公文写作概述

第一篇：公文写作概述

公务写作概述 公务文件概述

法定公文格式新规范 公文写作要领

一、公务文件概述

1、通用文种及其用途

根据《党政机关公文处理工作条例》规定，行政公文共有15类15种，如下：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。如《中共中央关于精神文明建设的决议》

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《国务院关于取消第一批行政审批项目的决定》

(三)命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。如《国务院、中央军委关于给武警抗洪抢险先进单位及个人授予荣誉称号和记功的命令》

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。如《中华人民共和国水利部公报》、《中华人民共和国和美利坚合众国关于建立外交关系的联合公报》

(五)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如《中华人民共和国海关关于简化进出境旅客通关手续的公告》

(六)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。如《国家土地管理局关于冻结非农建设项目占用耕地的通告》

(七)通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。如《国家税务总局关于车辆购置税有关问题的通知》

(八)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如《国务院办公厅关于部分地区违反国家棉花购销政策的通报》

(九)议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》

(十）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如《四川省劳动厅关于调整四川省最低工资标准的报告》

(十一)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。如《中国气象局关于加强人工影响天气工作的请示》

(十二)批复

适用于答复下级机关的请示事项。如《国务院关于同意四川设立北川羌族自治县的批复》

(十三)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。《关于加强和改善世界遗产不好管理工作的意见》

(十四)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。如《国务院办公厅关于上海WTO事务咨询中心增补及调整外籍顾问问题的复函》

(十五)纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。如《全国信息和文件标准化技术委员会会议纪要》

其他

规范类文件： 条例：用于对某一方面的工作作比较全面、系统的规定。如《中华人民共和国外汇管理条例》。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。

规定：用于对某一方面的工作作比较具体的规定。如《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》。

办法：用于对某项工作作具体的规定。如《中华人民共和国澳门特别行政区第一届政府推选委员会具体产生办法》。事务类文件：

总结：各级组织对某一时间段工作的回顾和分析，在肯定成绩、找出不足的基础上对工作做全面的梳理，同时提出下一步的工作安排。如《××大学2009年工作总结》。计划：对某一时间段工作所做的安排和打算。如：《××大学党委2009年工作要点》

调查报告：对相关工作经过认真调查和分析研究，归结信息之后写成的书面报告。如《关于建设领域解决拖欠工程款和农民工工资问题的调查报告》

简报：各级组织编发的用以反映情况、汇报工作、交流经验、沟通信息的文书。如《工作简报》。

2、正确选用文种的意义

不同文种具有不同的写作特点和写作要求，正确选用文种，有助于促进公文写作规范化

不同文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理。

不同文种具有不同的性质和功效，正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性。

3、文种选用规则

根据发文目的选用文种

如请求上级给予指示或批准某项要求，必须选用“请示”，而不宜用“报告”。根据行文关系选择文种

根据发文机关的权限选择文种 根据国家的有关规定选择文种

4、行文规则（《条例》）

第四章第十三条：行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条：

向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十六条

向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十七条 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

综述：A、机关之间的行文关系取决于机关各自的组织系统归属和职权范围，主要有四种类型：统一组织系统中的上下级之间属于领导与被领导的隶属关系，如国务院与各省政府；同一专业系统中的上下级主管业务部门之间属业务指导与被指导关系，如公安部与省公安厅；同一组织系统中的同级机关属平行关系，如××市政府下属的工业局与财政局；非同一系统中的任何关系均属不相隶属关系，如军委办公厅与国务院办公厅。

B、越级行文适用情况：情况特殊紧急，如果逐级上报下达会延误时机造成重大损失；上级领导交办并指定越级上报的具体事项；需直接询问、答复或联系的具体事项；虽多次请示直属上级机关但问题长期未予解决，或与直接上级有争议而该问题又急需解决；揭发、检举、控告直属上级机关。由于特殊情况而必须越级行文时，一般应抄送被越过的机关。

C、党政分开原则。党政机关应在各自系统内制发文件，尽量减少联合行文。行政机关不能径向党的组织制发领导性、指导性文件，一般也不制发报请类文件；党的组织也不应向行政机关请示、报告工作或直接下达命令、指示。

二、法定公文格式新规范

根据《条例》规定：公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

公文用纸的页边和图文区（即公文书写区）都有一定的尺寸。公文用纸上白边（天头）宽37mm±1mm；下白边（地脚）7mm±0.50mm；左白边（订口）28mm±1mm；右白边（翻口）宽15mm±0.50mm。国内通用图文区的尺寸为225mm×156mm。

文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。

具体格式见图示 ：

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

（一）版头部分

版头部分主要包括份号、密级和保密程度、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人。

份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级程度：秘密、机密、绝密。

紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。紧急程度：平件、急件、特急。发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（二）主体部分

主体部分主要包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名（成文日期、印章）、附注和附件。

标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

发文机关署名、成文日期和印章 加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记部分

版记部分主要包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

三、公文写作要领

（一）公文写作的步骤

1、接受任务，明确公文主题 深刻领会领导发文意图 规范使用文种

集思广益，发挥群体优势

2、围绕主题，广泛搜集材料

围绕主题收集真是、准确、新鲜、典型的材料

明确收集材料的途径、方法（调查、文献、政策、网络、日常收集）

3、总体构思，拟定写作提纲 明确公文内容的组成部分

确定公文正文的表达顺序（时间顺序、因果顺序、总分顺序、提分解、工作步骤）安排公文的首尾和衔接过渡，解决公文开头、结尾和各层次之间有序的表达问题 写作提纲

4、落笔撰文，着手撰拟草稿 增强时效观念 做好会商工作

讲究材料和观点的统一

注重文面规范和字迹、用纸要求

5、加工润色、完成修改审核 加工修改的基本范围：

文稿内容方面的修改（检查主题质量、观点表达、材料应用）

文稿形式方面的修改（结构完整、严密、合理、重点突出；层次清楚、过度转折自然；语言表达准确、简练、顺畅、得体；标点正确、规范等）

（二）公文写作要求

1、基本要求：

信息量大，措施具体，指示性强 内容高度概括，语言表达实用、精确 用材精要，深入浅出，主题鲜明 讲究语言得体，少用强制性、命令性词语，多用人性化词语

2、具体要求：

（1）公文主题及其基本要求 公文主题的特点及表现形式 特点：

主题的酝酿时间短，形成过程比较单纯

主题的内容，大都由行文目的和中心思想构成 主题的表现形式，主要受公务活动制约

表现形式：

利用标题表现主题《中共中央关于认真学习宣传贯彻党的十七大精神的通知》 利用公文的开头或结尾表现主题

利用层次段落的开头从不同侧面表达主题

公文主题的确立依据

依据机关工作的需要（为了什么、要做什么）依据鲜活多样的材料 依据方针、政策、法规 依据领导意图

公文主题的要求

正确、务实、集中、鲜明

做到务实：内容有针对性，反对文牍主义和形式主义；主题真实，反映客观实际；政策、措施切实、可行。

做到集中：意在笔先、主题单

一、重点突出

（2）公文材料的收集和选用要求 收集材料要求——“多”（数量和类别）

历史材料、现实材料；本单位、本地区，外单位、外地区材料；正面、反面材料；直接、间接材料；文字、数字材料；典型、一般材料；来自领导层的材料和来自基层组织、群众的材料。

选用材料——“严”（去粗取精、去伪存真）真实可靠 具有典型意义 新鲜生动 适当梳理加工

（3）公文结构及其基本要求 开头（导语、引言）开头的方式：

目的式开头。简短的语言，说明行文目的，常用“为了„„”等介词短语开头。多见于告知类、规范类文种。如“为贯彻落实第六次全国环境保护大会精神，全面加强环境政策法制工作，推动环境保护加快实现历史性转变,经研究，决定召开第一次全国环境政策法制工作会议。现将有关事项通知如下： ”

根据式开头。说明行文依据。多用“根据„„”“按照„„”“遵照„„”等短语开头。根据内容可以使某份具体公文、某一法规或某种事实情况。以公文或法规为依据时，要具体写明该公文或法规的标题（加书名号）和发文字号。多见于阐述政策、部署工作的决定或告知类的文种。

如“今年3月11日，江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂发生特大爆竹爆炸事故(以下简称“3.11”事故)，死亡33人，其中在校中小学生13人，未在校的未成年人2人；受伤12人。这是一起重大责任事故。为认真吸取事故教训，进一步加强安全生产工作，防止同类事故的发生，现将“3.11”事故情况通报如下： ”

概述式开头。概括工作的基本情况和有关背景，或写出工作的基本过程。多见于报告、总结等文种。如“为了全面贯彻落实党中央、国务院关于“实施西部大开发战略，加快中西部地区高等教育发展计划”，在教育部的指导下，复旦大学积极参与对口支援西部地区高校的工作。学校本着全面合作、重点推进、注重实效、共同发展的原则，大力推进与西部地区高校的支援和合作，使对口支援工作逐步走向深入。”

说明式开头。说明工作的意义或背景情况，叙述公文主题或其他材料。多见于报告、计划、总结等文种。如“武汉大学是教育部与湖北省和武汉市重点共建的大学。近几年来，武汉大学以建设国内外知名高水平大学为目标，实施跨越式发展战略，坚持走服务地方、服务社会之路，已经建立起了长期广泛的校、地合作机制，多渠道、多层次、多方面地融入到国家、地区的经济、社会发展当中。

武汉大学提出“十一五”期间必须坚持人才强校、重点发展、协调发展、创新发展、国际化发展和服务社会“六大发展战略”思想，把为地方经济和社会发展服务，特别是把积极主动地为湖北省、武汉市的现代化建设服务，作为学校办学一贯的重要指导方针。”

引叙式开头。引用外单位来文，有针对性进行回复。实际上也就是制发公文的缘由和根据。常见于批复、复函、答复性报告等文种。如“黑龙江省人民政府： 你省《关于新建黑龙江伊春民用机场立项的请示》(黑政发〔2004〕37号)收悉。现批复如下： ”

提问式开头。以提问方式引起下文。多见于调查报告等文种。

结论式开头。先写结论，再叙述。多见于总结、报告、调查报告等文种。

结尾

结尾方式：

总结式结尾。号召式结尾。强调式结尾。祈使式结尾。说明式结尾。如“希望受表彰的单位和个人珍惜荣誉，再接再厉，不断取得新成绩。全市各级、各部门和单位要以先进为榜样，进一步解放思想，与时俱进，开拓创新，努力推动全市工业经济更快更好发展。” 层次

层次是指公文包括的几个部分在起草者严密逻辑思维下的有序反应。通常说先写什么，后写什么，详写什么，略写什么。安排好公文层次，有助于受文者准确清晰接受公文信息，把握公文要领，更好地贯彻执行办理公文。

层次的安排方式：

递进式。提出问题——分析问题——解决问题——的逻辑结构。常见于会议纪要、调查报告等文种。

并列式。各层次之间互不隶属，体例大体一致。常见于报告、条例等文种。

因果式。以事物或工作的形成和发展的原因、结果为线索安排层次。先因后果，先果后因皆可。多见于总结、调查报告等文种。总分式。

过渡

常见的公文过渡形式：

段落过渡。适用于篇幅较长的公文。句子过渡。“现将有关情况通知如下” 用语过渡。“总之”、“因此”、“诚然”、“综上所述”、“由此可见”等等，公文结构的常规类型 篇段式。

篇段合一。公文通篇只有一段，一段即为一篇。这种结构适用于批转、转发或引发公文的通知类公文或内容单

一、行文简单的批复等公文。如：

各县市区人民政府（管委），市政府有关部门：

市教育局、编办、公安局、计委、财政局、劳动和社会保障局等部门《关于贯彻落实鲁政办发〔2003〕96号文件认真做好城市外来务工就业人员子女接受基础教育工作的意见》已经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

二○○四年四月十九日

分层表达式。根据需要将公文分为两层（开头+主体）或三层（开头+主体+结尾）表达。适用于内容比较复杂，篇幅较长的公文。分层表达式是多数公文采用的结构方式。

条款式

也叫分条列项式。通篇采用条款说明的方式。这种方式主要适用于规范类公文。图表式

专门职能管理机关发文常用方式。如工商、税务、财政、专利管理部门等。清新明了、一览无余、省却文字表达。公文安排结构的原则要求 为表达主题服务

反映实际工作的内在联系 符合逻辑思维规律

适应不同文体的体裁特点

①这天早晨天蒙蒙亮，厂设备科外号叫“大口袋”的职工朱发利和他的表弟、厂机修队职工王中强溜进厂区，偷偷地将一辆三吨铲车开出大门，打算干点私活。车子飞速开到黄河路口，只见一辆卡车迎面而来，开车的王中强心里一慌，猛打方向盘就想避让，一下子把坐在旁边的朱发利甩下车去，当场就昏了过去，后被交警发现，送到了市第三人民医院抢救，到现在也没脱离生命危险。（工厂通报》

②张三，男，三十来岁，身高六尺有余，方形脸，绿豆眼，鲇鱼嘴，招风耳，络腮胡，蛤蟆肚，水桶腰，马虾背，公鸭嗓；爱留长发，往上一甩就是小分头，往下一见能把眼睛遮住；操一口苏北腔奶油普通话。（公安局通缉令）

③我校教室一共八间，有五间处在风雨飘摇之中，东倒西歪，气息奄奄，人命危浅，朝不保夕，迫切希望市教育局伸出援助之手，拨款修整为荷。（学校写给上级的情况报告）

④梅：落叶乔木，品种很多，性耐寒，不畏严冬低温，敢与冰雪一争高下；不怕群芳嫉妒，品格高雅。早春开花，花瓣五片，有粉红、白、红等颜色，味香。果实球形，未成熟时为青色，成熟时一般呈黄色，味极酸，咬一口酸倒牙。（工具书）

⑤ 9月 14日，该犯与两个哥儿们一同到省博物馆勘察地形，回来后进行密谋，当晚乘黑潜入该馆，盗窃有价值文物多件。后经公安部门侦察，终于将他们缉拿归案，真是恶有恶极，令人拍手称快。（小说片段）

⑥费尽九牛二点之力，求爹爹，告奶奶，好不容易方购买到j－5型机床共计两台，价格是每台15万元；已办好托运事宜。我本人将于本月4日乘坐3次船离开武汉返回南京，希望于8日下午4时整派车来江边5号码头接我回厂。（公务电报）

3、公文使用语言的要求（1）真实准确无假话 避免产生歧义。“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。” 防止褒贬失当。排除疏忽错漏。

注重措辞得体。

颁布政府法令庄重严肃，报喜祝捷热烈欢快； 驳错误有理有力，提出希望平和委婉。

报请性公文，用语谦恭，讲究礼貌，结尾多用 “望”、“请”、“给予指示”等，以示下级对上级的 尊重。意见体公文，则要严谨、周密、明确，不能使 用乞求语气。

命令体公文，用语须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病。

准确反映发文意图和客观实际。诗人可以采用夸张的笔法，写出“燕山雪花大如席”的名句；而要报告雪灾情况的公文，只能写这场大雪降雪有多厚，降水多少毫米，多少人受灾，多少牲畜冻死，这是几十年未见的一场雪灾。随意抒情、夸张描写、过度形容是公文写作的大忌。

如：“江山一笼统，井上大窟窿。黑狗身上白，白狗身上肿。”

“农民干劲震山巅，玉米穗儿冲云端。搬个梯子爬上去，好家伙，一个粒儿八斤半。”

公文中使用的概念，要做到内涵准确无误、外延限制适当。比如司法领域里使用的“伏法”与“服法”内容截然不同。判断要符合客观实际，不能主观臆断。推理要严谨，不能相互矛盾。

（2）严谨庄重无虚话

所谓严谨，就是公文中说事宣理要严密周全，交代清楚，合乎逻辑，前后不能自相矛盾，语言含义要确切。否则，可能成为所谓“上有政策，下有对策”的空子。

与严谨直接有关的是公文的语言必须庄重。无虚词浮句，无文学气息。“我校教室一共八间，有五间处在风雨飘摇之中，东倒西歪，气息奄奄，人命危浅，朝不保夕，迫切希望市教育局伸出援助之手，拨款修整为荷。”

语言的严谨，既是个思想认识问题，也是个修养问题。“要勤俭节约，避免不必要的浪费”。在长期的写作实践中，公文语言已逐步形成具有特色的庄重语系，主要表现在：一是沿用文言词汇，如“兹”、“兹因”、“值此”、“欣悉”等词语；二是专用词汇，如“任免”、“免职”、“呈报”、“审核”等（除公文外，其他语体基本不用）；三是大量运用偶数音节词语，如

“破坏”、“隐瞒”、“通报”、“表扬”等合成和词组，在公文中使用显得整齐匀称。自如“违法乱纪”、“不务正业”、“助人为乐”、“克己奉公”等四字格成语在公文中的应用也显得庄重文雅；四是较多使用对偶句和排比句的修辞手法，“转变工作作风，提高办事效率”，“有的„，有的„，有的„”等；五是多用介词结构，如“为了”、“根据”、“关于”、“通过”、“除了”、“对”等。

（3）简明扼要无废话 抓问题实质 抓事物特征 删繁就简

公文语言的简练表达要求： 简短表达。删改：“与会代表认真审议了王××省长的报告，并且通过了王××省长的报告”，可以凝缩为“与会代表认真审议并通过了王××省长的报告”

锤炼语句：如吉林省人民政府向国务院的一篇请示中称：“目前抗洪抢险的重点，已由加高、加实、加固堤坝，转为在200多公里长的堤坝上防风浪、抢险段、避免深水滑坡。抗洪战线长，洪峰消退慢，抢险工程量大，恢复生产、重建家园和修复水毁工程的任务十分艰巨。” 短句、短语，凝练、信息量大。

简明表达。

开门见山：在____以来的大好形势下，在____会议精神的鼓舞下，认真贯彻____精神，反复学习了____文件。通过学习，深刻认识到____重要性，进一步明确了____重要意义，从而大大增强了贯彻执行____的自觉性。在提高认识的基础上，狠抓了____，做到____，取得了____。

（4）平实易懂无大话

不堆砌辞藻，乱用修饰词语。

“这个乡的计划生育工作抓得好，抓得卓有成效，关键在于党委重视。第一把手亲自抓，党委成员人人抓，分管委员认真抓，主管部门配合抓，大队小队层层抓，节日假日仔细抓，年年抓、月月抓，一抓到底。”

不文白夹杂，故弄玄虚。

遣词造句，力求大众化，避免使用生僻晦涩的词句。不过多引经据典。

（5）鲜明生动无套话

鲜明生动：公务活动内容富有新意，不人云亦云、平淡庸俗，要有制发机关特质的内容。手法上不能穿靴戴帽，套话连篇。

其他

模糊语言是指外延不确定，内涵无指定特征的弹性语言。模糊语言不等于语言的模糊。模糊语言是特定语境的产物，既具有定向的明确性，又有一定的伸缩性、概括性，抽象性，也更带有严密性。如“以上措施，要认真贯彻执行。” 模糊词语

1、表时间的：近来、最近、当今、当前、过去、往日、原先、前不久、不日、不时、将来、今年以来、今冬明春、长期、最初阶段、晚期、临时、有时、及时、一段时间、偶尔、许久、限期、如期、一朝一夕。

2、表方位的，如附近、周围、远方、前方、后方、南方、北方、上边、下边、前面、后面、外地、本地、这里、那里、所在、就地、处处。

3、表数量的，如多数、少数、一些、许多、不少、不乏、一系列、一伙、多次、屡次、一再、再三、三令五申、三番五次、个别、绝大多数等。

4、表程度的，如稍、较、很、最、极、重大、特大、巨大、莫大、一定、显著、稍微、普遍、差不多、基本上、大抵、大体上、充分、足够、较为、极端、丝毫、十分等。

5、表范围的，如广大、广泛、各、每、所有、有的、有些、有关、左右、上下、以上、以内、以外、莫不等。公文专用语

开端用语主要用于文章开头，表示发语、引据

为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。

称谓用语用于表示人称或对单位的称谓

第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们。第二人称：你、你局、贵公司。第三人称：他、该公司、该项目

递送用语用于表示文、物递送方向 上行：报、呈。平行：送。

下行：发、颁发、颁布、印发、发布、下达。

引叙用语用于复文引据

悉、接、顷接、据、收悉。

拟办用语用于审批拟办

拟办：责成、交办、试办、办理、执行。审批：同意、照办、批准、可行、原则同意。

经办用语用于表明进程 经、业经、已经、兹经。

过渡用语用于承上启下

鉴于、为此、对此，为使、对于、关于。

期请用语用于表示期望请求 上行：请、恳请、拟请、特请。

平行：请、拟请、特请、务请、如蒙。下行：希、望、尚望、请、希予、勿误。

第二篇：公文概述[模版]

“公文概述”及“通知”练习题（2010年4月）

一、判断题（正确的在题后打“√”，错误的打“×”）

1．公文虽然不是个人作品，但可以体现个人意志。

（）2．单位内部使用的公文，标题可以省略发文机关。

（）3．公文的权威性和行政约束力以国家法律的强制力作保障和后盾。（）4．份号就是发文字号。

（）5．成文时间与印发时间是同一名称，区别是所处位置不同。

（）6．联合行文的公文，其必要条件是机关单位必须平级。

（）7．公文主题词就是反映公文主题意图的词。

（）8．印章是公文合法、有效的标志，一切公文都应当加盖公章。

（）9．主送机关和抄送机关都是收文机关。

（）10．引用公文应先引发文字号，后引标题。

（）

二、根据下列材料拟写公文标题，要求采用完全式标题。

1．公文标题：

各省、自治区、直辖市人民政府：

根据国务院关于解决粮食财务挂帐的有关规定，现就清理粮食财务挂帐有关事项通知如下：

（内容略）

发文机关：财政部、审计署、商务部、国家粮食储备局

2．公文标题：

××县为加快体制改革，成立体制改革领导小组办公室后，启用了新的印章，需要让有关方面周知。

3．公文标题：

各省、自治区、直辖市、计划单列市旅游局，新疆生产建设兵团：

为加强旅游规划管理，充分发挥旅游规划在旅游开发建设方面的指导作用，促进旅游业健康发展，我局制定了《旅游发展规划管理暂行办法》，现印发给你们，请贯彻执行。

发文机关：国家旅游局

4．公文标题：

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

国务院同意国家工商行政管理局《关于在全国逐步推行经济合同示范文本制度的请示》，现转发给你们，请参照执行。

发文机关：国务院办公厅

三、下列各题根据材料所拟标题都存在一定的错误，请指出相应错误并拟出正确的标题。

1．合龙市人民政府向所属机关单位发文决定成立合龙市治理“三乱”工作领导小组，以进一步治理本市乱收费、乱罚款和乱摊派（简称“三乱”）现象。

所拟标题：合龙市人民政府关于合龙市治理“三乱”工作领导小组的通报

错误是： 改正： 2．恩施市人民政府就该市人事局《关于做好人才流动工作的意见》转发给所属区、县人民政府及市政府各委、办、局。

所拟标题：恩施市人民政府《关于做好人才流动工作的意见》的转发通知

错误是：

改正：

3．《农业部关于加强群众渔港建设的报告》已经国务院同意，国务院办公厅将上文转发给有关部门。

所拟标题：国务院关于转发《农业部关于加强群众渔港建设的报告》的通知

错误是： 改正：

4．昆江市人民政府办公厅制定了《昆江市国家行政机关公文处理实施细则》，发给下属单位，要求认真贯彻执行。

所拟标题：昆江市办公厅发布昆江市国家行政机关公文处理实施细则的通知

错误是： 改正：

四、根据下列材料，为浙江省商业厅拟写一份公文，要求使用法定行政公文的正规格式，有眉首、主体、版记及必要的格式要素，并将分配给各地区排涝抗旱用的汽油、柴油量制成表格作为附件。（材料中×可具体化）

200×年7月份以来浙江省部分地区受到旱涝的影响，特别是内涝给农业生产带来的严重威胁。

为了支援排涝抗旱斗争，浙江省商业厅积极贯彻执行省政府指示精神，并用电话向有关地区作了传达了这一精神。

浙江省人民政府高度重视受灾地区的排涝抗旱工作，指示省商业厅对受灾地区排涝抗旱用汽油、柴油，在节约的原则下要认真做好安排。

浙江省商业厅根据各个地区受灾的实际情况，制定了各受灾地区排涝抗旱用的汽油、柴油分配方案，该方案与省防汛抗旱指挥部协商确定，并经省农委审查同意。

200×年8月10日，浙江省商业厅给各地区商业局，宁波、温州市商业局，杭州市第一商业局发文，下达以上方案，要求各地区、市赶快和有关部门一起，按灾情及实际需要，抓紧分配到县，分配到县的数量要抄省燃料公司以便及时安排。

这份文件需同时告知省人民政府办公厅、省财办、各县商业局、各燃料二级站（地区公司）、省防汛抗旱指挥部、各市县燃料公司、省燃料公司、省农委。

排涝抗旱用的汽油、柴油分配量（以吨为单位）：

汽油共300：杭州地区80，嘉兴地区120，宁波地区30，宁波市20，绍兴地区50。

柴油4000：杭州地区650，嘉兴地区1250，宁波地区250，宁波市（包括镇海县）25，绍兴地区400，温州地区450，温州市25，丽水地区300，台州地区300，金华地区350。

柴油分配数中杭州地区包括原来给临安县的50吨，丽水地区包括原来给遂昌县的50吨，金华地区包括原来给武义县的30吨。

第三篇：公文概述

公文概述

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一、含义

公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。■◆

二、分类

公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。

公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。

公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。

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三、公文的行文关系

（1）行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。

（2）建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。

（4）行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。

第四篇：现代公文的写作与处理：公文概述

现代公文的写作与处理：公文概述

作者：陈华平王太钧 孙杰

公文的涵义与特点

一、公文的涵义

公文是“公务文书”的简称。

从广义上讲，公文是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。广义的公文涵盖了全部通用公文和专用公文。

从狭义上讲，公文是指党政机关处理公务时所使用的公文。

现在，在行政机关，习惯上将公文和文书、文件这三个名词通用。实际上，公文和文书、文件是三个既密切联系又相互区别的概念。文书与公文、文件是包含与被包含的关系，在被包含关系中，公文与文件可以是并列、交叉、重合关系；公文与文件又是包含与被包含关系；因此，文件是公文的一部分，而公文又是文书的一部分。

二、公文的特点

主要有：

（一）公务性

公文的首要特点就是公务性。

（二）规范性

公文的规范性是指公文具有规范的体式，即规范的体裁和格式。公文规范的体裁和格式是其区别于其他文章的显著标志。

（三）法定性

公文的法定性是指公文作者的法定性。公文使用的主体是单位，也就是说，只有依法成立并能以自己的名义行使权力和承担责任的组织或其法定代表人，才能充当公文的作者。

（四）程序性

公文的程序性是指公文必须履行规范的程序方为合法有效。从公文的撰拟、形成到发布，必须依次经过相应的程序，否则它就不能生效。

（五）政治性

公文的政治性是由国家政权的性质、政党以及国家机关的阶级性质及路线方针决定的。

（六）权威性

公文的权威性来自公文制发机关的权威性和合法地位。

（七）时效性

公文的时效性是指公文在特定的时间区限内具有效力和过了特定的时间区限后及被新的公文取代后即失去效力。

公文的作用

归纳起来，公文的作用有：规范和约束作用、领导和指导作用、沟通和合作作用、宣传和教育作用、依据和凭证作用、档案和史料作用等六个方面。

公文的分类

从对公文的制发和处理具有实际利用价值出发，通常对公文按其效力、使用范围、性质作用、行文方向、收发方式、机密程度、时限要求和载体等方面进行分类。

一、按公文的效力分

按公文的效力分，可分规范性公文和非规范性公文两种。这种划分可适用于所有的公文。

所谓规范性公文，是指具有法定效力和规范体式的文书。这类公文在形成的颁发程序、执行落实上比较规范，约束力强，下级机关必须贯彻执行。

所谓非规范性公文，是指制发程序、行文格式无严格规定，约束力相对较小的文书。

二、按公文的使用范围分

按公文的使用范围分，可分通用公文和专用公文。

所谓通用公文，是指在党政机关、社会团体和企事业单位普遍使用的文书。它又可分为通用规范性公文和通用非规范性公文两类。通用规范性公文是指一切党政机关、社会团体和企事业单位在公务活动中经常使用的，在形成制发程序、执行落实上比较规范，约束力较强的文书。通用非规范性公文是指一切党政机关、社会团体和企事业单位在日常事务活动中形成和经常使用的，其制发程序、行文格式无严格规定，约束力较小，实用性和事务性很强的文书。

所谓专用公文，是指在一定业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文，包括法规公文、司法公文、外交公文、军事公文、经济公文、公关公文等。

三、按公文的性质作用分

按公文的性质作用分，可分法规性公文、指挥性公文、知照性公文、报请性公文、记录性公文。

所谓法规性公文，是指国家权力机关、国家行政机关依据《宪法》规定的权限，制定的法律、法令、行政法规和规章，具有明显的强制性。法规性公文一般包括命令（令）、章程、条例、规定、办法、细则等。

所谓指挥性公文，是指向所属机关传达、贯彻党和国家领导机关的方针政策，体现领导意图，实施工作指挥的公文。指挥性公文一般包括命令（令）、决定、决议、批示、批复、意见等。

所谓知照性公文，是指向受文机关通报情况，知照事项，要求遵守或办理的公文。知照性公文一般包括公告、通告、通知、通报、公报、函、简报等。

所谓报请性公文，是指下级机关向上级机关报告工作，反映情况，提出建议，请示问题的公文。一般包括报告、请示等。

所谓记录性公文，是指用于记载、归纳会议议定事项的公文。一般包括会议纪要、会议记录等。

四、按公文的行文方向分

按公文的行文方向分，可分为上行文、下行文、平行文。

所谓上行文，是指下级机关向具有隶属关系的上级机关报送的公文。如请示、报告等。

所谓下行文，是指上级机关向所属下级机关发送的或向公众公布的公文。如命令（令）、决定、决议、批示、公报、公告、通知、通告、通报、批复、会议纪要、简报等。

所谓平行文，是指同级机关或不相隶属机关之间为协商或通知有关事项而制发的公文。如函、通知、议案等。

还有一类公文，它既可以用于上行文，又可以用于下行文，还可以用于平行文。如意见、会议纪要等。这类公文又可称为“通行文”或“泛行文”。

五、按公文的收发方式分

按公文的收发方式分，可分为收文、发文。

所谓收文，是指本机关收到的其他机关（包括上级、下级和平级机关）送达的公文。

所谓发文，是指本机关发往外机关（包括上级、下级和平级机关）的公文。

六、按公文的机密程度分

按公文的机密程度分，可分秘密公文、普通公文。

所谓秘密公文，通称密件，指内容涉及党和国家机密的公文。它只能在限定的时间、范围内传达和阅办，以确保机密的安全。密件又按涉密程度分为绝密、机密、秘密三个密级。

所谓普通公文，通称平件，按阅读范围又分为内部文件和公布文件。内部文件指文件内容虽不涉及机密，但也不对外公开发布，只在机关内部运转的文件。公布文件是指向人民群众或国内外公布周知的公文，如公告、通告、法规类的公文，以及某些重要的方针政策性文件。

七、按公文办理的时限要求分

按公文办理的时限要求分，可分常规公文、紧急公文。

所谓常规公文，是指按正常的速度、程序制发和处理的公文，通称平件。

所谓紧急公文，是指内容涉及到重要问题，需要从快制发和处理的文书。紧急公文根据紧急程度可分为“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

八、按公文的载体分

按公文的载体分，可分纸质公文、电子公文。

所谓纸质公文，是指外在形式以各种纸张、纸板为载体的文书，是沿用时间最长、使用最普遍的文书。

所谓电子公文，是指在计算机系统中形式、处理、传输和存储的电子文书。

第五篇：公文处理概述(DOC)

公文处理概述

[2008-4-16 9:25:47]

公文，简而言之，就是处理公务的文书。公文处理工作作为秘书部门各项业务工作中最基础性的工作之一，做好这项工作，对于保持办公室工作的正常运转，搞好“三服务”，具有十分重要的意义。

一、公文种类、作用、特点及基层常用公文概述

（一）公文种类

公文的种类，可分为法定公文和常用应用公文两大类。法定公文，即国家和党内有明文规定的规范性公文。1996年中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关的14种常用公文为：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的国家行政机关13种主要公文为：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。常用应用公文，是指除法定公文之外的其他经常使用的公文。

（二）公文的作用

明法作用、传令作用、宣传导向作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、记载历史的作用

（三）公文的特点

鲜明的政治性、法定的权威性、严格的制作程序、明确的时限要求、特定的格式、特定的作者、特定的阅知者。

（四）基层办公室常用公文文种及其特点

1、通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免干部。其特点是：适用范围广；运转速度快；使用频率高。

2、报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。其特点：汇报性；陈述性；概括性。

3、请示。用于向上级机关请求指示、批准。其特点是：请求性；一事一文；政策性强；实事求是；用陈述性、祈使性语言；文字精练。

4、函。用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。其特点：平等性；灵活性。

二、关于公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。

（一）公文的文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同。党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。这21个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前9个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。

眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开，中间没有五角星；用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。

版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容（行政机关的公文只有前两项内容）。

1．版头

版头，又叫发文机关标识，即人们通常所称的“红头”。版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的机关，不能共用版头，但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同。

党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如，“中共益阳市资阳区委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成，例如，“中国共产党益阳市资阳区委员会（通知）”。版头字居中排印在公文首面上部，一般用长牟体字或长宋体字套红印制，每个字的长度在15—22毫米之间，宽度根据字数多少确定，但都要小于“中共中央文件”字样。版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。版头一经确定，必须长期固定使用，一般情况下不作变动，更不得随意变动。

党的机关使用公文版头应注意4个问题：一是以党委或以党委办公室名义制发的公文，分别应与版头一致，即党委的文件使用党委文件的版头，党委办公室的文件使用党委办公室文件的版头，两者不能混淆；二是发文字号特别是发文机关代字与对应的版头应一致，如“益资发”用“中共益阳市资阳区委文件”的版头，“益资委”、“益资委干”用“中国共产党益阳市资阳区委员会（××）”版头；三是版头圆括号中标注的文种应与标题中的文种和最后一个主题词一致，即三者同一；四是党委、党委办公室与其他任何一个同级机关联合行文，均只用党委或党委办公室的公文版头。这是由党的机关的领导地位决定的。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能只是自己使用而别人不认同。

2．份号

份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文均应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。

秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。

3—4．密级与保密期限

密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密，其中，国家秘密划分为绝密、机密、秘密3个等级，商业秘密划分为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文，都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。比如：“机密★3年”。

5．紧急程度（等级）

紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”，用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行，如果该件公文无密级，则标注在第1行。

确定公文的紧急程度（等级）应实是求是，防止随意性。

6．发文字号

发文字号是公文的代号，由发文机关代字、发文和发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头制发的公文不可缺少的重要组成部分。它起到便于识别公文、发文机关、发文和便于登记、管理、使用的作用。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区（管辖地）地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。例如，“益资发”，用“益资”做发文机关所在行政区代字，省略了发文机关代字“委”，“发”是文件类别字；“益资委”中的“委”是发文机关代字，即“中国共产党益阳市资阳区委员会”，省略了文件类别代字。发文机关代字不能与同级机关的机关代字相同，例如，同级统战部与统计局，不能都用“统”字做机关代字，应分别用“统战”、“统计”做机关代字。发文和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文号标注在六角括号内。发文应标全称，不能简称，例如，“〔2005〕”不能简写为“〔05〕”。发文顺序号分从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

使用发文字号，应注意3个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，党的机关的用4号仿宋体、行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。

7．签发人

上报公文（主要指请示、报告）应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，标注于公文发文机关标识（版头）下空2行红色横隔线之上。党的机关的公文用4号仿宋体字标注。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。

上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。

标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人。二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。

8．标题

标题，一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。回行时应做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。

在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文（又叫复合性公文）中，应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

9．主送机关

主送机关，即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称；在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。国家标准规定：“如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送。”

普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。

10．正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。

正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。常见的错误有：①第一层次用“

（一）”；第三层次的“1.”写成了“

1、”，把小圆点写成了顿号。②第一层次用“

一、”，第二次用“（1）”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“

一、”，第二级可用“1.”，但不能用“（1）”。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体字排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的，第一文种的正文用3号楷体字排印，第二文种的正文用3号仿宋体字排印。

法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾用句号。

11—12．附件及附件名称

附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主体装订在一起。

公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字或“附”字，后面标全角冒号附件名称。附件的序号（用阿拉伯数字）和名称前后的标识应一致。

附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。仅一个附件的，不排附件的顺序号。附件排印与公文主件排印的规格相同。附件是图表的，其文字部分用3至5号字灵活处理。

如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件（或带顺序号）。在这种情况下，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。

13．发文机关署名

发文机关署名，应当用全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。

党的机关的公文，与正文的末行一般空两行排印。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。在县级和基层党的机关，公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于在正文之后不需署名的文种，采取变通的形式，即在正文之后用3号字署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。署名时，将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标准。

14．成文日期

成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印；对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。

行政机关的公文成文日期用汉字标注，“零”写“O”。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。联合行文，将成文日期拉开，左右各空7个字排印；成文日期与正文的距离，从实际出发确定，以方便盖章为准。

公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或由办文者提出意见报领导确定。

15．印章

县市区党的机关和基层党组织的公文，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应当加盖印章。

在行政机关，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

使用机关印章加盖公文时，要认真、细致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用红色。党的机关的公文印章在发文机关署名的成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。行政机关的单一机关行文，印章距正文2—4mm，居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，每行最多排3个印章，主办机关在前，印章盖在发文机关署名处，两端不得超出版心；最后一行如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。当公文排版后所乘空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不采取标识“此页无正文”的方法解决。

县市区党的机关和基层党组织制发的公文，对于不标注主送机关的文种，先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。

16．印发传达范围（附注）

公文的印发传达范围（附注），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行，如果一行排不下，从第二行起可以顶格。

在党的机关的公文中，这一要素叫印发传达范围。它一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文，对印发传达范围另有要求的，在印发传达范围处加以说明；对于没有主送机关的公文，起到标注主送机关的作用，并可对印发传达范围提出要求。

在《国家行政机关公文处理办法》中这一要素叫附注，其作用同党的机关的公文的印发传达范围，并可说明其他需要说明的事项。“请示”公文，在此处注明联系人姓名和电话号码。

印发传达范围的几种形式应相对固定，做到规范化，以便准确及时地确定公文的印发份数。

17．主题词

党的机关的公文，公文主题词按主题词法标注，即按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》（修订本）标注，位于公文末页下端抄送机关或印制版记上方；“主题词”用3号黑体字顶格排印，后标注全角冒号；主题词用3号书宋体字；一篇公文最多不超过10个主题词。行政机关的公文，公文主题词用分类标引法标注；“主题词”用3号黑体字居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号小标宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词。

每个词目之间空1字。一行排不完的，另起一行与一行主题词的第一个字对齐排印。主题词下方划一条与公文满行等长稍粗的横线。

18．抄送机关

抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓公文内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。

用特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字并加冒号。抄送机关名称排列，按机关的大小和排列习惯依次进行排列，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐。党的机关的公文，“抄送”2字顶格，用5号黑体字，后标全角冒号；抄送机关名称用5号宋体字，中间可用顿号、逗号、分号；末尾不用标点符号。行政机关的公文，“抄送”2字与抄送机关名称，都用3号仿宋体字，左空1字排印；抄送机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号；如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。

19．印制版记

印制版记是印制公文的标记，由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码上方，与公文页码不空行。党的机关的公文，两条横线之间的左右侧各空半个4号字，分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个5号字，加圆括号用5号宋体字标注印制份数，即“（共印××份）”。

行政机关的公文，只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。

印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印发”2字。

用特定版头印发的公文的印发日期，必须在成文日期之后或与成文日期同一天。

翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发日期改为翻印日期，用圆括号标注共印××份。

（二）公文用纸格式

党的机关的公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。目前，我国党的机关普遍采用16开型公文纸，也有部分单位使用国际标准A4型公文纸。如果使用国际标准A4型公文纸，应与本机关的上级机关的公文用纸格式一致，并通盘考虑，包括纸张、档案卷皮、档案柜等供应和配套问题，不能随意改变或单独改变公文用纸格式。公文用纸格式一经确定，必须长期固定使用。

《国家公正机关公文处理办法》规定，从2001年1月1日起，国家行政机关的公文用纸，一般采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（三）公文排印、装订格式

《中国共产党机关公文处理条例》明确规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印公文，除版头用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。

《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关的公文除发文机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。

用16开型公文纸排印公文，党的机关的公文，正文一般每页排20行，特殊情况，最多只能排22行，每行25个字。行政机关的公文，正文一般每页排19行，每行25个字。

用国际标准A4公文纸排印公文，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

特殊情况下，为了防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可减少1行、每行可减少1-2个字，也可每页增加1-2行、每行增加1-2个字。

公文要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色普所标BL100%，红色油墨应达到色普Y80%，M80%。印刷品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。空白页和空白页以后的页不标注页码。

公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订，不掉页。

三、公文的行文规则

（一）行文关系

公文的行文关系，主要有以下6种：领导与被领导的关系、指导与被指导的关系、综合管理与被管理的关系、属地管理中统一管理与被统一管理的关系、监督与被监督的关系、平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系。

（二）行文方式

党政机关的行文方式分为下行文、上行文和平行文3种方式。

1、下行文。是指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分为一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。

2、上行文。是指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。根据隶属关系和上行文的目的、任务、要求，上行文又分为一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。

3、平行文。是同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。

（三）行文规则

1、行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

2、根据隶属关系和职权范围确定行文关系。

（1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（2）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。

（3）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（4）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文。

（5）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（6）部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。

（7）在国家行政机关的公文中不得对党组织作指示、交任务。

3、必须按隶属关系和有关规定请示问题和报告工作

（1）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得在非请示中夹带请示事项。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（2）不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（3）请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

（4）除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公室按规定程序处理，不应当直接送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”和“报告”。

（5）党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

（6）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

四、公文的签发、阅读和管理

（一）公文的签批权限及签批程序

各单位制发公文，必须附上发文处理单并由办公室负责人提出签批意见后报单位领导人签批，公文一经签发，即产生法定效力，任何人都不能更改公文的内容。如果发现公文内容中有差错，必须报原签发的领导人同意或复签。公文签批的权限如下：

1、各单位向上级机关行文、下发重要公文和向不相隶属机关的重要行文，一般由主要领导人或主要领导人委托主持工作的副职签发；处理日常工作的公文，由分管该项工作的领导人或其委托的领导人签发。

2、党委办、政府办及各单位办公室根据单位或单位领导人授权发布的公文，重要的公文分别由本单位主要领导人或分管该项工作的领导人签发，一般性的公文由分管该项工作的副职或办公室主任签发。

3、各机关、单位联合行文，必须经各联署机关的领导人会签，最后由主办机关领导人签发。

发文办理中的公文签批工作，按领导职务大小和排名先后顺序，先由职务较低的排名在最后面的领导人签批，然后逐一往前签批。在一般情况下，要坚持按公文正常的签批程序签批，不得越权越位。紧急公文，经主持工作的领导人同意，在不违背有关原则、不影响工作的前提下，可以特事特办、急事急办、灵活处理。

（二）收文处理及文件阅读工作

收到上级下发给本单位的公文后，要认真做好登记、拟办、传阅、收集、归档等工作。

1、登记。收文单位要配置专门的收文登记本，对收到的文件分门别类及时、准确、完整地进行登记。登记的项目是收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数等。

2、拟办。收文单位要印制专门的收文处理单，收到文件后，由单位办公室负责人就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并认真填写在文件处理单上，然后送领导及有关人员阅读。

3、传阅。传阅文件应使用阅文夹和文件传阅单。传阅单上要写明阅文对象的姓名、文件的字号和份数。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时所作的批示，要及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。

4、收集和归档。对已处理完毕的文件，要及时回收，妥善保管。对需要归档的文件，要按照档案部门的要求进行整理、编制目录，按时归档。

（三）文件管理

1、文件的保管。各单位要设置专门的文件存放装置，配备必要的安全保密设施，确保各类文件安全。

2、文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的密级文件，须经文件制发机关同意。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。

3、文件的借阅。有关人员因工作需要借阅文件，文件管理人员应根据文件的阅读传达范围，请示主管领导，经批准后方可借阅。借阅文件要履行签字手续，并登记借阅时间、文件字号、密级、份数，同时确定归还时间。

4、文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需要向上级机关写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文机关批复授权后方可汇编。