公文写作中存在的问题及解决办法

第一篇：公文写作中存在的问题及解决办法

公文写作中存在的问题及解决办法

常见问题：

一是反映新情况、新问题而富有新意的材料所占比例甚低； 二是思考和表达问题的角度老化； 三是为“新”而新，偏重在文字上玩游戏。主要原因：

一是缺乏“出精品”的意识，因而在新情况面前造成观察力捕捉力不强； 二是全新精神不强，在写作上容易出现从众心理和畏难情绪； 三是思路单一，缺乏积累。捕捉新情况选择新角度的要领和方法：

一、紧跟党中央部署和改革开放的新形势，带着问题去观察比较，从变化中捕捉新情况。一要紧跟党中央新的战略部署和重要指示的发表，及时去投入研究，这是捕捉新情况必须要掌握的首要一条；二要从群众贯彻党的指示的反映中，观察新的思想去向；三要从对同类工作的历史对比观察中，及时捕捉变化的新情况；四要从工作出现的新问题中来捕捉研究新课题。

二、讲区别，求新意，勇于推出新的经验和理论

三、超出以往，另辟新路，寻求表达的新角度 框架设计构思过程：

主要任务，一是提炼和确立主题思想；二是确定思想，选定展开的层次。构思中存在的主要问题及原因：

一、构思不充分

赶材料，或因下功夫不够，出现了硬写的情况。从成文的材料中可以看出填空写法的痕迹。平时，我们讲搞教学背课的时间比例是四比一，我看构思和写作的时间比例也要在这个比例数之上。有的作者不要说细构思，就连粗构思都没搞好就草率动笔。

二、对材料的主题提炼和标题的制作下的功夫不足

出现了对主题思想把握不准，缺乏新意。在大小标题的提炼制作上平淡、肤浅，甚至还有抄袭别人之嫌，给人一种“熟面孔”的印象和感觉。

三、思路展开不顺畅

对层次的划分有分不开“档”的情况，有的不管什么材料都是清一色“三三制”，有的给人一种硬分或勉强的感觉。

四、对层次内容安排轻重分配不当，出现前空后累赘的问题

有不少作者头脑中形成了一个法定的写作模式，就是第一大层次只能写抓学习提高认识，并标榜为“先务虚”。结果使材料的第一大层次不仅虚了，而且空了，所采写的例子很难用上去，都压到后边几个层次中去，造成整合堆砌的累赘状态。

掌握机关应用材料构思谋篇的思维特点

一、认真研究和掌握机关应用材料写作构思的思维特点

（一）为材料写作构思提供坚实的准备基础

四多：多读书以积累知识；多考虑事理以丰富才能； 多研究观察以事物的联系；多练习按文思来运用文辞。

平时就要多读书，搞好革命基本理论和多学科多专业知识的储备；经常注意学习中央的文件，把握精神实质，研究形势变化而引发的新情况、新问题；结合现实生活中的实例多进行分析评判是非功过的思维训练。

（二）掌握和运用构思机关材料所需要的思维方法

我们的思维必须受党的方针政策、工作重心、会议的议题、集体决定、领导意图的约束，从内容到形式不能掺入作者的主观思想。常用的思维方法是：分析与综合、归纳与演译、发散与集中、性化与量化、系统与具体、比较与优选等逻辑思维方法。不要用自己的观点学说，过多注重想象和创作，使写出的材料有失庄重和严肃。

二、精心提炼，使主题思想准确新颖

（一）把握“主题”的四性，准确地加以提炼

客观性、主观性、观念性、时代性

（二）根据机关应用材料写作主题表达语义的显在性，将主题内涵鲜明地凸现出来

1、大标题就是本篇的主题思想。

经验材料、典型事迹材料、调查报告、工作研究

2、两个部位来表达主题思想

工作总结：一是在对前段工作总的形势的评价上；一个是对下一段工作的总的指导思想概括上。

3、开篇第一段表达主题

领导讲话的主题思想往往体现在开场白的一段话中，即表明这次讲话的针对性和要讲的几个点的交待上。

（三）力戒庸、陋、袭，提炼出新颖独到的主题

1、把所写的内容臵入社会大背景、大环境中去把握。

从大到小，以社会宏观来把握一篇材料的价值和走向；从小到大，以它来折射出宏观社会所需要的精神。

2、提炼和表达主题不单单是在文字上推敲出花样。

深化主题是一个思维过程。一是提出问题要尖锐、鲜明，就是要敢于提出自己的观点。发前人所未发，言前人所未言，提出的问题发人深思，富有超前意识。二是分析问题要深刻全面，使主题自然展开，层层深入，以内在的逻辑力量使主题深化。三是解决问题正确合理，以解决问题的较强目的性、透明度和正确的实效，来证明深化主题。

3、运用多向思维开拓文思

4、调动积累，在借鉴中出新

三、熟练掌握材料结构的方法和要领

（一）按表达主题的需要来考虑材料结构的安排

1、主题和结构的关系。主题是全篇的中心，层次划分必须服从服务于突出主题。在布局时，要考虑把主体思想贯穿材料全过程，从整体结构上充分给予反映和体现。

2、主题与层次的关系。每一个层次对于整篇来讲，它是一个点、一个步骤，它显示着作者某个阶段思维的凝聚。主题思想要为其在每个层次中的体现赋予任务和提出要求。每个层次要从不同的侧面、不同程度上发挥好表达主题的作用。

3、各个层次之间的关系。

一个层次，在主题思想指导下，有它相对独立的内容，表达一个中心意思，这就是层次的单一性和完整性。但是将各个层次从表达主题的全局来看，就可发出层次与层次前后连贯，构成一种不错位的承接序列。这就是层次的集体性，即每个层次各有分工，相对独立。但分则成段，合则成篇，任何一个层次都不能游离于其它层次之外。

（二）按材料的不同种类来确定结构的方式

1、领导讲话稿的结构：

对大阶段工作总结讲话结构层次：对总的工作形势评价－－工作开展的成绩、特点－－工作开展的经验体会－－工作中存在的问题－－今后的任务和要求。

对会议的总结讲话稿结构：会议的基本情况－－会议收获－－深入贯彻会议需要抓好的几个问题－－关于会议贯彻的安排和要求

2、向上级作的工作汇报材料结构：本单位贯彻上级指示，开展某项工作的基本情况－－开展某项工作的经验和体会－－存在的反映的问题和下步工作打算

3、参加上级会议的汇报和传达材料的结构：会议基本情况－－会议的主要精神－－关于传达贯彻上级会议精神的建议和方案

（三）按照内容的不同来确定安排思路划分层次

工作经验、先进典型事迹材料常用的结构方式：

1、按事物的发展顺序安排层次

每一层次就是一个大的的工作阶段，有利于探索每个阶段的特点。

2、按平等并列关系安排层次

材料的各个层次呈现“并列”关系，各个层次从不同的侧面，不同角度表现工作状况，揭示观点，展现经验。

3、按逐层深入的方式安排层次

各个层次之间呈现“递进”关系，层层深入，使材料步步推进，由浅入深。

（四）要考虑到各个层次的均衡协调

要尽量考虑划分为三个层次以上，从整篇材料看，这样显得重心稳定，而分两个层次的材料就显得重心不稳。各个层次的分量要基本均衡防止出现前后轻重不一，给人不均匀的感觉。不要采取前者前、中者中、后者后的呆板叙事方法，讲究起伏变化，把所写内容采取优化组合，均衡地分配到各个层次中去。

推敲提炼层次标题

提炼层次标题在机关应用材料写作中的重要作用：一是有利于作者准确地驾驭全篇材料，分层有序的集中表达主题思想。二是有利于提纲挈领地统率材料。在应用材料写作中，材料要靠观点来串。一篇应用材料只要主标题和各层次标题一列出来，就会纲举目张了。三是有助于读者论难地把握材料要点。

一、提炼制作层次标题上存在的问题及原因

（一）思路雷同，标题相似

（二）标题老，套话多。“大力抓什么”、“在什么上下功夫”、“加大力度”，没有认真研究如何在工作上加大力度

（三）矫揉造作，玩文字游戏。“研究新情况”、“解决新问题”、“树立新观念”、“讲究新思路”、“展示新形象”、“创造新经验”等。

（四）不注重从思想内涵上提炼。对层次标题的提炼，外部看到的是对文字的锤炼，其实起作用的是从思想内涵上的提炼。

二、掌握提炼制作层次标题的要领

（一）掌握层次标题对主题具有向心性的特点，主题，精心提炼设计好层次标题。

一是从主题思想出发，明确和研究它对每个层次为体现主题所赋予的表达任务，适度、准确地在标题中表达出来。

二是坚持局部服从服务于整体，为深刻表达主题增光添彩。

（三）“炼意”、“裁辞”，搞出体现思想内涵的层次标题

一是把握好“文以意为主”的原则，正确处理好炼意与炼辞的关系。在写材料中要抓住根本，经过极其艰苦地思考，把握住最能体现内容的新意上，在此基础上，再对文字表达进行反复推敲，使之意辞一致，提炼出意深文新的层次标题来。

二是精心反复提炼，制作出“举”精之要的层次标题。标题是不是最能体现和表达材料的思想内涵和意义。

三是坚持创新，不断提炼和制作出意新语新的层次标题。

段落开篇的写作方法

意义：文章的开头可以提示文章的题旨，文章的结尾体现其主旨。

文章开头写作的难点：一是机关应用材料本身是反映党委、领导工作实践的严肃文体，但又要在层次进入上体现新颖活泼，这两者关系不好处理。二是同一工作内容，在同一时期内，诸多单位都要反映。有的是处复一年的反映，材料层次进入既要有本单位的特点，又要防止和别的材料进入雷同，这种情况难解决。三是材料的层次进入，不是一个开关，而有若干个。开头的次数多，方式不能单一，而且要有变化，搞好若干个层次进入方式的优化组合，达到这方面的标准要求更难。

一、在机关应用材料层次进入中存在的问题

（一）层次开头进入方式的“俗”和“平”。

（二）进入手法的单一呆板，缺乏变化。

（三）“解题”现象的出现。“解题 ”是多余的。

二、层次进入的写作要领

层次标题列出后，可以直接进入，或摆出矛盾；或直接叙述；或列出体会。坚持开头要提示文章主题这个总的指导原则。

（一）材料层次进入的基本原则

一是新奇引入。二是富有气势。三是开门见山。机关应用材料，不同于文艺作品，它要考虑表达的明快，宣传的快捷，所以在材料进入上讲求开门见山。

（二）几种材料层次进入的方法

按时间顺序进入、直叙、论证、以事件导入、以推出新情况进入、以摆出问题、揭露矛盾来进入、以引用伟人语录、名人名言来进入、以提问进入、以经验和体会进入。

（三）讲究变化，优化组合，增强材料多层次进入的整体综合效果

从整篇材料看，一般至少三个层次，至少要有三次材料层次进入的机会。三个层次进入的方式要多样、和谐。

第五章 背景材料的运用

作用：具有坚实的依托作用，井架了材料表达的厚度；井绳对比性，驾驭材料表达的力度；特殊的背景材料的运用，大大井绳了材料的个性色彩和吸引力；

一、运用背景材料方面存在的问题

一是忽视背景材料的运用；二是用法单一，把背景材料仅仅当与一个“牌子”和“标签”。

二、运用背景材料的要领

（一）增强运用背景材料的意识，把运用好背景材料贯穿到材料形成的全过程。

注意从弄清眼前情况的来龙去脉上去了解有价值的历史背景；从工作难度中了解其所处的环境背景；从其独特的经历和变化中，掌握其具有个性特征的背景。

（三）紧紧围绕深入表达主题精选精用

背景材料的运用是为了表达主题，深化指导思想服务的。

第一种是为衬托和表达英雄人物所处环境特殊的背景材料。

第二种是在典型人物遇到思想矛盾和斗争时插入有关的背景材料，来衬托其在思想斗争中得到帮助和升华。

第三种是表明被写单位的超前意识是有渊源的，而且是不断在改革中完善和发展的。

（三）按照材料表达需要，运用背景材料

用在以下几个部位：一是在材料的开关，即导语部分；二是在导入问题时所运用的背景材料；三是在揭露矛盾时运用背景材料；四为了说明问题而插入的地理背景材料。五在材料中进到有关工作发展状态或业务技术性很强的项目时，需要加以说明而插入的背景材料；六在材料展开中，涉及到与典型人物相联系的单位或个人时，需要给予介绍说明所插入的背景材料。这种插入的原则是哪个部位需要就在哪里运用。

第七章

增强机关应用材料写作的指导性

第一节 指导性在机关应用材料写作中的重要意义

一、机关应用材料写作具有特定的指向性

１在写的材料给谁看的问题上指向性很强

２机关应用材料的选材和主题提炼的视角始终要指向现实社会生活中特定的范围

二、读者对机关应用材料的阅读在于把握内容、获取信息、指导行动

三、指导社会实践是机关应用材料写作的最根本的实用价值

第二节 在把握机关应用材料指导性上存在的问题

一、仅于完成写材料的任务，忽视对指导性思考

二、在写作中，过多地考虑如何对被 写单位或个人评功摆好，忽视从对同类单位或个人的分析和研究中寻求指导性

三、虽然也注意了对指导性的研究，但经常出现“慢半拍”的现象

第三节 增强指导性充分发挥机关应用材料的作用和效能

一、要弄清指导性在不同材料中的各自体现

（一）在为领导写的讲话材料中，指导性重点体现在两个部位，一是对讲话针对性问题的列举上。二是对工作的部署，完成任务的指令性要求和要注意的问题上。

（二）在反映新情况的材料中，指导性重点体现在对新情况和难点问题的分析和为读者提供的认识和解决新情况、新问题的新思路和新办法上。

（三）在先进典型事迹材料中，指导性主要体现在典型的先进思想性和可学性上。

（四）在经验材料写作中，指导性体现在对共性问题的研究，有针对性地提供好的工作方法和管用的经验上。

（五）在工作研究的材料中，指导性体现在通过对工作热点、难点问题的研究，推出的研究战果上。

二、强化几个意识，使机关材料的指导性建立在坚实的基础之上

紧跟意识；超前意识；量需而作；克难意识；深究意识。

量需而作，要把握住两个方面的需求：一是要把握住领导干部在抓工作中的需要。从他们的困惑和苦衷中捕捉到抓工作应该突破的瓶颈和难点，有针对性地研究和探讨，给领导及时提出工作建议和提供决策依据。二是要把握群众在思想、工作和生活中需要解决的“扣结”

和实际问题，有针对性地寻求已经解决得好并取得经验的单位，及时进行总结，给其他单位以提示和指导。

要勇于攻克难点：一是不搞急功近利，要把写作的重点放在攻克和反映难点问题上，攻克难点要付出很大代价，而且有时药费了很多时间和精力，也不一定能出好的结果。二是要深入一线，在和领导、群众同甘共苦中捕捉难点。

......

第二篇：公文写作中常见问题及解决办法

公文写作中常见问题及解决办法

今天主要想和大家从公文的文面结构、容易用错和写错的字、标题写作中一些常见问题的处理、公文结构层次序数的规范、数字运用的规范、字体和字数的规范、标点符号的运用、公文用印、主题词的提炼、版记标识等十个方面就公文写作中的常见问题和解决办法进行学习和探讨，目的在于进一步提高我们公文写作和处理的能力，促进公文写作和处理的进一步规范。

一、公文的文面结构主要有哪些要素？

公文的文面结构即公文格式问题，是公文规范性的重要体现。按照中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发[2012]14号）规定，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、引发机关和印发日期、页码，共18种要素组成。

主要的要素有八个方面：即版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关（落款）、成文日期。

（一）版头

（1）“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件”字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。

（2）“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。

（二）发文字号

由机关代字、年份、发文顺序号组成。

发文机关代字 + 〔年份〕+ 发文顺序号

机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。

（三）标题

由发文机关名称、事由和文种组成。

机关名称 +（关于）事由 +（的）文种

如：中共政协西安市委员会党组关于召开政协西安市

第十三届委员会第一次会议有关问题的请示 政协西安市委员会办公厅关于报送《关于我市

节能减排工作情况调查报告》的函

（四）主送机关

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

如：政协西安市委员会 或 西安市政协 或 市政协

中国国民党西安市委员会 或 民革西安市委员会

或 市民革

顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。

该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，四大班子排序应为：党委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开；同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以市委或市委办向下行文，主送机关为“各区县党委，市委各部委，市直机关各单位，各人民团体党委（党组）。各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开，是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。

当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。

（五）正文

公文的主体，用来表述公文的内容。

排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。

（六）附件、附件说明和附注

附件即公文正文的说、补充或者参考资料；附件说明即公文附件的顺序号和名称；附注即公文印发传达范围等需要说明的事项。

附件写在正文下，空一行，左空2字，用3号仿宋体字标识。格式为：

附件：序号 + 标题 + 件数（新规定没有件数）

如：

1、市政协调研组人员名单 1件

2、调查表（表

一、表

二、表三）3件

附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。如果写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类 4 附件实际是主件。

（七）发文机关（落款）

署发文机关全称或规范化简称。

党的文件一般写落款，并必须写全称；政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。

（八）成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文，署最后签发机关负责人签发的日期。

会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以批准日期为准，或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。特殊情况署印发日期，如电报。

发文日期必须写明年、月、日。政府公文用汉字，党的公文用阿拉伯数字。

二、容易用错写错的字词如何区辨？

（一）“二”与“两”

使用“二”的地方：

1、自然数。

2、序数、小数、分数。

使用“两”的地方：

1、一位数的基数。如“两台机器”。

2、概数。如“三两天”。

（二）“倍”的运用

“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。如果用于减少，就应该加“负”字。

（三）“以上”与“以下”的运用

“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内。”

（四）“制定”与“制订”的运用

“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十八次代表大会，为我们制定了全面建成小康社会和全面深化改革开放的目标”

“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：办公厅相继制订了全委会工作规则、常委会工作 规则等会议工作制度。”

（五）“物质”与“物资”的运用

“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。多用于哲学和物理学上的抽象概念。

“物资”即指具体的财物资源。

（六）“需要”与“须要”的运用

“需要”是对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即说明“应当”、“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。

（七）“权力”与“权利”的运用

“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。

“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：“公民有监督公共权力正确行使的权利。”

（八）“截止”与“截至”的运用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……为止。

（九）“违反”与“违犯”的运用

“违反”即不遵照，反着方向做。

“违犯”即违背，触犯。

（十）“以至”与“以致”的运用

“以至”即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩 大。

“以致”即由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。

（十一）“象”与“像”的运用

在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。

（十二）“的”、“地”、“得”的运用

“的”、“地”、“得”是结构助词，在口语里都念“de”。

“的”用在名词前，是定语的标志。“的”有时是语气助词。（如何辨别？

1、去“的”意不变，为助词，反之为“的”字结构。

2、“的”字结构后边都可以加名词，而助词则不能加。

“地”用在动词前、形容词后，是状语的标志；

“得”用在动词后、形容词前，是补语的标志，回答“怎么样”的问题。例如，这一仗，同志们打得勇敢、打得顽强、打得漂亮。

图例：这样的表示方法，可以帮助我们清晰地看出，那些是句子的主干，那些是枝叶，主干和枝叶怎样搭配。一般情况下，用“=”表示主语，用“—”表示谓语，用“弯曲”的线表示宾语，用“（）”表示定语，用“{ }” 表示状语，用“【】”表示补语。

这些，我只是从一般的情况讲的。其实，字可以作句子成分，词和词组可以作句子成分，句子也可以作句子成分。如名词不仅可以作主语，还可以作宾语、定语。动词不仅可以作谓语，在一定的条件下还可以作主语和宾语。联合词组（两个或几个并列的词）六种句子成分都可以作，如名词性的可以作主语、宾语和定语，动词性的可以作谓语，形容词性的可以作谓语、定语、状语、补语；主谓词组也是六种成分都可以作；至于句子作句子成分，那就是复句或多重复句了。还是先易后难吧！建议大家好好地学习学习现代汉语语法知识（什么是语法？—语法是现代汉语组词成句的规则。普通话是现代汉民族的共同语——以北京语音为标准音，以北方的方言为基础方言，以典范的现代白话文为语法规范）。

同时，请大家抽点时间学习学习修辞和逻辑。语句通不通是语法问题；好不好是修辞问题；对不对是逻辑问题。“语法可以使人规矩，修辞是人敏锐，逻辑是人精巧”。建议大家一定要学。

（十三）“部署”与“布置”的运用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具体工作和事项的安排。

（十四）“既”与“即”的运用

“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。

“即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使”的含义。

（十五）“和”、“与”、“及”的运用

“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。

（十六）对、对于”，“对于、关于”，“经过、通过”的运用 这几组公文中常用的介词，用法或功能相近，共性较强，但是否可以通用，要斟酌实际情况，避免误用。

“对于”和“关于”。表示关涉用“关于”，指出对象用“对于”；“关于”有提示作用，组成介词短语可以做标题，尤其在公文标题中不可缺少，“对于”则没有这个功能。

（十七）不当使用模糊用语

模糊用语，即语意不够明确、不够具体的词语。在公文中，适当使用模糊用语是必要的，它能起到确切词语所起不到的表达效果。然而，有些公文是不能使用模糊语言的。

（十八）关联词语使用不当

关联词语是指复句的分句之间起连接作用的词语。关联词语大都是连词，如，“因为—所以、不但—而且、虽然——但是，与其—不如”等；还有少量副词，如“也、又、都，和、与、同”；还包括一些起连接作用的短语，如，“一方面——另一方面、不是—而是”等等。

关联词使用不当也是常见的问题，值得引起我们足够的重视。

三、如何处理公文标题写作中的几个棘手问题

（一）解决转发性通知标题冗长繁琐问题

层层转发公文，由于“过桥”机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似的，解决此问题办法有四：

（1）只写转发第一次转发机关的通知；

（2）直接转发原文件；

（3）在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；

（4）只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。

例如：《国务院办公厅转发民政部关于规范村民委员会印章使用和管理工作的意见的通知》，省政府再转发就会出现“通知的通知的通知”的问题。怎么办？可以直接转发民政部文件的标题，即《陕西省人民政府办公厅转发关于规范村民委员会印章制发使用管理工作的意见的通知》（陕办发【2001】193号。

办公厅转发、印发市政府或市政协同意的文件时，文件开头要写“经市人民政府同意”或“经市政协同意”。

（二）标题中标点符号的运用问题

为了保持标题简炼和整洁大方，一般地能够不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：

（1）可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、11 转发的公文标题等。

（2）可用问号。如：《人的正确思想是从哪里来的？》

（3）可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》

（三）长标题的排列

根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。

如:中国人民政治协商会议西安市第十三届委员会

常务委员会工作报告

中国人民政治协商会议西安市第十三届委员会

第二次会议关于政协十二届委员会 常务委员会工作报告的决议

(四)结构层次序数是如何规范的？

第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

(五)公文中的数字运用有哪些规范要求？ 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。

例：政协西安市委员会关于加强界别工作

发挥界别作用的意见（2008年8月20日）

年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。

同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

(六)公文字体和字数有哪些规范要求？

主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋体。

2011年11月5日，中共中央办公厅通知“经中央批准，中央文件统一采用国际标准A4纸型同时对文件版型做出调整”。从2012年1月1日起不再印发16开纸型中央文件。

以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。

公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

2011年11月5日，中共中央

(七)正确使用标点符号有哪些讲究？

1、并列短语中的顿号、逗号的使用。

并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中不需用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“

五、六个”，“各区县”不写成“各区、县”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。

并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。”

2、破折号、省略号同点号连用。

破折号和省略号都是标号。用在有停顿的地方，不论是句中或句末，如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号。

3、引号同点号连用

凡是完整地照录别人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内。如：俗话说：“到什么山上唱什么歌。”又说： 14 “看菜吃饭，量体裁衣。”

凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的外面。如：我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。

4、句内括号与句外括号的使用。

句内括号（即注释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后，括号内部可以有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个句子。

如：这就是说，将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（经过研究，化为集中的系统的意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。

句外括号（即注释全句的）前边正文的点号用在括号之前。括号内部如果是句子，可以用句号。

如：全国各族人民间的大团结万岁！（长时间的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。）

(八)加盖印章应注意哪些问题？

发文机关印章是证明公文效力的重要表现形式。总的要求是“上不压正文，下骑年盖月”。区别不同情况有以下具体 要求：

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(九)怎样提炼公文的主题词？

首先要说明的一点是，公文主题词，中央和国务院新近发出的文件已经停用，我市怎么办，目前还没接到通知。

主题词也称叙词，是经过规范化的词或词组，用于文献的主题标引或检索。

撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是：

1、全面审读公文，确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题。

2、认真进行主题分析，找出公文涉及的主要对象。弄清其性质，弄清其归属哪方面问题，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。

3、在有关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。

4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采用反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采用最直接的上位词。

5、应有效把握对公文主题的标引深度。一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个。

6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：

主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；

通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；

时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存在的时间范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词；

公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令、指令、报告等。

(十)公文版记如何标识？

公文版记主要内容与标识规范如下：

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空1字。

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在 主题词之下）占1行位置；用3号仿体字。印发机关左空1字。印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数字标识。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

就介绍到这里，谢谢大家！

第三篇：全市公文处理中存在的问题及其解决办法

全市公文处理中存在的问题及其解决办法

李广阳

公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作的优劣直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。近年来，全市各级行政机关公文处理工作能够执行国务院、省市政府关于公文处理的有关规定，公文办理质量明显提高，较好地发挥了以文辅政的作用。但是，在公文处理中仍然存在一些问题，影响了机关工作的水平，有的甚至给工作带来了负面影响。

一、存在问题

（一）公文处理不及时。在收文处理中，有的不能按规定时限处理文件，有的拟办意见不到位，致使文件运转程序出现问题，有的没有找准政策依据或者没有根据实际情况提出办理意见，出现了误事误时现象。在发文处理中，因办理不及时，导致上级机关研究决策或下级机关贯彻执行的时间太少，影响了公文的效用。

(二)公文处理程序不严肃。有的机关文件多头管理，没有做到“一个关口”管理；有的不按程序签发文件或签发不到位，上报文件没有经单位主要负责人签发；有的政府部门向下一级政府下发不该下发的文件，甚至内设机构对外正式行文；有的不根据隶属关系和职权范围越级报文；有的将文件抄送或直送领导个人。

(三)文字表述不准确。主要表现在：公文用词用语不恰当，文字表述前后矛盾，人名、地名、数字、引文、计量单位、简称运用不规范，也有因文字校对不细心而造成的错字别字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了公文的处理。

(四)公文格式不规范。主要表现在：文种使用不正确，如：应当用“函”的用成了“报告”或者“请示”，应当用“请示”的却用成了“报告”；文件的各要素标注不全或使用不正确，如：有的乱标、生造主题词，有的上报文件使用文头不对、没有标注签发人和“联系人和联系电话”；引用文件不规范，将引用的文件标题中的发文机关标在书名号外，甚至没有发文机关，没有标发文字号。

二、原因分析

（一）工作责任心不强。个别工作人员没有树立起“公文处理非小事”的观念，没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一件文件的意识，以至于在公文处理中，不作认真调查研究，不作认真思考，敷衍了事，简单应付，不认真，不细心，没有负起应负的责任。

（二）不熟悉机关工作程序。没有认真学习和掌握各级行政机关的有关工作规则、办事程序、文件审核、审签程序，没有把握好工作程序，没有发挥好工作协调的职责，办文无头绪，办事无章法，工作显得很忙乱，质量和效率打了折扣。

（三）工作能力不强，业务水平不高。没有注意认真学习党和国家的大政方针，没有加强对行政机关工作人员应具备的基本科学文化知识、行政机关公文处理知识的学习，个人综合素质不强，业务水平不高，导致了公文处理工作中出现问题。

三、对策建议

（一）公文处理要做到及时，确保公文处理的时效性。公文处理要及时，即讲求时效，及时则有效，误时则误事。行政公文只有把握时机，及时处理，才能发挥公文的效用。各级行政机关工作人员要树立及时、准确地办理每一件文件的观念，做到件件有着落，事事有结果。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节都要认真负责，按规定要求和程序办

理。收文办理，总体上要求都要快速处理，一般公文应尽快处理，紧急公文必须急事急办，在规定时间内办结，按照有关规定，特急公文应在4小时以内办结，急件需视其复杂程度在24小时以内办结。紧急电报，特提应在2小时以内办结、特急应在4小时以内办结、加急应在24小时以内办结、平急应在48小时以内办结。

（二）严格公文处理程序，确保公文处理的严肃性。公文处理程序是公文法定效力的体现，所以，公文处理程序至关重要。印发文件要按规定程序审签，采取自下而上、逐级把关、对上负责的办法进行，一般不得超越职位的管理范围和权限签发公文。上报的公文必须要本行政机关主要负责人签发，并根据隶属关系和职权范围逐级上报，一般不得越级报文，也不能将文件分头多送、抄送或直送领导个人。政府部门依据职权可以向下一级政府的相关业务部门行文，除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（三）公文处理要认真负责，确保公文处理的准确性。准确是对公文处理质量的要求，公文处理关系到机关的整体工作，关系到上下左右的相互联系，必须准确无误。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节，必须要把好文字表述关、格式关、校对关，做到文字表述准确、文件格式准确、文字校对准确。在收文办理时，要详细审视来文，注意拟办意见的准确和全面，公文拟办要做到情况确实、依据可靠、意见明确、程序规范、简明扼要、条理清楚，确保准确性和可操作性。

（四）解决好公文处理的具体问题，确保公文处理的规范性。公文处理中经常出错且不被大家注意的问题，要特别注意解决好，使公文更加规范。

1、关于文件标题引用问题。公文中引用文件，应当把文件标题、发文字号标全，不能用发文字号代替公文标题。正确的标法是：发文机关、主要内容、文种置于书名号之内，发文字号置于括号之内。如《陕西省人民政府关于做好××工作的通知》（陕政发〔2006〕6号）。文内使用非规范性简称，应当先用全称并注明简称。

2、关于公文的段落问题。正文中有“一是、二是、三是”不要单独成段，建议把这样的小段归入一个段落，使“一是、二是、三是”成为一个段落内的层次标记。如以“一是、二是”起首的段落文字太长，用规范的层次序号代替“一是、二是、三是”，使其成为独立的一个段落。

3、关于请示、报告公文的结尾用语问题。“报告”结尾用“特此报告”即可，不能用“现予报告，请批示”（报告和请示不分）、“专此报告，请审定”（报告不应提出“请审定”的请求）。请示结尾为三种情况：下级机关工作中不明确、认识有分歧的事项，为请求指示的请示，结尾用“请指示”、“请批示”、“妥否，请批复”；下级机关无权力或无能力解决的事项，为请求上级批准或给予解决，为请求批准的请示，结尾用“请批准”、“请予解决”；主管部门提出安排意见或政策性措施，请上级批准并转发的，为呈转性请示，结尾用“如无不妥，请批转×××执行”。

4、关于公文的附件问题。公文如有附件，在公文正文下空1行左空2字用3号仿宋字表识“附件”二字，后表冒号和名称，不能表为“附”，附件说明表注不能表注在正文中，如“详见附件×”，附件的序号和名称前后表识应一致，批转、转发、印发性通知因在标题和正文中已做说明，因此，不再表注附件说明。

5、关于公文中机构称呼的问题。以市政府文件和市政府办公室文件为例，市政府文件中对各县政府、县级市政府、区政府，文件主送机关称为“各县、市、区人民政府”，正文中可称为“各县市区人民政府”或“县级人民政府”；对全市多级政府称为“各级人民政府”。各县、市、区人民政府办公室可参照以上办法使用。

6、主送机关和抄送机关要对应的问题。如市（县）政府文件一般抄送市（县）委，不要抄送市（县）委办公室；市（县）政府办公室文件一般应抄送市（县）委办公室，不要

抄送市（县）委。

第四篇：公文处理工作存在的主要问题及解决办法

公文处理工作存在的主要问题及解决办法（转载）

一、行文中的常见问题

（一）报送不规范。主要表现在：

1．非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。这样做容易出现以下问题：一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，独自作出批示，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。根据公文处理有关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。

2．倒行文。有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。既不符合公文处理有关规定，同样也容易出现与（1）相同的问题。因此除领导直接交办的重大紧急事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。

各类领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署意见，再送市委或市政府办公室办文，这种情况不属倒行文范围。

（二）滥发文件。主要表现：

1．所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。

2．所发公文只是照抄照转上级的公文。有些单位拿着中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县（市）”，所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。本级机关主要是督促检查抓落实，可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。

3．调整领导小组等议事协调机构成员，每有调整，就要求发文。原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件，而且有特别明确的规定：今后领导小组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审核后以领导小组名义发文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢？

（1）根据上级要求，必须进行调整的。如党风廉政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员，这种情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。

（2）根据本地实际情况变化，市委、政府有明确要求的。如原来某领导小组组长由党群副书记担任，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长，这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。再者，为了加强对某一项工作的领导，原来是党委副书记担任组长的，现在改为书记担任组长，可由党委、政府办公室行文调整。第三，为了更好地开展某项工作，须增加党委、政府领导担任副组长，可由党委、政府办公室行文调整。另外党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。

（三）行文关系混乱。主要表现：

1．应该党政分开行文的未分开行文。特别是政府工作安排，不宜送党委发文。经常出现政府部门拿着政府工作安排方面的文件，到党委办公室发文的现象。如某单位拿着《做好行政事业单位带薪休假工作的通知》送交党委办公室，这是政府人事工作，也涉及财政管理，纯属政府工作，就应该送政府办公室发文。还有如《关于维护价格稳定、保障市场供应的通知》、《做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》、《关于做好春节期间安全生产工作的通知》等方面的文件，都应该送政府办公室行文。其原因如下：

一是政府工作由政府主管，政府领导是政府工作的第一责任人，政府发文有利于政府责、权、利的统一。

二是政府工作必须实行政务公开，自觉接受公众、人大及其常委会的监督。如果由党委办公室发文，一方面文件的发至范围往往有严格规定，不利于公众行使知情权，另一方面人大及其常委会不便进行监督。

三是容易造成工作失误。政府文件的出台必须经过严格的行政程序规定，重要文件还须经过人大及其常委会审议，如果这方面的文件由党委发文，容易绕过必要的行政程序和监督程序，造成工作失误。

2．部门行文“升格”为领导机关行文。经常有一些部门，为了使部门意志上升为领导机关意志，将部门文件升格为领导机关行文。一般情况下，本级行文的规格应参照上级行文规格执行。如上级某部门发文布置某项工作，本级党委或政府落实此工作时，一般由本级部门行文落实，不升格为领导机关行文。另一种情况是纯部门工作，部门可以单独行文或部门之间可以联合行文的，也不宜由领导机关行文。

3．越级行文。越过主管部门或上一级机关向上请示。如乡镇、市直部门的二级机构和直属单位直接向市委市政府请示，都是违反程序的越级行文。一般情况下乡镇不能向市委市政府请示，特殊情况下需请示的，须报县委县政府签署意见后上报；市直部门的二级机构和直属单位向市委市政府请示，需主管部门签署意见后上报。

4．本级部门向下级党委、政府直接下发指令性文件。个别部门为了强调部门工作，寻求下级党委、政府对本部门工作的重视与支持，经常向下级党委、政府行文，安排工作。这是严重违背公文处理规定的。没有同级党委、政府的明确授权，部门无权下发此类文件，下级党委、政府可以不受理此类文件。

5．请示和报告泛滥。一些部门报送党委、政府的请示和报告，有些并不是重大事项，有些也不属于党委、政府受理的范围，却事无巨细地上报。这样的文件，送到领导同志案头，增加了领导同志的阅文量，浪费了领导同志的精力和时间。

二、文种使用中的常见错误

（一）自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。党的机关公文主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关的公文主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外的文种，都不能出现党政机关的公文之中。

（二）误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市委办公室关于转发《市委宣传部××年工作要点》的通知”，““××政府办公室关于印发《××年××工作实施方案》的通知”。

（三）混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。

在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。如《××关于批准成立××机构的报告》，《××举行××活动的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用了请示。如同级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》或《关于解决××活动经费的请示》，所用的文种都是错误的，应为《关于解决××活动经费的函》。

（四）滥用文种。一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位，代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种，市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用“决定”文种。

三、版头使用中的常见问题

（一）版头混用。将下行文版头用于上行文。如使用“××文件”式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。这里应该使用“××（）”的版头。

（二）使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

（三）使用没有版头的白纸印发文件

四、发文字号中的常见问题

（一）年号不全。如：将“2007”省略为“07”。

（二）括弧不对。发文应用六角括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。

（三）位置不当。将发文位置提前到了机关代字前面。如：将“×发〔2007〕×号”错为“〔2007〕×发×号”。

（四）序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。

（五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

（六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

（七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

（八）字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委〔2007〕×号。

（九）滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字号。

（十）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

五、签发人标注中的常见问题

（一）上行文未标注签发人姓名。公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。

（二）下行文标注了签发人姓名。下行文不要标注签发人。

（三）标注不规范

签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

六、公文标题中的常见问题

（一）缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。

“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如“中国共产党湖南省第九届委员会第三次全体会议关于《中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精神，努力开创富民强省新局面的决定》的决议”，就不能省略会议名称，《中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精神，努力开创富民强省新局面的决定》，就不能省略发文机关。

（二）用发文字号代替文件名称

如：“关于××〔1997〕×号文件的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。

（三）文字累赘。如：《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发〔2007〕××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。如《××政府办公室关于印发〈关于××××活动实施方案〉的通知》中，后一个“关于”就可以不要。

（四）滥用标点符号。除引用文件用书名号外，公文标题中一般不标注其他标点符号。

（五）缺少文种。如《××市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。

（六）发文机关简称不规范。如：如把“劳动和社会保障局”简称为“劳社保局”，就不规范。如果是“发展和改革委员会”应简称为“发改委”，如果是“人口和计划生育委员会”应简称为“人口计生委”。

七、主送机关中的常见问题

（一）缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

（二）主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。

（三）多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

（四）主送个人。公文不得主送领导个人。

八、正文中的常见问题

（一）错别字。主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”„„；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”。

（二）标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。

（三）数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数

（四）随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

（五）引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你单位××〔2006〕×号文件（关于×××的请示）收悉。”应为如“你单位关于×××的请示（××〔2006〕×号文件）收悉。”

（六）随意使用字体字号。

（七）随意设定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用单位全称，后面却用规范性简称。

九、附件标识中的问题

（一）有附件不标注。

（二）附件名未标全称。

（三）标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

（四）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。“关于印发《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，无须标注。

十、发文机关标识中的问题

（一）党的机关公文未标发文机关名称，用印章代替。

（二）发文机关未用全称或规范化简称。

（三）位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

十一、成文日期标识中的常见问题

（一）将拟稿日期作为成文日期。成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

（二）将打印日期作为成文日期。

（三）汉字和阿拉伯数字乱用。党的机关应用用数字标识：“2005年3月20日”，行政机关应用汉字标识：二○○五年三月二十日。

（四）位置不当或与落款不协调。常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。

十二、机关印章使用中的常见问题

（一）当用不用。请示、报告等上行文应该用印而未用印。

（二）不当用印的却用了印。如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。

（三）位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

（四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。

十三、主题词标识中的常见问题

（一）不标引主题词。正式公文都应标注主题词。

（二）将标题简单分切后分当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。

（三）任意生造主题词。不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《公文主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。

十四、办文流程常见问题

（一）部门报送党委政府办理的文件或代拟稿不合乎要求。部门单位到同级党委、政府秘书部门呈报文件或公文代拟稿，应该提供：

1．合乎规范要求的文件或公文代拟稿。

2．与呈报文件相关的背景材料，如相关文件资料等等。

3．党委、政府领导是否有批示要求行文。有批示的，来文单位应提供批示件的原件；

党委常委会议或政府常务会议是否明确要求行文。要求行文的，来文单位应提供会议纪要。

上级党委、政府是否对同类工作或处理同类问题行过文。本级党委、政府是否对相关工作或处理相关问题曾经行文。已行文的，由来文单位提供文件。

涉及其他部门协调的事项，应事先进行协调，并提供其他部门签署的意见。

本单位领导是否签署意见。没有签署意见的，应签署意见或盖章。

4．代拟稿的电子文挡。

（二）办文工作人员对部门送来的文件或代拟稿把关不严。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点：一是是否应由本机关办理；二是是否符合行文规则；三是内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；五是文种使用、公文格式是否规范。六是提供的材料是否准确、完备、齐全。

（三）文稿送审会签不规范，缺乏主动协调，导致工作被动。文稿校核后，应填写发文审签单，由秘书部门负责人注批后送有关领导审签。文稿送审应安排专门人员呈送，一般按注批单上领导的排名顺序，从后至前依次呈送。呈送急件时，由送审人员口头向领导或领导秘书报告。

呈送急件时，如签批的领导在市内下乡，可电话报告并做好记录，也可将送审稿电传到所在地党委、政府办公室，请其转呈。如签批的领导在外出差，可电话报告并做好记录，如联系不上，经有关领导同意后，可越过此领导向另一位领导呈送。

每呈送一份文稿，办文人员应在公文送审台账上登记送出时间、呈送领导姓名、重要批示意见等送审情况，便于跟踪催办。

办文人员每次收回领导签批的文稿后，应逐一做好复核、协调工作。重要批示意见和修改意见要报告秘书部门分管领导和主要领导。主要领导关注的重要文件，要及时报告办理进度。领导作出批示或修改意见的文稿要附在清样后，必要时可在原稿上注明是哪位领导做出批示或修改。

（四）忽视公文复核环节。有些单位办文工作人员为了省事，不经复核就进行登记编号和印制。已经领导审批定稿的文件，办文人员要对公文格式再复核一至两次。重点复核文件标题、主送机关等项目是否表述准确，领导审签手续是否完备，文件格式是否规范等，并对文件的重点修改内容及有关数据指标、专用名称等再作仔细复核。复核后要完善公文格式要素如主题词、版记等，认真在台账上进行编号，标明紧急程度、秘密等级、发文日期、发至范围等。然后再送文印室进行印制，文印室制作出文件清样后，要将清样校核一次，确定无误后开印。

十五、请示件办理时常见问题

（一）没有建立专门台账。收到下级机关的请示性公文，经办人员要做好签收工作，并在台账上进行详细登记，并留下联系人的联系电话。

（二）不进行严格把关，一概接受。办文人员应认真阅读请示内容，对存在问题作出相应处理：

请示件呈送机关有2个或2个以上的、请示件送至领导个人而领导个人已经予以批示的，一律不予办理。

请示事项审批权限在具体职能部门的，应转有关职能部门办理或请来文单位直接报有关部门承办。

越级请示的公文，一般不予办理，必要时告知来文单位逐级呈报。但重大紧急事项或其他特殊事项，可向来文单位了解情况后，视情况及时办理。

请示事项未表述清楚的，应向来文单位了解情况，必要时请来文单位修改后再报。

来文没有附与请示事项有关背景材料或需要补充相关材料的，应及时告知来文单位提供和补充。

请示事项没有主管部门意见的，应先征求主管部门意见或与相关单位做好协商工作。请示事项涉及其他单位的，应先做好相关单位的协调工作。

请示事项有前卷可查的，应先查先卷后再办理。

（三）不提出拟办意见，直接送呈领导。对请示事项明确，政策依据充分的请示，可直接呈送有关领导审批。但对请示事项涉及面广、政策性强的请示，要先与有关单位进行协调，必要时可提请有关领导召开协调会，提出可行性建议，报领导审批。

（四）领导审批时出现不同意见时，不向秘书部门领导汇报，直接将文件送交下一领导。领导同志对请示事项有不同意见时，要暂缓送批，并向秘书部门领导汇报，与有关方面做好领导批示的落实和协调工作，必要时再提请秘书部门主要领导或报党委、政府主要领导审定。

（五）回复来文单位的方式单一。请示件办理完毕后，要根据请示件的内容及办理情况，及时、准确回复来文单位。回复方式主要有三种：

回复政策性强、请示内容较为复杂的请示件，一般采取行文的方式进行批复，同时抄送有关单位。

领导批示明确，无分歧，且有具体意见的，可将领导批示直接复印或电传给来文单位。涉及有关单位的，应同时复印给有关单位。

对请示事项领导批示不同意或几位领导批示意见不一致的，应采取电话或面谈的方式口头回复来文单位，并做好有关解释和保密工作。

十六、文件管理常见问题

（一）收文不及时，没有建立台账，不按程序、要求进行签收。有些单位收到文件后，不清点，不登记。对上级来文要（含电子文件）及时签收，签收时要核对信封件数、收文单位、信封编号、发文字号等是否一致，确保准确无误后才能签收。签收后要对照发文通知单，清点文件的发文字号、份数、份号是否正确。如有出入，应及时与上级机关联系，弄清原因，立即更改。清点后要进行登记，按照文件分类，在来文登记台账上进行登记，所有要素和项目要一一准确登记。

（二）文件送阅混乱。有些单位收到文件后，就随意送给领导看，没有拟办意见，送阅时没有登记，不知文件去向，导致文件丢失或泄密。文件管理人员要认真阅读和领会文件精神，在呈批单上提出拟办意见，拟办意见一般是呈送领导（应符合传阅范围的要求）签批建议、分发文件方案等。然后将填好呈批单的文件依次送领导阅批，应配备专门的文件管理人员送签，送签前要及时登记送签时间和送签领导等事项，并及时进行催办。领导签批后，应将领导签批意见及时告知有关领导和部门进行落实。呈批文件不得横传，文件管理人员要及时取回文件并及时送下一签批人。密级文件原则上只能请领导到机要阅文室进行签阅读。特殊情况下可送至领导办公室，阅后立即取回保管在保密室保密柜内。

（三）分发、翻印不及时。上级机关有明确要求将文件发至下一级的，应按照上级机关要求进行分发，填写文件分发表。需要翻印的，应及时翻印后发出。

（四）不及时归档。有些单位文件长期放置在领导个人手中或其他部门，不及时归档。送至领导手中或其他部门的各类文件，都必须及时收回，定期归档。

（五）不按要求进行清退销毁。按照上级机关清退销毁文件通知的要求，填写《清退销毁文件表》，除自留文件外，将密级文件送交上级党委、政府秘书部门（部门单位送交同级党委、政府部门或保密部门）统一进行销毁。（刘松山、蒋万兵）

第五篇：公文处理工作存在的主要问题及解决办法

公文处理工作存在的主要问题及解决办法

一、行文中的常见问题

（一）报送不规范。主要表现在： 1．非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。这样做容易出现以下问题：一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，独自作出批示，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。根据公文处理有关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。2．倒行文。有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。既不符合公文处理有关规定，同样也容易出现与（1）相同的问题。因此除领导直接交办的重大紧急事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。各类领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署意见，再送市委或市政府办公室办文，这种情况不属倒行文范围。

（二）滥发文件。主要表现： 1．所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。2．所发公文只是照抄照转上级的公文。有些单位拿着中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县（市）”，所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。本级机关主要是督促检查抓落实，可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。3．调整领导小组等议事协调机构成员，每有调整，就要求发文。原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件，而且有特别明确的规定：今后领导小组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审核后以领导小组名义发文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢？（1）根据上级要求，必须进行调整的。如党风廉政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员，这种情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。（2）根据本地实际情况变化，市委、政府有明确要求的。如原来某领导小组组长由党群副书记担任，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长，这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。再者，为了加强对某一项工作的领导，原来是党委副书记担任组长的，现在改为书记担任组长，可由党委、政府办公室行文调整。第三，为了更好地开展某项工作，须增加党委、政府领导担任副组长，可由党委、政府办公室行文调整。另外党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。