学生会档案管理方案

第一篇：学生会档案管理方案

信息工程学院

学生会档案管理方案

南京师范大学信息工程学院

学生会档案管理方案

档案是学生会工作的史册和信息库，它起着凭证、依据和史料的作用，并为团委指导帮助学生会开展工作提供丰富材料。档案管理得科学合理，既可以反映当时工作得情况，又可以为今后开展工作提供重要的参考资料和文献。故，为了加强学生会工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使学生会的工作形成一定的历史资料，特制定如下制度：

一、文件管理内容：

学生会档案分类为：各类文件类（上级文件、申报表、申请表）、会议记录类、人事档案类（包括各部门档案类及奖惩记录类）、工作计划类，活动实践内容类及工作总结类，讲座类及其他共八类，有关档案都将据此分类：

1、文件类：

上级文件，申请表，申报表，策划书，活动总结等；

2、会议记录类：

1）信息工程学院团总支各项会议，学生会各项会议，信息工程学院党总支下属学生党员一支部、学生党员二支部会议；信息工程学院团总支下属各班级团支部会议。2）会议时间、地点，会议主持人、参与对象、与会人数，会议摘要，会议实况记录照片等；

3、人事档案类：

学生会人事任免，学生会人事调动，学生会人事奖惩等，主要由办公部配合收集资料，并完善；

4、工作计划类：

学生会各部门每学期工作开始（开学第一、二周）向学生会主席团呈交的一份详细的工作计划，即本部门在未来一学期内的各项工作设想。信息工程学院

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5、实践、活动内容类：

活动：

1)凡我院主办、参与的活动；

2)活动策划书，以及活动总结，活动名称、时间、地点，主办方、参与对象，活动情况（包括获奖情况等信息），活动实况记录照片等； 实践: 1)青年志愿者实践活动，我院自己组织的实践活动（包括参观一些公司企业生产基地等），暑期社会实践活动。

2)实践活动名称、时间、地点、活动参与对象、活动实行情况及效果。

3)暑期社会实践活动需记录：是否建立了实践基地，如有需记录实践基地名称及实践基地基本情况以及我系暑期社会实践总体参与情况，参与率。备注：

学生会各部门组织活动应当制定活动计划书（策划书），并于活动结束后及时做出活动总结，并把工作总结于活动结束后3天内交于办公室，此工作计划保留存档，以利于期末部门考核时起参照作用；凡学生会集体获得的奖品、纪念品作为工作成绩的体现，必须交给办公室妥善处理，任何人不得私自占有。

6、工作总结类：

学期末上交的一份各项工作的详细记录；副部长级以上的干部则须递交一份详细的职务报告，报告应介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案；

7、讲座类：

1）我院举办及参与的所有讲座；

2）讲座名称、时间、地点，讲座主讲人、主持人、面向对象，讲座内容摘要，讲座情况，讲座效果，讲座实况照片记录；

二、文件材料整理工作分配：

1、负责部门：

1）办公部：文案工作

2）网络部：照片、摄影等现在电子记录工作 3）其他部门：全力辅助办公部和网络部完成工作 信息工程学院

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2、档案资料的收集：

1）学生会各部门要强化存档意识，在进行工作，开展活动时，应注意上述材料的收集、整理。及时送交学生会办公部，以便尽快存档。

2）学生会各部门按要求在规定时间向学生会主席团呈交一份详细的工作计划；事毕，各部门应将相应的工作进行总结，整理制作各部门本阶段活动记录文档册。

3）学生会成员须在学生会换届后认真填写学生会成员登记表，主席团应将学生成员登记表存档。

4）各部开展大型活动应作详细的活动计划预算，活动记载，宣传文稿，活动图片及音像资料，活动总结等，认真记录活动开展情况，一式两份，一份交由办公部管理存档，另一份由本部门管理。要求统一格式，统一稿纸。

5）收发的文件及各种相关简报等传达或传阅后一律归入档案。

3、档案管理原则：

1）当有办公部档案管理员在场时，直接由管理员负责归档； 2）管理员不在时，应及时通知管理员，由管理员整理归档； 3）管理员归档时，应详细填写档案管理纪录；

4）未经过主席或者办公部部长同意，任何人不得以私人借口借阅档案； 5）调档时，必须持有主席的签字证明；

6）调档时，必须有档案管理人员在场做详细记录，并填写档案借阅表； 7）档案一旦遗失，管理人员应立即上报有关部门并及时补档； 8）档案管理员不得私自翻看档案；

9）未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案，否则一经查实，报主席团严肃处理；

10）档案管理人员必须定期整理核查档案。

4、档案内容要求：

1）活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动结束后整理得经验、教训； 2）活动新闻稿。（对于比赛类活动，必注明各轮次的战况及获胜方）信息工程学院

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5、档案查阅办法：

为了加强档案管理工作，办公室应完整、科学地保管好学生会的档案材料，以备查询、参考、交流，特制订本细则：

1）查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称详细资料； 2）认真填写档案借阅登记表，并由审批人(部长)同意； 3）各部门在指定时间办理查档手续，并确认归还日期；

4）档案查阅完毕后请及时归还，过期不还且未讲明原因的讲上报主席团并做严肃处理； 5）本细则适用于学生会在各项工作中直接形成的，对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、奖证、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。

六、档案的要求：

为加强学生会工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使学生会工作形成一定的历史资料，特建立本制度。档案制度总则在于规范学生会各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

1、学生会办公部每年换任之前整理本学年档案资料分类入库，每届学生会换届之前应整理转交本届学生会档案；

2、学期初，由办公部负责收集整理学生会各部门部员最新名单及联系方式；学期末，干部评定等一切评定资料及其结果应及时上交办公室并存档；

3、遇有学生会干部工作调动或辞职离任时，要及时报于办公部备案；

4、对符合规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案组或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有；

5、学生会的其它文件及文字资料是否列入学生会档案，由学生会办公部决定；

6、属于学生会所有的档案，由主席团决定公布：未经上述机构同意，任何组织和个人无权公布，办公室有权查询并作相应处理。信息工程学院

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七、档案资料范围：

1、各级文件；学生会成员名单及主要学生干部档案；学生会各部门的工作计划、总结活动照片，DV记录等；学生会财务记录、值班记录和会议记录；历届学生会的考核表；学生会的工作简报及上报的其它资料；以及委员认为要保存的其它资料；

2、档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整书写。A4纸文档是指文书、档案等原始的或电子的资料。

八、附 则：

1、该方案的最终解释权归信息工程学院学生会所有。

2、本方案自公布之日起施行。

南京师范大学泰州学院 信息工程学院学生会 二〇一〇年 十月

第二篇：学生会档案管理规定

电子工程系学生会档案管理规定

为了加强学生会的档案管理、收集和整理工作，保障档案的安全保管和开发利用，特对档案管理工作，做如下规定：

一、档案管理范围为院、系上发或下行之文件，各种组织档案、学生会及各部学习，工作计划、总结等有关材料，人员个人档案、考评结果等材料，系学生会相关材料，储备库人才的相关材料等。

二、系学生会办公室管理我会档案工作。学生会办公室负责我会档案收集、整理、保管和开发工作。

三、对照本规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向办公室移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

四、属于我会所有的档案、学生会的文件及文字资料是否列入学生会档案，由学生会主席团和办公室商定报经团委决定公布。未经上述机构同意，任何组织和个人无权公布。

五、系学生会建立人事档案制度。人事档案包括人事任免，干部、成员的考核和奖罚等情况。学生会人事档案由学生会办公室负责收集整理。干部、成员考核由办公室参照《成员考评细则》执行。

六、系学生会建立组织档案制度。组织档案包括学生会组织机构的设立、变更和撤消，各种制度的制定、修改等情况。组织档案由学生会办公室负责收集整理。

七、系学生会建立活动档案制度。学生会各部门组织活动应当制度活动策划书，各部分门负责人必须将活动计划书一式两份分别上交学生会主席团决议和办公室存档。学生会各部门组织的大型活动应当作出活动总结，各部门负责人必须将活动总结上交办公室审查通过后存档。办公室应把主席团的决议和策划书一并存档。

八、部长级以上的学生会干部方可查阅档案。如需查阅，须向办公室提出申请，经批准后方可查阅，查阅档案不得带出办公室。确需借阅有关档案的，必须经主席批准后方可借阅，但须妥善保管，阅完则及时归还办公室。

九、系学生会的各种档案为重要文献资料，不得损坏丢失。各类档案应多备一份上缴团委。

十、办公室定期清理、检查档案，档案材料报废时需报经主席由团委批准。

十一、本规定自颁布之日起生效。

电子工程系团总支0 1 0 年 5 月

电子工程系学生会办公室管理制度

一、学生会工作人员在办公室要保持室内整洁：文明礼貌，注重仪表；热情接待来访人员，认真接听来访电话。

二、禁止在室内大声喧哗、吃零食、赌博、酗酒等不文明行为，办公室及会议室内禁止吸烟。

三、爱护公物，妥善保管好办公用品，不得挪用或私占办公室的财物。若需借用室内物品，须经办公室主任批准，并登记，用后及地归还。公物有损坏，照价赔偿。

四、办公室主任要妥善保管各种资料，未经主席团或主管部门负责人的批准，不得借用资料。办公室内书刊杂志，仅供值班期间传阅。除查阅资料需复印，经登记后可以借出外，任何个人不得以任何理由将其带出办公室。

五、每天值班的干部要自觉搞好办公室的卫生，每天值班结束后值班人员应清理打扫学生会办公室。最后离开办公室的干部要摆好桌凳，关闭电源，关好门窗再离开。

六、各部门如要借用办公室开会，必须要求与会人员严格遵守本条例。并在值班登记本上记录会议的概要。

七、值班人员应注意防火、防盗，如发现意外事故应以最快速度报告有关部门及有关人员。

八、办公室由各部门轮流值班。值班人员要严格遵守本制度。

九、以上规定由办公室负责监督执行，请大家自觉遵守。

电子工程系学生会

0 1 0年 5月

第三篇：团委、学生会档案管理规定

团委、学生会档案管理规定

团委、学生会档案管理规定

为了加强学生会工作档案的系统性和科学性并使学生会的工作形成一定的历史资料，为今后的学生会工作提供必须的依据、经验和教训，学生会将以加强学生会工作档案的管理，作为实现干部个人资料和工作资料管理合理化、制度化的必要手段。

1、柔软的档案管理工

作由学生会办公室负责，对学生会的文件、会议记录、简报、各部门重大活动方案及其形成的材料分类归档管理。为学生会的大型活动提供咨询，保障各项决策的科学化。

2、各部门的工作档案应由专人专柜保管，凡大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外还须送一份办公室存档。

3、学生会档案分类为：各级文件类、会议记录、学生干部档案、学生会工作、计划、学生会工作报告、社团章程、奖罚记录、奖品及纪念品、重要书刊、报纸、其它共十一类。

4、学生会各职能部门每学期内必须一份详细的工作计划，每次大型活动和每学期末后交一份工作总结由办公室存档。

5、“学生会成员登记表”和“工作鉴定表”必须存档

6、干部的奖惩情况必须记入“干部工作登记表”。

7、部长级别以上（含部长）的干部每学期开学必须递交一份本部室工作计划，计划本学期的工作目标；学期末必须递交一份详细的述职报告，介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案。

8、凡学生会集体获得的奖品、纪念品，作为工作成绩的体现，必须交办公室妥善处理，不得遗失。

9、属于学生会的报刊、杂志，由团学办公室统一管理，任何人不得私自占用。

10、本制度由分团委、学生会解释。

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第四篇：公司档案管理方案

档案管理方案 第一节总则

为规范元谷信息科技有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本方案。

第二节管理体制和职责

公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、借记等；（2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济合同和工程档案的跟进；（3）负责档案管理的各项规章制度；（4）负责档案提供利用服务；

（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三节档案分类分级

1、行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。

2、档案种类包括，但不限于：

（1）制度性文件：各项规章制度、管理办法等；

（2）会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等；

（3）计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；（4）证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；

（5）汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等；

（6）声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等；

（7）题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。（8）技术性资料：各类工程图纸、合作协议、竣工资料、验收资料等。（9）购销资料：各类各类购销合同

3、公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。

4、保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。（1）永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。第四节归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积每月一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。

（三）项目开发合同类档案由项目负责人审定后，于合同签订后一个月内各项目资料统一整理后有序归档。

（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。

（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六节档案的利用

档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机录入工作，为利用计算机检索创造条件。

档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七节档案保密规定

1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。

5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

6、公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

7、发现档案丢失，损坏要及时报告。第八节档案查阅、借阅规定

1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

2、因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

3、档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

4、复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。

5、档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。

6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

7、借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第九节档案室管理规定

1、档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。

2、档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。

3、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

4、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

5、档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

6、下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

7、认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。

8、案卷归还后，及时放回原处。

9、每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第十节档案销毁规定

1、按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

2、销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

3、严禁将销毁档案转做其它用途。

4、档案销毁清册需归档，并长期保存。相关表格参照如下：

1、文件借阅、复印表 日期

文件 编号

文件名称

借阅 份数

复制 份数

借阅/使用者签名

批准

预计归还日期

实际归还日期 收文者签名

批准：审核：制表：

2、外来文件接收清单 序号 文件编号

文件名称

版本

接收时间

接收人

备注

批准：审核：制表：

3、文件目录表 序号

文件编号

时间

文件类型

文件名称

备注

批准：审核：制表： 文件编号

内容

备注

批准：审核：制表：

4、档案索引目录表 序号

文件编号

文件名称

建档日期

储存位置

文件内容

保管期限

第五篇：档案管理情况整改方案

档案管理情况整改方案

根据市招标投标监督管理办公室领导关于档案管理情况的批示，结合监察科对我办档案管理情况内部督查意见，按照当前我办档案管理实际，特制定如下整改方案。

一、加强档案存档制度管理。

由于我办现有档案存放设施和场地有限，造成大量招标投标档案堆积，根据实际情况，建议只保留中标人投标资料，其他投标人资料保留3个月被查。

二、及时处理过期投标资料。

对于非中标人的投标资料，及时与市档案管理部门联系，移交部分资料。能采用其他方式处理的及时处理，尽快腾空档案管理设施和场地。

三、加强档案资料分类管理

为便于各类招标投标资料的管理和检索，按照房屋、市政、交通、水利、国务、政府采购以及内部管理资料等反别建立档案登记表，确保管理和检索的方便和科学性。

四、督促相关单位尽快报送资料

在我办开标的部分项目由于各种原因，尚未报送相关资料，我科将进行一次内部检查，针对未报情况，督促相关单位报送相关资料，并将资料报送情况纳入招标代理机构季度考核内容。

五、结合软件开发情况，加强档案管理

下一步，我科将进一步结合我班开发的业务软件，将有关档案管理部分情况融合进去，进一步加强我班档案管理的制度化和科学化。

二〇一一年四月二十六日