公文处理工作存在的主要问题及解决办法

第一篇：公文处理工作存在的主要问题及解决办法

一、行文中的常见问题

（一）报送不规范。主要表现在：

1．非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。这样做容易出现以下问题：一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，独自作出批示，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。根据公文处理有关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。

2．倒行文。有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。既不符合公文处理有关规定，同样也容易出现与（1）相同的问题。因此除领导直接交办的重大紧急事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。

各类领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署意见，再送市委或市政府办公室办文，这种情况不属倒行文范围。

（二）滥发文件。主要表现：

1．所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。

2．所发公文只是照抄照转上级的公文。有些单位拿着中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县（市）”，所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。本级机关主要是督促检查抓落实，可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。

3．调整领导小组等议事协调机构成员，每有调整，就要求发文。原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件，而且有特别明确的规定：今后领导小组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审核后以领导小组名义发文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢？

（1）根据上级要求，必须进行调整的。如党风廉政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员，这种情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。

（2）根据本地实际情况变化，市委、政府有明确要求的。如原来某领导小组组长由党群副书记担任，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长，这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。再者，为了加强对某一项工作的领导，原来是党委副书记担任组长的，现在改为书记担任组长，可由党委、政府办公室行文调整。第三，为了更好地开展某项工作，须增加党委、政府领导担任副组长，可由党委、政府办公室行文调整。另外党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。

（四）序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。

（五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

（六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

（七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

（八）字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委〔XX〕×号。

（九）滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字号。

（十）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

五、签发人标注中的常见问题

（一）上行文未标注签发人姓名。公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。

（二）下行文标注了签发人姓名。下行文不要标注签发人。

（三）标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

六、公文标题中的常见问题

（一）缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如“中国共产党省第九届委员会第三次全体会议关于《中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神，努力开创富民强省新局面的决定》的决议”，就不能省略会议名称，《中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神，努力开创富民强省新局面的决定》，就不能省略发文机关。

（二）用发文字号代替文件名称如：“关于××〔1997〕×号文件的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。

（三）文字累赘。如：《“秘书工作”×人民政府关于认真贯彻落实×政发〔XX〕××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻“秘书工作”×通知的通知的通知》，应为《关于贯彻“秘书工作”×通知的通知》；又如《关于请求解决“秘书工作”×的请示》，应为《关于解决“秘书工作”×的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。如《××政府办公室关于印发〈关于“秘书工作”×活动实施方案〉的通知》中，后一个“关于”就可以不要。

（四）滥用标点符号。除引用文件用书名号外，公文标题中一般不标注其他标点符号。

（五）缺少文种。如《××市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。

（六）发文机关简称不规范。如：如把“劳动和社会保障局”简称为“劳社保局”，就不规范。如果是“发展和改革委员会”应简称为“发改委”，如果是“人口和计划生育委员会”应简称为“人口计生委”。

七、主送机关中的常见问题

（一）缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

（二）主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。

（三）多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

（四）主送个人。公文不得主送领导个人。

八、正文中的常见问题

（一）错别字。主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”。

（二）标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。

（三）数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的xx大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

（四）随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

（五）引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你单位××〔XX〕×号文件（关于“秘书工作”的请示）收悉。”应为如“你单位关于“秘书工作”的请示（××〔XX〕×号文件）收悉。”

（六）随意使用字体字号。

（七）随意设定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用单位全称，后面却用规范性简称。

九、附件标识中的问题

（一）有附件不标注。

（二）附件名未标全称。

（三）标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

（四）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。“关于印发《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，无须标注。

十、发文机关标识中的问题

（一）党的机关公文未标发文机关名称，用印章代替。

（二）发文机关未用全称或规范化简称。

（三）位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

十一、成文日期标识中的常见问题

（一）将拟稿日期作为成文日期。成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

（二）将打印日期作为成文日期。

（三）汉字和阿拉伯数字乱用。党的机关应用用数字标识：“XX年3月20日”，行政机关应用汉字标识：二○○五年三月二十日。

（四）位置不当或与落款不协调。常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。

十二、机关印章使用中的常见问题

（一）当用不用。请示、报告等上行文应该用印而未用印。

（二）不当用印的却用了印。如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。

（三）位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

（四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。

十三、主题词标识中的常见问题

（一）不标引主题词。正式公文都应标注主题词。

（二）将标题简单分切后分当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。

（三）任意生造主题词。不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《公文主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。

十四、办文流程常见问题

（一）部门报送党委政府办理的文件或代拟稿不合乎要求。部门单位到同级党委、政府秘书部门呈报文件或公文代拟稿，应该提供：

1．合乎规范要求的文件或公文代拟稿。

2．与呈报文件相关的背景材料，如相关文件资料等等。

3．党委、政府领导是否有批示要求行文。有批示的，来文单位应提供批示件的原件；

党委常委会议或政府常务会议是否明确要求行文。要求行文的，来文单位应提供会议纪要。

上级党委、政府是否对同类工作或处理同类问题行过文。本级党委、政府是否对相关工作或处理相关问题曾经行文。已行文的，由来文单位提供文件。

涉及其他部门协调的事项，应事先进行协调，并提供其他部门签署的意见。

本单位领导是否签署意见。没有签署意见的，应签署意见或盖章。

4．代拟稿的电子文挡。

（二）办文工作人员对部门送来的文件或代拟稿把关不严。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点：一是是否应由本机关办理；二是是否符合行文规则；三是内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；五是文种使用、公文格式是否规范。六是提供的材料是否准确、完备、齐全。

（三）文稿送审会签不规范，缺乏主动协调，导致工作被动。文稿校核后，应填写发文审签单，由秘书部门负责人注批后送有关领导审签。文稿送审应安排专门人员呈送，一般按注批单上领导的排名顺序，从后至前依次呈送。呈送急件时，由送审人员口头向领导或领导秘书报告。

呈送急件时，如签批的领导在市内下乡，可电话报告并做好记录，也可将送审稿电传到所在地党委、政府办公室，请其转呈。如签批的领导在外出差，可电话报告并做好记录，如联系不上，经有关领导同意后，可越过此领导向另一位领导呈送。

每呈送一份文稿，办文人员应在公文送审台账上登记送出时间、呈送领导姓名、重要批示意见等送审情况，便于跟踪催办。

办文人员每次收回领导签批的文稿后，应逐一做好复核、协调工作。重要批示意见和修改意见要报告秘书部门分管领导和主要领导。主要领导关注的重要文件，要及时报告办理进度。领导作出批示或修改意见的文稿要附在清样后，必要时可在原稿上注明是哪位领导做出批示或修改。

（四）忽视公文复核环节。有些单位办文工作人员为了省事，不经复核就进行登记编号和印制。已经领导审批定稿的文件，办文人员要对公文格式再复核一至两次。重点复核文件标题、主送机关等项目是否表述准确，领导审签手续是否完备，文件格式是否规范等，并对文件的重点修改内容及有关数据指标、专用名称等再作仔细复核。复核后要完善公文格式要素如主题词、版记等，认真在台账上进行编号，标明紧急程度、秘密等级、发文日期、发至范围等。然后再送文印室进行印制，文印室制作出文件清样后，要将清样校核一次，确定无误后开印。

十五、请示件办理时常见问题

（一）没有建立专门台账。收到下级机关的请示性公文，经办人员要做好签收工作，并在台账上进行详细登记，并留下联系人的联系电话。

（二）不进行严格把关，一概接受。办文人员应认真阅读请示内容，对存在问题作出相应处理：

请示件呈送机关有2个或2个以上的、请示件送至领导个人而领导个人已经予以批示的，一律不予办理。

请示事项审批权限在具体职能部门的，应转有关职能部门办理或请来文单位直接报有关部门承办。

越级请示的公文，一般不予办理，必要时告知来文单位逐级呈报。但重大紧急事项或其他特殊事项，可向来文单位了解情况后，视情况及时办理。

请示事项未表述清楚的，应向来文单位了解情况，必要时请来文单位修改后再报。

来文没有附与请示事项有关背景材料或需要补充相关材料的，应及时告知来文单位提供和补充。

请示事项没有主管部门意见的，应先征求主管部门意见或与相关单位做好协商工作。请示事项涉及其他单位的，应先做好相关单位的协调工作。

请示事项有前卷可查的，应先查先卷后再办理。

（三）不提出拟办意见，直接送呈领导。对请示事项明确，政策依据充分的请示，可直接呈送有关领导审批。但对请示事项涉及面广、政策性强的请示，要先与有关单位进行协调，必要时可提请有关领导召开协调会，提出可行性建议，报领导审批。

（四）领导审批时出现不同意见时，不向秘书部门领导汇报，直接将文件送交下一领导。领导同志对请示事项有不同意见时，要暂缓送批，并向秘书部门领导汇报，与有关方面做好领导批示的落实和协调工作，必要时再提请秘书部门主要领导或报党委、政府主要领导审定。

（五）回复来文单位的方式单一。请示件办理完毕后，要根据请示件的内容及办理情况，及时、准确回复来文单位。回复方式主要有三种：

回复政策性强、请示内容较为复杂的请示件，一般采取行文的方式进行批复，同时抄送有关单位。

领导批示明确，无分歧，且有具体意见的，可将领导批示直接复印或电传给来文单位。涉及有关单位的，应同时复印给有关单位。

对请示事项领导批示不同意或几位领导批示意见不一致的，应采取电话或面谈的方式口头回复来文单位，并做好有关解释和保密工作。

十六、文件管理常见问题

（一）收文不及时，没有建立台账，不按程序、要求进行签收。有些单位收到文件后，不清点，不登记。对上级来文要（含电子文件）及时签收，签收时要核对信封件数、收文单位、信封编号、发文字号等是否一致，确保准确无误后才能签收。签收后要对照发文通知单，清点文件的发文字号、份数、份号是否正确。如有出入，应及时与上级机关联系，弄清原因，立即更改。清点后要进行登记，按照文件分类，在来文登记台账上进行登记，所有要素和项目要一一准确登记。

（二）文件送阅混乱。有些单位收到文件后，就随意送给领导看，没有拟办意见，送阅时没有登记，不知文件去向，导致文件丢失或泄密。文件管理人员要认真阅读和领会文件精神，在呈批单上提出拟办意见，拟办意见一般是呈送领导（应符合传阅范围的要求）签批建议、分发文件方案等。然后将填好呈批单的文件依次送领导阅批，应配备专门的文件管理人员送签，送签前要及时登记送签时间和送签领导等事项，并及时进行催办。领导签批后，应将领导签批意见及时告知有关领导和部门进行落实。呈批文件不得横传，文件管理人员要及时取回文件并及时送下一签批人。密级文件原则上只能请领导到机要阅文室进行签阅读。特殊情况下可送至领导办公室，阅后立即取回保管在保密室保密柜内。

（三）分发、翻印不及时。上级机关有明确要求将文件发至下一级的，应按照上级机关要求进行分发，填写文件分发表。需要翻印的，应及时翻印后发出。

（四）不及时归档。有些单位文件长期放置在领导个人手中或其他部门，不及时归档。送至领导手中或其他部门的各类文件，都必须及时收回，定期归档。

（五）不按要求进行清退销毁。按照上级机关清退销毁文件通知的要求，填写《清退销毁文件表》，除自留文件外，将密级文件送交上级党委、政府秘书部门（部门单位送交同级党委、政府部门或保密部门）统一进行销毁。

第二篇：公文处理工作存在的主要问题及解决办法

公文处理工作存在的主要问题及解决办法（转载）

一、行文中的常见问题

（一）报送不规范。主要表现在：

1．非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。这样做容易出现以下问题：一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，独自作出批示，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。根据公文处理有关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。

2．倒行文。有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。既不符合公文处理有关规定，同样也容易出现与（1）相同的问题。因此除领导直接交办的重大紧急事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。

各类领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署意见，再送市委或市政府办公室办文，这种情况不属倒行文范围。

（二）滥发文件。主要表现：

1．所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。

2．所发公文只是照抄照转上级的公文。有些单位拿着中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县（市）”，所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。本级机关主要是督促检查抓落实，可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。

3．调整领导小组等议事协调机构成员，每有调整，就要求发文。原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件，而且有特别明确的规定：今后领导小组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审核后以领导小组名义发文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢？

（1）根据上级要求，必须进行调整的。如党风廉政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员，这种情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。

（2）根据本地实际情况变化，市委、政府有明确要求的。如原来某领导小组组长由党群副书记担任，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长，这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。再者，为了加强对某一项工作的领导，原来是党委副书记担任组长的，现在改为书记担任组长，可由党委、政府办公室行文调整。第三，为了更好地开展某项工作，须增加党委、政府领导担任副组长，可由党委、政府办公室行文调整。另外党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。

（三）行文关系混乱。主要表现：

1．应该党政分开行文的未分开行文。特别是政府工作安排，不宜送党委发文。经常出现政府部门拿着政府工作安排方面的文件，到党委办公室发文的现象。如某单位拿着《做好行政事业单位带薪休假工作的通知》送交党委办公室，这是政府人事工作，也涉及财政管理，纯属政府工作，就应该送政府办公室发文。还有如《关于维护价格稳定、保障市场供应的通知》、《做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》、《关于做好春节期间安全生产工作的通知》等方面的文件，都应该送政府办公室行文。其原因如下：

一是政府工作由政府主管，政府领导是政府工作的第一责任人，政府发文有利于政府责、权、利的统一。

二是政府工作必须实行政务公开，自觉接受公众、人大及其常委会的监督。如果由党委办公室发文，一方面文件的发至范围往往有严格规定，不利于公众行使知情权，另一方面人大及其常委会不便进行监督。

三是容易造成工作失误。政府文件的出台必须经过严格的行政程序规定，重要文件还须经过人大及其常委会审议，如果这方面的文件由党委发文，容易绕过必要的行政程序和监督程序，造成工作失误。

2．部门行文“升格”为领导机关行文。经常有一些部门，为了使部门意志上升为领导机关意志，将部门文件升格为领导机关行文。一般情况下，本级行文的规格应参照上级行文规格执行。如上级某部门发文布置某项工作，本级党委或政府落实此工作时，一般由本级部门行文落实，不升格为领导机关行文。另一种情况是纯部门工作，部门可以单独行文或部门之间可以联合行文的，也不宜由领导机关行文。

3．越级行文。越过主管部门或上一级机关向上请示。如乡镇、市直部门的二级机构和直属单位直接向市委市政府请示，都是违反程序的越级行文。一般情况下乡镇不能向市委市政府请示，特殊情况下需请示的，须报县委县政府签署意见后上报；市直部门的二级机构和直属单位向市委市政府请示，需主管部门签署意见后上报。

4．本级部门向下级党委、政府直接下发指令性文件。个别部门为了强调部门工作，寻求下级党委、政府对本部门工作的重视与支持，经常向下级党委、政府行文，安排工作。这是严重违背公文处理规定的。没有同级党委、政府的明确授权，部门无权下发此类文件，下级党委、政府可以不受理此类文件。

5．请示和报告泛滥。一些部门报送党委、政府的请示和报告，有些并不是重大事项，有些也不属于党委、政府受理的范围，却事无巨细地上报。这样的文件，送到领导同志案头，增加了领导同志的阅文量，浪费了领导同志的精力和时间。

二、文种使用中的常见错误

（一）自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。党的机关公文主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关的公文主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外的文种，都不能出现党政机关的公文之中。

（二）误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市委办公室关于转发《市委宣传部××年工作要点》的通知”，““××政府办公室关于印发《××年××工作实施方案》的通知”。

（三）混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。

在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。如《××关于批准成立××机构的报告》，《××举行××活动的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用了请示。如同级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》或《关于解决××活动经费的请示》，所用的文种都是错误的，应为《关于解决××活动经费的函》。

（四）滥用文种。一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位，代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种，市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用“决定”文种。

三、版头使用中的常见问题

（一）版头混用。将下行文版头用于上行文。如使用“××文件”式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。这里应该使用“××（）”的版头。

（二）使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

（三）使用没有版头的白纸印发文件

四、发文字号中的常见问题

（一）年号不全。如：将“2007”省略为“07”。

（二）括弧不对。发文应用六角括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。

（三）位置不当。将发文位置提前到了机关代字前面。如：将“×发〔2007〕×号”错为“〔2007〕×发×号”。

（四）序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。

（五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

（六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

（七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

（八）字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委〔2007〕×号。

（九）滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字号。

（十）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

五、签发人标注中的常见问题

（一）上行文未标注签发人姓名。公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。

（二）下行文标注了签发人姓名。下行文不要标注签发人。

（三）标注不规范

签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

六、公文标题中的常见问题

（一）缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。

“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如“中国共产党湖南省第九届委员会第三次全体会议关于《中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精神，努力开创富民强省新局面的决定》的决议”，就不能省略会议名称，《中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精神，努力开创富民强省新局面的决定》，就不能省略发文机关。

（二）用发文字号代替文件名称

如：“关于××〔1997〕×号文件的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。

（三）文字累赘。如：《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发〔2007〕××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。如《××政府办公室关于印发〈关于××××活动实施方案〉的通知》中，后一个“关于”就可以不要。

（四）滥用标点符号。除引用文件用书名号外，公文标题中一般不标注其他标点符号。

（五）缺少文种。如《××市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。

（六）发文机关简称不规范。如：如把“劳动和社会保障局”简称为“劳社保局”，就不规范。如果是“发展和改革委员会”应简称为“发改委”，如果是“人口和计划生育委员会”应简称为“人口计生委”。

七、主送机关中的常见问题

（一）缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

（二）主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。

（三）多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

（四）主送个人。公文不得主送领导个人。

八、正文中的常见问题

（一）错别字。主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”„„；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”。

（二）标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。

（三）数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数

（四）随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

（五）引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你单位××〔2006〕×号文件（关于×××的请示）收悉。”应为如“你单位关于×××的请示（××〔2006〕×号文件）收悉。”

（六）随意使用字体字号。

（七）随意设定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用单位全称，后面却用规范性简称。

九、附件标识中的问题

（一）有附件不标注。

（二）附件名未标全称。

（三）标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

（四）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。“关于印发《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，无须标注。

十、发文机关标识中的问题

（一）党的机关公文未标发文机关名称，用印章代替。

（二）发文机关未用全称或规范化简称。

（三）位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

十一、成文日期标识中的常见问题

（一）将拟稿日期作为成文日期。成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

（二）将打印日期作为成文日期。

（三）汉字和阿拉伯数字乱用。党的机关应用用数字标识：“2005年3月20日”，行政机关应用汉字标识：二○○五年三月二十日。

（四）位置不当或与落款不协调。常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。

十二、机关印章使用中的常见问题

（一）当用不用。请示、报告等上行文应该用印而未用印。

（二）不当用印的却用了印。如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。

（三）位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

（四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。

十三、主题词标识中的常见问题

（一）不标引主题词。正式公文都应标注主题词。

（二）将标题简单分切后分当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。

（三）任意生造主题词。不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《公文主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。

十四、办文流程常见问题

（一）部门报送党委政府办理的文件或代拟稿不合乎要求。部门单位到同级党委、政府秘书部门呈报文件或公文代拟稿，应该提供：

1．合乎规范要求的文件或公文代拟稿。

2．与呈报文件相关的背景材料，如相关文件资料等等。

3．党委、政府领导是否有批示要求行文。有批示的，来文单位应提供批示件的原件；

党委常委会议或政府常务会议是否明确要求行文。要求行文的，来文单位应提供会议纪要。

上级党委、政府是否对同类工作或处理同类问题行过文。本级党委、政府是否对相关工作或处理相关问题曾经行文。已行文的，由来文单位提供文件。

涉及其他部门协调的事项，应事先进行协调，并提供其他部门签署的意见。

本单位领导是否签署意见。没有签署意见的，应签署意见或盖章。

4．代拟稿的电子文挡。

（二）办文工作人员对部门送来的文件或代拟稿把关不严。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点：一是是否应由本机关办理；二是是否符合行文规则；三是内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；五是文种使用、公文格式是否规范。六是提供的材料是否准确、完备、齐全。

（三）文稿送审会签不规范，缺乏主动协调，导致工作被动。文稿校核后，应填写发文审签单，由秘书部门负责人注批后送有关领导审签。文稿送审应安排专门人员呈送，一般按注批单上领导的排名顺序，从后至前依次呈送。呈送急件时，由送审人员口头向领导或领导秘书报告。

呈送急件时，如签批的领导在市内下乡，可电话报告并做好记录，也可将送审稿电传到所在地党委、政府办公室，请其转呈。如签批的领导在外出差，可电话报告并做好记录，如联系不上，经有关领导同意后，可越过此领导向另一位领导呈送。

每呈送一份文稿，办文人员应在公文送审台账上登记送出时间、呈送领导姓名、重要批示意见等送审情况，便于跟踪催办。

办文人员每次收回领导签批的文稿后，应逐一做好复核、协调工作。重要批示意见和修改意见要报告秘书部门分管领导和主要领导。主要领导关注的重要文件，要及时报告办理进度。领导作出批示或修改意见的文稿要附在清样后，必要时可在原稿上注明是哪位领导做出批示或修改。

（四）忽视公文复核环节。有些单位办文工作人员为了省事，不经复核就进行登记编号和印制。已经领导审批定稿的文件，办文人员要对公文格式再复核一至两次。重点复核文件标题、主送机关等项目是否表述准确，领导审签手续是否完备，文件格式是否规范等，并对文件的重点修改内容及有关数据指标、专用名称等再作仔细复核。复核后要完善公文格式要素如主题词、版记等，认真在台账上进行编号，标明紧急程度、秘密等级、发文日期、发至范围等。然后再送文印室进行印制，文印室制作出文件清样后，要将清样校核一次，确定无误后开印。

十五、请示件办理时常见问题

（一）没有建立专门台账。收到下级机关的请示性公文，经办人员要做好签收工作，并在台账上进行详细登记，并留下联系人的联系电话。

（二）不进行严格把关，一概接受。办文人员应认真阅读请示内容，对存在问题作出相应处理：

请示件呈送机关有2个或2个以上的、请示件送至领导个人而领导个人已经予以批示的，一律不予办理。

请示事项审批权限在具体职能部门的，应转有关职能部门办理或请来文单位直接报有关部门承办。

越级请示的公文，一般不予办理，必要时告知来文单位逐级呈报。但重大紧急事项或其他特殊事项，可向来文单位了解情况后，视情况及时办理。

请示事项未表述清楚的，应向来文单位了解情况，必要时请来文单位修改后再报。

来文没有附与请示事项有关背景材料或需要补充相关材料的，应及时告知来文单位提供和补充。

请示事项没有主管部门意见的，应先征求主管部门意见或与相关单位做好协商工作。请示事项涉及其他单位的，应先做好相关单位的协调工作。

请示事项有前卷可查的，应先查先卷后再办理。

（三）不提出拟办意见，直接送呈领导。对请示事项明确，政策依据充分的请示，可直接呈送有关领导审批。但对请示事项涉及面广、政策性强的请示，要先与有关单位进行协调，必要时可提请有关领导召开协调会，提出可行性建议，报领导审批。

（四）领导审批时出现不同意见时，不向秘书部门领导汇报，直接将文件送交下一领导。领导同志对请示事项有不同意见时，要暂缓送批，并向秘书部门领导汇报，与有关方面做好领导批示的落实和协调工作，必要时再提请秘书部门主要领导或报党委、政府主要领导审定。

（五）回复来文单位的方式单一。请示件办理完毕后，要根据请示件的内容及办理情况，及时、准确回复来文单位。回复方式主要有三种：

回复政策性强、请示内容较为复杂的请示件，一般采取行文的方式进行批复，同时抄送有关单位。

领导批示明确，无分歧，且有具体意见的，可将领导批示直接复印或电传给来文单位。涉及有关单位的，应同时复印给有关单位。

对请示事项领导批示不同意或几位领导批示意见不一致的，应采取电话或面谈的方式口头回复来文单位，并做好有关解释和保密工作。

十六、文件管理常见问题

（一）收文不及时，没有建立台账，不按程序、要求进行签收。有些单位收到文件后，不清点，不登记。对上级来文要（含电子文件）及时签收，签收时要核对信封件数、收文单位、信封编号、发文字号等是否一致，确保准确无误后才能签收。签收后要对照发文通知单，清点文件的发文字号、份数、份号是否正确。如有出入，应及时与上级机关联系，弄清原因，立即更改。清点后要进行登记，按照文件分类，在来文登记台账上进行登记，所有要素和项目要一一准确登记。

（二）文件送阅混乱。有些单位收到文件后，就随意送给领导看，没有拟办意见，送阅时没有登记，不知文件去向，导致文件丢失或泄密。文件管理人员要认真阅读和领会文件精神，在呈批单上提出拟办意见，拟办意见一般是呈送领导（应符合传阅范围的要求）签批建议、分发文件方案等。然后将填好呈批单的文件依次送领导阅批，应配备专门的文件管理人员送签，送签前要及时登记送签时间和送签领导等事项，并及时进行催办。领导签批后，应将领导签批意见及时告知有关领导和部门进行落实。呈批文件不得横传，文件管理人员要及时取回文件并及时送下一签批人。密级文件原则上只能请领导到机要阅文室进行签阅读。特殊情况下可送至领导办公室，阅后立即取回保管在保密室保密柜内。

（三）分发、翻印不及时。上级机关有明确要求将文件发至下一级的，应按照上级机关要求进行分发，填写文件分发表。需要翻印的，应及时翻印后发出。

（四）不及时归档。有些单位文件长期放置在领导个人手中或其他部门，不及时归档。送至领导手中或其他部门的各类文件，都必须及时收回，定期归档。

（五）不按要求进行清退销毁。按照上级机关清退销毁文件通知的要求，填写《清退销毁文件表》，除自留文件外，将密级文件送交上级党委、政府秘书部门（部门单位送交同级党委、政府部门或保密部门）统一进行销毁。（刘松山、蒋万兵）

第三篇：公文处理工作存在的主要问题及解决办法

公文处理工作存在的主要问题及解决办法

一、行文中的常见问题

（一）报送不规范。主要表现在： 1．非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。这样做容易出现以下问题：一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，独自作出批示，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。根据公文处理有关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。2．倒行文。有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。既不符合公文处理有关规定，同样也容易出现与（1）相同的问题。因此除领导直接交办的重大紧急事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。各类领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署意见，再送市委或市政府办公室办文，这种情况不属倒行文范围。

（二）滥发文件。主要表现： 1．所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。2．所发公文只是照抄照转上级的公文。有些单位拿着中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县（市）”，所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。本级机关主要是督促检查抓落实，可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。3．调整领导小组等议事协调机构成员，每有调整，就要求发文。原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件，而且有特别明确的规定：今后领导小组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审核后以领导小组名义发文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢？（1）根据上级要求，必须进行调整的。如党风廉政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员，这种情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。（2）根据本地实际情况变化，市委、政府有明确要求的。如原来某领导小组组长由党群副书记担任，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长，这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。再者，为了加强对某一项工作的领导，原来是党委副书记担任组长的，现在改为书记担任组长，可由党委、政府办公室行文调整。第三，为了更好地开展某项工作，须增加党委、政府领导担任副组长，可由党委、政府办公室行文调整。另外党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。

第四篇：公文写作中存在的问题及解决办法

公文写作中存在的问题及解决办法

常见问题：

一是反映新情况、新问题而富有新意的材料所占比例甚低； 二是思考和表达问题的角度老化； 三是为“新”而新，偏重在文字上玩游戏。主要原因：

一是缺乏“出精品”的意识，因而在新情况面前造成观察力捕捉力不强； 二是全新精神不强，在写作上容易出现从众心理和畏难情绪； 三是思路单一，缺乏积累。捕捉新情况选择新角度的要领和方法：

一、紧跟党中央部署和改革开放的新形势，带着问题去观察比较，从变化中捕捉新情况。一要紧跟党中央新的战略部署和重要指示的发表，及时去投入研究，这是捕捉新情况必须要掌握的首要一条；二要从群众贯彻党的指示的反映中，观察新的思想去向；三要从对同类工作的历史对比观察中，及时捕捉变化的新情况；四要从工作出现的新问题中来捕捉研究新课题。

二、讲区别，求新意，勇于推出新的经验和理论

三、超出以往，另辟新路，寻求表达的新角度 框架设计构思过程：

主要任务，一是提炼和确立主题思想；二是确定思想，选定展开的层次。构思中存在的主要问题及原因：

一、构思不充分

赶材料，或因下功夫不够，出现了硬写的情况。从成文的材料中可以看出填空写法的痕迹。平时，我们讲搞教学背课的时间比例是四比一，我看构思和写作的时间比例也要在这个比例数之上。有的作者不要说细构思，就连粗构思都没搞好就草率动笔。

二、对材料的主题提炼和标题的制作下的功夫不足

出现了对主题思想把握不准，缺乏新意。在大小标题的提炼制作上平淡、肤浅，甚至还有抄袭别人之嫌，给人一种“熟面孔”的印象和感觉。

三、思路展开不顺畅

对层次的划分有分不开“档”的情况，有的不管什么材料都是清一色“三三制”，有的给人一种硬分或勉强的感觉。

四、对层次内容安排轻重分配不当，出现前空后累赘的问题

有不少作者头脑中形成了一个法定的写作模式，就是第一大层次只能写抓学习提高认识，并标榜为“先务虚”。结果使材料的第一大层次不仅虚了，而且空了，所采写的例子很难用上去，都压到后边几个层次中去，造成整合堆砌的累赘状态。

掌握机关应用材料构思谋篇的思维特点

一、认真研究和掌握机关应用材料写作构思的思维特点

（一）为材料写作构思提供坚实的准备基础

四多：多读书以积累知识；多考虑事理以丰富才能； 多研究观察以事物的联系；多练习按文思来运用文辞。

平时就要多读书，搞好革命基本理论和多学科多专业知识的储备；经常注意学习中央的文件，把握精神实质，研究形势变化而引发的新情况、新问题；结合现实生活中的实例多进行分析评判是非功过的思维训练。

（二）掌握和运用构思机关材料所需要的思维方法

我们的思维必须受党的方针政策、工作重心、会议的议题、集体决定、领导意图的约束，从内容到形式不能掺入作者的主观思想。常用的思维方法是：分析与综合、归纳与演译、发散与集中、性化与量化、系统与具体、比较与优选等逻辑思维方法。不要用自己的观点学说，过多注重想象和创作，使写出的材料有失庄重和严肃。

二、精心提炼，使主题思想准确新颖

（一）把握“主题”的四性，准确地加以提炼

客观性、主观性、观念性、时代性

（二）根据机关应用材料写作主题表达语义的显在性，将主题内涵鲜明地凸现出来

1、大标题就是本篇的主题思想。

经验材料、典型事迹材料、调查报告、工作研究

2、两个部位来表达主题思想

工作总结：一是在对前段工作总的形势的评价上；一个是对下一段工作的总的指导思想概括上。

3、开篇第一段表达主题

领导讲话的主题思想往往体现在开场白的一段话中，即表明这次讲话的针对性和要讲的几个点的交待上。

（三）力戒庸、陋、袭，提炼出新颖独到的主题

1、把所写的内容臵入社会大背景、大环境中去把握。

从大到小，以社会宏观来把握一篇材料的价值和走向；从小到大，以它来折射出宏观社会所需要的精神。

2、提炼和表达主题不单单是在文字上推敲出花样。

深化主题是一个思维过程。一是提出问题要尖锐、鲜明，就是要敢于提出自己的观点。发前人所未发，言前人所未言，提出的问题发人深思，富有超前意识。二是分析问题要深刻全面，使主题自然展开，层层深入，以内在的逻辑力量使主题深化。三是解决问题正确合理，以解决问题的较强目的性、透明度和正确的实效，来证明深化主题。

3、运用多向思维开拓文思

4、调动积累，在借鉴中出新

三、熟练掌握材料结构的方法和要领

（一）按表达主题的需要来考虑材料结构的安排

1、主题和结构的关系。主题是全篇的中心，层次划分必须服从服务于突出主题。在布局时，要考虑把主体思想贯穿材料全过程，从整体结构上充分给予反映和体现。

2、主题与层次的关系。每一个层次对于整篇来讲，它是一个点、一个步骤，它显示着作者某个阶段思维的凝聚。主题思想要为其在每个层次中的体现赋予任务和提出要求。每个层次要从不同的侧面、不同程度上发挥好表达主题的作用。

3、各个层次之间的关系。

一个层次，在主题思想指导下，有它相对独立的内容，表达一个中心意思，这就是层次的单一性和完整性。但是将各个层次从表达主题的全局来看，就可发出层次与层次前后连贯，构成一种不错位的承接序列。这就是层次的集体性，即每个层次各有分工，相对独立。但分则成段，合则成篇，任何一个层次都不能游离于其它层次之外。

（二）按材料的不同种类来确定结构的方式

1、领导讲话稿的结构：

对大阶段工作总结讲话结构层次：对总的工作形势评价－－工作开展的成绩、特点－－工作开展的经验体会－－工作中存在的问题－－今后的任务和要求。

对会议的总结讲话稿结构：会议的基本情况－－会议收获－－深入贯彻会议需要抓好的几个问题－－关于会议贯彻的安排和要求

2、向上级作的工作汇报材料结构：本单位贯彻上级指示，开展某项工作的基本情况－－开展某项工作的经验和体会－－存在的反映的问题和下步工作打算

3、参加上级会议的汇报和传达材料的结构：会议基本情况－－会议的主要精神－－关于传达贯彻上级会议精神的建议和方案

（三）按照内容的不同来确定安排思路划分层次

工作经验、先进典型事迹材料常用的结构方式：

1、按事物的发展顺序安排层次

每一层次就是一个大的的工作阶段，有利于探索每个阶段的特点。

2、按平等并列关系安排层次

材料的各个层次呈现“并列”关系，各个层次从不同的侧面，不同角度表现工作状况，揭示观点，展现经验。

3、按逐层深入的方式安排层次

各个层次之间呈现“递进”关系，层层深入，使材料步步推进，由浅入深。

（四）要考虑到各个层次的均衡协调

要尽量考虑划分为三个层次以上，从整篇材料看，这样显得重心稳定，而分两个层次的材料就显得重心不稳。各个层次的分量要基本均衡防止出现前后轻重不一，给人不均匀的感觉。不要采取前者前、中者中、后者后的呆板叙事方法，讲究起伏变化，把所写内容采取优化组合，均衡地分配到各个层次中去。

推敲提炼层次标题

提炼层次标题在机关应用材料写作中的重要作用：一是有利于作者准确地驾驭全篇材料，分层有序的集中表达主题思想。二是有利于提纲挈领地统率材料。在应用材料写作中，材料要靠观点来串。一篇应用材料只要主标题和各层次标题一列出来，就会纲举目张了。三是有助于读者论难地把握材料要点。

一、提炼制作层次标题上存在的问题及原因

（一）思路雷同，标题相似

（二）标题老，套话多。“大力抓什么”、“在什么上下功夫”、“加大力度”，没有认真研究如何在工作上加大力度

（三）矫揉造作，玩文字游戏。“研究新情况”、“解决新问题”、“树立新观念”、“讲究新思路”、“展示新形象”、“创造新经验”等。

（四）不注重从思想内涵上提炼。对层次标题的提炼，外部看到的是对文字的锤炼，其实起作用的是从思想内涵上的提炼。

二、掌握提炼制作层次标题的要领

（一）掌握层次标题对主题具有向心性的特点，主题，精心提炼设计好层次标题。

一是从主题思想出发，明确和研究它对每个层次为体现主题所赋予的表达任务，适度、准确地在标题中表达出来。

二是坚持局部服从服务于整体，为深刻表达主题增光添彩。

（三）“炼意”、“裁辞”，搞出体现思想内涵的层次标题

一是把握好“文以意为主”的原则，正确处理好炼意与炼辞的关系。在写材料中要抓住根本，经过极其艰苦地思考，把握住最能体现内容的新意上，在此基础上，再对文字表达进行反复推敲，使之意辞一致，提炼出意深文新的层次标题来。

二是精心反复提炼，制作出“举”精之要的层次标题。标题是不是最能体现和表达材料的思想内涵和意义。

三是坚持创新，不断提炼和制作出意新语新的层次标题。

段落开篇的写作方法

意义：文章的开头可以提示文章的题旨，文章的结尾体现其主旨。

文章开头写作的难点：一是机关应用材料本身是反映党委、领导工作实践的严肃文体，但又要在层次进入上体现新颖活泼，这两者关系不好处理。二是同一工作内容，在同一时期内，诸多单位都要反映。有的是处复一年的反映，材料层次进入既要有本单位的特点，又要防止和别的材料进入雷同，这种情况难解决。三是材料的层次进入，不是一个开关，而有若干个。开头的次数多，方式不能单一，而且要有变化，搞好若干个层次进入方式的优化组合，达到这方面的标准要求更难。

一、在机关应用材料层次进入中存在的问题

（一）层次开头进入方式的“俗”和“平”。

（二）进入手法的单一呆板，缺乏变化。

（三）“解题”现象的出现。“解题 ”是多余的。

二、层次进入的写作要领

层次标题列出后，可以直接进入，或摆出矛盾；或直接叙述；或列出体会。坚持开头要提示文章主题这个总的指导原则。

（一）材料层次进入的基本原则

一是新奇引入。二是富有气势。三是开门见山。机关应用材料，不同于文艺作品，它要考虑表达的明快，宣传的快捷，所以在材料进入上讲求开门见山。

（二）几种材料层次进入的方法

按时间顺序进入、直叙、论证、以事件导入、以推出新情况进入、以摆出问题、揭露矛盾来进入、以引用伟人语录、名人名言来进入、以提问进入、以经验和体会进入。

（三）讲究变化，优化组合，增强材料多层次进入的整体综合效果

从整篇材料看，一般至少三个层次，至少要有三次材料层次进入的机会。三个层次进入的方式要多样、和谐。

第五章 背景材料的运用

作用：具有坚实的依托作用，井架了材料表达的厚度；井绳对比性，驾驭材料表达的力度；特殊的背景材料的运用，大大井绳了材料的个性色彩和吸引力；

一、运用背景材料方面存在的问题

一是忽视背景材料的运用；二是用法单一，把背景材料仅仅当与一个“牌子”和“标签”。

二、运用背景材料的要领

（一）增强运用背景材料的意识，把运用好背景材料贯穿到材料形成的全过程。

注意从弄清眼前情况的来龙去脉上去了解有价值的历史背景；从工作难度中了解其所处的环境背景；从其独特的经历和变化中，掌握其具有个性特征的背景。

（三）紧紧围绕深入表达主题精选精用

背景材料的运用是为了表达主题，深化指导思想服务的。

第一种是为衬托和表达英雄人物所处环境特殊的背景材料。

第二种是在典型人物遇到思想矛盾和斗争时插入有关的背景材料，来衬托其在思想斗争中得到帮助和升华。

第三种是表明被写单位的超前意识是有渊源的，而且是不断在改革中完善和发展的。

（三）按照材料表达需要，运用背景材料

用在以下几个部位：一是在材料的开关，即导语部分；二是在导入问题时所运用的背景材料；三是在揭露矛盾时运用背景材料；四为了说明问题而插入的地理背景材料。五在材料中进到有关工作发展状态或业务技术性很强的项目时，需要加以说明而插入的背景材料；六在材料展开中，涉及到与典型人物相联系的单位或个人时，需要给予介绍说明所插入的背景材料。这种插入的原则是哪个部位需要就在哪里运用。

第七章

增强机关应用材料写作的指导性

第一节 指导性在机关应用材料写作中的重要意义

一、机关应用材料写作具有特定的指向性

１在写的材料给谁看的问题上指向性很强

２机关应用材料的选材和主题提炼的视角始终要指向现实社会生活中特定的范围

二、读者对机关应用材料的阅读在于把握内容、获取信息、指导行动

三、指导社会实践是机关应用材料写作的最根本的实用价值

第二节 在把握机关应用材料指导性上存在的问题

一、仅于完成写材料的任务，忽视对指导性思考

二、在写作中，过多地考虑如何对被 写单位或个人评功摆好，忽视从对同类单位或个人的分析和研究中寻求指导性

三、虽然也注意了对指导性的研究，但经常出现“慢半拍”的现象

第三节 增强指导性充分发挥机关应用材料的作用和效能

一、要弄清指导性在不同材料中的各自体现

（一）在为领导写的讲话材料中，指导性重点体现在两个部位，一是对讲话针对性问题的列举上。二是对工作的部署，完成任务的指令性要求和要注意的问题上。

（二）在反映新情况的材料中，指导性重点体现在对新情况和难点问题的分析和为读者提供的认识和解决新情况、新问题的新思路和新办法上。

（三）在先进典型事迹材料中，指导性主要体现在典型的先进思想性和可学性上。

（四）在经验材料写作中，指导性体现在对共性问题的研究，有针对性地提供好的工作方法和管用的经验上。

（五）在工作研究的材料中，指导性体现在通过对工作热点、难点问题的研究，推出的研究战果上。

二、强化几个意识，使机关材料的指导性建立在坚实的基础之上

紧跟意识；超前意识；量需而作；克难意识；深究意识。

量需而作，要把握住两个方面的需求：一是要把握住领导干部在抓工作中的需要。从他们的困惑和苦衷中捕捉到抓工作应该突破的瓶颈和难点，有针对性地研究和探讨，给领导及时提出工作建议和提供决策依据。二是要把握群众在思想、工作和生活中需要解决的“扣结”

和实际问题，有针对性地寻求已经解决得好并取得经验的单位，及时进行总结，给其他单位以提示和指导。

要勇于攻克难点：一是不搞急功近利，要把写作的重点放在攻克和反映难点问题上，攻克难点要付出很大代价，而且有时药费了很多时间和精力，也不一定能出好的结果。二是要深入一线，在和领导、群众同甘共苦中捕捉难点。

......

第五篇：公文处理工作目前存在的问题及分析

公文处理工作目前存在的问题及分析

•国家行政机关公文处理办法‣(国发„2000‟23号，以下简称•办法‣)和•甘肃省实施†国家行政机关公文处理办法‡细则‣(甘政发„2007‟62号，以下简称•细则‣)发布以来，各市州、各部门、各有关单位(以下统称“报文单位”)认真按•办法‣和•细则‣规定处理报送公文，保证了各项工作的正常运转。但近年来特别是今年以来，由于机构改革、人事变动等因素，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文在文种、格式等方面不同程度地出现了一些问题，公文质量呈下降趋势，退文增多。各市州政府公文相对规范，各部门、各有关单位的公文错误较多，不仅造成了人力、物力浪费，而且严重影响了工作效率。据统计，2010年上半年，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文共1311份，因错退回重报597份，占报送公文总数的45.5％(其中，第一季度287份，占第一季度报送公文总数的43％；第二季度310份，占第二季度报送公文总数的54％)。现将具体情况通报如下：

一、2010年上半年报送公文中存在的主要问题

(一)公文格式不规范。

1.发文机关标识不规范。部分单位联合行文时，发文机关名称、字体、位臵不符合•办法‣和•细则‣规定。

2.发文字号不正确。部分单位行文时，发文字号不统一，有的单位不按规定编制发文字号，有的单位在发文字号中加入处室代字，影响了公文的严肃性和规范性。

3.上行文签发人标识不符合规定。•办法‣和•细则‣规定，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发，主持工作的负责人是指由上级机关任命主持本机关全局工作的人。但有相当一部分单位没有严格执行此规定，由非主持工作的领导签发文件。有的单位联合行文，只有主办单位签发人姓名，没有联合行文单位其他签发人姓名。

4.公文标题不规范。公文标题一般由发文机关、事由及文种三部分组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但有的公文标题省略发文机关，有的随意使用标点符号，有的文字冗长，且词不达意；有的介词或动词重复；有的标题与正文之间的距离过大，不符合公文规范。

5.公文文种和主送单位错误。下级机关向上级机关行文，文种一般用“请示”、“报告”、“意见”等，并不得主送上级机关办公厅(室)，但有的单位向省政府报送请示性文件时，主送单位写成省政府办公厅；有的单位报送公文使用“建议”这种不属于行政机关公文种类的文种；个别单位使用便笺纸印制上行文。

6.公文附件标注不当。公文附件是对正文的重要补充，与正文都是公文的重要内容。有的单位行文时分不清正文和附件的关系，常将正文的内容作为附件标注。比较突出的问题是将上报的工作总结、请求批转或转发的主体内容作为附件；单独装订的附件没有标注发文字号；有的附件前后标注不一致，位臵不准确。

7.公文附注标识不准确。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，其中“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。但有相当一部分单位拟制的公文，没有按规定标注附注，或位臵不正确、要素不全。

8.印章加盖错误。•细则‣规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；当公文排版后所剩空白处不能容纳印章时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得在空白页标注“此页无正文”。但省政府收到的联合上报公文都是将行文单位的印章全部加盖，且仍存在空白页标注“此页无正文”的现象。

9.版记标识不规范。版记主要包含主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、二维条码等要素，是公文的重要组成部分。但有少数单位对版记的标注重视不够，主要存在以下问题：一是主题词标引错误。绝大多数单位标引主题词，既没有遵循主题词标注的原则，也不能准确反映公文内容。二是抄送机关的范围比较混乱，有的将内部发文范围和存档情况反映在上报公文上；有的主送省政府的公文，又将省政府领导同志列入抄送范围。三是位臵不准确。版记应臵于公文最后一面，版记的最后一个要素臵于最后一行，但多数单位没有按照这一规定进行标注。

(二)行文不符合规则。

1.报告中夹带请示事项。有相当一部分单位在呈送省政府的“报告”中提出一些请求帮助解决的困难和问题，违反了“报告”中不得夹带请示事项的规定。

2.请示一文多事。有的单位报送的“请示”一文多事，涉及多个部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门，影响了公文的正常运转。

3.越级报送公文。个别单位对应逐级行文的正常事项，进行越级请示和报告，没有根据隶属关系和职权范围确定行文关系。

4.本应联合行文的各自行文。有的单位对同一事项本应联合其他部门行文却自行行文，违反了行文规则。

(三)文字错误和文印质量较差。

1.错字漏字现象频出。有的单位对公文审校不严不细，公文中经常出现错字漏字，有的甚至在标题中出现错字别字。

2.单位名称简称不规范。省政府办公厅于2010年3月就省政府机构规范化简称专门发文进行了规范，但有少数单位上报的公文中，对涉及到的单位名称仍不使用规范化简称。

3.字母词使用不正确。部分单位没有认真学习•国务院办公厅秘书局关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知‣(国办秘函„2010‟14号)，在报送的公文中没有严格规范地使用字母词。

4.公文印刷质量较差。有的单位公文印刷质量不高，字迹模糊不清，给公文处理造成一定难度。

二、进一步规范公文报送工作的要求

为了尽快扭转公文报送中存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的局面，进一步规范公文报送工作，报文单位要切实履行好公文审核、报送职责，严格规范公文的格式，提高公文质量，确保公文运转顺畅。

(一)加强领导，明确责任，切实重视公文处理工作。机关公文是政府公务活动的重要工具，是依法行政、保证机关工作正常运转的重要手段。公文质量体现着机关形象和行政效率，也是机关作风的具体反映。报文单位要高度重视公文的制发、报送工作，明确责任，严把出口关。主要负责人要经常过问公文处理工作，及时发现问题并予以纠正；分管负责人要切实负起责任，严格遵守公文处理的规则和要求，严把公文质量关。要选派政治素质好、业务精、责任心强的同志从事文秘工作，从源头上杜绝公文差错发生。

(二)严格遵守公文处理的相关规定，努力提高机关公文处理水平。•办法‣和•细则‣是报文单位制发、处理公文的基本准则。各报文单位要认真执行•办法‣和•细则‣规定，结合各自的工作实际，研究和制定公文处理的具体措施，对容易出现差错的问题严肃对待，切实加以纠正，健全和完善公文处理机制，不断提高机关公文处理的水平。领导干部要带头学习，模范遵守，经常检查和纠正公文处理中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。文秘人员要熟记•办法‣和•细则‣的规定，熟练掌握公文处理的基本技能，努力成为处理公文的行家里手。

(三)切实发挥文秘部门在公文处理中的职能作用，不断提高公文质量。各报文单位文秘部门要切实负起责任，充分发挥公文审核、把关的职能作用，明确各个环节的责任，实行分工负责制，确保公文制发、处理更加规范。严格把好公文审核关，该上报的上报，不该上报的坚决不报，确保公文审核把关不流于形式；严格把好文种关，凡上报的公文文种仅限于“请示”、“报告”、“意见”，一般不使用其他文种；严格把好会签关，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应积极协调协办单位取得一致意见后会签上报；严格把好报送关，由专人负责报送公文，进一步加强公文报送过程中出现问题的沟通协调。

(四)注重加强机关文秘人员能力建设，着力培养一支高素质的文秘干部队伍。提高公文质量，关键在于培养一支能力强、素质高、业务精的文秘队伍。要积极适应不断发展变化的新形势，采取岗位培训、专家授课、观摩学习等多种形式，对文秘人员加强培训和交流，不断提高文秘人员的业务素质和能力，以适应岗位要求和工作需要。

各报文单位要及时将培训需求和见学计划报省政府办公厅。省政府办公厅将适时举办公文处理培训班，与报文单位建立公文处理交流见学制度，通过以学代训的形式，提高文秘干部的业务水平。

为规范公文处理工作，市政府及办公厅根据《国家行政机关公文处理办法》，相继制发了一系列与之配套的工作制度和文件，对有关原则和规范进行了具体说明。总体看执行良好，但也存在以下问题：一是职责不清。有些区、部门和单位对明显属于职权范围内的事务，也要求市政府或办公厅发文。二是公文办理拖沓。对转办的公文，有的既不按时限要求反馈办理情况，也不及时提出落实意见，还有的在部门之间运转时间过长，耽误办理时间。三是公文质量差。有些上报的公文无发文机关标识、无单位落款、无公章、无页码，严重失去了公文的严肃性；有的公文文种使用不当、体例格式不规范，报告中常常夹带请示事项；请求以市政府或办公厅名义下发的公文，单位对代拟文稿审核不严，标题与内容不符，语言不规范，且表述粗糙，数字引用失准，缺乏条理性，全局观念不强。四是不按要求和规定报送文件。有些报送的文件因不合规定被退回后，采用直接呈批的方式处理，造成领导批办与部门承办的公文逆行、脱节等。针对上述问题，市政府领导十分重视并多次批示，要求各级领导、单位必须引起重视，采取措施，解决问题。鉴于此，为提高公文办理质量，加强公文报送管理，确保公文处理工作有序、高效、正常运转，现就有关事宜通知如下：

一、各级领导要重视和支持公文处理工作

公文处理与领导工作息息相关，是治国安邦、传递政令、沟通信息、实现领导决策、落实各项工作的重要工具和手段。《国家行政机关公文处理办法》对领导提出了明确要求：“应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。”做好公文处理工作，人才是关键。各级领导不仅要把好公文审批关，而且要有意识选拔一批政治过硬、精明能干、有一定文字基础的同志充实到文秘工作队伍中来，并有计划、有目的开展业务培训，全面提高他们的综合素质和工作能力；要解决他们工作、生活中的困难，在政治上关心他们的成长，使他们能够全身心地投入工作。

二、严格遵守公文处理程序

（一）发文

发文的一般程序是：草拟-审核-签发-复核-缮印-用印-登记-分发。

草拟：一般文稿安排1-2 人起草；重要文稿必须由主管领导牵头，组成3-5 人写作班子起草，起草时要严格遵守《国家行政机关公文处理办法》有关规定，并实行实名制。

审核：各办公部门必须指定责任核稿员，专门负责把好文稿的行文关、法核关、文字关和格式关。

签发：文稿由有关领导签发。经签发或定稿后，其他人不经签发人同意，均不得对其做实质性修改；经复核确需对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

复核：公文正式印制前，文秘部门或分管文秘工作的领导应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。

缮印：文印打字人员要严格按《国家行政机关公文格式标准（GB T 9704-1990）》印制公文。

用印：公文必须加盖公章，这是公文生效、具有权威性和凭证作用的标志。

登记、分发：利用党政办公网，自动完成。

（二）收文

收文的一般程序是：签收-登记-审核-拟办-批办-承办-催办。

要充分利用党政办公网办理公文。

各区、部门和单位要对照以上公文处理程序检查本单位的执行情况，不符的要坚决纠正。凡上报市政府的公文，应按规定的渠道报送，与党政办公网联通的单位必须用电子文报送。对个人自带呈送的公文，市政府办公厅不予受理；如遇紧急情况确需专人报送的，应由本区、本部门和本单位办公室负责文秘工作的同志专送；发送传真文件，必须事先与市政府办公厅有关处室、局沟通联系。

三、坚决制止文件升级

属本级政府、本部门和本单位职权范围决定的事项，非特殊情况不必请示市政府；需要向下级部署或请求同级部门协调的事项，一律由本级政府、本部门和本单位自行发文或联合有关部门发文；向省归口部门请示、报告业务工作，除省明确要求及特殊情况外，一律由部门直接上报；经市政府批准召开的全市专业性工作会议，除办公厅主办外，一律由主办单位发会议通知；属于领导小组、指挥部、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事项，一律自行发文。

四、提高公文质量

各区、部门和单位负责文秘工作的领导和办公室负责人要切实负起责任，严格把好公文的政策、文字、体例格式关以及公文报送关，提倡写短文，直述不曲，少说空话、套话。向市政府请示事项涉及几个部门的，主办部门要事先协调取得一致意见；经协调意见不一致的，要说明各方理由，提出建设性意见，以供领导决策。向市政府上报情况，要注意材料的完整性，不但要说清现象，还要分析原因，提出建议及具有可操作性的实施方案。建议以市政府名义召开的会议，要附送会议方案，需要领导讲话的，要将代拟稿一并报上。同时，对内要做好提高公文质量和按规定程序行文的宣传工作，形成层层把关、层层负责的良好氛围。

五、提高公文运转效率

各区、部门和单位对市政府办公厅转办或交办的公文，必须按规定的时间和要求，指定专人落实。对急办的公文，要及时反馈办理结果。不能按时办理的，要说明原因，提出完成计划，并定期报告办理进度，以便市政府领导掌握具体情况，及时正确决策。

六、坚持不合格公文退回重办制度

市政府办公厅对各区、部门和单位报送的文件和代拟文稿，凡不使用单位规范文头、不编文号、无签发人、不注明联系人和联系方式、不加盖印章、语法逻辑错误、文字表述粗糙和办理电子公文转办回办不分的，将坚决退回重办。并适时对公文收退情况和文稿质量进行通报。

年初以来，特别是

《七台河市人民政府办公室关于进一步规范公文处理程序的通知》（七政办发〔2008〕24号）下发后，全市各级行政机关能够认真执行“八项规定”，公文制发质量和运转效率有了明显提高，处理程序日趋规范。但从近期报送的公文中发现，一些普遍性的问题仍未得到有效解决。对此，市政府领导多次作出批示，并对提高公文质量提出明确要求。为进一步加强公文管理，促进公文制发和运行规范化、科学化，现就部分单位报送公文存在的主要问题通报如下：

一、文种使用不当

（一）混用问题。上行文经常混用的文种是“报告”、“请示”和“意见”。表现在报告中夹带请示事项，如市粮食局《关于请求拨补所属三个事业单位工资及保险费的报告》（七粮字〔2008〕34号），应为“请示”而写成“报告”。

（二）使用不当问题。超出范围另设文种，如市质量技术监督局《关于对白酒无证生产企业予以取缔的建议》（七质技监发〔2008〕42号），应为“意见”而写成“建议”。

二、公文格式不规范

（一）发文字号问题。字号中年份用六角括号“〔〕”括

起，但用方括号“［］”的居多。如市畜牧兽医局《关于2008年畜牧业投资项目所需资金的请示》（七牧发［2008］38号），市发改委、市交通局《关于我市农村公路改造工程存在问题的报告》（七发改发［2008］195号），市供销社《关于供销社系统茄子河区红卫供销社改制遗留问题的请示》（七供合字［2008］4号），市国土资源局《关于对桃山水库二期工程压覆煤炭资源采矿权和资产进行评估的请示》（七国土资呈［2008］72号），市外事侨务办《关于印制归侨侨眷证经费的请示》（七外侨发［2008］10号）。机关代字和签发人应用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，但字号字体使用不当的问题也较突出。如市房产局《关于拨付廉租住房建设资金的请示》（七房呈字〔2008〕8号）发文字号全部用了3号仿宋体加黑，市供销社七供合字〔2008〕4号发文字号全部用了3号楷体字，市环卫处《关于购置车辆的请示》（七环卫字〔2008〕18号）发文字号全部用了4号宋体字。联合上行文以主办单位注明签发人姓名即可，不用全部标注。如市发改委、市交通局七发改委〔2008〕195号，签发人姓名标注了两个单位领导，且用了3号仿宋体字。

（二）标题问题。多数公文标题字体没有使用统一规定的2号小标宋简体字，而普遍使用2号黑体字、2号宋体字或2号宋体加黑字。

（三）正文问题。有的公文文字校对不细、数字核实不准。如市体育局2008年11月20日提交市长办公会议研究的《关于七台河市体育中心综合体育馆建设情况的汇报》材料中，标题“七台河市体育中心”写成“七台河体市育中心”。市外事侨务办七外侨发〔2008〕10号文件中，申请经费“27000.00元”写成“270000.00元”。市行政执法局《关于12319指挥中心专项经费的请示》（七城执发〔2008〕57号），“恳请市政府”写成“肯请市政府”。市财政局《关于政府购买城市社区公共卫生服务所需资金的意见》（2008第186号），主送“市政府”写成“局领导”。

（四）附件问题。有附件的公文应该在正文结束后空一行左空两字标注“附件”两个字，后用全角冒号。如市粮食局七粮字〔2008〕34号只标注一个“附”字且左未空两字。如果附件标题内容超过一行，第二行应该与附件对齐而不是顶格。如市畜牧兽医局《关于申请拨付2008年畜牧业投资项目所需资金的请示》（七牧发〔2008〕39号）。还有公文附件装订串页、倒装出现空白页现象。如市国土资源局《关于黑龙江省国土资源主干网升级改造所需费用的请示》（七国土资呈〔2008〕169号）。

（五）主题词问题。主题词普遍用的比较混乱。均未按国务院公文主题词表标注主题词，全凭主观意识在使用，不分类属、类别词的应用，大多未用统一的字体和格式。

（六）印章和成文日期问题。有的公文不加盖印章或加盖印章不规范；盖章不应该再标注单位名称；部分单位成文日期也不规范。如市粮食局七粮字〔2008〕34号同时多处不符合规定，成文日期使用了阿拉伯数字“2008年7月12日”，排版时数字字间距出现空白处，没有页号，第二层次标题未用3号仿宋体字，而用半角4号仿宋体字。市国土资源局七国土资呈〔2008〕72号成文日期“二OO八年”写成“二00八年，且未右空四个字。市环卫处七环卫字〔2008〕18号、市粮食局七粮字〔2008〕34号、市质监局七质技监发〔2008〕42号、市房产局《关于拨付二OO八年下半年廉租住房租金补贴所需资金的请示》（七房呈字〔2008〕18号）印章与正文间距明显过大。市畜牧兽医局七牧发〔2008〕39号、市环卫处七环卫字〔2008〕18号正文与印章没有压缩行间距同处一页，同时采取了不规范的“此页无正文”方式标识。

（七）缺项多项问题。有的“请示”不注明签发人姓名，或使用字体不规范；有的不注明联系人的姓名和联系电话；有的不标注主题词。如市畜牧兽医局七牧发〔2008〕38号，无签发人及姓名，发文字号字体没有使用3号仿宋字，而用4号仿宋字；市行政执法局七城执发〔2008〕57号，无联系人和联系电话。并且以上两个单位在盖章处加注单位名称又盖上了印章。市食品安全办《关于将市食品安全委员会更名为市食品药品安全委员会的请示》（七食安委办发〔2008〕11号），无签发人及姓名，且未用正式请示文件头。

（八）页面设置、段落行距问题。上报公文页面设置、段落行距多数单位都较规范，但仍有的公文只设置了一部分页面，有的文件段落根本没有设置行距，或者设置数据错误。有些公文只将部分数字进行了设置，文件字号以及后面的印发日期和印发份数经常忽略。如市供销社七供合字〔2008〕4号无印发份数，市房产局七房呈字〔2008〕8号无印发日期。

三、行文不规则

（一）上行文直报。有些部门将需要市政府审批的事项特别是项目资金或办公经费的“请示”文件，以部门或部门负责人的名义，未在市政府办公室登记的情况下，直接报送市政府领导同志个人，公文脱离正常运转渠道体外循环，形成了一些“倒流文”和“帐外文”。如市外事侨务办七外侨发〔2008〕10号、市行政执法局七城执发〔2008〕57号、市林业局《关于办公楼防水工程建设资金的请示》（七林发〔2008〕59号）、市公安局《关于建设DNA实验室和理化实验室配套设备所需资金的请示》（七公字〔2008〕109号）、市卫生局《关于政府购买社区公共卫生服务所需资金的请示》（七卫字〔2008〕243号）。

（二）越级行文。属于本部门职权范围内的具体问题，却报送市政府审批或要求市政府办公室转办，增加了公文处理的时间。还有的部门下属单位和一些与市政府没有行文关系的企业事业单位越级向市政府行文。如市交警支队《关于延缓施划市中心区主要街路停车泊位情况汇报》（七公交字〔2008〕51号）、市园林处《关于调拨防火设备的请示》（七园发〔2008〕45号）、美华焦化公司《关于欣源小区恢复供气急需公安机关配合开锁的请示》（美字〔2008〕第68号）。

四、公文处理效率低 有些部门请示市政府审批的事项或向省政府、省直部门请示报告的文件（包括代拟稿），在本部门拖延了很长时间，不给市政府领导研究决策和市政府办公室审核预留充足的时间，却要求市政府领导和市政府办公室像“照快相”一样，立等可取，使一些本应正常运转的公文到市政府办公室却成为应急件。市政府机关公文处理工作目前存在的上述问题，虽然不是普遍现象，但必须引起高度重视。各级各部门要以此为鉴，加强办公人员的培训，认真分析原因，对照问题找差距，采取有力措施加以解决。今后，市政府办公室将严格按照国务院和省政府公文处理办法有关规定，加强对公文的规范管理，凡不按公文处理办法规定和七政办发〔2008〕24号“八项规定”要求报送市政府的公文，市政府办公室将一律退回报文单位。同时建立报告和通报制度，定期向市政府领导同志报告各部门执行公文处理办法的情况，并向各部门通报公文存在的问题。

国家行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本人通过在办公室工作的经历，对机关公文处理存在的一些问题有了一定的认识，为提高我们的公文处理水平，尽可能避免公文处理中的偏差，下面本人就根据•国家行政机关公文处理办法‣（以下简称•办法‣）、•国家行政机关公文格式‣（以下简称•格式‣）和•国家食品药品监督管理局公文格式细则‣（以下简称•细则‣）对行政机关公文规定的标准，结合我县公文处理实际工作中存在的一些不规范现象和问题。分析如下：

一、制发公文中存在的问题及分析

（一）公文格式组成部分中常见的问题

1.发文机关标识。发文机关标识应套红居中印在公文首页，字体要庄重（行政机关推荐使用小标宋体），各级部门包括食品药品监管系统有些单位的发文机关标识并未使用小标宋体，而用的是宋体、华文中宋等；字号要适当，一般不能超过22㎜×15㎜。原则上下级的发文机关标识字号应小于上级；发文机关标识的位臵，•格式‣提出了两种：第一种是用于平行文或下行文，在设计文件红头时，发文机关位臵应自上页边起留出天头37㎜＋25㎜=62㎜的距离。第二种仅限于上行文，上行文发文机关标识距上页边为天头37㎜＋25㎜＋55㎜=117㎜，留的空白主要是供上级机关批示文件用。多数单位未分上下行文，向上级报送的文件都是用下（平）行文红头(县级部门最为严重)，应予以纠正。

2.发文字号。发文字号标注应在发文机关标识下方居中位臵。其中，国家行政机关上行文的发文字号在横线上居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“„‟”,而经常用方括号“[]”，如“×食药监[2007]×号”，正确的应为“×食药监„2007‟×号”。3.签发人。主要是用于上报公文。国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。问题主要出现在左右没按要求空1字，还有的签发人姓名字体不是楷体，而用仿宋体，更为严重的是有些单位在使用上行文时，连签发人都没有，而是按平行文或下行文制作。国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，这个是大部分单位所忽视的。

4.标题。标题位于横隔线下空2行居中位臵，字体一般用2号小标宋体字；国家行政机关公文标题中除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题如出现多行现象时，标题的段落应作调整。常见的问题一是标题与横隔线只空1行；二是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加粗的；有用小二号字的，不一而足。三是标题中滥用顿号、逗号等标点符号，不伦不类。5.正文。位于标题或主送机关下方。正文中引用公文时应当先引标题，后引发文字号，引用的发文字号要用圆括号括起来；•办法‣和•细则‣规定公文正文内容结构层次为“一、二、三、……”、“

（一）（二）

（三）……”、“1.2.3.……”、“（1）（2）（3）……”，•格式‣规定正文中第一层次标题使用3号黑体字，第二层次标题使用3号楷体字，正文中其他文字一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字。常见的问题主要出现在引用公文时只引用标题或只引用发文字号，而且引用发文字号时没用圆括号括起；第一层次用“(一)”;第三层次的“1.”写成了“１、”，把小圆点写成了顿号；有的第一层次标题使用的仿宋体加黑或宋体，第二层次标题也是用仿宋体或宋体。

6.成文日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。但在实际操作中，成文日期常见的问题是将“零”写作“O”，如“二O一O年二月一日”，正确的写法应为“二〇〇七年二月一日”。

7.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体字或宋体字标注，且词目之间空格不均。规范的“主题词”是用3号黑体字、居左顶格标注，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

8.抄送机关。抄送机关名称标注在主题词下1行、印发机关和印发日期上方，左右各空1字，用3号仿宋体字标注“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。常见的问题是有的公文还将“报送”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；有的是抄送机关间用顿号隔开，再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

（二）错用文种

依据•办法‣，行政机关的公文种类主要有13种，除此以外均为非法定文种，在正式行文中不应使用非法定文种。我们在制发公文过程中经常见到•××局2007年工作要点‣、•××局精神文明创建工作实施方案‣等文件标题，这均是错误的用法。正确的用法应是加用法定文种，下发的如•××局关于印发2010年工作要点的通知‣，上报的如•××局关于报送2010年工作总结的报告‣等。

（三）主送机关错误

上行文多头主送，如请示、报告等上行文中主送机关出现：州食品药品监督管理局、县人民政府；还有的在向上请示的同时抄送下级机关；下行文乱抄滥送，不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多单位，有的把向下级机关发的一般性公文无必要地抄送上级机关，还有的对收文机关领导一一抄送；有的主送与抄送不分，已属主送的机关，在抄送中再次列出。

二、收文办理中存在的问题及分析

收文办理一般包括如签收、登记、拟办、分办、传阅、承办、催办等。收文处理因为领导及办公室工作人员不够重视等原因，不按程序进行的现象比较多，主要表现在：对来文不做登记即进行办理；无拟办意见，直接由主要领导批办，而应先对所收文提出办理意见，然后按领导同志的排序由后向前递送；超范围传阅或应传阅的人员未传阅，一般原则是按领导同志排序由前向后递送；承办人未对办理情况进行注办；办公室对办理情况未进行督办催办。收文处理未按程序进行，直接影响到上级精神的贯彻和工作部署的落实。办公室在进行文件处理时，一定要注意严格按照程序进行，保证机关工作的规范化。

三、规范公文处理，提高公文质量的措施

公文处理工作是办公室的中心工作之一，也是一项既繁琐又需要认真细致的工作。公文处理的质量直接关系到发文机关的形象。因此，我们必须重视公文处理，把努力提高公文处理质量作为一项重要工作来抓。

（一）加强公文处理主要机构的业务管理

负责公文处理的主要机构要切实主管好本机关的公文处理工作。同时，要担负起指导下级机关的公文处理工作，要将对公文处理的构成要素及工作过程的优化落实到实处，实行全面的质量把关和检查。实践证明在公文处理中一个字或一个数字的失误都会给工作造成严重的损失，影响到发文单位的信誉、权威以及工作效率，因此必须加强对公文处理活动的业务管理，使每个参与实际工作的人员都能切实负起责任，杜绝一切错误，防患于未然。

（二）提高公文处理人员的责任意识和业务水平

要保证公文处理活动的质量，必须提高公文处理人员的质量意识，使每一个参与者都能把好自己这一关。第一我们要抓好对•办法‣的学习，结合本部门的实际情况抓好•办法‣的落实；第二，必须加强对本系统工作人员公文处理能力的培养，公文处理是一项政治性、政策性很强的工作，这就要求这项活动的工作人员有正确的政治方向，高尚的职业道德，良好的理论修养，较高的政策水平，以及实事求是的工作作风。公文处理工作又是一项专业性、业务性极强的工作，这就要求工作人员要具备较强的文字表达能力，并要精通本单位的各项业务，了解工作的范围和职责，掌握先进的科技知识和文、史、哲知识，当好“杂家”、“通才”，成为复合型的人才。此外，还要熟练地掌握公文处理的基本业务知识，提高公文处理的办事能力，在工作中精益求精，善于学习和积累，摸索规律，广为借鉴，不断提高。只有这样，才能不断提高机关公文处理水平，更好地为食品药品监管这一中心工作服务。

凤阳县食品药品监督管理局

二○一○年十一月

全州林业系统公文报送中存在的主要问题

阿坝州林业局办公室

上半年，州林业局办公室在接收各县林业局、森工企业局和直属单位报送的公文时，发现部分单位在公文报送中存在一些问题，现将这些问题通报给各单位，请你们在今后的公文报送中引起重视，避免发生类似错误。下半年，州林业局对不符合要求的公文将实行退文处理。

一、请示报告不分。某局来文•关于请求拨付灾后重建资金的报告‣，该文件的文种应为“请示”，口语中所谓的“报告”在正式公文中实际多为“请示”。“请示”即有请求之意，标题中不应再加“请求”字样，该文件标题可改为•关于拨付灾后重建资金的请示‣。同样，如果是“报告”，直接写•关于××××的报告‣不用再加“呈报”之类的词语。

二、报告中混杂请示事项。某局来文•关于林业有害生物越冬虫情及请求补助防控经费的报告‣，该文从主体内容上看，应属于报告情况，但结尾却提出了解决资金的请求。“报告”和“请示”在内容上有联系，如果文件重在请示事项，则调查情况可作为请示理由，标题可改为•关于解决林业有害生物防控经费的请示‣；如果文件重在汇报情况，则请示内容只能作为工作建议，上级机关没有必须回复的义务，标题可改为•关于林业有害生物越冬虫情的报告‣。

三、生造文种。某局来文•关于××××的情况汇报‣，“汇报”不是公文文种，不得作为正式公文，只能作为非公文性质的汇报材料使用，标题可改为•关于××××情况的报告‣。

四、文种使用不当。某局来文•关于呈报×××上访反映有关情况调查报告的函‣，“函”是不相隶属单位之间行文时使用的文种，标题改为•关于×××上访反映有关情况的调查报告‣。

五、越级请示报告。某局•关于购买麻醉枪的请示‣直接报送省林业厅，被省林业厅退文，向省林业厅行文必须经州林业局转报。

六、文件格式不当。①上行文无签发人，或者不是主要领导签发。②联合请示同时主送两个以上单位，即多头请示，无法确定主办单位，应该确定一个单位为主送单位，其余单位为抄送单位。③请示类公文应当一文一事，一事一请，一般不得抄送下级机关。“请示”应在附注处注明联系人和电话，但很多单位在报送请示时未注明联系人和电话。④转发性公文标题过长。如•×××林业局关于转发阿坝州林业局关于转发四川省林业厅关于做好×××工作的通知的通知的通知‣，可直接简化为•×××林业局关于转发四川省林业厅关于做好×××工作通知的通知‣。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

七、其他问题。部分单位报送的公文中还存在用语不简洁、逻辑不严密、“关于”与“对”两介词连用、“截止”与“截至”不分、数据表述本数不清、零与〇混用、未加盖公章、发文字号标注不正确、文号重复、附件格式标注不准确等问题。

一、信息报送工作存在的主要问题

笔者认为当前一些单位在信息工作上主要存在以下几点问题。

一是报送成绩多，反映问题少。一些基层单位报送反馈的信息多数是反映本单位在工作中好的做法以及取得的工作成绩，很少有反映本单位工作中存在的问题以及反映党政机关各项工作举措在执行中存在偏差的。有的即使反映问题也多是采取变通的方法，以汇报本单位在工作中如何克服这些问题做好工作来反映问题，而不是直接地去揭露问题。

二是报送数量多，质量高的少。一些部门为做好信息工作，对报送信息规定了一定数量，提出了相关考核要求，督促了信息工作的完成。而在实际工作中，往往存在由于本单位工作相对较多，信息工作人员为完成上级规定的任务，只突出完成信息数量，而很少在质量上下功夫，导致一些信息反馈大多是一个模式，没有创新意识，缺乏对工作的深入研究。（剩余1620字）

公文处理的有关规定及要求，积极采取措施提高公文质量，我们从行文规则、公文内容、语言文字和体例格式等方面进行认真评选，希望各中央企业进一步提高认识，严格按照《评价办法》和国资委有关公文处理的规定及要求，扎实工作，继续努力，争先创优。同时，希望受表彰的企业发扬成绩，总结经验，再创佳绩。对受表彰企业的相关部门，所在企业可给予一定的物质奖励。

二〇一一年七月十二日