国际会议开幕式管理流程[推荐]

第一篇：国际会议开幕式管理流程[推荐]

国际会议的大型活动现场管理

工作步骤

第一步 策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。

会议组织委员会召开会议策划程序、编制工作计划并确定邀请贵宾名单。

第二步 邀请出席开幕式的贵宾。

1)按名单发出邀请。

2)一一落实贵宾参加开幕式的情况。

第三步 调整开幕式程序。

1)根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划。2)开幕式的程序要在会议日程手册上公布。

第四步 设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。

第五步 布置开幕式会场。

1)主席台的布置。2)代表席的布置。

3)记者活动管理设备的安装和测试。第六步 开幕式的现场管理。

1)贵宾活动管理。2)会议代表管理。3)记者活动管理。4)安全保卫管理。5)车辆安排和交通管理。

特别提示

 邀请贵宾参加开幕式是一件政策性很强的工作，要安排有经验的工作人员负责。

 由于邀请贵宾的变化引起开幕式活动程序相应变化，新的开幕式程序要摆放在会场入口处。

 开幕式的持续时间尽量不要超过30分钟。

国际会议开幕式是所有国际会议活动中重要的活动，有的开幕式甚至有多位国家领导出席，需要认真策划和仔细安排，特别需要加强现场管理。

1． 开幕式的时间

国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的下午，也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午，时间通常是由东道国会议组织者来决定。例如，国际自控联合会在美国举办第1 3届大会时，开幕式就是安排在会议正式开始前一天的晚上，而第14届大会在我国举办时就是安排在会议正式开始的第一天上午。如果开幕式安排在上午，出席了会议开幕式的代表人数就会比安排在前一天时要多一些。这是因为来自世界各国的会议代表搭乘的航班有许多是在傍晚之后到达，这部分代表就没有机会参加会议开始前一晚的开幕式。

2． 开幕式的地点

开幕式的地点取决于会议代表的人数。在举办大型会议时，经常会出现人数多而用于开幕式的会场小的情况。有的国家在举办大型国际会议时将开幕式安排到体育馆或者国家音乐厅。而目前在北京举办大型会议最多的北京国际会议中心，容量最大的1号会议厅总共可容纳2 500人，若会议规模超过这个规模，一种方式是将开幕式安排到其他场所，如在人民大会堂举办，这需要安排接送车辆，增加了会议的开支和管理的难度。另一种就是采用主会场和分会场并用方式，主会场举办开幕式，分会场采用电视技术进行现场直播。2004年北京国际会议中心举办第28届国际心理大会的开幕式，将近4500名代表参加，会议组织者安排在1号会议厅举办开幕式，将可容纳600人的2号会议厅和可容纳1000人的17号会议厅作为两个分会场进行现场直播，效果也比较理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看电视转播。

3． 开幕式会场布置

国际会议开幕式的会场布置比较简单，形式也基本相同，主要包括主席台的布置和代表席的布置等内容。

(1)主席台的布置

会场的标志物是背景板或横幅。背景板是最近十几年流行起来的，大型国际会议都采用这种方式。通常，能够举办大型会议的会场都有固定尺寸的背景板，会议只要按照这个尺寸制作有关内容即可。背景板由3部分内容组成。意识会议的会徽和有关组织的徽章；二是会议的（中英文）名称、缩写和会议举办时间和地点；三是会议的主办单位。背景板的设计要简洁、色彩明快、主色调应与各轮通知书封面的色调相同。横幅的制作相对简单，颜色选用以红色居多，有些会议也选用其他颜色。为了醒目，横幅上的字一般均采用白色，内容是会议的（中英文）名称。根据不同会议的要求，主席台有各种各样的布置方式。最常用的方式是在主席台的中央正前方摆设长条桌．长度根据主席台的就座人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、会议专用的纸和笔等。会议主持人通常坐在长条桌的一侧，座位处摆放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子，长条桌的前侧摆放花草。桌签的制作也非常简单，将人员姓名打印在纸上，插在有机玻璃制作的标准桌签壳中即可。人名的用法有下列几种方式：全部用英文，中国人用中文而外国人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席台右侧摆放1个讲台和1个台式麦克风，讲台上摆放灯和鲜花。

(2)代表席的布置

会议代表席的布置采用如下两种方式：工作性质的国际会议通常用课堂式；而交流性质的国际会议选用剧院式。代表席可以分成3部分，贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的会议还在座位前摆上长条桌，摆成课堂式，桌上摆放桌签和饮料。桌子两侧竖立指示标牌．采用中英文两种文字书写“贵宾席和Reserved for VIP”。代表席通常要按剧院式摆放座位，座位的数量应比代表人数略多一些。在面积允许的情况下，排与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。横向和纵向都要留出必要的通道。参加重要国际会议开幕式的记者很多，有时可达上百人，这么多的人在会场走来走去，会议将无法正常进行。会议要专门为记者设置记者席。如果会场设有二层，可以将记者席设在二楼的前几排，既方便他们摄影和摄像，也可以达到对他们的走动加以限制的目的。

(3)贵宾室的布置

为接待出席开幕式的贵宾，就要安排贵宾室。举办高规格会议时参加开幕式的贵宾相当多，还要设立几个不同的贵宾室．按不同规格分别接待。会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以避免围观。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间，贵宾室和主席台之间要有专门的通道。贵宾室的门口要有明显的中文和英文的标牌“贵宾室（VIPRoom)"。贵宾室摆放沙发和茶几，茶几点要有饮料和鲜花．在门口处设签到台，预先放好签到薄和笔。

4． 开幕式的程序

国际会议的开幕式是所有会议活动中最重要的，就像开幕式在奥运会中所处的地位一样。许多大型国际会议的开幕式都会邀请国家领导人参加并致辞，这已成为当今世界各个国家举办大型国际会议时的一种时尚。

5． 贵宾的接待

邀请和接待贵宾参加会议是开幕式很重要的活动内容。

（1）邀请贵宾

出席会议的贵宾分为两大类型。第一类型是会议本身的贵宾，包括有关国际组织的负责人、学科带头人（如诺贝尔奖获得者）、东道国的会议机构负责人。第二类型是专门邀请前来参加会议的贵宾，主要包括3种，第一种贵宾是国家级领导人，如全国人大副委员长、政府副总理以上的领导人。第二种贵宾是本行业的领导，如正副部长、会长、理事长、院士等。第三种贵宾是赞助单位的领导，如公司的董事长和总经理等。这3种人员中尤其以第一种贵宾最为重要，邀请也最为复杂。通常应该在会议举办前几个月，以书面形式逐级向上报告进行邀请。对第二、第三种贵宾以会议主办单位或者会议组织委员会的名誉进行邀请。会议组织者要在会议举办前将所有邀请的贵宾一一落实，并送上出席开幕式的请柬和其他有关材料。

(2)贵宾的现场墙待

开幕式之前，要安排级别相当的会议领导在会议中心或饭店的大厅门口迎接贵宾，这位会议领导要了解每一位贵宾的姓名、工作单位、职务和将在哪一个贵宾室休息。贵宾抵达后，要安排专门的工作人员引路，将贵宾送到贵宾室，会议的主要领导要在贵宾接待室迎接。贵宾在贵宾室的活动主要是在签到薄上题词或签字，佩戴胸花，接见和合影等。当会议代表基本落座后再请贵宾进入会场，先引导坐在主席台下的贵宾入座，然后再请主席台的贵宾入座。通常，被邀请的贵宾仅参加会议的开幕式，不参加其他活动。如果会议附设有展览会，被邀请的贵宾也有出席展览会的剪彩仪式，然后参观展览。贵宾参观展览，对于参展商将产生积极的影响。

6． 代表进入会场

如果没有身份较高的贵宾参加，组织代表参加开幕式是一件比较简单的工作。但如果遇有大型国际会议被邀请出席开幕式的贵宾级别比较高时，出于安全的考虑，要严格检查，所有进入会场的人员必须佩戴胸卡或者持有开幕式的请柬。通常，请提前半小时就开始允许代表入场，特别情况时可提前一个小时。由于不是对号入座，早来的会议代表通常喜欢坐在会场的后部和两侧，会场中间的座位总是空着，很不协调。工作人员要主动引导代表从前往后，从中间向两侧就座。代表基本就座后，可安排简单短小的文娱演出，目的是吸引代表的注意力，不再相互交谈，形成一种安静祥和的气氛，等待开幕式开始。

7． 记者

对会议感兴趣的新闻记者都会前来参加会议的开幕式，有影响力的会议经常会有上百名记者现场采访。会议组织者应该在会场附近设立记者招待站。记者在这里可以领取记者证、新闻报道稿和其他有关的会议材料。记者的工作性质使得他们喜好四处走动并进行拍照，如有上百名记者在会场来回走动，会议将无法正常进行。在北京地区举办大型国际会议时除中央电视台、新华社等少数几家新闻单位持有特殊的证件可以在会场进行走动采访，其他的记者只能在规定的记者席就座。开幕式结束后，所有记者就都可以自由采访了。

8． 全保卫

安全保卫工作在开幕式中也非常重要，特别是遇有政府领导人参加开幕式时更是如此。会场布置结束后，公安人员要对会场进行认真的安全检查，排除任何可能的隐患。安全检查结束后，开幕式的会场就应采取封闭措施，人员不得随意进出，会场应设有为领导人使用的专用通道，以免造成围观的局面。在举办开幕式的大会场人口处安排工作人员和安保人员，检查进入的人员证件和请柬。对于开幕式可能出现的其他敏感问题，有关公安部门会采取预防措施，会议组织者只要积极配合就可以了。

9． 交通安排

会谈开幕式若在代表下榻的宾馆或附近的会议中心举行，则主要针对参加开幕式的贵宾进行交通安排。会议组织者要制作参加会议开幕式的特殊车证，并和当地的交通管理部门制定行车路线。如果开幕式的举行地点远离代表下榻的宾馆，交通的安排将是一件非常复杂的工作。试想组织几千名会议代表乘坐上百辆“大巴”排成长长的车队在交通高峰时段通过城市中心，会给城市造成多大的交通压力。因此，除非万不得已，否则会议组织者应该尽量避免这种现象的发生。

10． 闭幕式

与会议的开幕式相比，不管是会议组织者还是会议代表对闭幕式的重视程度均会大幅下降，这一点从参加闭幕式的会议代表的人数就可以充分体现出来。通常，参加闭幕式的人数仅仅为参加开幕式人数的一半有时甚至会更少。会议既可以在全部专业活动结束后举办会议的闭幕式，也可以将闭幕式安排在最后一个单元的大会报告后面。此时，并不专门布置主席位，而是沿用报告会的主席台。闭幕式的时间一般只有半小时，程序也非常简单，通常是由会议的一位负责人代表大会组委会和程序委员会对会议进行总结，对会议的工作人员辛勤工作表示感谢。有的会议还在会议闭幕式上宣布评奖结果，如最佳论文奖和最佳学生论文奖等；有的还对赞助单位表示答谢并赠送纪念品。如果是系列性的国际会议，闭幕式上还有一项重要的内容，就是请下一届的主办单位介绍下届会议的有关情况，这就需要安排一些视听设备。有的会议将闭幕式和闭幕宴会合在一起举行，这样安排就会使工作变得更加简单。

第二篇：国际会议流程管理步骤

国际会议的流程管理

一、国际会议流程管理步骤

1．工作步骤

第一步 向其他国际会议的组织者学习。

会议秘书处通过向其他国际会议组织者学习，了解国际会议的流程管理。

第二步 编制初步会议筹备计划。

通过了解其他会议的流程管理，根据本次国际会议的具体情况，编制出本次会议初步流程管理计划。

第三步 提交会议秘书长审核。

会议秘书长根据多年的组会经验，对会议流程管理管理计划提出修改意见。

第四步 提交给组织委员会。

将会议秘书长修改好的会议流程管理计划提交给会议组织委员会，征求他们的修改意见。

第五步 形成最终的会议流程管理计划。

将最终形成的会议流程管理计划打印后发给所有的会议机构参照执行。

1．前期筹备阶段

会议组织者在这个阶段的主要工作是建立会议机构、制定详细的工作计划、编制会议初步预算和落实筹备经费，根据需要可将国际会议委托给专业会议机构组织。这个工作也这个阶段完成。

2．会议征文阶段

国际会议是否能够举办成功，最重要的标志就是代表的数量，特别是国外会议代表的数量。与会代表数量较少可能有各种原因，但是会议营销的失败可能是很重要的原因。国际会议的营销主要围绕征集论文的活动进行，会议学术水平高低和会议规模大小，完全取决于会议论文征集工作是否成功。因此，营销阶段经历的时间最长，许多会议都需要1～2年的时间。

(1)论文征集工作的开始

会议的组织机构建立后，程序委员会就应立即开始策划有关会议的专业内容，一般应在

会议召开前的20个月左右开始启动。

(2)论文征集通知

论文征集通知是国际会议最主要的营销材料。当程序委员会确定了主要专业内容后，会议秘书处就要安排征文通知的编辑和印刷工作。应尽量提早向潜在的参会人员发出征集论文通知，一般不要晚于会前16个月。(3)征集论文通知的发放 征集论文通知要通过各种彤式向外发放，这就像一个企业做宣传广告一样，最好要让全世界各个国家在该领域里工作和学习的人员都能得到会议的信息，以引起他们的关注，从而是交论文。(4)论文提交的截止时间

每个国际会议要规定代表向会议提交论文的最后时间，称为论文提交的截止日期，这是 整个国际会议筹备计划中的第一个重要日期。通常是将这个时间设定在举办会议的前一年。

若会议是在上半年召开，则这个日期可设定在前一年的10月份甚至更早；若是后半年召开的国际会议，可将征集论文的截止时间设定在前一年年底。有个别的会议将截止日期设定在当年，由于离开会的时间太近，所以效果都不甚理想。(5)论文的审查和论文接受通知书的发出

由于许多会议代表都需要凭国际会议的论文接受通知书，向所在机构申请参加会议的经 费，因此会议组织者就应本着越早越好的原则给论文作者发放论文接受通知书。

3．代表注册阶段

这个阶段的工作主要围绕编制会议注册通知进行。会议注册通知基本包含会议的所有主要内容。注册通知的主要内容是经过会议程序委员会和组织委员会联合会议的反复讨论和研究决定的。会议组织者还需要与注册通知中涉及的所有会议服务机构签署协议书，如会议中心、饭店、旅行社和出租汽车公司等，才能将有关的内容公布出去。(1)注册通知的启动

会议的征文阶段和注册阶段之间不存在一个明显的时间和工作界限，两部分工作经常是 相互交叉的。当会议的征文通知发出后，会议组织者就可以考虑编辑注册通知。(2)代表注册、饭店和旅游预订的截止日期

注册通知中有几个重要的截止日期，即注册截止日期、饭店预订截止日期和旅游预订截 止日期。为了方便会议代表，同时也为了简化秘书处的工作，通常将这3个截止日期定为同一天，这个日期也是整个国际会议筹备期间的第二个重要日期。干人以上规模的会议要求截止日期设定在会前的3～ 4个月；几百人的会议，其截止日期只要设定在会议前两个月左右就可以了。(3)注册通知的发放

为了能使潜在的参会人员尽早了解会议的主要内容，促使他们尽早地下决心来参加会议，注册通知的内容只要一经确定，就可提前分期分批地在会议网站上公布。但是最终还要 根据代表提交论文的情况，将论文接受通知和注册通知一起寄给会议代表。

4．会前筹备阶段

会前筹备阶段可以从接收会议代表的注册表开始，到会议召开的前几天为止．时间为4～5个月。这一段时间主要集中处理会议代表注册的有关事宜，统计出各种数据，提供给 各个与会议有关的机构，为会议的现场组织实施做好充分的准备。

5．现场组织阶段

会前的准备工作和会议举办期间的组织工作有千丝万缕的联系，很难用一个明确的时间将它们截然分开。一般可以从会议举办的前几天开始算起。现场组织阶段的主要工作内容包括对现场注册、开幕式、专业活动、旅游参观活动以及宴会等餐饮活动的组织和管理。会议的结束应从闭幕式或者闭幕宴会结束后算起。6．会后总结阶段

会后总结阶段可以从会议的闭幕式和闭幕宴会结束后开始，一直到会议的全部工作结束 为止，这个阶段有时需要延续几个月的时间。国际会议的后续工作主要包括财务结算、会议总结和评估等内容。

第三篇：举办国际会议报批流程

在华举办国际会议申报程序

预报：

国际会议包括有三国以上外国代表学术会议和有两国代表参加的双边会议以及合作项目中的工作会议。每年2月和10月，科研处会通知各学院预报当年7-12月和次年1-6月拟举办的国际会议信息。国外代表在30人以下的一般性国际会议不需预报;重大国际会议*（后附说明）必须预报并且要提前一年预报。申报：

一、举办一般性国际会议，举办单位应在对外承诺前三个月将申请举办会议的报告报学校科研处会签意见。重大国际会议则需要在对外承诺前六个月申报。

报告应包括以下内容：国际会议的中英文全称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；与会人员范围、会议规模、外宾人数；会议的主题、议题和主要内容；经费来源；举办国际会议的必要性、预期达到的目的；会议主要承办人姓名、单位、电话号码（办公和移动电话）。国外代表名单(姓名、国籍、单位名称、职称或职务)

二、科研处会签意见后转交国际交流处。国际交流处对报告进行初 审并向会议负责人提出修改意见，负责人将修改后的报告电子版发 给国际交流处经办人。三．国际交流处起草学校报告报主管校长审批。

四．国际交流处将学校报告上报教育部国际合作与交流司，在审批过程中如有疑问需要解释或需要补充材料时，国际交流处将向学院转达相关意见和要求。

五．教育部将批件寄达国际交流处转学院。

注意事项：

一． 经批准同意对外申办的国际会议，有关机构和个人在举办过程中不得承诺和承担超出授权范围的额外义务。

二． 不宜跨省、自治区、直辖市易地举办国际会议，如果与其他省、自治区、直辖市的单位和机构合办会议，原则上由会议举办地的单位向其上级申报批准。

三． 不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓；从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。

四． 避免在同一时间或短时间内举办相同主题或类似的国际会议。五． 原则上不邀请国家领导人出席会议和参加相关礼仪活动。特殊情况需要领导人与会的，事先需取得领导人原则同意后再逐案报批。

六． 与境外国际组织、机构联合举办国际会议，需要提供该机构的背景资料，要求举办单位事先查看该机构的网站，如果里面涉及“两个中国”或“一中一台”问题，需要求该机构将网站内容予以整改，并将整改后的网站截图一并上报。

关于重大国际会议的说明：

一． 联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议。

二． 联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议。

三． 事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。

四． 外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术型国际会议。五． 外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别的国际会议。

六． 邀请党和国家领导人出席的高级别国际会议。

七． 邀请全国人大、全国政协、最高人民法院和最高人民检察院的领导同志出席的国际会议。

第四篇：开幕式流程

开幕式流程

一、活动主题：

“关注青少年成长，走进观音阁”暑期三下乡社会实践

二、活动名称：

暑期三下乡社会实践义教活动开幕式

三、活动时间：

2012年7月16日14：30

四、活动地点：

广东省惠州市博罗县观音阁镇中学

五、活动对象：

领导（当地政府、学校领导`我校领导）、全体老师、家长、学生

六、活动宗旨：

提高英语技能，丰富暑假生活。

七、活动目的：

老师通过队歌合唱以及个人才艺表演，向惠州的同学们展现阳光、活力和友好的一面，为整个三下乡营造活跃欢快的氛围。

八、活动要求：

1、队员学习队歌，各节目负责人领队排练表演节目。

2、主持人制作主持稿。

3、邀请领导致开幕词。

九、活动流程：

(一)开幕式前：【90min】

1、会场布置：宣传组组员布置舞台，调试音响；摆设桌椅，摆放话筒、矿泉水等。(13:00-13:30)

2、队员踩点及彩排表演节目。(13:30-14:00)

3、工作人员安排与会人员有序入座。(14:00-14:15)(二)开幕式中：【60min】

1、主持人致开场词，介绍到场领导与嘉宾(4min)

2、学校领导致词并宣布正式开幕(10min)

3、带队老师发言(5min)

4、文艺表演：

 开场舞：何怡、曾伟杰、郑观美、王雅琴、黄丽蓓、陈晓娟(4min) 英文诗歌朗诵：杨碧杰、仇钰葶、李东蔚、刘志强(5min) 歌曲串烧：梁韵、余霓、张烁琼、黄倩欣、林逸潇、陈友协(10min) 队歌合唱：全体队员(5min)(三)开幕式后：

1、主持人宣布开幕式结束并安排与会领导、嘉宾、学生离场。

2、师生见面会

3、工作人员打扫清理会场。

十、开幕式人员安排：

 主持人：杨柔  舞台总监：杨碧杰  催场：杨月媚

 音乐播放（及提前准备音乐）：张秀阳

注意事项：

 如遇下雨天气，与相关人员沟通协商转换室内场地。 调适音响设备以及麦克风，确保其运作正常。

 队员要准备含有其表演节目音乐的U盘或手机作为备用。 队员布置会场时要注意人身及公共财物安全。 要注意维持会场纪律。

第五篇：开幕式流程

外国语学院第八届外语文化月

开幕式流程

一、时间：2012年5月9日晚上20：00

二、地点：外语多功能厅

三、流程

1、开场舞

2、主持人登场

3、主持人介绍到场嘉宾

4、领导致开幕词并宣布第八届外语文化月开幕

5、全体起立，奏团歌

6、邀请院系领导讲话

7、主席团介绍第八届外语文化月的活动具体项目

8、活动结束

四、活动经费

1、水：24元

2、会场布置：20

总计：44元

五、具体安排

1、布置会场：文艺部、生活部

2、会场清理：所有学生会干部

外国语学院学生会

2012年4月18日