第四章 行政事务应用文

第一篇：第四章 行政事务应用文

第四章 行政事务应用文

第一节 计划

一、什么是计划、计划的作用和种类

什么是计划？

一个单位、部门或者个人，把预定在一定时间内要做的工作或要完成的任务，提出具体要求，规定指标，制定相应的措施，用书面形式写出来，就是计划。计划是对未来一定时期的任务做出预想性安排的文种。

计划可以从不同的角度分为许多类别。按性质分，有生产计划、工作计划、学习计划、科研计划、施工计划等；按范围分，有国家计划、地区计划、单位计划、个人计划等；按时间分，有年度计划、季度计划、月份计划等；按内容分，有综合计划，专题计划等

二、计划的写作与撰写注意事项

计划的写作可以有多种格式，常见的有文字叙述式、条文式、表格式。计划都应具备标题、正文、日期三部分。

主体部分要具备三项基本的内容，即：目标、措施、步骤。目标是计划产生的起点，也是计划实施的归宿，它是计划的灵魂。这部分应该根据需要和可能，提出完成任务的指标，即要完成何任务，达到什么目的要求。措施是实现计划的保证。这部分应该根据主客观条件，规定达到目标的手段，需动员的力量以及负责的部门、配合的单位等。步骤是实现目标的程序安排和时间要求。

制定计划的日期 一般写在正文结尾处右下方，也有写在标题下方的。另外，对外行文的计划，需要加盖公章。

撰写计划的注意事项：

第一方向正确，实事求是。

第二，要求明确，措施具体。

第三，条理清楚，事理严密。

第四，语言简洁，用语准确

一、总结的概念与作用

总结是回顾过去一段时间内工作的陈述性公文，就是对前一段工作的目的、任务方法和成功等的分析、评价，以文字的形式所做的系统整理。

总结不是对已经完成的工作的简单回顾，它的特点是，不仅要说明完成了哪些工作，而且要说明完成的结果怎么样；道理何在。即不仅要介绍情况，而且要找出规律，得出结论，指明方向。

总结的作用：

总结可以把人们平时工作中的感性认识上升为理性认识；总结帮助人们认识工作中的规律，进而帮助人们按客观规律办事；总结帮助人们找出工作中的差距和教训，以便改进工作。

二、总结的特点与分类

（一）总结的特点

（二）总结的分类

总结可以从不同角度分成许多种类。

按内容划分，有工作总结、生产总结、学习总结等；

按工作范围划分，有某单位或某部门的工作总结、某一地区的总结等；

按时间划分，有年度总结、季度总结、月份总结等；

按表现形式和容量分为全面总结和专题总结。

三、总结的写法与撰写注意事项

总结常见的格式包括标题、正文、署名和日期三个部分。

全面总结正文包括以下四个部分：

1、基本情况。

2、成绩和问题。成绩要说够，问题要写透。

3、经验和教训。

4、今后的设想和打算。

写作注意事项：

第一，全面收集材料，精心选择。

第二，要善于总结出经验。

第三，要安排好全篇的结构。

第四，内容充分、具体。

第五，语言要简明、准确、质朴。

第三节 调查报告

一、调查报告的概念及其特点

调查报告就是人们对某一情况、事件、经验或问题，经过深入细致的调查研究而写成的书面报告。它要求将调查研究的结果客观、真实、及时地反映出来，它对领导机关了解情况、总结经验、制定或执行某项方针政策有重要的意义。

调查报告的特点：

第一，调查报告具有很强的针对性和明确的目的性。

第二，调查报告是用事实说话，观点明确并带结论性。

第三，叙议结合，以叙为主。

二、调查报告的分类

根据调查的对象和报告的内容，可将调查报告分为四种类型：

情况调查报告 主要是反映某一问题、某项工作进行的实际状况，为上级提供客观资料和事实依据，包括对社会政治、经济等基本状况的调查，对工作开展情况的调查，对新生事物的调查等。

经验调查报告 反映先进地区、先进单位或先进个人的典型经验，将其介绍、推广到更大的范围，以利于指导和促进全面工作。

问题调查报告 主要是就某一典型的反面事例或社会现实的消极因素展开调查。

学术调查报告 主要指就某科学领域中的课题展开调查而写出的具有学术价值的报告。

第五章 会议应用文

第一节 会议记录

一、会议记录的作用及主要内容

会议是人们商量事情、解决问题的重要形式，在我们的社会生活中占有重要的地位。为了开好会议或者把会议的成果记录下来，往往要形成许多文件，如会议通知、会议报告、会议记录、会议简报、会议决议等等。

一个大型的重要会议，常常要准备许多文件，会议也会形成许多文件。从其重要性来看，大体可分为两类。一类是重要文件，一类是辅助文件。

重要文件是对会议有指导作用、反映会议主要精神的文件。这类文件有开幕词、工作报告、会议决议、会议纪要、闭幕词等。

辅助性文件是指围绕会议主旨，为开好会议而形成的文件。这类文件有：会议通知、会议证件、签到簿、会议简报、大会发言记录等。

会议记录的作用及主要内容

会议记录是会议的正式文件，它有很重要的作用。

第一个可以作为落实会议精神，检查、督促办理事情的依据。一个会议开完之后，确定下许多要办的事情，由各方面分别负责去落实。

第二是察考作用。事情过去之后，或者人们在贯彻会议精神时遇到了困难，或是记不清会议决定的具体事项，还有的在工作中遇到了新的问题，往往要察考一下以前的会议是怎样决定的。这时会议记录就成为重要的察考工具。

第三个是记载作用，可以作为总结工作的参考。

第四个是作为重要的档案材料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核以及落实政策、核实史实等方面起着不可替代的作用。

会议记录的主要内容

会议记录是会议情况的具体、全面的反映，一般包括下列各项：

1、会议名称

2、会议日期

3、会议地点

4、与会人员或参加人员

5、主持人

6、议题

7、与会者的发言

8、决议

二、会议记录的整理及做记录的注意事项

由于会议记录是在会议进行过程中记的，速度很快。必然用许多代替的符号，或者有句子不完整的地方。因此，会后必须进行整理，把那些用代替符号记的“翻译”出来，不完整的地方补充完整。

做记录的注意事项

第一，忠实、准确

第二，反应迅速

第三，注意保密

第二节 演讲稿

一、演讲稿的概念、类型和特点

演讲稿又叫讲演稿、演讲辞、讲话稿，它是演讲者在群众集会或会议上发言的文稿。

演讲稿可分为两种类型：一是在各种会议上的讲话稿，包括报告、讲话、致词类文稿；二是在各种演讲比赛会上的讲稿。

演讲稿的特点

第一，针对性

第二，鼓动性

第三，通俗化

二、演讲稿的写法与撰写注意事项

演讲稿的写法

1、开场白

开场白有两项任务：一是建立说者与听者的同感；二是打开场面，引入正题。

开场白一般有这样几种方式：

悬念式。演讲伊始，或提问题，或引出故事，设置悬念，激发听众兴趣。

名言式。利用名言警句做开场白，可使听众易于接受，振奋精神。

提问式。开场设问，引导听众积极思考。

2、正文

这是演讲稿的核心部分。要写好这部分，必须做到以下几点：

（1）要有突出的中心思想；

（2）观点和材料要统一；

（3）安排好层次和段落的关系；

（4）注意文中的过渡和照应。

3、结尾

常见的演讲稿结尾有：

总结式。即在演讲的最后总结归纳自己的见解、主张、强化演讲的中心内容，给听众留下深刻印象。

号召式。即在演讲结束时，提出希望要求，发出号召。

启发式。即在结尾时，提出问题，启发听众，使之留有思考的余地。

演讲稿写作注意事项：

第一，语言要有针对性。

第二，议题集中。

第三，语言通俗易懂。

第三，要注意演讲人的身份，演讲人和听众的关系，演讲的场合。

这些是写演讲稿的基本要求。要想写出一篇精彩的演讲稿，还需要在以下几个方面下工夫：

1、内容要新颖独到。

2、演讲稿的语言要在明白如话的基础上，努力做到精炼、准确，富有概括力。

3、要运用各种手段和方法使演讲具有说服力和鼓动性。

4、设计好演讲的开头和结尾。

第六章 经济类应用文

第一节 审计报告

一、审计报告的概念、作用及分类

审计报告是审计人员依法对机关、企事业单位和经济活动进行审查、核计，并把审计情况、结果向审计机关或被审单位主管部门报告的书面文件，又称查账报告，稽核报告。

主要作用是：

1、监督作用。

2、公证作用。

3、依据作用。

4、促进作用。

根据不同的标准，审计报告可分为不同的种类。

按照审计的内容，可分为财政财务审计报告、经济效益审计报告、财经纪律审计报告；

按照审计对象所属的部门、行业，可分为国家预决算审计、税利审计、银行信贷审计、基本建设审计、企业审计；

按照审计机构，可分为外部审计、内部审计；

按照审计范围的大小，可分为全面审计、专项审计；

按照审计报告的形式，可分为审计报告书、审计证明书、审计决定；

按照审计报告的结构样式，可分为表格式、条文式和陈述式。

二、审计报告的写法与撰写注意事项

审计报告的结构可由标题、署名、主送单位、正文、附件、签署和日期等六个部分组成。

正文 主要包括以下六项内容：

（1）审计概况。（2）审计过程。（3）审计结果。（4）审计评价。（5）处理意见和建议。（6）结尾。

写作注意事项：

第一，客观公正。

第二，材料要真实可靠。

第三，结论要慎重适度。

第四，建议要切实可行。

第五，文字要庄重明确。

第二节 经济合同

一、经济合同的概念及其作用

《中华人民共和国经济合同法》规定：“经济合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确相互权利和义务关系的协议。”

经济合同的作用：

经济合同是商品经济的产物，是商品交换中的经济关系在法律上的表现形式。在我国社会主义市场经济中，经济合同正在发挥越来越重要的作用。

第一，经济合同有利于保障合同当事人的合法权益。

第二，经济合同是加强企业经营管理、提高经济效益的有效手段。

第三，经济合同是国家对企业进行监督、维护社会经济秩序的重要措施。

第四，经济合同是发展现代化大生产、专业化协作的纽带。

合同是双方或多方的法律行为。合同一经成立便具有法律效力，对订立合同的双方或多方都有约束力。

《中华人民共和国合同法》规定：“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式”。“法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。”

二、经济合同的主要内容、写法与撰写注意事项

签订经济合同时条款应齐全，条款不全既不利于执行，又容易引起合同纠纷。经济合同的主要条款有：

1、当事者的名称或者姓名、住所。

2、标的

经济合同中的“标的”指合同中权利和义务所指的对象，也就是双方当事者要求实现的目标。

3、数量和质量

任何经济合同对转移财产或提供劳务，都应有明确具体的量和质的要求。

4、价款或报酬

价款是为取得对方产品而支付的代价，报酬是指为获得对方的劳务或智力成果而付出的代价。价款和报酬简称为价金。

5、履行期限、地点和方式

履约期限应明确具体

履行地点直接关系到费用和包装。

履行方式因合同性质不同而不同。签约时要规定合同一次履行或分期履行，可否由他人代为履行等。

6、违约责任

违约责任又称“罚则”。是对不按合同规定履行义务的制裁措施。

7、其他必须具备的条款

这类条款通常有三种情况。第一种是按照有关法律规定必须具备的条款，如建设工程承包合同应根据《环境保护法》等规定，写明“三废”处理，保护环境的条款。第二种是按照合同性质应规定的特有条款。如加工承揽合同中应规定承揽方独自承揽或允许转让或分包给第三方。第三种是当事人一方要求规定的某些条款。

经济合同的样式

经济合同主要有两种：

1、表格式合同

特点是简单明了，使用方便。产品不同，表格栏目多少也不同。

2、条款式合同

适用于工程承包、科技合作、合作生产、技术引进等内容比较复杂的经济合同。

条款式合同的格式，各地区、各行业不尽相同。一般包括四个部分：

标题

首部 包括合同编号，签约单位名称。

正文 主要包括订约目的或承诺词语；主要条款，标的、数量和质量、价金、履行期限、地点、方式、合同份数等。

尾部 主要包括：（1）签约单位名称和合同份数。（2）签署。国内合同一定要盖章；涉外合同在盖章的同时要有签约人的签名。涉外合同签名是十分重要的，有的国家规定未经签名的合同不能生效。（3）公证或鉴证。公证是法律监督，由公证机关审查；鉴证是行政监督，由工商行政管理部门审查。这是在必要时采用的。

签约日期 最后署上签订合同的日期，但也有的放在合同开头的，那最后就不必再署日期了。

签订合同注意事项：

第一，平等互利，协商一致，遵守国家法律。

第二，内容要完整，条款要齐全。

第三，文字要严谨、缜密。

第四，手续要完备。

第二篇：行政事务管理制度

中小型企业行政事务管理制度

(一)总 则第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理

第三条 归档范围：

公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条 档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条 档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。(三)印鉴管理

第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条 办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

第三篇：行政事务管理程序

目录

1目的 1

2范围 1

3定义 1

4职责 1

5程序 1

5.1 会议管理 1

5.2 资质管理 2

5.3 公文印章印信管理 2

5.4 外事管理 2

5.5 法律事务管理 2

5.6 接待与外联管理 3

5.7 通讯、网络及车辆管理 3

5.8 后勤物业管理 3

5.9 工作汇报管理 3

5.10 检查与评价 4

6相关文件 4

7记录

41目的为规范行政事务活动，提高办事效率和服务质量，使公司行政事务处于受控状态，特制订本程序。

2范围

本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪凯迪各系列公司（以下简称系列公司）的行政管理工作。

3定义

行政事务：包括往来函件及公文、会议及会务、公共关系及接待、办公用品及设备、制作名片、票务、报刊资料订阅及分发、车辆管理、通讯管理、办公秩序等。

办公秩序是指来访登记、出入证管理、办公环境和秩序维护的实施。

本程序其它术语采用《管理手册》中的定义。

4职责

控股公司总经理工作部：负责控股及各系列公司办公用品管理；办公设备的购置审核；通讯费用标准的制定；负责公司印章的归口管理。来宾接待、车辆事务、公文管理、礼品管理、就餐卡充值管理以及凯迪大厦内各系列公司信件的统一收发。

各系列公司总理工作部：负责本公司日常行政事务管理工作。负责本公司的日常接待工作。负责本公司办公设备的管理。负责本公司高管车辆的管理、公文管理、本公司办公秩序的管理。协助控股总经理工作部完成好领导交办的其他工作。

人力资源管理中心：负责控股公司及各系列公司员工的考勤管理。

公共事务中心：负责控股公司及各系列公司的后勤保障、安全、员工工作餐管理。5程序

5.1 会议管理

会议管理的范围包括公司会议、专业会议及部门会议。

控股公司办公会议、控股公司专题办公会议和各系列公司高管联系会议由控股公司总

经理工作部负责组织；

各系列公司的办公会议和专题会议由各公司总经理工作部负责组织；

各中心、各部门的工作会议由各中心、各部门自行组织。

会议工作的具体管理执行《会议管理规定》(KDKG/PH—101)中的有关规定。

5.2 资质管理

资质的归口管理部门负责组织资质的申报、获取、发布、宣传、保持、使用指导和注销工作，协调并解决资质管理中的问题，及时归档申报材料和获取的资质证书。相关部门负责配合资质申报工作，并按规定正确使用。信息中心档案室负责各类资质的保管。

各公司标准化管理部门归口管理的资质包括工程设计、工程咨询、协会会员证、专利证书、质量/环境/职业健康安全管理体系认证证书、高新技术企业证书和各类社会团体认可的会员证及各类荣誉证书、新技术、新产品证书、科技成果奖和技术进步奖等工程技术类资质。

各公司总经理工作部归口管理的资质包括企业法人营业执照、组织机构代码、出资证明书、税务登记证和银行信誉等级证、贷款证/卡、账户管理卡等资质。

招标及采购中心归口管理的资质包括物资进出口权证、海关申报类资质。人力资源管理中心负责员工的个人资质和荣誉证书的归口管理。

5.3 公文印章印信管理

控股公司总经理工作部负责各公司行政公章的归口管理，负责各类印章的统一制作。印章管理具体执行《印章管理规定》(KDKG/PH—109)。

控股公司总经理工作部负责公司印信的归口管理，负责各类印信（包括名片、公司标志、信笺、信封、档案袋、公文包等）的统一制作。各部门应履行审批手续后领用，由公司总经理工作部统一办理，各项目部制作使用公司标志印信应经项目经理批准后报公司总经理工作部备案。

5.4 外事管理

控股公司国际合作中心按照《国际商务工作管理规定》(KDKG/PF-102)负责外事活动的归口管理及出国手续的办理。

出国人员必须遵守外事纪律，维护国家尊严和公司形象，不得损害国家和公司利益；严守公司机密，未经许可不得向外方提供任何商业、技术信息；注重外交礼仪、尊重外方的风俗礼仪。

5.5 法律事务管理

公司在经营、管理和决策过程中，应遵守国家法律、法规和规章。

控股公司成本与风险控制中心法务部为公司法律事务的归口管理部门，当发生法律事务时，应报告各公司总经理工作部，必要时，由各总经理工作部报告各公司总经理。法律事务管理的具体要求，执行《法律事务管理程序》(KDKG/PC-500)。

5.6 接待与外联管理

各公司总经理工作部负责信访的归口管理，对信访中的相关信息向各公司总经理及分管领导报告，并按要求组织落实相关问题。

控股公司总经理工作部为接待及外联事务中的组织、管理、协调部门，并负责公司对外常规性联系和公共关系处理。各公司各部门根据职能分工负责对口业务中的接待及外联工作。对外接待及联系应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则。

成本控制与风险管理中心依照部门预算和已发生的费用统计，审批部门月度接待资金计划，公司财务部按月统计部门接待费用。

接待与外联的具体管理执行《接待管理规定》(KDKG/PH—105)。

5.7 通讯、网络及车辆管理

公司建立《通讯管理规定》(KDKG/PH—107)，由各公司总经理工作部负责公司通讯管理。

公司办公用品及设备的管理由控股公司总经理工作部负责，具体执行《办公设备及用品管理规定》(KDKG/PH—104)。

公司计算机硬件、软件、网络及信息系统的管理由信息中心按有关规定。

车辆管理由控股公司总经理工作部负责，执行《车辆管理规定》(KDKG/PH—108)。

5.8 后勤物业管理

公司的卫生保洁、治安保卫、消防、中餐供应、文印、暖通、室外绿化等工作由公共事务管理中心委托后勤服务公司具体实施，各公司总经理工作部负责组织协调及费用结算管理。

公司办公楼、会议室、办公室的花卉使用管理按有关规定规定执行。

5.9 工作汇报管理

述职：由各公司领导、全体中层干部每年一次向直接上级书面汇报工作总结。部门工作总结：各公司各部门负责人每半年一次将部门主要工作、存在的问题及今后的工作打算书面形式向各公司汇报，由各公司人力资源部汇总处理。

日常工作汇报或请示：公司各部门或各岗位员工根据工作需要向直接上级或主管部门口头或书面汇报/请示。

公司推行以书面形式为主的办公模式，以“请示报告单”（PH-100-01）、“工作联系单”（PH-100-02）和“任务通知单”（PH-100-03）等，传递行政指令和信息。“三单”要明确工作目的、任务、完成的时间等。

5.10 检查与评价

公司建立行政工作检查与反馈制度，检查公司董事会决议和高层管理办公会议决定的执行情况，检查公司经营目标和工作计划任务的完成情况，及时发现和纠正工作过程中的偏差和问题，确保公司行政管理工作的正常进行。

各公司总经理工作部、成本控制与风险管理中心、人力资源管理中心、标准化管理部门分别定期对公司涉及行政事务的项目工作完成情况进行全面分析，评价实施效果，提出纠正预防措施和控制风险的建议。

6相关文件

《公文管理规定》(KDKG/PH-102)

《国际商务工作管理规定》(KDKG/PF-102)

《法律事务管理程序》(KDKG/PC-500)

《会议管理规定》(KDKG/PH—101)

《接待管理规定》(KDKG/PH—105)

《通讯管理规定》(KDKG/PH—107)

《办公设备及用品管理规定》(KDKG/PH—104)

《车辆管理规定》(KDKG/PH—108)

7记录

请示报告单（PH-100-01）

工作联系单（PH-100-02）

任务通知单（PH-100-03）

请 示 报 告 单（存根）

编号：PH-100-01序号： 请示报告人：提交时间：接受报告人：

报告主题：

——————————————————————————————————— 请示报告单

编号：PH-100-01序号：

请示报告人：报告单位：提交时间：

接受报告人：

报告主题：

报告内容：

审批人意见：

签字：

备注：

工 作 联 系 单（存根）

编号：PH-100-02序号：

出单方：

年月日时

受单方：

年月日时

工作主题：

受单方签收：年月日时

——————————————————————————————————— 工作联系单

编号：PH-100-02序号：

出单方：

年月日时

受单方：

年月日时

工作主题：

出单方表述：

签名：日期：年月日时

主管意见：

签名：日期：年月日时

备注：

任 务 通 知 单（存根）

编号：PH-100-01序号：

通知方：

年月日时

被通知方：

年月日时

任务主题：

———————————————————————————————————任务通知单NO．2009001

通知方：

年月日时

被通知方：

年月日时

任务主题：

任务内容：

被通知方：

备注：

第四篇：行政事务管理制度

中小型企业行政事务管理制度

(一)总则第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。(三)印鉴管理

第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

(六)库房管理

第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

(七)报刊及邮发管理

第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回

办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

(八)附则

第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负

责寄发；

(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条本规定解释权归总经理办公室。

第三十条本规定从发布之日起生效。

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在百度搜索:行政事务管理制度

第五篇：行政事务工作范文

行 政 职 责

1、负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、消防、房管、工会、卫生、节假日值班安排、离退休人员慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作；

2、负责做好处内外各种会议的会务工作；

3、按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务；

4、负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；

5、负责做好上情下达、下情上达的工作；

6、负责做好印章管理工作；

7、负责做好各种报告、文件的打印、复印工作；

8、负责做好来访人员及对外联络的服务工作；

9、完成领导交办的其它工作。