31沈阳市物业管理档案管理暂行办法【文件】

第一篇：31沈阳市物业管理档案管理暂行办法【文件】

沈阳市物业管理档案管理暂行办法

第一条 为加强本市物业管理档案工作，充分发挥物业管理档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》和《辽宁省城市住宅区物业管理条例》，结合本市实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于本市行政区域内国家一级和二级资质标准的物业管理企业；国家三级及以下资质标准的物业管理企业，可参照此《办法》执行。

第三条 物业管理档案是指物业管理企业在其职能管理活动中形成的具有查考保存价值的各种文字、图表、音像等各种形式的历史记录。

第四条 物业管理档案管理是物业管理工作的重要组成部分。物业管理企业应对物业管理档案实行集中统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安全，实现物业管理档案的有效利用。

第五条 物业管理企业应设立或确定相应的档案管理机构，确定一名负责人分管档案工作，配备适应档案管理需要的专（兼）职档案工作人员。配备必要的档案装具设备，设置符合防火、防盗、防光、防尘、防潮湿、防高温、防有害生物等保管要求的档案库房。

第六条 物业管理企业档案管理工作的专（兼）职人员应当参加档案专业知识培训，并取得市档案行政管理部门颁发的档案管 理岗位资格证书。

第七条 物业管理文件材料归档范围见附件。

第八条 物业管理档案归档要求

（一）归档的文件材料必须准确地反映物业管理各项工作的真实情况，符合其形成规律，保持文件材料之间有机联系，并做到齐全完整。

（二）归档文件应做到字迹清楚，图表清晰，签署印章完备，以原件为主。

（三）归档文件材料整理完毕向档案部门移交时，应办理移交手续。

第九条 物业管理档案归档时间

（一）各项管理方面的文件材料，在形成的第二年六月底之前整理归档。

（二）物业产权人（业主）档案应随物业产权人的变化随时整理归档。

（三）基本建设工程方面的文件材料，开发建设单位在项目竣工验收后30日内，应向前期物业管理企业移交，待物业管理委员会成立后，前期物业管理企业应在10日内向物业管理委员会或经物业管理委员会同意，向其招标选定的物业管理企业移交。

（四）设备仪器及维修等方面的文字材料，在维修任务完成后进行整理归档。

（五）会计材料由财会部门保管一年后整理归档。

（六）音像材料在摄录完毕后整理归档。

（七）物业管理委员会的文件材料，应随工作完成情况随时整理归档。

第十条 物业管理企业应从实际出发，根据本单位物业管理特点，结合本《办法》制定具体的物业管理档案分类方案和归档范围及保管期限表。

第十一条 物业管理档案的整理、编目、鉴定、统计工作应按照国家、省、市有关档案标准和规定执行。

第十二条 物业管理档案装具应采用统一的标准档案装具。

第十三条 物业管理企业应积极开展档案利用工作，编制必要的检索工具，努力提高物业管理档案的科学化、现代化管理水平，更好地为物业管理服务。

第十四条 物业管理企业可以向档案咨询服务中介组织申请档案咨询、论证或委托代为整理档案。

第十五条 物业管理企业撤销或变动时，物业管理档案要妥善保管，经物业产权人委员会同意，向新选定的物业管理企业移交，并办理移交手续。如暂无新选定的物业管理企业，可由物业产权人委员会暂时封存，或由专业主管部门指定暂存单位保管。

第十六条 物业管理企业的任何部门及个人不得私自涂改、伪造、损毁物业管理档案，不得将物业管理档案据为己有。对违反规定，造成损失和影响的，档案行政管理部门将依据《档案法》等有关规定给予相应的行政处罚。

第十七条 本办法由沈阳市档案局负责解释。

第十八条 本办法自二00三年六月二十四日起施行。

附件：

物业管理文件材料归档范围

综合管理形成的文件材料

（一）上级机关及主管部门下发的有关物业管理方面的文件材料。

（二）本企业及其内部职能部门在活动中形成的年度计划、总结和有关专题报告。

（三）本企业形成的各项管理工作标准。

（四）有关本企业机构设置、更改名称、启用印章、人员编制、组织机构设置方面文件材料。

（五）有关本企业人员录用、转正、调资、定级、职务任免、奖惩等文件材料。

（六）本企业制定的有关工作条例、章程、管理制度等文件材料。

（七）有关本企业职能工作的各种汇总统计报表和统计分析资料。

（八）本企业有关业务工作的请示与批复文件材料。

（九）本企业与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

（十）有关本企业资质、工商注册、物业收费、管理委托、小区验收等批复、证件材料。

（十一）物业管理质量体系认证、达标创优等有关文件材料。

（十二）有关信访、投诉及处理的经过、结果、报告、复函等文件材料。

（十三）有关社区开展精神文明建设活动的各种公约、协议、规章、合同、计划、组织建设以及各种便民服务活动、文化活动等材料。

（十四）其他有关物业管理方面的具有保存及查考价值的文件材料。

二、物业产权人委员会形成的文件材料

（一）物业产权人委员会召开会议形成的文件材料。

主要包括会议筹备、选举、换届、变更情况、人员分工情况；会议制定颁布的各种通知、决议、决定；会议形成的各项报告、各种记录、纪要、简报。

（二）物业产权人委员会采用招投标选聘物业管理企业形成的文件材料。

主要包括选聘方案、标书、标底、评标结果、中标协议书、有关合同、招标会议记录等。

（三）物业产权人委员会综合管理形成的文件材料。

主要包括物业产权人委员会制定的各项规章制度、公约、章程等。

三、对物业产权人进行服务管理形成的文件材料

（一）每户物业产权人或使用人的家庭自然情况。

（二）物业产权人入住凭证及商品房销售合同（房屋、车库）。

（三）物业公司与物业产权人签订的供暖合同、公共契约。

（四）房屋装修、维修有关材料。

（五）物业产权人各种交费、权属变更材料。

（六）与物业产权人有关的其他材料。

四、物业管理区域内各种建筑物及公共场地基本建设、维修文件材料

（一）房屋基本建设文件材料：包括物业管理区域内各种住宅房屋、办公房屋、商用房屋，以及为其服务的锅炉房、水泵房、供电房、操作间、设备间等各种房屋的各种竣工图纸和文字材料。

其中文字材料部分主要有：项目批准文件、开工报告与图纸会审变更、原材料合格证与试验报告单、地基与隐蔽工程记录、试件强度试验报告与定位测量记录、工程质量评定与竣工验收证明等文字材料。

图纸部分主要有：小区平面规划图、竣工总平面图、建筑竣工图、结构竣工图、上下水竣工图、暖气与煤气竣工图、通风与空调竣工图、电气与电梯竣工图、动力与照明竣工图、地下管网竣工图、其他竣工图。

（二）公共场地基本建设文件材料：公共场地是指为全体物业产权人共有并为其服务的场地。包括休闲广场、文体娱乐场所、小区道路、花园草坪、绿化场地、停车场地等。公共场地文件材料主要包括图纸和文字说明等。

（三）房屋与公共场地维修文件材料：包括房屋大、中、小修、零修、急修的报告，审批材料、维修计划、材料计划、预算决算等材料；维修过程中的记录材料，包括各类责任人、维修设计方案及图纸、检查验收记录、问访记录等；公共场地维护情况、利用情况的文字材料及图纸。

五、公用设备仪器、维修文件材料

（一）公用设备仪器文件材料：公用设备仪器是指为物业管理服务的各种交通设备、电器设备、机械设备、通讯设备、办公设备、消防设备、保安设备、供暖、供水、供电设备等。

公用设备仪器的文件材料主要有：设备的开箱验收证明书、验收单、设备仪器安装说明书、使用说明书、产品合格证书、产品原理图、系统线路图、配件、备件图册及随机材料；设备仪器安装、调试和验收形成的安装任务书、试车记录、安装调试验收单、安装基础竣工图、安装验收移交单等材料。

（二）设备仪器维修文件材料：设备仪器运转情况记录、维修计划、维修记录、更换易损件图册、外购备件明细表、修理完工通知单、质量检查记录、事故报告单及处理结果材料、设备仪器改装、报废形成的材料。

六、财会管理方面形成的文件材料

财会管理文件材料是指物业管理区域内各种物业管理服务费、维修维护基金、利息。其他经营收入、划拨等资金收入情况和使用情况的原始材料。包括各种凭证、账簿、年度预决算报表、计划审批、会计档案移交、保管、销毁清册等材料。

七、各种实物档案

（一）获得国家、省、市的表奖的各类奖杯、奖状、奖牌（匾）、锦旗、证书等实物。

（二）反映企业精神标识、徽章等实物。

（三）其他具有保存价值和纪念意义的实物。

（四）各级领导及知名人士的题词、题字、贵宾签到簿等。

八、音像档案

（一）反映本企业概貌的音像材料。

（二）反映本企业历届领导班子成员基本情况的音像材料。

（三）反映本企业重大活动及主要职能活动的音像材料。

（四）上级领导视察本企业及物业管理活动的音像材料。

（五）本企业召开各类重要会议的音像材料。

（六）本企业开展各种社区文化活动的音像材料。

（七）本企业开展各种教育培训的音像材料。

（八）有关突发事件和重大事故的音像材料。

（九）反映物业管理园区景观的音像材料。

（十）本企业形成和获得各种荣誉的实物音像材料。

（十一）其他具有保存价值的音像材料。

沈阳市档案局 沈阳市房产局

第二篇：物业管理暂行办法

物业管理暂行办法

第一章　总则

第一条　为了规范本市物业管理活动，维护业主和物业服务企业的合法权益，根据《中华人民共和国物权法》、国务院《物业管理条例》、《**省物业管理条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条　本市行政区域内的物业管理活动适用本办法。

本办法所称的物业管理，是指业主通过选聘物业服务企业，由业主和物业服务企业按照物业服务合同约定，对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序的活动。

业主通过选聘其他管理人按照合同约定或者业主通过自行管理等方式,对物业管理区域内的房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护相关区域内的环境卫生和秩序的活动,参照本办法执行。

第三条　对配套设施不齐全、环境较差的旧住宅小区，区、县级市人民政府应当结合城市环境综合整治和更新改造工作，完善配套城乡基础设施和公共服务设施，逐步改善旧住宅小区综合环境。旧住宅小区的范围由区、县级市人民政府确定。

未实施物业管理的旧住宅小区需要实施物业管理的，由物业所在地的街道办事处、镇人民政府征求相关业主意见后，合理确定物业管理区域，并指导和协助业主成立业主大会，选举产生业主委员会，选聘物业服务企业。

第四条　市、区(县级市)人民政府应当将物业服务纳入现代服务业发展规划、社区建设和社区管理体系；建立和完善社会化、市场化的物业管理机制，鼓励采用新技术、新方法提高物业管理和服务水平。

第五条　市房地产行政主管部门组织实施本办法，负责全市物业管理活动的监督管理工作。市房地产行政主管部门各区分局(以下简称区分局)、县级市房地产行政主管部门负责本辖区物业管理活动的监督管理工作。

街道办事处、镇人民政府会同区分局、县级市房地产行政主管部门指导、协助本辖区业主大会成立和业主委员会选举工作，监督业主大会、业主委员会和物业服务企业日常活动，调解处理物业管理纠纷。

居民委员会、村民委员会建立业主、业主委员会和物业服务企业协调机制，协助街道办事处、镇人民政府指导和监督社区内物业管理活动。

第六条　房地产行政主管部门和街道办事处、镇人民政府应当组织开展物业管理法律、法规、规章的宣传、教育工作，增强业主实施自我管理的能力和意识。

区分局、县级市房地产行政主管部门应当定期组织街道办事处、镇人民政府、居民委员会、村民委员会的相关工作人员以及业主委员会委员、业主监事会监事进行物业管理法律知识培训，所需经费列入同级人民政府财政预算。

第七条　房地产行政主管部门和街道办事处、镇人民政府应当加强对社区物业服务情况的监督检查，对物业服务企业资质等级、房地产行政主管部门对物业服务企业实施行政处罚等情况，应当及时向社会公布。

房地产行政主管部门和街道办事处、镇人民政府应当对物业管理备案、物业服务企业的信用、处罚等物业管理信息进行共享。

第八条　房地产、价格、公安、城市管理、交通、工商、环保、质量监督等行政管理部门和城市管理综合执法机关应当按照法定职责加强物业管理区域内房屋安全、物业收费、治安消防、公共秩序、环境卫生、房屋和设施设备使用等方面的监督管理，建立违法行为投诉登记制度，依法处理物业管理区域内的违法行为。

供水、排水、供电、供气、通讯、有线电视等专营服务单位应当按照相关规定和合同约定，做好物业管理区域内的专项服务。

第九条　物业管理行业协会应当加强物业服务企业从业人员培训，协助政府有关部门调解处理物业管理纠纷，建立物业服务企业及其从业人员诚信档案，对违反法律、法规和行业规范的行为给予公开批评，加强行业自律管理，促进行业健康发展。

第十条　建设单位、物业服务企业、业主大会及其筹备组、业主委员会、业主监事会或者街道办事处、镇人民政府按照有关规定应当向全体业主公告、公布、通告或者公示的事项，可以通过书面通知、在物业管理区域内显著位置公告、业主决策电子投票系统发布或者管理规约、议事规则约定的其他方式告知全体业主；发布人应当选择一种或者几种便于业主查阅的告知方式。

第二章　物业管理区域

第十一条　建设单位、物业服务企业以及街道办事处、镇人民政府应当根据《**省物业管理条例》第七条的规定划定或者确定物业管理区域，并按照本办法第十二条至第十五条的规定向物业所在地的区分局、县级市房地产行政主管部门申请办理物业管理区域备案手续。报送资料齐全、符合法定要求的，区分局、县级市房地产行政主管部门应当当场出具加盖印章的书面回执。

建设单位、物业服务企业以及街道办事处、镇人民政府划定或者确定物

第三篇：文书档案管理暂行办法

文书档案管理暂行办法（修订版）

第一章 总 则

第一条 为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管 理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中 形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。

第三条 本办法适用于全公司文书档案的管理。

第二章 职 责

第五条 办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理 机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。

第六条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各 部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第七条 各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档 文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。

第三章 归档范围

第八条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。

第四章 档案整理的质量要求

第九条 归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主 要职能活动和文件形成规律。

第十条 归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和 特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

第十一条 公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类 和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。

第十二条 档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件 等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。第十三条 归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上），被转发文件在后（下）。第十四条 围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会 议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。

第十五条 归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按 要求逐卷填写卷内文件目录（见[附件4]），卷末附备考表（见[附件5]）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。

第十六条 目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对 没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号［ ］括上。第十七条 给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照 公司统一档案编制规则执行。

第十八条 卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。

（一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法 为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页 号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号 的，必须重新编写页号。

（四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页 数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十九条 不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并 按卷内文件顺序逐件编号。

第二十条 案卷的排列要求：按照不同门类、不同载体、不 同、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。

第二十一条 案卷标题的拟制要求：内容准确，概括全面，文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。

第二十二条 跨文件材料的归档划分不同的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成归档。文件的形成与文件的内容针对不一致时，应以文件内容所针对的为准；跨的规划放在针对的第一年归档；跨的总结放在针对的最后一年归档；跨的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档；跨处理完毕或跨转发的文件 放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的立卷。

第二十三条 文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保 存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。传真件要以复印件归档。

第二十四条 归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料 应进行裱糊。

第二十五条 归档文件材料的用纸规格为A4 纸，大于A4 纸 的文件材料要折叠成A4 纸大小。小于A4 纸的文件材料要补成A4 纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。第二十六条 档案的装订顺序为：案卷封面--卷内文件目录--文件--备考表--封底。装订采用三孔一线的方法。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线或不易生锈的回形针、长尾夹等装订工具装订。装订的要求是：结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

第二十七条 各类档案案卷封皮的外形推荐尺寸为315m X 230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用软卷皮，使用软卷皮必须加盒。纸质档案的卷宗厚度一般不超过2 厘米，即每卷最多不超过200 页。

第二十八条 归档文件材料的保管期限，由归档部门按《文 书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）准确划分。第二十九条 各类档案的保存期限，应严格按照档案保管期 限规定执行。超过保存期限时，应由档案部门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，填写《档案销毁清册》并经公司分管领导批准后方可销毁。销毁档案应由两人以上负责监销，严格防止档案遗失和泄密，监销人员应在销毁清单上签字。

第三十条 各下属机构的档案部门应根据本单位档案的状况 和利用需要，编制两种以上检索工具，积极配合有关部门开展档案资料的编研工作，如全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇编、案例选编等。

第五章 关于电子文档

第三十一条 电子文件与纸质文件同步归档，共同保存。第三十二条 以纸质文件流转的，办理完毕后，可通过扫描 等技术手段形成相应的电子文件，归档保存。

第三十三条 通过办公自动化系统（OA）流转的，办理完毕 后，在OA 系统内自动留存。

第三十四条 电子文件应当定期备份，异地保存至少2 套。

第六章 归档时间、责任者和归档手续

第三十五条 办理完毕的文件应及时归档，当年文件最迟必 须在第二年的6 月底之前送交办公室归档。

第三十六条 归档人员必须向档案部门提供归档文件清单，档案人员必须依据归档文件清单对归档文件清点签收。在移交案卷时，移交部门应将档案的整理情况及本部门的主要工作、机构和人员变动情况简要写出来，便于档案部门编写立卷说明及作为全宗历史考证用。第七章 部门变动后文件材料的处臵

第三十七条 部门撤销、合并、拆分时，必须将本部门的全 部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。

第三十八条 撤销部门的文件材料应在撤销前向档案管理部 门归档。

第三十九条 一个部门的业务分别划归几个部门的，其文件 材料不得分散，可由其中一个部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。

第四十条 一个部门并入另一个部门或几个部门合并成一个 新的部门，其文件材料由合并后的部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。

第四十一条 一个部门只是一部分业务划转另一个部门，其 文件材料不得带入接受业务的部门，应向档案管理部门归档。如果接受业务的部门需要利用该部分档案，可以借阅或复制。

第四十二条 各种临时工作机构撤销时，其文件材料应向档 案管理部门归档。

第八章 文书档案的管理

第四十三条 办公室按归档要求对部门归档文件材料进行检 查和接收，对不符合要求的文件材料，退回原归档部门重新整理。

第四十四条 归档的文件材料由办公室按文书档案管理工作 规范进行整理、编目和保管。第四十五条 档案库房的管理严格按《档案库房管理制度》 执行。

第四十六条 档案的提供利用严格按公司档案借阅利用管理 规定执行。

第九章 罚 则

第四十七条 公司对下列行为应视情节轻重予以处罚：

（一）将文件材料据为已有、不按要求归档的，视情节轻重 予以通报批评或以上处分并限期改正。

（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面 临危险而不采取抢救措施造成档案损失的，应予以警告或以上处分责令其赔偿损失。

（三）擅自出卖或转让档案的，除予以行政处罚或以上处分 外，还应赔偿损失。

（四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的，应予以批评、警告等处罚。

第十章 附 则

第四十八条 公司各立档单位可根据本办法和自己的实际情 况制定具体操作指南以明确文书档案管理的具体处理方法，对文书档案归档范围、文书档案保管期限表、档案借阅规则作适当补充，制定具体文书档案分类方案。

第四十九条 附件所示表格，其中所列内容为必要项目，表格格式仅供参考，可根据实际情况对表格的格式、大小进行调整或增加文件其他相关信息项。附件：1.文书档案归档范围及保管期限表 2.文书档案借阅管理规定 3.总公司文书档案管理操作指南 4.卷内文件目录 5.备考表

6.档案库房管理制度 [附件 1] 文书档案归档范围及保管期限表

一、定义

（一）凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本 单位经营管理、业务发展、机构建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单 位工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。长期期限为30 年。

（三）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材 料列为短期保管。短期期限为10 年。

二、公司文书档案归档基本范围及保管期限

（一）上级部门关于工作的指示、通知、批复、规定、办法 等文件材料：针对本单位的 永久重要的 30 年一般的 10年

（二）股东大会、董事会、监事会、薪酬政策委员会、审计 委员会等公司决策层会议文件材料，包括会议决定、决议、记录、纪要以及其他相关会议材料。永久

（三）总公司及其下属机构召开的各种重要会议形成的文件材料。会议包括系统工作会议、专业工作会议等，材料包括会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要以及其他相关会议材料。永久

（四）本单位关于经营管理工作的正式发文文件，包括规定、制度、办法、通知以及其他正式发文。永久

（五）本单位关于各项工作的内部请示报告 永久

（六）本单位关于各项工作的用印申请 30 年

（七）合同 30 年办公室保存盖有公司公章、合同专用章、办公室章的合同，保管期限从合同到期失效之日起计算。

（八）其它公司内部常用文件 10 年

（九）其他外来文件 重要的 30 年 一般的 10 年

三、不在归档基本范围内的文件材料及其它记录由各部门自 行整理保存。

（一）各部门必须保存的文件有：1.和本部门相关的公司发文、内部请示报告的正式电子文件（PDF 文件）。

2.本部门工作中形成的重要业务文件，包括各类报表、通知 书、申请单、记录等。

3.以部门名义对外签订的合同协议类文件。

4.本部门收到的需处理和对本部门有参考利用价值的外来 文件的复印件或电子文件，主要包括保监会、行业协会、保险学会的来文。

（二）保存期限可由各部门参照本文件，根据自己部门的实 际情况确定。

四、本表应根据实际情况定期修订。[附件 2]

文书档案借阅管理规定

一、公司员工根据工作需要可以向办公室申请借阅档案文 件。

二、借阅人在借阅档案时，必须办理借阅登记手续，配合档 案人员做好登记工作，填写《文书档案利用登记表》（附表1）。

三、档案借阅范围主要根据文件的责任者和主送、抄送范围 而定。

（一）无密级文件的查阅范围：一般员工因工作需要可以查 阅。

（二）密级文件的查阅范围：文件责任者、主送、抄送人员、公司领导、以及经批准的可以查阅的人员。

（三）密级文件的借阅必须严格按照文件查阅范围执行，不 得向无权查阅的人员随意出借。

四、申请方式

借阅人可以采用书面形式或电子邮件形式向档案人员提出 申请,填写《档案借阅申请表》（附表2）。

五、档案借阅程序

（一）一般文件

由利用人向办公室提出申请，借阅人需要调阅利用纸质文件的，必须填写《档案借阅申请表》，并经部门领导核准。借阅本部门经办的文件，在档案人员审核登记后，即可借阅。借阅其他部门文件的，需办公室审批。

（二）密级文件

由利用人提出申请，部门领导核准后报办公室审批。借阅有 密级的档案，只能在阅览室查阅，不得借出、复印、拍照，如有特殊需要，需经办公室分管领导批准。

（三）公司执照证书

原件及复印件利用，由利用人提出申请，部门领导核准后报 办公室主任及办公室分管理领导审批。

（四）特殊情况下，无论文件是否有密级，都由内审部门或 相关责任部门直接向办公室一次性提出书面申请，由相关责任部门提出的，如有必要可会知内审部门。特殊情况指审计、质量审查或上级部门或领导对本公司 的相关考核、检查、调研等。相关责任部门是指文件责任部门、负责该项检查的部门。六、一次借阅文件数量不得超过10 份，借阅时间不超过5 个工作日，上文所列之特殊情况除外。

七、下属单位借阅档案时，须持单位介绍信或工作证，或由 总公司相关人员陪同。

八、其他单位（一般为合作单位）人员需要利用本单位档案的，需提供单位介绍信并由本单位相关部门人员陪同，并填写《档案借阅申请表》。

九、其他特殊情况需经办公室领导审批。

十、借阅者对所借档案必须妥善保管，并负有安全、保密之 责，严禁转借、拆装、勾划、删改、污损、丢失等。

十一、档案借阅后应尽快归还。借阅者如出差、休假、离职、出国及调离之前必须将档案归还。

十二、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案 数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。

十三、借阅者应严格遵守以上规定，若有违反者，应追究责 任。

十四、公司各部门有责任对本部门的形成的文件作好记录、协助办公室做好全公司的文件利用工作。《文书档案利用登记表》（附表1）《档案借阅申请表》（附表2）[附件 3] 公司文书档案管理操作指南

第一章 总 则

第一条 为明确公司的文书档案管理的具体操作规则，更 好地为各项工作提供优质服务，根据公司《文书档案管理暂行办法》，结合公司实际情况，特制定本操作指南。第二条 本操作指南所称的文书档案是指公司在其各项管 理过程中形成的，具有保存和利用价值的，以文字为记录形式为主的文件材料的纸质和电子版本。

第三条 本操作指南适用于公司文书档案的管理，各部门可作为参考。

第二章 职 责

第四条 公司办公室（以下简称办公室）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。

第五条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对 各部门文书档案的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第六条 各部门有责任对本部门所收到、处理的各种文件进 行登记，保管本部门常用的文件或留存复印件。负责将应归档的文件材料（包括纸质和电子文件）及时向档案管理部门归档。

第三章 归档范围

第七条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、证照等）均属文书档案归档范围，详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。不在归档范围内的文件材料及其它记录由各部门遵照《文书档案管理暂行办法》自行整理保存。

第四章 归档文件的质量要求

第八条 一份档案文件应包括：公文：公司发文请示、文件正本（包括正文及附件），公司公文应归档的文件正本（打印稿）至少一份。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。外来文件：公文处理单及来文原件（或传真件的复印件）。会议文件：会议决议、会议材料、会议纪要、嘉宾题名录等会议全套文件。一次会议所形成的所有文件作为一整套存放，不得将同一次会议的文件拆散。

第九条 归档文件材料的排列顺序为：[由上（前）到下（后）] 公文：公司发文请示-文件正本（包括正文及附件）。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。外来文件：公文处理单-来文原件或传真件的复印件。会议文件：会议决议-会议材料-会议纪要-其他材料。第十条 总公司档案装具为档案盒，一盒即一卷。

第十一条 总公司文书档案整卷不装订，单件装订排序后的 档案文件直接装入档案盒。第十二条 单件装订方法

单份文件用回形针或长尾夹夹在一起。回形针应使用有塑料 包皮不易生锈的品种，文件上的长尾夹应用无字的纸条包起来，防止锈斑染上原件。凡是无法用回形针或长尾夹夹住的比较厚的文件，可以不做任何装订，但是存放时必须符合以下条件：

第一，不被拆散。必须保证文件的整体性。第二，不会和其他文件混同。

第十三条 单份文件页号编写方法为：在有文字的正面右下 角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字）。归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十四条 文件的件号，即卷内文件的顺序号。件号的编写 与每份档案文件第一页右上角空白处用铅笔按顺序编写件号。第十五条 文书档案的分类方法，实行─机构(问题)分 类法。

第十六条 各类表单采用手写或打印。手写的要用毛笔或钢 笔填写，钢笔采用碳素或蓝黑墨水，字迹要工整、美观。

第五章 归档时间

第十七条 归档范围内的每份文件办理完毕后，原件应及时 归档到办公室。各部门对本部门形成的常用文件留取复印件。外来文件由办公室公文流转人员负责收集，制作收文目录，并定期向档案人员移交；总公司公文（包括纸制版原件和电子版文件）由办公室发文人员负责整理收集，按日向档案人员移交并，移交纸制版公文原件时同时填写《纸质公文归档交接表》（见附表1）。档案人员须对归档人移交的文件资料进行检查。

《纸质公文归档交接表》（见附表1）

第六章 文书档案的借阅利用

第十八条 文书档案的借阅利用必须严格按《文书档案借阅 管理规定》执行。[附件 4] 卷内文件目录 [附件5] 备考表 [附件6]

档案库房管理规定

第一条 档案库房管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防范工作，提高警惕，严格执行《公司保密制度》的有关规定，确保档案资料的完整和安全。

第二条 档案库房每天应检查一次，做到门、窗、柜牢固无 损，消防器材完备。档案库房用毕应将库房门、窗关严锁好，并切断库房电器电源。

第三条 库房内严禁吸烟，禁放易燃、易爆物品，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。第四条 保持库房内清洁卫生，定期打扫。

第五条 安排专业人员定期对档案室内空调、灭火器、烟感 器等设备进行检查，出现问题应立即报修。

第六条 非档案库房管理人员，未经批准，一律不得进入档 案库房。库房和档案柜钥匙由档案库房管理人员负责妥善保管，严禁外借或私自配制。

第七条 档案的日常入库、调出、归还、销毁等应建立登记 制度，确保帐物一致。

第八条 档案入库前，应严格检查虫蛀、霉变、灰尘等情况，发现问题须经科学处理后方可入库。

第九条 库房内的架、柜、箱应存放有序，统一编号，方便 查找。

第十条 特种载体档案要区别存放，磁性介质档案要购臵和 存放于防磁柜内，并经常进行保护处理，确保档案信息完整。第十一条 档案库房内应备有温、湿度计，档案库房内温度 应控制在14-24℃，湿度应控制在45-60%。档案库房管理人员应每天按时记载库内温度，根据温、湿度情况，可选择使用空调、风扇等设备，使库房温、湿度控制在规定范围内。第十二条 为利于通风降湿，档案柜与墙壁应保持一定距离，通道间距不少于80cm，档案管理人员应定期选择有利时机通风。

第十三条 档案在任何情况下均应避免阳光直射。库房应安 臵窗帘及遮阳布，档案柜应避开直射阳光排列。

第十四条 对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料及时进行修复和复制。

第十五条 档案库房管理人员应爱护档案库房内一切设备，确保各项设备完好。

第十六条 档案库房管理人员工作调动时，要严格执行交接 手续，在没有完成交接前，不得离职调岗。

（本页无正文）

主题词：印发 文书档案 管理暂行办法 修订版 通知 抄送：公司总经理室成员

联系人：蒋婷 联系电话：0816-5085629 三剑龙威电子科技有限公司办公室 2014 年2 月28日印发

第四篇：供电局档案管理暂行办法

平远县供电局档案管理暂行办法档案管理工作是局管理基础工作的组成部分，是维护本局经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。局档案是指本局在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、财务管理、经营活动、劳动工资、教育培训和党、政、工、团工作等方面的材料。为规范局文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，认真改造档案行政管理和保管利用两种职能，依法管理档案事业，全面提高档案工作的“三服务”水平。根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《国有企业文件材料归档办法》的要求和《广电集团梅州供电分公司档案管理办法》，特制定我局档案管理办法。一．文件材料的归档范围我局在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围，主要有：一）生产技术管理方面

1、上级下达的技术性指示、命令、决议和决定；

2、主要技术问题的请示和批复；

3、本单位近期电力规划；

4、有关生产技术和安全方面的规程制度；

5、有关生产技术的计划、工作总结和统计年报；

6、有关生产技术管理，技术引进和技术改造等管理形成的各种文件材料；

7、有关生产调度、通报、自动化、安全监察、用电管理工作形成的各种文件材料；

8、质量管理、标准计量、信息工作等管理中形成的各种文件材料。二）计划统计方面：有关各种计划统计年报表和计划管理、统计分析活动形成的各种文件材料。三）劳动工资方面：有关定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、保险、奖罚等工作中形成的各种文件材料及名册、年报表。四）财务管理方面：有关财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。五）教育培训方面：有关干部、职工教育和技能培训的文件等。六）党、政、工、团工作方面：有关党务工作以及组织，纪检监察、宣传、人事、保卫工作所形成的各种文件材料、行政管理、共青团和工会工作中所形成的各种文件材料等。七）基本建设（工程）方面：是指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。八）设备、仪器方面：有关设备供货合同、设备厂试验报告、合格证、说明书等出厂文件材料。九）局各部门单位与其他法人或组织之间签订的各类经济合同、技术合同、购电合同、并网协议等合同、协议。十）归档：文件材料主要包括纸张，光盘、磁带、照片、胶片，物等各种载体形式。二．归档时间一）各项管理工作中形成的文件材料，应在第二年第一季度内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审查后，交办公室归档。二）基建项目文件在其项目鉴定，竣工验收后三个月内归档，周期长的可分阶段，单项归档。三）会计文件材料在会计终了后由财务部门按归档要求负责收集、整理、立卷、归档，保管一年后由财务部门编造清册，经部门负责人审定后移交档案部门保管。四）重要会议（如电力工作会议、党代会、团代会、职代会、工代会等）文件材料应在会议结束后十五日内交办公室整理归档，重要会议记录应在第二年的一月份交办公室归档。五）合同、协议签订后移交一份给办公室归档。六）重要设备、仪器开箱时，有关业务部门应在检查验收设备出厂技术文件材料，在开箱验收后即时登记，安装调试后归档。七）局员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。八）光盘、磁带、照片及底片胶片、实物等形成的文件材料在工作结束后及时归档。九）下列文件材料应随时归档

1、县级供电企业体制改革形成的文件资料包括接管代管县由供电企业的有关情况、文件、合同、会议纪要、议案、工作方案、实施细则等方面的文件材料。各职能部门专（兼）职资料员在文件材料形成后及时移交办公室归档。

2、变更、修改、补充的文件材料。

3、内容机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

4、企业产权变动过程中的文件材料。

5、其他临时性活动形成的文件材料。三．文件材料的归档要求一）归档的文件材料必须准确地反映企业在各项活动的真实内容和历史面目。二）生产建设活动中形成的科技文件材料（含宿微胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），由项目负责人指定有关人员负责收集、整理后交办公室归档保管。三）各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其生产范围，指定有关人员负责收集整理后交办公室归档。四）归档文件应为原件。因故无原件的榀为具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。五）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应复制。六）办公室在接收归档材料时应全面检查归档文件的质量。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。四．文件资料档案的保密管理一）对机要档案、重要档案、重要会议记录必须由局分管领导批准，只准在档案室查阅。二）文书资料档案原则上只能在档案室阅读使用，不得外借，如确因工作需要，须经局办公室领导批准。三）非财务部人员查阅会计档案，须经局财务部领导批准。四）档案资料未经批准，不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得带出局外，更不得划道填字、涂改、损坏文件。五）外单位查阅档案一律凭单位介绍信，须经局办公室领导批准后方可查阅。五．各职能部门必须高度重视档案资料的管理工作，应纳入各项工作计划、议事日程和有关人员岗位责任制。

第五篇：人事档案管理暂行办法

人事档案管理暂行办法

1目的为了加强对公司内部员工人事档案管理，理顺人事档案和劳动关系变动转移程序，做好个人档案的收集、整理工作，有效地保护和使用档案，规范公司人事档案管理行为，以满足现代企业人力资源管理的需要，特制定本办法。

2释义

2.1人事档案管理按照“统一规范、分级管理”的原则，由各级人事部门负责人事档案的归集和管理，以保证档案完整与安全。

2.2人事档案属永久性保存档案，对离退休、离职、除名人员人事档案可转入有关部门保管，任何单位或部门不得销毁或丢失个人档案。

3适用范围

本办法适用于XXXX公司。

4人事档案的管理权限和职责

4.1公司办公室是公司人事档案管理的主管部门，负责制订人事档案的管理制度，指导和监督公司分厂及处室的人事档案管理工作。

4.2人事档案管理权限

4.2.1根据集团相关文件规定，集团组织人事部负责公司各部室员工、全资子公司领导班子成员、控股子公司由集团公司派出班子成员的人事档案管理，并代管驻XXXX公司合同制员工的人事档案，XXXX公司负责本单位聘用制员工的档案保管；

4.2.2集团公司派出到XXXX公司（除班子成员外）员工的人事档案原则上由原单位管理，若需转移人事档案关系，按组织

人事部人事变动通知办理。

4.3人事档案管理的职责

4.3.1负责接收、收集、整理、保管和查询使用人事档案，及时对人事档案资料进行归档，保证档案的完整性和真实性；办公室负责人对人事档案工作要进行定期检查，了解各类人事档案材料归档情况，严格执行档案管理权限；

4.3.2按规定程序办理档案的接收和转移手续，及时做好档案接收和转移记录；

4.3.3妥善保管人事档案，做好防火、防蚀、防盗等工作，确保档案安全；

4.3.4严肃人事档案的保密性，未经权限主管批准不得私自传借、提供人事档案材料或档案复印件，不得私自让他人查阅、抄录、复制人事档案内容，不得擅自涂改、伪造档案，禁止擅自销毁档案。

4.4对擅自涂改、伪造档案或传借、向他人提供档案或复印件以及丢失、销毁他人档案的责任人，视情节给予行政处分，严重者依法追究法律责任。

5人事档案的编码

5.1为便于人事档案的归档和查询，本着“简便、易行、有效”的原则，对公司人事档案进行统一编码。编码由两部分组成：第一部分为员工所在单位的代码，用单位名称前两个字的大写拼音字母表示；第二部分为个人编码，用员工身份证号码表示，作为个人档案的识别码。例：XXXX公司员工张××身份证号为***，其个人档案编码即为：BL***。当其调到XXXX公司时，其档案编码改为TL***。

5.2人事档案存放登记按姓氏笔划由简到繁依次分类归集，制定按姓氏笔划排放目录,实行微机化统一人事档案管理。

6人事档案的内容和归集

6.1员工人事档案材料应包含以下内容：员工基本情况、体检情况表、家庭情况（包括家庭主要成员及社会关系、家庭详细通讯地址）、工作简历、学习简历、奖惩情况、职务履历及任免表、工资升降情况、技术职称履历、业绩考核情况、劳动/聘用合同书等。

6.2各部门应将所属员工的岗位变动、奖惩、业绩考核、职称评定、培训情况、转正定级、工资职务升降及其他考核情况等材料在完成后十五天内向所属人事档案管理部门报送归入个人档案。如员工人事档案不在所属人事部门管理，其人事档案材料应在十五天内向其人事档案管理部门报送归档。

6.3人事档案管理人员应及时将归档材料登记后分类进档，同时在档案目录中做好记录。

7人事档案的查阅

7.1人事档案查阅权限

7.1.1集团组织人事部有权查阅各子公司人事档案管理部门所有员工的人事档案；

7.1.2子公司人事部门有权查阅所管员工的人事档案；子公司人事档案管理部门需查阅其他子公司员工档案，通过联系函方式经对方人事部门同意后方可查阅；

7.1.3子公司人事档案管理部门需查阅集团组宣部所管员工的人事档案，应提交申请报告说明查阅理由和内容，经集团组织人事部负责人批准后方可查阅；

7.1.4人事档案查阅属组织行为，任何个人行为无权查阅本人及他人档案资料。

7.2人事档案查阅程序

7.2.1集团公司内部单位需查阅人事档案的，应注明查阅理

由和内容，凭单位或部门的介绍信，按“本人及亲属回避”的原则，并经人事部门负责人批准后方可查阅；

7.2.2集团公司外部单位需查阅人事档案的，须凭单位介绍信，并注明查阅理由和内容，经人事部门负责人批准后，方可查阅；

7.2.3凡需抄录或复印留用的，必须经人事部门负责人批准同意后，方可抄录或复印留用；

7.2.4人事档案除上级主管部门外原则上不借出查阅，但在特殊情况下，凭单位介绍信说明借用理由和时间，经人事部门负责人同意报请主管领导批准后，方可暂时借出查阅。严禁档案管理部门人员将人事档案带回家查阅。

7.2.5如商调人员对方单位需调档查阅的，必须出具商调函，并注明调档，经人事部负责人同意，报经公司主管领导批准后，方可调出查阅，同时档案管理人员按规定办理档案调出手续；

7.2.6各类查阅结束后，档案管理人员要及时登记查阅时间、原因、内容和查阅人等。

8人事档案的转移

8.1人事档案的转移

8.1.1员工在集团公司内部调动，其人事档案随行政关系转入所在单位的，其档案在本人与原单位办清移交手续后，行政介绍信开出3天内，由原单位人事部门将档案转入调入单位档案管理所属的人事部门，调入单位人事部门须出具档案发收回执证明报送调出单位人事部门；

8.1.2员工经公司同意调出集团公司的，凭接受单位调函，在本人与原单位办清移交手续后，其档案在行政介绍信开出15天内转出到接受单位；

8.1.3员工被公司除名、辞退或解除、终止劳动合同的，其

人事档案一律在1个月内转入地方劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.4员工个人离职的，其人事档案需转入其他单位，必须持接收单位人事部门接受函，在本人与原单位办清所有移交手续后的15天内转出；如本人在离职十五天内不来办理离职手续的，单位在终止与其劳动合同后的三天内将其人事档案转入地方劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.5人事档案转移，原则上个人档案不允许随身携带，若需个人随身带走的，应在档案转移单中注明，并做好封条加盖人事部门的公章。否则造成的责任由携带人自行负责。

9附则

9.1本办法自下发之日起执行。

9.2本办法解释权属公司办公室。