常见公文写作中存在的问题

第一篇：常见公文写作中存在的问题

公文基础知识讲座

市卫生局办公室 童 卉

一、什么是文种？文种的确定

文种是公文中具有共同内涵、共同使用范围、共同成文格式和最能体现公文内容、表现公文名称的基本分类单位。正确运用文种，是促进公文规范化的重要前提和基本保证。这就要求我们在行文时决不能随心所欲，必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。

国家行政机关公文处理办法规定，法定公文（即国家正式规定的公文）文种有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

常用公文(在某些场合也可称作一般常用公文)是除法定公文以外的比较经常使用的公文。如：工作要点、计划、规划、方案、安排、总结、规则、守则、制度、便函、大事记、讲话稿、会议记录和非正式文件形成的调查报告等。

一般应用公文是指法定公文、常用公文以外的在某种情况下所使用的各种公务文书。如贺信、慰问信、证明信、咨询信、申请书、倡议书、聘书、贺电、慰问电、唁电、悼词、鉴定、考核材料等。

二、文种应用方面易出现的问题

日常工作中，文种运用上存在的问题一直很多，最主要表现在两个大的方面，即广义公文不分与法定公文不分。

广义公文不分指的是对法定公文和非法定公文分辨不清，不会正确使用。常见如向下级单位直接下发计划、总结、安排等情况。

法定公文不分指的是对法定公文的某些具体文种混淆不清，不会正确使用而错用文种的情况。法定公文比较庄重，格式要求严格，存在的问题也特别多。主要是：呈发不分，函呈不分，函发不分，报告请示不分，公告通告不分，通告通报不分，通告通知不分，通报通知不分，批复“批转”不分，批复决定不分，通报决定不分，批复“复函”不分，公函便函不分等等。今天主要谈以下几个常见的问题：

1、“呈发不分”而错用文种的具体表现

法定公文按行文关系和行文方向来分，主要分为上行文、下行文和平行文。“呈”一般指将公文呈报上级，通常代表上行文；“发”一般指将公文下发所属单位，通常代表下行文。上行文过去只有“请示”和“报告”两种，新法规增加的“意见”文种，也可用于上行文。所谓“呈发不分”，主要有两种情况：

(1)将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”、“决定”等下行文主送给上级机关。其结果，闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话。

(2)将应该下发所属单位的公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位。其结果，闹出了上级给下级报告和请示的笑话。例如某单位主送下属单位的一份公文，标题是《关于对XX年财务决算情况审计的报告》。其规范的标题应为《XXX关于19XX年财务决算审计情况的通报》，如有必要可抄送上级机关。若从行文主旨来说确须向上级报告，可选用“报告”文种，但应主送上级机关。

2、“函呈不分”而错用文种的具体表现：

函呈不分的问题一直相当普遍，人们甚至习以为常。其问题主要表现在以下几个方面：

(1)不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告。行文和受文单位双方没有直接隶属关系，按规定答复不相隶属相关的询问应该使用函，但行文单位却偏偏用了“报告”，也许以为对方机关级别高，以此表示尊敬。实际上，大可不必这样做。

(2)向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”。这种滥用比前一种情况的错用要严重得多。

3、“函发不分”而错用文种的具体表现：

主要表现在通知和函不分而错用上。通知和函的适用范围以及各自所体现的行文关系本来是很明确的。通知的发文对象一般是自己的下级机关，不相隶属机关之间则用函行文。但在实际工作中却常常出现两者错用的情况。

4、报告和请示主要区别以及两者不分而错用的具体表现 报告和请示虽然同属上行文，但却有关明显不同的行文目的和要求，其内容迥然不别，是性质截然不同的两类文种。它们的主要区别：一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求批示或批准事项为主，要求上级批复。二是公文内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况，陈述意见，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中却不能夹杂请示事项，即便是内容复杂的综合性报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语，报告多用“以上报告如有不妥，请指示”，请示多用“当否(妥否)，请批复”等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文，为过去时(也有的属事中行文)；请示则纯属事前行文，为将来时，待上级批复后执行。

三、什么是行文关系？行文关系的确定

行文关系是各级机关及至各单位相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。这种关系，或是领导与被领导、管理与被管理的上下级隶属关系，或是同等级别和不同等级别的非隶属关系。行文关系约束公文要遵循一定的方向和程序合理地运行。新《办法》规定，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。据此，超越职权和违反隶属关系的行文是错误的。

1、违反行文关系的行文主要表现 违反行文关系的行文主要表现在：(1)文种错用违反行文关系；(2)党政不分违反行文关系；(3)随意请报违反行文关系；(4)乱抄滥送违反行文关系；(5)其他违规行文违反行文关系。

2、违反行文关系的文种错用主要表现

违反行文关系的文种错用主要表现在前面说过的呈发不分、函呈不分、函发不分和批复“复函”不分等方面。

其中的函呈不分和批复“复函”不分势必导致不相隶属机关及至各单位之间错误请示和错误批复的泛滥，更应该引起重视。

3、党政不分的行文主要表现 党政不分的行文主要表现在：

(1)纯属行政主抓的工作错误地由党委包揽行文；(2)党的机关公文主送行政部门或单位；(3)行政机关公文主送党组织；

(4)非党政机关联合行文而党政混杂一并主送。

4、越级上报

新《办法》规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。请示“一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式……”受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关。“

5、乱抄滥送的下行文主要表现

(1)不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多单位；(2)把“请示”同时抄送下级机关；

(3)把向下级机关发的一般性公文，无必要地抄送上级机关；(4)对受文单位领导一一抄送。

四、公文标题的撰制

1、公文标题主要特征、结构形式或撰制要求

公文标题是标明公文主旨或事由的概括性题目名称，除会议纪要外，一般由发文机关(即行文单位名称)、公文主要内容(即事由)和文种三部分组成也可称作公文标题的“三要素”。公文标题是个名词性偏正词组，而不是句子。其一般构成形式可表示为：发文机关＋关于＋事由＋的＋文种。这样组合后，其语法结构的特点是：文种为中心词，发文机关和事由共同充当文种的限制成分。公文标题是公文的“眉目”，它不仅要揭示公文的主要内容，而且要便于阅读、管理和使用。拟写公文标题应该做到：结构完整，事由明确，文种恰当，语言规范，文字简洁，文题相符。

（1）公文标题中的“三要素”能否省略？在什么情况下可以省略？撰制时应如何把握？ 新《办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”据此，对发文机关来说，“一般应当标明”则意味着有时可以不标明即可以省略；而在什么情况下省略，法规并未作明确规定。从写作实践来看，带有公文版头的上行文可以省略发文机关，而下行文则应保留。

撰制公文标题应注意把握以下几点：

(a)尽量避免省略而撰制完整的“标准式”标题；

(b)下行文的发文机关不省略为好，以利于公文的管理和利用；(c)即便省略也不宜省略两项；(d)文种无论在什么情况下都不能省略。（2）、无文种的公文标题主要病误有几种情况？

(a)一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种。如《……关于……的规划》、《……关于……的计划》、《……关于……的总结》、《……关于……的要点》、《……关于……的安排》、《……关于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版头，编排发文字号，直接上报或下发。这类公文标题，实际上没有法定公文文种，不合乎要求，也不伦不类。

(b)批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。如：将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种；将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略；将“批转”、“转发”等视为新文种。

(c)连一般常用公文文种也没有而随意乱造，致使标题无文种。如《关于……的说明》、《关于……的解释》、《关于……的问题》、《关于……的工作重点》等等。此类标题，实际上也等于无文种。关于前面应有发文机关名称，未一一注明；若无发文机关名称，则属于无行文单位和文种的情况。

2、文种不伦不类的公文标题主要类型(1)并用文种

a、“请示”和“报告”两种文种并使用。如《关于……的请示报告》。这是最典型也较普遍的情况。

b、其他两个文种同时使用。《关于XX年XX的决定的通知》、《关于XXX同志任职批复的通知》、《关于对机关档案管理的决定和转发的通知》等。

(2)混用文种

不分类别，一般常用公文代替法定公文行文；或者区分不好具体文种，将法定公文文种错用。个别的还有将“请示”错用成“申请”的。向上级请求批准，不用“请示”却用“申请”，属于文种运用中“大类不分”和“混用文种”中的一种特殊情况。

(3)生造文种

即连一般常用公文文种也没有，随意乱造。

另外，有的把“批复”改成“批示”、“批文”等，“批示”曾提出过，但在公文管理法规中从未正式规定。“批文”自新中国成立以来从未有过“批文”文种。

3、“关于”使用不当公文标题的常见情况 介词“关于”使用不当大体有两种情况：

(1)放错位臵。“关于”的正确位臵应在发文机关之后，而有的公文却放在了发文机关前面。如关于XX医院向XX大学联系临时用房问题的函》，规范的标题应为《XX医院关于向XX大学联系临时用房问题的函》。还有的将“关于”放在了事由述宾词组中间，如《XX医院召开关于转制会议》（此标题还有一个毛病是无文种），规范的标题应为《XX医院关于召开转制会议的通知》。

(2)过度使用。多表现在转发性通知上。

4、公文标题文种前的结构助词“的”的使用，缺少必要助词“的”公文标题的常见类型

有公文标题中助词“的”也不可有可无的，它是中心词文种前面定语成分的标志，有时又可避免产生歧义或其他语病，因此也不可以随意不用。缺少助词“的”，大体上也有两种情况：

(1)文种前不用“的”的一般形式。例如《XX局职业考试报名通告》；再如《XX局关于上半年工作总结报告》、《XX市公开选聘学校校长通告》(缺少“关于”更不规范)，均应在文种前加“的”。

(2)“的”不在文种前面在事由某中心词前。例如：《……的情况报告》，应为《……情况的报告》；《……市人民政府关于报送规章的备案报告》，“的”应移至“备案”后。(事由是“报送规章备案”，而不是“报送规章”；文种是“报告”，而不是“备案报告”)。

有些情况下，《……的调查报告》、《……的检讨报告》、《……的处理决定》、《……的嘉奖令》等属约定俗成，除此之外“的”字最好臵于事由和文种中间。

从汉语组合特点来看，定语和中心语的组合有些是直接的，不必加“的”；有些是间接的，必须加“的”；有些则可加可不加。一般来讲，词组做定语要加“的”，这也是公文标题文种前面加“的”的主要原因之一。另外，应强调：动词做定语，一般要加“的”。公文标题事由中的中心词如果是既可做名词又可做动词的兼类词，“的”字更不可少。如《……工作安排的通知》，不可写成《……工作安排通知》。如《关于二ＯＯ六年工作总结和二ＯＯ七年工作安排报告》，文种“报告”前应加“的”。

5、乱用标点符号的公文标题主要表现

原《办法》和新《办法》都规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。什么情况下使用，有几种情况：一是书刊名称可使用书名号；二是某些表示特定意义的缩略语、专用词语可使用引号；三是须加注释或补充词语的地方可使用括号等。

公文标题中乱用标点符号的问题一直比较严重，主要表现在：(1)批转、转发、颁发(颁布、发布、公布)法规、规章，不用书名号而用引号；

(2)批转、转发或批复非法规性公文(如通知、报告、意见、请示等)使用书名号；

(3)不必使用其他标点符号而随意使用；(4)标点符号标错位臵。

五、颁转类通知的写作

通知是公文中应用法为最广泛最频繁的文种之一。特别是颁转类通知，使用频率非常高。但是在实际运用中，常有文种选用、语言表述方面的问题产生。

1、不同文种承担的任务不同

所谓颁转类通知，是用来颁发和转发公文的通知，由于这一类通知的正文是对所颁发和转发公文作批示性意见，因此又叫批示性通知。又由于这类通知的作用是转发公文，所以还被叫转发性通知。按照被转发的公文来源或性质的不同，这类通知又被分为批转通知、转发通知和印发（颁发）通知，它们分别承担着不同的任务。

批转通知，承担上级机关对下级机关来文加以批示后再转给下级机关参照执行的任务；

转发通知，承担将上级机关、平级机关和不相隶属机关的来文再转发给自己下属机关的任务；

印发（颁发、发布）通知，主要承担党或行政职能部门发布党内或行政法规的任务，因此又叫作发布性通知，但他们有着自己具体的分工：印发通知、承担将本机关制定的非规章类公文以及计划、总结、领导讲话等下发给下属机关的任务；颁发通知承担将上级党政机关制定的重要法规或规章发给下属机关执行的任务；发布通知，承担将上级机关制定的法规、规章公布给下级机关执行的任务。

2、标题写作不同

颁转类通知的标题与其他通知性标题的写法基本相同，都是由三要素或两要素组成。三要素的标题由发文机关、事由、文种组成；两要素的标题是由事由和文种组成。“事由”由介词“关于”领出，紧跟其后是颁转词和所发文件的名称。最后标明“的通知”三个字，让读者一看标题对内容就一目了然。但不同文种的颁转词是不同的，他们在标题中被分别冠以：“批转”、“转发”、“印发”、“颁布”、“发布”等词。

转发上级机关公文的通知，在标题中往往出现两个或两个以上“关于”和“通知”，是结构叠床架屋，十分累赘，读起来很别扭，理解起来也要转弯，为使标题简练、流畅、好理解、通常采用下列两种方式：

一是转发的公文不是通知时，省略第一个“关于”，如《乌鲁木齐市卫生局关于转发自治区卫生厅关于进一步加强城市社区卫生服务建设意见的通知》省去第一个“关于”成为《乌鲁木齐市卫生局转发自治区卫生厅关于进一步加强城市社区卫生服务建设意见的通知》。二是转发的公文是“通知”时，省略第一个“关于”和最后一个“的通知”如：《乌鲁木齐市卫生局关于转发<自治区卫生厅关于开展医疗质量年的通知>的通知》，这一标题有两处重复，把第一个“关于”和最后一个“的通知”省去，成为《乌鲁木齐市卫生局转发自治区卫生厅关于开展医疗质量年的通知》；文字即精炼，又不影响标题意思的表达。

如果是多层转发公文的通知，通常采取以下这两种处理方法： 一是省略掉中间过渡的机关，直接转发最上级领导机关的原文，并在正文中说明转发情况；

二是对最上级部门的公文，如果没有具体要求补充，则直接翻印原文下发，这种方式已被广泛采用。

在批转和转发公文的标题中，将上级机关、平级机关或不相隶属关系机关的来文再转发给自己的下属机关的通知，只能用转发通知；上级机关对对下级机关的来文再发给下级机关参照执行的通知，只能用“批转”通知。“批转”与“转发”的使用有着严格的区别，两者不能简单的等同。

3、正文写作不同

通知的正文一般由通知的缘由、事项、执行要求或结束语三部分组成。写作中根据通知内容的不同写法各异。

（1）批转通知的正文首先表明对批转公文的态度，接着阐述通知的思想意义，最后提出执行的希望和要求，如《乌鲁木齐市人民政府批转关于行政审批制度改革工作实施意见的通知》，正文：市监察局、法制办、体改委《关于行政审批制度改革工作的实施意见》已经市政府批准，现转发给你们，请认真贯彻执行。这种特殊句式，使行文更加简洁。

（2）转发性通知可采用批转性通知的写法，首先直述本机关意见，也可以写上批示性意见，然后具体告知如何贯彻执行。

（3）印发通知，正文要写明被公布、发布、印发、颁布的法规、规章、文书等制定的原因、目的，然后提出贯彻执行的希望和要求。颁转类通知正文的写作要求表述准确、条理清楚，篇幅力求简短。在表述中意思表述清楚明白，理解上只有一种意思，不产生歧义。

第二篇：公文写作中常见的问题

公文写作中常见的问题

公文写作中常见的问题

一、文种使用不当

有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

二、格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：公文文头不规范；标题冗长、混乱、残缺不全；主送机关排列混乱；结构层次序数混乱；附件不符；主送、抄送单位不正确。

三、行文规则混乱 越级行文。多头行文。请示一文多事。党政不分。

四、提法不当

公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

五、名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

六、时间表述含糊

用时间代名词而不用具体日期。

年份随意某某略。

年份不使用公元纪年。

七、用词不当

词义误用。

生造词语。

词语使用不当。

滥用模糊词语。

八、不符合语法

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。

成分残缺。

成分多余。

搭配不当。

语序不当。

九、数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：

是数字概念不清楚。

是数字概念不准确。

是数字书写形式不统一。

第三篇：公文写作中常见的问题

公文写作中常见的问题

一、格式不规范

1.公文文头不规范；2.标题冗长、混乱、残缺不全；3.主送机关排列混乱；4.结构层次序数混乱；5.附件不符；6.主送、抄送单位不正确。

二、行文规则混乱

1.越级行文;2.多头行文;3.请示一文多事;4.党政不分。

三、用词不当

1.词义误用;2.生造词语;3.词语使用不当;4.滥用模糊词语。

四、语法错误

1.成分残缺;2.成分多余;3.搭配不当;4.语序不当。

五、数字使用不统一

1.是数字概念不清楚;2.是数字概念不准确;3.是数字书写形式不统一。

第四篇：公文中常见的问题

公文中常见的问题

一、文种使用不当

有的公文作者不了解或不会正确运用国务院办公厅１９９３年修订印发的《国家行政机关公文处理办法》确定的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用，将向国内外公布重大事件的公告用于销售化肥、农药、种子等事宜；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

二、格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：

（一）公文文头不规范。

（二）标题冗长、混乱、残缺不全。

（三）主送机关排列混乱。

（四）结构层次序数混乱。

（五）附件不符。

（六）主送、抄送单位不正确。

三、行文规则混乱

（一）超级行文。

（二）多头行文。

（三）请示一文多事。

（四）党政不分。

四、提法不当

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

五、名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

六、时间表述含糊

一是用时间代名词而不用具体日期。

二是年份随意省略。

三是年份不使用公元纪年。

七、用词不当

一是词义误用。

二是生造词语。

三是词语使用不当。

四是滥用模糊词语。

八、不符合语法

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。一是成分残缺。

二是成分多余。

三是搭配不当。

四是语序不当。

九、数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：

一是数字概念不清楚。二是数字概念不准确。三是数字书写形式不统一。

第五篇：常见公文写作

常见公文写作模板

一、请示.....................................................................................................1

二、报告.....................................................................................................2

三、通知.....................................................................................................3

四、公告.....................................................................................................4

五、通报.....................................................................................................5

六、简报.....................................................................................................7

七、工作联系函........................................................................................9

八、会议纪要.............................................................................................9

九、贺信／词...........................................................................................12

一、请示

【文种说明】请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，应用范围较广泛。【模板格式】

1、标题。一般写成“关于xxx的请示”

2、主送机关。只能写一个，忌多头请示，如“人力资源处”。

3、请示的原因。

4、请示的事项。

5、结语。一般写成“以上请示妥否，请批示” 【参考实例】

关于购置无线麦克及扩音设备的请示

信息化部：

控股公司总部10楼会议室是总部最大的会议室，主要用于召开人员较多的培训和相关会议。最近一段时间通过使用发现，10楼会议室因较为空旷，若不使用扩音设备，讲课或发言人声音显得较小，会议效果难以保证，不能适应工作需

要。因此为提高会议效果，拟请信息化于3月底前购进一套无线扩音设备（无线麦克和相关扩音设备）投入使用，费用约500元。以上建议妥否，请批示。

人事行政部 二○○六年三月二十七日

二、报告

【文种说明】报告是向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，或答复上级机关询问的公文。【模板格式】

1、标题。一般写成“关于xxx的报告”

2、报告对象。如“张总”

3、报告原由。

4、报告事项。

5、结语。可用“专此报告” 【参考实例】

董事长：

2005年10月21日，控股公司下发了《关于安排部署控股公司2005年底九项重点工作任务的通知》，安排部署了至2005年底的九项重点工作任务，工作任务涉及到的各子公司及控股公司各部门领导都给予了高度重视，狠抓落实，有序推进，力争完成既定的工作任务目标。同时人事行政部为督促做好九项重点工作，开展了定期督办工作，各责任单位每半个月将工作任务推进情况及资源落实情况以书面形式汇总到控股公司人事行政部，由控股公司人事行政部整理整理后向董事长报告。从11月15日至2006年元月10日，人事行政部累计开展了四次报告，分阶段向董事长报告了各重点工作的进展情况。本次是最后汇总报告，结合各子公司的实际工作情况，九个重点工作完成情况评价如下：

一、完成的重点工作有：

1、唐山建龙钢管项目；

2、抚顺新钢铁扭亏为盈工作；

3、财务部全面预算工作；

二、基本完成的重点工作项目有：

1、承德轧钢项目，预计元月15日投产。

2、唐山建龙冷轧项目，预计2月份投产。

3、企划部方针管理工作，预计近期将完成。

4、财务部11月及12月资金平衡及安排工作。

5、吉林建龙与通钢合作工作，参股协议已签署。

三、未完成重点工作项目有：

1、黑龙江建龙钢铁炼钢、轧钢项目投产及化工公司扭亏为盈工作。

2、宁波项目核准及启动、资金协调工作。

各重点工作项目具体完成情况请见附表（略）。

特此报告。

人事行政部

二〇〇六年元月十三日

三、通知

【文种说明】通知是上级向下级传达指示、批转或转发公文、布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，常见有会议通知、工作通知及任免通知。【模板格式】

1、标题。一般写成“关于xxx的通知”。

2、通知对象。如“各单位”。

3、通知内容，如“会议名称、目的、时间、地点、出席人及会议内容”等。

4、其它特殊事项补充说明。【参考实例】

控股公司12月份工作例会通知

各子公司、控股公司各部门：

按照公司工作计划，现将控股公司12月份工作例会事宜通知如下：

一、会议时间：2009年12月31日8：00

二、会议地点：北京总部3＃楼二楼第一会议室（地址：北京市南四环西路188号总部基地）

三、参加人员：各子公司总经理、控股公司各部长

四、会议议程安排另见材料。

五、其他事项

1、此次相关会议资料已以电子版形式已发至各子公司、各部门负责人及相关联络人员处，会议材料中材料六《控股公司2005资金平衡计划》暂缺，将在例会上通报，请各位参会领导携带笔记本电脑参加会议。

2、按照董事长指示和相关会议纪要精神，为充分做好会议准备，请各子公司、控股公司各部门办公室人员提前组织本单位相关部门和专业人员对会议议题材料进行专题讨论并形成具体意见提供给参会领导，并将本单位上会意见请于12月29日前反馈至人事行政部行政组房国军，人事行政部将整理各部门意见汇总及时提供董事长参阅。

3、外埠子公司领导请于12月30日报到，请各子公司办公室人员及时将领导来京时间告知会议联系人。

4、住宿、用餐安排在中江俱乐部。

5、联系人：XXX 电话：

建龙钢铁控股有限公司 二○○九年十二月二十七日

四、公告

【文种说明】公告是适用于向一定人群范围宣布重要事项或者告晓性的公文。【模板格式】

1、标题。一般写成“关于xxx的公告”

2、公告对象。如“各单位”

3、通告原由。

4、通告事项。

5、结语。常用“特此通告” 【参考实例】

关于成立总部各类文体协会的公告

控股公司各部门：

为增强员工体质、活跃员工业余文体生活，促进员工之间交流与进步，营造健康、向上的企业氛围，公司鼓励员工自发成立各类文体协会和活动小组。协会和小组以自我管理为主，公司对于协会和小组的重大活动予以资助。根据公司已开展的体育活动现状及周边地区场地和设施情况，近期拟分别成立羽毛球协会、乒乓球协会、网球协会和篮球协会。

1、羽毛球协会活动时间为每周六、周日，活动地点为丰台工人俱乐部。联系人：戴晅（企划部），电话：7143，邮箱：daixuan@ejianlong.com

2、乒乓球协会活动时间为每日17：00后，活动地点为总部3号楼一楼大厅。联系人：李杰（企划部），电话：7047，邮箱：ljie@ejianlong.com

3、网球协会活动时间视报名情况再定，活动地点为总部基地三区管委会大楼后面。联系人：贾洪沨(人事行政部)，电话：7018，邮箱：jiahongfeng@ejianlong.com

4、篮球协会活动时间为每日17：00后，活动地点为总部基地七区。联系人：刘海玉（矿业公司），电话：7299，邮箱：liuhaiyu@ejianlong.com 欢迎对以上活动有兴趣的员工及时与上述人员联系。

4月份总部办公室房间调整之后，还将在总部楼内开展瑜伽训练和踢踏舞培训，敬请关注。

如有员工希望组织除上述活动之外的其他活动，请与人事行政部赵静联系（电话：7009）。

特此公告。

控股公司人事行政部 二〇〇六年五月九日

五、通报

【文种说明】通报是用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。

【模板格式】

1、标题。一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“关于给勇于救人的王××同志记功的通报”

2、通告对象。如“各单位”

3、通报原由。

4、通报决定。

5、希望和要求。【参考实例】

关于对承德建龙水泥厂发生特大水泥工艺质量事故的通报

各分厂、各职能处室：

4月27日、5月4日、5月5日承德建龙水泥厂水泥工艺连续出现质量问题,熟料f-C偏高,最高达9.51(内控≤1.5),且40平米电除尘有大量黄粉拉入水渣仓中.造成出磨水泥f-C偏高（最高为3.30），最终导致水泥安定性不合格，所有不合格水泥被迫打入铁4#仓库存。

一、事故经过： 1、4月27日23:00生产PS32.5水泥,出磨水泥f-CaO高的原因：

4月23日窑刚投料产生大量的黄粉，因40平电除尘拉链机坏，未能将黄粉全部拉出。4月26日拉链修复后将剩余黄粉拉入水渣仓,造成出磨水泥f-C高。质量管理人员将所生产的PS32.5水泥打入铁仓，并建议其停磨未能执行。4:30分改生产P.O42.5，f-CaO略有下降为:2.13、1.80、1.70.2、5月4日零点生产PO42.5水泥,出磨f-CaO高的原因： 5月4日零点生产PO42.5水泥,搭2#仓熟料（为次料仓）15%,检测出磨f-CaO为2.13,质量管理人员迅速通知水泥磨改生产PS32.5,并停用2#仓熟料。(零点改PS32.5)做f-CaO为2.34,质检建议其停磨,未能执行;全部用1#仓熟料,做出磨水泥f-CaO为2.17、2.92,加做1#仓熟料f-CaO为5.35,再次要求其停磨，水泥磨于6:30停磨停喷。3、5月5日零点生产PO32.5水泥，出磨f-CaO高的原因：

5月5日零点水泥磨生产PO32.5发现入磨皮带出现大量黄粉,因窑不正常产生的大量黄粉经40平电除尘拉入水渣仓,出磨f-CaO偏高.质检建议停磨,车间未能执行;车间将高f-CaO的PO32.5拉入新包装仓。

二、事故原因

1、大修对系统进行技改，生产处于调试过程，5月2日网电闪落，致使系统积灰严重。由于系统处于热态，无法进入内部检查，尾煤管道积煤造成分解炉煤粉内爆燃，系统参数变化较大，风、煤、料难以平衡。

2、分解炉进煤管道改为双路，且管头装有螺旋叶，管路阻力增大，煤粉输送困难，5月2日停电后窑系统变化较大，出窑熟料结粒不好，加剧了三次风管入炉斜坡处积料（新改的煤管入口在此处），更加剧了煤粉输送的阻力，致使分解炉煤粉加入量难以控制，最终导致入窑物料分解率不稳定，窑热负荷增大，熟料质量下降。

3、烧成车间对熟料入仓未按规定执行

分厂规定（质量管理规程也如此规定）出窑熟料f-CaO小于1.5入1#优质熟料仓,f-CaO大于1.5入2#劣质熟料仓:因2#仓满,烧成值班主任说不能外放熟料,将劣质熟料全部入1#仓(2.34、3.72、2.71、4.41、7.39、9.51、3.03、3.93),导致出磨水泥f-CaO过高，结果造成出磨水泥不合格。

三、采取的措施：

1、将分解炉煤粉管道改为原来的单路，减少因系统积料而对煤粉输送所增加的阻力。

2、系统积料清理，利用更改煤粉管道的时机对三次风管、窑尾斜坡、分解炉出口管道、C5平管道、C4平管道、分解炉底等处进行人工清理，降低系统阻力。

3、进一步摸索系统技术参数，减少波动，缩短调试期。

4、把质量放在第一位，坚决禁止熟料f-CaO大于1.5%的物料进入1#熟料仓。

5、各级质量管理人员严格按照质量管理规程做好各项质量管理工作，把好产品质量关。

6、水泥厂要提高质量管理意识，吸取此次事故的经验教训。

7、技术处、生产处尽快理顺水泥质量、生产管理流程，加强管理和监控。

四、事故处理：

根据《工艺纪律管理考核办法》，此次质量事故已构成特大违纪行为，烧成作业区对熟料入仓未按规定执行，负直接责任，专业工程师监督不力，水泥厂领导未采取有效措施，导致事态扩大。生产处、技术处对水泥厂管控不力，反应缓慢，为此考核如下：（略）

承德建龙钢铁有限公司 二〇〇六年五月九日

六、简报

【文种说明】是向上级反映情况或向下级、平级单位传递信息、通报情况的一种简便公文。

【模板格式】

1、标题。简报的标题，与报章杂志上“消息”的标题类型大体相似，应简洁、贴切、醒目、反映主旨，表明主题。如“安全检查工作简报”

2、导语。同新闻导语相似，用简洁的语言概括简报的内容，一般包括：时间、地点、人物、事件、结果。要求开门见山，简明扼要和统领全篇。

3、主体。首先概括工作成绩，然后分析具体做法、经验及工作成绩或不足等。

4、结尾。对连续性简报，要在结尾处交待后续工作，如“对上述情况，将继续跟踪”等。【参考实例】

控股公司2006年一季度督办工作简报

各子公司、控股公司各部门：

按照董事长在2005年控股公司总结表彰大会上提出的“执行力决定企业的生存力和发展力，只有被执行的思路才会变成出路，被执行的战略决策才能结出成果”的讲话指示精神，为督促各子公司及各部门高度重视两个例会议定事项及总裁、副总裁交办的各项工作事项落实工作，强化责任感和执行力，人事行政部从2006年起将定期（每季度）将各单位承办的督办结果完成情况以《督办简报》形式在内网上进行公示，督促各单位强化督办工作并努力完成工作，现将2006年一季度内到期的督办工作完成情况通报如下：

一、督办工作完成总体概况

2006年一季度到期督办工作共计31项，涉及总部五个部门和三个子公司，其中完成工作共计27项，督办工作完成率87％。具体完成情况列表如下：（略）

二、未完成督办工作项目及后续工作计划

1、其中未完成督办工作包括： ①“策划组织总部部长及处长级干部二次培训学习和研讨方针管理的活动”，责任单位：企划部、人事行政部，责任人：顾根华、岳桂菊，完成时限：3月31日；

②“对黑龙江建龙预算指标相应调整工作”，责任单位：财务部、工程技术部、黑龙江建龙，责任人：陈光浩、董进明、徐小宁，完成时限：3月15日；

③“信用体系建设工作”，责任单位：经营部、企划部、财务部，责任人：陶忠海、顾根华、陈光浩，完成时限：3月31日；

④“办理新抚钢房产证、生产许可证和产品免检证等三证工作”，责任单位：抚顺新钢铁，责任人：刘兴明，完成时限：3月15日。

2、对于以上未完成督办工作，将继续实行督办滚动管理，纳入二次督办工作范围，具体后续工作安排如下：

①“策划组织总部部长及处长级干部二次培训学习和研讨方针管理的活动”，后续工作计划已请示公司领导进行了调整，责任单位：企划部、人事行政部，责任人调整为：刘昆华、岳桂菊。完成时限：5月31日；

②“对黑龙江建龙预算指标相应调整工作”，后续工作计划已请示公司领导进行了调整，责任单位：财务部、工程技术部、黑龙江建龙，责任人：陈光浩、董进明、徐小宁，完成时限：4月30日；

③“信用体系建设工作”，后续工作计划已请示公司领导进行了调整，责任单位：经营部、企划部、财务部，责任人调整为：陶忠海、刘昆华、陈光浩，完成时限：6月30日；

④“办理新抚钢房产证、生产许可证和产品免检证等三证工作”，实际全部工作目前已全部完成，将不再纳入滚动督办工作计划。

另外，“关于唐山建龙提出的财务报表调整事宜”，控股公司财务部按照会计注册进行了调整，由于唐山建龙股权关系复杂因素，目前还不能完全满足唐山建龙融资工作需要，需要财务部还要继续做好后续工作，尽最大努力满足唐山建龙实际工作需要，对此人事行政部将进行后续跟踪。

总结控股公司一季度督办工作，尽管列入督办的工作项目多数具有时间紧、任务重的特点，各子公司及控股公司各部门仍克服多种困难，尽最大努力努力完成督办工作。控股公司希望各单位继续重视督办工作，对两大例会议定事项及总裁、副总裁交办的工作要创造条件开展工作，及时反馈督办工作中遇到的难点问题，共同提高督办工作的完成率。

建龙钢铁控股有限公司 二〇〇六年六月十三日

七、工作联系函

【文种说明】工作联系函是用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的联系公文。【模板格式】

1、标题。写成“关于XXX的函”

2、主送机关。如“炼铁分厂”

3、原由说明。

4、函告的事项。说明具体联系、商办、询问、答复、达知的问题。

5、结语。常用“请予复函”、“特此致函”、“特此复函”等词语以示结束。【参考实例】

关于建龙公司前往沙钢集团进行审计工作交流的联系函

江苏沙钢集团有限公司：

为学习贵公司先进管理经验，共同探讨和交流工作经验，我公司审计监察总监李德仁拟带队一行3人于6月20日左右前往贵公司进行工作交流，请贵公司百忙中给予支持及函复为盼！

顺祝商祺！

建龙钢铁控股有限公司 二〇〇六年六月十三日

八、会议纪要

【文种说明】会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。【模板格式】

1、标题。由“会议名称+会议纪要”构成。

2、导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点、参加人、讨论议题及会议概况等。

3、会议决议成果。应逐项列出会议的成果及议定的事项，列清决议事项内容、责任单位、责任人及完成时限。

4、其它要求。【参考实例】

控股公司2005年7月工作例会纪要

时间：2004年7月31日上午8:30—19:00 地点：公司第一会议室（视频会议）主持人：张志祥

参加人: 陶忠海 董进明 李德仁 高品军 顾根华 陈光浩 孙科社

岳桂菊 徐小宁 陈国君 张贵磊 顾兴钧 苑占永 吴九成（代汤长庚）

列席人：齐育金 杜明 陈素琼 杨玲 吕振成 缺席人：汤长庚

记录与落实跟踪人：楚绍国

会议内容:一是董事长传达中国钢铁协会二届五次常务理事会精神；二是讨论能源管理条例、设备管理条例和战略品种开发运行体系管理办法；三是讨论建龙修造总公司运行方案；四是确认各单位三季度工作重点；五是由齐育金专家讲解现代化钢厂管理制度建设要点；六是控股公司各部门汇报业务活动划分梳理情况。

会上张志祥董事长着重传达了中国钢铁协会二届五次理事会议有关精神，要求子公司班子结合实际认真学习。会议着重讨论了能源管理条例、设备管理条例和战略品种开发运行体系管理办法，其中能源管理条例和战略品种开发运行体系获得原则通过，设备管理条例需按照专业化管理推进的思路完善后重新提交公司讨论。会议要求控股公司各部门加强对子公司进行专业性指导，同时要求进一步梳理业务活动的划分。通过本次会议形成如下决议和要求：

一、制度建设

1、战略品种开发运行体系管理办法。按照品种客户关系管理在子公司的要求修改完善本办法后，下发实施。（责任人：陈素琼，完成时间：8月10日前）

2、能源管理条例。本条例在完善如下方面后下发实施：一是子公司不成立能源管理委员会；二是明确各子公司能源管理的主体单位是生产处还是能源中心；三是体现建立能源管理共享平台；四是体现定期进行能源专业报告分析。（责任人：孙科社，完成时间：8月底前）

3、设备管理条例。生产技术部按照如下原则重新对此条例进行梳理，然后再提交公司例会讨论。一是明确设备管理方向、原则、目标；二是建立设备管理平台；三是明确设备管理中的活动、需要提升的能力、形成的成果和成果为谁服务的问题；四是不另行设立设备专项奖，统一纳入公司整体奖惩体系。（责任人：孙科社，完成时间：8月底前）

二、建龙修造总公司筹建工作

1、修造总公司单独注册，股权变更由财务部拿出方案。（责任人：陈光浩，完成时间：8月15日）

2、理顺组织机构。修造总公司人力资源人员和财务人员抓紧到位；成立工作组，抓紧整合唐山建龙机修和检修。（责任人：高品军，完成时间：8月底）

3、进一步理清修造总公司发展思路、发展战略、远景规划和核心竞争力。（责任人：高品军，完成时间：8月底）

三、季度重点工作说明

1、各部门加强对子公司的专业指导性。由各部门牵头认真落实子公司的重点工作和各项指标，做到考核目标明确、上下一致。（责任人：各部门部长）

2、各部门要重视计划，重视分析，重视改进。

3、对季度考核进行梳理，推动专业分析，拿出季度专业分析报告。（责任人：岳桂菊，完成时间：每季度）

四、落实钢铁协会二届五次常务会有关情况

1、落实推广“三干、三利用”先进技术问题。生产技术部与钢铁协会沟通，落实有关“干熄焦、高炉煤气干式除尘、转炉煤气干式除尘，生产过程煤气、水资源、固体废气物回收并综合利用”6项技术问题。（责任人：陈素琼，完成时间：8月15日前）

2、落实与国外矿山企业建立战略合作伙伴问题。经营管理部负责对建龙进口铁矿与国内其他钢厂进口铁矿的价格作一比较，并积极推动与国外大型矿山企业建立长期稳定的供货渠道．（责任人：陶忠海）

３、加强对会议文件的学习。各子公司结合工作实际，组织班子成员对会议有关文件进行学习，以做好下半年的生产经营工作。（责任人：各子公司总经理）

五、对业务活动梳理工作

控股公司各部门进一步完善对业务活动的梳理，8月中旬再一次提交部长会研讨。（责任人：各部部长，完成时间：8月15日前）

九、贺信／词

【文种说明】贺信／词是对节日、喜庆及典礼表示祝贺的公文。【模板格式】

1、标题。采用“祝贺内容+贺词”构成。

2、称谓。

3、祝贺之词。

4、对他人的工作成就等予以赞扬。

5、表达良好愿望。

6、祝贺语。【参考实例】

贺 信

通化钢铁集团股份有限公司领导班子及广大员工：

值此通钢迎来50周年华诞之际，黑龙江建龙钢铁有限公司领导班子和全体员工，向你们表示最热烈的祝贺！

1958年成立以来的50年，是通钢人艰苦奋斗、自强不息的50年，是通钢事业发展壮大、成绩骄人的50年。当前，在党的十七大精神鼓舞下，在全面建设小康社会的历史进程中，通钢积极构建具有自己特色的企业文化，以“品牌领先，冲击未来”的理念，以“务实创新、只求最好”的精神，以“创新、超越、求赢”的科学管理观，致力于打造中国钢铁行业一流品牌，为建设一个中国领先、积极参与国际竞争的现代钢铁企业而开拓进取。

黑龙江建龙钢铁正处于发展的起步阶段，人员较新，经验不足。多年来，在技术、管理等方面，通钢给予我们无私的帮助和大力支援，为我们尽快走上科学、规范、健康、快速发展的轨道，奠定了良好基础。如果说我们近年来取得了点滴成绩，也都凝聚着通钢人的心血和汗水，对此，我们永远不会忘记，并借此机会表示衷心的感谢!在这阳光灿烂的6月，在这喜庆的日子，我们衷心祝愿通钢在今后道路上更

好更快地发展，再创新的辉煌。衷心祝愿我们两家相互帮助，相互支持，友谊地久天长！

黑龙江建龙钢铁有限公司

2008年6月17日

介绍信

【文种说明】介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。【模板格式】

1、称呼。

2、正文。

3、结尾。

4、署名。

5、日期。

6、有效日期。【参考实例】

建龙钢铁控股有限公司介绍信

北京市丰台区人事局：

兹介绍我单位周宝军等壹人，前往贵处联系人才引进事宜，请接洽并予协助为盼。（限7日有效）

此致

敬礼

（限7日内有效）

建龙钢铁控股有限公司 二〇〇六年四月二十三日