应以简单的工作餐招待。和客户共进晚餐的情况下，应有相应部门经理或副总参与，重

要客户应事先邀请公司高层领带参与。并在晚餐前赠送礼品给客户。如果客户需要在午餐后离开，午餐应视为正餐，按照相应标准招待。

3、主接待业务员应随时保持和行政部的沟通，以保证用车的顺利，决不可因我司人员疏忽导致客户久等或不能正常用车。并及时安排将客户送至相应的火车站或机场。

五、访问后期工作

1、客户访问结束的第二天，主接待业务员应及时将双方确认的会谈纪要翻译成中文，并于当日和相关生产、技术、研发部门就相关技术问题、交货期等信息进行确认，需要下达生产、改进、开模、研发等任务通知的应在两个工作日内下达完毕。

2、客户访问结束后的第二天，应立即整理出1份内容详细并包含会谈纪要附件的答谢信给客户，并抄送客户方所有来访人员及我司参与接待的外贸部相关领导。同时将我司技术人员提供的有关改进、开模、研发等的最新信息告知客户，以便客户及时掌握和了解我司的反馈信息，同时明确洽谈中未决事宜的完成时间表及重要事项。邮件中可以将客户来访时的相关照片一并发送给客户。注意：为防止邮件过大堵塞客户邮箱，所有照片应复制到WORD并压缩后以文档形式发出，应确保整个邮件容量不超过1MB。

六、注意事项

1、客户接待从最初的联系准备到接待结束到后续工作推进整个过程中，主接待业务员应完成各相关表格的填写，并于后续工作正式推进的第二天提交给外贸部副总备案留存。

2、有关客户接待礼仪要求、用餐礼仪要求、业务谈判礼仪要求等知识各位在学校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作详细讲解。不清楚的可以上网查询。如有必要，我们将在以后的培训中专门讲解。

第四篇：来访客户接待流程

来访客户接待流程

为了加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，特制定此项标准：

主要流程：

接待申请-----确定接待级别-----联系接待单位-----安排接待人员-----机场（车站）接车-----安排住宿-----厂区参观-----领导接见-----洽谈合作事项------处理、确定合作事项------领导会谈------餐饮安排------机场（车站）送车------电话回访

1、接待申请：业务、市场部员工在了解客户即将到访时通知总经办，要求进行客户接待的安排，如出差在外应及时以电话方式通知，并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送；

2、确定接待级别：总经办根据来访人员的级别不同，按公司相关标准规定安排接待。

3、联系接待单位：总经办根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。

4、安排接待人员：营销公司根据工作的需要安排接待人员，负责接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改，并根据客户需求提前通知公司需参加会谈人员。

5、机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征。用车，先落实公司有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式。接到来访人后，接待人员帮忙提行李上车，根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。

6、住宿安排：到达住宿地点后，接待人员要主动帮来访人员提行李上房间，留下自己的联系电话。

7、厂区参观：营销公司负责客户的介绍工作，突出的重点在于：厂区厂房介绍、新产品的讲解、工作人员的主要负责工作范围、企业文化、企业的前景等等方面。

8、领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和公司领导沟通好，确认接见时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。

9、洽谈合作事项：领导接见结束后，接待人员将客户请至会客厅，参会人员根据公司开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。

10、处理、确定合作事项：本着双赢的原则，接待人员在公司和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见，进行处理以至最后确定的工作，经双方确定后用文案交与双方。

11、领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进行互相道贺的仪式，接待人员适时作相关的安排。

12、餐饮安排：总经办可知会相关部门后进行，一般的接待要求业务员工或市场部员工一起进行，做一下标准后可由他们安排接待人员应陪同来访人员就餐。

13、机场（车站）送车： 来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来访人员提醒例外，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。

14、电话回访：接待人员按送来访人员走的航班号（车次），估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。

无论来访者以何种目的来访，接待工作很多时候会直接影响到客户对我们公司的选择。只要我们的接待工作做好了，就会给来访者留下一个良好的形象。

第五篇：客户接待流程312

客户接待流程

为了加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，特制定此项标准：

1、当接到客户来访信息时，各销售经理需将来访客户的信息落实清楚（包括客户来访的具体计划日程、来访目的、人员数量等）。

2、各地区销售经理判定来访客户的重要等级，并提出接待要求，以邮件或传真的方式上报销售部。

3、销售部相关人员需再次和客户确认到访信息，必要时和销售经理沟通核对。

4、负责接待人员详细填写《来访客户登记表》，并及时交上级领导审核。

5、经销售总监最终审核《来访客户登记表》后，由负责接待人员按要求，做好接待的准备工作，包括：

a.及时向市场部和行政部转报来访客户迎接横幅及水牌制做；演示厅会场安排要求（水牌和横幅根据客户重要程度具体制作）；

b.向市场部递交来访客户讲解内容要求及来访客户确切的单位名称、人数和职位，沟通安排演示或培训事宜（包括按排打出来访欢迎字幕）。

c.主动电话邀请出席接见的各部门领导及技术人员，保证出席人员的正常到场。d.需要公司派车的提前填写用车申请。e.到财务借款及领用礼品和烟酒。

f.需要安排住宿的，提前订好酒店，预订好用餐地点后第一时间内告知陪同领导，并安排用餐当天领导的用车。

6、接待负责人安排好相关准备工作后，将审核完毕的《来访客户登记表》交销售主管进行督促跟进，并详细告知销售主管各项准备工作的进展情况及需协助事项。

7、在客户即将到公司之前，至少需提前一个小时电话确认客户抵场地时间和迎接地点，并告知司机队负责人准备车辆提前十五分钟在指定地点接客户上车。

8、陪同客户在公司的各项活动安排。

9、如客户需要订返程机（车）票的，均需由接待人员负责预订。

10、送别客户后，需尽快将票据报帐核销借款，并向礼品管理人员退还未用完的烟酒进行销帐处理。

11、进行信息汇总和费用统计，并对《客户来访接待登记表》内容进行补充后归档。

12、将接待客户过程中收集到的信息，以及接待客户所发生的各类费用报至各销售经理。

13、各销售经理对信息进行筛选和跟进，并安排销售人员定期回访。接待注意事项：

1、如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时，需提前通知相关人员；

2、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时，需公司领导出席；

3、接待人员在接客户来公司时，出发前应电话告知相关领导，提前做好接待准备。

4、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去演示厅了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调或解决。

5、客户临走时，接待人员需提前十分钟通知司机把车开到公司门口待命，不可出现客户等车的现象。

6、对下午来公司参观的客户，应尽量让其在中午午餐后稍做休息再来公司，或提前备些速溶咖啡或茶水。