文书档案管理办法

第一篇：文书档案管理办法

文书档案管理办法

文书档案管理办法

一、管理职责

（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。

（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。

（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。

（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。

（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。

（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。

二、立卷归档

（一）归档范围

凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

（二）归档要求

1．各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2．厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4．会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5．档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。

（三）归档时间

1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2．会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。

3．基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用

（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。

（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。

（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。

四、档案保管

（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。

（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。

（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14－24度，相对温度45－60%的范围内。

（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。

（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

五、档案统计

（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。

（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。

（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。

（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。

（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。

六、档案鉴定和销毁

（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。

（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

七、保管期限

（一）办公室文书保管期限

1．上级机关下发的由办公室承办的文件材料

永久

2．党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料

永久

3．人事厅工作总结报告及计划、规划

长期

4．人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料

永久

5．由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料

永久

6．人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复

永久

7．办公室工作计划、总结、汇报、会议记录

长期

8．办公室编写的《河北人事信息》

长期

（二）机关党委、人事处文书保管期限

1．党组会议记录、纪要

永久

2．人事处工作计划、总结、汇报、会议记录

长期

3．本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料

永久

4．厅机关干部任免和工作人员年度考核奖惩的文件材料

永久

5．干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料

长期

6．本厅职工调动工作行政工资介绍信存根

长期

7．本厅职工花名册及党员统计表

永久

8．省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料

长期

9．厅年度考核目标工作报告等有关材料

长期

（三）纪检、监察室文书保管期限

1．上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料

永久

2．本厅制定的有关廉政建设的文件材料

永久

3．清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料

长期

4．对本厅干部党纪、政纪处分材料

永久

（四）综合规划处文书保管期限

1．机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件

长期

2．全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件

长期

3．全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件

长期

4．省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件

长期

5．干部统计资料、报表

永久

6．机关事业单位职工人数、工资总额统计报表

永久

（五）政策法规处文书保管期限

1．贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等

永久

2．全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件

永久

3．公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见

永久

4．公务员制度实施工作批复及其他重要文件

永久

5．企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等

永久

6．有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话

永久

7．人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见

永久

8．重要调研资料和报告

长期

9．省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等

永久

（六）录用聘用管理处文书保管期限

1．有关录用工作的政策性文件

永久

2．重要工作向上级的请示及领导批示

永久

3．本处年度工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料

长期

4．审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料

长期

（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限

1．省直单位非领导职务评定情况

永久

2．有关省政府行政机关非领导职务评定文件

永久

3．行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知

永久

4．系统表彰奖励的文件材料

永久

5．有关全省奖励升级的文件材料

永久

6．有关全省政务公开的文件

永久

（八）人才流动开发处文书保管期限

1．本处年度干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料

永久

2．有关干部调配、毕业生分配的政策规定

永久

3．本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料

永久

4．本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料

永久

（九）培训教育处文书保管期限

1．全省公务员培训工作规划、年度计划、总结、报告

永久

2．全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料

长期

3．本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料

永久

4．年度工作总结和工作安排

长期

（十）工资福利处文书保管期限

1．全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规

永久

2．全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定

长期

3．关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复

长期

4．机关事业单位工作人员福利政策

长期

5．机关事业单位工人考核政策

永久

6．全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见

长期

7．离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见

长期

（十一）职称管理处文书保管期限

1．专业技术职务评审的有关政策法规

永久

2．组建（调整）中、高级评审委员会的批复

永久

3．破格晋升高级职务审批表及有关证明材料

永久

4．向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整

永久

5．省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见

永久

6．省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见

永久

7．职改工作计划、总结、汇报、意见

永久

8．省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料

永久

9．省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复

长期

10．全国专业技术资格考试合格名单及软盘

永久

11．各种数字统计表（汇总表）

永久

12．职改信息

长期

（十二）专家管理处文书保管期限

1．国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专家扶贫的有关文件

永久

2．享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料

永久

3．科技人员家属“农转非”方面的政策法规

长期

4．跨世纪人才选拔的有关文件材料

永久

5．非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料

长期

6．河北省留学人员联谊会的有关文件材料

长期

（十三）军官转业安置培训处文书保管期限

1．军官转业安置工作的有关政策法规

永久

2．省军转工作小组、军转办文件、简报

永久

3．军转办向上级的请示、报告

永久

4．省军转年度转业干部花名册定向名单、领导批示

短期

（十四）职称考试中心文书保管期限

专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘

长期

（十五）录用考试中心文书保管期限

1．全省招录公务员考试考务的规定和办法

长期

2．具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发（编排）的准考证（号）、考试成绩登统表

短期

3．笔试试卷、面试题本、题库

长期

4．全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料

长期

（十六）人才交流中心文书保管期限

1．人才流动宏观管理政策性文件

永久

2．人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、年度计划、总结、报告

永久

3．人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规

永久

4．组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有关资料

长期

5．向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文书保管期限

1．事企业单位干部统计报表

永久

2．国家公务员统计报表

永久

3．退休干部统计报表

永久

4．参照公务员管理的国家机关干部统计报表

永久

5．机关事业单位工作人员工资统计报表

永久

6．推广GPMS有关文件

长期

（十八）工考中心文书保管期限

1．工人技术等级（职务）培训考核的政策法规

永久

2．工人晋升技术等级（职务）审批人员名单

长期

（十九）省编制委员会办公室文书保管期限

1．全省机构编制工作计划，总计报告

永久

2．省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，省直事业机构的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文

永久

3．有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料

永久

4．省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要

永久

5．机构编制工作会议及联席会议材料

长期

6．本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料

长期

7．本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编制的文件 永久

8．本单位印发的《机构编制简讯》 长期

第二篇：文书档案管理办法

文书档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强公司文书档案的科学管理，充分发挥公司档案在各项工作中的作用，保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《河南省档案管理规定》、《河南省交通档案管理细则》及河南省档案局《归档文件整理规则》，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第二条 公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录，反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则，各部门、各单位应指定专（兼）职文书负责人，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。

由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知行政办公室。

公司档案室设在平顶山营运管理中心，设专职档案管理员。

第二章 归档范围

第三条 凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。

第四条 文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。

—1—

（一）上级机关的下列文件应予归档：

1、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

2、上级机关颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件；

3、上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等；

4、上级机关印发或转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）；

5、上级机关颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。

（二）公司下列文件应予归档：

1、重要的会议材料（党政联席会、经理办公会、党委会），包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

2、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相关单位来往文书；

3、公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件；

4、公司检查基层单位或控股单位工作、调研形成的文件；

5、公司领导因公务活动形成的重要文件、传真，及从其它上级部门带回与公司有关的文件；

6、公司党委、纪委、工会、团组织等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等文件；

8、公司的营运信息统计报表和统计信息分析资料；

—2—

9、各项规章制度；

10、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

11、公司与有关单位签订的协议、合同，及在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、工作往来文件等；

12、公司在法律事务中形成的文件材料；

13、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

14、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

16、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

17、公司机构演变、人事任免、调配、调资、评先、处分、出国、退休、培训等文件材料；

18、公司的人事档案，职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

19、公司财务凭证、预算表、决算表、会计报表等财政部要求归档的；

20、公司的路产管理档案；

21、公司的科研项目报告和学术报告；

22、公司处理群众来信来访有领导批示并有处理结果的；

23、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

—3—

24、批准的公司经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

25、公司领导值班记录。

（三）公司各部室、基层单位正常工作中处理的所有原始材料：

1、获得的各项各级荣誉奖励批准文件；

2、代表公司对外进行的各项工作材料；

3、营运分析报告、收费站工作日志及其它重要文书资料；

4、监控中心监控记录、值班日记、电话记录等重要资料；

5、路政执法文书档案（事故处理记录、路权维护索赔记录）等重要资料；

6、其他需要长期保存的文书资料。

（四）相关单位与公司在工作中形成的重要文件。

1、与相关单位之间往来的通知、信函；

2、与相关单位形成的会议纪要、备忘录等；

3、一切与相关单位形成的具有参考利用的文件材料。第五条 音像档案包括：

（一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。

（二）反映公司概貌的音像资料；

（三）公司召开重要会议形成的音像资料；

（四）公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料；

（五）公司各部门、各单位在日常工作（比如招投标、养护大中修等）中形成的音像资料；

（六）路产路权维护及重大事故形成的音像资料；

（七）上级领导在公司视察或重要活动中形成的音像资料；

（八）公司学术报告会、科研会形成的音像资料；

—4—

（九）上级领导授予公司的奖状、奖旗、证书等。第六条 电子文档。公司网上办公后形成的收发文处理、会议纪要审阅、签报审批等重要资料电子文档要存入移动硬盘存档。

第三章 归档要求

第七条 立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。

第八条 立卷归档的文件一律要求原件，部门、各单位需要者可存复印件、影印件。

第九条 立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。

第十条 归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和原珠笔，一律用钢笔或签字笔。

第十一条

文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。

第十二条

跨的请示与批复归档于复文；跨的总结归档于针对的最后；没有复文的归档于请示；跨的规划、计划归档于针对的第一；跨会议文件归档于会议召开。

第十三条 音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。

第十四条 音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、—5— 地点、内容、人物、背景、摄影者等。

第十五条 案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。

第十六条

案卷装订应保证结实、整齐、美观。永久、长期保管的案卷，应用线绳以三孔装订。装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐，装订线不得压盖字迹。

第十七条

文件装订时应拆除金属物，折叠整齐。装订线以外有字迹的应加边，残破的文件应修补好。

第十八条

档案的分类编号按《许平南公司档案分类规则（试行）》相关规定执行。

第四章 档案的管理

第十九条

档案管理应根据各类档案的形成内容、保管期限分门别类登记保管，确保系统化、条理化和标准化，应充分运用计算机网络技术，逐步实现档案管理的科学化和现代化。

第二十条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，公司档案室专职档案员负责组卷、编目。每次存档时应履行档案移交签字手续，不得无故延期或拒交。

第二十一条 文书档案一般应在次年三月底以前向公司档案室归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部竣工验收后两月内向公司档案室归档；声像档案一般在年终向公司档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。各部门移交的档案清单一式两份，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。

第二十二条 档案的保管期限分为永久、长期和短期。长期

—6— 为15-30年、短期为1-15年。保管期限由有关部门负责人确定，行业有专业规定的依照行业规定执行。

一般应遵循以下划分原则：

（一）反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

2、公司制定的属于制度性文件；

3、党政联席会、经理办公会、党委会会议记录、纪要等；

4、以上的计划、规划，召开重要会议的文件；

5、重要的请示报告及批复、总结、综合统计报表、生产经营管理情况分析；

6、机构改革、公司领导任免和干部任免的文件；

7、直属上级机关印发的属于公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件和批复；

8、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

10、公司在法律事务中形成的文件材料；

11、公司路产管理档案；

12、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

13、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

—7—

15、公司的人事档案等；

16、公司财务凭证、预算表、决算表、会计报表等；

17、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

18、批准的公司经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

19、非直属单位针对公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件，列为长期保管，主要包括：

1、公司日常事务性文件；一般会议的主要文件；

2、直属上级机关印发的属于公司主管业务并需要贯彻执行的一般文件。

（三）凡是较短时间内对公司有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上级机关和相关单位发来的非公司主管业务，但要求贯彻执行的文件；

3、下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件；

4、未经上级批复的请示文件。

第五章 档案的利用

第二十三条 积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为行政管理、运营管理和科研

—8— 研发等提供档案服务。

第二十四条 档案原则上不外借。本公司工作人员，因工作需要借用档案时，应填写借用档案证明单，复印档案需填写复印档案报批表、案卷复制目录，经各部室主任、办公室主任、分管领导签批后借用。借阅声像档案须经档案室批准并征得声像档案形成部门同意，方可借阅。声像档案原声带、母片严禁外借。档案室出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。

（一）本公司工作人员，调阅本部门的一般档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调阅。调阅涉密档案资料，须经本部门负责人签字。

（二）借用党务工作档案时，应由党员干部借用，并履行党委有关部门负责人签字批准手续。借用党组、党委文件和党政班子会议记录、纪要等或涉密案卷时，应经党委书记批准，并一律不准借走，只限在档案阅览室查阅。

（三）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持有单位介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），一般档案资料经行政办公室主任签字后，方可借阅；重要的档案资料需经行政办公室主任、分管领导及总经理批准，并一律不能借出档案室。特殊情况需借走档案，须经总经理签字后方可办理借阅手续。借阅时间一般不超过一天，用后要及时归还。

（四）借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应将所借档案及时归还档案室。如已调动工作，借阅档案未归还档案部门，由其原所在部门负责人负责追收归还。

—9—

（五）公司工作人员借用本单位档案的期限：文书档案一般为七天，科技档案一般为十五天，声像档案借阅期一般为三天。若因特殊情况需延长借期，应到档案室办理续借手续并经分管领导批准，但每次延期时间最长不超过10天。

第二十五条

声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完整无损。

第二十六条

档案从库房调出时，档案人员要及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置。档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。

凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案室核对无误后，可加盖档案部门“档案材料证明专用章”证明。

因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。

第二十七条 遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

档案室应当加强对档案的研究整理，经上级主管部门和保密机构批准，有计划地出版档案材料，在指定范围内发行。

汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报主管部门备案。

第二十八条 借阅的档案必须要爱护，对所借档案要负安全、保密之责，并妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准在档案文件上批注、抽换、勾划、涂改，严禁对卷内文件折叠、撕毁或拆散案卷和作任何文字标记。

—10— 第二十九条 严格遵守保密制度，严格控制借阅范围，借阅档案要妥善保管，不得将借阅档案带出公司，不得擅自翻拍复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗失。

第三十条 查阅、借阅、复印档案如发生丢失现象，要追究当事人责任，造成经济损失的给予行政处分。

第六章 档案质量

第三十一条 公司各部门、各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第三十二条 公司各部门、各单位应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三十三条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第三十四条

专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第三十五条 案卷质量的基本要求是遵循文件的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区别不同的价值、便于保管和利用。

第三十六条 公司档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

第七章 附 则

第三十七条 本制度由公司行政办公室负责解释。

—11— 第三十八条 本制度自发布之日起试行。

—12—

第三篇：中国人民银行文书档案管理办法

中国人民银行文书档案管理办法

中国人民银行关于文书档案整理的指导办法

中国人民银行办公厅关于印发 《中国人民银行文书档案管理办法》的通知 中国人民银行文书档案管理办法》 银办发[2000]329（2000 年 11 月 30 日 银办发[2000]329 号）人民银行各分行、营业管理部，各省会（首府）城市中心支行： 为了加强人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在银行工作中的作用，根据《中 华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，总行制定了《中国人民银行文书档 案管理办法》，现予印发，请认真贯彻执行。１９８８年总行办公厅制发的《中国人民银行 文书档案管理办法（试行）》同时废止。附： 中国人民银行文书档案管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强中国人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在人民银行工作中的 作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，结合人民银行工作 的具体情况，特制定本办法。第二条 人民银行文书档案是指人民银行在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是人民银行工作活动的历史记录，反映人民银行贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的 情况，也反映人民银行在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、金融研究的依 据和必要条件，是国家的宝贵财富。第三条 人民银行总行及各级分支行按照集中统一管理档案的原则，对本单位的党、政、工、团等在工作中形成的文书档案由档案部门进行集中统一管理，不得分散保存，确保档案 完整、准确、安全、保密和有效利用。第二章 文书档案的管理体制和任务 第四条 各级行要加强对本单位档案工作的领导。根据人民银行的管理体制和国家档案工 作的管理体制，人民银行各分支行和所属单位的档案工作，同时接受上级人民银行档案部门 和地方档案行政管理部门的监督和指导。第五条 总行办公厅设立档案处，各分行、营业管理部，省会（城市）中心支行应在办公 室下设档案科（室），各地市中心支行设档案室，配备具有一定档案业务水平的专职人员，县支行配备专（兼）职档案人员。各直属企事业单位，应设置档案管理机构或配备专职档案 人员。各单位办公室有一名领导同志分工主管档案工作。第六条 文书档案工作的基本任务：

（一）对本单位各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档。

（二）集中统一管理本行各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作和研究服 务。

（三）收集、整理、保管和档案有关的资料。

（四）掌握利用档案的情况，总结利用档案的经验，提高档案管理水平。

（五）在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导 和组织经验交流。

（六）对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作，并按规定做好向档案馆移交档案 的工作。

（七）严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。

（八）办理领导交办的其他有关档案业务的工作。

（九）不断提高档案管理水平，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学 化，查找利用现代化，调查统计制度化、准确化。第七条 对档案干部的要求：

（一）努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，坚持四项基本原则，认真执行党 和国家的方针、政策。

（二）学习贯彻《档案法》，认真执行党和国家制定的档案工作的方针、政策、制度和 办法，要具有档案专业业务知识，能够刻苦钻研档案业务，接受档案管理业务知识培训，提 高档案的科学管理水平。

（三）熟悉金融业务，要具有一定的计算机专业知识，能够适应办公自动化和档案科学 管理的需要，要了解本单位的历史情况和现状，做好服务工作。

（四）热爱档案工作，忠于职守，遵守职业道德，以高度的责任感，不断改进服务态度，努力提高工作效率和工作质量。第三章 文件材料的形成与归档

第八条 第九条 各单位应建立、健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度。文件材料归档与不归档的范围

一、归档的文件

（一）中共中央、国务院和各级党、政领导机关关于银行工作的指示、决定、命令、规 定、办法、通知等。

（二）中共中央、国务院和各级党、政部门颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指 示、规定、命令、决定、通知等。

（三）人民银行颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件。

（四）各单位以党委或以行政名

义向上级党政领导机关的请示、报告及其批复、指示。

（五）各单位党委（党组）会议、行务会议、行长办公会议记录、纪要。

（六）各单位大事记、值班日记、电话记录、周报。

（七）各种会议的通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导同志的指示，以及会议讨论和参阅的文件。

（八）各单位参加有关会议的文件材料。

（九）各单位下发的各类文件的定稿和主要领导修改的修改稿。各类综合性报告、专题 报告、调研报告、工作总结和转发的重要经验材料等。

（十）各类统计报表、财产移交清册、征用土地及基本建设项目的文件材料等。

（十一）有特殊保存价值的重要题词和资料。

（十二）各单位主办的刊物、简报和各种汇编材料。

（十三）出国考察、培训等活动形成的考察报告和其他重要材料。

（十四）各单位内设部门向党委、行长的请示报告及签报。

（十五）各单位与有关单位联合下发的规定、办法、通知以及联合向上级的报告、请示 及上级机关的批复、指示。（十六）中央及地方有关部门颁发的规定、办法与本行业务有关、需要配合执行的。（十

七）重要的人民来信来访的文件材料。（十八）与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

二、不归档的文件

（一）重份文件。

（二）各单位之间互相抄送的文件。

（三）下级单位报送的一般性工作总结和备案文件。

（四）上级及同级机关送来的参考性文件。

（五）一般性文件历次修改稿。

（六）提出一般性建议的人民来信。

（七）下级单位越级上报的文件（指定报送的材料除外）。第十条 文书档案归档要按照文件材料的自然形成规律，保持它们之间的历史联系，区分 不同价值，分类归档，使案卷正确地反映本行的各项活动，并便于保管和查找利用。第十一条 各类文书档案应由档案部门集中归档，各单位工作中形成的文件材料，在办理 完毕后，应及时整理、完整地交给本单位档案部门立卷、保管。第十二条 各单位档案人员，应在每年开始前，根据本单位的工作任务，参照上 的案卷类目，拟定本案卷类目，参照本办法的规定，对具有保存价值的文件及时收集、归档。第十三条 归档文件整理规则

（一）分类 分类采用一机构（或问题、发文文号）—保管期限进行归档。１．分 将文件按其形成的分开。２．分机构（或问题、发文文号）将文件按其形成部门或承办部门（或按其内容反映的问题、发文文号等）分开。３．分保管期限 将文件按划定的不同保管期限分开。

（二）装订 归档文件应按件装订。１．原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；报 表、名册、图册等，一册（本）为一件；请示、报告与批复、批示，来文与复文一般分别计 算件数。２．同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，中文本在前，外语 本在后；汉文本在前，少数民族文本在后。

（三）排列 归档文件应在分类的基础上进行排列。１．不同的文件，按年代先后顺序排列。２．不同机构（或问题）的文件，按内设机构序列（或分类时问题间的顺序）排列。３．不同保管期限的文件，按永久、长期、短期的顺序排列。４．分类后最低一级类目中的文件，按事由或时间、重要程度等因素排列。会议文件、非诉讼案件材料、统计报表、简报、刊物等一般应分别排列在一起。

（四）加盖归档章 归档文件应逐件在首页上端的空白位置加盖归档章。归档章应包括以下基本项目： 全宗 号、、期限、盒号、件号、页数、机构。填写归档章项目时字迹材料应符合存档要求。１．全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。２．：填写文件归入的，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。３．期限：即保管期限，标注归档文件保管期限为“永久”、“长期”、“短期”。４．盒号：即档案卷号，以保管期限“永久”、“长期”、“短期”分别用阿拉伯数字标注顺序 号。５．件号：每一盒档案内文件的排列顺序号。６．机构：填写相应机构名称。

（五）装盒 归档文件应按件号顺序装入档案盒。不同的文件不应装入同一盒内。不同保管期限 的文件不应装入同一盒内。按问题分类时，不同问题形成的文件不应装入同一盒内。

（六）编目 编目包括填写档案盒盒脊、编制档案目录和备考表。１．填写档案盒盒脊 档案盒盒脊项目应包括机构、年代，期限、盒号。机构应填写归档单位全称。年代应填 写归入档案的，以大写汉字标注。期限应分别填写“永久”、“长期”、“短期”。

盒号应用阿 拉伯数字填写。填写档案盒盒脊项目时，字迹应工整，符合存档要求。２．编制档案目录 归档文件应逐件编入档案目录。档案目录包括以下基本项目：机构、件号、责任者、文 号、题名、日期、页数、备注。目录用纸幅面尺寸采用国际标准Ａ４型。３．编制档案目录封面 档案目录应分，按不同保管期限装订成册，并编制档案目录封面。４．编制备考表 填写备考表项目时字迹材料应符合要求。备考表项目包括本盒文件情况说明、责任人和 日期，用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况。档案的整理、第四章 档案的整理、保管和利用 第十四条 档案的整理

（一）一个单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

（二）新成立的单位，一个单位分为两个以上的单位，几个单位合并为一个单位，都应 分别建立新的全宗。

（三）单位改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化，仍接续原来的 全宗。

（四）单位的内部机构一般不建立单独全宗。

（五）临时机构一般不建立单独全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。

（六）案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案 卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。

（七）按照案卷的排列顺序编写卷号，以固定案卷位置。在同一案卷目录内不得出现重 复的案卷号。第十五条 档案的保管

（一）各单位档案部门接收档案时，应进行审查，根据案卷目录查点清楚，及时记录入 库。

（二）各单位档案全宗应按年代—组织机构排列保管。

（三）各单位应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；新建单位 或新建办公用房，应把档案部门用房列入基建计划。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

（四）各单位档案处、科（室）应根据工作需要，设置温湿度计、复印机、收录机、照 像机、去湿机、空调设备和电子计算机等。

（五）档案库房，应绘制档案存放的示意图，以利查找方便。

（六）各单位档案部门都应建立全宗卷，以积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

（七）档案部门应定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，并作记录，发现问题及 时向领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

（八）各单位档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统，同步发展，以提高档案科学 管理水平和服务质量。第十六条 档案的利用

（一）档案的利用是档案管理的根本目的。各单位档案部门要树立以利用为中心的思想，做好各项基础工作。档案人员要熟悉馆藏档案的情况，主动了解每个时期党的中心工作和机 关工作任务，积极开展档案的利用工作。

（二）各单位档案部门要结合工作的需要，编制《档案目录》，有条件的还可以编制查 找工具书和参考资料（如卡片、目录、索引等），并有计划地将库存档案信息逐步实现计算 机管理，满足各方面利用。

（三）各单位档案部门应努力开展档案史料编研工作，积极配合业务部门编写《全宗介 绍》、《组织沿革》、《金融大事记》等文件汇编。

（四）建立和健全档案借阅制度。根据档案的机密等级，履行不同的批准手续。借出和 归还档案时，档案管理人员应作详细检查，保证卷内文件齐全。

（五）为了延长档案的寿命，档案管理人员和利用者，必须爱护档案，不得对档案进行 涂改、勾划、剪裁和污损。

（六）档案部门应按规定填写接收和移交档案登记簿。

（七）准确编制档案工作情况统计年报，及时上报上级档案管理部门。档案鉴定、第五章 档案鉴定、销毁和移交 第十七条 档案的鉴定与销毁

（一）各单位可根据总行制定的《中国人民银行文书档案保管期限表》，编制本单位的 档案保管期限表，经领导批准后实行并报上级单位和当地档案行政管理部门备案。

（二）定期进行档案鉴定工作。鉴定工作由档案部门和有关业务部门组织鉴定小组，在 本行办公厅（室）领导下进行，对超过保管期限的档案重新进行鉴定，把确已失去利用价值 的档案编制清册，报经本行主管行长批准销毁。

（三）销毁档案时，应与本行保卫、保密部门取得联系，指定专人销毁和监销。第十八条 档案的移交

（一）向档案馆移交档案的范围和年限，按中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案 工作条例》第二十五条规定执行，即“省级以上机关应将永久、长期保存的档

案在本机关保 存二十年左右；省辖市（州、盟）和县以下机关将永久、长期保存的档案在本机关保存十年 左右向有关档案馆移交。”

（二）档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。第六章 档案的管理制度 第十九条 档案库房管理制度

（一）档案库房是保管档案的重要场所。为使档案得以安全保管，必须确定专人负责管 理，切实遵守保密制度，做好档案库房的管理工作。

（二）非档案管理人员不得进入档案库房。

（三）库房内严禁烟火。易燃、导燃、爆炸物品一律不准带入库房，亦不准在库房附近堆放。

（四）库房内电灯用毕后应即关闭，每日下班切断电路，并认真检查，发现问题及时处 理。

（五）随时注意库房门窗的开关和上锁，严加管理钥匙。

（六）消防设备经常保持齐备，每半年检查一次。

（七）库房内放置杀虫剂，防止虫蛀档案，发现档案被虫蛀时，应及时报告领导并进行 处理。

（八）库房内经常保持整齐、清洁，同时根据库房内温湿度的变化情况，随时通风，调 整库内温湿度。第二十条 档案资料调阅办法

（一）凡调阅档案资料，必须办理借阅手续。

（二）本单位内各部门人员，调阅本部门的档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调 阅。调阅涉密档案资料，须经本部门领导签字调阅。

（三）调阅党委档案资料，调卷人员必须是党员，须经党委成员批准；调阅党委会议记 录或涉密案卷，由党委书记或副书记签字后方能调阅，但只限在档案室查阅。

（四）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持单位介绍信，写明借阅档案用途，经 办公厅（室）主任签字后，方可借阅。

（五）调阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准抽换、涂改、勾画文件，不准拆散案卷。非经档案部门同意不得复印或转借。

（六）调阅档案，用后及时归还，一般不得超过三天，特殊原因最长不得超过十天。

（七）调阅档案人员出差或调动工作时，应将所借的档案资料及时归还档案部门，如已 调动工作，借阅档案未归还档案部门，由原单位负责追收归还。第七章 附则 第二十一条 各分支行、直属企事业单位可根据本办法，制定档案管理细则，经领导批准 后执行。第二十二条 本办法自印发之日起实行。发布部门：中国人民银行 发布日期：2000 年 11 月 30 日 实施日期：2000 年 11 月 30 日(中央法规)

第四篇：公司文书档案管理办法

文书档案管理办法

第一章总则

第一条 为了加强公司文书档案管理，做好公司文书的立卷工作，保证文书档案的完整与安全，根据有关规定，结合公司实际，特制定本办法。

第二条 本办法规定了文书档案的归档范围、管理使用要求、保存时间。

第三条 本办法适用于公司文书档案的管理及使用工作。

第四条 文书档案是指公司在建设、营运管理、投资、开发、经营等活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种文件材料。

文书档案是公司各项活动的真实记录，是公司的宝贵财富，必须实行集中统一办理。确保其完整、系统、准确的提供利用。

第二章 文书档案归档管理

第五条 公司实行文书立卷制度，各部门应指定1人专管本部门的文书立卷工作，人员要相对稳定。

第六条 档案室集中统一管理公司全部档案，承办人员处理完毕的文件必须及时交本部门立卷人员集中立卷。档案于第二年四月份前按规定整理，由部门负责人审定后，向档案室交。

第七条 凡是本公司在公务活动中形成的、办理完毕的，具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录，公司编印的出版物原稿的印本以及各种图表、簿册、照片等文件材料，均须收集齐全立卷归档。

第八条 外单位送来有查考价值的，需要办理的各种重要资料，亦须立卷归档。

第九条 凡需归档的文件材料，按下列分工进行立卷：

（一）各部门发文和必须进行归档的文件资料，由相应部门收集整理立卷，交档案室按档案管理要求按编号归档。

（二）由本公司主办联合发文，以及与外单位联合召开的会议文件，仍由承办部门连同其它文件一起立卷。

第三章 文书档案的归档范围

第十一条 上级机关的文件材料

（一）上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；

（二）上级机关颁发要求执行的法规性文件；

（三）代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿和附件。第十二条 本公司制发的文件材料

（一）公司在建设、营运管理、投资、开发、经营和其他管理活动中形成的规定、决定、决议、报告、请示、批复、各种会议的重要文件、工作计划、总结、公司成立、合并、更改名称、章程、工作职责、启用印章、人员编制、人事任免、调配、培训、职称评定；聘任以及职工调资定级、奖励、退休、离休、复员转业、死亡、抚恤等文件材料；规章制度、总经理办公会的会议记录、会议纪要，上级主管部门的重要指示、计划、批复等。

（二）公司党组织在各项活动中形成的或贯彻上级党组织的重要

批示、决议、决定、党代会有关文件、党委会议记录、纪要、工作计划、总结、党员、干部、职工名册、干部年报表、党内年报表，党务工作文件、材料以及纪检工作中形成的文件、材料。

（三）公司工会、共青团在工作中形成的工作报告、计划、总结、请示、批复、会议文件、记录、纪要、重要的统计材料、年报表、团代会和表彰大会有关文件、材料、照片、团员名册等。

（四）公司办理干部、职工转移工资、行政、党务的介绍信及存根、交换财产、物资等的凭证、清册。

（五）公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。

（六）公司编制的简报、书刊的定稿与样本。

（七）公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。

（八）公司征用土地、基建施工、竣工决算、购置大中型设备、科研项目等的文件图纸材料。

（九）地形图及电子文档。

第四章 文书档案立卷的基本要求

第十二条 归档的各种文件材料，必须完整、系统、规范、符合其形成的自然规律、合理组卷，使案卷正确反映公司活动的基本情况，并便于保管使用。

第十三条 除与本公司有密切关系的(如请示与批复、报告与批复)上下级文件不能分开立卷，其余应分开立卷。

第十四条 永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。

第十五条 跨的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。

第十六条 每卷不超过100页，过超应分别立卷，案卷标题应50字以内。

第十七条 下列文件不需归档

（一）重份文件。

（二）未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿，铅印多次的校对稿。

（三）无查考价值的事务性、临时性文件。

（四）同级机关送来与公司业务无关的文件材料。

（五）其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。

第五章 文书档案案卷质量标准

第十八条 文书档案组卷要求

（一）遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。

（二）归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。

（三）每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

第十九条 文书档案案卷排列要求

（一）卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。

（二）卷内文件材料应按顺序排列，依次编页号、件号、装订的案卷，应统一在有文字的每页材料的右上角，填写页号，不装订的案卷，应在卷内每份文材料的右上角加盖档案号章，逐件编号。

（三）有关卷内文件材料的情况说明，都应填写在备考表内，并写明应卷入，检查人姓名、时间、备考表应置卷尾。

（四）案卷封面每项应填写项名要简明，案卷题名要简明，确切的反映卷内的文件内容，一般包括责任者、内容、名称，字迹要工整清晰，用毛笔或钢笔书写。

第二十条 文书档案装订、借阅、销毁等见《XXX档案管理办法》 第二十一条 本办法由办公室负责解释。

第二十二条 本办法从发文之日起实行。

第五篇：国家体育总局文书档案管理办法

【发布单位】国家体育总局 【发布文号】

【发布日期】1999-10-14 【生效日期】1999-10-14 【失效日期】

【所属类别】国家法律法规 【文件来源】中国法院网

国家体育总局文书档案管理办法

（1999年10月14日国家体育总局发布）

第一章 总 则

第一条 为了加强国家体育总局（以下简称“体育总局”）档案工作的业务建设，实现档案工作规范化，提高档案的科学管理水平，根据《 中华人民共和国档案法》及有关规定，制定本办法。

第二条 体育总局在工作活动中直接形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种载体的文件材料（包括照片、录音带、录像带、软盘、印模等非纸质材料）均属归档范围。

第三条 各种专门档案，如会计、基建、保卫、科技等各类文件材料，按照国家有关规定进行立卷归档。

第四条 凡属立卷归档的文件材料，体育总局机关由各厅、司、局（以下简称各部门）分别立卷，办公厅集中统一管理；直属单位由各处室分别立卷，办公室集中统一管理，任何部门和个人不得分散保存档案。

第二章 立卷任务的划分

第五条 各部门负责本部门主办文件材料的立卷。

第六条 举办全国性的单项体育比赛形成的文件材料，由主管项目运动管理中心立卷。

第七条 举办全国性或洲以上的综合性运动会及其它重大国际体育比赛形成的文件材料，按照《大型运动会档案管理办法》的有关规定，由承办单位整理立卷，运动会结束后将正本或复印件向办公厅移交。

第八条 参加在国外举行的奥运会、亚运会等综合性体育比赛形成的文件材料，综合性的由对外联络司立卷，技术性的由竞技体育司立卷。

第九条 参加在国外举行的单项体育比赛形成的文件材料，综合性的由对外联络司立卷，技术性的由各项目运动管理中心立。

第十条 两个部门以上会签的文件，由主办部门立卷。

第十一条 体育总局与其他部、委的联合行文，以体育总局为主的，立卷存定稿（原稿）和正本；不以体育总局为主的，立卷存复印件和正本。

第十二条 全国性重要会议形成的文件材料，由办公厅和政法司根据各自的职能分别立卷。各种专业性会议形成的文件材料由主办部门立卷。

第十三条 凡经中央政治局委员、中央书记处书记、国务院副总理、全国人大副委员长和全国政协副主席以上领导同志审批、修改过的文电原稿，由办公厅局长办公室退主管部门立卷。以上领导同志有关体育工作的讲话、谈话记录、题词等，由记录人整理后交办公厅局长办公室统一立卷。

第三章 立卷要求

第十四条 以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则，灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征，区别不同价值（保管期限）进行立卷。

第十五条 立卷人在立卷时，必须确定文件是否办理完毕，文件、文件稿本及文件材料是否完整、齐全。

第十六条 同一问题、同一会议、同一比赛、同一案件的文件以及正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，应当立在一起，不得分开。

第十七条 文件和电报、电传应当按照内容的联系，合并整理、立卷，传真件须复印后存档。

第十八条 一般文件放在写成年；跨的文件放在办结年；计划、总结、报表、预决算等文件放在针对年；长远计划放在针对的头一年；法规性的文件放在公布或批准的；非诉讼案件放在结案年；专门形成的文件按专门立卷；为某项工作或某次会议准备的文件或参考材料，应当与该项工作或该次会议的文件一同立卷。

第十九条 照片、录音带、录像带、软盘、宣传品、奖品。印模等，应与相关的纸质文件材料一同归档，声像材料应标明时间、地点、内容和作者。

第二十条 案卷厚度不得超过2厘米。

第二十一条 卷内文件的排列按照时间顺序或重要程度排列。

下列情况的排列方法是：

（一）密不可分的文件批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

（二）重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它历次稿依次排列。

（三）奖惩、信访、案件等类型的文件材料，结果、结论。判决性材料在前，依据性文件材料在后。

第二十二条 编写卷内文件页号。卷内文件材料经过系统排列后，应当统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角铅笔填写页号。

第二十三条 填写卷内目录。卷内目录上的各个项目应当用钢笔填写齐全，字迹工整。一份文件包括正本和定稿，为一个顺序号。文号是指文件的发文字号。责任者是指制发文件的组织即文件的发文机关，以印章为依据。标题不得更改或简化，标题结构不完整，缺少问题部分的应加以补写，没有标题的文件应当根据文件内容拟写标题。日期是指文件的成文日期。填写目录页号时，前面的各份文件只填写起页号，最后一份文件填写起止两个页号。卷内目录放在卷首。

第二十四条 填写卷内备考表。备考表用于填写卷内需要说明的情况。应当写明卷内文件的实有页数，文件和文件稿本是否齐全，并填写立卷人、检查人（指处负责人）及日期。卷内备考表放在卷尾。

第二十五条 填写案卷封面。

（一）案卷封面上的各个项目应当以厅、司、局为单位统一填写，字迹工整、清晰。部门、标题、三项用钢笔或毛笔填写，其余各项用铅笔填写，不得使用圆珠笔或彩色笔。

（二）案卷标题要简明确切地反映卷内文件内容，一般包括作者、问题、名称三部分。

（三）案卷的保管期限须按照《国家体育总局文书档案保管期限表》确定。

（四）指案卷归属的时间。

第二十六条 案卷装订。

（一）案卷装订前应当对文件材料进行全面检查。对破损的文件材料，应当进行修补。装订部位过窄或装订部分有字迹的文件，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷皮的文件材料，要按卷皮大小折叠整齐。对字迹模糊或褪色的文件材料，应当予以复制或附上誊写清楚的手抄稿。复制件附于原件后一并归档。重要外文文件应当译成中文。

（二）案卷由立卷人装订，文件的左侧和下方要对齐，在左侧用双线三孔装订。装订要做到结实、整齐、不掉页、不倒页。不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。装订长度在16厘米左右。

（三）装订时要去掉文件上的曲别针、大头针、订书钉等金属制品。

第四章 归档时限和要求

第二十七条 凡具有保存价值的文件材料，均应在第二年的第一季度前，机关由各部门秘书将案卷集中，统一向办公厅档案处归档；直属单位由各处室分别立卷，交办公室集中统一管理。

第二十八条 归档时。机关各部门秘书和各直属单位办公室负责档案工作的人员．应当对案卷质量进行检查，对案卷进行系统排列（如按处、按项目顺序排列），并填写案卷目录一式2份。案卷目录上的标题必须和案卷封面上的标题一致。

第五章 档案的利用

第二十九条 办公厅保管的档案主要供体育系统使用，不对社会开放。

第三十条 借阅档案的审批、登记手续。

（一）借阅本部门的档案一般不须经过审批手续；

（二）借阅其他部门未经公开的档案，须经档案所属部门的领导批准；

（三）借阅党务、纪检、监察、人事、审计、保卫等方面的档案，须经有关主管部门领导批准；

（四）借阅党组的档案须经办公厅领导批准；

（五）直属单位和外单位借阅档案，必须持本单位介绍信，注明利用者的身份，利用档案的目的与范围，经办公厅领导或相关部门领导批准；

（六）借阅者应填写“借阅档案登记表”。

第三十一条 重要档案只能在档案处查阅，不得借出。

第三十二条 借阅档案者必须遵守以下规定：

（一）对所借档案应当妥善保存，注意保密，保持档案原貌的清洁、完整与安全。不得转借，不准在案卷上标注符号，不准涂改、伪造、损毁、拆散、抽取、销毁档案，不准擅自出版、公布和复印档案，不得擅自将档案带出机关。

（二）借阅者出差、出国、休假或调动工作时，应将所借档案全部归还档案处。

（三）借阅档案的期限为1个月，到期不能归还，应办理续借手续。

第三十三条 借阅者如有违反第三十一条的行为，将按照《档案法》的有关规定酌情给予如下处罚：

（一）通报批评；

（二）赔偿损失；

（三）罚款；

（四）没收非法所得；

（五）追究行政责任；

（六）追究法律责任。

以上处罚，可单独或合并使用。

第六章 档案的保密

第三十四条 各厅、司、局和各直属单位工作人员应当严格遵守国家有关保密的法律及行政法规，确保档案的安全。

（一）档案在未向社会开放前，任何组织和个人无权公布档案内容，或擅自扩大利用范围。

（二）严禁将档案带往国外、外地、家中及公共场所。严禁邮寄档案。外出工作必须携带档案时，必须经主管领导批准，并采取必要的安全措施。

（三）不得在公共场所和家属、子女、亲友面前，或在电话和通信中谈论档案的秘密问题。

第三十五条 违反档案保密制度，私自提供、抄录、扩散和公布档案的内容，造成失密、泄密事故的；私自将档案赠送和出卖给外国人的；私自携运和邮寄档案出境的，对直接责任者，应限期追回有关档案（包括档案复制件），并追究其法律责任。

第三十六条 销毁档案必须登记造册，经主管领导批准，派专人监督销毁。

第七章 档案库房管理

第三十七条 档案人员要忠于职守，确保档案的完整与安全。

第三十八条 档案库房是机要重地，非档案工作人员不得随便进入。因公需要进人者，必须由档案人员陪同。

第三十九条 根据库房温度、湿度的要求，做好通风、降温、去湿工作。

第四十条 保持库房设备整洁，力求做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害、无杂物。第四十一条 库房内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品及酸碱腐蚀性化学制品。

第四十二条 库房内的消防设备应当经常检查，使之保持完好。

第四十三条 人离库房要断电、锁门。

第四十四条 库内所保管的档案一年进行一次全面清查，发现问题及时向分管领导报告，并采取积极有效措施，保护档案安全。

第八章 附 则

第四十五条 本办法自下发之日起施行。1996年11月25日修订的《国家体委机关文书档案管理办法》同时废止。

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