秘书处工作经验

第一篇：秘书处工作经验

秘书处的主要工作

秘书处主要是处理学生会的日常事务。主要是协助办公室老师和主席团做事，直接听从老师和主席团的安排，而不受其他部门支配。其主要工作有：收发文件，下达通知，安排会议及做好与会人员的签到和会议记录，部分活动的人员安排及调配，学生会会费的管理，活动通讯稿的写作，派发相关活动的邀请函，相关通讯录的收集，各种会议签到表的制作以及学生会的规章制度的拟定和完善等等。现对部分工作做简单介绍：

收发文件：所谓的文件大多也属于通知某些事宜或活动，对于这些文件性的文件收发，要视情况而定。对于比较重要或紧急的文件，必须安排助理派发下去，且要叮嘱好一些注意事项和时间观念，如果回收文件时，对方逾时还未上交，可以不受理，直接让他上交到文件的最终负责人那（这个在文件下发时就要跟对方说明）。;对于一般性的文件可让助理发放到各班级的邮箱中，然后通知各班的相关人员去领取。

下达通知:下达通知的方式有三种：一，小纸条；二，发短信；三，打电话。

一、当传达宿舍安全用电通知或假期安全通知这种叙述文字较多且对时效性要求不高的通知可通过小纸条派发下去，也可以直接发放到各班的邮箱里，然后通知各班的班长或通讯员去领取。

二、若通知以短信的形式下达，应当注意以下几项内容：

1、下达通知的对象

通知的对象一般是：一，各部门部长，二，各班的班干。在发通知前最好写明通知的对象，这样看起来一个通知才完整，正式。

2、通知内容的组织

在这方面要求具有较强的语言组织能力，这是作为一个秘书人必须具备的基本素质。语言上要讲究简练、明朗，且要正确表明语意。内容上要写明事件的各要素。比如通知会议，要写明会议的时间，地点，有时还要说明会议的性质，参加对象等要素。

3、信息是否成功传达的确定

在短信内容的结尾要加上“收到通知请回复，谢谢合作！”，这样以便确认通知已经传达。若对方没回复，要及时打电话以确认对方是否收到通知，以避免耽误事情。

4、写明发通知的部门

在通知的最后署名发送通知的部门，即“学生会秘书处”这样可以让通知对象清楚发送通知的部门，以便通知对象对所发通知内容有疑问时可以及时了解，此外，有些部门在发通知时，语言组织不好，不注意礼节而出现一些对通知对象不敬的言语时（这种情况，作为一名秘书人绝对不能出现），追究起来也比较容易。

三、打电话

当上级要传达的事情比较紧急或重要是最好以电话的形式来传达。这方面也要注意一下几点：

1、向通知对象问好，注意不能直喊对方的姓名，要在对方的名字后加上师兄、师姐或同学之类的称谓

2、说明自己身份（作用如上文的第4点所述），3、讲述清楚通知的内容，如果担心传达的内容有遗漏，可以先把通知的各要素列在本子上，然后在一一说明，如果有一些比较重要的要点的话必须特别向对方强调一下。

4、在通话结束时要向对方道声“谢谢！”或“麻烦了！”，这也是作为一个秘书人应当具备的礼仪。

会议安排及其相关工作：

对于学生会的常规会议——例会一般是在党总支召开的，会议安排上只要做好人员通知，会前的相关资料的收集（各部门工作总结的电子版的收集）和与会人员的签到（注意主席团一般不需签到），如果是一些比较大的会议的话，比如是几大机构的联合会议，就要先安排一间大课室，并要确保那间课室没其他人用。其他工作跟例会一样。先现在简单介绍一些细节。1.一、签到表的准备：

学生会例会签到表要注明开会主题，时间，开会时到会人员要先签到，因故无法前去开会者要先向主席团或秘书处请假，迟到或缺席的要注明，会后要收集好，以作为以后干部考核的依据。对以各大机构的联合会议，秘书处只需做好学生会的人员签到。如果只有部长级的人员参加，签到仍可以用例会所用的签到表。对于班长会议，要制作班长签到表，签到的各事项跟学生会的签到一样。会后仍要保存签到表。1.二、会议记录：

会议记录也是秘书处的常规工作，这方面也要求秘书人要有较强的语言组织能力、文字速记能力和信息捕捉能力，由于会议记录是记录学生会各项工作发展进度，要进行存档的。所以在做会议记录时要详略有致，要把握好各事件的轻重。记录时，可以先记录在自己的本子上，然后再整理到会议记录本上。会议记录一般是助理在做，所以刚开始时，在这方面要对助理卓重点指点，助理些好要帮其修改或指出存在的问题。做会议记录是我们秘书处让助理学习，提升自己能力的一个捷径，在会议上，助理可以了解各种活动和工作的操作方法，还有各钟组织方法和思想等等，所以每次大小会议至少要安排一个助理前去做会议记录，这个特权也只有我们部门可以享有。不过要向助理说明，会议上的拟定的各项工作一些是还没敲定，所以不能将会议上事情对外透露，懂得保密、把握事情的轻重也秘书人的基本素质。

工作安排及人员调配

这部分分为一下三类：

一、大型活动或办公室的人员安排和调配

这类工作主要有：

1、新学年的迎新生工作值班人员的安排和调配（具体情况下已述及）；

2、办公室值班人员的安排；

办公室的值班可安排的人员主要有学生会、分团委的助理,一般不安排青协的助理，一般每个助理一星期安排一次值班（一个班次是两节课），如果人员不够可以安排个别班长。

3、校运会大本营的值班人员安排

这方面的人员安排和调配基本上跟“迎新”相似。但又有不同。校运会期间，由于一些部门都有自己的工作，可以用于安排值班的人员其实也不多。，所以值班人员的安排难度也是很大的，需要考虑故方面的影响因素，在安排值班之前要先确定那些部门可以用于安排值班的，用于安排大本营值班人员一般也是学生会、分团委，（如果人手不足可以考虑青协的人员），但这两个机构中的组织部、公关部、勤工部、女生部、网络部等部门是没法调动的，还有其他一些部门是有分配到其他工作或用于其他部门调动的。所以在安排时各方面的因素要考虑清楚，再之，要把大本营各方面的工作细分到具体个人，如运动员的签到，后勤工作，信息台的咨询以及备用人员等等。这样可以提高工作效率，即使出项工作失误，追究起来也比较容易。除此之外，还要考虑校运会第一天的人员安排，由于第一天的比赛最多，大本营需要的备用人员较多，所以第一每个值班班次安排的人员多一点，尤其是那天上午。

二、活动的观众安排

活动观众的安排可以将大一大二进行排班，由于现在有素质拓展中心的学分在牵制，所以安排起来会相对容易些，具体操作方法如下：秘书处要制作相应的签到表，签到要由秘书处的人员负责，并搜集好签到表。签到表里要留有一行来注明参加那项活动以及时间。这也是为了方便以后的等分工作上出现失误可以查究。

这方面的相关事宜，可在每学期的开学前开个班长会议，在会议上，可将秘书处在工作上需要各班班长注意的事项向其阐明，并要求各班长向班里的同学传达，以方便以后部门工作的开展。

三、办公室临时工作的人员安排 办公室临时工作的人员安排，也是做为干部考核的一个一项标准，秘书处要对每学期列一个“大一无课一览表”。秘书长平时身上要带一份各大机构的通讯录，第一无课一览表还有笔记本和笔。这些都是有必要的。当办公室或主席团临时需要安排人员帮忙做事时，可以及时找到人，并做好记录，以作为以后干部考核的依据。另外，在通知助理或班级的人去做事时，要以秘书处的身份，说话不要带有商量的语气，有时即使是找人去做苦活，也不要跟对方说明，直接说“我是学生会秘书处的秘书长，现在办公室的某某老师有事要找你，让你现在马上过去一下”，上面的观众安排也一样，不要带商量语气，说话要有底气，坚决一点，这样安排起来才容易一点。

学生会费的管理

这方面的工作没负责，主要是由一个秘书长负责，但这项工作需要负责人很细心，很精明，一般也是女生做比较合适。具体操作过程以后在介绍。

活动通讯稿的写作

通讯稿写作也是我们秘书处的一项常规工作。也是作为一个秘书人应当具备的基本素质之一。这方面在助理招新时也要严格把关。作为优先考虑的条件。助理招新过后就要开始就这方面进行相应的培训和指导。通讯稿写作一般会有一下几种类型：晚会类，运动类，学术类等。每种通讯稿都尤其特点，但总体格式是一样的。通讯稿有以下几要素：时间、地点、人物、事件，这几项是必不可少的，此外还有活动的主办方，活动的意义，这两项可有可无。一下简单介绍几种通讯稿的写作方法。晚会类： 运动类： 学术类：

“迎新”工作的人员安排

在做这项工作时，秘书处一定要充分做好准备工作，如有哪些机构的人员可以参加“迎新”工作；有哪些部门或人员已经有特殊工作安排了（如生活不在这期间得安排新生的宿舍问题，比较繁忙，所以可能不能安排他们去迎新生，故在做工作人员安排时必须先向主席团请示哪些人员不作安排或另有新工作）；“迎新”工作从哪个时间开始到哪个时间结束；什么时间党总支需要值班；一斑要安排多少人（每个班次的人数也不一定是固定的，这要看哪个时间段是新生报到高峰期，然后根据实际情况灵活安排）；每一班都要做好人员搭配，这主要是每一小组都要有一至两个做事比较细心，有一定的领导能力的人，这样才能保证迎新工作顺利进行。除此之外，最重要的是要考虑迎新人员的工作跟上课时间和休息时间的协调关系，这就要求我们秘书处从全局出发，全面调查各人员的上课情况，有需要还得了解一些人的身体条件，以保证其身体健康不受影响。再之，主席团的班次不能安排太多，因为他们一部分人是各校区的总负责人，必须顾全大局，处理各项事宜。

“迎新”工作的注意事项基本上就这些，另外在做这项工作时也不用顾及等级关系，主席团的人员也是听从我们工作安排的，各部门就更不在话下了。这项工作看似简单，但实际上是很艰巨，很费神的，这也是学生会考验秘书处人员工作能力的第一项工作，所以秘书处在这工作上一定不可马虎，不可轻视，要细心，认真地去编排，思维要缜密，排好后还要多检查几遍，以保证无疏漏或时间冲突。

2008-9-10

助理的招收

我们部门是一个处理学生会日常事务的部门，其工作已叙述如上，看似很简单，很琐碎。但能够把简单的事做好的人本来就是不简单的。实际上这些“简单”的工作很考验人饿，需要的能力也是要求较高的。另外，我们部门有时候的工作又没有固定的，这就对助理的个人素质具有较高的要求。以下是做为一名秘书人应具备的基本素质:

一、形象端庄

二、言谈举止得当

三、处事稳重镇定、不急不躁，有耐心

四、具有较强的文字组织能力和公文写作能力

五、具有较好的语言表达能力

六、具有较强的协调沟通能力

七、具有一定的组织策划能力

八、具有强烈的团结合作精神

九、具有实事求是和创新精神

十、具有较强的学习热情和扎实肯干的品质

十一、对事情具有较强的洞悉能力和处理能力 工作原则：高质量、高效率

以上是作为一个秘书人必不可少的一些基本素质，或许还不止这些。在以后的助理招收工作中，一定要慎重考虑面试人员的各方面的素质，其中的：（1）写作能力这一项尤为重要，因为我们许多工作都离不开写作，写作的好坏也会直接影响到我们的工作效率和质量。（2）思维敏捷，具有较强的思辨能力和逻辑思维，看问题比较透彻深入。（3）具有较强的组织策划能力和创新精神，敢于大胆，积极做事。（4）、助理的性格也要作为一项选拔标准，最好选拔以下两种类型的人：（1）活泼开朗，善于交际，（2）处事稳重，细心。因为我们部门经常要跟老师，各部门和班级干部打交道，这就要求助理要活泼开朗，善于交际。此外，我们部门的一些工作是比较繁杂，又是比较重要的，所以要求助理处事要稳重，细心。（对于秘书长也是，要是两个秘书长一个活泼开朗，善于交际，一个处事稳重，细心，这样可以一个主外，一个主内，工作效率或许会相应提高，或者两者兼具就最好）

我们秘书处助理不需多，主要是精。一般5个就足够了。一般光华2个助理，官渡3个助理。男生也不宜多，最多两个男生，以前都是一个男助理。另外，我们秘书处的工作女生来做比较合适，所以我认为秘书长的人选要首选女生，因为女生心比较细，做事比较有耐心。

第二篇：秘书处

秘书处工作制度

一、部门职责：

1、负责保管社团联合会各社团档案；

2、负责社联文秘工作，拟定会议通知并收集整理各项表格和申请等；

3、每学期初负责收集整理各社团的工作、活动计划，并汇制总表；

4、每学期末负责收集整理社联各部门及各社团的工作总结；

5、负责社联办公室、会议室、活动实的日常管理工作。

二、部门规章制度：

1、遵守学院各项规章制度，做到学习工作两不误。

2、会议考勤、办公室值班考勤

3、纪律观念（会议、值班、活动纪律）

4、对社团联合会布置工作的配合及完成情况；

请假：-0.5分/次，迟到：-1分/次，缺到：-3分/次

第三篇：秘书处

秘书处

第一章 秘书处介绍

秘书处紧扣艺术团中心工作，健全制度，规范管理，注重服务，综合服务、督促检查、催办落实、统筹协调、组织实施等方面下足功 夫、做好文章，推动大学生艺术团各项工作高效顺利开展。主要负责大学生艺术团的全体人员的加分工作和日常管理事物。联系各团的纽带

第一条

第二条

第三条

第四条

第五条

第六条

第五条

第六条

第七条

第九条

第二章 组织机构 歌唱团由校团委直接领导，学生干部组织协调、处理歌唱团的日常工作。秘书处学生干部由以下成员构成：秘书长1名副秘书长2名 正副秘书长任期一年，换届选举在每学年六月进行。第三章 管理制度 具有高度的责任心和优秀的道德品质，有奉献和敬业精神，诚实守信； 具有较高的管理、组织能力；工作认真负责，谦虚谨慎，求实敬业；自觉维护协会利益，时时处处为艺术团着想，时刻从大局出发； 全心全意为广大同学服务，耐心团内同学。积极服从正副部的管理，分层分配干事事务。第四章加分制度 负责艺术团各分团专场的加分包括布置会场，收拾会场，工作人员，演出人员，主持人员，礼仪人员等。负责宣传部的画海报，做画布，做道具，抬宣传板等的加分。负责期末艺术团的主席团及各分团的正副部、干事的期末职位分辛苦分活动分的提写。每月的25号交给团委进行审批。第五章 例会制度 例会时间：每周一晚8：00地点为：成员准时到场。如有事与会议冲突提前向正副部请假，并在会议当天找正副部了解会议内容及工作安排，如无故旷会下次例会写书面检讨。

第八条副部带干事每星期到各分团做会议记录，会议记录内容于下次例会统一

上交审查。

参加各分团的训练，了解各分团的训练情况和困难。协助各分团的专场和演出，及时有效的保证专场的顺利进行。

第十条正副部的会议由秘书处的正副部发放通知，记录会议内容。安排各团副

部每学期到团委进行值班。

2、会议中必须遵守会场秩序，不得私自离开，如有急事须向正副部请假。不许私自走动、说话。电话调成振动或关机。

3、适当把握会议时间。应在会议通知时间五分钟内开始，不得无故拖延时间。4 正副部及干事应准时到场，迟到超过十分钟者按旷会处理。

5、迟到超过四次作检讨，超过四次等同于旷会两次给于留职察看或开除处分。

第七章 考勤制度会议考勤

保证正副部会议人员的全体出勤，如有事或病假的，需本人电话向主席请假。无故旷会的，由秘书处记录，名单期末上交。秘书处的会议保证全体干事出勤，如有请假者需本人向正副部请假。

2活动考勤

在各分团活动进行的布置，收拾，以及专场当天出勤人员由秘书处人员负责组织签到。事假病假

凡事假病假者，必须本人电话打给正副部，予以批准。

第八章奖惩制度无故旷会，不参加集体活动3次，迟到早退4次以上者，给予内部批评，并取消当年秘书处评奖、选优的资格。

2不服从秘书处规章制度，无故不去做会议记录、不跟随各团训练并且没有正当理由的，取消其当年的秘书评奖、选优的资格，情节严重的，给予批评，检查等处分。

3积极参加各项团内活动，表现积极者，在会上进行表彰，给予一定的考评加分，突出者表彰先进个人奖励。

4在活动中给秘书处获得荣誉的，或在比赛中获得名次及优秀奖的，给予校优秀学生，校优秀艺术团团员等荣誉称号。并给予相应的考评加分，与此同时在艺术团内进行宣传。

第四篇：秘书处

环境学院迎新晚会秘书处工作总结 为了迎新晚会的成功举办，学生会的每一个成员都付出了汗水的艰辛，2个小时左右的表演充分点燃了每一个人的激情，台下掌声一片胜过一片，掌声向我们证明了自己之前的努力都是值得的。

一、晚会前期

这次晚会我们做了充分的准备，部门中每一个人相互协作，互相配合。秘书处主要负责：

1、晚会请柬的发放

2、礼堂的借用

3、技术组提供宣传视频、图片、广告的制作

二、晚会过程

1、舞台灯光、投影仪的控制

2、全场晚会视频的录制

3、晚会过程中负责协调各个部门来的运转

通过这次迎新晚会秘书处干事更加团结，更加积极。相信通过这次晚会干事们将提高对学校和学生会的认识，为以后的学习工作打下坚实可靠的基础。

第五篇：秘书处诗歌

秘书处

（淳）我从雪域高原走来 带着梦想与激情（陈）我从河流尽头走来 带着理想与热忱（敏）我从巍峨高山走来 带着期望与朝气（娟）我从广阔平原走来 带着憧憬与青春（饶）我们来自五湖四海 天涯海角 各不相识（璨）共同的梦想 共同的热情 让我们相聚在一起（婷）相聚在秘书处 相聚在这温暖的大家庭中（莹）这里 有着严谨一流的作风 有着志同道合的战友

（媛）更有着放飞青春，实现梦想的广阔舞台

看 办公室 引领我们前进的舵手来了

组织部 支持我们奋进的后盾来了 1 3 1 听 少年部为我们打开的窗口边传来的笑声 科技部为我们缔造的舞台上响起的歌声 文艺中心为我们扬起的风帆上谱写的乐章（淳）平淡的人生因为它们 多了一分期待，一抹颜色

（陈）而我们的友谊

是这多彩的生活中幽婉的旋律与翩跹的曼舞（敏）是我们升华的境界 共襄善举与爱心的奉献（娟、饶）奋斗的征程上 友谊的彩虹镶嵌苍穹

折射出耀眼的斑斓

（璨、婷）跋涉的境遇中 友谊的桥梁跨越天堑

送抵梦想的彼岸

（莹、媛）生活的港湾里 友谊的灵感蕴藏胸襟

传递真挚的抚慰欢欣

（合）与友相识 携手耕耘愿景璀璨 与友共济 劈波斩浪相挽直前

（淳、陈、敏）友谊之花不会凋零 因为那是刻在心灵之上的花朵（娟、璨、莹）友谊之雪不会消融 因为那是雪域之上与天空最近的一片白雪

（婷、饶、媛）友谊之酒不会酸腐 因为那是用淙淙清泉酿制的酒水

（淳、陈、敏）我们在秘书处这片蓝天下共同成长

白云记录着我们成长的足迹 我们的友谊在蓝天中展翅飞翔 1（娟、璨、莹）曾经的梦想 在现实中对现 我们的心灵涂上一抹金色

这金色的梦想 让我们举翅高飞

（婷、饶、媛）我们的友谊是紫色的 述说着一个个美丽的故事

我们的友谊是白色的 犹如洁白的海鸥

在广阔的大海上 寻找快乐与希望

（淳）时光荏苒如白驹过隙 一路风雨彩虹 我们走过了16年的岁月

征程

（合）透过历史的眼眸，我们站在岁月的肩膀上远眺 在文化艺术节的海洋中 我们听到一种经久不息的激情 在细碎繁多的日常工作中 我们凝视一种经年不改的真纯

在每项创新工作中 我们感悟一种深沉与智慧 是秘书处坚实的臂膀将我托起 如腾飞的蛟龙 破茧的蝴蝶

（敏）春天 正迈着矫健的步伐向我们走来

（娟）它让乡村披上绿的盛装

（莹）山绿了 水也绿了 空气中都有一丝丝的春意在飘荡

（媛）它让城市披上了绿的盛装 树木葱翠 遍地花香（婷）就连我们的歌声中 也有许多的青春旋律在回响(淳、陈、敏)秘书处的春天 正把人生舞台的幕布揭起（娟、璨、莹）秘书处的春天 正把唤醒酣睡的号角吹响（婷、饶、媛）秘书处的春天 正让大学增彩 让人生精彩（淳、陈）我们肩负沉甸甸的嘱托 憧憬着美好的未来 1 秘书处，正敞开胸襟 接纳着我们驿动的青春和坚定的信念（敏、娟）我们把号角吹起锣鼓敲响 让秘书处在花海中前行（饶、璨）我们把祝福写在脸上写进心里 让秘书处在春风中前行（莹、媛、婷）我们把歌声串成一颗颗星星挂在天空

让秘书处在新时期的大道上前行（合）秘书处 我们骄傲的名字 秘书处人 我们共同的称呼

让我们携手向前

大踏步的走向属于我们的明天！