外贸业务员管理规章制度_规范

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第一篇:外贸业务员管理规章制度_规范

关于业务员的管理工作,如果要做到完善制度,必须严格按以下制度执行,以确保公司的利益最大化。

(一)日常工作

1.上班第一件事打开电脑查收邮件,查看询价信息。

2.综合整理一天要做的事情,列出每天的六点计划,把要处理的事情分为四类:

(1)紧急;(2)重要;(3)日常(4)临时

3.和在线的客户进行及时沟通,聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。

4.每周一上午10:00点部门经理给业务员开晨会,安排本周工作计划及做上一周的工作反馈和总结。

总结内容应包括:

(1)所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,本周进程,下周计划。(2)总结一周内遇到的技术性问题。(3)总结在业务上遇到的问题

5.每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析。

7.对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划。

(二)客户开发前期工作

1.收到询盘及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,及时跟踪和处理。

2.在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研发部门沟通,并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理。

3.业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息,快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期,须跟踪样品测试结果。

(三)报价及合同签定

1.收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,应与部门经理确认相关信息后在给客户报价,做报价单或形式发票给客户,并要求客户签字回传。

2.收到客户签字确认形式发票后,严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据,需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。

3.将填写完整的合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批。

4.合同盖章后,扫描发给客户确认签字。

5.如客户对销售合同有异议,合同修改后重新确认。

6.双方签字盖章后,合同签订完毕,须将签字盖章原件备案。

(四)安排生产(备货)

1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后,通知跟单员及时制作销售订单,经部门经理签字后,安排生产。

2.业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情况。

4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。5.跟单员负责统计每天的发货记录,并公布在部门白板统计本上。

(五)发货

1.FOB条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是CIF条款,或FOB条款但由我公司负责确认货代公司,须及时联系货代,确认合适的轮班和发货时间。

2.货物报关出口后,把所有单据包括商业发票,箱单,原产地证,提单等扫描存档,并发给客户,进行确认。

(六)文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单(合同,发票,箱单等),必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标识已完成订单,待处理订单。以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。

(七)电脑管理

1.电脑密码一律在部门经理,总经理处备案。

2.业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘,部门经理,总经理有权查看。

(八)E盘文件管理

1.所有与客户往来及与发货有关文件,必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件,按固定格式统一存放在E盘,保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。

E盘:高级客户 :客户----Business Report----Customer

File----Packing----Shipping document 低级客户: 客户-----邮件

潜在客户: 客户-----邮件 2.文件存放说明:Business Report 下存放业务进展,工作总结。Customer File下存放来往邮件,传真,及报价。Packing下放置与包装有关的文件,图片。Shipping document下按合同号设置文件夹,分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件,原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。

(九)邮件管理

统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理,部门经理有权查看工作邮箱。

(十)产品报价程序

业务人员对外报价不得低于底价,如有特殊情况低于底价时,需要向总经理,主管,提出书面或邮件申请,审批单价后才可对外报价。

(十一)合同号登记本

业务员签订合同后,必须及时在合同号登记本上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括:合同签订日期,合同号,客户名称,产品名称,数量,预计发运日期,目的地。

合同号登记本电脑共享,以确保所有信息公开透明。

(十二)单证保管

货物发出十日后,收齐所有单证复印件,装订成册,存档保管。

业务员应严格按照以上规定执行

第二篇:外贸业务员管理规章制度-规范

青岛通天贸易有限公司

外贸部门管理

为了规范外贸部门的工作,使大家有个良好的工作环境及和谐的团队,使外贸团队在公司领导下高效的开拓国际市场,保障外贸业务工作有序,特制定以下制度。

工作时间:上午8:00-11:30,下午1:00-5:00 周五下午:总结,大扫除

周六:8:00-11:30,下午1:30-5:00(试行)

一.总体制度

1.不断学习业务知识和技能,提高个人素质与涵养,遵守公司考勤等相关制度,请假需提出书面申请,紧急情况可口头申请,事后补上请假条。

2.严守公司机密,谨言慎行。公章使用须有申请、领用记录。不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息。

3.未经批准,不得携带任何无关的移动存储设备、光盘等进出公司,不得将公司电脑内的文件发送给与公司无关的任何机构或个人。4.配合部门每周召开的部门研讨会,围绕如何做大做强并讨论上周工作总结及下周工作如何调整;同事之间就外贸技能多沟通,互相学习。

5.公司根据展会效果和实际情况来决定参加国内外展会,参加前需准备好赴展的相关资料,如展品、样本、报价资料、展位布置、展品的运输等。

6.同事之间应相互沟通,友好相处。客户信息在外贸同事之间,可以保密,但所开发的区域(国家)、客人的名字,在例会上可以互相沟通,以防止客人向不同的外贸业务员询价;外贸业务员不能恶意侵占其它人的客户信息,不得故意报低价格,防止不劳而获的事情发生。

7.注意个人卫生,保持台面整洁,垃圾及时处理,共同营造绿色办公环境。

二、客户管理制度

1.在接到新客户询盘的,将客户资料进行登记,明确标记本次询盘产生的时间、联系方式、客户来源、客户需求何种规格的产品等。便于跟进和汇报管理。

2.参加展会各业务人员所收集的客户名片及合作意向,展会完成后一周内,将所有名片资料登记在客户档案中,名片上交公司,由公司分类,酌情分配给专人跟进。原则上,客人在展会上与哪个业务员沟通,就分配给哪个业务员跟进。

3.及时录入客户资料以便跟进和内部沟通。所有客户资料的录入必须尽量详细,尤其在客户描述里,进行客户的详细说明,包括产品意向、实力分析、诚意度分析、成交机会分析等。4.未经公司授权,严禁业务员私自将公司订单外移,若发现在公司上班期间,有上述严重违纪行为,公司除严厉处罚外,严重者追究法律责任。

三.日常工作

1.及时查看邮件询盘邮信息,合理报价。2.和在线的客户进行及时沟通,聊天记录必要时进行文档保存。重要信息要摘出存入备忘录。3.每周做一次总结和内部沟通,包括:

(1)所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,当前工作计划。青岛通天贸易有限公司

(2)总结遇到的一些业务问题和技术性问题。(3)其他贸易事务相关的一些问题。

4.每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。

5.对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析。

6.定期对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划。做出汇报。

四.邮件管理

统一使用企业邮箱saleX@shenghualong.net,邮件注意备份和保存,以便管理和追踪。五.客户开发前期工作 1.收到询盘及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,及时跟踪和处理。2.在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,及时与部门经理或研发部门沟通,并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理。

3.子账号从主账号得到的询盘应及时处理,超过两天不处理的主管有权利交给他人跟进。六.报价及合同签定

1.收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,并与刘继升或总公司确认方可报价。如最终报价低于报价单,应与部门经理确认相关信息后再给客户报价。2.收到客户确认形式发票后,做好后期的收款和催款工作。

3.将填写完整的发票或者合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批。并做好备案。七.文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单(合同,发票,箱单等),保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标识已完成订单,待处理订单。以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。八.电脑管理

1.电脑密码一律在部门经理处备案。2.业务人员定期要进行数据备份。九.文件管理

1.所有与客户往来及与发货有关文件,必须保留件。扫描文件与往来电子文件,定期保存和复制客户邮件,2.文件存放说明:要做好分类,以便方便查阅。十.合同号登记本及单证保管

业务员签订合同后,必须及时在合同号登记本上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括:合同签订日期,合同号,客户名称,产品名称,数量,预计发运日期,目的地。

货物发出十日后,收齐所有单证复印件,装订成册,存档保管。

2016年10月

第三篇:外贸业务员管理规章制度_规范

外贸业务员管理

1.管理如要做到公正,公开,需要员工的配合!

A.要做到公平公正,员工之间,员工与主管之间需要互相监督。

B.要做到完全公开,管理者必须有实权审核及审批各种单据,并对各种单据进行存档及公共管理,以方便后来的员工查阅参考。

2.如要建立一个好的团队及竞争机制,管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核,包括销售技巧,付费平台发布信息数量,免费平台广告发布的网站数量,所签订的销售合同数量,达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金,而不是仅仅与底薪挂钩,因为底薪原本相差也不大,员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性,也能为公司赢得更多的客户及销售额。

3.关于销售区域的划分的,要尽量做到公平和平等

考虑到总有区域相对好的和一般的。划分区域的时候要全面考虑。一是免费平台的划分。

关于业务员的管理工作,如果要做到完善制度,必须严格按以下制度执行,以确保公司的利益最大化。

(一)日常工作

1.查看邮件询盘邮信息,合理报价。兼顾其他规划当日工作。做好一天的规划和计划,安排好主次工作,划分紧急,重要,日常和临时要做的工作

2.和在线的客户进行及时沟通,聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘

出来存入备忘录。

3.工作结束之前心里盘算和思考一天的工作结果,将重要和要完成的或者

未完成的工作做好纪律一边及时正确处理

4..适当时间开会和整理一周或者半月的主要工作内容,业务进展,以便领

导掌握业务情况和做出决断

总结内容应包括:

(1)所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,当前工作计划。

(2)总结遇到的一些业务问题和技术性问题。

5.每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析。

7.定期对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划。做出汇报

(二)客户开发前期工作

1.收到询盘及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,及时跟踪和处理。

2.在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研

发部门沟通,并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理。

3.业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到

付帐号。不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息,快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期,须跟踪样品测试结果。

(三)报价及合同签定

1.收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,应与部门经理确认相关信息后在给客户报价

2.收到客户确认形式发票后,做好后期的收款和催款工作。需支付佣金需

与客户签定佣金协议。

3.将填写完整的发票或者合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审

批。并做好备案

(四)安排生产(备货)

非常重要:应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货!

(部门配备一个专门的跟单员,归部门经理管理。业务员一条龙操作如果订单

很多的话,容易跟不上,有个销售助理最好,可以做做跟单工作和适当的内勤工作。)

1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后,通知

跟单员制作订单,或者业务员自己制作身产蛋,经部门经理签字后,安排生产。

2.业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。

3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情

况。

4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。

5.跟单员负责统计每天的发货记录,并公布在部门白板统计本上。

(五)发货

1.FOB条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是CIF

条款,或FOB条款但由我公司负责确认货代公司,须及时联系货代,确认合适的轮班和发货时间。

2.货物报关出口后,把所有单据包括商业发票,箱单,原产地证,提单等

扫描存档,并发给客户,进行确认。

(六)文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单(合同,发票,箱单等),必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标识已完成订单,待处理订单。以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。

(七)电脑管理

1.电脑密码一律在部门经理,总经理处备案。

2.业务人员定期要进行数据备份。

(八)文件管理

1.所有与客户往来及与发货有关文件,必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件,定期保存和复制客户邮件,2.文件存放说明:要做好分类,以便方便查阅

(九)邮件管理

统一使用软件管理,定期保存,(十)产品报价程序

业务人员报价时要综合考虑各种因素,价格,竞争,客户需求,如有特殊情况低于底价时,需要向总经理,主管,提出书面或邮件申请,审批单价后才可对外报价。

(十一)合同号登记本

业务员签订合同后,必须及时在合同号登记本上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括:合同签订日期,合同号,客户名称,产品

名称,数量,预计发运日期,目的地。

(十二)单证保管

货物发出十日后,收齐所有单证复印件,装订成册,存档保管。

第四篇:原创 外贸业务员规章制度[范文]

外贸部规章制度

1.工作时间 每天上午9点保证开始在线工作,并第一时间登陆客服系统,中午一个小时吃饭时间,工作时间内只能用 1个QQ(即工作QQ)上网谈工作业务,不准在网上闲聊,不准看电影玩游戏等,如有违反罚款30元/次。

2.作息时间 每周可休息一天,周六和周日轮休,由部门主管统筹安排。法定节假日将根据情况安排假期。

3.每月事假不得超过2天,请假期间扣除当天基本工资,如该月无迟到、旷工、事假、病假的,奖励全勤奖100元。迟到10分钟以内,每罚款10元。超过10分钟到半小时以内,每次罚款20元。迟到半小时以上的,按旷工半天计算。未请假矿工的,扣除3天的基本工资。(所扣资金将做为奖金发放给当月优秀员工)

4.工作时间不得带亲属人员。如有亲属来访需提前3天向公司申请。

5.如公司安排住宿的,晚11点前必须回宿舍,否则发生意外事件,公司不承担任何义务和责任,所发生的一切后果自负。

6.员工辞职需要提前一个月做出书面请辞并说明原因(试用期员工需要提前7天通知公司),要保证不做任何损坏和伤害公司利益的行为,如有违反可视自动放弃本月工资和奖励。

7.每月补助电话费用50元.但必须保证电话在每天8点到22点在开机状态,如发现

电话打不通,出现第一次警告,出现两次的取消当月电话费用补助。

8.办公零星费用,凭票据记帐。票据应注明经手人姓名,应先行请示,经同意后支出。

9.保持办公室环境和卫生,轮流打扫

10.爱护公司财务,如因个人失误造成损坏,要自行赔付。

11.如果工作中出现失误和重大问题,如下单时写错颜色和尺寸,发货时地址错发漏发产品所造成的损失,公司要对责任人进行惩罚,按实际损失比例的30%在当月工资中扣除。

12.每天保证至少上传5个产品到网站,阿里,速卖通等所有平台。并对公司网站信息错误及时反馈。

13.对自己下到工厂的单子进行跟单(下单后第3天和交货期前3天)

外贸部—范立伟

2012年2月28日

第五篇:外贸公司 工厂外贸部门 外贸业务员管理规章制度 规范

外贸业务员管理

1.管理如要做到公正,公开,绝对需要员工的配合!如果员工藏有私心,不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息,导致管理者无法作出判断及相关决策。要做到公平公正,员工之间,员工与主管之间需要互相监督。要做到完全公开,管理者必须有实权审核及审批各种单据,并对各种单据进行存档及公共管理,以方便后来的员工查阅参考。

2.如要建立一个好的团队及竞争机制,管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核,包括销售技巧,付费平台发布信息数量,免费平台广告发布的网站数量,所签订的销售合同数量,达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金,而不是仅仅与底薪挂钩,因为底薪原本相差也不大,员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性,也能为公司赢得更多的客户及销售额。

3.关于现在划分的区域,虽然做到了区域平分,但是不可能做到完全平等。总有区域相对好的和一般的。完全按区域分问题在于免费平台,现在原则上是谁接到了另外一个人区域的询盘要给对方,但如果此业务员有私心不拿出来(当然现在我们有公开制度),或者是觉得自己的努力结果给别人了不甘心,因此没有那么努力了。这时我们需要考核制度(免费平台广告发布的网站数量)来约束。深入一步来说,如果他继续努力在更多的平台发布更多的信息,但是还是别人区域的询盘,这时他的积极性会大大下降。这样的情况是否可以考虑算团队业绩或者按50%比例平分业绩?

关于业务员的管理工作,如果要做到完善制度,必须严格按以下制度执行,以确保公司的利益最大化。红色字体是我标出的特别需要注意的。

(一)日常工作

1.8:40之前打开电脑,查收邮件,查看询价信息。

2.综合整理一天要做的事情,列出每天的六点计划,把要处理的事情分为四类:

(1)紧急;(2)重要;(3)日常(4)临时

3.和在线的客户进行及时沟通,聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。

4.工作结束之前确认一天的工作结果,将六点计划中完成和未完成的标注出来。注明完成进度,如有未完成的工作,写清未完成的原因。

5.每周一上午9点部门经理给业务员开晨会,安排本周工作计划,每周五下午三点前交本周工作总结,并于下午5点开总结会议,做工作反馈和总结。

总结内容应包括:

(1)所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,本周进程,下周计划。(2)总结一周内遇到的技术性问题。(3)总结在业务上遇到的问题

6.每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析。

8.对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划。

(二)客户开发前期工作 1.收到询盘及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,及时跟踪和处理。

2.在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研发部门沟通,并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理。

3.业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息,快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期,须跟踪样品测试结果。

(三)报价及合同签定

1.收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,应与部门经理确认相关信息后在给客户报价,做报价单或形式发票给客户,并要求客户签字回传。

2.收到客户签字确认形式发票后,严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据,需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。

3.将填写完整的合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批。4.合同盖章后,扫描发给客户确认签字。

5.如客户对销售合同有异议,合同修改后重新确认。

6.双方签字盖章后,合同签订完毕,须将签字盖章原件备案。

(四)安排生产(备货)

非常重要:应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货!

(部门配备一个专门的跟单员,归部门经理管理。不能业务员一条龙操作。)您或许会觉得成本会增加,但这绝对是必要的!

1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后,通知跟单员在速达5000中及时制作销售订单,经部门经理签字后,安排生产。2.业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情况。

4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。5.跟单员负责统计每天的发货记录,并公布在部门白板统计本上。

(五)发货

1.FOB条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是CIF条款,或FOB条款但由我公司负责确认货代公司,须及时联系货代,确认合适的轮班和发货时间。

2.货物报关出口后,把所有单据包括商业发票,箱单,原产地证,提单等扫描存档,并发给客户,进行确认。

(六)文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单(合同,发票,箱单等),必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标识已完成订单,待处理订单。以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。

(七)电脑管理

1.电脑密码一律在部门经理,总经理处备案。

2.业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘,部门经理,总经理有权查看。客户资料半年进行一次光盘刻录,进行数据备份。

(八)E盘文件管理

1.所有与客户往来及与发货有关文件,必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件,按固定格式统一存放在E盘,保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。

E盘:高级客户 :客户----Business Report----Customer File----Packing----Shipping document

低级客户: 客户-----邮件

潜在客户: 客户-----邮件

2.文件存放说明:Business Report 下存放业务进展,工作总结。Customer File下存放来往邮件,传真,及报价。Packing下放置与包装有关的文件,图片。Shipping document下按合同号设置文件夹,分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件,原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。

(九)邮件管理

统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理,部门经理有权查看工作邮箱。

(十)产品报价程序

业务人员对外报价不得低于底价,如有特殊情况低于底价时,需要向总经理,主管,提出书面或邮件申请,审批单价后才可对外报价。

(十一)合同号登记本

业务员签订合同后,必须及时在合同号登记本上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括:合同签订日期,合同号,客户名称,产品名称,数量,预计发运日期,目的地。

合同号登记本统一挂在部门白板上,以确保所有信息公开透明。

(十二)单证保管

货物发出十日后,收齐所有单证复印件,装订成册,存档保管。

(十三)奖惩制度

业务员严格按照以上规定执行,对于严格执行者给予激励加分,如违反以上规定第一次给予警告,第二次给予扣分。

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