基于工作过程的地接旅行社计调业务操作与技巧探析

第一篇：基于工作过程的地接旅行社计调业务操作与技巧探析

摘 要：地接计调业务操作的整过程都要坚持“顾及客人利益，顾及旅行社利益和紧密结合实际”这三大原则，遵循一定的业务操作流程，结合实际随机应变，讲究灵活的业务操作技巧，才能使得旅行社接待服务工作更科学、顺畅和保障接待服务质量，才能进一步促进旅行社的可持续发展。

关键词：

旅行社计调部是整个旅行社的神经中枢，牵一发而动全身。地接旅行社计调部是旅行社与当地各旅游服务企业的联络窗口，是旅行社整体业务的计划与审核部门，是旅行社服务质量和经营成本的控制者，更是旅行社决策的重要信息部门，它还为旅行社财务工作提供根本依据。可以说，地接旅行社计调人员的有效运作能使旅行社各部门形成完整的、互动的经营体系和综合接待能力。为此，地接旅行社企业对计调业务的操作往往都提出严格要求，强调操作的时效性、准确性、责任心和细心的要求；尤其强调，地接计调业务操作的整过程都要坚持“顾及客人利益，顾及旅行社利益和紧密结合实际”这三大原则，遵循一定的业务操作流程，结合实际随机应变，讲究灵活的业务操作技巧，才能使得旅行社接待服务工作更科学、顺畅和保障接待服务质量，才能进一步促进旅行社的可持续发展。

一、接收与审核接待通知书

这一环节是地接社计调正式开始接待的第一步，总体要求是要严格把关、积极协调、讲究时效。地接社计调接待业务主要来源于组团社、中间商或本社外联部，由这些发团单位正式发送给地接社的书面接待计划，通常被称为“旅游接待通知书”。在地接计调工作中，通常接收接待通知有“口头接收”和“书面接收”两种形式。地接计调在正式接收到“旅游接待通知书”之前，一般都要先与已有发团意向的发团单位进行口头沟通、洽谈与对接，获取团队接待的主要信息，然后再请求对方及时发送书面的“旅游接待通知书”，并盖公章确认，以便更精确地给予安排与落实接待计划。

地接旅行社对接收与审核接待通知书工作一般都设有专岗，由专人负责，通常被称为“接单员”。他们是确保旅游接待业务顺畅接收和高效、高质量落实到位的重要环节。地接社接单员岗位的工作对象主要是发团单位。他们在接收到接待通知书后，一般应在5分钟内立即对接待计划中的行程、标准、价格和各项说明等细节进行审核，明确接待任务和要求，确定无异议后再根据各旅行社团队或散客抵达本地的年、月、日及时进行团队编号、分类、整理、登记，将团队相关信息登陆在团队动态表中。

二、编制接待计划

编制计划主要是要理清头绪，精细计划。地接计调编制的接待计划是各业务部门具体执行与落实相关服务的根本依据，要求地接计调要十分细致，容不得出现任何差错。一般来说，接待计划的表现形式简明扼要，以表格形式为主；内容齐全、要点清晰，能够一目了然。

接待计划内容要点包括旅游团队的基本情况、个性要求和基本日程安排。具体包括旅游团号、客源地、客人数、全陪数及性别、抵离日期、抵离航班、车次、住宿酒店、语种和其他特殊要求等；一般以所住宿的地区为基点进行团队日程的登记，如海南五天四晚游团队（海口进三亚出）的基本日程可表述为：“D1海口D2兴隆D3三亚D4三亚”。同时，编制表格时要注意在一些动态的要点处预留出一定的空间，以便落实计划时标识之用。团号的编制要能便于区别不同的团队，一般由“地接社名称的首个英文大写字母+年月日+字母”组成。

地接计调接收到需要变更的通知时，应积极协助处理，并做出相应调整，如面对团队人数增减、交通问题、行程变动等情况，及时做出修改行程并重新采购等。计调人员在对原计划进行调整时，应注意遵循“变更最小、宾客至上和同级变更”三大原则，力求做到不引起其他因素变故、不随意更改和内容标准与原计划一致。

三、落实接待计划 接待计划的落实是地接计调业务中最关键的一步，要求始终要坚持“保证供应、保证质量、控制成本”的原则。地接计调编制好旅游团队接待计划后，紧接着就是逐一落实计划，这是很重要的接待操作环节。地接社计调负责安排着旅游者的“吃、住、行、游、购、娱”等活动，为保证客人能“进得来、住得下、玩的好、出得去”，有大量具体、繁琐的工作要做，需要逐项落实。

（一）发送与确认计划。主要工作包括团队住房、用车、大交通客票和其他所需服务项目的预订和确认。地接计调要向有关旅游服务单位发送计划书，且要逐一得到对方书面确认，然后编制“接待确认书”，传真给组团社、中间商或外联部进行接待业务的确认。值得注意的是，地接计调是旅行社团队运营成本的控制者，因此在进行订房、订车等服务项目的操作时，要具有高度的责任心，要一团一议，努力将采购成本把控到最低。

1.订票。大交通客票是旅游团队能否出游的决定性要素，可以说“没有机票（火车票），团队就无法走”。所以当发团单位要求地接旅行社代为解决客人往返大交通的客票问题时，地接计调

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第二篇：地接操作——计调操作团队

旅贸通旅行社管理软件操作教程

3、[地接]模块的具体操作：

地接模块——地接团队在此功能中进行操作，适用用地接社、办事处、以独立团为主的专线商。

地接模块界面介绍——地接模块布局：整体分三部分

第一部分：列表中的团队

点击订单号可以查看该团队的具体信息 列表中各图标的具体含义：

第二部分：检索栏，根据不同的条件来快速检索到之前走过的团队

可以根据计划类别、团队状态等不同条件来检索

第三部分：具体操作菜单

增加：增加团队、单订房、单订车、单订车等

列表+0：指当天新增加团队的数量

变更：所有团队的变更信息

统计：对团队中，所有类别进行统计

收客统计：可以根据日期、业务员、客户单位、客源地等不同条件对人数进行统计 操作统计：用房、用餐、用车、景区等费用及数量进行统计 款项统计：应收款、已收款、已付款等其他款项进行统计 计划输出：是列表中所有的团队计划输出

设置：根据旅行社实际情况，作出个性化的设置

团号规则：以一定的规则自动生成团号，或手动输入团号

（由于团号规则，有些复杂，各字母都表达不同的含义，因此，单独有个下载文档，供下载。）

分类设置：软件常一些信息的设置

显示设置：地接模块中，显示的内容进行设置

费用相关：对费用信息进行设置

（由于各家旅行社的操作方式不一样，可以根据自身的情况来进行设置。同时，由于设置相对来说比较复杂，一般一家旅行社中，专门有人负责这一工作。因此，会有一个独立的说明文档，地接中的设置，对于设置功能想详细了解，可以下载查看。）

地接的操作的流程：

3.7：计调操作团队——业务员将团队信息输入完成后，计调安排房餐车等，具体操作这一团队

导游安排：安排该团队的导游

酒店安排：安排该团队的住宿酒店

景区安排：安排该团队的景区门票

用餐安排：安排该团队的用餐

接待安排：存在段接情况，地接社来接待团队

加点其他：该团队加点

其他安排：该团队其他的一些支出

FOP金额：返还给客户单位费用的金额

3.7.1:导游安排，增加导游

导游套团：指安排此团导游时，如果同一地点下团的导游，软件会自动列出

导游排期：指安排在团队中的导游，自动生成排期表，方便计调安排导游

3.7.2：酒店安排——安排该团队住宿的酒店，点增加，填完整信息后点确认

酒店的订房单自动生成

3.7.3：景区安排：安排该团队的景区门票

在安排景区时，软件中做了快捷方式，在行程中，景区会显示红色字体，点击后，就会自动跳转至该景区，来进行安排，方便计调来安排景区门票。

3.7.4：用餐安排——安排该团队的用餐，点增加

安排好后的状态

3.7.5：用车安排——安排该团队的用车（此团是自备车，无须安排）

安排好后，订车单能够自动生成。

3.7.6：游船安排——安排游船

3.7.7：票务安排——指大交通（包括机票、火车票、船票安排）

3.7.8：接待安排——指此团其中有几天的行程或全部交给其他社来做地接

安排好后，确认单就能自动生成。

3.7.9：加点安排——此团队需要加的景点，导游现收，上交人头。

3.7.10：其他安排——其他额外会产生的杂费

3.7.11：FOP金额——返还给组团OP的金额

4.1：领取备用金——点击申请，财务申请金额给导游领备用金

4.2：打印导游带团所需要的表单——点击领取计划

软件中会自动跳出发送短信提醒（内容是自动提取团队信息）

打印表单中会出现一张，陪同计划：是与对方全陪核对行程、景点、用餐信息的； 陪同支付：将所有导游需要支付的明细表成一个表单

4.3：报账相关——导游回来报账

4.3.1：对计调核账，与陪同支付表上金额有出入的，相应地做修改。软件做了一个快捷方式：同步人数：

4.3.2：将账外收入录入团队中 购物留存：输入购物收入 餐厅返还：餐扣收入 加点其他：加点收入

上交人头：导游上交的人头费用 导游收入：对导游收入进行一个统计 业务提成：业务员的业务提成 导游日志：导游带团日志

外联审核：外联OP对团队进行审核 成本预算：得出该团队的最终利润 购物留存：

餐厅返还：

账外一块不再细讲，实际操作一遍，基本都明白。不清楚请联系客服QQ：1679639689 QQ：2679956706

4.4：财务进行销账——点击成本预算

以上就是团队中的各项支出，点展开，可以查看明细 账面收入与账外收入：

得出团队真正的利润

提交销账与利润表

提交销账：

团队利润表

这样，一个团队就已完成！关于团队的操作，有不清楚之处，请联系我们！0571－87352147 ；87352142 QQ：1679639689 QQ：2679956706

第三篇：地接旅行社团队业务接待计调工作人员计划作业操作流程

地接旅行社团队业务接待计调工作人员计划作业操作流程

一、报价：

依据对方询价编排线路，以《报价单》提求相应价格疑息（报价）；

二、计划登录：

接到组团社书面预报计划，将团号、人数、邦籍、抵/离机（车）、工夫等有关疑息登录在应月团队动静表外。如逢对方心尾预报，必须要求错方以书面形式剜领计划，或在尔圆确认书下添盖对方业务博用章并由经手人签名，回传息替确认件；

三、编造团队动静表：

编造接待打算，将己数、伴异数、抵/离航班(车)、工夫、住宿酒店、餐厅、参观景点、天交旅止社、接团时间及天点、其余非凡要供等逐个注销在《团队动静表》外；

四、计划发送：

向各无关单位发送计划书，逐个涨真。

1、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时干没《更改件》，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送，并要求对方书面确认；如遇酒店无奈接待，应及时通知组团社，经赞成后调零至同级酒店。

2、用车：依据己数、要供张罗用车，以传实形式向协定车队领迎《定车打算书》并要求错圆书点确认。如逢变更，及时干没《更改件》，以传实形式向协定车队领迎，并要供错圆书点确认。

3、用餐：依据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发迎《定餐计划书》。如遇变更，及时干没《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。

4、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时作出《更改件》，以传真方式向协议天接社发送并要求对方书面确认。

5、返程接通：认真涨真并核查方案，向票务人员上达《定票告诉单》，注亮团号、我数、航班(车次)、用票工夫、票别、票质，并由经手己签字。如逢变更，及时告诉票务我员。

五、计划确认：

逐个涨真结束后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社支到。

六、编制概算：

编制团队《概算单》。注亮隐付省用、用处。送财务部经理审核，填写《还款单》，取《概算单》一并接部门经理审核签字，报总经理签字前，凭《概算单》、《接待计划》、《还款单》向财务部支付还款。

七、上达打算：

编制《交待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划博用章。通知向导人员支付方案及附件。附件囊括：名单表、向协议单位提求的添盖息业章的婆司结算单、向导人员填写的《陪异报告书》、游客（齐伴）填写的《品质正馈单》、须要隐付的隐金等，票款应点点浑并由导游人员签支。

八、编制结算：¶填造婆司《团队结算双》，经审核前添盖婆司财务博用章。于团队到达前将结算双传实至组团社，催支。

九、报帐：

团队止程终了，告诉向导员凭《交待方案》、《伴同报告书》、《品质正馈单》、本初票据等及时向部门计调人员报帐。计调我员具体审核导游填写的《陪异报告书》，以此替据填制该《团省用大结单》及《决算单》，接部门经理审核签字前，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。

十、登帐：

部门将波及到当团的协定双位的有关款项及时登录到《团队省用返去亮粗表》外，以就核查。

十一、归档：

整顿当团的本初材料，每月顶将当月团队材料注销存档，以备查问

第四篇：地接计调管理制度

旅行社计调管理制度

1、熟练掌握计调部采购的各项常用业务成本

A:各景点门票及折扣价

B:各类酒店的挂牌价和淡旺平季团队报价,陪同床价格及成团房间数以及酒店的新旧程度。

C:各餐厅的餐费折扣价

D:各类型旅游车各季节客运单价: 特殊线路的线路全包价

E:机票返扣

2、接听电话时一定要客气委婉，接到电话必须说：你好，**(旅游公司)

3、接听电话时，一定要音质甜美，音速适中，语言委婉流畅，让客户感到放心，舒服。

4、接听业务咨询电话，一定要记住对方的名称，联系人，传真，电话，线路要求(人数,线路景点,住宿标准,用车情况,返程情况,大概出发时间)如果有手机，最好留下对方的直接联系方式。

5、做报价时，一定要迅速，准确，15分钟之内将报价传真或邮件给对方。

6、邮件与传真给对方发过去了，5分钟之后打电话问询对方是否收到，并询问对方所收到的内容是否符合要求，若对方为查看，与对方预订时间再次沟通。

7、如果传真和邮件准确无误，和沟通团队的情况，要了解团队大概的出发日期准确人数，做到心中有数，尽量通过和对方沟通早早把价位定下来，签订电子协议，收取定金。

8、如果团队早早定下来，要和对方确认，和对方约定结帐方式，并在确认件上注明清楚。

9、如果团队没有及时定下来，要及时跟单，并在上面注明每次跟单的情况，做到心中有数。

10、团队定下来以后，在自用行程中需要注意的情况，以及所要求导游性别，性格以及专攻。

11、及时将团队控房，订车，订导游，制作出团计划及出团付款通知单。

12、按照传真件和邮件上约定的情况在接到客人收负责收回剩余团款。

13、在团队的游览过程中，要多和带团导游或师傅联系，知道团队的进度情况，万事在在当地处理。

14、团队返回目的地后，及时打服务跟踪电话，做到团团满意，团团心中有数，做到以后操作中应该注意的事项，并将意见及时转发上级主管。

15、操作完团队之后，将业务联系人的资料整理、备档，并在特殊时间致电问候。团队结束三日内(含下团当日)必须将团队全部账务报销完毕附客户反馈表。

16、一：计调工作要仔细复杂事情要简单丢三落四要不得简单事情要认真 二：延误时机要挨罚五化五定要做好报价准确要效益重复事情要创新 三：行程标准要写明够票之前要对名接送时间要搞清票面内容要看全 四：确认传真要打印交通时刻要认准叮嘱对方要确认交接手续要签字 五：发现问题要调整客户需求要汇报作团质量要保障突发事件要速到 六：团款催收要及时调整行程要确认欠款团队要杜绝通讯联络要畅通 七：团队运转要关注票据签单要收齐各个细节要搞清导游报帐要审细 八：对方疑问要解释卷宗资料要整理全陪领队要沟通团队结束要回访

第五篇：旅行社计调操作流程

旅行社计调操作流程

一、报价：

根据对方询价编排线路，以《报价单》提供相应价格信息（报价）；请Q：2100803

二、计划登录： 接到组团社书面预报计划，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件；

三、编制团队动态表：

编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中；代替小黑板的作用

四、计划发送：

向各有关单位发送计划书，逐一落实。

1、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送，并要求对方书面确认；如遇酒店无法接待，应

及时通知组团社，经同意后调整至同级酒店。

2、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送《订车计划书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议车队发送，并要求对方书面确认。

3、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划书》。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。

4、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。

5、返程交通：仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订票通知单》，注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员。

给导游的行程单

旅游各项要素

自动发给组团社的确认单

打印后给全陪导游的陪同单

给全陪导游的陪同支付表

给组团社的催款单

票款结算单

订车单

五、计划确认：

逐一落实完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。

六、编制概算： 编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写《借款单》，与《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。

七、下达计划：

编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括：名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪同报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。

八、编制结算：

填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收。

九、报帐：

团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐.十、登帐、归档：

部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中，以便核对。整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档

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手工操作没办法共享信息会出现超级计调走了公司损失。而软件可资源共享 计调人员工作考评，软件可以统计一个计调操作的人天数车房量，能者多劳多得 我们软件实现了计调操作全部流程。和财务互通，团队操作完利润就出来。地接 景区 车队的对账单一目了然。旅贸通软件操作团队工作更简单！