对外行文和公文的收发处理工作

第一篇：对外行文和公文的收发处理工作

文件收发管理制度与程序

一、目的

完善公司文件管理，规范发文、收文管理程序。

二、范围

本制度适用于公司内部发文、收文及对外发文的管理

三、公司发文编号及格式原则

四、文件的收发规定

1、公司文件的发文由相关部门起草，为涉及跨部门事项的文件，按归口管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。

对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：

一、行文

（一）凡以我局名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。

（二）经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。

（三）行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。

二、收文处理

（一）所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。

（二）文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。

（三）对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。

（四）一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

（五）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

三、保密文件收发管理

（一）遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。

（二）制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。

（三）保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。

（四）复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。

（五）借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

（六）对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

（七）销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。

第二篇：公文收发管理制度

公文收发管理制度

为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：

一、文件收文管理

单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

（一）公文的签收呈办

1、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。

2、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。

3、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。

5、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。

6、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在3个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在7个工作日内办结。

7、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

8、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。

（二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。

（三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

二、公文发文管理

发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。

1、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。

2、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。

3、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。

4、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。

5、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。

6、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。

7、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办公室负责归档保存。

第三篇：公文收发管理制度

公文收发管理规定

1、目的

为提高我公司公文办理工作的效率和质量，实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化，根据公文办理的相关规定，结合我公司实际情况，特制定本制度。

2、适用范围

由公司颁布的公司级文件、管理制度和办法、通知和公告等文件。

3、收文办理

3.1 外单位所有来文及各部门接到的文件、通知等，应统一由总经办办理收文手续。3.2 收文办理的程序一般包括：签收、编号、登记、分送、阅批、分办、催办、保管、归档、销毁、监管等。

3.3 总经办接到来文后，要认真清点，核对并逐件编号，粘贴文件传阅处理单，并登记收文登记簿。

3.4 总经办按照文件的内容和性质进行分送；相关领导阅示后，由总经办按领导批示意见进行分办。

3.5 传阅文件应于两天内阅毕；有办理期限的，应按规定时限办结。3.6 办理完毕的来文应由总经办进行归档。

3.7 各部门在办理来文过程中，要严格执行有关保密规定，防止泄密事件发生。3.8 保密件应单独编号，并于收到当日相关领导处阅示，阅完后单独保管，并做好保密件的清退工作。

4、发文办理

4.1 发文办理的程序一般包括：拟稿、校对、审核、签发（批准）、登记、印发、归档、销毁、监管等。

4.2 凡需制发的公文，必须由制定人签字，不需会签的文件由该部门负责人审核签字、需会签的文件经由有关部门会签后，最后统一交总经办审核签发。4.3 经签发的公文，统一由总经办制定文号并下发。4.4 签发后的公文，未经批准，不得改动。

4.5 公文办完后，总经办应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档。

5、其他

5.1 其他对外报送的材料，总经办填写对外报送材料登记簿，经相关领导审核批准后方可对外报送。

5.2 本制度自下发之日起执行，最终解释权归总经办所有。

第四篇：公文收发及管理制度

公文收发管理制度

为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：

一、文件收文管理

单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

（一）公文的签收呈办

1、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各部门收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交分管领导签阅。

2、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。

3、拟办：办公室机要人员对收到需要办理的公文提出拟办意见办公室主任进行审核。

4、批办：公文经主要领导或分管领导批示后，由办公室按批办意见阅知办理。

5、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即前面的相关领导或部门看完公文后，要送交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。

6、承办：相关领导或有关部门接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在3个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在7个工作日内办结。

7、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

8、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。

（二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所和宿舍，不在机要室外过夜。并做到日清、月查、及时清退。

（三）公文的借阅承办。各科室及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

二、公文发文管理

发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。

1、拟稿：拟稿部门主要负责人是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回并定期通报退回情况。文稿草拟后，拟稿部门要在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位，由部门主要负责人签字审核后报办公室，并将电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。

2、审核：由各单位草拟的公文，须经主要负责人签字后，报办公室负责人审核。未经主要负责人或者科室负责人初核并签字的，办公室不予审核；未经委办公室审核，各单位不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。

3、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。

4、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。

5、复核。拟稿科室（部门）承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。

6、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒；公文用印一定要与制发公文的机关、部门或单位保持一致。

7、归档：公文底稿、会签意见、签发及审签意见与公文印成件，由办公室负责归档保存。

本管理制度自发布之日起执行。

第五篇：公文收发流程

公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节,应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。

一般过程

1．第一阶段：公文的收受与分流

（1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。（2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。（3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。（4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。（5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。（6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

2．第二阶段：办理收文

（1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。（2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。（3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。（4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

3．第三阶段：组织传阅与催办查办

（1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。（2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。（3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

4．第四阶段：处置办毕公文

包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。