国际会议的总结步骤流程注意事项

第一篇：国际会议的总结步骤流程注意事项

国际会议的总结

工作步骤

第一步:索取主管部门提供的国际会议总结格式。

第二步:搜集数据。

1.外宾注册组负责提供外宾注册的数据。2.中宾注册组负责提供中宾注册的数据。3.学术组负责提供论文的数据。

第三步:会议程序委员会提供素材。

1.特邀大会报告的情况。

国际会议的特邀大会报告人的水平体现了会议的水平，他们的报告议题也是会议的主题。大会报告是总结中的重要内容，要求列出所有大会报告人的姓名、国籍、单位和职务以及报告题目。

2.专业总结。

通过本届会议了解到该领域国际上的发展现状和趋势，与国际同行相比，我国在该领域的发展状况，举例说明我国在哪些方面处于领先地位，哪些地方存有严重的不足。

3.此次会议的收获。

会议的收获主要指专业方面的收获。

第四步:是否有计划举办下届会议。

如果是我国机构发起的国际会议，会议组织者就能确定是否举办下届会议。如果是国际组织发起的系列性国际会议就不存在这个问题。此次会议在组织管理上的经验和不足。

第五步:此次会议在管理方面的经验和不足，素材要从各个职能小组中获得。

第六步:完成会议总结。

委托秘书处工作人员执笔，将搜集到的各种素材编写成会议总结，经过秘书长审核，盖章后送交主管部门。

特别提示

 总结中最主要的内容是国际会议专业方面的收获。

 国际会议的总结工作通常也是会议组织者最后一件重要工作。

在我国举办的任何国际会议都属于外事活动，必须经过主管部门批准才能召开。会议结束后，主管部门也要求会议组织者提交会议总结。不同主管部门提供的会议总结格式可能略有不同，但是总结的内容大致相似。

1．会议概况

会议概况主要包括国际会议的举办时间、举办地点、主办单位和主要承办单位。

2．代表人数

要按国家顺序写出每个国家参加会议的人数，既可以按国家的英文字母顺序排列，也可以按代表人数多少来排列。例如，参加第13届国际核工程大会的代表人数在前10名的国家为中国181人、日本150人、美国69人、法国45人、韩国24人、德国22人、加拿大16人、意大利10人、俄罗斯10人、伊朗9人。另外27个国家的参加人数都没有超过6人。从这个人数统计中可以很清楚地看出排在前10位的国家都是在核工程领域中技术领先和学术交流比较活跃的国家，这些国家是今后举办同类型国际会议时宣传的重点。

3．国内和国外论文数量

论文数量的多少反映了国际会议交流活跃的程度，它和参加会议代表的数量成正比。例如，第13届国际核工程大会国内论文176篇，参加会议的代表181人，国外论文405篇，国外的会议代表422人。再如，第10届国际室内空气品质大会国内论文180篇'参加会议的国内代表150人，国外论文700篇，国外的会议代表730人。

4．大会报告人和大会报告的中英文题目

国际会议邀请的大会报告人的水平能直接反映出整个国际会议的交流水平。大会报告人的报告题目通常也就是国际会议的主要议题。例如，国际原子能机构副总干事，他的报告题目是“发展世界的核能”，世界核协会总干事的报告题目是“政府、企业和科技在新的核世纪中扮演的角色”，中国核工业集团公司副总经理的报告题目是“加快中国核工业发展，积极推进核电建设”，从中不难看出本届会议大会报告人的层次都是很高的，报告题目也是非常吸引人的，因此本届也是历年来该系列国际会议中参加人数最多的一届。

5．目前本领域国际上的发展现状和趋势 在我国举办国际会议的重要目的就是要了解本领域目前国际发展现状和最新发展趋势会议总结要在这方面进行详细的论述。例如，通过举办国际核工程大会了解到全世界在运行中的核电机组共有440台，装机容量366GW，而运行中的核电站大多数为第二代技术。虽然第三代反应堆技术已经开发完成，但只有日本ABWR已投入运营。在国际上第四代反应堆技术的研究工作也已经开始。

6．与国际同行相比，我国在该领域的发展状况

在我国举办国际会议的重要任务就是要明确在该领域中我国的发展状况，发挥已有的优势，找出存在的差距，明确今后努力的方向。例如，通过举办第15届国际植保大会发现，我国与国际同行相比，在植保研究领域中的许多方面都处于国际领先水平或达到了国际水平，如我国农作物病虫草鼠综合防治技术体系的建立先于美国8年；我国的转基因抗虫棉在激烈的国际竞争中不断发展并走向产业化，目前已成为世界上拥有自主知识产权，成功独立开发抗虫棉的第二个国家，并且在该领域中我国还有许多方面处于国际领先或达到国际水平。与国际同行相比，我国也存在不足之处，如对外来生物入侵的研究和对生物灾害的监测预警系统的研究，尽管已做了一些研究工作，但与发达国家相比我国已明显落后，主要制约因素是我国在这些领域中的经费投入不足。

7．此次会议的收获

会议收获主要也是从专业交流方面进行总结的，如本届会议主要围绕的交流议题中是否有新的观点、新的方法，这些新观点和新方法是否对我国经济建设和科技发展有一定的推动作用。再如会议是否举办附设展览，展出的实用技术有哪些可以直接应用到我国的经济建设 中来。

8．是否有计划举办下一届会议

如果是国际组织的系列性会议，那么在我国举办下一届的前景就很难估计。如果是由我国机构发起的国际会议，通常在会议举办期间就决定了是否举办下届会议和举办的时间。例如，由北大医院泌尿外科研究所发起的北京国际泌尿外科研讨会(英文的字头缩写为，BISU)，从1987年举办了第1届之后，每隔几年就会再举办一届，BISU在国际上已经享有一定的知名度。在2004年9月举办第4届大会上就向所有会议代表发布了特在2007年9月举办第5届会议的消息。

9．此次会议在组织管理上的经验和不足

会议总结还要包括会议组织管理的内容。在这个方面每个国际会议都有其成功的经验，也有各种各样的教训。例如，国际核工程大会的主要经验就是将会议的学术工作委托给中国核工程第二研究院，将会务工作委托给中国国际科技会议中心，中国核学会与这两个单位密切合作、全力协同，保证了大会的成功召开；而主要的教训是为了扩大会议的影响，广泛邀请了国内外众多的嘉宾，但这些嘉宾是否前来参会不能得到及时确认，致使许多工作陷于被动。除了向上级主管部门提交的会议总结外，会议组织者还可以对会议的其他许多方面进行总结。例如，对会议筹备期间的组织管理、宣传推广、论文征集、预先注册、资金筹措、资金管理等各项工作进行总结，对会议现场注册、代表接待、协调管理、专业交流、附设展览、社会活动、餐饮活动等各项工作进行总结，也可以对会议结束后的会议评估工作和财务结算等工作进行总结。会议的评估工作与会议的总结有密切的关系，会议评估的结果是会议总结报告的基础，也是会议总结报告的重要内容。

第二篇：国际会议流程管理步骤

国际会议的流程管理

一、国际会议流程管理步骤

1．工作步骤

第一步 向其他国际会议的组织者学习。

会议秘书处通过向其他国际会议组织者学习，了解国际会议的流程管理。

第二步 编制初步会议筹备计划。

通过了解其他会议的流程管理，根据本次国际会议的具体情况，编制出本次会议初步流程管理计划。

第三步 提交会议秘书长审核。

会议秘书长根据多年的组会经验，对会议流程管理管理计划提出修改意见。

第四步 提交给组织委员会。

将会议秘书长修改好的会议流程管理计划提交给会议组织委员会，征求他们的修改意见。

第五步 形成最终的会议流程管理计划。

将最终形成的会议流程管理计划打印后发给所有的会议机构参照执行。

1．前期筹备阶段

会议组织者在这个阶段的主要工作是建立会议机构、制定详细的工作计划、编制会议初步预算和落实筹备经费，根据需要可将国际会议委托给专业会议机构组织。这个工作也这个阶段完成。

2．会议征文阶段

国际会议是否能够举办成功，最重要的标志就是代表的数量，特别是国外会议代表的数量。与会代表数量较少可能有各种原因，但是会议营销的失败可能是很重要的原因。国际会议的营销主要围绕征集论文的活动进行，会议学术水平高低和会议规模大小，完全取决于会议论文征集工作是否成功。因此，营销阶段经历的时间最长，许多会议都需要1～2年的时间。

(1)论文征集工作的开始

会议的组织机构建立后，程序委员会就应立即开始策划有关会议的专业内容，一般应在

会议召开前的20个月左右开始启动。

(2)论文征集通知

论文征集通知是国际会议最主要的营销材料。当程序委员会确定了主要专业内容后，会议秘书处就要安排征文通知的编辑和印刷工作。应尽量提早向潜在的参会人员发出征集论文通知，一般不要晚于会前16个月。(3)征集论文通知的发放 征集论文通知要通过各种彤式向外发放，这就像一个企业做宣传广告一样，最好要让全世界各个国家在该领域里工作和学习的人员都能得到会议的信息，以引起他们的关注，从而是交论文。(4)论文提交的截止时间

每个国际会议要规定代表向会议提交论文的最后时间，称为论文提交的截止日期，这是 整个国际会议筹备计划中的第一个重要日期。通常是将这个时间设定在举办会议的前一年。

若会议是在上半年召开，则这个日期可设定在前一年的10月份甚至更早；若是后半年召开的国际会议，可将征集论文的截止时间设定在前一年年底。有个别的会议将截止日期设定在当年，由于离开会的时间太近，所以效果都不甚理想。(5)论文的审查和论文接受通知书的发出

由于许多会议代表都需要凭国际会议的论文接受通知书，向所在机构申请参加会议的经 费，因此会议组织者就应本着越早越好的原则给论文作者发放论文接受通知书。

3．代表注册阶段

这个阶段的工作主要围绕编制会议注册通知进行。会议注册通知基本包含会议的所有主要内容。注册通知的主要内容是经过会议程序委员会和组织委员会联合会议的反复讨论和研究决定的。会议组织者还需要与注册通知中涉及的所有会议服务机构签署协议书，如会议中心、饭店、旅行社和出租汽车公司等，才能将有关的内容公布出去。(1)注册通知的启动

会议的征文阶段和注册阶段之间不存在一个明显的时间和工作界限，两部分工作经常是 相互交叉的。当会议的征文通知发出后，会议组织者就可以考虑编辑注册通知。(2)代表注册、饭店和旅游预订的截止日期

注册通知中有几个重要的截止日期，即注册截止日期、饭店预订截止日期和旅游预订截 止日期。为了方便会议代表，同时也为了简化秘书处的工作，通常将这3个截止日期定为同一天，这个日期也是整个国际会议筹备期间的第二个重要日期。干人以上规模的会议要求截止日期设定在会前的3～ 4个月；几百人的会议，其截止日期只要设定在会议前两个月左右就可以了。(3)注册通知的发放

为了能使潜在的参会人员尽早了解会议的主要内容，促使他们尽早地下决心来参加会议，注册通知的内容只要一经确定，就可提前分期分批地在会议网站上公布。但是最终还要 根据代表提交论文的情况，将论文接受通知和注册通知一起寄给会议代表。

4．会前筹备阶段

会前筹备阶段可以从接收会议代表的注册表开始，到会议召开的前几天为止．时间为4～5个月。这一段时间主要集中处理会议代表注册的有关事宜，统计出各种数据，提供给 各个与会议有关的机构，为会议的现场组织实施做好充分的准备。

5．现场组织阶段

会前的准备工作和会议举办期间的组织工作有千丝万缕的联系，很难用一个明确的时间将它们截然分开。一般可以从会议举办的前几天开始算起。现场组织阶段的主要工作内容包括对现场注册、开幕式、专业活动、旅游参观活动以及宴会等餐饮活动的组织和管理。会议的结束应从闭幕式或者闭幕宴会结束后算起。6．会后总结阶段

会后总结阶段可以从会议的闭幕式和闭幕宴会结束后开始，一直到会议的全部工作结束 为止，这个阶段有时需要延续几个月的时间。国际会议的后续工作主要包括财务结算、会议总结和评估等内容。

第三篇：国际会议的餐饮安排流程及注意事项

国际会议的餐饮活动

工作步骤

第一步：制定举办餐饮活动的工作方案。

第二步：在日期、时间和人数确定后，选择餐饮活动场地。

第三步：与活动场地洽谈后签订合同。

洽谈内容主要包括菜单、酒水供应、价格和人数调整的最后时限。

第四步：预定车辆、安排交通。

第一，不在会议场地举办的大型餐饮活动要尽早预订车辆。第二，必要时要和交通管理部门联系，共同做好交通管理。

第五步：联系演出公司，确定演出节目。

第六步：制定宴会请柬，发给相关人员。

第七步：按最后时限调整就餐人数。

第八步：管理餐饮活动现场。

第九步：结算。

特别提示

 大型餐饮活动时间一旦确定，就需要尽快确定活动场所。

 国际会议的代表来自各个国家，要注意为“穆斯林”和“素食者”安排特殊菜肴。

 国际会议最后一天的餐饮活动，贯彻“宁少勿多”的原则，以免造成浪费。

中航银会议服务中心监制 1．招待会

招待会通常都是会议第一个餐饮活动，因此也称为欢迎招待会。

(1)招待会时间的选择

像安排开幕式一样，招待会是安排在会议正式开始前一天的晚上，还是安排在会议正式开始的第一天晚上，由会议组织者确定。若是安排在会议正式开始前一天的晚上，为了能使更多的代表赶上参加，招待会的开始时间可以稍晚一点，如安排在19:00，甚至是20:00。即使这样，还可能会有1/3的会议代表不能如期参加。招待会的持续时间一般不会超过两个小时。

(2)招待会场地的选择

招待会应该安排在会议场地内或者附近，尽量避免动用接待车辆，特别是那些安排在会议正式开始前一天晚上的招待会要特别注意这一点，否则就会有许多会议代表无缘参加。例如，1992年在北京举办第19届国际昆虫大会时，开幕式和招待会均安排在北京人民大会堂。会前已经预先注册的会议代表有5000名，当天下午4：30只有不到3000人乘车前往．因为此时许多代表还在前往会议的路上。由此可见，在会议注册日当天举办的招待会使用的活动场地的面积可小很多。如果季节合适，如北京的五六月和九十月，也可考虑将招待会安排在室外，这样效果也会很好。

(3)招待会的形式

招待会通常选用冷餐会自助方式。根据参加招待会人数的多少布置取菜台和饮料台。有的招待会还摆设数量不多的桌椅，为年龄比较大的代表进餐提供方便。有的会议还安排主桌，桌上摆放鲜花和桌签，供出席会议的领导人使用，还要安排专门的服务员为主桌的贵宾分餐。有些招待会还安排讲话和小型文娱演出。

(4)招待会的菜单

我国的“招待会”和国外的有很大不同，提供的食品非常丰富，包括热菜、冷菜、汤、主食、点心、水果、红酒、啤酒和其他软饮料。当前，提倡会议的招待会不提供热菜，其主要原因首先是由于招待会没有固定的就餐环境，会议代表总是站着或在流动中进餐，热菜容易遗洒显得很不卫生。其次是招待会上提供的近似西餐的热菜，味道不好吃．也体现不出中国饭菜的味道。最后是冷餐会可以降低餐饮费用。

(5)招待会的酒水

招待会的酒水主要包括葡萄酒、啤酒和其他软饮料。酒水的结算方式也分为费用包干和实报实销两种。费用包干就是会议组织者和餐厅谈好一个固定的中航银会议服务中心监制 酒水价格，一般是饭菜价格的1/3。费用包干的优点是方便会议组织者对招待会的成本进行控制，方便与餐厅进行结算；缺点是如果洒水供应控制不当，招待会还没结束，就没有酒水可以提供了，这会导致代表们的抱怨。实报实销的结算方式能保证酒水的供应，但在结算时，有时酒水的费用会超过食品的费用。结算方式也比较麻烦，双方要指定专门的人员清点各种饮料的瓶子数量，用以计算饮料的费用。招待会这种自助的就餐形式，对酒水的浪费是很大的。

(6)预订人数的修正

实际参加餐饮活动的人数与当初预订时的人数都会发生变化，越接近活动开始时间，人数越精确。通常，餐厅会允许会议组织者在一定的时间范围内修正预订人数。会议组织者都希望将允许的修正时间尽量定得晚一点，修正人数的范围大一些。而餐厅有时提前2～3天就开始做准备工作，如饭菜备料和清洁餐具等，所以餐厅希望修正时间能尽量提前，人数修正的范围尽可能小一些。为此，双方必须规定一个允许的修正时间范围和合理的人数修正量。通常，餐饮活动的修正时间最迟不应该晚于餐饮活动举办前的4个小时，人数的修正范围一般可为5%~10%

(7)招待会的入场

所有参加招待会的人员必须凭招待会请柬入场。由于会议代表在注册后才能得到请柬，因此对于将招待会安排在注册日的会议，注册人员始终要坚守岗位，随时等候刚刚来自机场和火车站的代表，注册一直要持续到招待会结束，必要时还要在注册台为代表开辟临时行李寄存处。对于不注册的陪同人员，可以通过现场购置请柬来参加，但通常这部分人员很少，不会对活动的总体人员造成很大的影响。

(8)招待会的管理

招待会要按请柬上规定的时间开始，或者提前几分钟就允许代表进入活动场地，避免代表集中进场造成拥挤。代表入场后可以先到酒水台领取饮料。有些会议的招待会不安排任何活动，只是提供给代表一种相互交流的机会；有的招待会安排一些简单的程序，如会议领导人向会议代表致简短的欢迎词等，但时间一定不能过长，讲话结束后代表就可以按顺序领取食品。招待会可以播放音乐，也可以邀请小型乐队伴宴，烘托轻松愉快的气氛，但不适合安排正式演出，因为许多代表很长时间没有见面，相互之间都在交谈，演出效果会很不理想。不要人为地去控制招待会的持续时间，自然地持续时间或长或短，但是通常会在一个半小时左右。招待会可以由安排会议的负责人宣布结束，也可以自行结束。

(9)招待会的结算

招待会即将结束时，餐厅服务人员就会立即找到负责人签单。如果是根据出

中航银会议服务中心监制 席人数结算，餐厅应该清点收取的请柬数，交给负责签字的人员核查；如果酒水是按开瓶数量计价，则双方应共同清点瓶子数量。账单一经签字就是对该项餐饮活动的认同，结算将不应该再出现任何问题。有时由于饭菜的质量、上菜的顺序和速度、酒水的供应等问题出现筝议，会议组织者有可能拒绝签单，这时就需要双方通过协商来解决。例如，第28届国际心理大会的招待会，食品提供得过少，会议代表对此意见极大，致使会议组织者不能在招待会后立即签字进行结算。

2．闭幕宴会

(1)日期和时间的选择

闭幕宴会通常安排在会议结束的前一天，或者在会议结束的当天晚上。若是安排在会议结束前一天的晚上，则参加的代表人数会比较多；若安排在最后一天，提前撤离的那部分代表将无缘参加。宴会的开始时间一般为晚上6：00～7:00，持续时间一般为2～3个小时。

(2)场地的选择

目前在我国各大城市中，真正能够举办上千人大型宴会的场所并不太多，因此会议活动的安排受到很大的限制。考虑到交通的问题，大型会议的宴会也应尽量安排在会址内或者附近。在北京，有许多会议的闭幕宴会安排在人民大会堂的国宴厅。

(3)宴会的形式

闭幕宴会通常选用桌餐形式，十人一桌，桌上摆设制作精美的菜单。有时由于宴会的规模太大，很难做到每道菜都由服务员分餐。所有的宴会都会设置主桌，主桌分为长条形和圆形两种。长条形主桌的好处是可将所有的贵宾安排在同一张餐桌，根据人数调整长度。圆形桌一般都要设置几个才能安排所有的贵宾入座。餐厅要安排专门的服务人员为主桌的客人分菜。通常闭幕宴会要安排一些讲话和小型文娱演出。为了使闭幕宴会更加有特点，也可以对宴会厅稍加布置，如悬挂带有会议名称的横幅或带有会徽等装饰图案的背景板。

(4)宴会的菜单和酒水

宴金应该有6~8个凉菜，热菜可以从中国各个菜系中挑选一些具有代表性的菜肴，搭配而成。会议组织者可以要求餐厅提供几种不同价格的菜单，在此基础上略做调整。闭幕宴会的酒水种类包括红葡萄酒、啤酒和其他软饮料。没有特殊原因一般不安排烈性白酒。酒水的结算方式同招待会一样分为费用包干和实干两种。会议组织者可根据经费和其他情况来选择。有些国际会议

中航银会议服务中心监制 的宴会还有特殊要求，如设立专门为部分“穆斯林”和“素食者”代表就餐用的桌子，桌上要摆放明显的标志。

(5)宴会的人数

如果闭幕宴会的费用不包括在注册费内，预订人数就是卖出的宴会票的数量。如果宴会费用包括在注册费中，因为有部分会议代表因各种原因不能参加，实际人数就会少于注册人数。会议组织者在预订宴会时，一定要和餐厅协商好，确定最后调整宴会人数的时间。根据对许多国际会议的统计，预订人数可为参加会议人数的60%～70%左右，如2005年5月18日第13届国际核工程大会举办闭幕宴会时，1000人规模的大会就只有540人参加宴会。

(6)宴会的程序和演出

通常闭幕宴会开始前的半小时就应该允许客人入场。如果允许入场的时间定得太晚就很容易发生拥挤。就座主桌的贵宾即可以与普通代表同时入场，也可以在全体代表都入座后再入座。如果在闭幕宴会中安排活动，就要制作一个活动程序，放在宴会厅的入场处，供会议代表使用。闭幕宴会要安排一名会议的主要组织者主持宴会，邀请几名有代表性的人员致辞。致辞应该简捷，需要祝酒时，事先要安排好服务人员斟酒，所有讲话的时间总和不应超过半小时，否则代表就会出现烦躁情绪。讲话结束后，就开始上热菜。上千人的宴会很容易出现众口难调的现象，为了避免会议代表对饭菜的微词破坏宴会的气氛，聪明的会议组织者经常会在热菜基本上完之后安排文娱演出，丰富多彩的节目有时会重新引起代表的兴趣。文娱演出的时间应控制在1个小时左右，不要太长，可选择具有浓厚民族特色或地方特色的节目，如广东音乐、江南丝竹、民族歌舞、京剧和杂技等节目。文娱演出结束后，会议组织者就可以宣布宴会结束。

(7)宴会的结算

宴会结算时可能发生的问题经常是饭菜的质量和数量，而不是参加宴会的人数。如果是一般问题，双方通常都会采取协商的方法加以解决。遇有宴会结束后相当一部分参加者发生食物中毒的现象就需要另行处理了。

3．“茶歇”

“茶歇”有时也称为“间茶”，每天可以安排两次，上下午各一次；会议举行到一个半小时或两个小时的时候开始进行。安排“茶歇”的好处是会议代表在久坐之后可以四处走动，充分放松，缓解疲劳。会间休息的持续时间限制在15~30分钟之间。至少15分钟，就会出现部分代表没有喝完饮辑或没有得到充分的休息；超过30分钟就会占用过多的会议时间，甚至影响会议的日程。举办大型会议时，为使所有代表都能够尽快取到饮料，避免排队，饮料台可以分别设立在几个不同的地点，每处都应保留足够大的空间，可以

中航银会议服务中心监制 考虑每100人设立一个饮料台。

4．会议午餐的安排

有的会议给全体会议代表提供午餐，好处是全体代表统一就餐，有效地节省午餐时间。但是安排几千人的午餐也并不是件非常容易的工作。会议午餐的标准不用太高，通常采用自助餐形式．不供应酒类和其他软饮料，但要提供汤或冰水。会议午餐安排的时间可以长一些，这样代表可以分散就餐，避免过分拥挤。

中航银会议服务中心监制

第四篇：国际会议开幕式管理流程[推荐]

国际会议的大型活动现场管理

工作步骤

第一步 策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。

会议组织委员会召开会议策划程序、编制工作计划并确定邀请贵宾名单。

第二步 邀请出席开幕式的贵宾。

1)按名单发出邀请。

2)一一落实贵宾参加开幕式的情况。

第三步 调整开幕式程序。

1)根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划。2)开幕式的程序要在会议日程手册上公布。

第四步 设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。

第五步 布置开幕式会场。

1)主席台的布置。2)代表席的布置。

3)记者活动管理设备的安装和测试。第六步 开幕式的现场管理。

1)贵宾活动管理。2)会议代表管理。3)记者活动管理。4)安全保卫管理。5)车辆安排和交通管理。

特别提示

 邀请贵宾参加开幕式是一件政策性很强的工作，要安排有经验的工作人员负责。

 由于邀请贵宾的变化引起开幕式活动程序相应变化，新的开幕式程序要摆放在会场入口处。

 开幕式的持续时间尽量不要超过30分钟。

国际会议开幕式是所有国际会议活动中重要的活动，有的开幕式甚至有多位国家领导出席，需要认真策划和仔细安排，特别需要加强现场管理。

1． 开幕式的时间

国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的下午，也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午，时间通常是由东道国会议组织者来决定。例如，国际自控联合会在美国举办第1 3届大会时，开幕式就是安排在会议正式开始前一天的晚上，而第14届大会在我国举办时就是安排在会议正式开始的第一天上午。如果开幕式安排在上午，出席了会议开幕式的代表人数就会比安排在前一天时要多一些。这是因为来自世界各国的会议代表搭乘的航班有许多是在傍晚之后到达，这部分代表就没有机会参加会议开始前一晚的开幕式。

2． 开幕式的地点

开幕式的地点取决于会议代表的人数。在举办大型会议时，经常会出现人数多而用于开幕式的会场小的情况。有的国家在举办大型国际会议时将开幕式安排到体育馆或者国家音乐厅。而目前在北京举办大型会议最多的北京国际会议中心，容量最大的1号会议厅总共可容纳2 500人，若会议规模超过这个规模，一种方式是将开幕式安排到其他场所，如在人民大会堂举办，这需要安排接送车辆，增加了会议的开支和管理的难度。另一种就是采用主会场和分会场并用方式，主会场举办开幕式，分会场采用电视技术进行现场直播。2004年北京国际会议中心举办第28届国际心理大会的开幕式，将近4500名代表参加，会议组织者安排在1号会议厅举办开幕式，将可容纳600人的2号会议厅和可容纳1000人的17号会议厅作为两个分会场进行现场直播，效果也比较理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看电视转播。

3． 开幕式会场布置

国际会议开幕式的会场布置比较简单，形式也基本相同，主要包括主席台的布置和代表席的布置等内容。

(1)主席台的布置

会场的标志物是背景板或横幅。背景板是最近十几年流行起来的，大型国际会议都采用这种方式。通常，能够举办大型会议的会场都有固定尺寸的背景板，会议只要按照这个尺寸制作有关内容即可。背景板由3部分内容组成。意识会议的会徽和有关组织的徽章；二是会议的（中英文）名称、缩写和会议举办时间和地点；三是会议的主办单位。背景板的设计要简洁、色彩明快、主色调应与各轮通知书封面的色调相同。横幅的制作相对简单，颜色选用以红色居多，有些会议也选用其他颜色。为了醒目，横幅上的字一般均采用白色，内容是会议的（中英文）名称。根据不同会议的要求，主席台有各种各样的布置方式。最常用的方式是在主席台的中央正前方摆设长条桌．长度根据主席台的就座人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、会议专用的纸和笔等。会议主持人通常坐在长条桌的一侧，座位处摆放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子，长条桌的前侧摆放花草。桌签的制作也非常简单，将人员姓名打印在纸上，插在有机玻璃制作的标准桌签壳中即可。人名的用法有下列几种方式：全部用英文，中国人用中文而外国人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席台右侧摆放1个讲台和1个台式麦克风，讲台上摆放灯和鲜花。

(2)代表席的布置

会议代表席的布置采用如下两种方式：工作性质的国际会议通常用课堂式；而交流性质的国际会议选用剧院式。代表席可以分成3部分，贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的会议还在座位前摆上长条桌，摆成课堂式，桌上摆放桌签和饮料。桌子两侧竖立指示标牌．采用中英文两种文字书写“贵宾席和Reserved for VIP”。代表席通常要按剧院式摆放座位，座位的数量应比代表人数略多一些。在面积允许的情况下，排与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。横向和纵向都要留出必要的通道。参加重要国际会议开幕式的记者很多，有时可达上百人，这么多的人在会场走来走去，会议将无法正常进行。会议要专门为记者设置记者席。如果会场设有二层，可以将记者席设在二楼的前几排，既方便他们摄影和摄像，也可以达到对他们的走动加以限制的目的。

(3)贵宾室的布置

为接待出席开幕式的贵宾，就要安排贵宾室。举办高规格会议时参加开幕式的贵宾相当多，还要设立几个不同的贵宾室．按不同规格分别接待。会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以避免围观。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间，贵宾室和主席台之间要有专门的通道。贵宾室的门口要有明显的中文和英文的标牌“贵宾室（VIPRoom)"。贵宾室摆放沙发和茶几，茶几点要有饮料和鲜花．在门口处设签到台，预先放好签到薄和笔。

4． 开幕式的程序

国际会议的开幕式是所有会议活动中最重要的，就像开幕式在奥运会中所处的地位一样。许多大型国际会议的开幕式都会邀请国家领导人参加并致辞，这已成为当今世界各个国家举办大型国际会议时的一种时尚。

5． 贵宾的接待

邀请和接待贵宾参加会议是开幕式很重要的活动内容。

（1）邀请贵宾

出席会议的贵宾分为两大类型。第一类型是会议本身的贵宾，包括有关国际组织的负责人、学科带头人（如诺贝尔奖获得者）、东道国的会议机构负责人。第二类型是专门邀请前来参加会议的贵宾，主要包括3种，第一种贵宾是国家级领导人，如全国人大副委员长、政府副总理以上的领导人。第二种贵宾是本行业的领导，如正副部长、会长、理事长、院士等。第三种贵宾是赞助单位的领导，如公司的董事长和总经理等。这3种人员中尤其以第一种贵宾最为重要，邀请也最为复杂。通常应该在会议举办前几个月，以书面形式逐级向上报告进行邀请。对第二、第三种贵宾以会议主办单位或者会议组织委员会的名誉进行邀请。会议组织者要在会议举办前将所有邀请的贵宾一一落实，并送上出席开幕式的请柬和其他有关材料。

(2)贵宾的现场墙待

开幕式之前，要安排级别相当的会议领导在会议中心或饭店的大厅门口迎接贵宾，这位会议领导要了解每一位贵宾的姓名、工作单位、职务和将在哪一个贵宾室休息。贵宾抵达后，要安排专门的工作人员引路，将贵宾送到贵宾室，会议的主要领导要在贵宾接待室迎接。贵宾在贵宾室的活动主要是在签到薄上题词或签字，佩戴胸花，接见和合影等。当会议代表基本落座后再请贵宾进入会场，先引导坐在主席台下的贵宾入座，然后再请主席台的贵宾入座。通常，被邀请的贵宾仅参加会议的开幕式，不参加其他活动。如果会议附设有展览会，被邀请的贵宾也有出席展览会的剪彩仪式，然后参观展览。贵宾参观展览，对于参展商将产生积极的影响。

6． 代表进入会场

如果没有身份较高的贵宾参加，组织代表参加开幕式是一件比较简单的工作。但如果遇有大型国际会议被邀请出席开幕式的贵宾级别比较高时，出于安全的考虑，要严格检查，所有进入会场的人员必须佩戴胸卡或者持有开幕式的请柬。通常，请提前半小时就开始允许代表入场，特别情况时可提前一个小时。由于不是对号入座，早来的会议代表通常喜欢坐在会场的后部和两侧，会场中间的座位总是空着，很不协调。工作人员要主动引导代表从前往后，从中间向两侧就座。代表基本就座后，可安排简单短小的文娱演出，目的是吸引代表的注意力，不再相互交谈，形成一种安静祥和的气氛，等待开幕式开始。

7． 记者

对会议感兴趣的新闻记者都会前来参加会议的开幕式，有影响力的会议经常会有上百名记者现场采访。会议组织者应该在会场附近设立记者招待站。记者在这里可以领取记者证、新闻报道稿和其他有关的会议材料。记者的工作性质使得他们喜好四处走动并进行拍照，如有上百名记者在会场来回走动，会议将无法正常进行。在北京地区举办大型国际会议时除中央电视台、新华社等少数几家新闻单位持有特殊的证件可以在会场进行走动采访，其他的记者只能在规定的记者席就座。开幕式结束后，所有记者就都可以自由采访了。

8． 全保卫

安全保卫工作在开幕式中也非常重要，特别是遇有政府领导人参加开幕式时更是如此。会场布置结束后，公安人员要对会场进行认真的安全检查，排除任何可能的隐患。安全检查结束后，开幕式的会场就应采取封闭措施，人员不得随意进出，会场应设有为领导人使用的专用通道，以免造成围观的局面。在举办开幕式的大会场人口处安排工作人员和安保人员，检查进入的人员证件和请柬。对于开幕式可能出现的其他敏感问题，有关公安部门会采取预防措施，会议组织者只要积极配合就可以了。

9． 交通安排

会谈开幕式若在代表下榻的宾馆或附近的会议中心举行，则主要针对参加开幕式的贵宾进行交通安排。会议组织者要制作参加会议开幕式的特殊车证，并和当地的交通管理部门制定行车路线。如果开幕式的举行地点远离代表下榻的宾馆，交通的安排将是一件非常复杂的工作。试想组织几千名会议代表乘坐上百辆“大巴”排成长长的车队在交通高峰时段通过城市中心，会给城市造成多大的交通压力。因此，除非万不得已，否则会议组织者应该尽量避免这种现象的发生。

10． 闭幕式

与会议的开幕式相比，不管是会议组织者还是会议代表对闭幕式的重视程度均会大幅下降，这一点从参加闭幕式的会议代表的人数就可以充分体现出来。通常，参加闭幕式的人数仅仅为参加开幕式人数的一半有时甚至会更少。会议既可以在全部专业活动结束后举办会议的闭幕式，也可以将闭幕式安排在最后一个单元的大会报告后面。此时，并不专门布置主席位，而是沿用报告会的主席台。闭幕式的时间一般只有半小时，程序也非常简单，通常是由会议的一位负责人代表大会组委会和程序委员会对会议进行总结，对会议的工作人员辛勤工作表示感谢。有的会议还在会议闭幕式上宣布评奖结果，如最佳论文奖和最佳学生论文奖等；有的还对赞助单位表示答谢并赠送纪念品。如果是系列性的国际会议，闭幕式上还有一项重要的内容，就是请下一届的主办单位介绍下届会议的有关情况，这就需要安排一些视听设备。有的会议将闭幕式和闭幕宴会合在一起举行，这样安排就会使工作变得更加简单。

第五篇：举办国际会议报批流程

在华举办国际会议申报程序

预报：

国际会议包括有三国以上外国代表学术会议和有两国代表参加的双边会议以及合作项目中的工作会议。每年2月和10月，科研处会通知各学院预报当年7-12月和次年1-6月拟举办的国际会议信息。国外代表在30人以下的一般性国际会议不需预报;重大国际会议*（后附说明）必须预报并且要提前一年预报。申报：

一、举办一般性国际会议，举办单位应在对外承诺前三个月将申请举办会议的报告报学校科研处会签意见。重大国际会议则需要在对外承诺前六个月申报。

报告应包括以下内容：国际会议的中英文全称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；与会人员范围、会议规模、外宾人数；会议的主题、议题和主要内容；经费来源；举办国际会议的必要性、预期达到的目的；会议主要承办人姓名、单位、电话号码（办公和移动电话）。国外代表名单(姓名、国籍、单位名称、职称或职务)

二、科研处会签意见后转交国际交流处。国际交流处对报告进行初 审并向会议负责人提出修改意见，负责人将修改后的报告电子版发 给国际交流处经办人。三．国际交流处起草学校报告报主管校长审批。

四．国际交流处将学校报告上报教育部国际合作与交流司，在审批过程中如有疑问需要解释或需要补充材料时，国际交流处将向学院转达相关意见和要求。

五．教育部将批件寄达国际交流处转学院。

注意事项：

一． 经批准同意对外申办的国际会议，有关机构和个人在举办过程中不得承诺和承担超出授权范围的额外义务。

二． 不宜跨省、自治区、直辖市易地举办国际会议，如果与其他省、自治区、直辖市的单位和机构合办会议，原则上由会议举办地的单位向其上级申报批准。

三． 不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓；从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。

四． 避免在同一时间或短时间内举办相同主题或类似的国际会议。五． 原则上不邀请国家领导人出席会议和参加相关礼仪活动。特殊情况需要领导人与会的，事先需取得领导人原则同意后再逐案报批。

六． 与境外国际组织、机构联合举办国际会议，需要提供该机构的背景资料，要求举办单位事先查看该机构的网站，如果里面涉及“两个中国”或“一中一台”问题，需要求该机构将网站内容予以整改，并将整改后的网站截图一并上报。

关于重大国际会议的说明：

一． 联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议。

二． 联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议。

三． 事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。

四． 外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术型国际会议。五． 外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别的国际会议。

六． 邀请党和国家领导人出席的高级别国际会议。

七． 邀请全国人大、全国政协、最高人民法院和最高人民检察院的领导同志出席的国际会议。